06-1_Anlage 1B _ Fachkonzept Stand 2026-02-19.pdf

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LfULG Anforderungen des BZ Reinhardtsgrimma zur Anschaffung einer neuen Seminarverwaltungssoftware inkl. Online-Fortbildungskatalog und Anmeldemanagement

Fachkonzept IT- Vorhaben

IT-Fachkonzeption für eine Software zur Verwal-

tung der Seminare im LfULG, Referat 16:

Bildungszentrum Reinhardtsgrimma (BZ)

Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie

Referat 16: Bildungszentrum Reinhardtsgrimma

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................... 2 1 Ausgangssituation und Zielsetzung ................................................................................... 3 1.1 Ausgangssituation .................................................................................................... 3

1.2 Ziel und Bestandteile der zu beschaffenden Software .................................................. 3

2 Beschreibung des Seminarverwaltungsprozesses im BZ ...................................................... 5 2.1 Organisatorische Einbettung...................................................................................... 5

2.2 Technische Abbildung der Seminarverwaltung im BZ ..................................................15

3 Anforderungen................................................................................................................16 3.1 Beschreibung allgemeiner Anforderungen .................................................................16

3.2 Nutzer .....................................................................................................................17

3.3 Funktionale Anforderungen, Prozesse .......................................................................18

3.4 Liste der Datenobjekte .............................................................................................23

3.5 Berichte und Auswertungen ......................................................................................26

4 Schätzung Mengengerüste Informations- und Datenobjekte ...............................................30 5 Systemschnittstellen .......................................................................................................31 5.1 Definition ................................................................................................................31

5.2 Notwendige Systemschnittstellen .............................................................................31

5.3 Datenobjekte von und zum VIS.SAX Smart Client ........................................................32

6 Datenschutzrelevanz .......................................................................................................33 7 Tabellenverzeichnis ........................................................................................................34 8 Anlagen im Vergabeverfahren ..........................................................................................35

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1 Ausgangssituation und Zielsetzung

1.1 Ausgangssituation Das vorliegende IT-Fachkonzept stellt die nutzerseitigen Anforderungen an die Seminarverwal- tungssoftware (nachfolgend Software genannt) dar und enthält die fachliche Spezifikation von Ei- genschaften und Funktionen der zukünftigen Software und ihrer Datenstrukturen.

Das Bildungszentrum (BZ) des Landesamtes für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie (LfULG) in Reinhardtsgrimma ist zuständig für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Fortbildungen. Zielgruppen der Fortbildungen sind hauptsächlich Bedienstete des Geschäftsberei- ches des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft (SMUL) sowie Teilnehmer aus kommunalen Einrichtungen.

Es werden jährlich etwa 350 Fortbildungen mit etwa 5.000 Teilnehmern (TN) an 7.500 TN-Tagen durchgeführt. Der jährliche Planungsaufwand fällt für ca. 500 bis 550 Veranstaltungen an. Die Raum- planung im Bildungszentrum verwaltet 5 Seminarräume, verschiedene externe Veranstaltungs- räume und 14 Übernachtungszimmer mit der Möglichkeit zur Mehrfachbelegung.

1.2 Ziel und Bestandteile der zu beschaffenden Software

Ziel dieses IT-Fachkonzeptes ist die Beschreibung der neu zu beschaffenden Software anhand der nachfolgenden Daten und Beschreibungen. Die Beschaffung des IT-Systems muss dabei die folgen- den Teile enthalten:

a) Eine Standardsoftware zur Verwaltung, Auswertung und Evaluierung aller Daten im Rahmen der Fortbildungsplanung, Seminar-, Teilnehmer-, Dozenten- und Ressourcenverwaltung. Geplant sind 10 Nutzerlizenzen, inklusive zweier hierarchische Administratorlizenzen (einmal Referat 16 und einmal Abteilung 11 des LfULG). Dabei sind für alle Daten als Hauptbedingungen die einma- lige Eingabe von Daten definiert, die Nutzung von Drag & Drop-Funktionen sowie die Nutzung von Importfunktionen aus anderen Dateiformaten der MS-Office-Programme (inkl. csv).  im weiteren Dokument bezeichnet als „Softwarekomponente 1“: interne Softwarekompo- nente zur Seminarverwaltung.

b) Eine Online-Softwarekomponente zur Veröffentlichung, Aktualisierung und Pflege des Fortbil- dungskataloges, inkl. Suchfunktion u. a. nach Seminarnummern, Seminarbereichen und Voll- textsuche (Stichworte), inkl. interner Schnittstelle zum Softwarekomponente 1 der Software (a)  im weiteren Dokument bezeichnet als „Softwarekomponente 2“: Online-Softwarekompo- nente zur Bereitstellung des Fortbildungskataloges.

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c) Eine Online-Softwarekomponente zur selbständigen Nutzung des Fortbildungskataloges durch die potentiellen Teilnehmer, inkl. Recherche und Reservierung bzw. Warteliste des Seminars so- wie Anmeldung, Ummeldung und Stornierung von Seminaren, mit Hilfe von internen Schnitt- stellen zu den Softwarekomponenten 1 und 2.  im weiteren Dokument bezeichnet als „Softwarekomponente 3“: Online-Softwarekompo- nente Teilnehmeranmeldung).

d) Die Softwarekomponente 3 soll auch verschiedene Genehmigungs-Workflows der vorgesetzten Dienststelle SMUL sowie anderer nachgeordneter Dienststellen des Geschäftsbereiches (z.B. LfULG, LTV, SBS usw.), Wartelistenmanagement und automatischen Antwortfunktionen enthal- ten. Die Möglichkeiten der Anmeldung werden durch die Stammdaten des jeweiligen Seminars festgelegt lt. Softwarekomponente 1 (a).

e) Die Ansicht der Online-Softwarekomponenten 2 und 3 muss dem Styleguide der Sächsischen Staatsregierung entsprechen.

f) Schnittstellen zu weiteren Software-Anwendungen

g) Installationshandbuch, Schulungsbücher und Bedienungsanleitung inkl. Fehlerpflege, Bedie- nerschulungen (in deutscher Sprache).

h) Testkonzept

i) Anwenderschulungskonzept

j) Pflege und Wartung

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2 Beschreibung des Seminarverwaltungsprozesses im BZ

2.1 Organisatorische Einbettung Die Hauptnutzer der Software (Softwarekomponente 1) sind die Mitarbeiter des BZ. Die den Semi- naren zugehörigen Daten (Dozenten, TN, Kost- und Logismodalitäten usw.) werden eingepflegt, be- arbeitet, gelöscht, ausgewertet und in aufbereiteter Form bestimmten Interessensgruppen bereit- gestellt, beispielsweise den Fortbildungsbeauftragten des SMUL.

Darüber hinaus sollen in der zu beschaffenden Software auch TN und andere Interessengruppen (Vorgesetzte, Fortbildungsbeauftragte, personalverwaltende Stellen) Nutzer sein. Dies betrifft die Online-Softwarekomponenten 2 und 3 der Software.

Folgende Organisationseinheiten und Hauptnutzer gibt es.

Tabelle 1: Organisationseinheiten des LfULG im Geschäftsprozess der Seminarverwaltung – Hauptnutzer der Soft- ware (Softwarekomponente 1) im LfULG

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Weitere Interessensgruppen, welche den Geschäftsprozess der Seminarverwaltung entweder mit- gestalten oder daraus Ergebnisse erwarten, sind:

Tabelle 2: Interessensgruppen zum Geschäftsprozess der Seminarverwaltung – Einflussgruppen auf IT-Fachanwen- dung

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Die Fachprozesse können wie folgt in ihren Aktivitäten beschrieben werden. Sie sollen in den benannten Softwarekomponenten der zu beschaffenden Software enthalten sein.

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Tabelle 3: Beschreibung der Fachprozesse der Seminarverwaltung in Reinhardtsgrimma

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2.2 Technische Abbildung der Seminarverwaltung im BZ

Das folgende Kapitel beschreibt die im Geschäftsprozess vorhandenen Systeme inklusive ihrer Be- nutzergruppen und Zugriffsrechte. Vorhandene Schnittstellen, die weiter genutzt werden, sind im Kapitel 6 detailliert beschrieben und lediglich per Verweis genannt.

Tabelle 4: Eingesetzte Software

Die neu zu beschaffende Software soll auf den Servern des LfULG gehostet werden. Die technischen Bedingungen und technisch-organisatorischen Maßnahmen sind in den Anlagen enthalten.

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3 Anforderungen

3.1 Beschreibung allgemeiner Anforderungen

Die zukünftige Software, inkl. aller Komponenten, muss dem BZ Reinhardtsgrimma ein Veranstal- tungsmanagement/ Seminarverwaltung aus einer Hand ermöglichen. Die Software muss eine über- sichtliche Bearbeitung und Verwaltung aller seminarrelevanten Daten über deren gesamten Lebens- zyklus hinweg erlauben – von der Erstellung des Fortbildungsprogramms, der Übertragung der Stammdaten der Seminare aus dem Fortbildungsprogramm, über deren kontinuierliche Bearbei- tung durch Ergänzen von Teilnehmer-, Dozenten-, Vertrags-, Raum- oder Kost- und Logisdaten, bis hin zur Pflege der Evaluierungswerte je Seminar und insgesamt je Fortbildungsjahr.

Sinn und Zweck der zukünftigen Software besteht darin, dass die Mitarbeiter des BZ stets im Über- blick aller im Jahr stattfindenden Seminare sind und in ihrem Zeit- und Projektmanagement bei der Planung, Darstellung, Durchführung und Nachbereitung der Seminare durch die Anwendung unter- stützt und gesteuert werden.

Mit Hilfe der neuen Software muss eine medienbruchfreie Arbeit gewährleistet sein.

Die Verbesserung der Digitalisierung der Verwaltung des BZ muss auch mit den Möglichkeiten ver- bunden werden,

 dass sich potenzielle Teilnehmer selbstständig online über das Fortbildungsprogramm infor- mieren, suchen und recherchieren können, vergleichbar dem Online-Modul des FoBiZ Meißen (https://www.hsf.sachsen.de/fortbildung/), angepasst an das Markenhandbuch des Freistaates Sachsen (Softwarekomponente 2).  dass sich TN selbstständig online zu Seminaren anmelden, umbuchen, stornieren oder mit ei- ner Interessenbekundung bzw. Warteliste vormerken lassen können (Softwarekomponente 3).  dass die TN dienststellenbezogene Workflows zur Genehmigung, Umbuchung oder Stornierung der Fortbildung vorfinden und nutzen können (Softwarekomponente 3, dienststellenspezifi- sche Workflows zur Genehmigung und Änderung der Fortbildung - unter Einbeziehung der di- rekten Vorgesetzen und Fortbildungsbeauftragten).  dass TN alternativ von den jeweiligen Fortbildungsbeauftragten angemeldet und storniert wer- den können (Softwarekomponente 3).  dass die Fortbildungsnachweise von TN des LfULG und SMUL über eine Schnittstelle zur Perso- nalverwaltungssoftware (zurzeit in Einführung befindliche Software EPM.Sax) automatisch bei der personalverwaltenden Stelle abgelegt werden können.

Darüber hinaus ist die Sichtbarkeit der Wirtschaftlichkeit der Seminare über eine neue Software zu erhöhen, indem die Software geeignete Optionen zur Durchführung und Auswertung von Evaluie- rungen (Erstellung von Statistiken, Reporting in Softwarekomponente 1, Bereitstellung von Evaluie- rungsmöglichkeiten in Softwarekomponente 3) bereithält.

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3.2 Nutzer

Das Unterkapitel beschreibt die fachlich gewünschten Abläufe aus Anwendersicht unter Berücksich- tigung der Zuständigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten.

Die Anwender des zukünftigen Systems werden wie folgt kategorisiert:

ANWENDER / ORGANISATIONSEINHEIT ZUSTÄNDIGKEIT/ZUGRIFFSRECHTE SOFTWAREKOMPONENTEN 2 UND 3

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Tabelle 5: Hauptanwender des Systems

3.3 Funktionale Anforderungen, Prozesse Die folgende Tabelle greift bei der Auflistung der funktionalen Anforderungen die im Kapitel 3.2 be- schriebenen Aufgaben und Anwendungsfälle wieder auf und ordnet im Sinne einer besseren Nach- vollziehbarkeit diese den Einzelprozessen und Softwarekomponenten 1 bis 3 zu.

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Die Software muss für das BZ anpassungsfähige Abfragen und Sta-

tistiken ermöglichen. Dabei muss ein Teil der Abfragen bereits vor-

handen und editierbar sein. Weitere Anpassungen müssen durch

das BZ selbst durchgeführt werden können.

Tabelle 6: Übersicht funktionale Anforderungen

3.4 Liste der Datenobjekte Datenobjekte fallen im fachlichen Ablauf an und beschreiben die Komplexität der Datenhaltung. Die folgende Tabelle listet die anfallenden Datenobjekte1 unter Berücksichtigung einer kurzen Be- schreibung der Inhalte auf. Die vollständige Datenhaltung muss in Softwarekomponente 1 erfol- gen.

Katalogdaten des Fortbildungsprogramms müssen in Softwarekomponente 2 abbildbar sein.

Seminardaten des Fortbildungsprogramms müssen in der Softwarekomponente 3 abbildbar sowie über die o.g. Schnittstellen integrierbar und aktualisierbar sein.

Teilnehmer müssen ihre Daten passend zu dem gewählten Seminar (Softwarekomponente 3) ein- geben.

Diese Angaben werden in Softwarekomponente 1 des gewählten Seminars aufgenommen und ge- speichert.

1 Antragstellerdaten (AD), Berichtsdaten (BrD), Bescheiddaten (BD), Buchungsdaten (BU), Fachdaten (FD), Fachgeometrien (FG), Geodaten (GD), Nutzerdaten (ND), Statistikdaten (ST), Sonstige Daten (SD), Stammdaten (StD), Technische Daten (TD: Log-Dateien, Konfigurationsdaten etc.), Zentraltabellen (ZT); Datenaustausch: automatisiert (a), händisch (h), teilautomatisiert (ta)

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Die Ein- und Ausgabemasken müssen mindestens über die folgenden Datenobjekte verfügen:

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Tabelle 7: Datenobjekte

3.5 Berichte und Auswertungen Im Geschäftsbereich (GB) des SMUL werden sowohl interne Berichte und Auswertungen als auch ex- terne Berichte für den Bund, die EU oder die Öffentlichkeit erstellt. Darüber hinaus entstehen in den Verwaltungsverfahren weitere unterschiedliche Dokumententypen (z.B. Fortbildungsnachweise, Rechnungen, Nachweise).

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Die folgende Tabelle identifiziert alle externen Dokumententypen, die vom IT-System produziert werden müssen.

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Tabelle 8: Katalog der Erzeugnisse

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4 Schätzung Mengengerüste Informations- und Datenobjekte

Folgende Tabelle gibt die Seminarverwaltung in Zahlen wieder. Diese Mengengerüste muss die Soft- ware mindestens abbilden können.

Tabelle 9: Kennzahlen der Seminarverwaltung

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5 Systemschnittstellen

5.1 Definition Schnittstellen, hier Softwareschnittstellen oder softwareseitige Datenschnittstellen, bilden den Übergang zwischen unterschiedlichen Programmen und ermöglichen dadurch den Datenaustausch zwischen diesen Programmen.

Schnittstellen zwischen den Softwarekomponenten 1 bis 3 (bspw. zwischen Softwarekomponente 1 = lokal und den Online-Softwarekomponenten 2 und 3) oder Benutzerschnittstellen sind hier nicht gemeint.

5.2 Notwendige Systemschnittstellen Folgend werden notwendige Standardsoftware oder Softwareteile beschrieben, die integriert wer- den müssen bzw. Individualsoftware benannt, welche über eine neue Schnittstelle angebunden werden müssen.

Tabelle 10: Notwendige Schnittstellen

2 Unterscheidung Datenobjekte: Antragstellerdaten (AD), Berichtsdaten (BrD), Bescheiddaten (BD), Buchungsdaten (BU), Fachdaten (FD), Fach- geometrien (FG), Geodaten (GD), Nutzerdaten (ND), Statistikdaten (ST), Sonstige Daten (SD), Stammdaten (StD), Technische Daten (TD: Log- Dateien, Konfigurationsdaten etc.), Zentraltabellen (ZT) ); Datenaustausch: automatisiert (a), händisch (h), teilautomatisiert (ta).

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5.3 Datenobjekte von und zum VIS.SAX Smart Client Folgende Datenobjekte müssen zwischen der Softwarekomponente 1 und dem VIS.SAX Smart Client ausgetauscht werden.

Dies muss als Schnittstelle definiert werden.

Tabelle 11: Notwendiger Datenaustausch der Schnittstelle von/ zum VIS.SAX Smart Client

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6 Datenschutzrelevanz

Die Software muss den Anforderungen des Informations- und Datenschutzes insgesamt genügen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgegebene Anforderungen an den IT-Grundschutz muss die Software erfüllen.

Gemäß Art. 5 DS-GVO hat das LfULG die Pflicht, Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezoge- ner Daten (pbD) einzuhalten und diese Einhaltung mittels (zusammenfassender) Dokumentation3 nachweisen zu können.

Verarbeitung ist u.a. das Erheben, Speichern, Nutzen, Übermitteln, Löschen oder auch das Vernich- ten. Eine gesetzliche Definition und weitere Beispiele sind in Art. 4 Nr. 2 DS-GVO zu finden.

Eine gegen die Vorschriften der DS-GVO vorgenommene Datenverarbeitung kann zivilrechtliche Un- terlassungs- und Schadensersatzansprüche (§§ 1004, 823 BGB, Art. 82 DS-GVO), die Verhängung von Bußgeldern (§ 22 SächsDSDG), Strafanzeigen sowie weitere (ggf. kostenpflichtige) Amtshandlungen des Sächsischen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 57, 58 DS-GVO (z. B. Untersuchungen, War- nungen, Verwarnungen, Überprüfungen, Anweisungen…), §§ 19, 21 SächsDSDG nach sich ziehen.

Im Rahmen der Aufgaben und Tätigkeiten des Bildungszentrums ist es notwendig, die für die Semi- nardurchführung notwendigen Daten zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten. Auf der Grund- lage der vorgenannten gesetzlichen Bestimmungen werden durch das BZ personenbezogene Daten von Mitarbeitern und Vertragspartnern (TN und Dozenten) erfasst.

Eine Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist für Fälle not- wendig, die über die o.g. gesetzlichen und/ oder vertraglichen Regelungen hinausgehen. Dies könn- ten bspw. Aufzeichnungen von Bild- und Tondaten (Fotos, Videos) sein. Für diese Fälle werden, je- weils anlassbezogen, Einwilligungserklärungen von den Betroffenen eingeholt. Dazu wird das „Mus- ter für eine Einwilligungserklärung für Veranstaltungen, Vorlage für LfULG“ im jeweils aktuellen Stand des LfULG benutzt.

Die Regelungen des Datenschutzes werden insgesamt im Datenschutzkonzept des BZ zusammen- gefasst.

3 „Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (Daten- schutzkonferenz). Veränderungen, Bearbeitungen, neue Gestaltungen oder sonstige Abwandlungen der bereitgestellten Daten sind mit einem Veränderungshinweis im Quellenvermerk zu versehen. Da- tenlizenz Deutschland – Namensnennung – Baustein Dokumentieren (www.govdata.de/dl-de/by-2-0), https://www.datenschutz-mv.de/static/DS/Dateien/Datenschutzmodell/Bausteine/SDM-V2.0_Doku- mentieren_V1.0a.pdf

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7 Tabellenverzeichnis

Es werden nicht nur Tabellen referenziert, die in diesem Dokument stehen, sondern auch alle Tabel- len eines Anhangs.

TABELLE 1: ORGANISATIONSEINHEITEN DES LFULG IM GESCHÄFTSPROZESS DER SEMINARVERWALTUNG – HAUPTNUTZER DER SOFTWARE (SOFTWAREKOMPONENTE 1) IM LFULG ................................................................................................. 5 TABELLE 2: INTERESSENSGRUPPEN ZUM GESCHÄFTSPROZESS DER SEMINARVERWALTUNG – EINFLUSSGRUPPEN AUF IT- FACHANWENDUNG .............................................................................................................................................. 6 TABELLE 3: BESCHREIBUNG DER FACHPROZESSE DER SEMINARVERWALTUNG IN REINHARDTSGRIMMA .................................... 14 TABELLE 4: EINGESETZTE SOFTWARE ........................................................................................................................... 15 TABELLE 5: HAUPTANWENDER DES SYSTEMS ................................................................................................................. 18 TABELLE 6: ÜBERSICHT FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN ................................................................................................. 23 TABELLE 7: DATENOBJEKTE ........................................................................................................................................ 26 TABELLE 8: KATALOG DER ERZEUGNISSE ....................................................................................................................... 29 TABELLE 9: KENNZAHLEN DER SEMINARVERWALTUNG ..................................................................................................... 30 TABELLE 10: NOTWENDIGE SCHNITTSTELLEN ................................................................................................................ 31 TABELLE 11: NOTWENDIGER DATENAUSTAUSCH DER SCHNITTSTELLE VON/ ZUM VIS.SAX SMART CLIENT ............................... 32

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8 Anlagen im Vergabeverfahren