06-1_Anlage 1K_Betriebshandbuch_Vorlage_Vers1_3.pdf

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<Anwendungsname/IT-Gesamtsystem >

LfULG

Betriebshandbuch

[IT-Fachverfahren]

(Abt. x – Referat)

Vertraulichkeit intern

Link zur cmdb < Direktlink zur cmdb einfügen>

Dokumenten- Leistungsverantwortliche/r (siehe cmdb) verantwortliche/r

Stand: 13.04.2026 <Anwendungsname/IT-Gesamtsystem >

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Dokumentenhistorie

Zweck des Dokumentes

In diesem Dokument sind alle relevanten Information für den operativen Betrieb sowie für die erforderlichen Kontroll- und Wartungsarbeiten für die Anwendung beschrieben. Es stellt einen wesentlichen Teil der Verfahrensdokumentation dar. Dieses Dokument ist sowohl für die Einführung, für den laufenden Betrieb als auch das Störungsmanagement maßgeblich.

Leserschaft

Das vorliegende Dokument richtet sich insbesondere an den IT-technischen Betrieb, die Verfahrensverantwortlichen und Verfahrensbetreuer der Fachabteilungen aber auch an die Leistungsverantwortlichen in der Abteilung 11 des LfULG.

Zuständigkeiten für das Dokument

Dem LfULG obliegt die Verantwortung für das vorliegende Dokument. Insbesondere ist die Abteilung 11 für seine Pflege und Fortschreibung zuständig. Namentlich fallen Pflege und Fortschreibung in den Zuständigkeitsbereich des Stelleninhabers/-inhaberin der Rolle der Leistungsverantwortung des Verfahrens. Die Erstellung und Fortschreibung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem technischen Betrieb und den Verfahrensverantwortlichen und Verfahrensbetreuern der Fachseite.

weiterführende Dokumente zum System

Systemdokumentation als Link

Ablageordner als Link

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Inhaltsverzeichnis

Dokumentenhistorie .............................................................................................................. 2 Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................. 3 1 Beschreibung der Anwendung ........................................................................................ 4 2 Systemarchitektur und Schnittstellen .............................................................................. 5 3 Installation und Konfiguration (Client/Server) / Deinstallation .......................................... 6 3.1 Systemvoraussetzungen .......................................................................................... 6 3.2 Installation und Konfiguration Produktivumgebung ................................................... 6 3.2.1 Erstinstallation .................................................................................................... 6 3.2.2 Erstmalige Konfiguration .................................................................................... 6 3.3 Installation und Konfiguration Testumgebung ........................................................... 6 3.4 Zusätzlich oder Neuinstallationen ............................................................................. 6 3.5 Nachkonfiguration und laufende Konfiguration ......................................................... 6 3.6 Deinstallation ............................................................................................................ 6 4 System- und Anwendungsbetrieb (laufender Betrieb) ..................................................... 8 4.1 Nutzerverwaltung (Rechte, Rollen, Berechtigungen) ................................................ 8 4.2 Dienste/Hintergrundprozesse ................................................................................... 8 4.3 Monitoring................................................................................................................. 9 4.4 Protokollierung ......................................................................................................... 9 4.5 Patch- und Releaseprozess ...................................................................................... 9 4.6 Datensicherung ........................................................................................................ 9 4.7 Archivierung ............................................................................................................. 9 5 Störungsmanagement ....................................................................................................10 5.1 Fehlerbehebung ......................................................................................................10 5.2 Außerbetriebnahme und Neustart ............................................................................10 5.3 Besonderheiten für Notfallplanung ...........................................................................10

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1 Beschreibung der Anwendung

< Eine kurze Beschreibung des Verfahrens/der Anwendung mit Kernzielen, Kernaufgaben und Akteuren. >

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2 Systemarchitektur und Schnittstellen

siehe Systemdokumentation - Link

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3 Installation und Konfiguration (Client/Server) /

Deinstallation

3.1 Systemvoraussetzungen

<Benennung aller für den Betrieb erforderlichen Hardware- und Softwarevorrausetzungen.>

3.2 Installation und Konfiguration Produktivumgebung

<Hier sind der Ablauf der Softwareinstallation sowie deren anschließende Anpassung zur Vorbereitung des Betriebs zu beschreiben. Darüber hinaus sind die angelegten Verzeichnisse mit ihren Dateien inkl. deren Funktionen zu beschreiben. >

3.2.1 Erstinstallation

3.2.2 Erstmalige Konfiguration

3.3 Installation und Konfiguration Testumgebung

< wenn abweichend, sonst Verweis auf 3.2 notwendig >

3.4 Zusätzlich oder Neuinstallationen

< hier ist zu beschreiben, was bei einer Neuinstallation (nicht erstmalig) zu beachten ist; ggf. muss vorher etwas gelöscht oder gesichert werden >

3.5 Nachkonfiguration und laufende Konfiguration

<Anpassungen nach der Installation, z.B. Konfigurationsdateien, Parameter, Umgebungsvariablen;

Speicherort der Konfigurationen von LfULG>

3.6 Deinstallation

Die Deinstallation einer Softwareanwendung gemäß den Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zielt darauf ab, nicht nur das Programm zu entfernen, sondern auch sicherzustellen, dass keine schützenswerten Daten (Restinformationen) auf dem Datenträger verbleiben.

Hierzu ist eine Anleitung zur restlosen Deinstallation zu schreiben.

Unter anderem sind folgende Punkte zu berücksichtigen: Stand: 13.04.2026 <Anwendungsname/IT-Gesamtsystem >

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Vollständige Entfernung: Die Anwendung muss über die reguläre Deinstallationsroutine des Betriebssystems entfernt werden.

Sicheres Löschen von Datenresten: Nach der Deinstallation müssen temporäre Dateien, Konfigurationsdateien, Benutzerprofile und Auslagerungsdateien, die von der Anwendung erstellt wurden, restlos vernichtet werden.

Plug-ins/Erweiterungen: Nicht mehr benötigte Erweiterungen sollten laut BSI-IT- Grundschutz (APP.6.A11) ebenfalls entfernt oder deaktiviert werden.

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4 System- und Anwendungsbetrieb (laufender Betrieb)

< In diesem Kapitel sind alle relevanten Aspekte des laufenden Betriebs des Softwaresystems zu dokumentieren. Es soll eine umfassende Übersicht über die Verwaltung, Überwachung und Wartung des Systems bieten. Ziel dieses Kapitels ist es, eine vollständige Anleitung zu bieten, die den Administratoren hilft, das System reibungslos und sicher zu betreiben. >

4.1 Nutzerverwaltung (Rechte, Rollen, Berechtigungen)

<Es ist zu beschreiben, wie die Nutzerverwaltung im Betrieb abläuft. Wird das Verfahren in das Active Directory integriert oder eine eigene Nutzerverwaltung1 betrieben? Die für die Nutzerverwaltung notwendigen Werkzeuge sind zu beschreiben.  Beschreibung der operativen Prozesse zur Verwaltung von Benutzern in der IT- Anwendung  Anleitungen, wie Benutzerkonten angelegt, geändert, gesperrt oder gelöscht werden  Regelungen, wie Rollen und Berechtigungen praktisch zugewiesen, geändert oder entzogen werden  Definition von Verantwortlichkeiten (z.B. wer ist User Manager, wer genehmigt Rechte)  Beschreibung der Prozesse für typische Aufgaben wie Passwort-Reset, Onboarding/Offboarding von Nutzern und Pflege der Nutzerstammdaten>

4.2 Dienste/Hintergrundprozesse

<Beschreibung aller systemrelevanten Dienste und Hintergrundprozesse, die für den stabilen und sicheren Betrieb der IT-Anwendung notwendig sind.

Auflistung und Beschreibung aller relevanten Dienste/Hintergrundprozesse (z.B. Anwendungsdienste, Datenbankdienste, externe Dienste (auch ArcGIS Serverdienste), zeitgesteuerte Dienste, Monitoring- oder Backup-Prozesse)

Erläuterung der laufenden Dienste und deren Überwachung, einschließlich ihrer Start-, Stopp- und Neustartprozesse >

1 Vorgaben hierzu in ‚Technische Rahmenbedingungen für den Betrieb von Verfahren im LfULG‘, Teil B, Punkt 2

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4.3 Monitoring

<Hier ist zu beschreiben, welche Parameter, Prozesse und Zustände zu überwachen sind. Wenn bei Überschreiten von Grenzwerten Aktionen ausgelöst werden sollen, so sind diese hier zu beschreiben. Hinweise, wie die Funktionstüchtigkeit der Dienste überwacht wird (z.B. Monitoring-Tools, Protokolle, automatische Alarme)  im LfULG ist CheckMK im Einsatz >

4.4 Protokollierung

< Erklärung der relevanten Protokollierungsprozesse, insbesondere für Fehler und sicherheitsrelevante Ereignisse.

Mögliche Protokollierungsverfahren sind beispielsweise: Systemprotokollierung (z.B. der Eventlog des Windows), Datenbank, anwendungseigene Protokollierung2. >

4.5 Patch- und Releaseprozess

< Wie können Patches eingespielt werden? Beschreibung des Prozesse: wie wird geliefert, wie wird geprüft (erst Testsystem),…?, Was ist beim Releasewechsel zu beachten?

ggf. Verweis auf extra Dokument ‚Patch- und Releasemanagement‘ (wenn zu umfangreich) >

4.6 Datensicherung

<Hierunter fallen alle relevanten Aspekte rund um die Sicherung und Wiederherstellung von Daten, um Datenverlust vorzubeugen und eine schnelle Wiederherstellung zu ermöglich. U.a.:

Ursachen für Datenverlust: Beschreibung möglicher Risiken und Szenarien, die zu Datenverlust führen können (z.B. Hardwaredefekte, Bedienfehler, Malware).

Zu sichernde Daten: Festlegung, welche Daten regelmäßig gesichert werden müssen, unterteilt nach statischen und dynamischen Daten.

Verpflichtung zur Datensicherung: Verantwortlichkeiten und Pflichten sowohl im operativen Betrieb als auch für die Benutzer, inklusive Dokumentation der durchgeführten Sicherungen.>

4.7 Archivierung

< Es sind die erforderlichen Archivierungsfristen und -verfahren anzugeben. >

2 Informationen und Rahmenbedingungen zur Protokollierung in ‚Technische Rahmenbedingungen für den Betrieb von Verfahren im LfULG‘, Teil B

Stand: 13.04.2026 <Anwendungsname/IT-Gesamtsystem >

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5 Störungsmanagement

5.1 Fehlerbehebung

< Was ist im Fehlerfall oder beim Wiederanlauf zu beachten? Wie können Fehler lokalisiert, umgangen oder behoben werden? Liste aller Fehlermeldungen inkl. Ursachen und Lösungsansätzen (z.B. Checklisten, Eskalationswege, Wiederherstellungsmaßnahmen)

Für jeden Fehler sollte das Betriebshandbuch folgende Informationen enthalten:

1. Fehlermeldung: Was sieht der Benutzer/Administrator?

2. Ursache: Was ist der Grund (z.B. "Datenbank nicht erreichbar")?

3. Auswirkung: Wie stark ist das System beeinträchtigt (Kritisch/Schwer/Leicht)?

4. Maßnahme: Wie wird der Fehler behoben (z.B. "Service neu starten")?

Ein Betriebshandbuch für Software sollte eine strukturierte Liste erwartbarer Fehler (Systemstörungen) enthalten, um Ausfallzeiten zu minimieren. Dazu zählen Verbindungsabbrüche, Datenbank-Timeouts, ungültige Benutzereingaben (Validierungs- fehler), Ressourcenerschöpfung (Speicher/CPU) sowie Berechtigungsfehler. Typische Kategorien umfassen funktionale Fehler, Infrastrukturprobleme, Sicherheitsrisiken und Performance-Einbrüche >

5.2 Außerbetriebnahme und Neustart

< Hier ist zu beschreiben, wie die Anwendung außer Betrieb genommen werden kann und wie sie neu gestartet wird.  Wie kann das System heruntergefahren, d.h. der Betrieb unterbrochen oder beendet werden? Geplante/ungeplante Betriebsunterbrechung  Welche manuellen Eingriffe sind möglich und was ist zu beachten?  Welche Wartungsarbeiten, regelmäßigen Bereinigungsarbeiten etc. sind im Normalbetrieb notwendig? Wann?

zu beachten sind dabei folgende Punkte:  Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit während der Außerbetriebnahme  Kommunikation der Einstellung an Leistungsverantwortliche  Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen

5.3 Besonderheiten für Notfallplanung

<Hier ist falls notwendig das Ausweichkonzept zu beschreiben, entsprechend den Anforderungen an eine Notfallplanung nach den aktuellen Vorgaben der Organisation. Es sind ggf. Verweis(e) auf das Notfallhandbuch der bzw. des Servers einzufügen. Nutzung von Ausweichsystemen oder Notbetrieb >

Stand: 13.04.2026 <Anwendungsname/IT-Gesamtsystem >

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