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Leistungsbeschreibung zum IT- Projekt <IT-Nr.: 113>

„Software Seminarverwaltung BZ“

Verfasser/Referat: Ref.16 Stand: 20.07.2026

Inhaltsverzeichnis

1 Ausgangssituation und Zielsetzung .................................................................................2 2 Anforderungen................................................................................................................3 2.1 Übersicht über zu erbringende Teilleistungen nach Zuschlag .......................................3 2.1.1 Lieferung einer Standardsoftware inkl. Online-Plattform (Softwarekomponenten 1 bis 3) ....................................................................................... 3 2.1.2 Anpassung Standardsoftware ............................................................................... 4 2.1.3 Leistungen nach Abnahme ................................................................................... 4 2.2 Fachliche Anforderungen ..........................................................................................5 2.3 Anforderungen aus IT-Sicht .......................................................................................5 2.4 Anforderungen an Vorgehen und Projektorganisation .................................................5 3 Vertragliche Rahmenbedingungen ..................................................................................5 3.1 Vertragliche Rahmenbedingungen .............................................................................5 3.2 Nutzungsrecht am Produkt ........................................................................................5 3.3 Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) .....................................................................5 3.4 Mitwirkungsleistungen des LfULG ..............................................................................5 3.5 Bemusterung ..........................................................................................................6 3.6 Aufwände und Preise ................................................................................................6 3.7 Termine ...................................................................................................................6 4 Anlagen ..........................................................................................................................8 5 Allgemeine Hinweise .......................................................................................................8

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1 Ausgangssituation und Zielsetzung

Das Bildungszentrum (BZ) des Landesamtes für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie (LfULG Referat 16) in Reinhardtsgrimma ist zuständig für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Fortbildungen. Zielgruppen der Fortbildungen sind Bedienstete des Geschäfts- bereiches (GB) des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft (SMUL) sowie Bedienstete aus kommunalen Einrichtungen, welche Fachaufgaben durchführen, die der Fachaufsicht des SMUL unterliegen. Ziel der Fortbildungen ist es, die beruflichen Kenntnisse und Fertigkeiten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (TN) zu erhalten, zu erweitern und zu vertiefen. Der jährliche Planungsaufwand fällt für ca. 500 Veranstaltungen mit ca. 5.000 bis 7.500 TN (bzw. bis zu 10.000 TN-Tage) an. Das Bildungszentrum verwaltet die insgesamt 5 Seminarräume, verschiedene externe Veranstaltungsräume und 14 Übernachtungszimmer.

Ziel dieser Beschaffung ist es, die bisherige Softwarelösung durch eine neue zu ersetzen, welche die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Bildungszentrums erfüllt.

Schwerpunkte der modularen Softwarebeschaffung sind:  Softwarekomponente 1: interner Softwareteil der Seminar-, Teilnehmer-, Dozenten- und Ressourcenverwaltung: Darstellung und Organisation des hausinternen Managements der Seminare, Teilnehmer und Referenten, Räume (Belegung und Ausstattung), einschließlich Vertrags-, Einladungs-, und Adressmanagement sowie der Vereinfachung des Teilnahme- und Anmeldesystems innerhalb des Bildungszentrums, inkl. individualisierbarem Dashboard und Statistikteil,  Softwarekomponente 2: Online-Fortbildungskatalog: Darstellung und Organisation des jährlichen Fortbildungskataloges als Online-Katalog,  Softwarekomponente 3: Online-Anmeldeformular: Online-Anwendung mit verschiedenen individuellen Möglichkeiten der Teilnehmer- Anmeldung über ein Web-Interface (u.A. mit interner Anmeldeseite für Nutzer von SVN-AD- Konten),  Bereitstellung einer Schnittstelle zur sächsischen Softwarelösung EVA.Sax (= VIS- SmartClient),  Bereitstellung einer Schnittstelle zu SVN-AD-Konten,  Bereitstellung einer Schnittstelle zur aktuell in Einführung befindlichen, elektronischen Personalakte EPM.Sax im GB des SMUL (LfULG, SMUL u.A.): Fortbildungsanträge und Bestätigung, inklusive der dazu gehörenden Workflows der Datenentnahme und Datenablage, Ablage der Fortbildungszertifikate.

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2 Anforderungen

2.1 Übersicht über zu erbringende Teilleistungen nach Zuschlag

2.1.1 Lieferung einer Standardsoftware inkl. Online-Plattform (Softwarekomponenten 1 bis 3)

Für eine moderne, digitale Verwaltung wird ein funktionales, modernes Softwareprogramm mit der Möglichkeit zur Nutzung von verschiedenen Schnittstellen benötigt (Schnittstellen zu/von Office- Programmen sowie zu/von bestehenden e-Government-Basiskomponenten). Die Software muss die Verwaltungs- und Organisationsschritte im Bildungszentrum Reinhardtsgrimma (BZ) elektronisch abbilden (siehe Punkt 1 dieser Leistungsbeschreibung). Dies bedeutet, dass die Prozesse laut IT-Fachkonzept (siehe Anlage 1B) von der jährlichen Erstellung des Fortbildungsprogramms, über die Durchführung der Seminare, bis hin zur Evaluierung/Statistik rechts- und datenschutzkonform wiedergegeben werden müssen.

Gefordert wird eine Standardsoftware mit Anpassungen (s.u.; keine Individualsoftware).

Die Standardsoftware zur Verwaltung eines Seminarbetriebes mit Teilnehmer-, Dozenten-, Raum- und Servicemanagement, inklusive Web-Softwarekomponenten zur Anmeldung der Teilnehmer, muss folgende Komponenten in deutscher Sprache beinhalten (jeweils mindestens die MUSS- Anforderungen: anlegen, bearbeiten, speichern, archivieren, löschen):

1. Seminarmanagement  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, IDs 2.2 - 2.6)
2. Teilnehmermanagement  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, IDs 2.7, 3.2)
3. Dokumenten- und Kommunikationsmanagement  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, ID 3.1 – 3.4)
4. Fortbildungsplanung mit Erstellung, Fortschreibung, Verwaltung und Veröffentlichung des jährlich wechselnden Seminarkataloges (Veröffentlichung mit Export aus lokaler Softwarekomponente 1 sowie digital durch Upload im u. g. Web-Softwarekomponente 2)  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, IDs 1.1 - 1.4)
5. Web-Softwarekomponente unter Beachtung des Sächsischen Markenhandbuches (Anlage C) für Web-Seiten zur selbstständigen Anmeldung der Teilnehmer zum Fortbildungskatalog  Anlage 1B, Kap. 3.1, Kap. 3.3 (Tab. 6, IDs 1.1 - 1.4, 2.7 - 2.8)
6. Dozentenmanagement  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, IDs 2.1 - 2.3)
7. Automatisierte sowie manuelle Sperr- und Löschroutinen (DSGVO-konform)
8. Pseudonymisierungs- und Anonymisierungsverfahren im Teilnehmer- und Dozentenmanagement (für Datenschutz und Statistik)  Anlage 1B, Kap. 3.4 / 3.5
9. Management der internen und externen Seminarräume  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, ID 2.4, 2.5)
10. Management der Übernachtungsräume inkl. Organisation und Verpflegung  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, ID 2.8)
11. Ressourcenmanagement  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, ID 2.5, 2.8)

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12. Reporting/ Statistiken/ Auswertungs-Softwarekomponente zu allen vorliegenden Daten  Anlage 1B, Kap. 3.3 (Tab. 6, IDs 3.4, 4.1), Kap. 3.5
13. Kalenderfunktion zur Seminar- und Raumverwaltung mit verschiedenen Ansichts-, Sortier- und Suchoptionen  Anlage 1B, Kap. 3.5 Seminarplan
14. Schnittstellen zu allen MS-Office-Anwendungen
15. Schnittstellen zu EVA.Sax (VIS-SmartClient)
16. Schnittstellen zu EPM.Sax (Personalverwaltungssoftware)
17. Schnittstellen zu Active Directory (AD) im SVN-Netz (Nutzer-, Teilnehmer- und Anmeldemanagement der Seminare)
18. Schnittstellen zu weiterer Software im Rahmen der u. g. Anpassung (Punkt 2.2.2)
19. Dashboard
20. Perspektivisch soll eine Einbindung der Module 1, 2 und 3 in eine gemeinsame Fortbildungsplattform des Freistaates Sachsen möglich sein. Als Beispiel soll die Teilnehmeranmeldung des FoBiZ Meißen dienen.

Die Standardsoftware muss implementiert werden. Dazu ist eine Testphase inkl. Testkonzept über einen Zeitraum gemäß der Terminplanung (Kap. 3.6 dieser Leistungsbeschreibung) einzuräumen.

Zur Einführung ist es erforderlich, dass Schulungen erfolgen (Details siehe Entwurf des EVB-IT- Vertrages, Kapitel 4.8.1).

Zur Dokumentation der Software müssen folgende Dokumente in deutscher Sprache bereitgestellt werden:

• Benutzerhandbuch
• Installationshandbuch gemäß Vorlage (Anlage 1L)
• Betriebshandbuch gemäß Vorlage (Anlage 1K)
• Programmmeldungen (z. B. Fehler) in deutscher Sprache
• Schulungsbücher.

2.1.2 Anpassung Standardsoftware

Die Anpassung der Standardsoftware und die Erstellung von notwendigen weiteren Schnittstellen muss gemäß dem Fachkonzept (Anlage 1B) erfolgen.

2.1.3 Leistungen nach Abnahme

a. Systemservice gem. Kap. 5 EVB-IT-Vertrag: b. Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems gem. Kap. 6.1 EVB-IT-Vertrag c. Sonstige Leistungen gem. Kap. 6.2 EVB-IT-Vertrag

Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden dabei wie folgt definiert:

• Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit (z.B. bei Totalausfall): maximal 1 Werktag
• Beseitigung von Fehlern/ kleineren Störungen: maximal 3 Werktage
• Sonstige Erledigung von Anpassungen im Rahmen des Pflegevertrages: maximal 15 Werktage nach schriftlicher Anforderung (z.B. per Mail)

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2.2 Fachliche Anforderungen

Die fachlichen Anforderungen sind im Fachkonzept (siehe Anlage 1B) enthalten. Diese sind zwingend zu berücksichtigen und einzuhalten.

2.3 Anforderungen aus IT-Sicht

Die technischen Rahmenbedingungen (siehe Anlage 1A) sind zwingend zu berücksichtigen und einzuhalten.

2.4 Anforderungen an Vorgehen und Projektorganisation

Vom Auftragnehmer werden in der Implementierungsphase sowie dem Service nach der Implementierung angemessene Qualitätssicherungs- sowie Projektmanagement-Maßnahmen erwartet, die im Angebot darzulegen sind. Hierbei ist besonders auf eine klare und aktuelle Projektplanung und effektive Kommunikation im Projekt zu achten. Notwendige Zuarbeiten durch Mitarbeiter des LfULG sind frühzeitig anzukündigen, d.h. mindestens zwei Wochen vorher.

In der Implementierungsphase ist von zweiwöchentlichen Abstimmungen auszugehen (nach Abstimmung in Präsenz oder online möglich). Zusätzlich sind aller drei Monate Berichte zum Projektstatus zu liefern (nach einer Formularvorlage des LfULG, im LfULG einzusehen).

Vorgehen und weitere Maßnahmen sind in der Auftaktberatung des Projektes abzustimmen.

3 Vertragliche Rahmenbedingungen

3.1 Vertragliche Rahmenbedingungen

Die vertraglichen Rahmenbedingungen sind durch den EVB-IT Systemvertrag inkl. EVB-IT Erstellungs-AGB gegeben.

3.2 Nutzungsrecht am Produkt

Die Details regelt der EVB-IT Systemvertrag.

3.3 Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)

Bei Verwendung von KI-Bestandteilen in der angebotenen Software hat der Anbieter einen Kompetenznachweis gem. Art.4 KI-Verordnung beizufügen. Details regelt der EVB-IT Systemvertrag unter 17.8 Sonstige Vereinbarungen.

3.4 Mitwirkungsleistungen des LfULG

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Das LfULG stellt die unter Pkt.4 - Anlagen aufgeführten bereits bestehenden Grundlagen zur Verfügung und benennt einen Ansprechpartner, der für inhaltliche und organisatorische Abstimmungen zum Projekt zuständig ist.

3.5 Bemusterung

Im Rahmen der Bemusterung wird durch den Bieter eine Demoversion der Standardsoftware z. B. mittels Download-Link oder Datenträger bereitgestellt. Die Demoversion muss die grundlegenden Bestandteile der Software abbilden und Demodaten enthalten (siehe Anlage „Bewertungsmatrix Produkttest (Bemusterung)“). Der AG prüft vor der Zuschlagserteilung Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Anforderungserfüllung der Standardsoftware gemäß den festgelegten Bewertungskriterien (vgl. Grundlage der Punktebewertung).

Der Demoversion ist für diesen Zweck eine Kurzanleitung im Umfang von max. 5 DIN-A4-Seiten beizufügen, in welcher insbesondere Bedienungshinweise zu den folgenden Aufgabenclustern enthalten sind:

• Nutzung eines Dashboards,
• Seminarverwaltung,
• Teilnehmermanagement sowie
• Seminarvor- und -nachbereitung.

Die Bereitstellung der Demoversion und der Kurzanleitung wird nicht extra vergütet.

3.6 Aufwände und Preise

Benennen Sie Aufwände (in Personentagen) und Preise für die einzelnen Leistungsbestandteile (Softwarekomponenten, Schnittstellen, Servicetage usw.) bzw. Projektphasen. Detaillieren Sie die Aufwandsangaben so, dass sich das LfULG ein möglichst klares Bild von der Aufwandsverteilung im Projekt und von der Angemessenheit der Aufwände machen kann. Weisen Sie weitere Kosten aus, die zwingend für den Betrieb der Lösung anfallen (z. B. Lizenzkosten für Softwarekomponenten, Abfragewerkzeuge etc., die nicht im LfULG vorliegen).

Nutzen Sie zur Darstellung aller mit dieser Leistungsbeschreibung angeforderten Leistungen, inkl. zum im Angebot enthaltenen Pflege- und Anpassungsaufwand (Anzahl der Personentage, Kosten pro PT u.s.w.) die Anlage Preisblatt. Nennen Sie den Gesamtpreis.

Während der Pflegeleistung kann der Auftraggeber weitere Anpassungsleistungen (gemäß Punkt 2.2.3), welche nicht von der festen jährlichen Pflegepauschale umfasst sind, mittels Einzelabruf beauftragen (siehe Ziffer 6.2 des EVB-IT Systemvertrages). Für diese optionalen Anpassungsleistungen schätzt der Auftraggeber einen Umfang von ca. 10 Personentagen jährlich. Dieser Umfang stellt eine geschätzte Abnahmemenge dar. Der tatsächliche Umfang kann den geschätzten Wert über- als auch unterschreiten. Es wird keine Mindestabnahme an Personentagen garantiert.

3.7 Termine

Die Implementierung der Software ist, inklusive beider Web-Softwarekomponenten, bis zu folgenden Fristen vorzunehmen.

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Softwarekomponente 1 (Interne Seminarverwaltung): I. Beginn der Testphase für Softwarekomponente 1 interne Seminarverwaltung: Spätestens 3 Monate nach der Erteilung des Zuschlages (= Projektstart), Testdauer 3 Monate II. Anpassung der Softwarekomponente 1 nach den Ergebnissen und Anpassungsbedarfen aus der Testphase: Maximal 3 Monate III. Implementierung Softwarekomponente 1: interne Seminarverwaltung Spätestens 2 Monate nach Ende von Anpassungsphase

Softwarekomponenten 2 und 3 (Web-Komponenten): IV. Beginn der Testphase für die Softwarekomponenten 2 und 3: Spätestens 5 Monate nach der Erteilung des Zuschlages (= Projektstart), teilweise parallel zur Testphase von Softwarekomponente 1, Dauer 2 Monate V. Anpassung der Softwarekomponenten 2 und 3 nach den Ergebnissen und Anpassungsbedarfen aus den Testphasen: Maximal 3 Monate VI. Implementierung der Softwarekomponenten 2 und 3: Fortbildungskatalog und Anmeldemanagement Spätestens 2 Monate nach Ende der Testphase.

Übersicht insgesamt:

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4 Anlagen

5 Allgemeine Hinweise

Die Leistungsbeschreibung ist vertraulich zu behandeln und darf nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne ausdrückliche Genehmigung des Auftraggebers nicht statthaft.

Im Rahmen des Auftrags sind personenbezogene Daten mit dem Schutzbedarf normal zu verarbeiten. Der Auftragnehmer hat dabei die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten.

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