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Anlage 2 zu BAAINBw B-V 040 – 6003098378

Vergabeverfahren 6003098378: Vorgaben zur Kalkulation

1. Allgemeine Vorgaben zur Kalkulation der Stundenverrechnungssätze 1.1. Die Verwendung der Kalkulationsdateien wird den Bietern freigestellt. D.h. Sie können die beigefügte Version verwenden, müssen es aber nicht. Ihrem Angebot sind in jedem Fall geeignete Kalkulationen zu allen angeboten SVS beizufügen. Dabei müssen die von den Bietern beigefügten Kalkulationen mindestens alle Angaben enthalten, die in den vorgegebenen Kalkulationsdateien enthalten sind. Die Grundstruktur hat sich dabei am Aufbau und Inhalt aus dem Lehrmaterial Kalkulation in der Gebäudereinigung zu orientieren. Darüber hinaus müssen die Lohnkostenbestandteile für künftige Preisanpassungen transparent dargestellt sein und den identischen Umfang wie in den vorgegebenen Kalkulationsdateien aufweisen, d.h. die Zuordnung der Preisbestandteile muss der Zuordnung aus der Kalkulationsdatei entsprechen.

1.2. Die Kalkulationsblätter entsprechen der vom Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger- Handwerks Bonn herausgegebenen Berechnung für den Stundenverrechnungssatz und berücksichtigen darüber hinaus die möglichen Beschäftigungsarten in der Gebäudereinigung.

1.3. Die Angaben über den Umfang der zu reinigenden Flächen sind im jeweiligen Preisblatt aufgeführt. Die exakten Raumverzeichnisse werden aus Sicherheitsgründen nicht über die E- Vergabeplattform veröffentlicht. Bei Bedarf kann der Bieter diese bei der Vergabestelle anfordern.

1.4. Hinterlegte Formeln Die Formeln für die Ermittlung der Kalkulationszuschläge für die Soziallöhne entsprechen den Grundlagen aus dem „Lehrmaterial Kalkulation in der Gebäudereinigung Ausgabe 2025“ herausgegeben durch den Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger Handwerkes.

1.5. Tarifvertragliche Regelungen/Gültigkeit Den zu kalkulierenden Stundenverrechnungssätzen haben die Stundenlöhne des aktuell gültigen Lohntarifvertrages bzw. Mindestlohntarifvertrages für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung sowie die Regelungen des aktuell gültigen Rahmentarifvertrages für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung zu Grunde zu liegen. Alle bei der Kalkulation berücksichtigten Werte (insbesondere die Tariflöhne und Sozialversicherungsbeiträge) müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein. Künftige Änderungen werden mittels vertraglich festgelegter Anpassungsklausel berechnet und mittels Änderungsvertrag festgeschrieben.

1.6. Umsatzsteuer/Abgeltung von Vergütungsansprüchen Den aufgeführten Vergütungssätzen wird die zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültige Umsatzsteuer hinzugerechnet. Mit der Zahlung der vorgenannten Vergütung sind sämtliche Ansprüche des Auftragnehmers abgegolten. Dies gilt auch für tarifvertragliche Leistungen und Zuwendungen, sowie für die Teilnahme des Personals an Belehrungen.

1.7. Plausibilität Im Vergabeverfahrens sind prüfbare und schlüssige Kalkulationen vorzulegen, anhand derer die Auskömmlichkeit sowie die Plausibilität des Angebotes durch die Vergabestelle geprüft und bewertet werden können. Dabei sind die in der Leistungsbeschreibung geforderten Arbeiten plausibel mit nachvollziehbaren Kostenansätzen für Personal und Material im Stundenverrechnungssatz zu berücksichtigen. Es handelt sich dabei um auftragsbezogene Leistungsparameter, die den zu erbringenden Leistungen gem. Leistungsbeschreibung entsprechen müssen. Kalkulationseintragungen von 0,00€ sind plausibel und nachvollziehbar zu begründen. Verwenden Sie bitte ein formloses Schreiben ohne Verweis auf Ihre AGB. 2. Kalkulationsumfang Für die Angebotskalkulation sind folgende Dateien zu befüllen. • „Leistungsverzeichnis.aidf“ oder „Leistungsverzeichnis.pdf“ • „Anlage_2 zu B-V 043 - 6003098378 - Kalkulation SVS und Preisblatt.xlsx

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• Für die Reinigung an Werktagen wurde ein Preisblatt erstellt. • Stundenverrechnungssätze sind für die Unterhaltsreinigung an Werktagen sowie für Sonderreinigungen zu berechnen. Es sind getrennte Kalkulationen für diese Stundenverrechnungssätze vorgesehen.

3. Empfohlene Vorgehensweise für die Kalkulation 3.1. Datei „Anlage_2 zu B-V 043 - 6003098378 - Kalkulation SVS und Preisblatt.xlsx“ öffnen. 3.2. Bieterangabe im Preisblatt werktags ergänzen und die Leistungswerte pflegen. 3.3. In das Tabellenblatt SVS werktags wechseln und die ermittelten Jahresleistungsstunden aus dem Preisblatt werktags sind in die Kopfdaten des Tabellenblatts „SVS Werktags“ übertragen. 3.4. Weiterhin ist im Tabellenblatt „SVS Werktags“ in den Zellen J3-J5 die Aufteilung der geplanten Beschäftigungsarten (vollsozialversicherungspflichtig, Minijob, Midi-Job) vorzunehmen, die Summe muss 100 ergeben. Daneben sind die Kopfdaten bzw. die individuellen betrieblichen Kennzahlen in den Zeilen 10-16 je benötigter Beschäftigungsart zu pflegen. In Spalte E für vollsozial- versicherungspflichtiges Personal, in Spalte J für Minijobber und in Spalte O für Midijobber. Wenn z.B. nur vollsozialversicherungspflichtige Beschäftigungs-verhältnisse geplant sind, müssen die Kopfdaten und die betrieblichen Kennzahlen nur für diese Beschäftigungsart gepflegt werden und der Anteil mit 100 % angegeben werden. Es wird in diesen Fällen notwendig, nicht benötigte Formeln in den Zellen K4, K5, L4 und L5 zu löschen. 3.5. Anschließend sind je nach beabsichtigter Beschäftigungsarten die Angaben zur Ermittlung des SVS in den Zeilen 20-76 in den orangen hinterlegten Zellen in den Spalten D/E für voll- sozialversicherungspflichtes Personal, in den Spalten I/J für Minijobber und in den Spalten N/O für Midijobber einzutragen. Mittels hinterlegter Formeln werden die grau hinterlegten Kosten/Werte berechnet. Sie müssen bei der Berechnung der Stundenverrechnungssätze nur mit der Beschäftigungsform arbeiten, die Sie einsetzen wollen. D.h. wollen Sie keine Mini- /Midijobber einsetzen, so brauchen Sie, die dafür vorgesehenen Berechnungsfelder, nicht befüllen. 3.6. Für die Kostenarten 2.32, 3.11, 3.12, 3.31 und 3.32 sind die entsprechenden Einzeltabellen zu befüllen. Die Werte werden automatisch in die Berechnung des SVS werktags übernommen. Sind alle Felder befüllt, berechnet sich der SVS werktags in der Zelle K7 und der entsprechende Lohnkostenanteil in der Zelle L7. 3.7. Für die Kostenart 3.12 sind die in Anlage 8 des Vertrages anzubietenden Vorarbeiterstunden in der Detailkalkulation für die Kostenart 3.12 als zu leistende Jahresstunden einzutragen. 3.8. Für die Ermittlung der produktiven Arbeitstage wird eine Fünf-Tage-Woche zugrunde gelegt. Dabei handelt es sich um die tatsächlich von einem Beschäftigten erbrachten Arbeitstage. In der Gebäudereinigung werden die Mitarbeiter üblicherweise fünf Tage pro Woche beschäftigt unabhängig von den verrechenbaren Tagen in einem bestimmten Objekt. 3.9. Den SVS aus der Zelle K7 für die Unterhaltsreinigung an Werktagen in die Preisblätter für die Unterhaltsreinigung an Werktagen übernehmen. 3.10. Anschließend die Tabellenblätter SVS Sonderreinigung befüllen. Die Kostenarten 2.32, 3.11, 3.12, 3.31 und 3.32 können hier einfach mittels Kalkulationskostenzuschlag ohne Detailkalkulation befüllt werden. 3.11. Die ermittelten SVS für die Sonderreinigung sind noch im Preisblatt werktags einzutragen. 3.12. Abschließend sind die Angaben aus den Preisblättern in die Datei „Leistungsverzeichnis“ zu übertragen. Entsprechende Hinweise für die Zuordnung der Leistungszeilen finden sich in den jeweiligen Preisblättern. Die Werte sind dann als Einzelpreise in das LV zu übernehmen.

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4. Kalkulatorische Grunddaten 4.1. Verrechenbare Tage Bei der Berechnung der jährlichen Reinigungsflächen wurden folgende verrechenbare Tage für das Bundesland Thüringen zugrunde gelegt.

4.2. Feiertagsregelung An den folgenden Feiertagen sind keine Reinigungsleistungen zu erbringen. • Neujahr 01.01 • Karfreitag/Ostersonntag/Ostermontag – bewegliche Tage • Tag der Arbeit 01.05 • Christi Himmelfahrt – beweglicher Tag • Pfingstsonntag/Pfingstmontag – bewegliche Tage • Tag der Deutschen Einheit 03.10 • Weltkindertag 20.09 • Reformationstag 31.10 • 1./2. Weihnachtsfeiertag 25./26.12

Bei Reinigungshäufigkeiten von 2mal oder 1mal wöchentlich ist die Reinigung, die auf einen Feiertag fällt, nicht auszulassen, sondern vor- oder nachzuarbeiten, daher werden keine Abzüge bei den verrechenbaren Arbeitstagen vorgenommen. Darüber hinaus sollen die individuell betrieblichen Kennzahlen in die Berechnung des Stundenverrechnungssatzes einfließen.

Eine Reinigung an Sonntagen ist vorgesehen, dafür ist der SVS Sonntag zu kalkulieren. Eine Reinigung an Feiertagen ist grundsätzlich nicht vorgehen. Es kann jedoch im Einzelfall zu einer Feiertagsreinigung kommen. Dafür sind die SVS „Feiertage allgemein“ sowie SVS „Feiertage besonders“ zu kalkulieren. Die Beauftragung einer Feiertagsreinigung erfolgt per Einzelabruf separat. Sollte eine Reinigung an Neujahr notwendig werden, so wird der maßgebliche SVS mit tarifvertraglichem Zuschlag sowie entsprechenden Soziallöhnen bei der Berechnung zu Grunde gelegt.

4.3. Individuelle betriebliche Kennzahlen Jeder Bieter hat in der Kalkulation der SVS werktags seine betrieblichen Kennzahlen einzutragen. Das betrifft • die Anzahl der kalkulierten Urlaubstage, • die Anzahl der Tage für tarifliche Arbeitsfreistellung, • die Anzahl der Tage für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall • die Anzahl der zu leistenden Stunden im Jahr • die Anzahl der produktiven Arbeitstage, • die durchschnittlichen Arbeitsstunden pro Tag

Für die Ermittlung der produktiven Arbeitstage, wird eine Fünf-Tage-Woche zugrunde gelegt. Unabhängig von den verrechenbaren Arbeitstagen in einem speziellen Objekt

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werden die Mitarbeiter üblicherweise fünf Tage pro Woche in der Gebäudereinigung beschäftigt. Die krankheitsbedingten Fehlzeiten der Beschäftigten müssen von jedem Betrieb individuell statistisch ermittelt werden. Daher ist es nicht möglich die produktiven Arbeitstage von der Vergabestelle vorzugeben.

Bei Bedarf sind die Kennzahlen für jede der möglichen Beschäftigungsarten anzugeben. 4.4. Vorgabe der Kennzahl für Feiertage Die durchschnittliche Anzahl der Feiertage an den Leistungsorten, die pro Jahr im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2030 auf einen Montag bis Freitag fällt, beträgt neun. Diese Kennzahl ist für die Kalkulation vorgegeben.

4.5. Die als unproduktive Vorarbeiterfunktion zu leistenden jährlichen Stunden müssen mit der Erklärung in Anlage 8 des Vertragsentwurfes übereinstimmen.

4.6. Für die Berechnung des SVS Sonderreinigung verweise ich auf die Berechnung im Lehrmaterial Kalkulation in der Gebäudereinigung in der gültigen Fassung. Bei der Kalkulation der Sonderreinigung sind die Soziallöhne zu berücksichtigen. Die Berechnungen der Kalkulationskostenzuschläge für die Soziallöhne beim SVS Sonderreinigung beziehen sich (gemäß Lehrmaterial) auf dieselben Ausgangswerte (produktive Arbeitstage, Urlaubstage, Feiertage, Krankheitstage) wie bei der Berechnung der Soziallöhne beim SVS werktags.

4.7. Die in der Vertragsanlage 7 dargestellten Artikel und Mengen dienen Ihrer Information. Sie sollen damit in die Lage versetzt werden den Umfang einschätzen zu können.

5. Auskömmlichkeitsprüfung Nach den Regelungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes ist auch der Auftraggeber in der Pflicht mit der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt, die Auskömmlichkeit der angebotenen Preise zu prüfen, ob diese zur Zahlung des allgemeinverbindlichen Tariflohns sowie der gesetzlichen Abgaben ausreichen. Diese Prüfung beschränkt sich nicht nur auf die eingeforderte Eigenerklärung zur Tariftreue, sondern umfasst insbesondere die Prüfung der Preisbestandteile Tariflohn und Soziallöhne. Ausgehend vom Tariflohn (=100%) und den derzeitigen Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung sowie den anderen Aufwendungen für die zusätzlichen lohngebundenen Kosten wird bei der Prüfung der Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz ein Kalkulationsaufschlag von weniger oder knapp mehr als 70% auf den Tariflohn, für die Aufwendungen der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und den zusätzlichen lohngebundenen Kosten als aufklärungsbedürftig angesehen. Aufgrund der individuellen betrieblichen Kennzahlen gibt es keine „starre“ Grenze.

Es wird davon ausgegangen, dass eine Unterschreitung des Richtwerts entweder zur Folge hat, dass die gesetzlichen bzw. tariflichen Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns sowie der Sozialversicherungsbeiträge nicht erfüllt werden können oder dass die zu beauftragende Reinigungsleistung nicht vollständig und ordnungsgemäß erbracht werden kann.

Abweichend vom oben genannten Grundsatz kann der Zuschlag auf ein Angebot mit Unterschreitung des jeweiligen Richtwerts ausnahmsweise dann erteilt werden, wenn der Bieter substantiiert nachweist, dass die Zahlung des Mindestlohns an die Reinigungskräfte und der Sozialversicherungsbeiträge sowie die vollständige Erbringung der geschuldeten vertraglichen Leistungen gesichert sind (Eigenerklärung zur Beachtung und Einhaltung des Mindestlohns im Gebäudereinigerhandwerk ist nicht ausreichend). Wird dieser Nachweis vom Bieter nicht bereits im Angebot erbracht, wird die Vergabestelle ggf. um Aufklärung bitten. Angebote, welche die vorstehende Maßgabe zu den Stundenverrechnungssätzen (SVS) nicht erfüllen und bei denen trotz

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Aufklärungsersuchens kein substantiierter Nachweis der vollständigen Leistungserbringung bei gleichzeitiger Sicherstellung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns nebst gesetzlichen Abgaben erbracht wird, werden ausgeschlossen.