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Vergabe Nr.: 111-Z315/26

Seminarverwaltungssoftware für das Bildungszentrum Reinhardtsgrimma

Anlage Bewertungsmatrix Produkttest (Bemusterung)

Beschreibung von Bewertungskriterien und Bewertungsablauf

In der beigefügten Bewertungsmatrix sind die zu bewertenden Kriterien mit dem Bewertungsschema und der Wertigkeit hinterlegt. Anbei folgt eine Beschreibung der Bewertungskriterien für den Produkttest.

Die nach der formalen Angebotsprüfung in der Wertung verbleibenden Bieter werden zur Bemusterung aufgefordert. Dazu wird vom Bieter die Bereitstellung einer Demoversion der Software und eine Kurzanleitung (maximal 5 DIN-A4-Seiten) angefordert. Die Demoversion muss die grundlegenden Bestandteile der Software abbilden und Demodaten enthalten. Als Mindestumfang der Demodaten sollen dabei die folgenden Datensätze enthalten sein:

 5 Seminare mit seminartypischen Angaben

• Davon mindestens 2 mehrtägige Seminare
• Davon drei Seminare mit festgelegten Seminarterminen  10 Teilnehmerdaten in den Stammdaten mit typischen Angaben
• Davon mindestens 8 Teilnehmer unregelmäßig auf verschiedene Seminare gebucht
• Davon mehrere Teilnehmer auf verschiedene Übernachtungsräume gebucht

Die Demoversion und die Kurzanleitung sind von den Bietern z.B. per Download-Link oder Datenträger bereitzustellen. Die Bereitstellung der Demoversion und der Kurzanleitung werden nicht extra vergütet.

Die Demoversion wird für einen Produkttest verwendet.

Der Test findet ohne die Beteiligung der Bieter statt. Er wird durch ein jeweils gleichköpfig besetztes Bewertungsgremium mit fünf Personen durchgeführt. Die Gremiumsmitglieder entsprechen den zukünftigen Nutzern der Software. Das Gremium besteht aus zwei Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen des Sekretariats, zwei Seminarbereichsleitern und einem IT-Sachbearbeiter des Bildungszentrums Reinhardtsgrimma.

Beschreibung der Testaufgaben

Die Bearbeitungen der Testaufgaben erfolgen ohne fremde Hilfestellung durch jeden Teilnehmer des Bewertungsgremiums einzeln und unabhängig, ohne Zuschauen oder Einflussnahme der anderen Gremienangehörigen. Dies soll eine objektive Bewertung von Nutzerfreundlichkeit, Produktumfang und Bedienbarkeit messbar machen.

Jedes Mitglied des Bewertungsgremiums wird insgesamt fünf, für alle Testpersonen identische Aufgaben erledigen. Die Bewertung des Produktes erfolgt über die Ermittlung der notwendigen Bearbeitungsdauer in Minuten, zuzüglich der Vorbereitung anhand der Kurzanleitung.

Dazu wird von jeder Testperson direkt im Anschluss an die Lösung der Einzelaufgabe ein Formular ausgefüllt, welches die Anfangsuhrzeit der Bearbeitung sowie die Uhrzeit, bei der die Aufgabe gelöst wurde, erfasst werden. Pro Aufgabe können maximal 10 bzw. 15 Punkte vergeben werden.

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Seminarverwaltungssoftware für das Bildungszentrum Reinhardtsgrimma

Das Nichterreichen des Ziels (auch bei nicht gegebener Softwarefunktion) hat pro Aufgabe null Punkte zur Folge. Ab einer Verdopplung der Bearbeitungszeit der einzelnen Aufgaben werden ebenfalls null Punkte vergeben.

Die Einzelaufgaben lassen sich folgenden Aufgabenclustern zuordnen und wie folgt beschreiben. Die Punktbewertungen pro Aufgabe sind in der Tabelle (nach den Aufgaben) aufgeführt.

Aufgaben:

(1) Nutzung eines Dashboards  Maximale Punktzahl i.H.v. 10 Punkten bei Erledigung der Aufgabe in 5 Minuten.  Individuelle Gestaltung des Dashboards durch Anlegen von einem Favoriten für die Nutzung des Kalenders  Änderung der Ansicht des Dashboards zur Nutzung jeweils einer Kalenderansicht des aktuellen Tages, der aktuellen Woche, des aktuellen Monats  Öffnen der Aufgabenansicht für alle am aktuellen Tag terminierte Aufgaben (2) Seminarverwaltung, Anlegen eines Seminars  Maximale Punktzahl i.H.v. 15 Punkten bei Erledigung der Aufgabe in 10 Minuten.  Erfassen des Seminars mit den folgenden Angaben:  Seminartitel „xxx“  Seminarkurztitel „zzz“  Seminarnummer: „AA x.xx_26“  Anzahl Tage: 2  Anzahl Wiederholungen: 2  Geplantes Datum der Seminardurchführung; 15. - 16.01.2026 und 27. - 28.01.2026  Seminarraum: Seminarraum 1 (BZ Reinhardtsgrimma)  Seminarverantwortlicher: Vorname Nachname (manuell zu erfassen) (3) Teilnehmermanagement, Anlegen und Buchung eines Teilnehmers auf ein Seminar  Maximale Punktzahl i.H.v. 15 Punkten bei Erledigung der Aufgabe in 10 Minuten.  Manuelles Anlegen eines Teilnehmers mit den folgenden Angaben:  Herr Dr. Vorname Nachname  Dienststelle: Staatsbetrieb hhh, yyy Straße 34, PLZ Ort  dienstliche Telefonnummer: +49 vvvv yyyyyy  dienstliche Mailadresse: Vorname.Nachname@dienststelle.sachsen.de  Buchung dieses Teilnehmers auf einen Termin eines zweitägigen Demoseminars

(4) Seminarvorbereitung, Erstellen einer Teilnehmerliste  Maximale Punktzahl i.H.v. 10 Punkten bei Erledigung der Aufgabe in 10 Minuten.  Auswahl eines zweitägigen Demoseminars  Erstellen und Drucken einer Teilnehmerliste mit den folgenden Angaben  Seminarname, Seminardatum (von – bis), Seminarort als Überschriften- oder Kopfbereich  Tabellarische Aufstellung der Teilnehmer (inkl. Spaltenüberschriften) mit Titel, Vorname, Name, Dienststellenname, Angaben zur Übernachtung (Feld mit Zimmernummer oder leer) und Verpflegung (Frühstück [F], Mittagessen [M],

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Abendessen [A] als ja/nein-Felder) sowie eine leere Spalte für die Unterschrift der Teilnehmer  Ausdruck als Bereitstellung eines pdf-Druckes (5) Seminarnachbereitung, Erstellen einer Seminarteilnehmerstatistik  Maximale Punktzahl i.H.v. 10 Punkten bei Erledigung der Aufgabe in 10 Minuten.  Auswahl aller Seminare in einem Zeitraum eines Monats (Demozeitraum oder vom 01. - 31.01.2026)  Erstellen einer Statistik als Kreuztabelle (bzw. Pivot-Tabelle) mit den folgenden Daten: Summe aller Teilnehmer (= zu berechnende Daten), pro Seminar (= Zeilen- beschriftung), pro Dienststelle (= Spaltenbeschriftung)  Export der Liste in eine Exceldatei  Außerhalb der Wertungszeit: Öffnen und Kontrolle der Exceldatei

Punktbewertungen pro Aufgabe:

Jedes Gremienmitglied erhält vor Beginn des Lösungszeitraumes Zeit, um sich mit der Kurzanleitung vertraut zu machen. Direkt im Anschluss erfolgt die Bearbeitung der Aufgaben. Die Kurzanleitung liegt bei der Erledigung der Aufgaben vor und kann dazu verwendet werden.

Die maximale Punktzahl (jeweils 10 Punkte, bzw. 15 Punkte bei den Aufgaben 2 und 3) wird vergeben, wenn die Aufgaben innerhalb der o.g. Bearbeitungszeit gelöst werden kann. Wird für die Bearbeitung der Aufgabe mehr Zeit benötigt, werden nach der folgenden Tabelle gestaffelte, verringerte Punkte vergeben.

Punktetabelle:

Die Einzelbewertungen pro Aufgabe der Gremienmitglieder werden in der Folge ohne weitere Wertung oder Wichtung arithmetisch gemittelt. Daraus ergeben sich für die Bewertung der Testaufgaben maximal 60 Punkte (5 Personen: zu einem Ergebnis gemittelt).

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