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LIEFERANTENHANDBUCH

Hessische Hochschulen

Version 3.0

OFFEN

Vertraulichkeitsregelung

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Inhaltsverzeichnis

1 Projekt .................................................................................................................................... 2

1.1 Content Qualität ............................................................................................................................................ 3

1.2 Ansprechpartner ............................................................................................................................................ 3

2 Datenmaterial ........................................................................................................................ 4

2.1 Formate ............................................................................................................................................................. 4

2.2 Felddefinitionen und Projektspezifikation .......................................................................................... 4

2.3 BMEcat Felder ................................................................................................................................................. 7

2.4 Beispiel für die Nutzung von Preisfeldern ........................................................................................ 12

2.5 Klassifikationen ........................................................................................................................................... 13

2.5.1 eCl@ss-5.1.4 .......................................................................................................................................... 13

2.5.2 Lieferanteneigene Klassifizierung .................................................................................................. 13

2.6 Sonderbehandlungsklasse (Gefahrgut- / Gefahrenklasse) ........................................................ 15

2.6.1 Gefahrgutklassifikation ...................................................................................................................... 15

2.6.2 BMEcat: Artikeldatensatz .................................................................................................................. 16

2.6.3 Gefahrenklassifikation ........................................................................................................................ 16

3 Content-Qualität .................................................................................................................. 18

3.1 Verbesserung der Datenqualität .......................................................................................................... 19

3.2 Content-Qualität – Best Practice .......................................................................................................... 19

3.3 Medien-Upload ........................................................................................................................................... 25

4 Die Katalogeinbindungs- und Änderungsprozesse .......................................................... 26

4.1 Der CSS-Prozess – Self-Service im WPS catalogs .......................................................................... 26

4.1.1 Die Datenübermittlung im CSS-Prozess ..................................................................................... 26

4.1.2 Korrekturen und Freigaben im CSS-Prozess ............................................................................. 26

4.2 Der Änderungsprozess - CCP ................................................................................................................ 26

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1 Projekt

HESSISCHEN HOCHSCHULEN setzt eine unternehmensübergreifende E-Procurement Lösung der WPS Management GmbH (WPSM) in Verbindung mit dem SAP R/3-System ein. Zielsetzung des Projekts ist die weitere Optimierung der derzeitigen Beschaffungsprozesse.

Voraussetzung für ein funktionierendes und bedarfsgerechtes System ist die Integration Ihrer spezifischen Artikeldaten für HESSISCHEN HOCHSCHULEN.

Die WPSM tritt in diesem Projekt als Dienstleister auf. Ihre spezifischen Daten für HESSISCHEN HOCHSCHULEN werden Ihnen über das Katalogmanagementsystem WPS catalogs an HESSISCHEN HOCHSCHULEN übermittelt. WPS catalogs stellt sicher, dass die Daten die formalen Anforderungen von HESSISCHEN HOCHSCHULEN erfüllen.

Nach der inhaltlichen Prüfung der Katalogdaten durch den Einkauf, wird Ihr Katalog den Bestellern zur Durchführung von Bestellungen bereitgestellt.

Im Nachfolgenden sind die relevanten Meilensteine aufgeführt, welche für einen erfolgreichen Einbindungsprozess Ihrer Artikeldaten in das E-Procurement System notwendig sind.

◼ Absprache bezüglich des abzubildenden Artikelspektrums zwischen Ihrem Unternehmen und HESSISCHEN HOCHSCHULEN ◼ Katalogerstellung durch den Lieferanten ◼ Katalogübermittlung an HESSISCHEN HOCHSCHULEN durch Hochladen über das WPS catalogs (CSS - Self-Service-Prozess) ◼ Freigabeprozess des Kataloges in WPS catalogs − Freigabe durch den Lieferanten für Einkauf − Inhaltliche Freigabe durch den Einkauf

Hilfe und weitergehende Informationen erhalten Sie auf der Startseite des WPS catalogs.

Dort finden Sie umfassende projektspezifische Informationsunterlagen.

Die Zugangsdaten erhalten Sie durch Ihren HESSISCHEN HOCHSCHULEN-Ansprechpartner.

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1.1 Content Qualität

Nachdem die Artikeldaten über das WPS catalogs integriert wurden, werden die Katalogdaten dem Einkauf zur Durchführung von Bestellungen bereitgestellt, um katalogübergreifend nach Artikeln zu suchen und entsprechend ihrer Anforderungen zu bestellen.

Nutzerverhalten und Nutzererwartungen haben sich im Web-Umfeld in den letzten Jahren erheblich verändert. Alles muss schnell gehen und mit möglichst wenigen Fingertips gefunden werden. Diesem Trend müssen auch B2B-Katalogplattformen folgen.

Aktuell gestaltet sich z.B. die Suche nach Artikeln nicht zufriedenstellend, was unter anderem mit der ungenügenden Qualität der Katalogdaten zu erklären ist. Ziel ist es deshalb durch die Optimierung der Katalogdaten bessere Suchergebnisse zu erzielen und somit den Bestellprozess zu vereinfachen. Werden auf Artikelebene z.B. eCl@ss-6.2 Merkmale gepflegt, so hat der Einkäufer die Möglichkeit sein Suchergebnis über diese Merkmale zu filtern. Sind die Merkmale nicht gepflegt, werden die Artikel nur mühsam gefunden.

Aus diesem Grund ist es für Sie enorm wichtig die Qualität Ihrer Katalogdaten zu verbessern. Von einer überzeugenden Darstellung und Beschreibung profitieren Sie gleich doppelt, da sich Ihre Artikel von denen anderer Lieferanten abheben. Da die Optimierung der Beschaffungsprozesse nur mit der Verbesserung der Content-Qualität einhergehen, werden die Kataloge in WPS catalogs nicht nur auf ihre technische Korrektheit überprüft, sondern auch auf die Qualität ihrer Daten bewertet und klassifiziert.

1.2 Ansprechpartner

Ihre Ansprechpartner finden Sie auf der Startseite.

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2 Datenmaterial

Die Voraussetzung für die Lieferung eines elektronischen Kataloges ist die Einigung mit dem HESSISCHEN HOCHSCHULEN-Einkauf über das zu liefernde Sortiment sowie die Konditionen.

Für eine automatisierte Verarbeitung Ihres Datenmaterials müssen die Artikeldaten in standardisierter Form inkl. definierter Angaben in das WPS catalogs hochgeladen werden.

2.1 Formate

Die Standardformate zur Übermittlung der Daten in diesem Projekt sind BMEcat 1.2 und eine in Form und Umfang definierte Excel Datei.

Hierzu stehen Ihnen im WPS catalogs detaillierte Informationen zur Verfügung. Mithilfe dieser Unterlagen ist eine problemlose Erstellung von Katalogen möglich. Darüber hinaus bieten wir Ihnen natürlich die Möglichkeit, Fragen per E-Mail oder Telefon direkt mit der WPSM zu klären. Hierzu finden Sie auf der WPS catalogs Startseite die jeweiligen Kontaktdaten.

2.2 Felddefinitionen und Projektspezifikation

Die folgende Tabelle definiert die obligatorischen (MUSS), empfohlenen (EMP) und optionalen (KANN) Felder.

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2.3 BMEcat Felder

Dieser Abschnitt beschreibt nur die wichtigsten Felder zur Lieferung eines BMEcat 1.2 Katalogs.

Weitere Informationen zur Erstellung von BMEcat 1.2 Katalogen finden Sie in der Spezifikation.

Katalogkopfdaten

LANGUAGE (Sprache)

Die im Katalog verwendete Sprache.

Die Angabe ist zwingend erforderlich und wird jedem Artikel vorangesetzt.

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Gefordert sind 3 Zeichen nach dem Standard ISO 639-2.

AGREEMENT (Gültigkeit)

Der Kataloggültigkeitszeitraum.

Es wird nur die Rahmenvertragsgültigkeit berücksichtigt (agreement_start_date, agreement_end_date).

Artikelinformationen

SUPPLIER_AID (Lieferantenartikelnummer)

Die Lieferanten-Artikelnummer ist zwingend erforderlich und muss eindeutig sein.

Leerraum, sowie Groß- und Kleinschreibung wird nicht als Eindeutigkeitskriterium gewertet.

Maximal 30 Zeichen.

DESCRIPTION_SHORT (Kurzbeschreibung)

Der Name des Artikels bzw. eine kurze Beschreibung.

Um den Artikel für den Anfordernden gut auffindbar zu machen, muss die Beschreibung auf den ersten 40 Zeichen eindeutig sein.

Erlaubte Länge von 100 Zeichen (weitere Zeichen werden beim Import abgeschnitten).

DESCRIPTION_LONG (Langbeschreibung)

Eine ausführliche Artikelbeschreibung.

Formatierungszeichen wie z.B. Zeilenumbrüche, sowie die Nutzung von Auszeichnungssprachen (z.B. HTML / BBCode) sind unzulässig.

Erlaubte Länge von 64.000 Zeichen (weitere Zeichen werden beim Import abgeschnitten).

MANUFACTURER_NAME (Herstellername)

Der Herstellername des Artikels.

Sollten Sie auch Hersteller sein, so tragen Sie bitte Ihren Lieferantennamen ein.

Maximal 50 Zeichen.

MANUFACTURER_AID (Herstellerartikelnummer)

Die Artikelnummer des Herstellers.

Sollten Sie auch Hersteller sein, so tragen Sie bitte Ihre Lieferantenartikelnummer ein.

Maximal 50 Zeichen.

PRICE_QUANTITY (Preismenge)

Die Anzahl (Dezimalzahl) der Bestelleinheiten, auf welche sich alle angegebenen Preise beziehen.

Falls nicht angegeben wird 1 verwendet.

ORDER_UNIT (Bestelleinheit)

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Die Bestelleinheit des Artikels beschreibt die Verpackung bzw. Einheit, in welcher dieser bestellt werden kann.

Die Tabelle der gültigen Maßeinheiten finden Sie auf der Startseite auf der Kachel „Informationen zur Katalogerstellung“.

Maximal 3 Zeichen.

NO_CU_PER_OU (Anzahl der Inhaltseinheiten pro Bestelleinheit)

Die Anzahl (Dezimalzahl) der Inhaltseinheiten pro Bestelleinheit des Artikels in ganzen Zahlen.

Maximal 3 Zeichen.

CONTENT_UNIT (Inhaltseinheit)

Die Maßeinheit des Artikels innerhalb einer Bestelleinheit.

Dieses Feld hat informativen Charakter und steht in keinem Bezug zum Preis.

Die Tabelle der gültigen Maßeinheiten finden Sie auf der Startseite auf der Kachel „Informationen zur Katalogerstellung“.

Maximal 3 Zeichen.

PRICE_AMOUNT (Staffelpreis)

Höhe des Preises (Dezimalzahl).

Der Preis bezieht sich auf die Preismenge (PRICE_QUANTITY) der Bestelleinheiten (ORDER_UNIT).  Achtung: PRICE_AMOUNT und LOWER_BOUND treten grundsätzlich nur gemeinsam auf.

LOWER_BOUND (Untere Staffelgrenze)

Die Untere Staffelmenge (Dezimalzahl) definiert, ab welcher Abnahmemenge der zugehörige Preis gilt.

Bei Verwendung von Staffelpreisen werden PRICE_AMOUNT und LOWER_BOUND für jede Staffelmenge vergeben.

PRICE_CURRENCY (Währung)

Die Währung des Artikels.

Gefordert sind 3 Zeichen nach dem Standard ISO 4217.  Achtung: Es wird nur eine Währung pro Katalog unterstützt.

QUANTITY_MIN (Mindestbestellmenge)

Ganze Zahl von Bestelleinheiten, die mindestens bestellt werden müssen.

Falls nicht angegeben wird 1 verwendet.

QUANTITY_INTERVAL (Losgröße)

Ganze Zahl, welche angibt, in welcher Staffelung der Artikel bestellt werden kann.

Falls nicht angegeben wird 1 verwendet.

DELIVERY_TIME (Lieferzeit in Tagen)

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Die Zeit in Werktagen (Dezimalzahl), die zur Lieferung des Artikels benötigt wird.

Es können auch Dezimalwerte angegeben werden, um halbe Werktage zu definieren.

Die Angabe der Lieferzeit ist zwingend erforderlich.

MIME_INFO (Normalansicht).

Das Artikelbild.

Im Feld wird der Dateiname (inkl. Dateiendung) bzw. eine URL als Verweis hinterlegt.

Weitere Informationen zu Medien finden Sie im Abschnitt 3.3.

DATASHEET (data sheet).

Ein Datenblatt mit Artikelspezifikationen / Gefahrstoffinformationen, etc.

Im Feld wird der Dateiname (inkl. Dateiendung) bzw. eine URL als Verweis hinterlegt.

Weitere Informationen zu Medien finden Sie im Abschnitt 3.3.

KEYWORD (Schlagworte / Synoyme)

Schlagworte / Synonyme, welche das Finden des Artikels erleichtern.

Der Artikel kann im Zielsystem auch über die Eingabe der Schlagworte gefunden werden.  Hinweis: Es sollte sich bei den Schlagworten um Worte handeln, welche nicht bereits in der Kurz- oder Langbeschreibung des Artikels enthalten sind.

Maximal 50 Zeichen pro Schlagwort.

FNAME (Merkmalsname)

Der Name des Merkmals.

 Achtung: Merkmalsnamen dürfen nur 1 Mal pro Artikel vergeben werden.

FVALUE (Merkmalswert)

Der Wert des Merkmals.  Achtung: Der Merkmalsname und der Merkmalswert treten grundsätzlich nur zusammen auf. Es können mehrere Merkmalswerte pro Merkmalsnamen angegeben werden.

UDX.WALLMEDIEN.QUANTITY_MAX (Maximalbestellmenge)

Ganze Zahl von Bestelleinheiten, die maximal bestellt werden können.

Falls nicht angegeben wird -1 (unbegrenzt) verwendet.

BMEcat: Artikeldatensatz

Code Beispiel: Maximalbestellmenge

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UDX. WALLMEDIEN.CUSTOM_FIELD1-50 (CUSTOM_FIELD#)

BMEcat: Article data Code Example: CUSTOM_FIELDS

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2.4 Beispiel für die Nutzung von Preisfeldern

Bei den Maßeinheiten wird zwischen der Bestelleinheit (ORDER_UNIT) und der Inhaltseinheit (CONTENT_UNIT) im Zusammenhang mit der Anzahl der Inhaltseinheiten pro Bestelleinheit (NO_CU_PER_OU) unterschieden.

Die Bedeutung der Felder soll an zwei Fallbeispielen erläutert werden:

Beispiel 1: Batterie (Standard-Darstellung)

 Die Lieferung erfolgt als PK (Packung).  Eine Packung enthält 4 Batterien PCE (Stück).  Es muss mindestens eine Packung bestellt werden.  Die Untere Staffelmenge ist 1.  Eine Packung kostet 9,17€. (Beispielpreis, frei erfunden)

Abbildung 1 Inhaltsinformationen im Bestellsystem

Die Artikeldaten sind wie folgt befüllt:

ORDER_UNIT PK Maßeinheit für Packung NO_CU_PER_OU 4 4 Batterien pro Packung CONTENT_UNIT PCE Maßeinheit für Stück PRICE_QUANTITY 1 Preismenge pro 1 Packung QUANTITY_MIN 1 Mindestbestelleinheit QUANTITY_INTERVAL 1 Es kann in einem Intervall von 1 Packung bestellt werden PRICE_AMOUNT 9,17 Preis pro Bestelleinheit LOWER_BOUND 1 Untere Staffelmenge PRICE_CURRENCY EUR ISO-Code der Währung (ISO 4217)

 Hinweis: Die erste Staffelmenge beginnt immer bei 1, auch wenn die Mindestbestellmenge höher liegt.

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2.5 Klassifikationen

2.5.1 eCl@ss-5.1.4

Im HESSISCHEN HOCHSCHULEN Projekt wird der Standardklassifikationen eCl@ss 5.1 mit den Service Pack 4 unterstützt. Die Klassifikation ist gekennzeichnet durch einen vierstufigen, hierarchischen Klassifikationsschlüssel mit einem aus über 50.000 Begriffen bestehenden Schlagwortregister.

ECLASS bildet die Beschaffungsmärkte für Einkäufer ab und unterstützt die Ingenieure bei der Entwicklung, Planung und Instandhaltung. Durch den Zugang entweder über die Hierarchie oder über Schlagworte kann sowohl der Experte als auch der gelegentliche Nutzer in der Klassifikation navigieren.

Beispiel: Bindemaschine XYZ

Produktsegment: 24 Büromaterial Produktfamilie: 24-32 Bürotechnik Produktklasse: 24-32-13 Bindesystem Produktgruppe: 24-32-13-01 Stanz- und Bindemaschinen

Die gesamte ECLASS Nummer dieses Beispiels wäre somit 24-32-13-01.

Jeder Artikel muss auf der letzten Ebene, der Produktgruppe, eingeordnet werden.

Die Klassifizierung ist zwingend notwendig.

Für weitere Informationen und den gesamten ECLASS-Baum siehe auch: http://www.eclass.de

BMEcat: Artikeldatensatz

Code Beispiel: eCl@ss-5.1.4 (Beachten Sie, dass die Service Pack-Nummer nicht im Namen verwendet wird)

2.5.2 Lieferanteneigene Klassifizierung

Zusätzlich zu der Standardklassifikation muss eine lieferanteneigene Klassifikation hinterlegt werden.

Das System unterstützt hierbei bis zu neun Ebenen Ihrer Hierarchie.

Erfahrungsgemäß ist jedoch die Nutzung von mehr als 5 Ebenen nicht zweckmäßig.

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BMEcat 1.2

Die lieferanteneigene Klassifikation kann über die Knoten CATALOG_GROUP_SYSTEM bzw. CLASSIFICATION_SYSTEM bereitgestellt werden.

Code Beispiel: Lieferanteneigene Klassifikation (CLASSIFICATION_SYSTEM)

<…> <CLASSIFICATION_SYSTEM> <CLASSIFICATION_SYSTEM_NAME>PAPER AG</CLASSIFICATION_SYSTEM_NAME> <CLASSIFICATION_GROUPS> <CLASSIFICATION_GROUP type="node"> <CLASSIFICATION_GROUP_ID>1</CLASSIFICATION_GROUP_ID>

<CLASSIFICATION_GROUP_NAME>Verpackungsmaterial[…]</CLASSIFICATION_GROUP_NAME> </CLASSIFICATION_GROUP> <…> <CLASSIFICATION_GROUP type="node"> <CLASSIFICATION_GROUP_ID>1.2</CLASSIFICATION_GROUP_ID> <CLASSIFICATION_GROUP_NAME>Folie</CLASSIFICATION_GROUP_NAME> <CLASSIFICATION_GROUP_PARENT_ID>1</CLASSIFICATION_GROUP_PARENT_ID> </CLASSIFICATION_GROUP> <…> <CLASSIFICATION_GROUP type="leaf"> <CLASSIFICATION_GROUP_ID>1.2.3</CLASSIFICATION_GROUP_ID> <CLASSIFICATION_GROUP_NAME>PE-Folie mit Gew[…]</CLASSIFICATION_GROUP_NAME> <CLASSIFICATION_GROUP_PARENT_ID>1.2</CLASSIFICATION_GROUP_PARENT_ID> </CLASSIFICATION_GROUP> <…> </CLASSIFICATION_GROUPS> </CLASSIFICATION_SYSTEM> <…>

Die Zuordnung erfolgt genau wie bei der Standardklassifikation, wobei als REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME der Name der lieferanteneigenen Klassifikation verwendet wird.

BMEcat: Artikeldatensatz

Code Beispiel: lieferanteneigene Klassifikation

Excel

In Excel Katalogen ist der Aufbau der eigenen Hierarchie denkbar einfach:

Geben Sie zu jedem Artikel die Kategorien in den Feldern CATEGORY1 bis CATEGORY9 an.

Dabei ist nur die Angabe einer Hauptkategorie (CATEGORY1) zwingend erforderlich.

Verwenden Sie nur die Kategorien, die tatsächlich verwendet werden.

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Sollten Sie einige Kategorie Ebenen nicht benötigen, können Sie die entsprechenden Felder einfach leer lassen.  Hinweis: Die Angabe weiterer Kategorien sorgt für eine bessere Strukturierung der Artikel in Gruppen.

 Hinweis: Die Anzahl der Kategorien kann von Artikel zu Artikel variieren.

Beispiel: Artikel „Laminiergerät“

CATEGORY1: Verpackungsmaterial, Verpackung, Packmittel CATEGORY2: Folie CATEGORY3: PE-Folie mit Gewebeband

Damit die Kategorien sinnvoll zur Suche genutzt werden können, sollten Sie drauf achten, den letzten Kategorien (Blattkategorien) weder zu viele Artikel in einer Kategorie zu hinterlegen, noch zu detailliert in der Kategorisierung zu werden.

Abbildung 2 Darstellung im Kategorie Baum

2.6 Sonderbehandlungsklasse (Gefahrgut- / Gefahrenklasse)

Über Sonderbehandlungsklassen können Sie zusätzliche Produktklassifizierungen, wie Gefahrgüter und Gefahrstoffe angeben.

2.6.1 Gefahrgutklassifikation

GGVS - Gefahrgutverordnung Straße (veraltet) GGVE - Gefahrgutverordnung Eisenbahn (veraltet) GGVSE - Gefahrgutverordnung Straße und Eisenbahn (veraltet) GGVBinSch - Gefahrgutverordnung Binnenschifffahrt (veraltet) GGVSee - Gefahrgutverordnung See GGVSEB - Gefahrgutverordnung Straße, Eisenbahn und Binnenschifffahrt

Über die Gefahrgutklasse werden Güter nach Gefährlichkeitsmerkmal im Transport gekennzeichnet. Eine 4-stellige UN-Nummer (Stoffnummer) gibt Aufschluss über den transportierten gefährlichen Stoff.

Beispiel zur Angabe eines Gefahrguts

Stoff: Benzin UN-Nummer: 1203 Reglement: GGVSEB

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Klasse: 3

Gefahrstoffe können explizit (UN-Nummer) oder simplifiziert (Gefahrgutklasse) angeben werden.

BMEcat: Artikeldatensatz

Code Beispiel: Explizite Gefahrgutangabe durch UN-Nummer

<SPECIAL_TREATMENT_CLASS type=”GGVSEB”>1203</SPECIAL_TREATMENT_CLASS>

2.6.2 BMEcat: Artikeldatensatz

Code Beispiel: Simplifizierte Gefahrgutangabe durch Gefahrgutklasse

<SPECIAL_TREATMENT_CLASS type=”GGVSEB”>3</SPECIAL_TREATMENT_CLASS>

 Achtung: Jede Gefahrgutklasse muss individuell erfolgen.

Komma-separierte Werte sind nicht zulässig.

2.6.3 Gefahrenklassifikation

Gefahrenklassen zeichnen die Art der physikalischen Gefahr aus und sind in der CLP (Classification, Labelling and Packaging of Substances and Mixtures) beschrieben.

GHS – Global harmonisiertes System zur Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien

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Beispiel zur Angabe einer Gefahrenklasse

BMEcat: Artikeldatensatz

Code Beispiel: Gefahrenklasse nach GHS

<SPECIAL_TREATMENT_CLASS type=”GHS”>GHS03</SPECIAL_TREATMENT_CLASS>

 Achtung: Jede Gefahrenklasse muss individuell erfolgen.

Komma-separierte Werte sind nicht zulässig.

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3 Content-Qualität

Die Qualität der Katalogdaten beeinflusst, ob Artikel gefunden werden und, ob der Einkäufer sich für ein Produkt entscheidet, weil dieser durch Bilder und umfangreiche Produktinformationen in seiner Kaufentscheidung unterstützt wird.

Die folgenden Screenshots veranschaulichen, welche Auswirkungen die Datenqualität auf die Darstellung des einzelnen Produktes im E-Procurementsystem hat.

Je mehr Angaben zu einem Produkt gemacht werden, desto besser werden die Artikel gefunden, und desto besser bestehen sie im Vergleich mit Artikeln aus den Katalogen anderer Lieferanten.

Abbildung 3 Hohe Datenqualität mit umfassenden Angaben

Abbildung 4 Artikel entsprechend der Minimalanforderungen

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3.1 Verbesserung der Datenqualität

Volltextsuche

Erfahrungen zeigen, dass ein strukturierter Aufbau der Katalogdaten, eine detaillierte Produktbeschreibung, sowie eine genaue Abbildung des Produkts den Zugriff erleichtern und eine schnellere Bestellung gestatten. Unter diesem Gesichtspunkt sollten Sie Ihren eigenen Nutzen in der Optimierung Ihrer Katalogdaten erkennen.

Je besser der Artikel gefunden wird, umso häufiger wird er bestellt.

Die Beschreibung in folgenden Feldern beeinflusst maßgeblich die Position der Artikel in den Suchergebnissen.

Tabelle 1 Volltextsuche relevanter Felder

Suchergebnisse filtern

Eine große Produktauswahl kann zu ungenaue Suchergebnisse führen. Aus diesem Grund ist eine effiziente Suche sehr wichtig. Filtermöglichkeiten sind ein geeignetes Mittel, um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen.

Durch Pflege der Merkmale (FNAME und FVALUE) entstehen für den Einkäufer im E-Procurement System erweiterte Möglichkeiten zur Produktfilterung.

Mit Pflege derartiger Merkmale können Produkte nach ihren Eigenschaften (Farbe, Größe, usw.) gefiltert werden. Durch Markieren bzw. Demarkieren der einzelnen Produktfilter werden dann die Suchergebnisse automatisch aktualisiert.

3.2 Content-Qualität – Best Practice

DOs and DON’Ts bei der Katalogerstellung

• Betrachtung einzelner Felder auf Artikelebene

Unter Verwendung der folgenden Hinweise für die Gestaltung der einzelnen Artikelfelder kann die Katalog-Qualität verbessert werden und einzelne Artikel besser gefunden werden.

Kurzbeschreibung

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Die Kurzbeschreibung spielt für die Suche und die Darstellung des Artikels eine herausragende Rolle. Die in der Kurzbeschreibung verwendeten Begriffe bzw. Bestandteile haben in der Schlagwortsuche die höchste Relevanz und in der Listenansicht des Suchergebnisses trifft der Benutzer typischerweise seine erste Vorauswahl. Ist die Kurzbeschreibung nicht gut gepflegt, wird der Artikel entweder gar nicht gefunden oder vom Benutzer im Suchergebnis nicht als relevant wahrgenommen.

DOs

 Die Kurzbeschreibung sollte prägnant und aussagekräftig sein und den Artikel bereits von ähnlichen Produkten unterscheiden. Ihr Artikel wird am sichersten gefunden, wenn die Kurzbeschreibung die Begriffe enthält, nach denen die Einkäufer am wahrscheinlichsten suchen.  In der Bestellung werden nur die ersten 40 Zeichen übergeben. Eine Eindeutigkeit auf den ersten 40 Zeichen ist daher erforderlich.

DON‘Ts

 Einzelbegriffe wie z.B. „Stecker“, „Stift“ oder „Ring“ sind nicht zielführend. Sie unterstützen den Benutzer bei der Auswahl überhaupt nicht.  Die ausschließliche Verwendung einer technischen Beschreibung oder Typenbezeichnung wie z.B. „EV-240“ macht Ihren Artikel tendenziell für die Mehrzahl der Benutzer unauffindbar.  Als Bestandteil der Kurzbeschreibung kann die Typenbezeichnung selbstverständlich ein wertvolles Element sein.  Abkürzungen: Die Kurzbeschreibung ist kurz, aber nicht so kurz, dass Abkürzungen genutzt werden sollten. Neben der zweifelhaften Verständlichkeit bleiben sie in der Suche unberücksichtigt, da Benutzer sie nicht als Suchbegriffe verwenden.  Die Verwendung von Sonderzeichen sollte in der Kurzbeschreibung unterbleiben.  Verwendung von Auszeichnungssprachen (z.B. HTML / BBCode): Die Kataloge werden auch in der SAP-GUI verwendet, wo bedauerlicherweise keine Unterstützung für Auszeichnungssprachen zur Verfügung steht. Die Information ist für den Benutzer praktisch nicht lesbar, da die Strukturelemente in Klartext dargestellt werden.

Beispiel für schlechte Beschreibung:

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Abbildung 5 Artikel mit nicht aussagekräftiger und identischer Kurz- und Langbeschreibung

Langbeschreibung

Die Langbeschreibung spielt für die Suche, aber gerade für die detaillierte Beschreibung des Artikels eine wichtige Rolle. Die Langbeschreibung wird zwar in der Suche berücksichtigt, ist jedoch nicht so relevant wie die Kurzbeschreibung.

Hier haben Sie die Möglichkeit Ihren Artikel sehr ausführlich zu beschreiben, um so viele Informationen wie möglich zu übermitteln und den Artikel von Anderen zu differenzieren.

DOs

 In der Langbeschreibung sollte der Artikel mit Merkmalen und Eigenschaften umfassend beschrieben werden.  Für die ausführliche Beschreibung stehen Ihnen 64.000 Zeichen zur Verfügung. Nutzen Sie diese Möglichkeit zur Bestreibung und Darstellung des Produkts.

DON’Ts

 Eine Kopie der Kurzbeschreibung in die Langbeschreibung erfüllt zwar das Mindestkriterium, bringt jedoch keinen Mehrwert für die Beschreibung des Artikels.  Textteile zu wiederholen, um die Mindestlänge der Langbeschreibung zu erreichen ist nicht zielführend und führt zu einer unschönen Darstellung für die Einkäufer.  Auch in der Langbeschreibung darf aufgrund der limitierten Darstellung der SAP-GUI, keine Auszeichnungssprachen (z.B. HTML / BBCode) verwendet werden.

Schlagworte / Synonyme

Die sinnvolle Verwendung von Synonymen ist für das Auffinden von Artikeln sehr hilfreich.

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Die Relevanz für die Suche liegt die Bedeutung der Synonyme hinter der Kurz- und der Langbeschreibung.

DOs

 Wird beispielsweise nach AKKU gesucht, wäre die Verwendung der Synonyme Batterie, aufladbare Batterie, wiederaufladbare Batterie, Akkumulator, Speicherzelle, Stromspeicher usw. sinnvoll.  Des Weiteren sollten umgangssprachliche Bezeichnungen für den Artikel als Synonyme hinterlegt werden. Für einen Winkelschleifer sollte zwingend das Synonym Flex verwendet werden. Die Bedeutung für das Auffinden Ihrer Artikel ist leicht nachvollziehbar.

DON’Ts

 Wird der Artikel mit Schlagworten zweifelhafter Relevanz überfrachtet, führt dies bei der Suche zu nicht nachvollziehbaren Suchergebnissen. Dies mindert eher die Qualität des Artikels, als diese zu erhöhen.  Die Verwendung ganzer Sätze als Schlagworte sollte stets vermieden werden.  Es ist nicht sinnvoll, Begriffe oder Teilbegriffe aus der Kurz- und Langbeschreibung nochmals als Synonym aufzunehmen. Der Artikel wird durch diese Art der Synonymnutzung weder besser gefunden, noch steigt seine Relevanz bzw. seine Platzierung im Suchergebnis.

Lieferantenartikelnummer

Die Lieferantenartikelnummer ist der Fingerabdruck eines jeden Artikels. Die Artikelnummer dient zur eindeutigen Identifikation des Artikels in der Bestellung, die am Ende des Auswahlprozesses steht.

DOs

 Nur die eindeutige Verwendung der Artikelnummern garantiert dem Einkäufer, dass er bekommt, was er bestellt hat.

DON’Ts

 Die Eindeutigkeit der Artikelnummern darf keinesfalls durch Leerzeichen und/oder Groß- und Kleinschreibung erzeugt werden. Dies könnte ggf. vom System ignoriert werden und somit wären Artikel nicht eindeutig auszuweisen, was zu fehlerhaften Bestellungen führt.

Herstellerartikelnummer

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LIEFERANTENHANDBUCH OFFEN

Über die Herstellerartikelnummer hat der Einkäufer die Möglichkeit katalogübergreifend einen Artikel zu suchen und zu filtern.

DOs

 Wird die Herstellerartikelnummer anders übermittelt als vom Hersteller angegeben, werden Ihre Artikel bei der Suche auf diesem Weg nicht gefunden und somit nicht bestellt.

DON’Ts

 Die Herstellerartikelnummer sollte unter keinen Umständen verändert oder formatiert werden.

Artikelbilder/Datenblätter

Bilder sagen mehr als tausend Worte. Artikel mit Bildern sind wesentlich anschaulicher als solche ohne Bilder und werden somit bedeutend häufiger vom Einkäufer gekauft.

Konkurriert ein Artikel ohne Bild in der Trefferliste mit einem bebilderten Artikel, wird regelmäßig unabhängig von allen anderen Kriterien der Artikel mit Bild bei der Auswahl gewinnen.

DOs

 Die Verwendung aussagekräftiger Bildinformationen ist unabdingbar und macht den Artikel attraktiver und konkret vorstellbar.  Bilder sollten in konformen Größen geliefert werden. Bilder mit einer zu geringen Pixelanzahl könnten zu klein oder unscharf dargestellt werden.  Neben der Verwendung von Bildern ist die Verwendung von Datenblättern zur detaillierten technischen Beschreibung empfehlenswert.  Gefahrengüter können Sie durch die Angabe von Sicherheitsdatenblättern als Datenblatt extra kennzeichnen und beschreiben.

DON’Ts

 Sie sollten über die Verwendung von Ihrem Firmenlogo oder anderen Platzhaltern anstelle einer geeigneten Mediendatei absehen.

Pr oduktreferenzen

Produktreferenzen sind eine interessante Option Ihre Katalogdaten zu strukturieren und dem Einkäufer einen echten Mehrwert zu liefern. Sie können auf diese Weise das Augenmerk des Benutzers auf Artikel aus Ihrem Katalog lenken, die direkt im Zusammenhang mit dem bereits

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LIEFERANTENHANDBUCH OFFEN

gefundenen Artikel stehen. Die referenzierten Produkte werden in der Produktdetailansicht angezeigt und können von dort direkt mit im Warenkorb abgelegt werden.

DOs

 Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Referenztypen, um auf Produktalternativen, Nachfolgeartikel, Zubehör etc. hinzuweisen und die Aufmerksamkeit des Benutzers gezielt auf Produktalternativen oder Zubehörartikel zu lenken.

DON’Ts

 Nicht nachvollziehbare Referenzen werden weder zu zusätzlichen Umsätzen führen, noch stellen Sie für den Benutzer einen Mehrwert dar.

Artikelverfügbarkeit

Für den Einkäufer ist es unter Umständen schon bevor er die Bestellung auslöst wichtig zu wissen, ob ein bestellbarer Artikel auch verfügbar ist.

DOs

 Nutzen Sie Ihre bestehende Online-Präsenz und verweisen Sie über eine URL auf die Verfügbarkeit von Artikeln.

DON’Ts

 Hinterlegen Sie keine Hyperlinks zur Überprüfung der Verfügbarkeit in der Beschreibung. Die Darstellung von Auszeichnungssprachen (z.B. HTML / BBCode) ist in der SAP-GUI nicht vorgesehen. Die Information wird dem Benutzer als Klartext angezeigt und ist somit nicht nutzbar.

Kontaktinformationen

In manchen Fällen kann es erforderlich sein für Rückfragen des Anforderers zur Verfügung zu stehen. Da dies unterschiedliche Artikel mit unterschiedlichen Zuständigkeiten betreffen kann, ist es durchaus sinnvoll die Kontaktdaten des Ansprechpartners am Artikel zu hinterlegen.

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DOs

 Nutzen Sie Ihre bestehende Online-Präsenz und verweisen Sie über eine URL auf Ihre Kontaktdaten.  Hinterlegen Sie ein Datenblatt mit den entsprechenden Kontaktinformationen des Ansprechpartners.

DON’Ts

 Hinterlegen Sie keine Kontaktdaten in der Langbeschreibung. Diese dient einzig und allein der detaillierten Beschreibung des Artikels.

3.3 Medien-Upload

Die Informationen der jeweiligen Mediendaten werden sowohl in Excel als auch im BMEcat durch den Dateinamen (inkl. Dateiendung) bzw. eine URL angegeben.

In Excel erfolgt die Angabe von Bilddateien unter dem Feld „MIME_INFO“. Technische Datenblätter werden unter dem Feld „DATASHEET“ angegeben.

Im BMEcat werden Medien über den MIME_INFO-Knoten geliefert.

Code-Beispiel: Mediendaten

Unterstützte Medienformate

AAC, AVI, CSV, DOC, DOCX, FLAC, FLV, GIF, JPEG, JPG, MKV, MOV, MP3, MP4, OGG, PDF, PNG, SVG, TIF, TIFF, WAV, WEBM, WEBP, WMV, XLS, XLSX

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 Die Bereitstellung der Medien erfolgt über die Sektion „Mediendateien hochladen“. Hier können Sie Medien in ZIP-Archiven hochladen.

4 Die Katalogeinbindungs- und Änderungsprozesse

4.1 Der CSS-Prozess – Self-Service im WPS catalogs

Innerhalb dieser Self-Service-Prozessvariante steuern Sie als Lieferant die Katalogbereitstellung eigenverantwortlich.

Die Rolle von WPSM beschränkt sich im Self-Service-Prozess auf die Unterstützung der Lieferanten und Einkäufer in technischen Fragen und bei der Benutzung des Softwareproduktes WPS catalogs.

4.1.1 Die Datenübermittlung im CSS-Prozess

Sie importieren Ihren Katalog direkt in das Katalogmanagementsystem WPS catalogs.

Es können ausschließlich Kataloge im BMEcat-Format oder in Form einer vordefinierten Excel Vorlage hochgeladen und importiert werden.

4.1.2 Korrekturen und Freigaben im CSS-Prozess

Nach dem erfolgreichen Hochladen Ihres Kataloges wird der Katalog automatisch in WPS catalogs auf die Einhaltung der im Lieferantenhandbuch beschriebenen Anforderungen geprüft. Ein Prüfreport informiert Sie über notwendige Korrekturen.

Entspricht der Katalog den Anforderungen, so wird dieser an den Einkauf zur inhaltlichen Prüfung übergeben.

Nach der Freigabe durch den Einkauf wird der Katalog von WPS catalogs an das E- Procurementsystem von HESSISCHEN HOCHSCHULEN übergeben.

4.2 Der Änderungsprozess - CCP

Der CCP (Catalog Change Process) erlaubt Ihnen Änderungen an bereits produktiven Katalogen vorzunehmen.

Wenn Änderungen von der Einkaufsorganisation gefordert werden oder auf Grund von Veränderungen in Ihrem Sortiment (z.B. ein Artikel, der nicht mehr lieferbar ist) Anpassungen notwendig sind, können Sie diese Kataloganpassungen in WPS catalogs vornehmen.

Wenn Sie Änderungen an einem Katalog durchführen wollen, wenden Sie sich bitten an den zuständigen Einkäufer bei HESSISCHEN HOCHSCHULEN. Dieser kann den Katalog wieder in Bearbeitung setzen und Ihnen die Möglichkeit geben, den Katalog im System zu bearbeiten. Sobald der Katalog für Sie verfügbar ist, bekommen Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

Nachdem Sie die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben, geben Sie den Katalog erneut frei.  Eine vollständige Dokumentation Ihrer technischen Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie im Lieferantenleitfaden auf der Startseite.

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