A. 2026-19-THM_Allg. Info.pdf

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VERGABEUNTERLAGEN TEIL A BEWERBUNGSBEDINGUNGEN UND ALLGEMEINE INFORMATIONEN

zur Ausschreibung

Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial an 12 hessische Hochschulen Vergabenummer: 2026-19-THM-AGHHE

(Offenes Verfahren nach § 15 VgV)

INHALT

1. Allgemeine Vorbemerkung ........................................................ 2
2. Gegenstand des Vergabeverfahrens .......................................... 2
3. Geschätzter Auftragswert / Höchstwert der Rahmenvereinbarung ... 2
4. Auftraggeber / Vergabestelle / Bezugsberechtigte Einrichtungen ... 3
5. Losbildung ............................................................................. 4
6. Ablauf des Verfahrens ............................................................. 5
7. Vertragszeitraum .................................................................... 6
8. Preisblatt und Preisgestaltung .................................................. 6
9. Sortiment .............................................................................. 7
10. Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen ....................................... 7
11. Geltung technischer Normen und Gleichwertigkeit ....................... 7
12. Angebotsprüfung/-wertung ....................................................... 8 12.1 Prüfung der Eignung .......................................................... 8 12.2 Wertung ........................................................................... 8
13. Rechtsbehelfsbelehrung .......................................................... 9

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1. Allgemeine Vorbemerkung

Die Vergabeunterlagen bestehen aus den Teilen A bis E sowie den ausdrücklich als solche bezeichneten Anlagen. Maßgeblich für das Vergabeverfahren sind ausschließlich die über die Vergabeplattform bereitgestellten Vergabeunterlagen einschließlich etwaiger Berichtigungen, Ergänzungen und Bieterinformationen. Die Bieter sind verpflichtet, bei der Erstellung und Abgabe ihres Angebots sämtliche Vergabeunterlagen sowie die während des Vergabeverfahrens veröffentlichten Bieterinformationen und Änderungen zu berücksichtigen. Personen- und Funktionsbezeichnungen werden in diesen Vergabeunterlagen geschlechtsneutral verwendet. Soweit aus Gründen der besseren Lesbarkeit eine verkürzte Sprachform verwendet wird, bezieht sich diese gleichermaßen auf alle Geschlechter.

2. Gegenstand des Vergabeverfahrens

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer über die Lieferung von Bürobedarf und ergänzenden bürotypischen Verbrauchsmaterialien an die beteiligten hessischen Hochschulen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere die Lieferung des Sortiments (330 Artikel), die Bereitstellung und laufende Pflege eines WPS-kompatiblen elektronischen Produktkatalogs zur unmittelbaren Nutzung innerhalb von WPS, die Entgegennahme und Verarbeitung der über WPS übermittelten Einzelabrufe, die termingerechte Belieferung der jeweiligen Lieferstellen, die Abwicklung von Reklamationen und Retouren sowie die Erbringung der vereinbarten Serviceleistungen. Die Einzelabrufe sämtlicher beteiligter Hochschulen erfolgen ausschließlich über das elektronische Beschaffungssystem WPS. Ein gesonderter Webshop des Auftragnehmers sowie eine OCI- oder Punch-out-Anbindung sind weder gewünscht noch Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung. Die beteiligten Hochschulen bündeln ihren Bedarf im Rahmen dieses Vergabeverfahrens. Die Leistungen werden während der Vertragslaufzeit durch die jeweils bezugsberechtigte Hochschule nach ihrem tatsächlichen Bedarf im Wege von Einzelabrufen beauftragt.

3. Geschätzter Auftragswert / Höchstwert der Rahmenvereinbarung

Unter Berücksichtigung der maximalen Vertragslaufzeit von 48 Monaten einschließlich sämtlicher Verlängerungsoptionen sowie eines Zuschlags für zu erwartende Preissteigerungen beträgt der geschätzte Auftragswert der Rahmenvereinbarung 623.867,21 € netto. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung wird auf 720.000,00 € netto festgesetzt. Mit Erreichen dieses Höchstwertes dürfen keine weiteren Einzelabrufe aus der Rahmenvereinbarung erfolgen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf ein bestimmtes Mindestabrufvolumen oder auf vollständige Ausschöpfung des geschätzten Auftragswertes oder des Höchstwertes besteht nicht. Der geschätzte Auftragswert und der Höchstwert erfassen sämtliche Nettovergütungen aus der Rahmenvereinbarung, einschließlich etwaiger Mindermengenzuschläge sowie der Liefergebühren für ausdrücklich gekennzeichnete Arbeitsplatz- und Raumlieferungen.

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4. Auftraggeber / Vergabestelle / Bezugsberechtigte Einrichtungen

Die Technische Hochschule Mittelhessen (THM) führt das Vergabeverfahren als zentrale Vergabestelle und Koordinierungsstelle für die beteiligten Hochschulen durch. Der Rahmenvertrag wird durch die Technische Hochschule Mittelhessen, vertreten durch den Präsidenten, für die in den Vergabeunterlagen benannten, bezugsberechtigten Hochschulen geschlossen. Die einzelnen Abrufe aus der Rahmenvereinbarung erfolgen durch die jeweils bezugsberechtigte Hochschule im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Verpflichtungen aus einem Einzelabruf entstehen ausschließlich zwischen dem Auftragnehmer und der jeweils abrufenden Hochschule. Eine gesamtschuldnerische Haftung der beteiligten Hochschulen ist ausgeschlossen. Soweit in den Vergabeunterlagen der Begriff „Auftraggeber“ verwendet wird, ist damit je nach Regelungszusammenhang entweder die zentrale Vergabestelle oder die jeweils abrufende Hochschule gemeint.

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5. Losbildung

Gemäß § 97 Abs. 4 GWB ist grundsätzlich eine Aufteilung in Teil- oder Fachlose vorzunehmen. Vorliegend wurde von einer Losbildung abgesehen, da wirtschaftliche und technische Gründe eine Gesamtvergabe erforderlich machen.

Wirtschaftliche Gründe: Die beteiligten Hochschulen bündeln ihre Bedarfe (im Bezug auf die 330 Artikel) im Rahmen einer Einkaufsgemeinschaft. Durch die Zusammenfassung der Beschaffungsmengen wird eine signifikante Steigerung der Abnahmemengen erzielt, die zu besseren Einkaufskonditionen und wirtschaftlicheren Angeboten führt. Erfahrungen aus vorangegangenen Vergabeverfahren haben gezeigt, dass auch bei Aufteilung in mehrere Lose regelmäßig nur ein Anbieter bezuschlagt wurde, sodass die intendierte Förderung des Wettbewerbs durch Losbildung nicht erreicht wurde. Eine Aufteilung in Lose würde zu geringeren Abnahmemengen je Los führen und damit die Kalkulationsgrundlage der Bieter verschlechtern, was voraussichtlich zu höheren Preisen führen würde.

Technische Gründe: Die beteiligten Hochschulen nutzen einheitlich das elektronische Beschaffungssystem WPS. Der elektronische Produktkatalog wird unmittelbar innerhalb von WPS bereitgestellt. Die Integration des Auftragnehmers erfolgt durch die Bereitstellung standardisierter Katalog-, Produkt- und Preisdaten sowie durch die Verarbeitung der über WPS übermittelten Einzelabrufe. Eine Anbindung an einen externen Webshop des Auftragnehmers erfolgt nicht. Die Einbindung mehrerer Auftragnehmer würde zu einem erheblichen zusätzlichen technischen und organisatorischen Aufwand führen, insbesondere hinsichtlich:

• der Pflege mehrerer elektronischer Kataloge

• der Systemintegration unterschiedlicher Lieferanten

• der Prozessharmonisierung innerhalb der Hochschulen

• der Sicherstellung einheitlicher Preise und Sortimente Darüber hinaus besteht die Gefahr von Medienbrüchen, erhöhtem Abstimmungsbedarf sowie ineffizienten Beschaffungsprozessen.

Vor diesem Hintergrund ist die Vergabe als Gesamtauftrag erforderlich, um eine wirtschaftliche und technisch einheitliche Beschaffung sicherzustellen.

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6. Ablauf des Verfahrens

Das Vergabeverfahren wird als europaweites Offenes Verfahren gemäß § 15 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt.

Kommunikation: Die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform. Bieterfragen sind bis zu dem in der Bekanntmachung genannten Zeitpunkt über die Vergabeplattform einzureichen. Auskünfte und ergänzende Informationen werden ausschließlich über die Vergabeplattform bereitgestellt. Die Bieter sind verpflichtet, sich eigenständig regelmäßig über dort veröffentlichte Informationen zu informieren.

Angebotsabgabe: Angebote sind vollständig und fristgerecht elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Maßgeblich ist der fristgerechte Eingang auf der Plattform. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Prüfung und Wertung: Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt in folgenden Schritten:

• Formale Prüfung der Angebote

• Prüfung der Eignung der Bieter

• Inhaltliche und wirtschaftliche Wertung der Angebote gemäß den Zuschlagskriterien (Teil C der Vergabeunterlagen) Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (§ 56 VgV) nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.

Bemusterung: Soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen, ist im Rahmen der Angebotsabgabe eine Bemusterung ausgewählter Produkte vorzunehmen. Die Bemusterung ist Bestandteil der Angebotswertung.

Aufklärung: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Angebotsprüfung Aufklärungen zu verlangen. Die Bieter sind verpflichtet, entsprechende Auskünfte fristgerecht zu erteilen.

Zuschlag: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf Grundlage der eingereichten Angebote ohne Verhandlungen zu erteilen.

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7. Vertragszeitraum

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt zunächst 24 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sodass sich eine maximale Vertragslaufzeit von insgesamt 48 Monaten ergibt. Die Verlängerung erfolgt insbesondere unter Berücksichtigung der Leistungserbringung, Lieferqualität und Preisentwicklung. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung besteht nicht. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

8. Preisblatt und Preisgestaltung

Die vom Bieter angebotenen Preise sind vollständig und verbindlich in den bereitgestellten Preisblättern (Excel-Dateien) einzutragen. Die Preise des Sortiments sind vollständig und verbindlich in Teil E – Produkt- und Preisblatt einzutragen. Es sind sämtliche für die Leistungserbringung erforderlichen Kosten in die angebotenen Preise einzukalkulieren, insbesondere Kosten für Lieferung, Verpackung, Transport, Logistik, Systemanbindung sowie sonstige Nebenkosten. Preisanpassung (indexbasiert): Nach Ablauf der Preisbindungsfrist erfolgt die Anpassung der Preise auf Basis des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex (VPI, Basisjahr 2020 = 100). Maßgeblich ist der Indexwert des Monats, der dem Vertragsbeginn vorausgeht (Ausgangsindex), sowie der Indexwert des Monats, der dem Zeitpunkt der beantragten Preisanpassung vorausgeht (Vergleichsindex). Die Preisanpassung erfolgt im gleichen prozentualen Verhältnis wie die Veränderung des Indexes nach folgender Formel: Neuer Preis = ursprünglicher Angebotspreis × Vergleichsindex / Ausgangsindex Einzelheiten zur Berechnung und Durchführung von Preisanpassungen ergeben sich aus § 12 Abs. 5 des Rahmenvertrags (Teil D). Preisanpassungen sind erstmals nach Ablauf von 24 Monaten und danach höchstens einmal jährlich zulässig. Preiserhöhungen und Preissenkungen sind entsprechend der Indexentwicklung vorzunehmen. Der Auftragnehmer hat die Preisanpassung mindestens vier Monate vor Inkrafttreten schriftlich anzuzeigen und durch entsprechende Indexwerte nachzuweisen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Berechnung zu prüfen.

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9. Sortiment

Das Sortiment umfasst die im Leistungsverzeichnis ausdrücklich definierten und zu bepreisenden Artikel. Diese Artikel sind verbindlich anzubieten und bilden die Grundlage für die Angebotswertung. Die Preise des Sortiments unterliegen den Regelungen zur Preisbindung und Preisanpassung. Ein Austausch dieser Artikel während der Vertragslaufzeit ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig und setzt mindestens gleichwertige Qualität voraus.

Sortimentsänderungen: Sollte ein Artikel während der Vertragslaufzeit nicht mehr lieferbar sein, ist ein gleichwertiger Ersatzartikel anzubieten. Der Preis des Ersatzartikels darf den ursprünglich angebotenen Preis nicht überschreiten, es sei denn, der Auftraggeber stimmt einer Preisanpassung ausdrücklich zu.

Gewichtung des Sortiments Das Sortiment umfasst 330 Artikel mit unterschiedlicher Bedarfsrelevanz für die beteiligten Hochschulen. Zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen und praxisgerechten Angebotswertung erfolgt die Bewertung auf Basis eines gewichteten Warenkorbs. Die Gewichtung der einzelnen Artikel basiert auf den tatsächlichen Beschaffungs- und Verbrauchsdaten der beteiligten Hochschulen aus vergangenen Jahren. Dabei werden besonders beschaffungsrelevante Artikel stärker gewichtet als selten beschaffte Artikel. Die angebotenen Einzelpreise werden mit den vorgegebenen Gewichtungsfaktoren multipliziert und zu einem Gesamtwertungspreis aggregiert. Maßgeblich für die Preiswertung ist der hieraus resultierende Gesamtwertungspreis.

10. Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen werden den Bietern ausschließlich zum Zweck der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt. Eine Nutzung, Vervielfältigung oder Weitergabe an Dritte ist nur insoweit zulässig, wie dies für die Erstellung des Angebots erforderlich ist. In diesem Fall hat der Bieter sicherzustellen, dass auch die einbezogenen Dritten zur Vertraulichkeit verpflichtet werden. Die Vergabeunterlagen sowie alle im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellten Informationen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Sofern ein Bieter kein Angebot abgibt oder im Verfahren nicht berücksichtigt wird, hat er die ihm zur Verfügung gestellten Unterlagen und Daten nach Abschluss des Vergabeverfahrens unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Elektronisch bereitgestellte Unterlagen sind entsprechend zu löschen.

11. Geltung technischer Normen und Gleichwertigkeit

Soweit in den Vergabeunterlagen auf technische Normen, insbesondere DIN-Normen, Bezug genommen wird, gelten diese als Mindestanforderungen an die zu liefernden Produkte. Gleichwertige Normen, insbesondere europäische oder internationale Standards, werden anerkannt, sofern die Gleichwertigkeit nachgewiesen wird. Der Bieter ist verpflichtet, auf Verlangen des Auftraggebers geeignete Nachweise zur Gleichwertigkeit vorzulegen.

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Die in den Vergabeunterlagen genannten technischen Anforderungen dürfen nicht so ausgelegt werden, dass bestimmte Unternehmen oder Produkte unzulässig bevorzugt oder benachteiligt werden. Sollte ein Bieter der Auffassung sein, dass einzelne Anforderungen diskriminierend wirken, hat er dies unverzüglich über die Vergabeplattform anzuzeigen. Soweit konkrete Fabrikate oder Hersteller benannt werden, erfolgt dies ausschließlich zur Beschreibung des Leistungsgegenstandes. Es werden stets gleichwertige Produkte zugelassen.

12. Angebotsprüfung/-wertung

Die Angebotsprüfung / -wertung erfolgt in mehreren Stufen unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben. Die Prüfung der Angebote erfolgt in folgenden Schritten:

1. Formale Prüfung
2. Prüfung der Eignung der Bieter
3. Fachliche und wirtschaftliche Wertung Angebote, die den Anforderungen der Vergabeunterlagen nicht entsprechen, können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.

12.1 Prüfung der Eignung

Vor der Angebotswertung prüft der Auftraggeber die Eignung der Bieter. Zur Beurteilung der Eignung sind die in der Bekanntmachung sowie in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nachweise vollständig vorzulegen. Maßgeblich sind insbesondere die dort benannten Mindestanforderungen und Mindeststandards. Werden diese nicht erfüllt oder die geforderten Nachweise nicht vorgelegt, kann das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

12.2 Wertung

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß § 127 GWB in Verbindung mit § 58 VgV. Die Wertung erfolgt anhand folgender Zuschlagskriterien:

1. Preis Grundlage der Bewertung ist der Gesamtwertungspreis des Sortiments (gewichteter Warenkorb).
2. Qualität Die Qualität der angebotenen Produkte wird im Rahmen der Bemusterung bewertet.
3. Service und Logistik Bewertet werden Kundenservice / Erreichbarkeit, Lieferzeiten und Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsabwicklung.

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13. Rechtsbehelfsbelehrung

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, oder
5. der Antrag oder Rechtsbehelf offensichtlich rechtsmissbräuchlich ist (§ 180 Abs. 2 GWB). § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

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