D_Rahmenvertragsentwurf_Los 1_Evaluation 2026.pdf

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Geschäftszeichen: 14022#00003#0028

Rahmenvertrag [Entwurf]

Zwischen

der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Presse- und Informationsamt der Bundesregierung, dieses vertreten durch den Chef des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung, Dorotheenstraße 84, 10117 Berlin,

nachstehend „Auftraggeber“,

und

[Firmenname, Vertretungsberechtigter und Anschrift des Auftragnehmers]

nachstehend „Auftragnehmer“,

wird folgender Rahmenvertrag geschlossen:

Evaluation von Kommunikationsmaßnahmen der Bundesregierung

- Los 1 -

Evaluation von externen und internen Kommunikationsmaßnahmen mit

qualitativen und quantitativen Methoden

§ 1 Vertragsbestandteile

(1) Bestandteile dieses Vertrags sind in folgender Reihenfolge:

1. dieser Vertragstext,
2. die Leistungsbeschreibung (Anlage A),
3. die vertragsrelevanten Antworten des Auftraggebers auf Bieterfragen (Anlage B),
4. das Angebot des Auftragnehmers inklusive Preisblatt vom [Datum] (Anlage C).

(2) Ergänzend zu diesem Vertrag gelten die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)“ (Anlage D).

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers finden ausdrücklich keine Anwendung. Allgemeine Geschäftsbedingungen von Unterauftragnehmern des

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Auftragnehmers gelten auch dann nicht im Verhältnis zwischen Auftraggeber bzw. Bedarfsträger und Auftragnehmer, wenn sie dem Auftraggeber bzw. Bedarfsträger (beispielsweise auf Angebotsunterlagen) mitgeteilt wurden. Die Sätze 1 bis 3 gelten auch bei der Erteilung von Einzelaufträgen i. S. v. § 4.

§ 2 Vertragsgegenstand und -zweck

(1) Die Vertragsparteien vereinbaren mit diesem Rahmenvertrag Konditionen und Modalitäten für noch im Rahmen von Einzelaufträgen zu beauftragende Werkleistungen. Der geschuldete Werkerfolg ist die Evaluation von Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des „Verbunds Bundesregierung“ (externe Kommunikation) sowie die Evaluation nach innen gerichteter, interner Kommunikation der Bedarfsträger. Hierzu berät der Auftragnehmer die Bedarfsträger, entwickelt im Rahmen von Einzelaufträgen für diese nach deren Vorgaben Evaluationskonzepte, setzt geeignete Evaluationsmaßnahmen in der Regel mit eigenem Personal und Know-How um und wertet die Ergebnisse aus.

(2) In Abhängigkeit von Fragestellung und Interesse der Bedarfsträger kann eine Evaluation im Vorfeld einer geplanten Maßnahme als Pretest, maßnahmenbegleitend und/oder im Anschluss als Posttest durchgeführt werden.

(3) Der detaillierte Leistungsumfang und Einzelheiten zu den zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage A).

(4) Inhalt und Umfang der jeweiligen Aufträge werden in Einzelaufträgen i. S. v. § 4 geregelt.

(5) Durch den Abschluss des Rahmenvertrags wird keinerlei Anspruch des Auftragnehmers auf ein bestimmtes Auftragsvolumen oder auf die Erteilung von Einzelaufträgen begründet.

(6) Leistungsänderungen oder -erweiterungen in Bezug auf die Leistungsbeschreibung (Anlage A) bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.

§ 3 Bedarfsträger

(1) Leistungen dieses Rahmenvertrages können vom Presse- und Informationsamt der Bundesregierung (BPA), dem Bundeskanzleramt sowie den dem Bundeskanzleramt zugeordneten Beauftragten der Bundesregierung und den nachfolgend genannten Ressorts sowie deren jeweiligen genannten nach- oder zugeordneten Behörden bzw. Organisationen (im Folgenden „Bedarfsträger“) unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer abgerufen werden.

• Auswärtiges Amt (AA)
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)
• Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR)

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• Bundesministerium für Verkehr (BMV)
• Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH)
• Bundesministerium der Finanzen (BMF)
• Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ)
• Bundesministerium für Gesundheit (BMG)
• Bundesministerium des Innern (BMI)
• Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz (BMJV)
• Bundesministerium für Umwelt, Klimaschutz; Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMUKN)
• Bundesministerium der Verteidigung (BMVg)
• Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE)
• Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB)
• Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)
• Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS)

(2) Folgende nach- oder zugeordnete Behörden bzw. Organisationen sind abrufberechtigt:

Auswärtiges Amt (AA):

• Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS):

• Bundesagentur für Arbeit
• Bundesamt für Soziale Sicherung

Bundesministerium der Finanzen (BMF):

• Informationstechnikzentrum Bund (ITZ Bund)
• Generalzolldirektion
• Ostbeauftragter der Bundesregierung

Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ):

• Antidiskriminierungsstelle des Bundes

Bundesministerium für Gesundheit (BMG):

• Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit

Bundesministerium des Innern (BMI):

• Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
• Das Technische Hilfswerk
• Bundesamt für Migration und Flüchtlinge

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• Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben
• Beschaffungsamt des BMI
• Bundesamt für Verfassungsschutz
• Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung
• Bundeszentrale für politische Bildung
• Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik
• Zentrale Stelle für Informationstechnik im Sicherheitsbereich
• Der Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien

Bundesministerium für Umwelt, Klimaschutz; Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMUKN):

• Umweltbundesamt
• Bundesamt für Strahlenschutz
• Bundesamt für Naturschutz
• BASE

Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB):

• Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung
• Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung

(3) Beitritte weiterer nach- oder zugeordneter Behörden bzw. Organisationen der in § 3 Abs. 1 genannten Bedarfsträger während der Laufzeit des Vertrags sind grundsätzlich möglich und werden dem Auftragnehmer vom Auftraggeber schriftlich mitgeteilt. Sie verfügen über dieselben Rechte und Pflichten wie die direkt abrufberechtigten Bedarfsträger.

Beitritte während der Laufzeit des Rahmenvertragsstehen unter dem Vorbehalt einer Prüfung der vorhandenen Kapazitäten des Rahmenvertrags durch den Auftraggeber. Bei zeitlichen bzw. personellen Engpässen beim Auftragnehmer gilt, dass die in § 3 Abs. (1) genannten Bedarfsträger prioritär abrufen können, gefolgt von den in § 3 Abs. (2) genannten nach- oder zugeordneten Behörden bzw. Organisationen, gefolgt von den während der Laufzeit des Rahmenvertrags beigetretenen Behörden bzw. Organisationen.

(4) Sollte eine Neustrukturierung einzelner oder der Gesamtheit mehrerer Bedarfsträger erfolgen, so sind auch die entsprechenden Nachfolgeinstitutionen aus diesem Rahmenvertrag abrufberechtigt.

§ 4 Einzelaufträge

(1) Über die konkreten Werkleistungen werden dem Auftragnehmer von den Bedarfsträgern Einzelaufträge auf der Grundlage des geschlossenen Rahmenvertrags erteilt.

(2) Die beauftragten Evaluationsmaßnahmen erfordern in der Regel folgende Schritte:

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a) das Briefing des Auftragnehmers durch den jeweiligen Bedarfsträger (vgl. auch § 4 Abs. (3),

b) die Beratung des Bedarfsträgers und die Erstellung darauf aufbauender Handlungsvorschläge zu Evaluationsmaßnahmen durch den Auftragnehmer,

c) die Erstellung eines Angebots für einen Einzelauftrag durch den Auftragnehmer (vgl. auch § 4 Abs. (4), 6 sowie § 8 Abs. 1),

d) die Beauftragung des Auftragnehmers durch den jeweiligen Bedarfsträger (vgl. auch § 4 Abs. 3, 5),

e) die Umsetzung der beauftragten Evaluationsmaßnahmen durch den Auftragnehmer (vgl. auch § 4 Abs. 7, 8, 13, 14, 15 sowie § 6, § 7) in enger Abstimmung mit dem Bedarfsträger,

f) die Auswertung und Aufbereitung der Ergebnisse inkl. Berichtslegung, Beratung und ggfls. Präsentation, Debriefing (vgl. auch § 4 Abs. 9, 13, 14 sowie § 7) durch den Auftragnehmer.

(3) Wenn der jeweilige Bedarfsträger ein Angebot für einen Einzelauftrag wünscht, gibt er dem Auftragnehmer die dafür nötigen Informationen in einem Briefing, das je nach Auftragsart und Auftragsumfang telefonisch, schriftlich, online oder persönlich erfolgen kann. Soweit der Auftragnehmer der Meinung ist, dass er nicht alle nötigen Informationen für sein Angebot zu dem Einzelauftrag erhalten hat, hat er den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Auf Wunsch des Bedarfsträgers erstellt der Auftragnehmer nach Briefing-Terminen ein Protokoll, das aber erst bindend ist, wenn es der Bedarfsträger geprüft und schriftlich oder per E-Mail freigegeben hat.

(4) Der Auftragnehmer erstellt nach dem Briefing durch den Auftraggeber innerhalb von drei Werktagen (ohne Samstage) ein schriftliches Angebot für den Einzelauftrag. Ein längerer Zeitraum für die Erstellung des Angebotes für den Einzelauftrag ist nur mit Zustimmung des jeweiligen Bedarfsträgers zulässig. Die Annahme durch den Bedarfsträger bedarf ebenfalls der Schriftform. Es genügt jeweils die telekommunikative Übermittlung der schriftlichen Erklärung, z. B. als Anlage einer E-Mail. Eine (schrittweise) Beauftragung von Teilleistungen durch den Bedarfsträger ist möglich. Das Angebot für den Einzelauftrag enthält alle erforderlichen Leistungen zur Realisierung des Einzelauftrags und listet jeweils alle dem Bedarfsträger maximal entstehenden Kosten verbindlich auf (Ausnahme: vom Bedarfsträger gewünschte Zusatzleistungen, die zu Zusatzkosten führen bzw. mit dem im Preisblatt für die jeweilige Tätigkeit festgelegten Stundensatz beauftragt werden; diese werden im Angebot für den Einzelauftrag möglichst realistisch und transparent geschätzt). Das Angebot für den Einzelauftrag des Auftragnehmers ist in nachvollziehbarer Form aufzubereiten. Auf Wunsch des Bedarfsträgers kann dies als aussagekräftige Präsentation innerhalb einer gesonderten Besprechung erfolgen. Das Angebot für den Einzelauftrag muss die folgenden Bestandteile enthalten:

a) Aufgabenbeschreibung, Zielstellung, Zielgruppe(n) und Untersuchungsinhalte,

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b) Untersuchungsanlage und –design,

c) zu erbringende Leistungen, aufgeteilt nach Vorbereitung der Evaluation, Durchführung der Evaluation sowie Auswertung der Evaluation inkl. Ergebnisbericht,

d) einen verbindlichen Zeitplan, der den Umfang der zu erbringenden Leistungen und eventuelle Abstimmungen angemessen berücksichtigt und realistisch ist und die Erreichung von Meilensteinen terminiert (jeweils Zahl der Werktage ohne Samstage nach Auftragserteilung für die Vorbereitung der Evaluation, für deren Durchführung sowie für deren Auswertung sowie das Datum, an dem der endgültige Ergebnisbericht dem Bedarfsträger spätestens vorgelegt wird),

e) Aufwand und Kosten entsprechend der Positionen des Preisblattes einschließlich, sofern anfallend, weiterer Kosten (z.B. für Unteraufträge oder Zusatzleistungen). Für Leistungen, die sich z. B. nach Inzidenzen und Fallzahlen von den im Preisblatt angebotenen Leistungsparametern unterscheiden, ist nach § 9 Abs. 1 zu verfahren; diese Berechnung ist transparent darzustellen,

f) die Gesamtsumme aller Kosten sowie

g) zu veranschlagender Umsatzsteuersatz.

(5) Das Briefing und die Erstellung eines Angebots für einen Einzelauftrag begründen noch keinen Anspruch des Auftragnehmers auf einen entsprechenden Einzelauftrag. Ebenso wenig begründet ein Einzelauftrag für einen Projektteil einen Anspruch des Auftragnehmers auf Einzelaufträge für weitere Projektteile.

(6) Der Bedarfsträger kann das gesamte Angebot für den Einzelauftrag beauftragen oder (zunächst) nur einzelne Teile daraus. Möchte der Bedarfsträger auf bestimmte Leistungen verzichten (z.B. wird nur ein Kurzbericht statt eines umfangreichen Ergebnisberichts benötigt oder nur eine Sekundärauswertung der bereits anderweitig erhobenen Daten gewünscht), so werden nur die erbrachten Leistungen in Rechnung gestellt; der Auftragswert reduziert sich entsprechend.

(7) Sollte der Bedarfsträger ein bereits beauftragtes Projekt stoppen, wird er den Auftragnehmer umgehend darüber schriftlich informieren. Der Auftragnehmer kann nur die bis zu dieser Information bereits erbrachten Leistungen in Rechnung stellen. Darüber hinaus gehende Aufwände für weitere Leistungen kann der Auftragnehmer lediglich geltend machen, soweit er nachweist, dass er diese nicht vermeiden konnte.

(8) Der Auftragnehmer hat in seinem Angebot für einen Einzelauftrag den auf seine Leistungen jeweils anwendbaren Umsatzsteuersatz anzugeben. Dies gilt auch für Leistungen, die vom Auftragnehmer durch Leistungen aus Unteraufträgen des Auftragnehmers erbracht werden. Bei Zweifeln über den anwendbaren Umsatzsteuersatz hat der Auftragnehmer den Bedarfsträger darüber zu informieren und soweit möglich und auf eigene Kosten eine geeignete Klärung herbeizuführen. Auf Verlangen des

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Bedarfsträgers ist vom Auftragnehmer eine verbindliche Einzelauskunft des zuständigen Finanzamtes einzuholen.

Sollte sich später durch bestandskräftigen Bescheid eines Finanzamtes herausstellen, dass der Auftragnehmer dem Bedarfsträger einen zu hohen Umsatzsteuersatz in Rechnung gestellt hatte, so hat der Auftragnehmer dem Bedarfsträger den überzahlten Betrag zu erstatten und dabei den Erstattungsbetrag mit dem jeweils gültigen Basiszinssatz nach § 247 BGB ab dem Zeitpunkt des Zahlungseingangs beim Auftragnehmer zu verzinsen.

(9) Nach der Erteilung eines Einzelauftrags durch den Bedarfsträger treffen den Auftragnehmer unter anderem die folgenden Pflichten:

a) die operative Durchführung der Einzelmaßnahmen in enger Abstimmung mit dem Bedarfsträger,

b) die Verantwortung für die gesamte technische, logistische, organisatorische und personelle Steuerung der Einzelmaßnahmen und aller Durchführungsarbeiten gemäß den in § 7 formulierten Qualitätsstandards,

c) der Abschluss von Vereinbarungen des Auftragnehmers mit Dritten (z.B. Unterauftragnehmern und freien Mitarbeitern) einschließlich Auswahl, Verpflichtung und Steuerung,

d) die Verantwortung für die Einhaltung der Fristen und vereinbarten Formate,

e) die finanzielle Abwicklung der Einzelmaßnahmen. Dazu gehört auch die Vergütung aufgrund von Vereinbarungen des Auftragnehmers mit Dritten nach Buchst. c),

f) die Pflicht zur Nutzung von Skonti Dritter.

(10) Der Auftragnehmer führt für diejenigen Leistungen, deren Aufwand er zunächst individuell sowie transparent und realistisch kalkuliert (s. Preisblatt Los 1 Positionen 68 bis 70) laufend Nachweis über den tatsächlichen Aufwand. Der Auftragnehmer hat den Bedarfsträger per E-Mail unverzüglich vorab zu informieren, sobald eine Überschreitung der im Angebot für den Einzelauftrag genannten Gesamtsumme aller Kosten absehbar ist. Die im Angebot für den Einzelauftrag genannte Gesamtsumme aller Kosten kann in Einzelfällen um bis zu 10 % überschritten und in Rechnung gestellt werden, soweit der Bedarfsträger die Überschreitung vorher ausdrücklich in Textform, z. B. per E-Mail, genehmigt hat. Eine Überschreitung der im Angebot für den Einzelauftrag geschätzten Gesamtsumme aller Kosten von mehr als 10 % kann durch den Auftragnehmer nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn er ein Nachtragsangebot erstellt hat, das vom Bedarfsträger angenommen wurde. Für das Nachtragsangebot und seine Annahme gelten die Regelungen dieses Vertrags zu Einzelaufträgen. Der Bedarfsträger ist nicht verpflichtet, ein Nachtragsangebot anzunehmen.

(11) Eine Überschreitung der im beauftragten Angebot für den Einzelauftrag angegebenen Kosten ohne vorherige Vereinbarung ist ausgeschlossen. Es gilt:

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a) Sollten nachträgliche Änderungswünsche des Bedarfsträgers im Laufe des Projekts zu höheren Kosten als im Angebot für den Einzelauftrag vorgesehen führen – der Bedarfsträger möchte z.B. mehr Fragen im Fragebogen stellen als im Angebot für den Einzelauftrag kalkuliert wurden – hat der Auftragnehmer den Bedarfsträger per E- Mail unverzüglich über die zusätzlichen Kosten zu informieren, sobald eine Überschreitung der im Angebot für den Einzelauftrag genannten Gesamtsumme aller Kosten absehbar ist. Höhere Kosten als im beauftragten Angebot für den Einzelauftrag festgelegt kann der Auftragnehmer nur dann in Rechnung stellen, soweit der Bedarfsträger in die Überschreitung vorher in Textform, z.B. per E-Mail, ausdrücklich unter Bezugnahme auf die konkrete Kostensteigerung eingewilligt hat. Statt einer Einwilligung in Textform kann der Bedarfsträger auch ein Nachtragsangebot vom Auftragnehmer verlangen. Für das Nachtragsangebot und seine Annahme gelten die Regelungen dieses Vertrags zu Einzelaufträgen. Der Bedarfsträger ist nicht verpflichtet, ein Nachtragsangebot anzunehmen.

b) Sollten Wünsche des Bedarfsträgers im Laufe des Projekts zu geringeren Kosten als im Angebot für den Einzelauftrag vorgesehen führen – der Bedarfsträger möchte z.B. weniger Fragen im Fragebogen stellen als im Angebot für den Einzelauftrag kalkuliert wurden – hat der Auftragnehmer den Bedarfsträger per E-Mail unverzüglich über die geringeren Kosten zu informieren. Er kann später nur diese geringeren Kosten in Rechnung stellen.

(12) Der jeweilige Einzelauftrag, die Auftragsabwicklung und die spätere Rechnungsabwicklung erfolgt auf Auftraggeberseite durch den jeweiligen Bedarfsträger auf Grundlage der in § 1 vereinbarten Vertragsbestandteile. Fachliche Wünsche des jeweiligen Bedarfsträgers hat der Auftragnehmer soweit möglich zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer erteilt dem jeweiligen Bedarfsträger regelmäßig Auskunft über den Stand der Arbeit.

(13) Der Auftragnehmer hat die Leistungsanforderungen des Bedarfsträgers einzuhalten, die im Briefing festgelegt wurden. Entspricht die Leistung des Auftragnehmers nach Umfang und/oder Qualität nicht den im Briefing festgelegten Anforderungen oder werden Vorgaben des Bedarfsträgers nicht ordnungsgemäß umgesetzt (Mangel), so kann der Bedarfsträger nach seiner Wahl Nacherfüllung durch Nachbesserung oder Nachlieferung verlangen. Der Auftragnehmer hat die Leistung nach einem derartigen Nachbesserungsverlangen durch den Auftraggeber ggf. bis zu drei Mal ohne zusätzliche Kosten zu überarbeiten. Ist der Mangel auch nach Setzung einer angemessenen Nachfrist nicht beseitigt, kann der Bedarfsträger den Mangel selbst beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen, vom Einzelauftrag oder Teilen davon zurücktreten, die Vergütung durch Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer mindern oder Schadensersatz verlangen.

Sollte nach der nach Satz 2 geschuldeten Überarbeitung durch den Auftragnehmer objektiv kein Mangel mehr vorliegen und der Bedarfsträger dennoch die weitere Überarbeitung wünschen, so ist der Auftragnehmer für die weitere Überarbeitung

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berechtigt, die Leistungen nach tatsächlichem Aufwand gemäß den im Preisblatt genannten Stundensätzen für die jeweilige Tätigkeit abzurechnen. Der Auftragnehmer muss den Bedarfsträger hierüber vorab schriftlich informieren, so dass dieser auch entscheiden kann, auf eine zusätzliche Überarbeitung zu verzichten. Verletzt der Auftragnehmer diese Informationspflicht, gilt die zusätzliche Überarbeitung als Mängelbeseitigung und kann nicht in Rechnung gestellt werden.

(14) Tabellen, Berichte und Präsentationen legt der Auftragnehmer grundsätzlich elektronisch in Standard-Dateiformaten vor. Dabei sind die gesetzlichen Vorschriften der Barrierefreiheit (vgl. Pkt.3 der jeweiligen Leistungsbeschreibung) einzuhalten.

(15) Der Auftragnehmer führt die Einzelaufträge grundsätzlich in deutscher Sprache durch. In Einzelfällen kann ein Bedarfsträger eine Befragung in Fremdsprachen wünschen. Der Auftragnehmer hat hierfür – sofern ihm das möglich ist – ggfls. geeignete Unterauftragnehmer zu beauftragen.

(16) Wünscht ein Bedarfsträger einen Einzelauftrag in Fremdsprachen, die neben den eigentlichen Leistungen zur Evaluation auch Übersetzungsleistungen erfordern, kann der Auftragnehmer diese Übersetzungsleistungen in seinem Angebot für den Einzelauftrag zusätzlich zu den eigentlichen Evaluationsleistungen aufführen. Entsprechendes gilt für eventuelle Zusatzkosten des Auftragnehmers beim Einsatz fremdsprachiger Interviewer.

(17) Bei der Vertragsdurchführung der Einzelaufträge darf Künstliche Intelligenz (KI) nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des Bedarfsträgers eingesetzt werden. Beim Einsatz von KI beachtet der Auftragnehmer alle einschlägigen Rechtsvorschriften, insbesondere die einschlägigen Vorschriften des Datenschutzrechts und die KI-VO. In die KI dürfen weder vertrauliche noch geheimhaltungspflichtige Informationen sowie personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Bedarfsträgers eingegeben werden, es sei denn, der Bedarfsträger hat der Eingabe der betreffenden Daten im Einzelfall ausdrücklich zugestimmt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, beim Einsatz von KI stets solche Konfigurationen, Einstellungen und Maßnahmen zu treffen, die den Datenschutz und die Sicherheit von vertraulichen Informationen des Bedarfsträgers bestmöglich gewährleisten. Ungeachtet der vorherigen Zustimmung zeigt der Auftragnehmer bei der Übermittlung der jeweiligen Leistungsergebnisse an, inwieweit bei deren Erstellung KI zum Einsatz gekommen ist. Ergeben sich durch die (genehmigte) Anwendung von KI- Tools Kostenersparnisse, so sind diese an den Bedarfsträger weiterzugeben.

(18) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Abfassung der Berichte und der mündlichen Präsentationen auch die Erfahrungen aus seiner sonstigen Tätigkeit zu verwerten und dem Bedarfsträger – soweit rechtlich zulässig – bereits vorhandenes Untersuchungsmaterial zur Verfügung zu stellen. Die Analyse schließt auch andere Studien ein, die beim Bedarfsträger zu den jeweiligen Fragen verfügbar sind.

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§ 5 Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer erbringt die beauftragten Leistungen in enger Absprache mit dem jeweiligen Bedarfsträger. Er hat mit anderen Vertragspartnern der Bedarfsträger vertrauensvoll zu kooperieren. Fachliche Wünsche des jeweiligen Bedarfsträgers hat der Auftragnehmer soweit möglich zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer erteilt dem jeweiligen Bedarfsträger regelmäßig Auskunft über den Stand der Arbeit.

(2) Der Auftragnehmer führt die auf Grund dieses Vertrages zu erbringenden Leistungen fach- und termingerecht sowie vollständig und unter Beachtung der in § 7 formulierten Qualitätsstandards aus. Für die Einhaltung des mit dem jeweiligen Bedarfsträger abgestimmten Zeitplans ist der Auftragnehmer allein verantwortlich. Ist für den Auftragnehmer erkennbar, dass die Fristen oder die inhaltlichen Anforderungen für die Erbringung der Leistung nicht eingehalten werden können, so ist der Bedarfsträger unverzüglich unter Angabe von Gründen schriftlich zu unterrichten. In diesem Fall erfolgt die Klärung der weiteren Vorgehensweise in Absprache mit dem Bedarfsträger.

(3) Der Auftragnehmer berücksichtigt, dass sich die Abrufe nicht kontinuierlich über den Gesamtzeitraum erstrecken und sowohl Spitzenzeiten als auch Zeiten ohne Arbeitsaufkommen auftreten können. Der Auftragnehmer ist in der Lage, verschiedene Einzelaufträge zeitgleich abzuwickeln. Dabei kann es zu Belastungsspitzen kommen, die der Auftragnehmer ohne Qualitätseinbußen bewältigt.

(4) Der Auftragnehmer setzt zur Erfüllung seiner Leistungen grundsätzlich jene Beschäftigte ein, die er in seinem Angebot verbindlich genannt hat (Projektteam „Verbund Bundesregierung“). Der Auftragnehmer verpflichtet sich, fachlich qualifizierte und erfahrene Personen mit der Durchführung der Arbeiten zu beauftragen. Insbesondere hat er das im Angebot verbindlich benannte Kernteam (Projektteam „Verbund Bundesregierung“) für die Auftragsausführung einzusetzen. Er benennt den Bedarfsträgern kompetente deutschsprachige Ansprechpersonen für das gesamte Leistungsportfolio dieses Rahmenvertrags für die gesamte Vertragslaufzeit. Eine Ablehnung einzelner Beschäftigter ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen durch den Auftraggeber möglich. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Kommunikation mit den Bedarfsträgern durch die Projektleitung des Projektteams „Verbund Bundesregierung“ bzw. deren Vertretung erfolgt, der zudem die inhaltliche Vorbereitung und ggfls. Protokollierung der laufenden Gespräche mit den Bedarfsträgern obliegt. Abweichungen davon sind nur nach schriftlicher Zustimmung möglich.

(5) Bei Ausscheiden oder Austausch eines im Angebot benannten Beschäftigten des Projektteams „Verbund Bundesregierung“ hat der Auftragnehmer sicherzustellen und dem Auftraggeber nachzuweisen, dass der/die Nachfolger/in den hohen Anforderungen, die an die Erfüllung des Vertrages gestellt werden, gerecht wird. Die schriftliche Zustimmung des BPA ist vor der Aufnahme des/der Nachfolger/in im Projektteam „Verbund Bundesregierung“ einzuholen. Neues Personal hat der Auftragnehmer auf seine Kosten einzuarbeiten.

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(6) Kommt es bei dem Auftragnehmer zu strukturellen Änderungen, zum Beispiel durch eine Übernahme, Fusion oder zu einer sonstigen wesentlichen betriebsinternen Neustrukturierung, die die Leistungserbringung gegenüber dem Auftraggeber berührt oder berühren kann, ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber dies bei Bekanntwerden unverzüglich in Textform anzuzeigen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen in diesen Fällen unverändert fortgelten. Etwaige infolge dessen eintretende Änderungen von Kontakt-, Unternehmens- und Rechnungsdaten hat er dem Auftraggeber unverzüglich in Textform mitzuteilen.

(7) Die jederzeitige telefonische Erreichbarkeit mindestens eines Beschäftigten des Projektteams „Verbund Bundesregierung“ muss der Auftragnehmer an allen Werktagen ohne Samstage von 09:30 Uhr bis 17:00 Uhr sicherstellen.

(8) Es können an Werktagen ohne Samstage regelmäßige und/oder sehr kurzfristig anzuberaumende Besprechungen am Dienstsitz des jeweiligen Bedarfsträgers erforderlich sein. Hat der Bedarfsträger seinen Dienstsitz in Berlin, hat der Auftragnehmer in Einzelfällen seine Teilnahme auch sehr kurzfristig – d.h. innerhalb von 24 Stunden nach Einladung – zu gewährleisten. Nach Wunsch des Bedarfsträgers können diese Besprechungen auch über geprüfte digitale Plattformen erfolgen. Bei Dienstsitzen des Bedarfsträgers außerhalb von Berlin hat der Auftragnehmer eine sehr kurzfristige Teilnahme zumindest digital zu gewährleisten.

(9) Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikationsvorgänge, wie bspw. dem Austausch und der Ablage von Dokumenten, stellt der Auftragnehmer eine geeignete Plattform, z.B. einen eigenen FTP-Server bereit, den der jeweilige Bedarfsträger auf Wunsch für die gegenseitige gesicherte Kommunikation (z.B. für den Up-/Download größerer Dateien) mit dem Auftragnehmer nutzen kann.

(10) Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber die Bereitschaft zu regelmäßigen Feedback- und Kritikgesprächen zu, die nicht zusätzlich vergütet werden. Bei Beendigung eines Einzelauftrags steht der Auftragnehmer auf Wunsch dem jeweiligen Bedarfsträger für ein Feedback-Gespräch zur Verfügung, das nicht zusätzlich vergütet wird.

(11) Der Auftragnehmer hat bei seinen Leistungen zu berücksichtigen, dass der „Verbund Bundesregierung“ eine besondere Aufmerksamkeit von Öffentlichkeit, Politik und Medien genießt. Dadurch können selbst kleine – tatsächliche oder vermeintliche – Schwachstellen bei der Leistungserbringung eine unmittelbar und schwerwiegend kritische Resonanz in Öffentlichkeit, Politik und Medien zur Folge haben.

§ 6 Unterbeauftragung

(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, für Leistungen im Rahmen eines Einzelauftrags Unteraufträge an Dritte zu erteilen. Der Auftragnehmer hat dem Bedarfsträger Art und Umfang der Leistungen anzugeben, mit denen er Dritte beauftragen will. Die

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Beauftragung eines Dritten darf erst nach Zustimmung durch den Bedarfsträger erfolgen. Ausgenommen davon sind die bereits vom Auftragnehmer in der Ausschreibung benannten Unterauftragnehmer für spezifische Leistungen.

(2) Wenn im Angebot für den Einzelauftrag Leistungen von Unterauftragnehmern enthalten sind, müssen diese dort nachvollziehbar dargestellt werden. Um dem Bedarfsträger die Prüfung des Angebots für den Einzelauftrag zu erleichtern, hat der Auftragnehmer ihm die Angebote der Unterauftragnehmer auf Wunsch vorzulegen.

(3) Statt der Vergabe von Unteraufträgen hat der Auftragnehmer nach Absprache mit dem Bedarfsträger grundsätzlich auf Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen des Bedarfsträgers zurückzugreifen. Der Auftragnehmer hat sich bei der Auftragsdurchführung dann eng mit den anderen Auftragnehmern des Bedarfsträgers abzustimmen. Der Bedarfsträger informiert den Auftragnehmer über bestehende Rahmenverträge.

(4) Bei der Vergabe von Unteraufträgen verfährt der Auftragnehmer nach wettbewerblichen Gesichtspunkten und berücksichtigt bei der Einholung von Angeboten regelmäßig kleinere und mittlere Unternehmen. Bei Großaufträgen bemüht sich der Auftragnehmer, Unteraufträge an kleinere und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie er es mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren kann. In der Regel hat der Auftragnehmer nach Absprache mit dem Bedarfsträger drei Angebote einzuholen und nach Wirtschaftlichkeit zu beauftragen. Der Auftragnehmer hat nach § 8 dieses Vertrags die erforderlichen Nutzungs- und Verwertungsrechte zu erwerben und nachzuweisen. Die VO PR Nr. 30/53 findet auch auf den Unterauftrag Anwendung. Bei der Vergabe von Unteraufträgen wahrt der Auftragnehmer die Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG). Bei Verstößen des Auftragnehmers oder seiner Unterauftragnehmer hält der Auftragnehmer den Bedarfsträger von jeglichen Ansprüchen frei.

(5) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, vor der Erteilung von Unteraufträgen sicherzustellen, dass Dritte in der Lage sind, vergleichbare hohe Anforderungen an Qualität und Standards zu erfüllen, wie sie Grundlage für diesen Vertrag geworden sind (siehe vor allem § 7 sowie Anlage A - Leistungsbeschreibung).

(6) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Unterauftragnehmer auf Verlangen den Bedarfsträger zu benennen und ihm insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – zu stellen, als zwischen ihm und dem Bedarfsträger vereinbart sind.

(7) Der Auftragnehmer ist für von ihm eingesetzte Dritte dem Auftraggeber bzw. Bedarfsträger gegenüber allein verantwortlich. Es gilt § 278 BGB. Eine Kenntnisnahme von Informationen und/oder Unterlagen durch den Auftraggeber bzw. Bedarfsträger entbindet oder beschränkt den Auftragnehmer nicht von der eigenständigen Verantwortung für Dritte und/oder Unterbeauftragte.

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§ 7 Qualitätssicherung

(1) Der Auftragnehmer führt die ihm übertragenen Tätigkeiten mit fachlicher und kaufmännischer Sorgfalt nach bestem Wissen unter Beachtung der allgemein anerkannten Qualitätsstandards in der Markt- und Sozialforschung durch. Er weist den jeweiligen Bedarfsträger rechtzeitig auf erkennbare Risiken hin.

(2) Der Auftragnehmer hat die „Standards zur Qualitätssicherung in der Markt- und Sozialforschung“ einzuhalten. Die Einzelaufträge müssen gemäß der Qualitätsrichtlinien und Kodizes des Berufsverbands Deutscher Markt- und Sozialforscher e.V. (BVM), des Arbeitskreises Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V. (ADM) und entsprechend DIN Spezifikation 91368 und DIN Spezifikation 26362 (soweit zutreffend) sowie ISO 20252 durchgeführt werden. Eine gültige Zertifizierung nach der internationalen Qualitätsnorm ISO 20252 (oder vergleichbar) wird vorausgesetzt und muss auf Verlangen des Auftraggebers nachgewiesen werden.

(3) Der Auftragnehmer sichert eine hohe Qualität seiner Arbeit und der Arbeit seiner ggfls. beauftragten Unterauftragnehmer zu. Dazu gehören z.B. bei Befragungen ein umfassendes Informations-, Einweisungs- und Vorbereitungsgespräch für die Interviewer, der Einsatz von Supervisoren, die Durchführung von Plausibilitätskontrollen. Der Bedarfsträger hat jederzeit nach vorheriger Absprache mit dem Auftragnehmer das Recht, Interviews mitzuhören sowie Fokusgruppen, Insight Communities oder Usability Tests online bzw. vor Ort im Besucherraum live zu verfolgen. Die Wahrung der Rechte der Interviewer und Interviewten, insbesondere ihr Recht am gesprochenen Wort, obliegt dem Auftragnehmer. Der Bedarfsträger erhält auf Wunsch alle Projektunterlagen, soweit rechtlich zulässig.

(4) Der Bedarfsträger kann vom Auftragnehmer jederzeit eine Qualitätsprüfung der Unterauftragnehmer verlangen, die vom Auftragnehmer beauftragt wurden. Über die Ergebnisse der Qualitätsprüfung ist dem Bedarfsträger auf Wunsch schriftlich Auskunft zu erteilen.

(5) Werden dem Auftragnehmer bei sich oder beim Unterauftragnehmer Anzeichen für die Gefahr eines Einsatzes von unseriösen Evaluationsmethoden oder die Gefahr der Verfälschung erhobener Ergebnisse bekannt, ist dies dem Bedarfsträger unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Der Bedarfsträger ist in so einem Fall berechtigt, vom Einzelauftrag zurückzutreten, ohne dass er die bereits vom Auftragnehmer geleisteten Leistungen vergüten oder Wertersatz leisten muss. Stattdessen kann der Bedarfsträger auch seine Mängelrechte geltend machen.

(6) Der Bedarfsträger ist berechtigt, die Einwilligung zur Beauftragung Dritter zurückzunehmen oder Unterauftragnehmer zurückweisen, soweit deren Leistungen nicht den hier beschriebenen Qualitätsstandards genügen.

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§ 8 Nutzungs- und Verwertungsrechte

(1) Dem Bedarfsträger, der die Leistung aus dem Rahmenvertrag im Rahmen eines Einzelauftrags abruft, werden an den Werkleistungen des jeweiligen Einzelauftrags und deren Vorstufen die ausschließlichen, räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechte für alle zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bekannten Nutzungsarten eingeräumt, einschließlich des Rechts der Übertragung und Nutzungsrechteeinräumung an Dritte. Die ausschließliche Rechteeinräumung umfasst mithin alle bekannten und übertragbaren körperlichen und unkörperlichen Nutzungsarten, Verwertungsrechte, Vervielfältigungs- und Verbreitungsformen, insbesondere das Recht, das Werk zu vervielfältigen, zu verbreiten, auszustellen, öffentlich zugänglich zu machen, zu senden, abzudrucken, öffentlich vorzuführen oder durch Bild- oder Tonträger oder durch Funksendungen wiederzugeben. Die Rechtseinräumung erstreckt sich insbesondere auch auf das Recht zur dokumentarischen Erfassung, Digitalisierung und elektronischen Speicherung, das Recht zur Übertragung, Vervielfältigung und Verbreitung auf maschinenlesbaren Datenträgern und das Recht zum Verfügbarmachen für die Öffentlichkeit zum individuellen Abruf im Internet oder anderen künftigen Medien.

(2) Der Bedarfsträger erlangt ferner das Recht, mit den vom Auftragnehmer gelieferten Daten weiterzuarbeiten und diese auch in bearbeiteter oder umgestalteter Form zu veröffentlichen, zu verwerten oder in sonstiger Weise, zu nutzen, ohne dass es hierfür einer Einwilligung des Auftragnehmers bedarf.

(3) Ebenso umfasst von der Rechteeinräumung ist das Recht zur vollständigen oder teilweisen Weitergabe und Übertragung der eingeräumten Rechte sowie zur Einräumung ausschließlicher und/oder einfacher Nutzungsrechte zur Nutzung im (vollständigen oder teilweisen) Umfang der dem Bedarfsträger eingeräumten Nutzungsrechte.

Das Recht zur Weitergabe, Übertragung und zur Einräumung von Nutzungsrechten an Dritte (insbesondere Unterlizenzierung) umfasst dabei auch das Recht zur Weitergabe, weiteren Übertragung und weiteren Einräumung von Nutzungsrechten (insbesondere Unterlizenzierung) an weitere Dritte im vorstehend beschriebenen Umfang durch den Dritten, insbesondere durch den Unterlizenznehmer des Bedarfsträgers.

Das Recht zur Weitergabe, Übertragung und Einräumung von Nutzungsrechten an Dritte (insbesondere Unterlizenzierung) gilt auch für umgestaltete, bearbeitete oder ausschnittsweise Daten bzw. Werkleistungen.

Zudem sind sämtliche unbekannten und zukünftigen Formen von körperlichen und unkörperlichen Nutzungs-, Verwertungs- und Angebotsmöglichkeiten von der Rechteeinräumung umfasst.

Der Bedarfsträger erhält mithin das ausschließliche Recht zur räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzung, Vervielfältigung, Verwertung und Verbreitung in allen vom Bedarfsträger gegenwärtig oder zukünftig genutzten Nutzungs-, Vervielfältigungs-, Verwertungs- und Verbreitungsformen. Der Bedarfsträger erwirbt

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demnach in ausschließlicher Form sämtliche übertragbaren Rechte an den Werkleistungen sowie an allen Teilen hiervon.

(4) Bei Hinzuziehung von Dritten (z. B. Beteiligung von Subunternehmen oder freien Mitarbeitern, Einsatz von Fremdautoren) stellt der Auftragnehmer sicher, dass die durch deren Mitarbeit entstehenden Rechte entsprechend der vorgenannten Absätze auf den Bedarfsträger übertragen werden. Ferner versichert der Auftragnehmer, dass er sich durch diesen Vertrag und seine Durchführung in keiner Weise über Optionen, Anbietungspflichten, Treuepflichten und sonstige rechtliche Bindungen hinwegsetzt, die er gegenüber Dritten, insbesondere anderen Firmen, eingegangen ist, und dass keine Rechte Dritter verletzt werden. Der Auftragnehmer stellt mithin insbesondere sicher, dass der freien Verwendung der Werkleistungen durch den Bedarfsträger keine Rechte Dritter entgegenstehen.

Der Auftragnehmer sichert die vollumfängliche Inhaberschaft bzw. Verfügungsbefugnis bzgl. der eingeräumten (bzw. einzuräumenden) Rechte hinsichtlich aller Leistungsergebnisse ausdrücklich zu und versichert, über diese Rechte nicht bereits anderweitig, weder ganz noch teilweise, verfügt zu haben. Insbesondere sichert der Auftragnehmer zu, sich, soweit erforderlich, die für die hier eingeräumten Rechte und Verfügungen notwendigen Rechte und Verfügungsbefugnisse bei Dritten im notwendigen Umfang und rechtswirksam eingeholt zu haben bzw. vor der jeweiligen Rechteinräumung noch einzuholen.

Insbesondere entbindet eine ggf. erteilte Zustimmung zum Einsatz von KI (vgl. hierzu § 4 Abs. 17 dieses Vertrags) den Auftragnehmer nicht von seiner Einstandspflicht dafür, dass von ihm zur Verfügung gestellte Werkleistungen Schutzrechte Dritter nicht verletzen. Dies stellt der Auftragnehmer in eigener Verantwortung, ggf. durch geeignete begleitende Maßnahmen, sicher

Von Ansprüchen Dritter, die sich aus einer vertragsgemäßen Nutzung der Werkleistungen oder Teilen hiervon ergeben und in deren Folge Dritte eine Verletzung von Rechten geltend machen, stellt der Auftragnehmer den Bedarfsträger frei.

(5) Sofern und soweit hinsichtlich einzelner Leistungsergebnisse im Verhältnis zwischen dem Bedarfsträger und dem Auftragnehmer die gesetzliche Regelung des § 40a UrhG Anwendung findet, gilt das Folgende:

Das ausschließliche Nutzungsrecht besteht nach Ablauf von zehn Jahren als einfaches Nutzungsrecht mit ansonsten gleichen Rechten fort. Dies bedeutet, dass der Bedarfsträger auch bei gesetzlich vorgesehener Anwendung des § 40a UrhG und bei Ablauf der dort genannten Zehn-Jahres-Frist ein räumlich, zeitlich und inhaltlich unbegrenztes, einfaches und an Dritte übertragbares und lizenzierbares Nutzungsrecht im bisherigen vertraglichen Umfang behält. Die bis dahin erteilten Unterlizenzen bestehen uneingeschränkt fort. Die Auftragnehmer versichert ferner, dass auch sämtliche an der Erschaffung der Werkleistungen Beteiligten mit einer solchen Übertragung oder

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Einräumung von Nutzungsrechten und Unterlizenzierung an Dritte einverstanden sind und entsprechende Nutzungsrechte eingeräumt haben.

(6) Alle ggf. von dem Bedarfsträger an den Auftragnehmer übertragenen Rechte fallen mit Vertragsende an den Bedarfsträger zurück.

§ 9 Vergütung und Rechnungslegung

(1) Für Leistungen auf Grund von Einzelaufträgen vereinbaren die Vertragsparteien eine Vergütung gemäß den Angaben des Preisblatts zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Für einen Einzelauftrag, der sich von den im Preisblatt festgelegten Leistungsparametern unterscheidet, z. B. bei Inzidenzen (prozentuales Vorkommen der zu untersuchenden Fälle in der Gesamtbevölkerung), Fallzahlen (Zahl der in der Evaluation auszuweisenden Fälle) oder dem Umfang der zu erbringenden Leistung, muss eine individuelle Berechnung erfolgen. Diese richtet sich nach den nächstgelegenen Leistungsparametern laut Preisblatt und entspricht dabei dem Preismodell im Preisblatt (vergleichbares, analoges Muster). Die individuelle Berechnung hat sich allein nach dem Preisblatt zu richten. Die individuelle Berechnung ist bereits im Angebot für den Einzelauftrag transparent darzustellen.

(2) Bei den im Preisblatt genannten Preisen handelt es sich um Festpreise einschließlich sämtlicher Kosten wie beispielsweise für Büromaterial, Bürokommunikation und Datenverarbeitung, Versand-, Kopier- und Druckkosten sowie Personalkosten. Mit diesen Preisen sind alle Geschäftsaufwendungen des Auftragnehmers abgegolten. Mit der vertraglichen Vergütung (sowohl einer Vergütung auf Basis der Festpreise als auch ggf. einer Vergütung auf Basis einer individuellen Kalkulation und eines individuellen Angebots) des jeweiligen Einzelauftrags ebenfalls abgegolten ist die Einräumung von Nutzungs- und Verwertungsrechten nach § 8 dieses Vertrags (unbeschadet etwaiger zwingender gesetzlicher Nachvergütungsansprüche).

(3) Für Leistungen, zu denen eine Vergütung auf der Basis von Stundensätzen vereinbart wurde, führt der Auftragnehmer in der Rechnung die Anzahl der jeweils geleisteten Stunden aus der entsprechenden Leistungsposition auf (§ 16 VOL Teil B) und rechnet die Leistungen nach tatsächlichem Aufwand ab.

(4) Die Abnahme von Leistungen aus einem Einzelauftrag erfolgt durch den jeweiligen Bedarfsträger. Auch die Begleichung der Rechnung erfolgt durch den jeweiligen Bedarfsträger.

(5) Die Rechnung muss nachprüfbar sein und hat eine Aufstellung der Einzelleistungen entsprechend des Preisblattes und Einzelpreise zu enthalten. Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

o Kopie der Auftragsbestätigung,

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o detaillierte Auflistung aller erbrachten Leistungen, ggfls. inkl. Zahl der Stunden mit jeweiligem Stundensatz; dies gilt auch für Unterauftragnehmer und freie Mitarbeiter, o ggfls. angefallene Reisekosten inkl. Nachweise, o Umsatzsteuer (vgl. § 4 Abs. 8), o vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist.

(6) Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage nach Eingang der ordnungsgemäßen Rechnung beim Bedarfsträger des zugrundeliegenden Einzelauftrags. Verlangt der Bedarfsträger eine schriftliche Rechnung, beginnt die Zahlungsfrist erst mit Eingang dieser schriftlichen Rechnung beim Bedarfsträger zu laufen.

(7) Leistungen, die der Auftragnehmer grundsätzlich durch eigene Beschäftigte erbringt, aber im Einzelfall aus z. B. Kapazitätsgründen von Dritten erbringen lassen muss, sind vom Auftragnehmer zu den gleichen Konditionen gemäß Preisblatt abzurechnen. Der Auftragnehmer darf dem Bedarfsträger keine Aufschläge auf Unteraufträge in Rechnung stellen. Bei Leistungen durch Dritte sind auch deren Belege vorzulegen. Dies gilt auch für erstattungsfähige Reisekosten. Die Belege sind den entsprechenden Einzelleistungen zuzuordnen. Die durch Dritte eingeräumten Skonti und Rabatte sind zu wahren und an den Bedarfsträger weiterzugeben.

(8) Eine Rechnung darf in der Regel erst nach vollständiger Auftragserfüllung durch den Auftragnehmer und Abnahme der Leistungen durch den Bedarfsträger gestellt werden. Bei kostenintensiven Projekten dürfen Teil- bzw. Abschlagszahlungen für in sich abgeschlossene Teile in Rechnung gestellt werden. Die Rechnungsstellung für eine solche Teil- bzw. Abschlagszahlung ist nur zulässig, wenn der Bedarfsträger die entsprechende Rechnungsstellung vorab ausdrücklich genehmigt hat.

(9) Jeweils gegen Jahresende sind die Bedarfsträger in ihren Zahlungsmöglichkeiten durch das Ende des Haushaltsjahres am 31.12. und durch den mehrere Werktage davor liegenden Kassenschluss eingeschränkt.

Daher hat der Auftragnehmer bis zum letzten Werktag im Oktober dem jeweiligen Bedarfsträger eine Übersicht zu übermitteln, welche Rechnungen bis Mitte Januar noch möglich sind. Soweit Beträge noch nicht feststehen, hat der Auftragnehmer jeweils eine möglichst genaue Schätzung vorzunehmen. Auf dieser Grundlage stimmen Auftragnehmer und Bedarfsträger bis Mitte November die weiteren Rechnungsstellungen zeitlich ab. Diese Abstimmung wird nicht gesondert vergütet.

Eine Rechnung aufgrund eines Einzelauftrags, der schon vor dem letzten Werktag im Oktober erteilt worden war, kann der Bedarfsträger bis zum 10.12. ohne Angabe weiterer Gründe als vertragswidrig zurückweisen, wenn die Rechnung nicht in der Übersicht genannt war oder dort nicht möglichst genau geschätzt wurde. Eine neue Rechnungsstellung steht dem Auftragnehmer dann wieder nach dem 10.12. frei.

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Für Rechnungen, deren Zahlungsfrist zwischen dem 24.12. und dem 10.1. endet, verzichtet der Auftragnehmer hiermit für den Zeitraum bis zum 10.1. auf die Geltendmachung eines Verzugsschadens, insbesondere von Verzugszinsen.

(10) Das BPA ist als vertragsführende Stelle Hauptansprechpartner für den Auftragnehmer für vertragliche oder grundsätzliche Fragen, die sich aus diesem Rahmenvertrag ergeben. Der Auftragnehmer führt eine Übersichtsliste mit den aus dem Rahmenvertrag getätigten Einzelaufträgen sowie Abrechnungen aller abrufberechtigten Bedarfsträger einschließlich des BPA. Er stellt diese dem BPA jeweils zum Ende eines Halbjahres unentgeltlich per E- Mail oder über eine geeignete Plattform, bspw. per FTP-Server, als passwortgeschützte Excel-Datei zur Verfügung.

(11) Wird das Vertragsverhältnis durch einseitige Kündigung oder vertragliche Aufhebung beendet, bevor der Auftragnehmer seine vertragsgemäßen Leistungen vollständig erbracht hat, so besteht ein Entgeltanspruch des Auftragnehmers nur, wenn und soweit die erbrachte Teilleistung von selbständigem Interesse für den Bedarfsträger ist.

(12) Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, die aus diesem Rahmenvertrag entstandenen oder zukünftig entstehenden Ansprüche gegen den Bedarfsträger an Dritte abzutreten. Insbesondere sind Ansprüche gegen den Bedarfsträger von einer Abtretung im Wege der Globalzession oder einer Vorausabtretung ausgeschlossen.

§ 10 Reisekosten

(1) Der Bedarfsträger erstattet dem Auftragnehmer Reisekosten zur Umsetzung von Einzelaufträgen gemäß den folgenden Bedingungen:

a) Reisekosten werden nur erstattet, soweit der Auftragnehmer dem Bedarfsträger vorher Reiseziel und die Zahl der Reisenden mitgeteilt und der Bedarfsträger die Reise in Textform vor Reiseantritt genehmigt hat. Hat der Auftragnehmer die Angaben bereits im Angebot für einen Einzelauftrag gemacht, so gilt die Reise insoweit bereits mit der Beauftragung des Angebots durch den Bedarfsträger als genehmigt. Reisekosten für die Teilnahme des Auftragnehmers an Arbeitstreffen beim Bedarfsträger in Berlin und Reisen innerhalb Berlins werden grundsätzlich nicht erstattet. Für Übernachtungen am Dienstsitz des Bedarfsträgers in Berlin besteht kein Anspruch auf Kostenerstattung.

b) Der Auftragnehmer hat durch geeignete Belege nachzuweisen, dass die Reise und ggfls. kostenpflichtige Übernachtung tatsächlich stattgefunden haben.

c) Im Übrigen werden Reisekosten in Anlehnung an das Bundesreisekostengesetzes und der entsprechenden Verwaltungsvorschriften erstattet, mit der Maßgabe, dass Bahnfahrten der 2. Klasse voll erstattet werden und Fahrten mit dem PKW mit 0,20€ brutto pro Streckenkilometer (jeweils Hin- und Rückweg) und Reisendem entschädigt werden. Pro kostenpflichtiger Übernachtung werden bis zu 120€ p. P. (brutto, inkl. Frühstück, einschließlich sämtlicher Spesen) erstattet. Darüber hinaus

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werden keine Reise- und Nebenkosten erstattet; eine Verpflegungspauschale wird nicht gewährt. Reisezeit wird dem Auftragnehmer nicht zusätzlich vergütet.

d) Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht in der Endabrechnung des jeweiligen Einzelauftrags geltend gemacht wird.

e) Ein Abweichen von den vorstehenden Regelungen ist nur in begründeten Ausnahmefällen und nur nach ausdrücklicher vorheriger Genehmigung in Textform durch den Auftraggeber möglich.

f) Diese Bedingungen gelten auch für Reisen Dritter im Auftrag des Auftragnehmers (z.B. Unterauftragnehmer).

§ 11 Verschwiegenheit / Datenschutz / Daten und Unterlagen

(1) Der Auftragnehmer hat über die ihm bei seiner Tätigkeit für den Bedarfsträger bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie sonstige geschäftlichen bzw. betrieblichen Tatsachen, sofern sie nicht offenkundig sind, während und nach Beendigung des Vertragsverhältnisses Verschwiegenheit zu bewahren.

(2) Der Auftragnehmer hat alle bei ihm beschäftigten Personen sowie alle von ihm sonst zur Leistungserbringung eingesetzten dritten Personen, seien es natürliche oder juristische Personen, schriftlich zur Verschwiegenheit im Sinne des Abs. 1 zu verpflichten und dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechenden Verpflichtungen eingehalten werden.

(3) Der Auftragnehmer darf Veröffentlichungen über die Leistung oder die Angabe des Bedarfsträgers bzw. des Leistungsgegenstands als Referenz nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Bedarfsträgers vornehmen. Als Veröffentlichung in diesem Sinne gelten auch die Beschreibung der Ausführung, die Bekanntgabe von Protokollen, Zeichnungen oder anderen Unterlagen, ferner Lichtbild-, Film-, Hörfunk- und Fernsehaufnahmen. Ein Anspruch auf diese Zustimmung besteht nicht.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie alle einschlägigen Vorschriften zur Geheimhaltung und zum Fernmeldegeheimnis zu beachten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich damit insbesondere. zur Einhaltung der Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dies beinhaltet insbesondere, aber nicht abschließend:

a) die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (vgl. Art. 5 DSGVO) und die Anforderungen an die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (vgl. Art. 6 DSGVO) zu beachten;

b) dem aktuellen Stand der Technik angepasste technische Sicherheitsmaßnahmen (vgl. Art. 32 DSGVO) zu ergreifen;

c) den Auftragnehmer trifft aus der allgemeinen Organisations- und Rechenschaftspflicht (vgl. Art. 5, 24 DSGVO) die Verpflichtung, alle bei dem

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Auftragnehmer beschäftigten Personen sowie alle von ihm sonst zur Leistungserbringung eingesetzten dritten Personen, seien es natürliche oder juristische Personen, die mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen, zur Vertraulichkeit zu verpflichten und entsprechend zu schulen;

d) für den Fall, dass bei der Leistungserbringung im Rahmen eines Einzelauftrags im Verhältnis zwischen dem jeweiligen Bedarfsträger und dem Auftragnehmer eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO oder ein Fall gemeinsamer datenschutzrechtlicher Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO vorliegt, werden die der jeweilige Bedarfsträger und der Auftragnehmer einen den Vorgaben der DSGVO genügenden Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bzw. eine den Anforderungen des Art. 26 DSGVO genügende Vereinbarung schließen.

e) im Falle der Auftragsdatenverarbeitung, die Gewährleistung durch den Auftragnehmer,

1. dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (vgl. auch Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO);

2. dass jede beteiligte Person, insbesondere die dem Auftragnehmer oder einem Unterauftragnehmer unterstellten Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese Daten ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten (vgl. Art. 29 DSGVO).

(5) Der Auftragnehmer sichert alle im Zusammenhang mit dem Auftrag zur Kenntnis gelangten bzw. gefertigten Informationen und Unterlagen sowie davon gefertigte Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gegen eine Kenntnisnahme durch Unbefugte und gegen eine nicht vertragsgemäße Nutzung, Vervielfältigung und Weitergabe.

(6) Der Auftragnehmer ist auf Verlangen des Bedarfsträgers zur Herausgabe der vorgenannten Unterlagen und Vervielfältigungsstücke und zur Auskunft über deren genaue Anzahl und ihren Verbleib verpflichtet.

(7) Nach Erledigung von Einzelaufträgen hat der Auftragnehmer alle für die Maßnahmenumsetzung wesentlichen elektronischen Dateien (z. B. offene Reinzeichnungsdateien aller Kommunikationsmedien, Ansichts-PDFs, etc.) dem Bedarfsträger unverzüglich zu überlassen, sofern dies gesetzlich zulässig ist. Am Ende der Vertragslaufzeit ist zudem ein Gesamtpaket der erstellten Dateien auf einem Datenträger nach Wahl des Bedarfsträgers diesem zu überlassen. Dies gilt jeweils auch für Daten bei Dritten. Nichtelektronische Unterlagen und Gegenstände sind dem Bedarfsträger auf Anforderung herauszugeben. Die Kosten der Herausgabe einschließlich einer Datenübertragung trägt der Auftragnehmer sowohl bei Einzelaufträgen als auch bezüglich

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des Gesamtpakets. Format und Übertragungsverfahren werden jeweils mit dem Bedarfsträger abgestimmt

(8) Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hat der Auftragnehmer alle Daten, Unterlagen und Gegenstände unverzüglich auf eigene Kosten zu vernichten.

(9) Die in diesem Vertrag geregelten Verpflichtungen zu Verschwiegenheit und Datenschutz gelten über das Vertragsende hinaus.

§ 12 Haftung

(1) Der Auftragnehmer sorgt für die rechtliche Absicherung aller nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen und haftet dem Bedarfsträger für die vollständige, mangelfreie und rechtzeitige Erfüllung des Rahmenvertrags bzw. der auf ihm beruhenden Einzelabrufe.

(2) Der Auftragnehmer wird dabei die Einhaltung der Bestimmungen des gewerblichen Rechtschutzes, des Wettbewerbsrechts, des Urheberrechts, des Datenschutzrechts, die Wahrung von Persönlichkeitsrechten sowie sonstiger für Evaluationsmaßnahmen relevanter Regelungen sicherstellen.

(3) Bietergemeinschaften haften als Gesamtschuldner.

§ 13 Korruptionsprävention

(1) Der Auftragnehmer und der “Verbund Bundesregierung“ verpflichten sich, jeglicher Form von Korruption aktiv entgegenzuwirken.

(2) Der Auftragnehmer wird interne organisatorische Maßnahmen ergreifen, die ein rechtskonformes Verhalten des Auftragnehmers, seiner Unterauftragnehmer und Mitarbeiter fördern und sicherstellen, dass sie weder gegenüber dem Auftraggeber (inkl. einem Bedarfsträger) noch einem Dritten strafbare Handlungen im Sinne von § 298 StGB (Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen), § 299 StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), § 333 StGB (Vorteilsgewährung), § 334 StGB (Bestechung), § 263 StGB (Betrug), § 266 StGB (Untreue) oder § 23 GeschGehG (Verletzung von Geschäftsgeheimnissen) begehen oder dazu Beihilfe leisten.

(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den jeweiligen Bedarfsträger sowie das BPA als vertragsführende Stelle von allen Verdachtsfällen über Verstöße gegen diese Compliance- Regelung schriftlich und unverzüglich in Kenntnis zu setzen, soweit sie dieses Vertragsverhältnis berühren.

§ 14 Vertragslaufzeit

(1) Dieser Vertrag beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2028.

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(2) Der Auftraggeber erhält das Recht, den Vertrag nach Ablauf der Vertragslaufzeit den Vertrag zweimal um ein weiteres Jahr zu verlängern (Option). Eine Verpflichtung, diese Option auszuüben, besteht jedoch nicht. Im Fall der Inanspruchnahme der Option wird eine diesbezügliche Erklärung spätestens drei Monate vor Vertragsende schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer abgegeben.

(3) Macht der Auftraggeber von seinem Optionsrecht keinen Gebrauch, endet der Vertrag mit Zeitablauf, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

§ 15 Kündigung

(1) Der Auftraggeber ist zur Kündigung des Vertrags mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund berechtigt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor,

a) wenn der Auftragnehmer seine Pflicht zur Verschwiegenheit oder eine ihm auferlegte Verpflichtung zur Geheimhaltung von Tatsachen, die ihm im Zusammenhang mit dem erteilten Auftrag bekannt geworden ist, verletzt,

b) wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrags dadurch in Frage gestellt ist, dass er seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt,

c) wenn sich der Auftragnehmer im Zuge der Begründung oder Durchführung des Schuldverhältnisses an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) beteiligt hat. Dies umfasst insbesondere die Vereinbarungen mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sonstige Abgaben) sowie über die Festlegung der Empfehlung von Preisen, oder

d) wenn der Auftragnehmer nach Vertragsschluss nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, die geeignet ist, die Integrität des Unternehmens (i. S. v. § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB) in Frage zu stellen, seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß (i. S. v. § 123 Abs. 4 Ziff. 1 GWB) nachgekommen ist, im Vergabeverfahren eine schwerwiegende Täuschung (i. S. v. § 124 Abs. 1 Ziff. 8 GWB) in Bezug auf seine Eignung begangen hat. Kündigungsgründe sind damit insbesondere – aber nicht abschließend – auch die Vorteilsgewährung im Sinne des § 333 StGB sowie die Bestechung nach § 334 StGB.

(2) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund nach den gesetzlichen Regelungen bleibt unberührt.

(3) Im Falle der Kündigung sind alle Arbeitsunterlagen und Ergebnisse in dem Zustand, in dem sie sich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung befinden, den

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Bedarfsträgern unverzüglich zu übergeben. Entsprechende Dateien sind zu übermitteln und nach Übermittlung zu löschen. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf sämtliche Vervielfältigungsstücke und Kopien solcher Unterlagen gleich welcher Form. Diese Verpflichtung des Auftragnehmers gilt auch, wenn der Vertrag aus anderen Gründen (bspw. durch Zeitablauf oder durch Aufhebungsvereinbarung) endet. Die Regelungen des § 8 sowie des § 11 dieses Rahmenvertrags sind auch im Falle der Kündigung zu beachten.

(4) Die bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachten Leistungen sind in Höhe des nachgewiesenen Aufwandes des Auftragnehmers auf der Grundlage der vertraglich vereinbarten Preise zu vergüten, weitergehende Ansprüche stehen dem Auftragnehmer nicht zu. Ansprüche des Auftraggebers oder eines Bedarfsträgers gegenüber dem Auftragnehmer wegen Vertragsverletzung werden hierdurch nicht berührt.

§ 16 Erfüllungsort / Gerichtsstand

(1) Der Erfüllungsort ist Berlin, sofern keine andere Vereinbarung getroffen wird.

(2) Die Parteien vereinbaren als ausschließlichen Gerichtsstand Berlin.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

§ 17 Schriftform / Anzahl der Ausfertigungen

(1) Für diesen Vertrag, eventuelle Änderungen und Ergänzungen sowie dessen Kündigung oder andere Beendigungserklärungen vereinbaren die Parteien die Schriftform. Auch ein eventueller Verzicht auf die Schriftform kann nur schriftlich erfolgen.

(2) Dieser Vertrag wird in zwei Ausfertigungen gezeichnet, wovon der Auftragnehmer und der Auftraggeber jeweils eine Ausfertigung erhalten.

§ 18 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam oder undurchführbar sein oder werden oder sollte sich in dem Vertrag eine Lücke herausstellen, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht beeinträchtigt. Eine unwirksame Bestimmung wird durch diejenige wirksame Bestimmung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck dieser Vereinbarung am nächsten kommt.

Zuschlag wurde erteilt am [Datum].

Berlin, [Datum] [Ort], [Datum] Presse- und Informationsamt [Auftragnehmer]

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der Bundesregierung Im Auftrag

Unterschrift Unterschrift

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