Anlage_3.1_Besondere Vertragsbedingungen.pdf

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Kurztitel der Maßnahme: Agenturdienstleistungen - Rahmenvertrag Influencer

Vergabe-Nr.: 039_2026_0004 Influenceragentur

ANLAGE 3.1 BESONDERE VERTRAGSBEDINGUNGEN

FÜR EINEN RAHMENVERTRAG FÜR AGENTURDIENSTLEISTUNGEN IM BEREICH UMSETZUNGEN

Inhalt

1. Vertragsgegenstand ...................................................................................................................... 3
2. Leistungsumfang .......................................................................................................................... 3
3. Laufzeit und Kündigung .............................................................................................................. 3 3.1. Vertragsdauer und Kündigung ..................................................................................................... 3 3.2. Unlautere Handlungen, Wettbewerbsbeschränkungen ................................................................. 4 3.3. Außerordentliche Kündigung ....................................................................................................... 4 3.4. Rechtsfolgen der Kündigung ....................................................................................................... 4
4. Zusammenarbeit und Steuerung ................................................................................................... 5 4.1. Zusammenarbeit ........................................................................................................................... 5 4.2. Übergreifende Zusammenarbeit ................................................................................................... 5 4.3. Keine Exklusivität / Abruffreiheit des Auftraggebers .................................................................. 6 4.4. Sprache ......................................................................................................................................... 6 4.5. Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin ................................................................................... 6 4.6. Hinweispflichten des ANs ........................................................................................................... 7
5. Abruf von Leistungen / Einzelaufträgen ...................................................................................... 7
6. Vergütung .................................................................................................................................... 7 6.1. Vergütung und Fälligkeit ............................................................................................................. 7 6.2. Konditionen bei Influencern bei Wiederbeauftragung ................................................................. 8 6.3. Wettbewerber-Exklusivität .......................................................................................................... 8 6.4. Rechnungen ................................................................................................................................. 8 6.5. Zahlungsbedingungen .................................................................................................................. 9 6.6. Sonstige Kosten des Auftragnehmers .......................................................................................... 9 6.7. Reisekosten .................................................................................................................................. 9 6.8. Leistungsnachweise und Abnahme .............................................................................................. 9
7. Qualität und Servicelevel ........................................................................................................... 10 7.1. Initiale Aufgaben ....................................................................................................................... 10 7.2. Arbeitsabläufe und Qualitätssicherung ...................................................................................... 10
8. Personal / Kernteam ................................................................................................................... 10 8.1. Hauptansprechpartner in der Auftragnehmer (Kernteam) .......................................................... 10 8.2. Qualifikation der Mitarbeiter ..................................................................................................... 11 8.3. Ablehnungsrecht des Auftraggeber ............................................................................................ 11 8.4. Einsatz von Influencern und sonstigen Dritten .......................................................................... 11

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8.5. Reputationsschutz ...................................................................................................................... 11 8.6. Protokolle ................................................................................................................................... 12 9. Rechte / Daten / Vertraulichkeit ................................................................................................. 12 9.1. Übertragung und Vergütung von Nutzungsrechten.................................................................... 12 9.2. Rechteklärung und Vertragsmanagement bei Rechten Dritter ................................................... 13 9.3. Aufbewahrung, Archivierung und Herausgabe von Daten und Unterlagen .............................. 14 9.4. Vertraulichkeit ........................................................................................................................... 14 9.5. Geheimhaltung ........................................................................................................................... 15 10. Compliance / Datenschutz ......................................................................................................... 15 10.1. Compliance-Richtlinien ............................................................................................................. 15 10.2. Einhaltung der Anforderungen aus dem LTMG (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg) ........................................................................................................................... 15 10.3. Datenschutz ................................................................................................................................ 16 10.4. Auditing ..................................................................................................................................... 17 10.5. Qualitative Anforderungen an Influencer Pool .......................................................................... 17 11. Haftung ...................................................................................................................................... 17 11.1. Haftung ...................................................................................................................................... 17 11.2. Haftpflichtversicherung ............................................................................................................. 18 12. Beendigung und Übergabe ......................................................................................................... 18 13. Schlussbestimmungen ................................................................................................................ 18 Anlage 1: Grundlagen der Zusammenarbeit ........................................................................................ 20 Anlage 2: Einzel-Projektauftrag/Kostenvoranschlag ........................................................................... 21 Anlage 3: Nutzungsrechte von beauftragten Dritten ........................................................................... 22 AuftragnehmerAuftraggeber

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1. Vertragsgegenstand

Die Auftraggeberin beauftragt der Auftragnehmer als Influenceragentur mit in erster Linie Konzept-, Beratungs-, Kreativ- und Umsetzungsleistungen im Bereich Influencer-Marketing sowie Leistungen im Bereich Influencer-Relations, Content-Produktion, Vertragsmanagement, Monitoring und Reporting unter Berücksichtigung konkreter Vorgaben der Auftraggeberin.

Die strategische Gesamtverantwortung verbleibt bei der Auftraggeberin bzw. deren Leitagentur.

2. Leistungsumfang

Der Leistungsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und den Vergabe-/ Vertragsunterlagen und dem Angebot des Auftragnehmers. Die Leistungserbringung erfolgt in Verantwortung des Auftragnehmers und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Berufsausübung sowie den gesetzlichen Bestimmungen.

Die konkreten Leistungspositionen, die der Auftraggeber einzeln abrufen kann, ergeben sich aus dem Preisblatt in Verbindung mit den Vergabeunterlagen, insb. der Leistungsbeschreibung.

Der Auftraggeber behält sich während der Vertragslaufzeit Erweiterungen bzw. Änderungen des Leistungsumfangs vor. Jede Erweiterung oder Änderung des Leistungsumfangs muss einvernehmlich zwischen den Parteien vereinbart werden und bedarf der Schriftform. Soweit durch Erweiterungen bzw. Änderungen des Leistungsumfangs die Grundlagen der Abrechnung der im Vertrag vorgesehenen Leistungen geändert werden, werden die Parteien eine gesonderte Vereinbarung unter Berücksichtigung der Mehr- und Minderkosten schließen. Der Auftragnehmer hat auf Verlangen die durch die Änderung der Leistung bedingten Mehr- oder Minderkosten auf der Grundlage seiner Preiskalkulation nachvollziehbar nachzuweisen. Etwaige Erweiterungen bzw. Änderungen des Leistungsumfangs, die die Höchstmenge dieser Rahmenvereinbarung überschreiten, haben im Einklang mit den Regelungen des § 132 GWB zu erfolgen.

3. Laufzeit und Kündigung

3.1. Vertragsdauer und Kündigung

Der Vertrag beginnt am nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 3 Jahren zum Monatsende ab Zuschlagsmonat.

Die Vertragslaufzeit kann bis zu zwei Mal durch die Auftraggeberin um jeweils ein Jahr verlängert werden. Eine Vertragslaufzeit von fünf Jahren wird nicht überschritten. Die Verlängerungsoption muss spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich durch eine Bestellverlängerung ausgeübt werden.

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3.2. Unlautere Handlungen, Wettbewerbsbeschränkungen

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag fristlos in Textform zu kündigen, wenn • der Auftragnehmer Personen, die auf Seiten des Auftraggebers mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst waren oder ihnen nahestehende Personen mit Rücksicht auf ihre Zugehörigkeit zu der Verwaltung oder dem Unternehmen der Auftraggebers Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat. Solche Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die auf Seiten des Auftragnehmers mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind. • der Auftragnehmer oder einer seiner Mitarbeiter aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt.

3.3. Außerordentliche Kündigung

Ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung liegt insbesondere dann vor, wenn: • Tatsachen auftreten, aufgrund derer unter Berücksichtigung aller Umstände und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Vertrages nicht zugemutet werden kann, • der Auftragnehmer grob schuldhaft gegen eine wesentliche Vertragspflicht, wie bspw. keine ordnungsgemäße Nachbesetzung des Kernteams, verstößt, • der Auftragnehmer wiederholt trotz schriftlicher Abmahnung gegen die Bestimmungen dieses Vertrages verstößt, insbesondere wenn die zur Erreichung des vertraglich geschuldeten Erfolgs erforderlichen Leistungen trotz mehrfacher Abmahnungen nicht oder nicht ordnungsgemäß erbracht werden, wie bspw. eine Nicht- oder Schlechtleistung vorliegt • die im Zuge der Teilnahme am Vergabeverfahren vom Auftragnehmer vorgelegten Nachweise/Erklärungen ihre Gültigkeit verlieren bzw. der Auftragnehmer seine zugesicherte Eignung nicht mehr erfüllt, • der vorgegebene Versicherungsschutz des Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung oder während der Vertragslaufzeit auch innerhalb einer von dem Auftraggeber gesetzten Nachfrist nicht nachgewiesen wird, ganz oder in wesentlichen Teilen erlischt oder aber der Versicherer infolge von Obliegenheitsverletzungen des Auftragnehmers in wesentlichem Umfang leistungsfrei wird, • der Auftragnehmer ohne die nach diesem Vertrag erforderliche Zustimmung Nachunternehmer eingesetzt hat, • der Auftragnehmer schuldhaft gegen Bestimmungen des Schwarzarbeitergesetzes, des Arbeitnehmerentsendegesetzes oder des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes verstößt.

3.4. Rechtsfolgen der Kündigung

Im Falle einer fristlosen Kündigung hat der Auftragnehmer für die Zeit nach Wirksamwerden der Kündigung keinen Vergütungsanspruch. Der Auftragnehmer kann die bis zum Kündigungstermin tatsächlich erbrachten Leistungen auf Basis der gültigen Vertragsunterlagen abrechnen, § 133 Abs. 2 S. 2 GWB bleibt unberührt.

Hat der Auftragnehmer die Kündigung dieses Vertrages schuldhaft verursacht, so hat der Auftragnehmer die dem Auftraggeber entstehenden Kosten zu ersetzen, z. B. anfallende

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Mehrkosten für die Leistungserbringung durch ein anderes Unternehmen. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben dem Auftraggeber vorbehalten.

Der Auftragnehmer kann keine Schadenersatzansprüche aus einer vorzeitigen Beendigung des Vertrages herleiten.

4. Zusammenarbeit und Steuerung

4.1. Zusammenarbeit

Die Leistungen im Einzelnen werden in gesonderten Projektbriefings beschrieben. Der gegenständliche Vertrag legt die geltenden Konditionen und Regeln für alle Projekte der beiden Vertragspartner fest.

Für alle Projekte gelten ausschließlich die Bestimmungen dieses Vertrages. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) der Auftragnehmer kommen für die gesamte Zusammenarbeit zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer grundsätzlich nicht zum Einsatz.

Der Auftragnehmer nimmt die Interessen der Auftraggeberin mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes wahr. Der Verschuldungsmaßstab gilt für alle von dem Auftragnehmer eingeschalteten internen oder externen Mitarbeiter oder sonst beauftragten Unternehmen oder Personen. Außerdem sichert der Auftragnehmer der Auftraggeberin eine Sorgfaltspflicht hinsichtlich Zuverlässigkeit, Termintreue, Qualität und Preisen der zu beauftragenden Dritten zu.

4.2. Übergreifende Zusammenarbeit

Der Auftragnehmer muss kollaborativ mit den weiteren Dienstleistern der Auftraggeberin zusammenarbeiten. Der Auftragnehmer muss dabei partnerschaftlich, kooperativ und auf Augenhöhe bei der Verfolgung eines gemeinsamen Zieles agieren – sowohl mit den anderen Dienstleistern als auch mit der Auftraggeberin selbst.

Insbesondere auf die folgenden Punkte bei der Zusammenarbeit wird dabei besonderer Wert gelegt: • Alle Auftragnehmer verpflichten sich zu strikter Kollaboration • Jeder Auftragnehmer ist für den definierten Kernbereich als Spezialist anzusehen und trägt dafür die Verantwortung • Unter den Auftragnehmern gibt es grundsätzlich keine Auftragnehmer, der einen übergreifenden Leadanspruch hat oder die Führungsposition einnimmt • Eine Führungsrolle eines Auftragnehmers kann aber fachlich oder durch die besondere Rolle in einzelnen Projekten begründet werden. Der Auftragnehmer arbeitet dann unter der Moderation des Auftragnehmers, der jeweils durch die Auftraggeberin festgelegt wird, mit diesem zusammen • Die Auftraggeberin wünscht einen regelmäßigen Austausch zwischen den Auftragnehmern. Hierzu gehört insbesondere auch der Austausch und das gegenseitige Zur-Verfügung-Stellen von Daten und Feindaten – ohne dass es jeweils einzelner Genehmigungen durch die Auftraggeberin bedarf • Zum Prinzip der Kollaboration gehört auch die Bereitschaft der Auftragnehmer zu gemeinsamen Abstimmungsterminen mit den anderen Auftragnehmern

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• Zu Beginn der Zusammenarbeit findet ein gemeinsamer Kick-off-Termin statt. In diesem Rahmen werden die grundlegenden Arbeitsweisen, Kommunikationswege sowie relevante Vorgaben (z. B. Austauschplattformen, Corporate-Design-Richtlinien und Verantwortlichkeiten) abgestimmt. • Die Frequenz und Struktur für den kontinuierlichen Austausch werden gemeinsam mit allen Parteien entwickelt • Präsenztermine sollen – soweit notwendig – bei der Auftraggeberin vor Ort stattfinden. Online-Termine sind jederzeit möglich. Hier wird je nach Wichtigkeit/Bedarf durch die Auftraggeberin entschieden, welches das beste Format ist.

4.3. Keine Exklusivität / Abruffreiheit des Auftraggebers

Diese Beauftragung begründet keine Exklusivität. Der Auftraggeber ist in seiner Beschaffungsentscheidung stets frei und nicht verpflichtet, Leistungen ausschließlich aus dieser Vereinbarung abzurufen.

Der Auftraggeber ist berechtigt, Leistungen gleicher oder ähnlicher Art auch anderweitig zu beschaffen, insbesondere wenn • die angefragten Leistungen nicht, nicht rechtzeitig oder nicht wirtschaftlich angemessen erbracht werden können, • sachliche, technische, zeitliche oder organisatorische Gründe einen Abruf nicht zulassen, • aus strategischen, marktbezogenen oder vergaberechtlichen Gründen die Beauftragung eines anderen Anbieters sachlich geboten erscheint oder • außergewöhnliche oder nicht vorhersehbare Umstände eine anderweitige Beschaffung erfordern.

4.4. Sprache

Die Sprache innerhalb des Verfahrens und des gesamten Leistungszeitraums ist Deutsch.

Alle geforderten Dokumentationen müssen in deutscher Sprache abgefasst sein, und die dem Auftraggeber als Ansprechpartner zur Verfügung stehenden Fachkräfte müssen deutsch in Wort und Schrift gemäß den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung beherrschen.

4.5. Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin

Die Auftraggeberin verpflichtet sich Genehmigungen und Freigaben oder Zustimmungen rechtzeitig zu erteilen und erforderliche Unterlagen und Informationen zu liefern, so dass der Auftragnehmer die Erbringung der Leistungen aus diesem Vertrag ohne Mehrkosten oder Qualitätseinbußen sowie ohne Reibungsverlust und termingerecht durchführen kann.

Die Auftraggeberin ist verpflichtet, dem Auftragnehmer die für die Leistungserbringung wesentlichen und ihr zur Verfügung stehenden Informationen, Daten, Produktinformationen und Vorlagen zur Durchführung der Leistung unverzüglich zur streng vertraulichen Behandlung zur Verfügung zu stellen.

Genehmigungen, Freigaben oder Zustimmungen der Auftraggeberin sind in der Regel schriftlich zu erteilen und erfolgen per E-Mail.

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Genehmigungen und Freigaben der Briefing- oder Besprechungsprotokolle erfolgen entsprechend der Regelungen dieses Vertrages. In Ausnahmefällen kann aus Gründen der Dringlichkeit oder sonstigen wichtigen Gründen der Auftragnehmer auf der Grundlage einer mündlichen Genehmigung, Freigabe oder Zustimmung durch die Auftraggeberin handeln. Eine Verschriftlichung und Dokumentation der Gründe wird unverzüglich, spätestens nach 3 Werktagen, nachgeholt.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er die Auftraggeberin rechtzeitig zur Erbringung seiner Mitwirkungs- oder Informationsleistungen auffordert.

Freigaben, Genehmigungen und Zustimmungen auf Auftraggeberinnenseite erfolgen regelmäßig durch die folgenden Mitarbeiter:

• Bekanntgabe nach Zuschlagserteilung

4.6. Hinweispflichten des ANs

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber schriftlich darauf hinzuweisen, wenn in der Leistungsbeschreibung widersprüchliche Vorgaben enthalten sind oder Vorgaben mit rechtlichen oder technischen Vorschriften, Empfehlungen, DIN- oder EN-Normen usw. im Widerspruch stehen.

5. Abruf von Leistungen / Einzelaufträgen

Für jedes von der Auftraggeberin im Rahmen dieses Vertrages gewünschte Projekt bietet der Auftragnehmer einen schriftlichen und detaillierten Projektauftrag mit Kostenvoranschlag an. Der Projektauftrag muss die Leistungsbeschreibungen gemäß Anlage 2 zu diesem Vertrag enthalten und vor Beginn des Projektes von der Auftraggeberin schriftlich genehmigt werden.

Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen von Kostenvoranschlägen, z.B. aufgrund von geänderten oder ergänzten Briefings durch die Auftraggeberin, bedürfen vor der Fortführung des Projekts ebenfalls der schriftlichen Genehmigung durch die Auftraggeberin.

6. Vergütung

6.1. Vergütung und Fälligkeit

Die Leistungen des Auftragnehmers werden als Projekt nach den Regeln dieses Vertrages und auf Basis der Preisliste des Auftragnehmer gemäß dem Preisblatt 4.1 zu diesem Vertrag beauftragt und abgerechnet. Die angegebenen Preise sind Festpreise bzw. Höchstpreise. Eine Änderung der Fest- und Höchstpreise während der Vertragslaufzeit ist nicht möglich.

Mit der jeweiligen (Projekt-)Vergütung sind sämtliche (ausschließlichen), zeitlich, inhaltlich und räumlich unbeschränkten Nutzungsrechte der jeweiligen Leistungen gemäß dem Vertrag mit abgegolten.

Wenn Dritte für Leistungen in Anspruch genommen werden, wird der Auftragnehmer diese Kosten ohne Aufschlag an die Auftraggeberin weiterberechnen.

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Provisionen auf Fremdleistungen aller Art werden der Auftraggeberin von dem Auftragnehmer nicht berechnet.

6.2. Konditionen bei Influencern bei Wiederbeauftragung

Der Auftragnehmer hat bei der Auswahl und Beauftragung von Influencern dafür Sorge zu tragen, dass für erfolgreiche und fortlaufende Content-Formate eine Wiederbeauftragung des eingesetzten Influencers zu wirtschaftlich angemessenen und marktgerechten Konditionen möglich bleibt.

Zu diesem Zweck wird der Auftragnehmer bereits bei der Erstbeauftragung auf transparente und nachvollziehbare Vergütungsmechanismen für mögliche Folgeproduktionen hinwirken. Unverhältnismäßige Vergütungssteigerungen, die die Fortsetzung eines etablierten Formats gefährden oder wirtschaftlich unzumutbar machen, sind zu vermeiden.

Die Freigabe eines Influencers durch den Auftraggeber begründet keinen Anspruch des Influencers auf spätere Vergütungsanpassungen über die marktübliche Entwicklung hinaus.

6.3. Wettbewerber-Exklusivität

Soweit marktüblich und wirtschaftlich vertretbar, hat der Auftragnehmer bei der Beauftragung von Influencern darauf hinzuwirken, dass während der Kampagnenlaufzeit sowie für einen angemessenen Zeitraum danach nur mit Zustimmung werbliche Zusammenarbeit mit unmittelbaren Wettbewerbern der Auftraggeber erfolgt.

Als Wettbewerber gelten insbesondere Verkehrsunternehmen, Verkehrsverbünde, Mobilitätsplattformen sowie Anbieter vergleichbarer Ticket- oder Mobilitätsprodukte.

6.4. Rechnungen

Wenn keine anderslautende Vereinbarung getroffen wurde, sind Rechnungen monatlich im Dateiformat ZUGFeRD und X-Rechnung per E-Mail an folgende Adresse zu senden:

eingangsrechnungen@ssb-ag.de

Bitte adressieren Sie die Rechnung an:

Stuttgarter Straßenbahnen AG Rechnungswesen ZR Schockenriedstraße 50 70565 Stuttgart

Übergangsweise akzeptieren wir auch Rechnungen in PDF-Format innerhalb der nach BMF- Schreiben vom 15.10.2024 angegebenen Frist. Achten Sie darauf, ausschließlich echte textbasierte PDF-Dateien und keine Bild-PDF (Scan) zu versenden. Reichen Sie pro Bestellnummer eine separate Rechnung ein. Begleitdokumente zur Rechnung müssen in derselben E-Mail gesendet werden und sind im Dateinamen mit unserer Bestellnummer zu kennzeichnen. Bitte beachten Sie, dass für jede Rechnung eine E-Mail versendet werden muss und diese ausschließlich unter oben genannter E-Mailadresse eingereicht werden dürfen.

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Zusätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG unter Absatz 4 beachten Sie bitte, dass immer unsere Bestell-Nr. sowie die Positions-Nr./Leistungszeilen-Nr. auf der Rechnung anzugeben ist.

6.5. Zahlungsbedingungen

Alle Zahlungen erfolgen jeweils innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang rein netto, zzgl. des am Tag der Rechnungsstellung gültigen Umsatzsteuersatzes. Rechnungen ohne Angabe der Bestellnummer des Auftraggebers können nicht bearbeitet werden, werden vom Auftraggeber zurückgesandt und werden nicht zur Zahlung fällig.

Für die Beauftragung von Optionen, Nachträgen und Arbeiten nach Aufwand gilt: Es gelten die Zahlungsbedingungen des Hauptauftrages.

6.6. Sonstige Kosten des Auftragnehmers

Sonstige Kosten des Auftragnehmers, die nicht im Preisblatt enthalten sind, im Zusammenhang mit der Beauftragung von Dritten sowie Kosten der regulären Bürokommunikation werden nicht erstattet.

Kurier- und Transportkosten werden nach Originalbeleg abgerechnet, ohne dass es eines Kostenvoranschlags bedarf. Die Kosten werden der Auftraggeberin nach Abschluss des Projektes in Rechnung gestellt.

Alle Abrechnungen des Auftragnehmers erfolgen zuzüglich der jeweils geltenden gesetzli- chen Umsatzsteuer.

Da Leistungen nur dort steuerbar sind, wo der Leistungsempfänger (Auftraggeberin) seinen Sitz hat, wird bei Rechnungen an Leistungsempfänger außerhalb der Bundesrepublik Deutschland keine deutsche Umsatzsteuer von dem Auftragnehmer ausgewiesen und berechnet. Die VAT bzw. USt-IdNr. des Leistungsempfängers ist auf der Rechnung anzugeben.

6.7. Reisekosten

Reisekosten zum Standort der Auftraggeberin sind in die angebotenen Preise inkludiert. Es erfolgt keine separate Abrechnung.

6.8. Leistungsnachweise und Abnahme

Die Leistungen/Einzelaufträge sind nach Abschluss unter Angabe des Einzelauftrages/Projekt mitzuteilen, unserem Ansprechpartner zur Prüfung/Unterschrift vorzulegen. Nicht genehmigte oder verspätet vorgelegte Leistungsnachweise werden nicht anerkannt.

Die Leistungsnachweise müssen unbedingt vor Rechnungsstellung bei der SSB eingehen.

Die Leistung gilt als vertragsgemäß erbracht, wenn: • die Anforderungen des Briefings erfüllt sind, • die CI/CD-Vorgaben eingehalten wurden und • die vereinbarten technischen Spezifikationen erfüllt sind.

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7. Qualität und Servicelevel

7.1. Initiale Aufgaben

Im Vorfeld der eigentlichen Leistungserbringung findet ein einmaliges Kick-Off-Meeting zwischen der Auftraggeberin und des Auftragnehmers statt. Ziel dieses Termins ist insbesondere das gegenseitige Kennenlernen der Projektbeteiligten, die Vorstellung und Abstimmung des Corporate Designs sowie die Festlegung der Zusammenarbeit und der Kommunikationsprozesse.

Das Kick-Off-Meeting erfolgt vor Ort bei der Auftraggeberin und ist auf eine Dauer von maximal 4 Stunden begrenzt. Die Durchführung dieses Termins ist von dem Auftragnehmer kostenfrei zu erbringen und wird nicht gesondert vergütet.

7.2. Arbeitsabläufe und Qualitätssicherung

Der Auftragnehmer wird sowohl bei der eigenen Arbeit als auch bei der Arbeit von durch ihn beauftragten Dritten und externen Produzenten und Dienstleistern stets für professionelle und geeignete Arbeitsabläufe beim Auftragnehmer sowie im Austausch mit der Auftraggeberin und externen Produzenten und Dienstleistern sorgen. Zudem wird der Auftragnehmer eine regelmäßige Qualitätssicherung durchführen und sichert eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin zu.

Der Auftragnehmer gewährleistet folgende Mindest-Servicelevels: • Reaktionszeit auf Anfragen der Auftraggeberin: max. 1 Werktag • Beginn der Bearbeitung priorisierter Aufträge: innerhalb von 24 Stunden • Einhaltung vereinbarter Liefertermine gemäß Projektauftrag

8. Personal / Kernteam

8.1. Hauptansprechpartner des Auftragnehmers (Kernteam)

Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin für die Erbringung aller Leistungen im Rahmen dieses Vertrages ein Kernteam mit festen Hauptansprechpartnern für die regelmäßige Zusammenarbeit im Tagesgeschäft zur Verfügung.

Dieses Team besteht aus den in der Leistungsbeschreibung definierten Rollenprofilen und den genannten Personen aus der Ausschreibungsphase. Es dürfen lediglich solche Personen eingesetzt werden, die die in den Ausschreibungsunterlagen formulierten Anforderungen und Kompetenzbereiche erfüllen. Vor dem Einsatz von Influencern, Statisten oder Vergleichbarem bei Produktionen ist Rücksprache und die Freigabe der Auftraggeberin einzuholen.

Sollten eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Auftragnehmer – unabhängig vom Grund – verlassen, wird der Auftragnehmer die Auftraggeberin unverzüglich nach Kenntnis der Umstände des Ausscheidens über das Ausscheiden informieren und umgehend für gleichwertigen qualifikations- und kompetenzbezogenen Ersatz sorgen.

Erfolgt dies nicht, kann die Auftraggeberin den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen.

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8.2. Qualifikation der Mitarbeiter

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die zu erbringenden Leistungen nur zuverlässige Mitarbeiter, entsprechend den gesetzlichen Anforderungen einzusetzen. Er verpflichtet sich, nur solche Mitarbeiter einzusetzen, die ordnungsgemäß bei der Kranken- bzw. Sozialversicherung angemeldet wurden. Darüber hinaus verpflichtet sich der Auftragnehmer nur Personal einzusetzen, das für die übertragenen Aufgaben entsprechend den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung qualifiziert ist.

8.3. Ablehnungsrecht des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Einsatz von einzelnen bestimmten Mitarbeitern des Auftragnehmers abzulehnen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn ein weiterer Einsatz des Mitarbeiters des Auftragnehmers für den Auftraggeber unzumutbar ist. Unzumutbarkeit ist insbesondere dann anzunehmen, wenn ein Mitarbeiter des Auftragnehmers oder ein Nachunternehmer nachweislich gegen die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung verstößt. Ein Ablehnungsrecht besteht auch bei Nichterfüllung der geforderten Kriterien aus den Vergabeunterlagen.

8.4. Einsatz von Influencern und sonstigen Dritten

Soweit der Auftragnehmer zur Erbringung der vertraglichen Leistungen Influencer, Content Creator oder sonstige Dritte einsetzt oder deren Einsatz vermittelt, trägt der Auftragnehmer die alleinige Verantwortung für deren ordnungsgemäße Auswahl, Beauftragung, Steuerung und Vergütung sowie für die Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Anforderungen.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die durch ihn vorgeschlagenen und/oder beauftragten Influencer die für die jeweilige Kampagne erforderlichen fachlichen, rechtlichen und qualitativen Voraussetzungen erfüllen. Hierzu gehört insbesondere die Einhaltung der werbe-, wettbewerbs-, urheber-, datenschutz- und kennzeichnungsrechtlichen Vorgaben.

Der Einsatz eines Influencers oder sonstigen Dritten bedarf der vorherigen schriftlichen Freigabe des Auftraggebers. Die Vorlage eines Influencers durch den Auftragnehmer begründet keinen Anspruch auf dessen Beauftragung. Der Auftraggeber ist berechtigt, vorgeschlagene Influencer oder sonstige Dritte ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

Die Freigabe durch den Auftraggeber entbindet den Auftragnehmer nicht von seiner Verantwortung für die ordnungsgemäße Auswahl, Beauftragung und Leistungserbringung der eingesetzten Influencer oder sonstigen Dritten. Der Auftragnehmer bleibt für deren Handlungen und Unterlassungen im Zusammenhang mit der Leistungserbringung gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich.

8.5. Reputationsschutz

Der Auftragnehmer hat vor jeder Empfehlung eines Influencers eine angemessene Prüfung hinsichtlich Reputation, Markenfit und möglicher Reputationsrisiken vorzunehmen.

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Werden während der Vertragslaufzeit Umstände bekannt, die geeignet sind, das Ansehen der Auftraggeberin zu beeinträchtigen, hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Zusammenarbeit mit vorgeschlagenen oder bereits eingesetzten Influencern aus Reputations-, Compliance- oder Markenfit-Gründen jederzeit abzulehnen oder zu beenden.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliche durch Influencer veröffentlichten Inhalte den geltenden gesetzlichen Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Werbekennzeichnung, Kennzeichenrecht, Wettbewerbsrecht, Medienrecht und Verbraucherschutzrecht entsprechen.

8.6. Protokolle

Über mündliche Briefings und Besprechungen wird die Auftragnehmer innerhalb von 3 Werktagen (Montag - Freitag) jeweils ein Besprechungsprotokoll erstellen und der Auftraggeberin unverzüglich übermitteln. Diese Protokolle gelten als kaufmännische Bestätigungsschreiben. Darin enthaltene Absprachen und Aufträge und die sonstigen Inhalte sind verbindlich, wenn die Auftraggeberin nicht binnen 3 Werktagen (Montag - Freitag) schriftlich gegenüber der Auftragnehmer widerspricht.

Der notwendige Inhalt von Besprechungsprotokollen wird zu Beginn der Zusammenarbeit von der Auftraggeberin und des Auftragnehmers gemeinsam erarbeitet.

9. Rechte / Daten / Vertraulichkeit

9.1. Übertragung und Vergütung von Nutzungsrechten

Der Auftragnehmer räumt der Auftraggeberin mit vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung die ausschließlichen, übertragbaren, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechte an sämtlichen vom Auftragnehmer selbst geschaffenen Arbeitsergebnissen, die im Rahmen der Beauftragung oder eines Einzelauftrags für die Auftraggeberin erstellt werden, (bspw. Konzepte, Strategien, Kreativentwicklungen, Formatideen, Content-Serien, Rubriken, Kampagnen/-mechaniken, Storylines, Titel, Bezeichnungen und sonstige kreative Entwicklungen) sowie sämtlichen damit verbundenen Unterlagen ein. Die eingeräumten Nutzungsrechte umfassen insbesondere das Recht zur Vervielfältigung, Verbreitung, öffentlichen Zugänglichmachung, Bearbeitung, Änderung, Aktualisierung, Kombination mit anderen Werken sowie zur Weiterübertragung oder Unterlizenzierung an verbundene Unternehmen, Dienstleister und sonstige für die Auftraggeberin tätige Dritte. Die Einräumung erfolgt medienübergreifend und umfasst insbesondere auch die Nutzung für digitale Kanäle, Social Media, Websites, Apps, Printmedien, audiovisuelle Medien sowie bezahlte Medien (Paid Media).

Der Auftragnehmer verzichtet, soweit rechtlich zulässig, auf das Recht auf Urheberbenennung (§ 13 UrhG). Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliche von ihm eingesetzten Dritten, die für die vertragsgegenständlichen Leistungen urheberrechtlich geschützte Werke oder Leistungsschutzrechte schaffen oder daran mitwirken, gegenüber dem Auftragnehmer wirksam vereinbaren, dass eine Urheberbenennung bei der

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vertragsgemäßen Nutzung der Werke durch die Auftraggeberin nicht erforderlich ist, soweit dies rechtlich zulässig ist. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Auftraggeberin die vertragsgegenständlichen Inhalte ohne Namensnennung der jeweiligen Urheber oder Leistungsschutzberechtigten nutzen darf, soweit dies rechtlich zulässig ist. Die Auftraggeber ist berechtigt, die Arbeitsergebnisse unabhängig vom Auftragnehmer selbst oder durch Dritte fortzuführen, zu bearbeiten, weiterzuentwickeln und erneut zu verwenden. Dem Auftragnehmer stehen hieraus keine weiteren Vergütungsansprüche zu.

Zieht der Auftragnehmer zur Vertragserfüllung Dritte heran oder enthalten Arbeitsergebnisse Rechte Dritter, insbesondere Influencer-Content, Musik, Stockmaterial, Fotos, Videos, Fonts, Templates oder sonstige lizenzpflichtige Bestandteile, hat er sicherzustellen, dass die für die vertragsgemäße Nutzung durch die Auftraggeberin erforderlichen Rechte, in dem jeweils vereinbarten und von der Auftraggeberin freigegebenen Umfang eingeholt werden. Der Auftragnehmer hat sich vor dem Erwerb über Art und Umfang der zu erwerbenden Rechte schriftlich mit der Auftraggeberin zu einigen. Der Auftragnehmer dokumentiert sämtliche Rechteketten vollständig und nachvollziehbar und stellt diese der Auftraggeberin auf Anforderung zur Verfügung.

Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin jeweils vorher über etwaige Beschränkungen der Urheber- und/oder Nutzungsrechte informieren. Auf bestehende GEMA-Rechte oder Rechte anderer Verwertungsgesellschaften wird der Auftragnehmer hinweisen. Der Auftragnehmer wird die im Rahmen dieses Vertrages für die Auftraggeberin entwickelten Leistungen, insbesondere sämtliche Arbeitsergebnisse, Konzepte, Kampagnen, Ideen, Entwürfe und Gestaltungen nicht in gleicher oder im Wesentlichen gleicher Form für andere Auftraggeber verwenden.

Zudem stellt die Vergütung, soweit rechtlich zulässig, die einmalige, pauschale Abgeltung für die Einräumung sämtlicher Nutzungs- und Verwertungsrechte und den in Verbindung damit hergestellten Unterlagen dar. Mit der Zahlung des Honorars sind sämtliche Ansprüche des Auftragnehmers auf Einräumung der vorstehend genannten Nutzungsrechte abgegolten.

Im Falle des Verstoßes gegen die obigen Verpflichtungen hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin von jeglichen Ansprüchen Dritter freizuhalten. Der Auftragnehmer trägt sämtliche Kosten, die der Auftraggeberin durch eine etwaige Inanspruchnahme durch den Rechteinhaber entstehen. Dies erstreckt sich insbesondere auf Schadensersatzleistungen der Auftraggeberin an Dritte sowie auf etwaige Anwalts- und Gerichtskosten, die der Auftraggeberin im Zusammenhang mit ihrer Inanspruchnahme entstehen.

9.2. Rechteklärung und Vertragsmanagement bei Rechten Dritter

Soweit zur Leistungserbringung Nutzungsrechte oder Lizenzen Dritter, insbesondere an Musikwerken, Soundeffekten, Bildern, Videos oder sonstigen Inhalten, erforderlich sind, übernimmt der Auftragnehmer die vollständige Rechteklärung, Rechtebeschaffung sowie das Vertrags- und Lizenzmanagement.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die für den vorgesehenen Nutzungszweck erforderlichen Rechte rechtzeitig und vollständig eingeholt werden. Er informiert den Auftraggeber vorab über etwaige Nutzungsbeschränkungen und die hierfür anfallenden Lizenzkosten.

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Lizenz- und Rechtekosten werden nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber als Fremdkosten ohne Aufschläge oder Provisionen weiterberechnet. Die vertraglich vereinbarte Vergütung des ANs umfasst ausschließlich dessen Leistungen für Rechteklärung, Verhandlung, Beschaffung und Administration.

Der Auftragnehmer dokumentiert die erworbenen Rechte und stellt die Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaft fehlerhaften oder unvollständigen Rechteklärung oder Rechtebeschaffung durch den Auftragnehmer beruhen.

9.3. Aufbewahrung, Archivierung und Herausgabe

von Daten und Unterlagen

Der Auftragnehmer wird grundsätzlich alle Unterlagen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen auf eigene Kosten aufbewahren.

Alle von dem Auftragnehmer für die Auftraggeberin hergestellten Dateien, Software- Dokumente, Mediapläne, Berichte oder Sonstiges sind vom Auftragnehmer ohne gesonderte Vergütung für einen Zeitraum von 5 Jahren, beginnend mit der Beendigung der betreffenden Kommunikationsmaßnahme, sachgemäß aufzubewahren und während dieser Zeit auf Wunsch der Auftraggeberin auszuhändigen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bei Vertragsende werden die Unterlagen der Auftraggeberin auf deren Anforderung ausgehändigt, andernfalls vernichtet.

Ist der Auftragnehmer die entgeltliche Archivierung von digitalen Daten in Auftrag gegeben worden, so werden von dem Auftragnehmer diese Daten archiviert und auf Verlangen der Auftraggeberin jederzeit während der Vertragsdauer, ansonsten bei Ende des Vertrages herausgegeben.

Die Herausgabe von Daten hat durch Übergabe eines die Daten enthaltenden üblichen Datenträgers zu erfolgen und in der Form, dass eine Bearbeitung durch die Auftraggeberin oder ihre Beauftragten zum Zwecke der Aktualisierung der jeweils in den Daten verkörperten Kommunikationsmaßnahme möglich ist (z.B. Änderung von Anschriften, Telefonnummern, Preisangaben).

9.4. Vertraulichkeit

Alle Aussagen des Auftragnehmers gegenüber Dritten, insbesondere der Presse, in der Eigenwerbung oder in Vorträgen, über Art und Inhalt der Zusammenarbeit sowie deren Ziele, Aufgaben und Ergebnisse bedürfen der schriftlichen Zustimmung der Auftraggeberin. Dies beinhaltet auch die Nennung der Auftraggeberin als Referenz. Mit der Auftraggeberin unabgestimmte Veröffentlichungen oder Pressemitteilungen zu PR-Zwecken oder sonstigen Zwecken sind nicht gestattet. Der Auftraggeber behält sich das Recht einer außerordentlichen Kündigung vor und etwaiger Schadensersatzansprüche.

Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt unbefristet über die Dauer des Vertrages und des Einzelauftrages hinaus.

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9.5. Geheimhaltung

Sämtliche Unterlagen und Daten, welche der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter für die Durch- führung der Tätigkeiten von der Auftraggeberin erhalten, gleich welcher Herkunft sowie alle sonstigen im Zusammenhang mit der Durchführung der Tätigkeiten zur Kenntnis gelangenden Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, Betriebsmethoden und -zahlen, -zeichnungen, -skizzen, -bilder und sonstige Unterlagen und Daten sind mit der erforderlichen Sorgfalt geheim zu halten. Sie dürfen ohne Genehmigung der Auftraggeberin weder veröffentlicht noch Dritten zugänglich gemacht werden. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist einzuhalten. Die Auftraggeberin behält sich den Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung während der Vertragslaufzeit vor.

10. Compliance / Datenschutz

10.1. Compliance-Richtlinien

Von Auftragnehmern und allen anderen Lieferanten der Auftraggeberin und ihrer Gesellschaften sowie allen Mitarbeitern der Auftraggeberin und ihrer Gesellschaften wird erwartet, dass diese keine unangemessenen Geschenke und Vorteile im Wert von größer als 35,- EURO/je Geschenk annehmen und/oder gewähren, die geeignet oder dafür gedacht sind, Geschäft zu erzielen, abzusichern oder in eine bestimmte Richtung zu lenken. Diese unerwünschten Zuwendungen können z.B. Geschenke, Bargeld, Bewirtungen außerhalb der Agenturräume aller Art, Einladungen zu Sport- oder Kulturveranstaltungen, Reisen oder sonstige Zuwendungen sein.

Ist es im Verlauf der Zusammenarbeit angemessen oder notwendig, ein Geschenk oder eine Einladung zu übergeben oder entgegenzunehmen, ist dies prinzipiell nur akzeptabel, solange:

• der nächsthöhere Vorgesetzte darüber schriftlich in Kenntnis gesetzt wurde und dies genehmigt hat
• es in Übereinstimmung mit geltendem Recht und mit den Unternehmensrichtlinien geschieht, es den Gepflogenheiten des Landes oder der Branche entspricht
• es keine unangemessenen Auswirkungen auf die Art oder Dauer der Geschäftsbeziehung hat.

Mit Unterzeichnung dieses Vertrages verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Einhaltung dieser Regelung und wird auch alle durch sie beauftragten Dritten dazu anhalten.

10.2. Einhaltung der Anforderungen aus dem LTMG

(Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg)

1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet: (a) eine Verpflichtungserklärung nach den §§ 3 und 4 LTMG abzugeben (b) der SSB Auskunfts- und Prüfungsrechte einzuräumen (c) vollständige und prüffähige Unterlagen über die eingesetzten Beschäftigten bereitzuhalten und diese auf Verlangen vorzulegen

2. Der Auftragnehmer hat diese Pflichten auch an weitere Nachauftragnehmer und Arbeitnehmerüberlassungsfirmen weiterzugeben. Das beauftragte Unternehmen haftet für Verstöße seiner Nachauftragnehmer und Arbeitnehmerüberlassungsunternehmen.

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3. Bei einem nachweislich schuldhaften Verstoß des Auftragnehmers sowie der von ihm beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen gegen die Verpflichtungen des LTMG • kann die SSB diese für die Dauer von bis zu drei Jahren von ihren Auftragsvergaben ausschließen, • informiert die SSB die nach dem AEntG für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten zuständigen Behörden der Zollverwaltung.

10.3. Datenschutz

Ist im Zusammenhang mit der Beauftragung die Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten wahrscheinlich oder nicht auszuschließen, sind mindestens folgende Bedingungen gemäß DSGVO / BDSG-neu einzuhalten: Die Parteien gewährleisten die vertrauliche Behandlung der Daten. Es ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten (Art. 6 DSGVO). Die Parteien verpflichten sich ausdrücklich, die Vorgaben der DSGVO /BDSG-neu zu beachten und sichern zu, alle Personen, die zur Vertragserfüllung eingesetzt werden auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verpflichten und deren Beachtung zu überwachen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Be- endigung der vereinbarten Beauftragung fort. Im Falle der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten sind durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen die Sicherheit der Daten zu gewährleisten (Art. 32 DSG-VO).

Der Verlust, die unrechtmäßige Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten (Datenleck; Datenpanne) sind der anderen Partei unverzüglich mitzuteilen, da ggf. entsprechende Maßnahmen getroffen werden müssen (Art. 32; Art. 33 DSGVO). Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch die jeweilige Partei - spätestens mit Beendigung der jeweiligen Leistungsvereinbarung – hat die andere Partei sämtliche in ihrem Besitz gelangten Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, entsprechend der DSGVO zu vernichten. Die Vernichtung ist auf Anforderung zu bestätigen. Die SSB behält sich vor, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Auftragnehmer abzuschließen.

Datenschutzhinweise für unsere Geschäftspartner: https://www.ssb-ag.de/dsgp

10.4. Einsatz von KI-Systemen

Der AN darf KI-Systeme oder KI-gestützte Anwendungen im Rahmen der Leistungserbringung nur einsetzen, soweit deren Einsatz rechtmäßig erfolgt, insbesondere im Einklang mit der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), der DSGVO, uhreberrechtlichen und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben sowie sonstigen anwendbaren gesetzlichen Anforderungen.

Der Einsatz von KI-Systemen zur Erstellung oder Bearbeitung von Texten, Bildern, Videos, Audiodateien, Konzepten, Analysen, Reportings oder sonstigen Arbeitsergebnissen ist der AG offenzulegen. Soweit KI-generierte oder KI-bearbeitete Inhalte zur Veröffentlichung vorgesehen sind, bedarf deren Einsatz der vorherigen Freigabe durch die AG.

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Der AN stellt sicher, dass die mit dem Einsatz von KI-Systemen befassten Mitarbeitenden, Unterauftragnehmer oder sonstigen eingesetzten Personen über eine angemessene KI- Kompetenz im Sinne der KI-Verordnung verfügen.

Der AN stellt sicher, dass gesetzliche Transparenz- und Kennzeichnungspflichten, insbesondere bei KI-generierten oder KI-manipulierten Inhalten, synthetischen Stimmen, Bildern, Videos oder sonstigen Deepfake-ähnlichen Inhalten, eingehalten werden.

Eine automatisierte Veröffentlichung von KI-generierten oder KI-bearbeiteten Inhalten ohne vorherige menschliche Prüfung ist unzulässig.

10.5. Auditing

Die Auftraggeberin ist berechtigt, nach vorheriger Abstimmung ein Audit im Hinblick auf die vertragsgegenständlichen Leistungen durchzuführen oder durch Dritte durchführen zu lassen. Der Umfang beschränkt sich auf auftragsbezogene Unterlagen.

10.6. Qualitative Anforderungen an Influencer Pool

Die Auftragnehmer hat geeignete Maßnahmen zur Prüfung der Authentizität von Reichweiten und Interaktionen vorzunehmen. Influencer mit wesentlichen Anzeichen künstlich erzeugter Reichweiten, Fake-Followern, gekauften Interaktionen oder sonstigen Manipulationen dürfen der Auftraggeberin nicht vorgeschlagen werden.

Auf Verlangen der Auftraggeberin sind die Ergebnisse der Prüfungen nachvollziehbar darzulegen.

11. Haftung

11.1. Haftung

Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die die Auftragnehmer oder ihre Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen im Rahmen der Auftragserfüllung schuldhaft verursachen.

Die Haftung richtet sich, soweit im Vertrag nichts anderes bestimmt ist, nach den gesetzlichen Vorschriften.

Der Auftragnehmer stellt die Auftraggeberin von allen durch Dritte gegen die Auftraggeberin erhobenen Ansprüchen – gleich aus welchem Rechtsgrund – frei, wenn und soweit diese Ansprüche auf der Nicht- oder Schlechterfüllung der Verpflichtungen aus diesem Vertrag beruhen. Dies gilt nicht, wenn und soweit der Auftragnehmer die Nicht- und Schlechterfüllung der Vertragspflichten nicht zu vertreten hat. Die Freistellung sowie die Haftung gegenüber der Auftraggeberin in Haftpflichtfällen umfassen auch Folgeschäden.

Der Auftragnehmer wird in Verträgen mit Dritten, die sie mit der Erfüllung von Verpflichtungen aus diesem Vertrag beauftragt, diesem Vertrag entsprechende Haftungsregeln aufnehmen.

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Soweit der Auftragnehmer Bedenken gegen die rechtliche Zulässigkeit einer Werbemaßnahme hat, wird er die Auftraggeberin hierüber unverzüglich schriftlich informieren.

Die Auftraggeberin trägt die Verantwortung für die von ihren vorgegebenen Inhalten, Weisungen und Freigaben. Der Auftragnehmer ist für die rechtliche Zulässigkeit der von ihm entwickelten, vorgeschlagenen, beschafften oder umgesetzten Maßnahmen verantwortlich, soweit diese in seinen Leistungsbereich fallen.

11.2. Haftpflichtversicherung

Der Auftragnehmer schließt vor Aufnahme seiner Tätigkeiten für die gesamte Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer branchenüblich angemessenen Mindestdeckungssumme für Personenschäden sowie für Sach- und Vermögensschäden, inklusive Verletzungen von Datenschutzbestimmungen, in Höhe von 500.000,00 Euro – 3fach maximiert für alle Fälle eines Jahres – ab. Diese ist der Auftraggeberin vor Aufnahme der Tätigkeit vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist der Fortbestand der Betriebshaftpflichtversicherung jederzeit nachzuweisen.

12. Beendigung und Übergabe

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, die von ihm für die Auftraggeberin konzipierten und veröffentlichten Leistungen nicht noch einmal zu verwenden. Die Auftraggeberin erklärt sich bereit, nach Beendigung des Vertrages, alle Verpflichtungen zu erfüllen, welche der Auftragnehmer gegenüber Dritten gemäß diesem Vertrag für die Auftraggeberin eingegangen ist, sofern diese ordnungsgemäß von der Auftraggeberin beauftragt wurden.

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber spätestens vier Wochen nach Vertragsende sämtliche projektbezogenen Unterlagen, Reportings, Briefings, Produktionsdaten, Kontakte, Rechteübersichten sowie sonstige zur Fortführung der Leistungen erforderlichen Informationen vollständig und strukturiert zu übergeben.

13. Schlussbestimmungen

Es bestehen keine mündlichen Nebenabreden und Ergänzungen zu diesem Vertrag. Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sind, auch wenn sie bereits mündlich getroffen wurden, nur wirksam, wenn sie schriftlich festgelegt und von beiden Vertragspartnern unterzeichnet worden sind, sofern sich aus diesem Vertrag keine andere Form ergibt. Der Verzicht auf das Schriftformerfordernis ist zudem nur wirksam, wenn er schriftlich festgelegt und von beiden Vertragspartnern unterzeichnet worden ist.

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen nichtig, unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die Vertragspartner sind im Rahmen des Zumutbaren nach Treu und Glauben verpflichtet, die unwirksame Bestimmung durch eine ihr im sachlichen und wirtschaftlichen Erfolg gleichkommende Regelung zu ersetzen. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

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Für diesen Vertrag und sich daraus ergebende Streitigkeiten gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Der ausschließliche Gerichtsstand ist der Sitz der Auftraggeberin in Deutschland.

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Anlage 1: Grundlagen der Zusammenarbeit

1. Zusammenarbeit

• Bereitstellung eines festen und bereits erfolgreich zusammenarbeitenden Kernteams, welches über alle notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse bezüglich der Auftraggeberin, ihrer Produkte, ihrer Anforderungen, des Marktumfeldes und der Kommunikationsstrategie verfügt und welches auch im Rahmen der Ausschreibung schon involviert ist
• Partnerschaftliche, kooperative Zusammenarbeit – sowohl mit den anderen Dienstleistern der Auftraggeberin als auch mit der Auftraggeberin selbst
• Der Auftragnehmer weist die Auftraggeberin frühzeitig und proaktiv auf absehbare Probleme hin
• Absolute Termintreue, Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Planung und Ausführung sämtlicher Dienstleistungen
• Laufende Projekte können jederzeit personell weitergeführt und neue Aufgaben im Rahmen des grundsätzlich vereinbarten Arbeitsvolumens zuverlässig ausgeführt werden; der Auftragnehmer muss für Urlaubs- oder Krankheitsfälle eine adäquate Vertretung für die einzelnen Aufgaben-/Themenbereiche sicherstellen
• Effiziente und reibungslose organisatorische, konzeptionelle und technische Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin sowie den im Auftrag der Auftraggeberin zuarbeitenden Dienstleistern. Eventuell auftretende technische Fragen werden nach Absprache mit der Auftraggeberin direkt mit den Dienstleistern/Herstellenden geklärt
• Versierter Umgang mit der marktgängigen Software und eine angemessene, moderne technische Ausstattung und deren kontinuierliche Weiterentwicklung im Einklang mit den marktüblichen Anforderungen, so dass die Erfüllung der fachlichen und technischen Anforderungen jederzeit gewährleistet, ist
• Projektmanagement und Projektsteuerung nach den Regeln des Agenturvertrags, u.a.: • Erstellung der Protokolle zu allen Austauschterminen • Erstellung und Aktualisierung der Projekt-Statuslisten • Kostenvoranschläge
• Kosten-Controlling, Kosten-Reporting und Kostenfortschreibung für Projekt- und
• Transparente Kostenabrechnungen bei Projekthonoraren
• Steuerung und Management von beauftragten Dritten und Gewerken
• Umfassende Qualitätssicherung; ggf. Empfehlungen zur Qualitätsoptimierung
• Erstellung einer Content-/ Projekt- und Buyout--Übersicht
• Hinweis auf Kosten für u.a. Künstlersozialversicherung und GEMA
• Im Rahmen der Betreuung der Auftraggeberin ist von dem Auftragnehmer folgender Service und Support vorzuhalten:
• Telefonische Erreichbarkeit: zwischen 9.00 und 18.00 Uhr (Mo-Fr)
• E-Mail-Kontakt: Beantwortung von E-Mailanfragen innerhalb von 24 Stunden, werktags

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Anlage 2: Einzel-Projektauftrag/Kostenvoranschlag

Für jedes von der Auftraggeberin im Rahmen dieses Vertrages gewünschte Projekt bietet die Auftragnehmer einen schriftlichen und detaillierten Kostenvoranschlag an. Der Kostenvoranschlag muss die folgenden Leistungsbeschreibungen enthalten und vor Beginn des Projektes von der Auftraggeberin schriftlich genehmigt werden.

1. Kopfdaten

• Projektname
• Projektnummer
• Projektverantwortliche auf Seiten der Auftragnehmer und der Auftraggeberin

2. Bezug auf ein Briefing durch die Auftraggeberin (ggf. auf das Re-Briefing der Auftragnehmer)

3. Hintergrund und Aufgabenstellung

4. Zielsetzung

5. Aufteilung des Projektes in seine einzelnen Phasen

• Entwicklungsphase
• Umsetzungsphase
• Produktionsphase
• Implementierungsphase,

wobei jede Phase folgende Bestandteile enthalten muss (wo sinnvoll und notwendig):

• Detaillierte Beschreibung der geleisteten Arbeiten
• Beschreibung der zu erwartenden (Arbeits-)Ergebnisse
• Kostenaufstellung Agenturleistungen
• Kostenaufstellung Fremdleistungen (ggf. Schätzung zur Budgetierung, sollten diese noch nicht feststehen)

6. Gesamt-Timing

• Timing pro Phase
• Milestones
• Fix-Termine

7. Hinweis auf die Gültigkeit der Regelungen des Vertrages zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer („Ansonsten gelten die Regelungen des zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer geschlossenen Vertrages.“)

8. Datum, Name, Unterschrift

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Anlage 3: Nutzungsrechte von beauftragten Dritten

Wenn Nutzungsrechte von Dritten betroffen sind und diese mit der Bezahlung des vereinbarten Honorars durch die Auftraggeberin nicht vollständig übertragen werden können, muss die Auftragnehmer bei den Inhabern dieser Rechte stets vor Auftragsvergabe die Kosten für die folgenden Buyouts einholen, die dann jeweils ab erster Schaltung/erstem Einsatz pro Land und Medium gelten:

1. Zeitlich:

• 1 Jahr
• jedes weitere Jahr
• unbefristet

2. Räumlich

• Hauptland inkl. Overspill
• jedes weitere gebriefte Land
• europaweit
• weltweit

3. Medien

• In digitalen Medien
• Film/Bewegtbild
• Funk (auch POS)
• Print
• weitere

4. Wo notwendig pauschal zeitlich und räumlich unbeschränkt und über alle Medien

Einschränkungen zu den durch die Auftragnehmer einzuholenden Buyouts können sich dann ergeben, wenn die Auftraggeberin eine einzelne oder mehrere Nutzungen ganz gezielt vorgibt.

Sollte ein Dritter nicht alle angefragten Rechte einräumen können oder wollen, muss die Auftragnehmer bzw. die eingeschaltete Produktionsfirma die Auftraggeberin in ihrem Angebot ausdrücklich darauf hinweisen.

Der Auftraggeberin muss die Möglichkeit eingeräumt werden, sich auch im Nachhinein für eine der angebotenen Varianten entscheiden zu können, wenn sich die Voraussetzungen zwischenzeitlich geändert haben sollten.

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