4_Leistungsbeschreibung TMBWK Petersberg.pdf

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Ausschreibung der Reinigungsdienstleistungen für das

Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur

Petersberg 15

99084 Erfurt

Leistungsbeschreibung

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1 GRUNDSÄTZLICHE VORBEMERKUNGEN ......................................................................................................... 3

1.1 ZIELE DER AUSSCHREIBUNG ................................................................................................................................ 3 1.2 BESCHREIBUNG DER REINIGUNGSOBJEKTE ............................................................................................................. 3 1.3 ANFORDERUNGEN AN DEN AN ............................................................................................................................ 3 1.4 VERTRAGSUMFANG........................................................................................................................................... 3 1.5 HAFTUNG ....................................................................................................................................................... 3 1.6 OBJEKTORGANISATION ...................................................................................................................................... 4 1.6.1 Objektverantwortlicher ........................................................................................................................... 4 1.6.1.1 Qualifikationen und Fachkunde ...................................................................................................................... 4 1.6.1.2 Präsenzpflicht und Einweisung ....................................................................................................................... 4 1.6.1.3 Qualitätskontrolle und Dokumentation .......................................................................................................... 4 1.6.1.4 Erreichbarkeit und Reaktion ........................................................................................................................... 5 1.6.2 Schlüssel/Transponder ............................................................................................................................ 5 1.6.3 Ausstattung Reinigungspersonal ............................................................................................................ 5 1.7 PERSONAL ....................................................................................................................................................... 5 1.7.1 Personaleinsatzlisten und Zustimmungspflicht ....................................................................................... 5 1.8 VERSCHWIEGENHEIT / GEHEIMNISSCHUTZ / DATENSCHUTZ ...................................................................................... 6

2 REINIGUNGSLEISTUNGEN .............................................................................................................................. 7

2.1 LEISTUNGSUMFANG REINIGUNG .......................................................................................................................... 7 2.2 NEBENLEISTUNGEN ........................................................................................................................................... 7 2.3 HILFS- UND ARBEITSMITTEL ................................................................................................................................ 7 2.4 QUALITÄTSANFORDERUNGEN UND FARBCODIERUNG ............................................................................................... 8 2.4.1 Qualitätsstandards .................................................................................................................................. 8 2.4.2 Leistungswerte ........................................................................................................................................ 9 2.4.3 Kontrollen ................................................................................................................................................ 9 2.5 UNTERHALTSREINIGUNG, GRUNDREINIGUNG U. EINPFLEGE, SONDERREINIGUNG, LIEFERUNG VERBRAUCHSMATERIAL .......... 9 2.5.1 Titel 1 – Unterhaltsreinigung .................................................................................................................. 9 2.5.1.1 Ausführungszeitraum ..................................................................................................................................... 9 2.5.1.2 Ausführung ................................................................................................................................................... 10 2.5.1.3 Durchschnittlicher Leistungswert.................................................................................................................. 10 2.5.1.4 Putzräume / Lagerräume .............................................................................................................................. 11 2.5.1.5 Revierpläne ................................................................................................................................................... 11 2.5.2 Titel 2 - Grundreinigung/ Einpflege bzw. Shampoonierung/Sprühextraktion ....................................... 11 2.5.2.1 Ausführungszeitraum ................................................................................................................................... 11 2.5.2.2 Ausführung ................................................................................................................................................... 12 2.5.3 Titel 4 – Sonderreinigungen .................................................................................................................. 12 2.5.3.1 Sonderreinigungen nach Stundenverrechnungssätzen ................................................................................. 12 2.5.3.2 Polsterreinigung ........................................................................................................................................... 13 2.5.4 Titel 5 - Verbrauchsmaterial .................................................................................................................. 13 2.6 GLAS- UND RAHMENREINIGUNG ........................................................................................................................ 15 2.6.1 Titel 3 - Glas- und Rahmenreinigung inkl. Falze und Beschläge ............................................................ 15 2.6.1.1 Ausführungszeitraum ................................................................................................................................... 15 2.6.1.2 Ausführung ................................................................................................................................................... 15

3 KALKULATION UND WERTUNG .................................................................................................................... 16

3.1 FLÄCHENANGABEN/ABZUGSFLÄCHEN ................................................................................................................. 16 3.2 LEISTUNGSVERZEICHNIS UND KALKULATIONSTABELLEN ........................................................................................... 16 3.3 WERTUNG .................................................................................................................................................... 16

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1 Grundsätzliche Vorbemerkungen

1.1 Ziele der Ausschreibung Der Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr (TLBV) als Auftraggeber (AG), beabsichtigt, die nachfolgenden Teilleistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements an einen externen Dienstleister als Auftragnehmer (AN) zu vergeben:

Unterhaltsreinigung Titel 1 Grundreinigung / Einpflege Titel 2 Glas- / Rahmenreinigung Titel 3 Sonderreinigungen Titel 4 Verbrauchsmaterial Titel 5

Durch die Vergabe der Leistungen erwartet der AG, einerseits den Ansprüchen des Freistaates Thüringen, der Nutzer sowie der Besucher angemessen Rechnung zu tragen. Andererseits ist das vorrangige Ziel, die infrastrukturellen Einrichtungen wirtschaftlich zu unterhalten. Dazu gehört der Betrieb der gesamten Liegenschaft unter Beachtung sicherheits- und umwelttechnischer Aspekte sowie die strikte Einhaltung aller geltenden Normen, Richtlinien, Gesetze und Anforderungen.

1.2 Beschreibung der Reinigungsobjekte Die angemietete Liegenschaft befindet sich auf dem Petersberg 15 in 99084 Erfurt. Es handelt sich um einen Verwaltungsstandort mit Büro- und Lagerflächen. Der Mietbereich ist über Aufzug Eingang Süd in die jeweilige Etage erschlossen. Die Liegenschaft wird durch mehrere Mietparteien genutzt. Die Gesamtnutzfläche des Th. Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur beträgt ca. 1.363,66 m². In der Mieteinheit sind ca. 43 Bedienstete beschäftigt. Gegenwärtig kann mit etwa 100-200 Besuchern pro Monat von Montag bis Freitag gerechnet werden. Ein Aufzug ist vorhanden.

1.3 Anforderungen an den AN Der AN muss ein für die ausgeschriebenen Leistungen qualifiziertes Fachunternehmen sein. Von dem ausgewählten Dienstleister wird erwartet, dass er eine für die Liegenschaft passende und effiziente Organisationsstruktur vorhält. Die Leistungserbringung soll dabei ausschließlich durch Stammpersonal erfolgen, das die gestellten Anforderungen erfüllt und entsprechend qualifiziert ist. Des Weiteren verpflichtet sich der AN, für die Leistungserbringung ausschließlich geeignete Werkzeuge, Maschinen, Betriebs-, Hilfsstoffe sowie Reinigungs- und Pflegemittel zu verwenden.

1.4 Vertragsumfang Der in dieser Ausschreibung definierte Leistungsumfang ist ein verbindlicher Vertragsbestandteil. Änderungen dieses Umfangs werden dem AN rechtzeitig in Textform mitgeteilt. Die vom AN im Angebot genannten Einheitspreise für die Dienstleistungen bleiben auch bei einer späteren Beauftragung fest und verbindlich. Bei Änderungen der benötigten Mengen erfolgt eine Anpassung des Leistungsentgeltes. Diese Anpassung basiert auf den Einheitspreisen, die im Leistungsverzeichnis oder den Kalkulationstabellen des AN aufgeführt sind. Das Leistungsverzeichnis, einschließlich der Flächenaufstellungen, wird bei Bedarf an den aktuellen Stand der Liegenschaft angepasst.

1.5 Haftung Der AN ist verpflichtet, für die Dauer der Leistungserbringung angemessene und ausreichende Sicherungsvorkehrungen zu treffen, um Schäden zu vermeiden.

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Der AN haftet für alle von ihm schuldhaft verursachten Personen-, Sach- und Vermögensschäden (einschließlich Bearbeitungsschäden), die im Rahmen der Erfüllung seiner vertraglich vereinbarten Leistungen entstehen.

Der AN verpflichtet sich, für die gesamte Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den nachfolgend genannten Mindestdeckungssummen abzuschließen und aufrechtzuerhalten. Der Nachweis über das Bestehen dieser Versicherung ist dem AG auf dessen Anforderung hin (erstmalig zwei Wochen vor Beginn der Auftragsausführung) vorzulegen.

Die Mindestdeckungssummen pro Schadensfall betragen:

Schlüsselverlustschäden 5.000,00 €

Die genannten Versicherungssummen müssen während eines Versicherungsjahres mindestens zweifach zur Verfügung stehen.

1.6 Objektorganisation 1.6.1 Objektverantwortlicher Der AN ist verpflichtet, für die gesamte Vertragsdauer einen kompetenten Objektverantwortlichen zu stellen. Die hierfür benannte Person dient als zentrale Ansprechperson für sämtliche Belange des Leistungsumfangs und ist die direkte Schnittstelle zwischen dem AG und dem AN.

Kernaufgaben des Objektverantwortlichen sind die Planung, Organisation, Koordination und Kontrolle eines reibungslosen Betriebsablaufs. Er hat die Sicherstellung eines konstant hohen Qualitätsstandards der erbrachten Leistungen sowie die kontinuierliche Kommunikation mit den Nutzern zur Gewährleistung ihrer Zufriedenheit zu gewährleisten.

1.6.1.1 Qualifikationen und Fachkunde Der Objektverantwortliche muss über die erforderliche Fachkunde verfügen und 3 Jahre Erfahrung als Objektverantwortlicher nachweisen können.

1.6.1.2 Präsenzpflicht und Einweisung Der Objektverantwortliche hat sich in der ersten Woche der Start-up-Phase an den Reinigungstagen im Objekt einzufinden. Anschließend ist eine Anwesenheit vierzehntäglich im ersten Quartal und danach mindestens einmal monatlich erforderlich. Ziel dieser Termine ist die Rücksprache mit den Nutzern, die Durchführung von Kontrollen sowie die Einweisung des Reinigungspersonals (einschließlich Vertretungskräften) in die Revierpläne und die spezifischen Gegebenheiten vor Ort. Bei einem späteren vollständigen Personalwechsel in der Unterhaltsreinigung ist eine Einweisung des neuen Personals analog der Start-up-Phase durchzuführen.

1.6.1.3 Qualitätskontrolle und Dokumentation Der Objektverantwortliche muss regelmäßige Qualitätskontrollen durchführen, mindestens einmal pro Monat, entweder selbstständig oder nach Abstimmung mit den Nutzern. Wichtig: Die Kontrollfunktion darf nicht von Personal wahrgenommen werden, das selbst an den zu überwachenden Reinigungsarbeiten beteiligt ist. Die Ergebnisse der Kontrollen sowie daraus resultierende Maßnahmen sind schriftlich zu protokollieren und dem AG zeitnah sowie auf Anforderung zu übermitteln.

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1.6.1.4 Erreichbarkeit und Reaktion Der Objektverantwortliche muss während der üblichen Geschäftszeiten für den AG oder die Nutzer telefonisch erreichbar sein. Bei Havariefällen oder dringendem Bedarf hat sich der Objektverantwortliche oder ein anderer bevollmächtigter und entscheidungsbefugter Vertreter des AN unverzüglich vor Ort einzufinden.

1.6.2 Schlüssel/Transponder Der AN erhält zur Durchführung seiner Tätigkeiten einen Generalschlüssel ausgehändigt. Detaillierte Abstimmungen erfolgen vor Auftragsbeginn zwischen dem Nutzer und dem AN.

1.6.3 Ausstattung Reinigungspersonal Der AN hat das mit der Reinigung beauftragte Personal mit einheitlicher Arbeitskleidung und einem Lichtbildausweis auszustatten, der zum Betreten des Gebäudes berechtigt. Dieser Ausweis ist den Nutzern oder dem Auftraggeber (AG) auf Verlangen vorzulegen. Scheidet ein Mitarbeiter aus, hat der AN den entsprechenden Ausweis unverzüglich einzuziehen. Personen, die vom AN nicht mit der Reinigung des Objekts beauftragt sind, ist der Zutritt zum Objekt untersagt. Ebenso ist das Mitbringen von Tieren in das Objekt nicht gestattet.

1.7 Personal Der AN ist allein verantwortlich für die Bereitstellung der zur Leistungserbringung erforderlichen Arbeitskräfte und verpflichtet sich, ausschließlich zuverlässiges Personal einzusetzen. Personen unter 18 Jahren dürfen nicht beschäftigt werden, ausgenommen sind Auszubildende im einschlägigen Beruf.

Sofern Deutsch nicht die Muttersprache des eingesetzten Personals ist, ist der Nachweis über Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) zu erbringen. Der Nachweis erfolgt durch ein anerkanntes Zertifikat (z. B. Goethe-Institut, telc, TestDaF), das vor Einsatz im Objekt vorzulegen ist.

Der AN hat jederzeit sicherzustellen, dass Personalausfälle, beispielsweise durch Krankheit oder Urlaub, nicht zu einer Beeinträchtigung der Reinigungsleistungen führen. Für Vertretungsfälle ist jederzeit fachlich gleichwertiges Personal vorzuhalten und einzusetzen.

Das eingesetzte Personal soll bereits über einschlägige Erfahrung in der gewerblichen Reinigung verfügen und mit den spezifischen Reinigungsverfahren für Bodenbeläge, Einrichtungen, Glas- und Rahmenflächen sowie Sonderreinigungen vertraut sein. Ferner muss das Personal im Umgang mit Reinigungs- und Desinfektionsmitteln sowie den erforderlichen technischen Einrichtungen, Anlagen und Geräten (z.B. Reinigungsmaschinen) geschult und sachkundig sein.

Arbeitskräfte, die an einer Krankheit nach §§ 6 bzw. 34 IfSG (Infektionsschutzgesetz) erkrankt oder dessen verdächtig bzw. verlaust sind, dürfen die Räumlichkeiten nicht betreten und die Einrichtungen nicht benutzen, bis nach dem Urteil des behandelnden Arztes oder des Gesundheitsamtes eine Weiterverbreitung der Krankheit durch sie nicht mehr zu befürchten ist.

1.7.1 Personaleinsatzlisten und Zustimmungspflicht Der AG legt großen Wert auf den Einsatz von Stammpersonal, um einen ständigen Personalwechsel zu vermeiden. Der AG behält sich ein Mitspracherecht bei der Auswahl des im Objekt eingesetzten Personals vor und ist berechtigt, Mitarbeiter ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

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Der Einsatz von Personal – sowohl bei Auftragsbeginn als auch bei jedem späteren Personalwechsel oder Nachbesetzungen im laufenden Betrieb – ist zwingend an die vorherige Vorlage und Prüfung der geforderten Unterlagen gebunden.

Hierzu hat der AN dem AG spätestens zwei Wochen vor Auftragsbeginn sowie unaufgefordert vor jedem geplanten Personalwechsel eine aktuelle Personaleinsatzliste (Stamm- und Vertretungspersonal für Unterhalts-, Glas- und Sonderreinigung sowie Objektverantwortliche) auf Basis der AG-Vorlage einzureichen.

Zeitgleich und ausnahmslos sind für jeden einzusetzenden Mitarbeiter folgende Unterlagen vorzulegen:

 verbindliche Eigenerklärung nach AG-Muster1, welche bestätigt, dass keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis vorliegen

 Nachweis über Deutschkenntnisse (mindestens Niveau B1 GER) für Personal, dessen Muttersprache nicht Deutsch ist, durch anerkannte Zertifikate (z. B. telc, Goethe-Institut) oder gleichwertige Abschlüsse

Wichtiger Hinweis: Der Einsatz neuen Personals darf erst nach ausdrücklicher Zustimmung des AG erfolgen. Ohne die vorherige Einreichung und Freigabe der vollständigen Unterlagen ist der Einsatz im Objekt strikt untersagt.

Der AN sichert zu, dass die personenbezogenen Daten des eingesetzten Personals unter strikter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhoben wurden. Diese Daten werden vom AG ausschließlich zum Zweck der Vertragsdurchführung gespeichert und in diesem Zusammenhang nur an die nutzende Dienststelle weitergegeben.

1.8 Verschwiegenheit / Geheimnisschutz / Datenschutz Der AN sowie das mit der Reinigung beauftragte Personal sind zu striktester Vertraulichkeit verpflichtet. Es ist dem Personal untersagt, Einsicht in Schriftstücke, Akten oder sonstige Dokumente zu nehmen, die sich in den Diensträumen befinden. Sie haben über alle dienstlichen und sonstigen Angelegenheiten, von denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangen, Stillschweigen zu bewahren. Das unbefugte Öffnen von Schränken, Schubladen oder ähnlichen Behältnissen sowie die private Nutzung von Telefonen und IT-Technik des AG sind ausdrücklich untersagt.

Der AN verpflichtet seine Mitarbeiter zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Ein schriftlicher Nachweis dieser Verpflichtung ist dem AG auf Verlangen vorzulegen. Der AN gewährleistet, dass alle ihm im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen Geschäfts-, Dienst- und Betriebsgeheimnisse auch über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus streng vertraulich behandelt werden.

Darüber hinaus wird das eingesetzte Personal einer Verpflichtung gemäß § 1 Abs. 1 bis 3 des Verpflichtungsgesetzes (vom 02.03.1974 in der jeweils geltenden Fassung) unterzogen. Der AN verpflichtet sich zur aktiven Mitwirkung an dieser Maßnahme und hat sein Personal entsprechend zu informieren. Die Kosten für den Personalaufwand im Zusammenhang mit dieser Verpflichtung trägt der AN. Der Termin für die Durchführung dieser Verpflichtung ist mit dem zuständigen Objektsachbearbeiter des AG abzustimmen.

1 Anlage 1_Eigenerklärung Führungszeugnisse

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2 Reinigungsleistungen

2.1 Leistungsumfang Reinigung Der Leistungsumfang ist unterteilt in die Teilleistungen Unterhaltsreinigung, Grundreinigung und Einpflege, Glas- und Rahmenreinigung sowie Sonderreinigungen und die Lieferung von Verbrauchsmaterial.

Müssen zur Durchführung von Reinigungsmaßnahmen Gegenstände bewegt oder entfernt werden, hat dies mit größter Sorgfalt und Vorsicht zu geschehen. Nach Abschluss der Arbeiten sind sämtliche Gegenstände unbeschadet an ihren ursprünglichen Standorten wieder zu platzieren.

2.2 Nebenleistungen Folgende Leistungen sind Nebenleistungen, die ohne ausdrückliche Erwähnung zum Leistungsumfang des AN gehören und nicht gesondert vergütet werden. Sie sind in die Einheitspreise einkalkuliert:

• Heranbringen von Wasser und Energie zum jeweiligen Einsatzort • Bereitstellung aller benötigten Geräte, Maschinen und technischen Hilfsmittel (z.B. Leitern, Hubbühnen, Klettertechnik, Rollgerüste u.ä.), Reinigungs- und Pflegemittel sowie sonstiger Materialien und Hilfs- und Arbeitsmittel (Absperrungen) • Transport der genannten Stoffe und Geräte zum Objekt und zurück • Umstellen von fahr- und tragbaren Einrichtungsgegenständen zur Durchführung der Reinigung • Reinigung der dem AN zur Verfügung gestellten Putz- u. Abstellräume • Reinigung der eingesetzten Maschinen und Geräte nach Gebrauch • Entfernung sämtlicher Abfälle und Verunreinigungen, die bei der Reinigung anfallen • Aufstellen von Warn- und Hinweisschildern zur Objektsicherung und Absicherung des Arbeitsbereichs • umweltgerechte Entsorgung von Verbrauchsstoffen, leerer Reinigungsmittelbehälter und Verpackungen etc. • Lieferung sämtlicher Reinigungs- und Pflegemittel • ggf. Verschließen der Fenster und Türen sowie Ausschalten des Lichts nach Beendigung der Reinigung • An- und Abfahrt zu den vertraglichen Reinigungsobjekten

2.3 Hilfs- und Arbeitsmittel Der AN stellt sämtliche für die Leistungserbringung erforderlichen Materialien auf eigene Kosten bereit. Dies umfasst Reinigungsgeräte, Reinigungsmittel und sonstige Arbeits- und Hilfsmittel. Eine gesonderte Vergütung hierfür erfolgt nicht.

Alle eingesetzten Geräte und Maschinen müssen sich in einem technisch einwandfreien Zustand befinden, den geltenden Unfallverhütungsvorschriften entsprechen und über alle erforderlichen Prüfungen zur Betriebssicherheit verfügen. Eine detaillierte Auflistung dieser Geräte ist dem Auftraggeber (AG) nach Auftragserteilung und auf Aufforderung hin vorzulegen.

Reinigungsarbeiten sind stets unter Berücksichtigung der Empfindlichkeit der jeweiligen Anlagen durchzuführen. Der Einsatz von Maschinen und Geräten, einschließlich Reinigungsautomaten und technischer Hilfsmittel (z.B. Leitern, Hebebühnen), darf nur erfolgen, wenn hierdurch jegliche Schäden an den Anlagen ausgeschlossen werden können und die zulässige Bodenpressung nicht überschritten wird (Grundsatz der werterhaltenden Reinigung). Der AN haftet für alle

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Schäden, die durch unsachgemäße Reinigung oder den fehlerhaften Einsatz technischer Hilfsmittel entstehen.

Für die Reinigung von Flächen, die vom Boden aus nicht sicher erreichbar sind, hat der AN die notwendigen technischen Hilfsmittel (z.B. Leitern, Steiger, Rollgerüste) auf eigene Kosten bereitzustellen. Die Kosten hierfür sind in die Einheitspreise einzukalkulieren, der Bedarf ist vor Angebotsabgabe zu ermitteln.

Der AN gewährleistet den ausschließlichen Einsatz farb- und umweltschonender sowie zertifizierter Reinigungs- und Desinfektionsmittel. Desinfektionsmittel müssen DGHM-gelistet und Reinigungsmittel primär beim Umweltbundesamt registriert sein. Der AN ist zur Vorlage aller Eignungsnachweise und Sicherheitsdatenblätter verpflichtet. Die Dosierung hat effizient mittels Dosierhilfen zu erfolgen; unnötiger Verbrauch ist zu vermeiden. Die umweltgerechte Entsorgung der Verbrauchsstoffe obliegt dem AN. Der AG behält sich vor, bestimmte Produkte vorzuschreiben.

Wasser und Strom werden unentgeltlich gestellt, wobei der AN zum sparsamen Umgang verpflichtet ist. Die Entnahme und Entsorgung von Wasser/Schmutzwasser darf nur an den vorgesehenen Stellen erfolgen. Das Aufstellen von Waschmaschinen ist untersagt.

2.4 Qualitätsanforderungen und Farbcodierung Der AG legt größten Wert auf einen stets sauberen und hygienisch einwandfreien Zustand seiner Immobilie, um den hohen Ansprüchen der Nutzer und Besucher gerecht zu werden. Alle Reinigungsarbeiten müssen nach den aktuellen fachlichen Standards des Gebäudereiniger- Handwerks ausgeführt werden.

Zur Gewährleistung einer hygienisch sauberen Reinigung aller Gegenstände oberhalb des Bodens ist eine strikte Trennung der Reinigungsbereiche erforderlich. Der AN ist verpflichtet, für diese klar voneinander abgegrenzten Bereiche unterschiedlich farbige Eimer und Reinigungstextilien (Tücher) zu verwenden.

Die festgelegte Farbcodierung für die sogenannten "Obenarbeiten" lautet wie folgt:

• Rot: Für die Reinigung von WCs und Urinalen. • Gelb: Für die Reinigung der übrigen sanitären Ausstattung/Einrichtungen und Abfalleimer. • Blau: Für die Reinigung von Mobiliar, Türen und sonstigen Einrichtungsgegenständen.

Eine zusätzliche Unterteilung in weitere Farbcodes für spezifische Bereiche ist bei Bedarf möglich.

2.4.1 Qualitätsstandards Bei der Durchführung der Reinigungsleistungen sind folgende Qualitätsstandards zwingend einzuhalten:

Der AN gewährleistet, dass das Personal die zu reinigenden Räumlichkeiten unter Wahrung der Privatsphäre der Nutzer betritt und sorgfältig mit dem Eigentum der Mitarbeiter und Nutzer umgeht. Zudem ist ein freundliches und respektvolles Verhalten gegenüber den Mitarbeitern des AG und der Nutzer zu zeigen.

Die Durchführung und Nachbereitung der Reinigungsarbeiten müssen unter Beachtung wirtschaftlicher und ökologischer Aspekte sowie unter Einhaltung der geltenden hygienischen

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Grundsätze erfolgen. Dies schließt die Verwendung von ausreichend sauberem Wasser sowie einsatzbereiten, sauberen Reinigungsgeräten ein.

Der AN hat die Reinigungsarbeiten ohne Beschädigung oder Zerstörung der Immobilien und Einrichtungen durchzuführen und sicherzustellen, dass das Reinigungspersonal gemäß den gesetzlichen Vorgaben, aktuellen Standards und vertraglichen Vereinbarungen geschult und unterwiesen ist.

Schließlich ist die Verwendung von Dosierhilfen sowie ein sparsamer und umweltgerechter Verbrauch von Strom, Wasser, Reinigungsmitteln und sonstigen Verbrauchsstoffen zu gewährleisten.

2.4.2 Leistungswerte Die Leistungswerte stellen einen maßgeblichen Faktor für die zu gewährleistende Qualität der Reinigungsdienstleistungen dar. Ein niedrigerer Leistungswert indiziert tendenziell eine höhere Qualität der angebotenen Leistungen. Der AG ist der Auffassung, dass die Einhaltung der angestrebten Qualität sowie eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung nur gewährleistet werden, wenn ein definierter maximaler durchschnittlicher Leistungswert nicht überschritten wird und eine bestimmte Mindestanzahl an Arbeitsstunden im Objekt erbracht wird. Der AG erachtet die Einhaltung des im Leistungsverzeichnis genannten maximalen durchschnittlichen Leistungswertes als zwingend für die Sicherstellung der geforderten Dienstleistungsqualität. Folglich begründen der seitens des AN angebotene durchschnittliche Leistungswert sowie die daraus resultierenden jährlichen Reinigungsstunden – neben der erfolgreichen Erbringung der geschuldeten Reinigungsleistungen – eine wesentliche Hauptleistungspflicht im Rahmen dieses Vertrages.

2.4.3 Kontrollen Die vom AN erbrachten Leistungen unterliegen der regelmäßigen Überwachung durch den AG mittels unangekündigter Stichproben. Diese Kontrollen erstrecken sich insbesondere auf die Überprüfung der qualitativen und quantitativen Vertragserfüllung (einschließlich der Durchführung von Nutzerbefragungen) sowie auf die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften aus den Bereichen Arbeitssicherheit und Umweltschutz.

2.5 Unterhaltsreinigung, Grundreinigung u. Einpflege, Sonderreinigung, Lieferung Verbrauchsmaterial 2.5.1 Titel 1 – Unterhaltsreinigung 2.5.1.1 Ausführungszeitraum Die Unterhaltsreinigung ist wie folgt zu erbringen:

Die Ausführungszeiten der Reinigungsleistungen können nach vorheriger Abstimmung mit dem AN jederzeit an die Anforderungen des AG angepasst werden.

Bei der Durchführung der Reinigungsarbeiten sind Störungen des Dienstbetriebes weitestgehend zu vermeiden. Bei Bedarf ist der Beginn der Reinigungsarbeiten an die Erfordernisse des Dienstbetriebes anzupassen.

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Unterhaltsreinigungen, die aufgrund von Feiertagen nicht durchgeführt werden können (bei einer Häufigkeit von 1-mal oder 2-mal pro Woche bzw. bei monatlichen/jährlichen Reinigungen), sind entweder vor- oder nachzuarbeiten. Die detaillierte Berechnung der einzelnen Reinigungshäufigkeiten ist dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

2.5.1.2 Ausführung Die Unterhalts-, Sicht- und Zusatzreinigungen etc. sind entsprechend der Anlage zur Leistungsbeschreibung „Reinigungsstandards“2 auszuführen.

Die entsprechenden Reinigungshäufigkeiten sind den im Leistungsverzeichnis enthaltenen Bodenflächentabellen bzw. den Kalkulationstabellen zu entnehmen. Die bezeichneten Reinigungsverfahren und Ziele (z.B. saugen, nass wischen, feucht reinigen, kehren etc.) sind entsprechend den Richtlinien des Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks definiert.

Die Abfallentsorgung ist während der Unterhaltsreinigung durchzuführen, wobei das in den Gebäuden vorhandene System der Mülltrennung zwingend einzuhalten ist. Der AN liefert und bestück die benötigten Müllbeutel und Abfallsäcke. Die getrennt erfassten Abfälle sind in die dafür vorgesehenen, bereitgestellten zentralen Behälter bzw. Sammelstellen zu entsorgen. Der Restmüllcontainer, die Papiertonnen und Wertstofftonnen für Verpackungsmaterialien (Grüner Punkt) befinden sich außerhalb der Dienstgebäude. Es ist kein Glascontainer vorhanden. Der durch die längeren Laufwege entstehende Mehraufwand ist in die Kalkulation der Einheitspreise einzureisen.

Bei kleineren Renovierungsmaßnahmen, Instandsetzungen und Umbauten sind die erforderlichen Reinigungsarbeiten im Rahmen der Unterhaltsreinigung und ohne gesonderte Vergütung zu erbringen, sofern sie den üblichen Umfang nicht überschreiten. Erfordern jedoch größere Instandsetzungs-, Bau- oder Renovierungsarbeiten außergewöhnliche Reinigungsleistungen, muss die Vergütung hierfür rechtzeitig vor der Ausführung schriftlich mit dem Auftraggeber (AG) vereinbart werden. Grundlage für diese Vergütung sind die Stundenverrechnungssätze gemäß dem Leistungsverzeichnis (Titel 4 Sonderreinigungen). Erfolgt keine schriftliche Vereinbarung, entfällt die zusätzliche Vergütung.

2.5.1.3 Durchschnittlicher Leistungswert Der in der Datei „5_Leistungsverzeichnis“ im Tabellenblatt „Leistungsverzeichnis“ benannte maximale durchschnittliche Leistungswert für die Unterhaltsreinigung errechnet sich aus der Division des Produkts von Fläche und Reinigungstagen pro Jahr durch die errechneten Stunden pro Jahr.

Der benannte Leistungswert und die sich hieraus ergebenden Reinigungsstunden im Objekt beschreiben die geforderte Qualität der zu erbringenden Reinigungsleistungen und sind immanenter Bestandteil der Leistungsbeschreibung.

Daher kann der Zuschlag auf ein Angebot mit einem durchschnittlichen Leistungswert von mehr als den in obiger Tabelle genannten Leistungswerten nicht erteilt werden. Ein Angebot mit einem höheren durchschnittlichen Leistungswert, wird gemäß § 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO bzw. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV von der Wertung ausgeschlossen. Eine Unterschreitung ist möglich.

2 Anlage 1_Reinigungsstandards

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Bei der Erstellung der Kalkulation sind die Ausführungen in den Bewerbungsbedingungen und ergänzenden Vertragsbedingungen zu beachten.

2.5.1.4 Putzräume / Lagerräume Dem AN werden die nachfolgenden Putzräume zur Bevorratung von Reinigungsmitteln, kleineren Reinigungsgeräten und Verbrauchsmaterialien unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Während der Vertragslaufzeit obliegt die Reinigung und Sauberhaltung dieser Räume dem AN. Nach Vertragsende sind sämtliche Räume in einem ordnungsgemäßen, sauberen Zustand zu übergeben. Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses hat der AN am Tage der letzten Reinigung sämtliche von ihm eingesetzten Maschinen, Geräte und Materialien aus dem Gebäude herauszunehmen.

Putzmittelraum in WC Anlage

2.5.1.5 Revierpläne Unverzüglich nach Auftragserteilung hat der AN die Reinigungsabläufe mit den Nutzern bzw. dem AG konkret abzustimmen und detaillierte Revierpläne entsprechend der Mustervorlage zu erstellen. In den Revierplänen muss explizit festgelegt sein, welche Räume an welchen Tagen gereinigt werden und welche Reinigungen durchgeführt werden.

Spätestens 2 Wochen vor Auftragsbeginn hat er die Revierpläne dem AG zur Abstimmung und Prüfung vorab per E-Mail zur Verfügung zu stellen. Nach Zustimmung sind die abgestimmten Revierpläne unverzüglich in elektronischer Form und in Papierform an den benannten Objektsachbearbeiter des AG zu übersenden. Ändern sich während der Vertragslaufzeit die Reinigungshäufigkeiten, die Nutzung oder anderes, so sind die Pläne immer an den aktuellen Stand anzupassen und ohne Aufforderung dem AG zur Verfügung zu stellen.

2.5.2 Titel 2 - Grundreinigung/ Einpflege bzw. Shampoonierung/Sprühextraktion 2.5.2.1 Ausführungszeitraum Die Durchführung der im Leistungsverzeichnis unter Titel 2 genannten Grundreinigungen/ Einpflegearbeiten (Bedarfsreinigungen) wird durch den AG gesondert beauftragt. Die Beauftragung muss auch nicht zwingend für die gesamten Räume (siehe Leistungsverzeichnis) erfolgen. Eine Beauftragung von nur einzelnen Räumen ist möglich.

Die Reinigungsleistungen sind in der Regel außerhalb der Dienstzeiten jedoch immer nach vorheriger Absprache mit dem Nutzervertreter und Bekanntgabe an den AG durchzuführen:

Die Ausführungszeiten sind nicht feststehend, sondern können entsprechend den Anforderungen des AG nach vorheriger Abstimmung mit dem AN jederzeit geändert werden.

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2.5.2.2 Ausführung Der AN muss vor Beginn der Grundreinigung/Einpflege bzw. Shampoonieren / Sprühextraktion das bewegliche Mobiliar aus den zu reinigenden Räumen herausräumen und dieses nach Beendigung der Arbeiten wieder an den Ursprungsstandort zurückstellen. Schränke, Regale und Festeinbauten sowie Kunstwerke sind nicht abzubauen und auszuräumen. Bei der Ausführung dürfen Einrichtungsgegenstände und Kunstwerke nicht beschädigt werden.

Diese Leistungen werden gesondert nach Anzahl der erbrachten Stunden (vom Nutzer gegengezeichneter Nachweis erforderlich) zu dem in Pos. 2.10 des Leistungsverzeichnisses vereinbarten Stundenverrechnungssatz abgerechnet. Als Arbeitsstunden werden dabei die Stunden vor Ort gerechnet. Kleinstmögliche Abrechnungseinheit ist ½ Stunde.

Der AN hat dem AG immer vor Beginn der Arbeiten (spätestens eine Woche vor Ausführung) eine Liste der zum Einsatz kommenden Reinigungsmittel- und -geräte unaufgefordert zu übersenden.

Werden dem AN Pflegeanleitungen zur Verfügung gestellt, sind die dortigen Vorgaben zwingend einzuhalten. Können dem AN keine Pflegeanleitungen zu den Bodenbelägen zur Verfügung gestellt werden, so ist er verpflichtet, vorab eine Probereinigung an einer unauffälligen Stelle durchzuführen. Die Probereinigung dient in diesem Fall der Beurteilung, ob die vorgesehenen Reinigungsmittel und die Reinigungstechnik geeignet sind, die Leistung auszuführen.

Die bezeichneten Reinigungsverfahren (Grundreinigung, Einpflege, Shampoonierung, Sprühextraktion etc.) und Ziele sind entsprechend den Richtlinien des Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks definiert.

Bei der Durchführung dürfen Einrichtungsgegenstände nicht beschädigt werden. Das sich in den Räumen befindliche Mobiliar ist vor Nässe zu schützen. Es ist darauf zu achten, dass keine Feuchtigkeit unter die Einrichtungsgegenstände läuft. Mobiliar, Tapeten, Wände, Sockelleisten u.a. dürfen nicht mit dem Pflegefilm verunreinigt werden.

Der AN ist verpflichtet, nach Durchführung der Arbeiten zu prüfen, dass sämtliches Reinigungspersonal das Gebäude verlassen hat und die Arbeiten vollständig, fachgerecht und gründlich ausgeführt worden sind. Bei Mängeln in der Ausführung der Grundreinigung und Einpflege hat eine sofortige Nachbesserung zu erfolgen.

2.5.3 Titel 4 – Sonderreinigungen 2.5.3.1 Sonderreinigungen nach Stundenverrechnungssätzen Sonderreinigungen definieren sich als Leistungen, die über den vertraglich fixierten Rahmen der Unterhaltsreinigung sowie Glas- u. Rahmenreinigung hinausgehen und einer separaten Beauftragung durch den Auftraggeber (AG) bedürfen. Die Beauftragung erfolgt ausschließlich nach Bedarf und kann sich auf die Gesamtheit oder lediglich auf Teilbereiche bzw. einzelne Räume des Objekts beziehen.

Der AN ist verpflichtet, dem AG im Vorfeld einer Beauftragung auf Anforderung einen entsprechenden Kostenvoranschlag zu unterbreiten, der die Angaben zur projektierten Reinigungszeit beinhaltet.

Die Abrechnung dieser Reinigungen erfolgt nach den vereinbarten Stundenverrechnungssätzen und Einzelpreisen gemäß Titel 4 des Leistungsverzeichnisses, basierend auf der Anzahl der tatsächlich erbrachten Stunden bzw. Reinigungen. Hierfür ist ein vom Nutzer/AG

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gegengezeichneter Nachweis erforderlich. Als Arbeitsstunden gelten ausschließlich die im Objekt erbrachten Stunden. Die kleinstmögliche Abrechnungseinheit beträgt 0,5 Stunden.

Die Vergütung der An- und Abfahrtspauschale erfolgt lediglich bei nachweislicher Notwendigkeit und ist auf maximal einmal pro separaten Einsatz und Tag zum vereinbarten Einzelpreis limitiert. Die Bezahlung der An- und Abfahrtspauschale entfällt, wenn ein Einsatz unmittelbar vor oder im Anschluss an die tägliche Arbeitszeit der Reinigungskräfte erfolgt und somit keine zusätzliche An- und Abfahrt erforderlich ist.

2.5.3.2 Polsterreinigung Die abgefragten Polstereinigungen gemäß Titel 4 unter Pos. 4.10, 4.20 werden nur im Bedarfsfalle beauftragt.

Die zur Reinigung vorgesehenen Stühle befinden sich in den einzelnen Räumlichkeiten (Büros, Beratungsräumen usw.). Die Sammlung und Bereitstellung der Stühle zur Reinigung erfolgen durch den Nutzer.

Die Arbeiten sind in der Regel außerhalb der Dienstzeiten durchzuführen:

Die für die Reinigung erforderlichen Reinigungs- und Pflegemittel sowie technischen Hilfsmittel sind vom AN zu stellen und in die Preise einzurechnen. Eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.

Polstermöbel müssen zuerst gründlich gesaugt und anschließend tiefgehend gereinigt werden, indem sie mit einem passenden Mittel shampooniert oder sprühextrahiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht zu viel Nässe verwendet wird. Nach der Behandlung müssen die Polster wieder abgesaugt werden. Die Gestelle der Möbel sind feucht abzuwischen.

Nach Abschluss der Polsterreinigung haben die Oberflächen frei von Flecken, haftenden Verschmutzungen und sonstigen Rückständen zu sein. Die Polster sollen aufgefrischt, der eingedrungene Staub, Bakterien, Milben sowie unangenehme Gerüche beseitigt sein. Die Polster müssen zeitnah nach dem Reinigungsprozess wieder trocken und gebrauchsfähig sein. Die eingesetzten Mittel sollen eine rasche Wiederanschmutzung verhindern.

Stoffverfärbungen und sonstige Beschädigungen der Polster sind zu vermeiden und gehen im Schadensfall zulasten des AN. Vor der Durchführung der Reinigungsarbeiten hat sich der AN vom einwandfreien Zustand der Möbel zu überzeugen und etwaige Mängel unverzüglich zu melden. Im Falle einer Funktionsbeeinträchtigung der Möbel, die auf eine unsachgemäße Reinigung zurückzuführen ist, trägt der AN die Reparaturkosten.

2.5.4 Titel 5 - Verbrauchsmaterial Der AN ist verpflichtet, die im Leistungsverzeichnis definierten Verbrauchsmaterialien bedarfsgerecht zu liefern und vorzuhalten. Dies umfasst die kontinuierliche Überwachung der Bestände, die rechtzeitige Nachbestellung sowie die fachgerechte Bestückung der Spendersysteme im Objekt.

Die Anlieferung der vom AN zu beschaffenden Materialien hat ausschließlich innerhalb der ortsüblichen Geschäftszeiten des Nutzers zu erfolgen. Der AN stellt sicher, dass das eingesetzte Personal die Waren vor Ort entgegennimmt und unverzüglich in den unter Punkt 2.5.1.4

13 Leistungsbeschreibung

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genannten Räumlichkeiten fachgerecht einlagert. Eine Annahme durch Personal des AG ist ausgeschlossen.

Der AN hat sich die angelieferten Mengen bei der Anlieferung vom Nutzer durch Gegenzeichnung des Lieferscheins bestätigen zu lassen. Diese quittierten Belege sind der jeweiligen monatlichen Abrechnung zwingend beizufügen. Ohne entsprechenden Nachweis besteht kein Vergütungsanspruch für die gelieferten Mengen.

Der AG behält sich das Recht vor, die vom AN gemeldeten Verbrauchsmengen jederzeit stichprobenartig zu überprüfen. Sollten Unregelmäßigkeiten oder ein Missverhältnis zwischen gelieferten Mengen und tatsächlichem Bedarf festgestellt werden, ist der AN zur sofortigen Aufklärung und Dokumentation verpflichtet.

Der AG behält sich vor, einzelne oder alle Verbrauchsmaterialien im Wege der Selbstbeschaffung bereitzustellen, sofern dies aus wirtschaftlichen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist. In diesem Fall entfällt der entsprechende Vergütungsanteil des AN für die Materialbeschaffung; die Verpflichtung des AN zur Bestückung und Überwachung bleibt hiervon unberührt. Im Objekt sind die folgenden Spendersysteme vorhanden

In nachfolgend aufgeführter Tabelle sind die zu liefernden Verbrauchsmaterialien aufgeführt.

14 Leistungsbeschreibung

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2.6 Glas- und Rahmenreinigung 2.6.1 Titel 3 - Glas- und Rahmenreinigung inkl. Falze und Beschläge 2.6.1.1 Ausführungszeitraum Die Glas- und Rahmenreinigung ist von

Freitag

aber immer nach vorheriger Abstimmung und rechtzeitiger Anmeldung (spätestens 2 Wochen vor Ausführungsbeginn) zu erbringen. Die einmalige Durchführung der Glas- und Rahmenreinigung soll spätestens nach 3 Werktagen abgeschlossen sein.

Die erste Reinigung hat in den Monaten März/April und die zweite Reinigung in den Monaten Oktober/November zu erfolgen. Der AN hat jährlich - zu Beginn des Kalenderjahres- die vorgesehenen Ausführungstermine Glasreinigung unaufgefordert beim AG und Nutzer anzuzeigen und abzustimmen. Wünscht der Nutzer einen anderen Ausführungstermin, hat der AN unverzüglich einen Alternativtermin zu benennen

Die Ausführungszeiten sind nicht feststehend, sondern können entsprechend den Anforderungen des Nutzers nach vorheriger Abstimmung mit dem AN jederzeit geändert werden. Die Ausführungshäufigkeit ist dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

2.6.1.2 Ausführung Alle angegebenen Glas- und Rahmenflächen sind einseitig aufgemessen, jedoch soweit nicht anders beschrieben zweiseitig zu reinigen.

Die örtlichen Gegebenheiten und Besonderheiten sind zu beachten. Insbesondere ist die Zugänglichkeit der Fenster und Glasflächen zu berücksichtigen und entsprechend einzukalkulieren (z.B. Einsatz von Hebebühnen, wie feststehende Glasteile, Fassaden u.a.).

Insbesondere bei den Glasflächen mit Oberlicht oder dem Windfang ist das Aufstellen von Hilfsmitteln (wie Tritte, Gerüste, Leiter oder ähnliches) ratsam, da diese über 2m Arbeitshöhe aufweisen.

Für die Durchführung der Glas- und Rahmenreinigung gilt, dass angrenzende Flächen (auch Fassade) oder Gegenstände als Folge der Reinigung nicht verschmutzt werden dürfen bzw. ihr Reinigungszustand nicht verschlechtert werden darf. Im Falle einer Verschmutzung angrenzender Flächen oder Gegenstände muss der AN für eine sofortige und vollständige Reinigung dieser Flächen sorgen. Diese Arbeiten werden nicht gesondert vergütet.

Die ein-, zwei- oder mehrseitige Reinigung der Glasflächen entsprechend des Leistungsverzeichnisses und die Reinigung der gesamten Rahmenflächen (Beschläge, Scharniere und Fensterfalze sowie sämtlicher Außenfensterbänke) hat nach den Richtlinien des Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks zu erfolgen. Ziel sind verkrustungs-, belag-, staub- und schlierenfreie Glas- und Rahmenflächen.

15 Leistungsbeschreibung

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3 Kalkulation und Wertung

3.1 Flächenangaben/Abzugsflächen Die angegebenen Flächen sind die tatsächlichen aufgemessenen Raumgrundflächen nach DIN 277 Teil 2. Abzugsflächen sind im Rahmen der Objektbegehung bzw. unter Beachtung der Abzugsflächen entsprechend üblicher Überstellgrade in Verwaltungs- und Bürobauten bei sämtlichen Kalkulationen zu berücksichtigen.

3.2 Leistungsverzeichnis und Kalkulationstabellen Zur Kalkulation der Reinigungsleistungen hat der Bieter das in den Vergabeunterlagen enthaltene Leistungsverzeichnis mit den jeweiligen Kalkulationstabellen auszufüllen.

Das erste Tabellenblatt „Vorgehensweise“ enthält eine genaue Beschreibung, wie die Kalkulationstabellen bzw. das Leistungsverzeichnis auszufüllen sind. Vorgenommene Änderungen in den geschützten Feldern der Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Sämtliche benötigte Hilfs- und Arbeitsmittel sowie alle Nebenleistungen sind in die Preise einzukalkulieren.

Für die Erstellung des Angebots ist mindestens der zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns gültige Mindestlohn für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung zu kalkulieren. Hiervon abweichende Angebote werden von der Wertung ausgeschlossen. Bezüglich etwaiger Erhöhungen des Mindestlohns etc. innerhalb der Vertragslaufzeit wird auf die Lohngleitklausel in den zusätzlichen Vertragsbedingungen hingewiesen.

Auf Anforderung des AG hat der AN die erforderlichen Faktoren zur Berechnung der Lohngleitklausel vorzulegen. Diese werden zum Vertragsbestandteil. Liegen die Angaben zur Lohngleitklausel nicht vollständig zum vom AG benannten Zeitpunkt vor, gelten die angebotenen Preise als Festpreise für die Laufzeit des Vertrages.

3.3 Wertung Im Zuge der Wertung der Angebote werden den genannten Bedarfspositionen die im Leistungsverzeichnis genannten Reinigungshäufigkeiten bzw. Liefermengen unterstellt. Ein Anspruch auf die dort genannten Ausführungshäufigkeiten bzw. Liefermengen besteht jedoch nicht. Die tatsächliche Reinigungshäufigkeit und Liefermenge können abweichen.

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.

Anlagen:

Anlage 1_Reinigungsstandards Unterhaltsreinigung Anlage 2_Beispielbilder Unterhaltsreinigung Anlage 3_Beispielbilder Glasreinigung

16 Leistungsbeschreibung

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Anlage 2_ Beispielbilder Unterhaltsreinigung

Verwaltung

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Anlage 3_Beispielbilder Glasreinigung

2. OG

3. OG

18 Leistungsbeschreibung