Mit Zuschlagserteilung wird ein individueller Rahmenvertrag (Bezugsvertrag) je Los mit einem Wirtschaftsteilnehmer auf Basis der Vertragsbedingungen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer geschlossen. Die auf diesem Rahmenvertrag beruhenden Einzelaufträge (Abrufe) werden entsprechend den Bedingungen des Rahmenvertrages vergeben. Alle Abrufe bilden zusammen mit diesem Rahmenvertrag einen einheitlichen Vertrag.

Der Vertrag wird in einer besonderen Urkunde („Rahmenvertrag“) dokumentiert.

Als Vertragsform ist ein sogenannter Bezugsvertrag vorgesehen. Die während der Vertragslaufzeit abgerufenen Mengen richten sich ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers. Mindestabnahmemengen werden nicht festgelegt. Die in dem Auswertschema angegebenen Angaben sollen dem Bieter lediglich zur besseren Einschätzung dienen und bei der Erstellung eines geeigneten Angebotes helfen.

Änderungen oder Ergänzungen an den Vertragsunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

Die EVB-IT stehen unter https://www.digitale-verwaltung.de/Webs/DV/DE/aktuelles-service/it-einkauf/evb-it-und-bvb/mehr\_zu\_evb\_it\_und\_bvb/mehr\_zu\_evb-it-und-bvb-node.html und die VOL/B unter www.bmwi.de zur Einsichtnahme bereit.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.

2. Auftragnehmerleistungen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber und der Bezugsberechtigten zur Lieferung der in der Anlage 2 „Leistungskatalog“ aufgeführten Produkte.

Die während der gesamten Vertragslaufzeit gelieferten Produkte müssen gegenüber den vom Auftragnehmer im Rahmen der Teststellung überlassenen Produkten in Verarbeitung und Materialbeschaffenheit zumindest gleichwertig sein und zumindest gleichwertige ergonomische und technische Eigenschaften aufweisen.

Die im Rahmen des Zuschlags festgelegten Leistungsvorgaben sind über den gesamten Leistungszeitraum einheitlich zu erbringen. Abweichungen hiervon sind nur nach Angabe geeigneter Alternativen durch den Auftragnehmer und nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich.

Die zur Teststellung angelieferten Produkte gehen kostenneutral in den Bestand des Auftraggebers über. Dies gilt auch für jede neue, akzeptierte Teststellung im Falle einer Produktabkündigung oder technischen Änderung am Gerät innerhalb der Vertragslaufzeit.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ausschließlich Fabrikneuware auszuliefern, die frei von Mängeln und Rechten Dritter ist.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, IT.NRW (sourcing-leadbuyer@it.nrw.de) und die bezugsberechtigten Dienststellen über Rückrufaktionen und kritische Sicherheitslücken sowie deren Behebung durch den Hersteller unverzüglich in geeigneter Weise zu unterrichten.

3. Bezugsberechtigte

Neben dem Auftraggeber sind alle nachfolgend aufgeführten Ressorts, Behörden, Landesbetriebe und Einrichtungen der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen bezugsberechtigt mit Ausnahme der Geschäftsbereiche des Finanzministeriums und des Justizministeriums (siehe §§ 3, 6, 7, 8, 9, 14 und 14a Landesorganisationsgesetz NRW).

IT.NRW hat die Betriebsverantwortung des IT-Betriebes des Bau- und Liegenschaftsbetriebes (BLB) übernommen und stattet die Standorte des BLB aus diesem Grund mit IT-Produkten aus.

Die Bezugsberechtigten sind verpflichtet, die ausgeschriebenen Leistungen während der Vertragslaufzeit beim Auftragnehmer zu beziehen. Diese Verpflichtung gilt nicht für Dienststellen, die vertraglich noch an einen anderen Auftragnehmer gebunden sind, für die jeweilige Dauer der noch bestehenden Verträge.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Ressorts/Dienststellen der nachfolgend aufgeführten Ministerien des Landes NRW und deren nachgeordneten Bereiche während der Vertragslaufzeit zu beliefern:

Ressorts/Dienststellen:

Ministerium des Innern ohne den Bereich der Polizei
Ministerium für Schule und Bildung
Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie
Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr
Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung
Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration
Ministerium für Bundes- und Europaangelegenheiten, Internationales und Medien
Ministerium für Landwirtschaft und Verbraucherschutz
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
Chef der Staatskanzlei
Landesbetrieb Straßenbau NRW
Polizeipräsidium Mönchengladbach
Das Landesamt für Qualitätssicherung und Informationstechnologie der Lehrerausbildung (LAQUILA)
Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung
Landesamt für Qualitätssicherung und Informationstechnologie der Lehrerausbildung
Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW

Es ist nicht ausgeschlossen, dass sich der Zuschnitt der Ressorts während der Vertragslaufzeit ändert.

4. Vertragslaufzeit

Die Laufzeit des Rahmenvertrages beginnt, sobald der Auftraggeber dem Auftragnehmer schriftlich mitgeteilt hat, dass eine Einpflege in den Einkaufskatalog abgeschlossen ist, spätestens aber 4 Wochen nach Zuschlagserteilung. Die elektronische Form kann die Schriftform ersetzen

Der Vertrag / die Verträge laufen maximal bis zum 31.12.2028 bzw. endet bei Erreichen der Höchstmenge ohne, dass es einer Kündigung bedarf.

Für innerhalb der Vertragslaufzeit getätigte Abrufe bleiben die Bedingungen dieses Rahmenvertrages auch nach dessen Kündigung bestehen.

5. Schätzung der Auftragsmenge /Höchstmenge

Vor der Erstellung der Vergabeunterlagen wurde eine landesweite Bedarfsabfrage über die Produkte durchgeführt. Die bezugsberechtigten Dienststellen wurden aufgefordert, ihren geschätzten Bedarf für den Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2028 zu benennen.

Das geschätzte Auftragsvolumen/Höchstmenge beträgt:


	Geschätzter Bedarf netto	Höchstmenge netto
Zu Los 1 24“ Monitor	585.000 €	877.500 €
Zu Los 2 27” (2560x1440) Monitor	570.000 €	855.000 €
Zu Los 3 27” (3840x2160) Monitor	150.000 €	225.000 €
Zu Los 4 32“ Monitor	100.000 €	150.000 €
Los 5 34“ Monitor	80.000 €	120.000 €
Los 6 49“ Monitor	65.000 €	97.500 €

Die auf diese Weise ermittelten Mengen stellen die geschätzten Abnahmemengen dar. Eine Mindestabnahme von Leistungen aus diesem Vertrag wird nicht garantiert.

Es besteht kein Anspruch auf Erreichen der angegebenen geschätzten Abnahmemengen/des geschätzten Gesamtauftragswertes.

6. Abrufe/Einkaufskatalog NRW

Die Abrufe aus diesem Rahmenvertrag werden nachfolgendem Verfahren durchgeführt:

Der Abruf von Leistungen erfolgt direkt durch die Bezugsberechtigten auf Grundlage des Rahmenvertrags über den Einkaufskatalog NRW. Um die Abrufe über den Einkaufskatalog NRW abwickeln zu können, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Produktdaten zu den vertraglich vereinbarten Produkten für den Import als .xlsx- oder .csv-Datei zur Verfügung zu stellen. Erstmalig spätestens fünf Tage nach Zuschlagserteilung sind diese Daten dem Auftraggeber im elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Abrufe elektronisch per E-Mail entgegenzunehmen und sie im gleichen Format innerhalb eines Arbeitstages (Mo-Fr) zu bestätigen. Eine Muster-E-Mail, aus der das Format der Bestellung ersichtlich ist, liegt als Anlage 1.3 den Ausschreibungsunterlagen bei.

Mit dem Abruf durch die jeweilige bezugsberechtigte Dienststelle gehen die vertraglichen Rechte und Pflichten des Auftraggebers auf die abrufende Dienststelle über.

Die Lieferung der Produkte erfolgt durch den Auftragnehmer direkt an die jeweilige Dienststelle des Landes NRW. Die Lieferung und Rechnungsstellung der angebotenen Leistung erfolgt unmittelbar an den jeweiligen Abnehmer soweit nichts Anderes im Abruf angegeben wird.

7. Lieferung und Verpackung

Die Auslieferung erfolgt in handelsüblicher, den Erfordernissen des Liefergegenstandes und der Versandart angepasster Verpackung. Die Bestimmungen der Verordnung über die Vermeidung von Verpackungsabfällen werden vom Auftragnehmer beachtet.

Die Lieferung der Produkte muss spätestens vier Wochen nach Abrufeingang an die abrufende Dienststelle erfolgen. Bei einem Abruf von 100 Geräten oder mehr beträgt die Lieferfrist maximal 6 Wochen. Abweichungen hiervon sind nur mit Einverständnis der abrufenden Dienststelle möglich. Diese Lieferzeiten beinhalten die optionale Etikettierung.

Die Lieferung der angeforderten Produkte erfolgt frei Haus in die bezugsberechtigten Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalen hinter die erste verschließbare Tür. Der fachgerechte Transport der Geräte wird vom Auftragnehmer durchgeführt.

Die Auslieferung wird der abrufenden Dienststelle durch den Auftragnehmer spätestens drei Tage vor Auslieferung unter Angabe der Stückzahl unaufgefordert mitgeteilt. Individuelle Absprachen zum Lieferzeitpunkt und Teillieferungen sind einvernehmlich zwischen dem Auftragnehmer und der zu beliefernden Dienststelle möglich.

Die Anlieferung an die benannte Anlieferstelle der Dienststelle führt der Auftragnehmer ohne Mitwirkung von Personal des Auftraggebers durch.

Soweit nicht anders vereinbart, trägt der Auftragnehmer die Versand- und Verpackungskosten.

Die Unterzeichnung eines etwaigen Lieferscheines bestätigt nur die räumliche Verbringung der Hardware in den Einflussbereich des Auftraggebers, nicht aber deren Vollständigkeit oder Mangelfreiheit.

Sollte die Anlieferung der Geräte inkl. Zubehör und aller Optionen auf Paletten erfolgen, so sind grundsätzlich EURO-Paletten mit einer maximalen Packhöhe von 205 cm zu verwenden; dabei dürfen die anzuliefernden Geräte nicht über den Rand der Palette hinausragen. Nur mit Einverständnis der annehmenden Stelle ist eine Anlieferung auf Einwegpaletten möglich.

Transport- und Verpackungsmaterial sind auf Anforderung der Dienststelle sofort bei Lieferung aus den Räumlichkeiten der Dienststelle zu entfernen und umweltgerecht zu verwerten oder entsorgen.

Überschreitet der Auftragnehmer den spätesten Termin der Lieferungen mehr als zweimal, kann IT.NRW den Vertrag fristlos kündigen, es sei denn, der Auftragnehmer kann nachweisen (schriftliche Bestätigung durch den Hersteller), dass für angeforderte Komponenten am Markt ein allgemeiner Lieferengpass besteht.

Der Auftraggeber kann im Fall des Verzuges den Verzögerungsschaden verlangen. Ferner kann der Auftraggeber vom Vertrag zurücktreten und Schadensersatz statt der Leistung verlangen, wenn er dem Auftragnehmer erfolglos eine angemessene Frist zur Leistung gesetzt hat.

Die Staatskanzlei hat zwei Außenstellen in Berlin und Brüssel. Für die Anlieferung nach Brüssel werden in der Anlage 2 „Leistungskatalog“ gesondert Liefer- und Frachtkosten abgefragt. Aus technischen Gründen werden diese Lieferkosten nicht im Einkaufskatalog aufgeführt. Es obliegt dem Auftragnehmer in eigener Verantwortung, diese Lieferkosten für Lieferungen nach Berlin und/oder Brüssel in Rechnung zu stellen.

8. Preise

Die im Leistungskatalog (Anlage 2) ausgewiesenen Preise werden für die Vertragsdauer fest vereinbart.

Dabei gilt Folgendes:

Aufgrund der Preisentwicklung in dem ausgeschriebenen Bereich sind Preisminderungen innerhalb der Vertragslaufzeit zu erwarten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, unverzüglich nach Preisverfall, diese Anpassung zu den Konditionen (Kalkulationssätze) des Angebotes vorzunehmen. Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer die Offenlegung der Preistabellen und Kalkulationssätze verlangen.

Darüber hinaus wird sich IT.NRW kalenderhalbjährlich über das aktuelle Preisniveau informieren und ggf. über eine Anpassung entsprechend den aktuellen Marktbedingungen mit dem Auftragnehmer verhandeln. Sollten diese Verhandlungen zu keinem einvernehmlichen Ergebnis führen, hat IT.NRW das Recht, den Rahmenvertrag für die verhandelten Produkte zu kündigen.

9. Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung für den jeweiligen Abruf erfolgt nach Lieferung direkt gegenüber der abrufenden Dienststelle. Die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung bzw. innerhalb von 14 Kalendertage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung unter Abzug von Skonto.

Rechnet die Dienststelle nicht selbst ab, so benennt sie die abrechnende Dienststelle in dem Abruf.

Für den Auftraggeber (IT.NRW) gilt: Um eine reibungslose Rechnungsabwicklung gewährleisten zu können, müssen alle Dokumente, insbesondere Rechnungen und Lieferscheine zu einem Abruf entweder die IT.NRW-Abrufnummer oder das Kundenaktenzeichen aufweisen. IT.NRW behält sich vor, Rechnungen, die aufgrund fehlender Angaben nicht bearbeitet werden können, zurückzuweisen.

Bitte übermitteln Sie die Rechnungen bevorzugt als X-Rechnung (Leitweg ID- 05111-14002-45, Reihenfolge der „Attachments“: 1. Rechnung und 2-n Anlagen), bitte beachten Sie hierzu auch die weiterführenden Informationen zur E-Rechnungsstellung unter folgendem Link: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw , ansonsten gerne digital im PDF-Format an Kreditorenbuchhaltung@it.nrw.de

Als Rechnungsadresse gem. §14 Abs. 4 UStG verwenden Sie bitte:

IT.NRW

Z2-Kreditorenbuchhaltung-

Postfach 101105

40002 Düsseldorf

Für die anderen Dienststellen gilt:

Die Zusendung an das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen ist über

Die E-Rechnungs-Webfunktion auf vergabe.nrw.de bzw.
Direkt über erechnung.nrw (schnelle und kostenfreie Registrierung möglich) oder
Im Direktversand per mail an eingang@erechnung.nrw oder
Per PEPPOL mit der ParticipantID 0204:05-NRW-83 möglich

10. Technische Anpassungsklausel/Einheitlichkeit

Wird dem Auftragnehmer bekannt, dass ein Produkt nicht mehr am Markt verfügbar sein wird, so hat der Auftragnehmer IT.NRW unverzüglich über die Abkündigung schriftlich zu informieren und spätestens zwei Wochen nach Zugang der Information bei IT.NRW ein Testgerät des entsprechenden Nachfolgeproduktes kostenfrei zu liefern. Zur Abkündigung muss das, der Ausschreibung als Anlage beigefügte Formular „Produktabkündigung“ verwendet und an das Postfach Sourcing-Leadbuyer@it.nrw.degesendet werden.

Erfolgt die Lieferung des Testgeräts an IT.NRW nicht innerhalb der genannten Frist, ist der Auftraggeber berechtigt, innerhalb des Zeitraums, in dem kein Nachfolgemodell durch IT.NRW freigegeben wurde, Ersatzbeschaffungen bei anderen Lieferanten durchzuführen (Ausschließlichkeitsregelung gilt in diesem Zeitraum nicht) und/oder den Rahmenvertrag fristlos zu kündigen. Die Mehrkosten für eine Ersatzbeschaffung kann der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

Die vorgenannten Möglichkeiten der Ersatzbeschaffung und/oder der fristlosen Kündigung gelten auch, sofern nach Negativ-Testung eines Nachfolgemodells und entsprechender Information des Auftragnehmers innerhalb von zwei Wochen ab Information kein Testgerät eines alternativen Nachfolgeproduktes angeboten wird, sowie in dem Fall, dass auch ein zweites Nachfolgemodell im Test als nicht geeignet identifiziert wird

Das Nachfolgemodell muss zum gleichen bzw. niedrigeren Preis angeboten werden. Dieses muss bezüglich aller ausschreibungsrelevanten Eigenschaften mindestens dem Vorgängermodell entsprechen. Hierzu zählen sowohl A- als auch B-Kriterien.

Der Stromverbrauch des Nachfolgeproduktes darf nicht höher als beim Vorgängermodell sein.

Die Zustimmung von IT.NRW zum angebotenen Nachfolgeprodukt ist erforderlich. Für den Fall der Zustimmung von IT.NRW wird das angebotene Nachfolgeprodukt fester Bestandteil des Rahmenvertrags. Die Teststellung geht kostenneutral in den Bestand von IT.NRW über und dient als weiteres Referenzmodell.

Es sind immer die gleichen Hardwarekomponenten zu verbauen, wie sie mit der Teststellung angeliefert wurden. Die Referenz ist die bezuschlagte Teststellung mit den im Rahmen der Tests erfassten Eigenschaften. Sollte es aus produktionstechnischen Gründen während der Vertragslaufzeit zu Abweichungen kommen, ist die Zustimmung von IT.NRW zum angebotenen Gerät erforderlich.

11. Datenschutz / Verpflichtung zur Vertraulichkeit

11.1. Der Auftraggeber sorgt dafür, dass dem Auftragnehmer alle relevanten, über die gesetzlichen Regelungen hinausgehenden Sachverhalte, deren Kenntnis für ihn aus Gründen des Datenschutzes und der Geheimhaltung erforderlich ist, bekannt gegeben werden.

11.2. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

11.3. Der Auftraggeber kann den Vertrag ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten nach Ziffer 11.3 unter Berücksichtigung der Sachverhalte gemäß Ziffer 11.1 schuldhaft innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist nicht nachkommt oder Datenschutzvorschriften vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt.

11.4. Der Auftragnehmer darf grundsätzlich nicht auf personenbezogene Daten zugreifen, die der Auftraggeber verarbeitet. Abweichend hiervon ist dem Auftragnehmer gestattet, zur Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen auf personenbezogene Daten zuzugreifen.

Der Auftragnehmer ist nicht befugt, Daten des Auftraggebers für eigene oder für Zwecke Dritter zu verwenden.

11.5. Soweit der Auftragnehmer Dritte zur Erfüllung von Leistungen aus diesem Vertrag (nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber zulässig) heranzieht, hat er diese und etwaige Subunternehmer zur Einhaltung der in diesem Vertrag enthaltenen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verpflichten; dazu gehört insbesondere das Kontrollrecht der Landesbeauftragten für den Datenschutz gegenüber dem Dritten bzw. dem Subunternehmen.

11.6. Auftraggeber und Auftragnehmer sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse strikt vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben oder sonst zu verwerten. Dies gilt auch für den Erfahrungsaustausch innerhalb der öffentlichen Hand.

Vertrauliche Informationen im Sinne dieser Vereinbarung sind:

Alle mündlichen oder schriftlichen Informationen und Materialien, die der Auftragnehmer direkt oder indirekt von IT.NRW zur Abwicklung des Auftrages erhält und als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus ihrem Gegenstand oder sonstigen Umständen ergibt.
Die beauftragten Leistungen und sonstige Arbeitsergebnisse.

Der Auftragnehmer wird alle geeigneten Vorkehrungen treffen, um die Vertraulichkeit sicherzustellen. Vertrauliche Informationen werden nur an die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter weitergegeben, die sie aufgrund ihrer Tätigkeit erhalten müssen.

Die Pflicht zur absoluten Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an. Auf Verlangen sind ausgehändigte Unterlagen einschließlich aller davon angefertigten Kopien sowie Arbeitsunterlagen und -materialien zurückzugeben.

Dies gilt auch über die Vertragslaufzeit hinaus.

11.7. Die Verpflichtung gilt auch für die Rechtsnachfolger der Parteien. Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.

12. Daten für die Bestandsverwaltung

Die Geräte müssen Seriennummernetiketten besitzen, auf denen die Seriennummer in Klarschrift ablesbar ist, die Verpackung der Geräte muss ebenfalls die Seriennummer in Klarschrift und zusätzlich als Barcode aufweisen.
Der Auftragnehmer kennzeichnet die Geräte bei Bedarf zusätzlich mit einem von der zu beliefernden Dienststelle bereitgestellten Inventaretikett. (Die Art der Markierung sowie die genaue Position der Kennzeichnung wird rechtzeitig durch die zu beliefernde Dienststelle festgelegt.)
Der Auftragnehmer erfasst die Geräteserien- und Inventarnummer und erzeugt für jedes Gerät einen Datensatz. Jeder Datensatz beinhaltet mindestens die Seriennummer des Gerätes lt. Hersteller und die Inventarnummer des Inventaretiketts der Dienststelle. Darüberhinausgehende Informationen sind im Einzelfall mit der abrufenden Dienststelle zu vereinbaren.
Der Lieferschein liegt der Warenlieferung bei und wird ebenfalls vorab in elektronischer Form übermittelt. Dieser muss Geräteserien- und Inventarnummer der einzelnen Geräte auflisten.
Der Lieferant ist verpflichtet der abrufenden Dienststelle zu jeder Lieferung eine Excel-Tabelle mit folgenden Daten an eine zuvor mitgeteilte E-Mailadresse zu senden:
Seriennummer
ggf. dienststellenspezifische Gerätebezeichnung

II. Abschnitt: - Leistung -

1. Allgemeines zum Leistungsinhalt

Mit Kabinettbeschluss vom 02.02.2010 hat die Landesregierung entschieden, zur Realisierung weiterer Einsparungspotentiale auch Güter der Informations- und Kommunikationstechnik – bei Beachtung bestimmter Ausnahmen - zentral zu beschaffen. Hierbei ist vorgesehen, dass IT.NRW die Funktion des „Leadbuyers“ übernimmt. Mit dem Beschluss soll das Konzept des Leadbuyers weiter vorangetrieben werden, wonach die Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalen (ausgenommen sind zunächst die Bereiche Justizministerium, Finanzministerium und die Polizei) die von der zentralen Beschaffung erfassten Produkte ausschließlich über die im Rahmen der Ausschreibungsverfahren geschlossenen Verfahren beziehen werden.

Ziele des zentralen Einkaufs sind Kosteneinsparungen insbesondere durch günstige Konditionen bei hohen Beschaffungsvolumina, Vereinheitlichung der IT-Ausstattung und die bestmögliche Nutzung vorhandener vergaberechtlicher Kompetenz.

Im jetzigen Vergabeverfahren wird die Produktgruppe „Monitore“ ausgeschrieben. Die Monitore werden in verschiedenen Bereichen der Landesverwaltung eingesetzt und dazu entsprechend konfiguriert.

Die Leistung ist in 6 Lose geteilt:

Los 1: 24” Monitore
Los 2: 27” (2560x1440) Monitore
Los 3: 27” (3840x2160) Monitore
Los 4: 32” Monitore
Los 5: 34” Monitore
Los 6: 49” Monitore

2. Garantieleistungen und Reaktionszeiten

Der Umfang und Inhalt der Haltbarkeitsgarantie wird wie folgt vereinbart:

Die Vor-Ort-Garantie für die gelieferten Produkte erstreckt sich auf die Behebung sämtlicher Mängel, die während der Garantiezeit auftreten. Sie umfasst die Lieferung innerhalb Nordrhein-Westfalens und den fachgerechten Einbau von Ersatzteilen. Lohn-, Fahrt- oder sonstige Nebenkosten sind durch die Garantie abgedeckt.

Die Garantie umfasst im Falle von Produktstörungen grundsätzlich eine Reaktionszeit von 24 Stunden und eine Wiederherstellungszeit (Hardwarewiederherstellung) innerhalb von fünf Werktagen (Mo-Fr). Sollte eine Wiederherstellung nicht gelingen, so hat der Auftragnehmer spätestens nach Ablauf der Wiederherstellungszeit ein mindestens gleichwertiges Ersatzgerät kostenneutral zur Verfügung zu stellen.

Die Garantie beginnt mit dem Tag der Anlieferung. Die Garantiefrist für die gelieferten Produkte muss – unabhängig von der Herstellergarantie – mindestens 48 Monate betragen. Soweit aufgrund eines Garantiefalles ein neues Gerät zur Verfügung gestellt wird, wird die Garantie auf dieses Gerät für die noch offene Restlaufzeit übertragen.

Die Garantielaufzeit (48 Monate) wird bei der Bestellung angegeben und kann nachträglich nicht gekürzt werden. Dies gilt ebenso für die zu Teststellungen gelieferten Referenzgeräte.

Kostenlose Herstellergarantien, die über die geforderten Garantieleistungen hinausgehen fließen nicht in die Bewertung mit ein.

Das Bestehen einer Herstellergarantie seitens des Auftragnehmers ist bei Lieferung der Produkte jeweils nachzuweisen.

Für die vollständige Dauer der Garantiezeit muss der Auftragnehmer werktags (Mo.-Fr.) innerhalb der üblichen Geschäftszeiten von 7:30 – 17:00 Uhr für Problem- und Störungsmeldungen telefonisch (Hotline) und elektronisch erreichbar sein.

Der Auftragnehmer ist dafür zuständig, die Störung aufzunehmen und entsprechende Schritte einzuleiten. Ein Verweis direkt an den Hersteller der Geräte ist nicht zulässig! Eine fernmündliche Störungsmeldung reicht aus. Die deutschsprachige Hotline muss in der o.g. Zeit ständig erreichbar sein. Die Hotline sollte mindestens nach Name, Behörde, Gerätebezeichnung und Fehler fragen. Falls eine telefonische Behebung des Fehlers nicht möglich ist, sollte der Zeitpunkt für die Rückmeldung verbindlich festgelegt oder ein Termin für die Behebung mit dem Anrufer vereinbart und per E-Mail unter Angabe des Störungseingangs bestätigt werden. Sollte eine direkte Terminfestlegung nicht sofort möglich sein, ist der Anrufer unmittelbar nach Festlegung des Termins zu informieren. Dabei sind die Reaktionszeiten und die Terminwünsche des Auftraggebers zu beachten. Zusätzlich ist die Verfügbarkeit der E-Mail-Funktionen für die Störungsmeldungen einzurichten.

Während der o.g. Geschäftszeiten ist den Dienststellen auf Nachfrage eine qualifizierte Auskunft zum Bearbeitungsstand der gemeldeten Störung zu erteilen.

Kostenlose Herstellergarantien, die darüber hinausgehen, sind kostenneutral an den Auftraggeber weiterzugeben. Kostenlose Garantieleistungen, die über die individuell zugeschnittenen bzw. gemäß EVB-IT Kauf vereinbarten Zeiträume hinausgehen, sind im Leistungskatalog mit aufzuführen.

Darüber hinaus behalten die allgemeinen Gewährleistungsbedingungen gemäß EVB-IT Kauf nachrangig zu den individuellen Regelungen ihre Gültigkeit.

Soweit kostenpflichtige Reparaturen anfallen, erstellt der Auftragnehmer für diese einen Kostenvoranschlag und benötigt vor einer eventuellen Instandsetzung vom Auftraggeber einen gesonderten Auftrag. Nicht instand gesetzte Geräte sendet der Auftragnehmer unaufgefordert und kostenfrei dem Auftraggeber zu.

Im Störungsfall erfolgt jeweils eine technische Vorprüfung seitens des Auftraggebers. Für diese Leistung seitens des Auftraggebers sowie für technische Vorprüfungen seitens des Auftragnehmers werden beiderseitig keine Kosten in Rechnung gestellt, dies gilt auch für eventuell anfallende Transport- und Verpackungskosten. Hat der Auftragnehmer die Störung zu vertreten oder zu verschulden, trägt dieser alle im Zusammenhang mit der Störungsbeseitigung anfallenden Kosten wie Überprüfungs-, Transport- und Verpackungskosten.

Die unverzügliche Versorgung mit Ersatzteilen während der Garantiedauer der Geräte wird zugesichert.

3. Entsorgung der Hardware und der Verpackung

Gem. der EVB-IT Kauf AGB ist der Auftragnehmer zur Abholung und umweltgerechten Entsorgung der vom Auftragnehmer gelieferten und später ausgesonderten Produkte (Elektroschrott) bei den Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalen verpflichtet. Die Entsorgung ist kostenneutral für den Auftraggeber.

Diese Verpflichtung erstreckt sich über die Laufzeit dieses Vertrages hinaus bis fünf Jahre nach der Lieferung. Die Abholung muss - je nach Bedarf und Anforderung - zentral oder dezentral möglich sein und innerhalb von sechs Wochen nach der Anforderung erfolgt sein. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, kann der Auftraggeber den Elektronikschrott anderweitig entsorgen lassen; evtl. hierdurch entstehende Kosten können dem Auftragnehmer in Rechnung gestellt werden.

Gem. § 7 VerpackV ist der Auftragnehmer verpflichtet, die bei der Anlieferung anfallende Transport- und gebrauchte, restentleerte Verkaufsverpackung unentgeltlich, umwelt- und fachgerecht zu entsorgen (Rücknahme/Abholung). Die Zurücknahme der Verpackung erfolgt am Ort der tatsächlichen Übergabe oder in dessen unmittelbarer Nähe. Die Entsorgung* soll spätestens sechs Wochen nach Anlieferung erfolgen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die verschiedenen Verpackungsmaterialien sortiert nach Materialien zur Entsorgung bereitzuhalten.

Soweit die Lieferanten bei Anlieferung, im Einverständnis mit den zu beliefernden Dienststellen, die gelieferten Produkte direkt auspacken, muss die gesamte Verpackung vom Lieferanten direkt zurückgenommen werden.

ZV_Leistungsbeschreibung_27_28.docx

I. Abschnitt: - Vertragliche Regelungen -

1. Vertragsform und Vertragsbestandteile