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VERGABEUNTERLAGEN TEIL D
zur Ausschreibung (Offenes Verfahren nach § 15 VgV)
Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial an 12 hessische Hochschulen Vergabenummer: 2026-19-THM-AGHHE
zwischen
den unter § 2 genannten beteiligten
Hessischen Hochschulen (Auftraggeber)
vertreten durch:
den Präsidenten der Technischen Hochschule Mittelhessen Wiesenstr. 14, 35390 Gießen
und
[Auftragnehmer zu ergänzen]
- im Folgenden Auftragnehmer genannt -
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INHALT § 1 Vertragsgegenstand .......................................................................................... 3
§ 2 beteiligte Hochschulen / Einrichtungen ..................................................... 3
§ 3 Vertragsbestandteile ........................................................................................ 3
§ 4 Vertragsdauer, Kündigung, Rücktritt .......................................................... 4
§ 5 Erteilung von Abrufen ...................................................................................... 4
§ 6 Leistungspflichten des Auftragnehmers ..................................................... 6
§ 7 Leistungsinhalt und -umfang .......................................................................... 6
§ 8 Leistungspflichten des Auftraggebers. ....................................................... 8
§ 9 Kommunikationsanforderungen ..................................................................... 8
§ 10 Statistische Auswertungen ........................................................................... 8
§ 11 Rechte an Unterlagen .................................................................................... 9
§ 12 Vergütung und Preisgestaltung .................................................................. 9
§ 13 Rechnung, Zahlung ........................................................................................10
§ 14 Haftung ..............................................................................................................11
§ 15 Vertragsstrafen ...............................................................................................12
§ 16 Kündigung aus wichtigem Grund und Rücktritt ....................................12
§ 17 Schutzrechtsverletzungen ...........................................................................13
§ 18 Zusammenarbeit der Vertragspartner ......................................................13
§ 19 Anlieferung .......................................................................................................13
§ 20 Verzug und Vertragsstrafe ..........................................................................14
§ 21 Gewährleistung ...............................................................................................14
§ 22 Erfüllungsort, Gerichtsstand und anwendbares Recht ......................15
§ 23 Schlussbestimmung .......................................................................................15
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§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Lieferung von Bürobedarf und ergänzenden bürotypischen Verbrauchsmaterialien an die beteiligten hessischen Hochschulen einschließlich der Bereitstellung elektronischer Bestellprozesse, der termingerechten Belieferung, der Abwicklung von Reklamationen und Retouren sowie der Lieferung nachhaltiger und umweltverträglicher Produkte nach Maßgabe der Vergabeunterlagen in Bezug auf die in Teil E genannten Artikel bis zu dem Höchstwert von 720.000 € netto. (2) Das Gesamtvolumen der nach diesem Vertrag vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen kann vorab nicht umfassend abgeschätzt werden. Das tatsächliche Volumen der zu erbringenden Leistungen hängt u.a. vom konkreten Bedarf des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit ab. Aus diesem Grund kann ein bestimmtes Mindest-Abrufvolumen nicht zugesichert werden. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf ein bestimmtes Mindest- Abrufvolumen oder auf „Ausschöpfung“ des geschätzten Gesamtvolumens besteht daher nicht. (3) Dies gilt für sämtliche nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen.
§ 2 beteiligte Hochschulen / Einrichtungen
(1) Technische Hochschule Mittelhessen, Philipps-Universität Marburg, Justus-Liebig- Universität, Gießen, Universität Kassel, Hochschule Fulda, TU Darmstadt, Hochschule Darmstadt, Hochschule Geisenheim, Johann Wolfgang Goethe–Universität Frankfurt am Main, Hochschule Rhein-Main, Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Frankfurt und Frankfurt University of Applied Sciences. (2) Bezugsberechtigt sind die in den Vergabeunterlagen benannten Hochschulen und Einrichtungen. Die einzelnen Abrufe erfolgen jeweils im eigenen Namen und auf eigene Rechnung der abrufenden Hochschule.
§ 3 Vertragsbestandteile
(1) Als Vertragsbestandteile gelten in der Rangfolge a) bis h): a. dieser Vertrag b. die Vergabeunterlagen des Vergabeverfahrens „2026-19-THM-AGHHE“, insbesondere die Leistungsanforderungen (Vergabeunterlage Teil B) des Auftraggebers c. das Angebot des Auftragnehmers, insbesondere das vom Auftragnehmer ausgefüllte Produkt – und Preisblatt (Vergabeunterlagen Teil E) d. die jeweiligen Bestellungen (Abrufe) des Auftraggebers e. die Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) der staatlichen Behörden, Betriebe und Anstalten für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen f. Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (Formular 635) g. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), in der jeweils aktuell gültigen Fassung, h. die dem dargestellten Vertragszweck dienenden und unterstützenden gesetzlichen Vorschriften, Unfallverhütungsvorschriften und behördliche Bestimmungen sowie Normen, Richtlinien und verbindliche Herstellerspezifikationen in ihrer zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Fassung. (2) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers finden keine Anwendung. Das gilt auch für die einzelnen Abrufe. Seite 3 von 15
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(3) Bestellungen des Auftraggebers konkretisieren die Rahmenvertragsbedingungen ausschließlich bezogen auf den Ort und den Zeitpunkt einer konkreten Auslieferung, im Rahmen der ursprünglichen bzw. der bis zu diesem Zeitpunkt wirksam angepassten vertraglichen Vereinbarungen. (4) Hiervon abweichende Formulierungen und Texte in Auftragsbestätigungen und/ oder Lieferscheinen gelten als nicht vereinbart, (auch wenn solche im Einzelfall von Mitarbeitenden des Auftraggebers bestätigt worden sein sollten) sofern diese nicht schriftlich vom jeweiligen Zentraleinkauf (siehe Ansprechpartner in Anlagen Ansprechpartner) bestätigt werden.
§ 4 Vertragsdauer, Kündigung, Rücktritt
(1) Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt zunächst 24 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit vom Auftraggeber in Textform gekündigt wird. Der Vertrag kann sich höchstens zweimal um jeweils 12 Monate verlängern, sodass sich eine maximale Vertragslaufzeit von 48 Monaten ergibt. (2) Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung besteht nicht. (3) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund sowie gesetzliche Kündigungs- und Rücktrittsrechte bleiben unberührt. (4) Soweit dem Auftraggeber nach diesem Vertrag oder gesetzlich ein Recht zur Kündigung oder zum Rücktritt zusteht, ist er berechtigt, die Kündigung oder den Rücktritt auf einzelne Leistungen, Produktgruppen, Produkte oder Abrufe zu beschränken. (5) Vor Ablauf der Vertragslaufzeit ordnungsgemäß abgerufene Leistungen sind auch über das Vertragsende hinaus zu den Bedingungen dieses Vertrages vollständig zu erfüllen.
§ 5 Erteilung von Abrufen
(1) Die Inanspruchnahme der Leistungen erfolgt durch Einzelabrufe der jeweils bezugsberechtigten Hochschule nach Maßgabe dieses Vertrages. (2) Die Einzelabrufe sämtlicher bezugsberechtigter Hochschulen erfolgen ausschließlich über das elektronische Beschaffungssystem WPS. Ein Webshop des Auftragnehmers sowie eine OCI- oder Punch-out-Anbindung werden nicht eingesetzt. Die technischen Einzelheiten der Übermittlung der WPS-Abrufe ergeben sich aus den Vergabeunterlagen und dem Lieferantenhandbuch. (3) Mit Zugang des jeweiligen Abrufs beim Auftragnehmer kommt hinsichtlich der abgerufenen Leistung ein Einzelvertragsverhältnis zwischen der abrufenden Hochschule und dem Auftragnehmer zustande. Der Auftragnehmer hat den Abrufseingang unverzüglich zu bestätigen. Eine fehlende Bestätigung hindert das Zustandekommen von Einzelverträgen nicht. (4) Der Auftraggeber ist berechtigt, ausschließlich die 330 im Produkt- und Preisblatt Teil E enthaltenen Vertragspositionen sowie für diese Positionen vom Auftraggeber freigegebene Ersatzartikel abzurufen. Weitere Artikel, insbesondere Rand-, Freitext- oder sonstige Katalogartikel des Auftragnehmers, dürfen nicht aufgrund dieser Rahmenvereinbarung in WPS eingestellt, angeboten, bestellt, geliefert oder abgerechnet werden.
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(5) Der Mindestbestellwert beträgt 20,00 € netto je Bestellung. Bei Bestellungen unterhalb dieses Mindestbestellwertes ist der Auftragnehmer berechtigt, einen Mindermengenzuschlag in Höhe von 5,00 € netto je Bestellung zu berechnen. Weitere Mindestbestellmengen oder zusätzliche Zuschläge dürfen nicht erhoben werden.
(6) Die angebotenen Preise umfassen sämtliche Kosten der Lieferung an die zentrale Warenannahme, Poststelle oder allgemein bezeichnete Organisationseinheit der jeweils bezugsberechtigten Hochschule. Für diese Lieferungen dürfen keine gesonderten Liefer-, Versand-, Verpackungs- oder sonstigen Zuschläge berechnet werden.
a) Die im WPS übermittelte Lieferadresse kann insbesondere den Namen der bestellenden oder empfangsberechtigten Person, eine Gebäude- oder Raumangabe, eine Abteilung, Organisationseinheit oder Kostenstelle enthalten. Diese Angaben dienen grundsätzlich lediglich der Zuordnung und hochschulinternen Weiterleitung der Lieferung. Sie begründen für sich allein keine Verpflichtung des Auftragnehmers zur Lieferung bis an den genannten Arbeitsplatz beziehungsweise in den genannten Raum und führen nicht automatisch zur Berechnung einer zusätzlichen Liefergebühr.
b) Als Arbeitsplatz- oder Raumlieferung gilt ausschließlich eine Bestellung, bei der ausdrücklich verlangt wird, dass die Lieferung bis an einen konkret bezeichneten Arbeitsplatz beziehungsweise Schreibtisch oder in einen konkret bezeichneten Raum erfolgt. Die jeweilige Hochschule kennzeichnet eine solche Bestellung gesondert und eindeutig als „Arbeitsplatz-/Raumlieferung“.
c) Hierfür wird im WPS eine technische Möglichkeit zur eindeutigen Kennzeichnung entsprechender Bestellungen eingerichtet. Bis zur technischen Umsetzung erfolgt die Kennzeichnung durch den ausdrücklichen Hinweis „Arbeitsplatz-/Raumlieferung“ in einem hierfür vorgesehenen Bestell- oder Hinweisfeld. Andere Angaben innerhalb der Lieferadresse, insbesondere Namen, Gebäude-, Raum-, Abteilungs- oder Kostenstellenangaben, gelten nicht als entsprechende Kennzeichnung.
d) Für jede ausdrücklich als Arbeitsplatz- oder Raumlieferung gekennzeichnete Bestellung darf der Auftragnehmer zusätzlich eine Liefergebühr in Höhe von 5,00 € netto berechnen. Die Liefergebühr ist auf der Rechnung zur jeweiligen Bestellung gesondert auszuweisen und darf je Bestellung nur einmal berechnet werden.
e) Vom Auftragnehmer veranlasste Teil-, Ersatz- oder Nachlieferungen gelten zusammen mit der ursprünglichen Lieferung als eine Lieferung und berechtigen nicht zur mehrfachen Berechnung der Liefergebühr.
f) Weitere Liefer-, Versand-, Verpackungs- oder sonstige Zuschläge sind ausgeschlossen.
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§ 6 Leistungspflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sämtliche abgerufenen Leistungen vertragsgerecht, vollständig und fristgerecht unter Anwendung größtmöglicher Sorgfalt zu erbringen. (2) Inhalt und Umfang der jeweiligen Leistungspflichten ergeben sich insbesondere aus: ▪ diesem Vertrag, ▪ dem Leistungsverzeichnis, ▪ dem Preisblatt, ▪ den wertungsrelevanten Angebotsbestandteilen, ▪ den Eigenerklärungen, ▪ sowie dem jeweiligen Einzelabruf. (3) Der Auftragnehmer hat seine Leistungen nach dem aktuellen Stand der Technik sowie unter Einhaltung sämtlicher einschlägiger gesetzlicher, technischer und sicherheitsrelevanter Vorschriften zu erbringen. (4) Die angebotenen Produkte müssen die Anforderungen an nachhaltige Beschaffung gemäß den Vergabeunterlagen erfüllen. (5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragslaufzeit die vollständigen und aktuellen Katalog-, Produkt- und Preisdaten für die unmittelbare Bereitstellung des elektronischen Produktkatalogs innerhalb von WPS zur Verfügung zu stellen sowie die über WPS übermittelten Einzelabrufe ordnungsgemäß entgegenzunehmen und zu verarbeiten. (6) Der Auftragnehmer hat insbesondere sicherzustellen, dass: ▪ die WPS-Katalogdaten vollständig, richtig und aktuell sind, ▪ die vereinbarten Preise zutreffend dargestellt werden, ▪ Änderungen nur nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen umgesetzt werden, ▪ die Datenübermittlung und Verarbeitung der WPS-Abrufe ordnungsgemäß funktionieren und ▪ technische Fehler in seinem Verantwortungsbereich unverzüglich behoben werden. (7) Entfallen angebotene Produkte während der Vertragslaufzeit oder sind diese dauerhaft nicht mehr lieferbar, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mindestens gleichwertige Ersatzprodukte vorzuschlagen. Ersatzprodukte bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers. (8) Der Auftragnehmer hat ein funktionierendes Reklamations-, Retouren- und Servicemanagement sicherzustellen. Anfragen und Reklamationen des Auftraggebers sind innerhalb der vertraglich vereinbarten Reaktionszeiten zu bearbeiten. (9) Soweit Leistungen in Räumlichkeiten des Auftraggebers erbracht werden, gelten die jeweiligen Haus- und Sicherheitsordnungen des Auftraggebers
§ 7 Leistungsinhalt und -umfang
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die in den Vergabeunterlagen sowie seinem Angebot beschriebenen Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit vertragsgemäß zu erbringen. (2) Zum Leistungsumfang gehören insbesondere: ▪ die Lieferung des Sortiments, ▪ die Bereitstellung und laufende Pflege des innerhalb von WPS geführten elektronischen Produktkatalogs, sowie die ordnungsgemäße Verarbeitung der WPS-Abrufe, ▪ die termingerechte Belieferung der jeweiligen Lieferstellen, ▪ die Reklamations- und Retourenabwicklung,
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▪ die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Serviceleistungen sowie ▪ die Erstellung der vertraglich vereinbarten statistischen Auswertungen. (3) Der Auftraggeber ist berechtigt, sämtliche vertragsgegenständlichen Produkte und Leistungen entsprechend seinem jeweiligen Bedarf im Wege von Einzelabrufen abzurufen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abnahme bestimmter Mengen besteht nicht. (4) Der Auftragnehmer liefert ausschließlich fabrikneue, ungebrauchte und mangelfreie Produkte. Soweit Produkte während der Vertragslaufzeit entfallen oder dauerhaft nicht verfügbar sind, gelten die Regelungen der Vergabeunterlagen sowie dieses Vertrages über gleichwertige Ersatzprodukte. (5) Soweit für Artikel, die nicht Gegenstand einer Bemusterung waren, in den Vergabeunterlagen Hersteller-, Marken-, Fabrikats-, Produkt- oder Typenangaben enthalten sind, dienen diese der Beschreibung des geforderten Qualitäts-, Funktions- und Ausführungsstandards. Die Lieferung gleichwertiger Artikel ist zulässig, sofern diese in sämtlichen für den vorgesehenen Verwendungszweck maßgeblichen Eigenschaften mindestens dem beschriebenen Referenzartikel entsprechen. a. Der Auftragnehmer hat die Gleichwertigkeit des angebotenen beziehungsweise zu liefernden Artikels auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer angemessenen, vom Auftraggeber gesetzten Frist nachzuweisen. Der Nachweis kann insbesondere durch technische Datenblätter, Produktbeschreibungen, Material- und Qualitätsangaben, Zertifikate, Prüfberichte, Herstellererklärungen sowie durch die unentgeltliche Bereitstellung eines Musters erfolgen. Eine bloße Erklärung des Auftragnehmers, der Artikel sei gleichwertig, ist als Nachweis nicht ausreichend. b. Stellt der Auftraggeber fest, dass ein angebotener oder gelieferter Artikel dem beschriebenen Referenzartikel insbesondere hinsichtlich Qualität, Material, Verarbeitung, Funktionalität, Haltbarkeit, Abmessungen, Ergonomie, Umweltanforderungen oder Gebrauchstauglichkeit nicht gleichwertig ist, oder wird die Gleichwertigkeit nicht ausreichend nachgewiesen, ist der Auftraggeber berechtigt, den Artikel abzulehnen. c. Der Auftragnehmer hat in diesem Fall innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten angemessenen Frist einen vollständig gleichwertigen Ersatzartikel vorzuschlagen und dessen Gleichwertigkeit nachzuweisen. Der Ersatzartikel darf erst nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber in den elektronischen Katalog beziehungsweise das WPS-System aufgenommen oder ausgeliefert werden. d. Die Bereitstellung und Lieferung eines gleichwertigen Ersatzartikels erfolgt ohne Mehrkosten für den Auftraggeber. Der für den ursprünglich angebotenen Artikel vereinbarte Preis darf nicht überschritten werden. Sämtliche Kosten für Nachweise, Muster, Prüfungen, Rücknahmen und Ersatzlieferungen trägt der Auftragnehmer. e. Weitergehende vertragliche und gesetzliche Rechte des Auftraggebers, insbesondere wegen nicht vertragsgemäßer Leistung, Schlechtleistung oder Lieferverzug, bleiben unberührt.
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§ 8 Leistungspflichten des Auftraggebers.
(1) Der Auftraggeber wird, die vom Rahmenvertrag umfassten Produkte und Leistungen grundsätzlich über den Auftragnehmer beziehen, soweit dem keine sachlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Gründe entgegenstehen. (2) Der Auftraggeber ist verpflichtet, die vertragsgemäß erbrachten Leistungen entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen zu vergüten. (3) Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer die zur ordnungsgemäßen Vertragsdurchführung erforderlichen Informationen und Unterstützungsleistungen zur Verfügung stellen, soweit diese in seinem Verantwortungsbereich liegen. (4) Verpflichtungen aus Einzelabrufen entstehen ausschließlich zwischen der jeweils abrufenden Hochschule und dem Auftragnehmer. Eine gesamtschuldnerische Haftung der beteiligten Hochschulen ist ausgeschlossen.
§ 9 Kommunikationsanforderungen
(1) Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber spätestens zum Vertragsbeginn feste Ansprechpartner für: ▪ allgemeine Vertragsangelegenheiten, ▪ Produkt- und Sortimentsfragen, ▪ Reklamationen und Retouren, ▪ technische Fragen zur WPS-Katalogbereitstellung und zur Verarbeitung der WPS- Abrufe, ▪ sowie Vertretungen für die jeweiligen Ansprechpartner. (2) Die Ansprechpartner sind unter Angabe von Name, Funktion, Telefonnummer und E- Mail-Adresse zu benennen. (3) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass während der üblichen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag mindestens zwischen 08:00 Uhr und 16:00 Uhr eine qualifizierte Erreichbarkeit gewährleistet ist. (4) Anfragen des Auftraggebers sind innerhalb eines Werktages qualifiziert zu beantworten oder zumindest mit einer qualifizierten Zwischeninformation zu versehen. (5) Der Auftragnehmer hat geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, um Reklamationen, Lieferprobleme, technische Störungen sowie Anfragen der Hochschulen zeitnah und nachvollziehbar zu bearbeiten. (6) Änderungen bei Ansprechpartnern oder Kontaktdaten sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
§ 10 Statistische Auswertungen
(1) Der Auftragnehmer stellt jeder beteiligten Hochschule für das jeweils am 31. Dezember endende Kalenderjahr spätestens innerhalb von 30 Werktagen nach dessen Ablauf automatisch eine Auswertung der im betreffenden Kalenderjahr bezogenen Artikel zur Verfügung. Innerhalb derselben Frist erhält die Technische Hochschule Mittelhessen eine hochschulübergreifende Gesamtauswertung.
Die Auswertung muss insbesondere folgende Angaben enthalten: ▪ Artikelbezeichnung, ▪ Lieferantenartikelnummer, ▪ Hersteller, ▪ Herstellerartikelnummer, ▪ bestellte Mengen, ▪ Verpackungseinheit, ▪ Nettopreis je Verpackungseinheit,
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▪ Gesamtnettoumsatz je Artikel. (2) Zusätzlich hat der Auftragnehmer der Technischen Hochschule Mittelhessen als koordinierender Vergabestelle jährlich eine hochschulübergreifende Gesamtauswertung zur Verfügung zu stellen. (3) Der Auftraggeber ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit weitere produkt- oder beschaffungsbezogene Auswertungen anzufordern, soweit diese im Zusammenhang mit der Vertragsdurchführung stehen. (4) Die Auswertungen sind ausschließlich in elektronischer Form in gängigen weiter verarbeitbaren Formaten bereitzustellen. (5) Die Auswertungen sind dem Auftraggeber spätestens innerhalb von 30 Werktagen nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres bzw. nach entsprechender Aufforderung zu übermitteln. (6) Der Auftraggeber behält sich vor, bei wiederholt verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Übermittlung der statistischen Auswertungen Vertragsstrafen gemäß § 20 geltend zu machen.
§ 11 Rechte an Unterlagen
(1) Der Auftraggeber ist berechtigt, die im Rahmen der Vertragsdurchführung überlassenen oder erstellten Unterlagen, Produktdaten, Katalogdaten, Auswertungen und Statistiken für eigene Zwecke zu nutzen, zu speichern, auszuwerten und im Rahmen zukünftiger Vergabeverfahren weiterzuverwenden. (2) Dies gilt insbesondere für: ▪ Produkt- und Katalogdaten, ▪ elektronische Kataloge, ▪ Bestell- und Verbrauchsauswertungen, ▪ Preis- und Artikeldaten, ▪ sowie sonstige vertragsbezogene Auswertungen und Dokumentationen. (3) Die Weitergabe vertraulicher Preis- und Unternehmensinformationen an Dritte ist nur zulässig, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen oder dies zur Durchführung zukünftiger Vergabeverfahren erforderlich ist. (4) Gesetzliche Rechte des Auftragnehmers, insbesondere Urheberrechte und Schutzrechte, bleiben im Übrigen unberührt.
§ 12 Vergütung und Preisgestaltung
(1) Der Auftraggeber vergütet die vertragsgemäß erbrachten Leistungen zu den im Preisblatt sowie den vertraglich vereinbarten Konditionen festgelegten Preisen. (2) Die angebotenen Preise verstehen sich als Nettopreise und enthalten sämtliche zur Vertragserfüllung erforderlichen Leistungen und Nebenkosten, insbesondere: ▪ Verpackung, ▪ Transport, ▪ Lieferung, ▪ Logistik, ▪ Systemanbindung, ▪ Personalkosten, ▪ Versicherungen, ▪ sowie sonstige im Zusammenhang mit der Leistungserbringung entstehende Kosten. (3) Zusätzliche Kosten können nur verlangt werden, soweit dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen ist. (4) Die Preise des Sortiments unterliegen für die ersten 24 Monate der Vertragslaufzeit
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der Preisbindung. (5) Nach Ablauf der Preisbindungsfrist erfolgt eine Preisanpassung auf Basis des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex (VPI, Basisjahr 2020 = 100). Maßgeblich ist: ▪ der Indexwert des Monats vor Vertragsbeginn (Ausgangsindex), ▪ sowie der Indexwert des Monats vor dem Zeitpunkt der beantragten Preisanpassung (Vergleichsindex). ▪ Die Berechnung des angepassten Preises erfolgt nach folgender Formel: • Pneu = P0 × IV / I0 • Dabei gilt: • Pneu = neu geltender Nettoeinheitspreis, • P0 = ursprünglicher, im Preisblatt angebotener Nettoeinheitspreis, • IV = maßgeblicher Vergleichsindex zum Zeitpunkt der beantragten Preisanpassung, • I0 = der für die ursprüngliche Preisberechnung festgelegte Ausgangsindex. • Bei jeder Preisanpassung ist der ursprüngliche Angebotspreis zugrunde zu legen. Bereits vorgenommene Preisanpassungen bleiben bei der Berechnung außer Betracht. Dadurch wird die Preisentwicklung seit dem Ausgangsindex vollständig, jedoch nicht mehrfach berücksichtigt. • Die nach dieser Formel ermittelten Nettoeinheitspreise werden kaufmännisch auf die im Preisblatt vorgegebene Anzahl von Nachkommastellen gerundet. (6) Preisanpassungen sind erstmals nach Ablauf von 24 Monaten und danach höchstens einmal jährlich zulässig. (7) Preisänderungen sind dem Auftraggeber mindestens vier Monate vor ihrem geplanten Inkrafttreten schriftlich mitzuteilen und durch geeignete Nachweise der Indexentwicklung zu belegen. (8) Preissenkungen sind entsprechend der Indexentwicklung unverzüglich weiterzugeben.
§ 13 Rechnung, Zahlung
(1) Forderungen aus diesem Vertrag sind unter Angabe der Bestell- bzw. Auftragsnummer sowie der erbrachten Leistungen an die jeweils angegebene Rechnungsadresse des Auftraggebers zu richten. (2) Rechnungsabweichungen gegenüber den Bestellungen der Hochschulen sind unzulässig soweit es sich um Katalogartikel handelt. Bei unberechtigten Rechnungsabweichungen erfolgt die Rücksendung der Rechnung m. d. B. um Neuausstellung entsprechend der Bestellung. (3) Rechnungen sollen bevorzugt elektronisch im PDF-Format oder in einem sonst vom Auftraggeber zugelassenen elektronischen Rechnungsformat übermittelt werden. Die Rechnungsadressen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen bzw. den jeweiligen Abrufen. (4) Zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung ist mind. die Bestellnummer des Auftraggebers anzugeben. (5) Aufbau und Reihenfolge der Rechnungspositionen müssen der jeweiligen Bestellung entsprechen. Elektronische Rechnungen dürfen nicht passwortgeschützt sein und müssen in folgendem Format übermittelt werden: ZUGFeRD, X-Rechnungsformat, PDF- Format. (6) Die Zahlung erfolgt per Überweisung auf ein vom Auftragnehmer benanntes Konto. (7) Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage nach Eingang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung sowie vollständiger Leistungserbringung. (8) Erfolgte Zahlungen bedeuten keine Anerkennung der Lieferung als vertragsgemäß. Seite 10 von 15
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(9) Rechnungsabweichungen gegenüber den Bestellungen sind unzulässig. (10) Fehlerhafte Rechnungen können durch den Auftraggeber zur Korrektur zurückgewiesen werden. Der Auftragnehmer hat unverzüglich eine korrigierte Rechnung vorzulegen. (11) Die Abtretung von Forderungen an Dritte bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. (12) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf Anforderung innerhalb von zwei Werktagen geeignete Nachweise über die erfolgte Lieferung zur Verfügung zu stellen.
§ 14 Haftung
(1) Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für sämtliche Personen- , Sach- und Vermögensschäden, die dem Auftraggeber oder Dritten durch schuldhafte Pflichtverletzungen des Auftragnehmers, seiner gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden oder sonstigen Erfüllungsgehilfen im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages entstehen. (2) Beauftragt der Auftragnehmer Subunternehmer mit der Erbringung vertraglicher Leistungen, haftet er für deren Leistungen und Verschulden wie für eigenes Handeln. Der Auftragnehmer bleibt gegenüber dem Auftraggeber alleiniger Vertragspartner und trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung. (3) Bei leicht fahrlässig verursachten Sach- und Vermögensschäden ist die Haftung des Auftragnehmers je Schadensfall auf folgende Höchstbeträge begrenzt:
Schadensart je Schadensfall pro Kalenderjahr
Sachschäden 500.000 € 1.000.000 €
Vermögensschäden 250.000 € 500.000 €
(4) Die Haftungsbeschränkungen nach Absatz 3 gelten nicht bei: ▪ Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, ▪ Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, ▪ Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz, ▪ arglistigem Verschweigen eines Mangels, ▪ sowie bei der Übernahme einer Garantie, soweit deren Umfang etwas anderes bestimmt. (5) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich etwaiger Verlängerungsoptionen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung aufrechtzuerhalten. Die Mindestdeckungssummen betragen: ▪ Personenschäden: 3.000.000 € je Schadensfall, ▪ Sach- und Vermögensschäden: 1.000.000 € je Schadensfall. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Nachweis des bestehenden Versicherungsschutzes jederzeit während der Vertragslaufzeit zu verlangen. (6) Schäden oder Schadensereignisse, die im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung stehen und den Auftraggeber betreffen können, sind diesem vom Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen. (7) Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer vom Auftragnehmer zu vertretenden Verletzung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten beruhen. Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung, soweit die Inanspruchnahme berechtigt ist.
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§ 15 Vertragsstrafen
(1) Verletzt der Auftragnehmer schuldhaft vertragliche Pflichten, für die dieser Vertrag ausdrücklich die Verwirkung einer Vertragsstrafe vorsieht, kann der Auftraggeber die jeweils vereinbarte Vertragsstrafe nach Maßgabe dieses Vertrages verlangen. (2) Die Geltendmachung einer Vertragsstrafe lässt weitergehende gesetzliche oder vertragliche Ansprüche des Auftraggebers, insbesondere auf Schadensersatz, Rücktritt oder Kündigung, unberührt. Eine verwirkte Vertragsstrafe wird auf einen wegen desselben Sachverhalts geltend gemachten Schadensersatzanspruch angerechnet. (3) Die einzelnen Tatbestände sowie die Höhe der Vertragsstrafen ergeben sich insbesondere aus § 20 dieses Vertrages. (4) Abweichend von § 341 Absatz 3 BGB kann der Auftraggeber den Vorbehalt einer verwirkten Vertragsstrafe noch bis zur vollständigen Bezahlung der von der Pflichtverletzung betroffenen Einzellieferung, spätestens jedoch innerhalb von zehn Werktagen nach Annahme der betreffenden Leistung, in Textform erklären.
§ 16 Kündigung aus wichtigem Grund und Rücktritt
(1) Beide Vertragsparteien sind berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund nach den gesetzlichen Vorschriften außerordentlich zu kündigen. Das Recht zum Rücktritt nach den gesetzlichen Vorschriften bleibt unberührt. (2) Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn a) über das Vermögen des Auftragnehmers ein Insolvenzverfahren eröffnet oder dessen Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird, b) der Auftragnehmer bei der Angebotsabgabe oder Vertragsdurchführung vorsätzlich unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht hat, c) sich nach Vertragsschluss herausstellt, dass zum Zeitpunkt des Zuschlags ein zwingender oder fakultativer Ausschlussgrund gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorlag, d) der Auftragnehmer trotz schriftlicher Abmahnung wiederholt oder schwerwiegend gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt, e) der Auftragnehmer seine vertraglichen Leistungen dauerhaft oder erheblich mangelhaft erbringt oder wesentliche Liefer- oder Leistungspflichten schuldhaft nicht erfüllt. (3) Vor einer Kündigung nach Absatz 2 Buchstaben d) und e) ist dem Auftragnehmer grundsätzlich Gelegenheit zur Abhilfe innerhalb einer angemessenen Frist zu geben, sofern dies nach Art der Pflichtverletzung möglich und zumutbar ist. (4) Der Auftraggeber ist berechtigt, nach einer berechtigten außerordentlichen Kündigung die noch ausstehenden Leistungen ganz oder teilweise durch Dritte ausführen zu lassen. Hierdurch entstehende Mehrkosten hat der Auftragnehmer zu tragen, soweit er die Kündigung zu vertreten hat. (5) Der Auftragnehmer ersetzt dem Auftraggeber alle nachweislich entstandenen Schäden und Mehraufwendungen, die auf einer von ihm zu vertretenden außerordentlichen Kündigung oder einem Rücktritt beruhen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt. (6) Hat der Auftragnehmer im Zusammenhang mit diesem Vertrag nachweislich eine Straftat im Zusammenhang mit Korruption oder wettbewerbswidrigen Absprachen begangen, insbesondere nach den §§ 298, 299, 333 oder 334 StGB, ist der Auftraggeber berechtigt, den Vertrag mit sofortiger Wirkung außerordentlich zu kündigen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
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(7) Im Falle einer berechtigten außerordentlichen Kündigung ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber bei der geordneten Übergabe an einen Nachfolgeauftragnehmer angemessen zu unterstützen, soweit dies erforderlich und zumutbar ist.
§ 17 Schutzrechtsverletzungen
(1) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die von ihm gelieferten Produkte sowie deren vertragsgemäße Nutzung keine Schutzrechte oder sonstigen Rechte Dritter verletzen. (2) Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer schuldhaften Verletzung von Schutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter durch die vom Auftragnehmer gelieferten Produkte oder Leistungen gegen den Auftraggeber geltend gemacht werden. Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. (3) Werden Ansprüche wegen einer behaupteten Schutzrechtsverletzung geltend gemacht oder ist eine solche zu erwarten, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich hierüber zu informieren und auf eigene Kosten geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die vertragsgemäße Nutzung weiterhin zu ermöglichen. Hierzu gehören insbesondere: ▪ die Beschaffung entsprechender Nutzungsrechte, ▪ der Austausch des betroffenen Produkts gegen ein gleichwertiges, rechtsmangelfreies Produkt oder ▪ die Beseitigung der Schutzrechtsverletzung. (4) Die gesetzlichen Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.
§ 18 Zusammenarbeit der Vertragspartner
Ansprechpartner der Vertragsparteien sind ausschließlich die von den Parteien im Einzelfall benannten verantwortlichen Ansprechpartner.
§ 19 Anlieferung
(1) Die Lieferung erfolgt an die im jeweiligen Einzelabruf angegebene Lieferanschrift der bezugsberechtigten Hochschule zum jeweils individuell vereinbarten Liefertermin. Der jeweils individuell vereinbarte Liefertermin führt grundsätzlich nicht zum Bestehen eines absoluten Fixgeschäfts. Zeichnet sich der Verzug der Erbringung einer vertraglich geschuldeten Leistung ab, ist der Auftragnehmer verpflichtet, dies unverzüglich schriftlich oder telekommunikativ dem Auftraggeber mitzuteilen. (2) Die angebotenen Preise umfassen sämtliche zur vollständigen und vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Kosten bis zur jeweiligen Standardlieferstelle. Hiervon ausgenommen ist ausschließlich die nach Maßgabe von § 5 Abs. 6 zulässige Liefergebühr für ausdrücklich gekennzeichnete Arbeitsplatz- und Raumlieferungen. Weitere Liefer-, Versand-, Verpackungs- oder sonstige Zuschläge dürfen nicht berechnet werden. Lieferungen erfolgen grundsätzlich während der üblichen Dienstzeiten der jeweiligen Hochschule. Abweichende Lieferzeiten können im Einzelfall zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden. (3) Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen. Dieser muss mindestens enthalten: ▪ Bestellnummer, ▪ Name der bestellenden Hochschule, ▪ Artikelbezeichnung, ▪ gelieferte Mengen, ▪ sowie den Namen des Bestellers oder der Bestellerin.
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(4) Die Gefahr des zufälligen Untergangs oder der zufälligen Verschlechterung der Ware geht mit der ordnungsgemäßen Übergabe am vereinbarten Lieferort auf den Auftraggeber über. (5) Offensichtliche Mängel oder Fehlmengen können bei der Anlieferung dokumentiert werden. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte sowie die Regelungen dieses Vertrages bleiben hiervon unberührt. (6) § 377 HGB findet keine Anwendung. Offensichtliche Mängel sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Anlieferung anzuzeigen. (7) Soweit Verpackungsmaterial nach gesetzlichen Vorschriften oder aufgrund vertraglicher Vereinbarungen vom Auftragnehmer zurückzunehmen ist, erfolgt die Rücknahme und ordnungsgemäße Entsorgung auf dessen Kosten.
§ 20 Verzug und Vertragsstrafe
(1) Gerät der Auftragnehmer mit der Erbringung einer vertraglich geschuldeten Leistung in Verzug, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Der Auftraggeber ist berechtigt, dem Auftragnehmer eine angemessene Nachfrist zur Leistungserbringung zu setzen. Nach fruchtlosem Ablauf der Nachfrist stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Rechte, insbesondere auf Rücktritt, Schadensersatz oder Ersatzvornahme, zu. (2) Werden die nach § 10 geschuldeten statistischen Auswertungen aus Gründen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, nicht fristgerecht oder wiederholt unvollständig bzw. fehlerhaft übermittelt, kann der Auftraggeber nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Nachfrist folgende Vertragsstrafen verlangen: ▪ 250,00 € je fehlender, verspäteter, wiederholt unvollständiger oder fehlerhafter hochschulbezogener Jahresauswertung gemäß § 10 Absatz 1; ▪ 500,00 € je fehlender, verspäteter, wiederholt unvollständiger oder fehlerhafter hochschulübergreifender Gesamtauswertung gemäß § 10 Absatz 2. (3) Die Vertragsstrafe wird mit Zugang der schriftlichen Geltendmachung durch den Auftraggeber fällig. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Vertragsstrafe mit fälligen Forderungen des Auftragnehmers aufzurechnen. (4) Die Geltendmachung einer Vertragsstrafe schließt weitergehende gesetzliche oder vertragliche Ansprüche und Rechte, insbesondere auf Schadensersatz, Rücktritt oder Kündigung, nicht aus. Eine verwirkte Vertragsstrafe wird auf einen wegen desselben Sachverhalts geltend gemachten Schadensersatz angerechnet.
§ 21 Gewährleistung
(1) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass sämtliche gelieferten Produkte und erbrachten Leistungen bei Gefahrübergang frei von Sach- und Rechtsmängeln sind und den vertraglich vereinbarten sowie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. (2) Der Auftraggeber hat festgestellte Mängel dem Auftragnehmer unverzüglich nach deren Bekanntwerden anzuzeigen. Die Mängelanzeige soll Art und Umfang des Mangels sowie die zur Nachvollziehbarkeit erforderlichen Informationen enthalten. (3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, angezeigte Mängel innerhalb einer vom Auftraggeber angemessen gesetzten Frist auf eigene Kosten durch Nachbesserung oder Ersatzlieferung zu beseitigen. (4) Kommt der Auftragnehmer seiner Verpflichtung zur Nacherfüllung nicht oder nicht fristgerecht nach oder schlägt die Nacherfüllung fehl, stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, insbesondere Minderung, Rücktritt, Schadensersatz sowie Ersatzvornahme, zu. (5) Die Gewährleistungsfrist beträgt für sämtliche vertragsgegenständlichen Lieferungen und Leistungen 24 Monate, soweit gesetzlich keine längere Frist vorgeschrieben ist.
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(6) Werden innerhalb der Gewährleistungsfrist Mängel angezeigt, ist der Ablauf der Gewährleistungsfrist hinsichtlich der betroffenen Leistung bis zum Abschluss der Mängelbeseitigung gehemmt. (7) Weitergehende gesetzliche Ansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.
§ 22 Erfüllungsort, Gerichtsstand und anwendbares Recht
(1) Erfüllungsort für sämtliche Lieferungen und Leistungen ist der im jeweiligen Einzelabruf benannte Lieferort der abrufenden Hochschule. Für sonstige Verpflichtungen aus diesem Vertrag ist der Sitz der jeweils abrufenden Hochschule Erfüllungsort, soweit gesetzlich zulässig. (2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der jeweils beklagten Vertragspartei. (3) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG/UN-Kaufrecht).
§ 23 Schlussbestimmung
(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages einschließlich seiner Anlagen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, soweit gesetzlich keine strengere Form vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für die Änderung oder Aufhebung dieses Formerfordernisses. (2) Mitteilungen im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages können, soweit in diesem Vertrag nichts Abweichendes geregelt ist, in Textform erfolgen. (3) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden oder sollte sich in diesem Vertrag eine Regelungslücke ergeben, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. (4) Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige rechtlich zulässige Regelung als vereinbart, die dem Sinn und Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für das Schließen einer Regelungslücke. (5) Schwerwiegende Ereignisse, wie insbesondere höhere Gewalt, Arbeitskämpfe, Unruhen, kriegerische oder terroristische Auseinandersetzungen, die unvorhersehbare Folgen für die Leistungsdurchführung nach sich ziehen, befreien die Vertragsparteien für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Wirkung von ihren Leistungspflichten, selbst wenn sie sich in Verzug befinden sollten. Eine automatische Vertragsauflösung ist damit nicht verbunden. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, sich von einem solchen Hindernis benachrichtigen und ihre Verpflichtungen den veränderten Verhältnissen nach Treu und Glauben anzupassen.
Mit Abgabe meines/ unseres Angebotes erkenne ich/ erkennen wir diesen Vertrag und alle Anforderungen, die sich aus den Vergabeunterlagen insgesamt ergeben, voll inhaltlich an.
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