Bieterhinweise_Nachweiserbringungen_zur_Vergabe_Schulreinigung.docx

Ausschreibung

Unterhalts-, Grund-, Glas- und Rahmenreinigungsarbeiten sowie bedarfsgerechte Sonderreinigungsarbeiten,

Stellung von Schmutzfangmatten in Schulen des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf von Berlin

Einzureichende Unterlagen und Eignungsnachweise

Ein vollständiges Angebot beinhaltet bezugnehmend auf § 48 Abs. 1 und 2 VgV die Abgabe folgender Unterlagen und die hier einzutragenden Informationen:

[x] Eigenerklärung zur Eignung

[x] Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen

[x] Erklärung gemäß Frauenförderverordnung (FFV)

[x] Vollständig ausgefüllte Leistungsverzeichnisse für die angebotenen Lose (max. ZWEI Lose!)

Für jedes Los ist eine Losdatei zusammengestellt, die folgende Arbeitsblätter beinhaltet:

Arbeitsblatt Los

Im Arbeitsblatt des jeweiligen Loses sind einige Elementardaten zusammengefasst, die aus den zugehörigen Leistungsverzeichnissen verknüpft wurden. Der Bieter kann in diesem Arbeitsblatt keine Eintragungen vornehmen. Ausnahme bildet das Feld T6, sofern der Bieter aus besonderen Gründen für dieses Los ggf. einen Preisnachlass ohne Bedingungen in % vorsieht.

Leistungsverzeichnisse

• Beschreibbar und gelb markiert sind alle Felder in den Leistungsverzeichnissen, die der Bieter für die Angebotskalkulationen für Objekte des betreffenden Loses auszufüllen hat.
• Zur Verdeutlichung bieterseitig fehlender Angaben im Leistungsverzeichnis ist eine automatisierte Überprüfung mittels Formeln in den Leistungsverzeichnissen hinterlegt.
• Jedes Leistungsverzeichnis endet mit einem Unterzeichnungsraum, der ausschließlich bei Zuschlagserteilung des entsprechenden Loses von Bedeutung ist.

Arbeitsblätter zu Flächen „Boden“ und „Glas“

• Enthalten die in die Leistungsverzeichnisse verknüpften, summierten Flächenangaben. Der Bieter kann in diesem Arbeitsblatt keine Eintragungen vornehmen.

[x] Jeweils niedrigste Kalkulation des durchschnittlichen Stundenverrechnungssatzes zur Unterhaltsreinigung, Glas- und Rahmenreinigung sowie Grundreinigung (entspricht insgesamt 3 Kalkulationen) für das bzw. die angebotene/n Los/e

Es sind die aktuellen Pflichtwerte zu Beiträgen der Sozialversicherung sowie der geltende Tarifvertrag der Gebäudereiniger-Innung zu Grunde zu legen (Stichtag 01.10.2026).

[x] Nachweis über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung einschließlich der Angaben über die Deckungssumme im Schadensfall. Geforderte Summen siehe Vertragsbedingungen § 13.

[x] Der Bietende muss mindestens drei Referenzen nach Art und Umfang vergleichbarer Aufträge nachweisen. Die Referenzen betreffen laufende oder abgeschlossene Vertragsverhältnisse in der Unterhaltsreinigung aus den letzten 3 Jahren. Aktive Vertragsverhältnisse müssen seit mindestens 12 Monaten bestehen. Stichtag ist der Tag der Auftragsbekanntmachung.

Für die Angabe der Referenzen ist ausschließlich der folgende Vordruck zu verwenden. Bei Bedarf kann dieser kopiert werden. Es sind jedoch max. 3 Seiten einzureichen.

Referenzliste

Die vom Bieter benannten Referenzen müssen eine Überprüfung der Angaben durch den Auftraggeber ermöglichen. Hierzu sind für jede Referenz die in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben vollständig und zutreffend zu machen. Der Bieter hat zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe die ihm bekannten aktuellen Kontaktdaten der Ansprechpartner beim Referenzauftraggeber anzugeben. Ist dem Bieter bekannt, dass der benannte Ansprechpartner nicht mehr zuständig oder nicht mehr erreichbar ist, hat er einen geeigneten alternativen Ansprechpartner oder einen anderen geeigneten Nachweis zur Verifizierung der Referenz zu benennen. Kann eine Referenz aufgrund unvollständiger oder unzutreffender Angaben des Bieters nicht überprüft werden und wird die Überprüfbarkeit trotz entsprechender Aufforderung nicht hergestellt, kann die Referenz bei der Eignungsprüfung unberücksichtigt bleiben.

Zur Vermeidung datenschutzrechtlicher Bedenken der Referenzgeber ist die entsprechende Zustimmung zur Auskunftserteilung und, falls erforderlich, Übergabe referenzrelevanter Unterlagen zu erteilen.

Der Bieter erklärt mit Angebotsabgabe, dass die benannten Referenzauftraggeber berechtigt sind, dem Auftraggeber auf Anfrage Auskünfte zur Ausführung der Referenzleistung zu erteilen und, falls erforderlich, referenzrelevante Unterlagen zu übergeben. Die Einwilligung hierfür wird mit Angebotsabgabe erteilt bzw. auf Anforderung unverzüglich nachgereicht.

Die im Rahmen der Referenzabfrage erhobenen Informationen unterliegen der vergaberechtlichen Geheimhaltung sowie den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Angaben dienen ausschließlich der Prüfung der Eignung des Unternehmens im konkreten Vergabeverfahren und werden nach Abschluss des Vergabeverfahrens entsprechend den geltenden vergabe- und datenschutzrechtlichen Vorschriften behandelt.

[x] Schulungsnachweise zur Ausbildung und Qualifikation der Geschäftsführung bzw. Betriebsleitung sowie der Bereichs- oder Objektleitung zum Nachweis der Fachkunde

[x] Angaben der Ausstattung mit Maschinen in Bezug auf den Nachweis zur technischen Leistungsfähigkeit

[x] Personelle Angaben in Bezug auf den Nachweis der personellen Leistungsfähigkeit. Hierfür Angabe zur durchschnittlichen Anzahl der gewerblich Beschäftigten bezogen auf Reinigungsdienstleistungen für die vergangenen drei Geschäftsjahre:

[x] Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz des Dienstleistungsbereiches „Gebäudereinigung“ im Verhältnis zum Gesamtumsatz für die vergangenen drei Geschäftsjahre.

Leistungsfähigkeit

Der Bieter wird darauf hingewiesen, dass nur für die Lose ein Angebot abgegeben werden darf, die der tatsächlichen Leistungsfähigkeit des Bieters auch unter Berücksichtigung der Zeitspanne zwischen Angebotsabgabe und Vertragsbeginn entspricht. Sofern der Auftraggeber während der Prüfung und Wertungsphase des Angebotes feststellt, dass das Angebot nicht der Leistungsfähigkeit des Bieters entspricht, wird das gesamte Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Angebote und Loslimitierung

Die vergaberechtliche Leistungsfähigkeit vorausgesetzt, kann jeder Bieter maximal für 2 - zwei - Lose ein Angebot abgeben und maximal für zwei Lose einen Zuschlag erhalten, sofern er hierfür das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat.

Besichtigungstermine

Um eine Fehlkalkulation zu vermeiden, empfiehlt der Auftraggeber dringend die Besichtigung aller Objekte vor Abgabe des Angebots. In der Vergangenheit führten Reinigungsmängel bei mehreren Gebäuden zu Vertragsstrafen. Eine Besichtigung stellt sicher, dass alle baulichen Besonderheiten bekannt sind und die Kosten vertragskonform kalkuliert werden können.

Der Bieter hat dem Auftraggeber über die Vergabeplattform die Objekte, die er besichtigen möchte, bis zum 25.09.2026 schriftlich zu benennen. Die Vergabestelle wird dann eine Liste der zuständigen Ansprechpartner in den jeweiligen Einrichtungen übermitteln. Die Besichtigungen sind bis zum 09.10.2026 mit dem jeweiligen Ansprechpartner vor Ort zu vereinbaren. Der Bieter wird aufgefordert, sich an die vereinbarten Terminvorgaben zu halten, damit unnötige Störungen des Dienstbetriebes in den Objekten vermieden werden.

Hinweise zur Prüfung der Angebote

• Der Bieter wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber sich hinsichtlich der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Angebotes bezogen auf die Kalkulationen einen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen für das Gebäudereiniger-Handwerk hinzuzieht. Durch den unparteiischen und zugleich nicht am Angebotsverfahren beteiligten Gutachter festgestellte, Kalkulationen, die gesetzliche Vorgaben verletzen bzw. auffällig niedrige Kalkulationen, in denen der Bieter nach einmaliger, schriftlicher Aufklärung deren Auskömmlichkeit nicht seriös und plausibel darlegen kann, haben einen Ausschluss des Angebotes zur Folge.
• Der Bieter wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber sich bei Zweifeln am Angebot hinsichtlich der Leistungswerte vorbehält, die angebotene Reinigungsleistung (Reinigungs- leistung in m² / Stunde) durch Probereinigungen (einschließlich der erforderlichen Rüstzeiten) des Objektes / der Objekte durch den Bieter nachweisen zu lassen. Etwaige Probereinigungen werden vom Auftraggeber nicht vergütet. Der Auftraggeber behält sich außerdem vor, die Probereinigung/en von einem öffentlich bestellten und vereidigten Sach- verständigen für das Gebäudereiniger-Handwerk beaufsichtigen und bewerten zu lassen.

Der Bieter hat ansonsten bitte davon Abstand zu nehmen, weiterführende Firmenunterlagen (z.B. Firmenportfolien, Geschäftsberichte) einzureichen.

Mit der Einreichung der Unterlagen im Vergabeportal wird die Rechtsverbindlichkeit bestätigt und dass alle Angaben wahrheitsgemäß sind.