E1_Anlage A_Leistungsbeschreibung_Los 2_Evaluation 2026.pdf

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Offenes Verfahren

Evaluation von

Kommunikationsmaßnahmen der

Bundesregierung

Geschäftszeichen: 14022#00003#0028

Anlage A – Leistungsbeschreibung

Los 2 Medienresonanzanalyse und Analyse der

Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Medien

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Inhalt

1 Einführung............................................................................................................................................... 2

2 Leistungsbeschreibung Los 2 ................................................................................................................ 2

2.1 Medienresonanzanalyse ............................................................................................................................ 3

2.2 Analyse der Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Medien ....................................................................... 6

2.3 Allgemeine Hinweise ................................................................................................................................. 8

2.3.1 Sprache .......................................................................................................................................... 8

2.3.2 Kalkulation ..................................................................................................................................... 8

2.3.3 Verzicht auf einen Teil der Leistungen der Beispielkalkulationen im Preisblatt ........... 8

2.3.4 Zusätzliche Leistungen, die in den Beispielkalkulationen im Preisblatt nicht enthalten sind ............................................................................................................................... 8

2.3.5 Corporate Design ......................................................................................................................... 9

2.3.6 Einsatz von künstlicher Intelligenz .......................................................................................... 9

2.4 Zusätzliche Leistungen .............................................................................................................................. 9

2.4.1 Stundensätze für Zusatzleistungen .......................................................................................... 9

2.4.2 Präsentationen ........................................................................................................................... 10

2.4.3 Verbalberichte in Word............................................................................................................ 10

2.4.4 Dashboard ................................................................................................................................... 11

3 Barrierefreiheit ..................................................................................................................................... 11

3.1 Digitale Kommunikationsmedien ........................................................................................................ 11

3.2 Zur Veröffentlichung bestimmte Dokumente .................................................................................. 12

3.3 Dokumente, die für die Bedarfsträger erstellt werden ................................................................... 12

4 Höchstabnahmemenge ........................................................................................................................ 13

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1 Einführung

Das Presse- und Informationsamt der Bundesregierung (BPA) ist eine oberste Bundesbehörde mit Dienstsitzen in Berlin und Bonn und untersteht dem Bundeskanzler unmittelbar.

Zu den Hauptaufgaben des BPA gehört die Unterrichtung der Bürgerinnen und Bürger und der Medien über die Politik der Bundesregierung. Es erläutert und vertritt hierbei mit den Mitteln der Öffentlichkeitsarbeit (ÖA) und der Informationspolitik Tätigkeiten, Vorhaben und Ziele der Bundesregierung und kommt so seinem verfassungsrechtlichen Auftrag nach. Weiterhin ist das BPA dafür zuständig, die Bundesregierung und den Bundespräsidenten schnell und umfassend über wichtige politische Ereignisse zu informieren.

Das hier ausgeschriebene Los 2 des Rahmenvertrags beinhaltet die Medienresonanzanalyse und die Analyse der Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Medien für die Bundesregierung, die jeweiligen Bundesministerien und Bundesbehörden samt nach- oder zugeordneter Behörden („Verbund Bundesregierung“).

2 Leistungsbeschreibung Los 2

Der Auftragnehmer hat folgende Leistungen zu erbringen und gemäß den von den Bedarfsträgern vorgegebenen Inhalten und Zielvorgaben geeignete Konzepte auszuarbeiten und umzusetzen.

Zu den zu erbringenden Leistungen gehören in Ergänzung von § 2 und § 5 Abs. 1 des Vertragstextes insbesondere, aber nicht abschließend (falls vom Bedarfsträger gewünscht):

• die Teilnahme an Briefings (auf Wunsch des Bedarfsträgers persönlich vor Ort, online,

schriftlich oder telefonisch), ggf. inkl. Protokollierung (vgl. § 5 Abs. 4 des Vertrags) und

Rebriefing, um das Verständnis zwischen Bedarfsträger und Auftragnehmer zu

dokumentieren,

• die konzeptionelle, inhaltliche und thematische Beratung des Bedarfsträgers und die

Erstellung darauf aufbauender Handlungsvorschläge zu Evaluationsmaßnahmen,

• die Entwicklung von geeigneten Evaluationskonzepten nach den Vorgaben des

Bedarfsträgers inkl. Erstellung von Angeboten,

• die Umsetzung der beauftragten Evaluationsmaßnahmen, z.B.:

o Analyse der beim Bedarfsträger in Bezug auf eine ÖA-Maßnahme vorgegebenen

Zielsetzungen sowie der in Bezug auf den Untersuchungsgegenstand

vorhandenen Daten und Kennziffern,

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o die Abstimmung mit dem Auftraggeber, o die Vorbereitung, Organisation und Durchführung der gewünschten Leistung

inkl. aller dafür notwendigen Arbeiten o die Auswertung der Daten und ausführliche Berichterstattung der Ergebnisse o die Erstellung eines aussagekräftigen Ergebnisberichts (ausführlicher

Chartbericht mit Grafiken inkl. einer Management-Summary und „Lessons

Learned“/Handlungsempfehlungen als PowerPoint- und PDF-Datei). o die mündliche Erläuterung der zentralen Ergebnisse und Beantwortung von

Fragen des Bedarfsträgers, o die Umsetzung der vom Bedarfsträger gewünschten Überarbeitungen am

Ergebnisbericht im üblichen Rahmen (jeweils ca. zwei bis drei

Überarbeitungsrunden), o die Teilnahme an Debriefings (Nachbereiten des Projekts, Schlussbesprechung,

Manöverkritik), o Optionale Zusatzleistungen, z.B. ausführlicher, veröffentlichungsfähiger Word-

Bericht; Präsentation der Ergebnisse vor Ort bei dem Bedarfsträger, etc.

(Zusatzleistungen werden bei Bedarf gemäß Punkt 2.4 dieser

Leistungsbeschreibung separat beauftragt).

• Präsentationen zum Thema Medienresonanzanalyse und Analyse der

Öffentlichkeitesarbeit in Sozialen Medien inkl. neuer Innovationen sowie fachkundige

Beratung.

2.1 Medienresonanzanalyse

Der Auftragnehmer führt Medienresonanzanalysen/Inhaltsanalysen durch.

Die Wahrnehmung und Bewertung von ÖA-Maßnahmen der Bedarfsträger in den Medien kann über eine Medienresonanzanalyse festgestellt werden. Diese beinhaltet in der Regel sowohl eine Inhaltsanalyse der Berichterstattung als auch die quantitative Erfassung des Medienaufkommens, der Positionierung des Berichts im jeweiligen Medium sowie Daten zum Herausgeber. Die inhaltliche Analyse der Medienberichterstattung wird unter Verwendung von Suchprofilen/Schlüsselbegriffen auf der Basis von Medienclippings von regionalen und überregionalen Print- sowie ausgesuchten Online-Medien vorgenommen. Für die Inhaltsanalyse der Medienberichterstattung werden in Abstimmung mit dem Bedarfsträger Schlüsselbegriffe als Auswertungsvariablen festgelegt. Die Berichterstattung in der Presse und den Nachrichtenagenturen wird in den Strukturdaten (z.B. Erscheinungsdatum, Auflagenhöhe,

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Zeichenzahl, Positionierung) vollständig erfasst. Hierbei sind sowohl quantitative (z.B. Gliederung der Resonanz nach Bereichen, Personen, Themen) als auch qualitative (z.B. Tonalität, inhaltliche Gewichtungen) Aspekte zu berücksichtigen.

Aus dem Medienaufkommen kann eine Zufallsstichprobe von Beiträgen aus der Presse und aus dem Internet gezogen werden, um die Kosten für die Auswertung zu senken. Das Clipping kann durch einen Subunternehmer erfolgen (ggfls. Unterauftragnehmer nennen).

Durch den Preis im Preisblatt sind insbesondere folgende Leistungsbestandteile vergütet:

• 1 bis 1,5-stündige Auftaktbesprechung mit dem Bedarfsträger mit

Briefing/Brainstorming in Berlin, wofür laut § 10 des Vertrags keine Reiskosten

erstattet werden oder auf Wunsch des Bedarfsträgers online bzw. telefonisch. Andere

Orte sind während der Vertragslaufzeit möglich, vgl. auch § 10 des Vertrags zur dann

möglichen Reisekostenerstattung

• Organisation, Abstimmung, Projektleitung, Untersuchungskonzeption und Beratung

• Stichprobenbildung

• Erarbeitung, Abstimmung und Programmierung der Analysekriterien

• Ankauf von Medienclippings

• Erfassung und Auswertung der Medienstrukturdaten

• Erfassung und Inhaltsanalyse der Berichterstattung nach vorgegebenen Kriterien bzw.

konkreten Suchbegriffen

• Datenverarbeitung mit SPSS oder Excel

• Erstellung eines SPSS-lesbaren Datensatzes mit den bereinigten und gelabelten

Rohdaten innerhalb von ca. 2 Wochen; alternativ falls vom Bedarfsträger gewünscht

im Excel-Format

• Tabellenband (Zahl der Köpfe ist abhängig vom Umfang des Projekts)

• Ergebnisbericht (ausführlicher Chartbericht inkl. einer Management-Summary und

„Lessons Learned“/ Handlungsempfehlungen als PowerPoint- und PDF-Datei, Umfang

ist abhängig vom Umfang des Projekts)

• Teilnahme an Debriefings (Nachbereiten des Projekts, Schlussbesprechung,

Manöverkritik)

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Preisbeispiel (Leistungen speziell für den abgerufenen Preis gemäß Position 1 des Preisblattes von Los 2):

• Ankauf von o 200 Presseberichten (je ca. 4.000 Zeichen) aus regionalen und überregionalen

Medien (ausgewogene Mischung) o 50 Agenturmeldungen (je ca. 500 Zeichen) o 200 Internet-Beiträgen (je ca. 2.000 Zeichen) aus Leitmedien

Gehen Sie bei der Kalkulation für diese Position bitte davon aus, dass diese

Medienbeiträge deutschsprachig sind.

• Auswertung der Medienstrukturdaten (10 Variablen und Inhaltsanalyse mit 15

Suchbegriffen als Auswertungsvariablen)

• Dateneingabe in SPSS oder Excel

• Tabellenband (insgesamt ca. 25 Spalten)

• Analyse der Strukturdaten und Inhalte der Berichterstattung in einem Ergebnisbericht

in PowerPoint und PDF (ca. 25 PowerPoint Charts inkl. Grafiken)

Nicht vom Preis umfasst sind folgende Leistungen, die nur auf Wunsch des jeweiligen Bedarfsträgers zu kalkulieren und durchzuführen sind:

• Optional: Präsentation der Ergebnisse bei dem Bedarfsträger

• Optional: Auswertung von TV-/Radiobeiträgen (Leistungen werden nach

tatsächlichem Aufwand gemäß der Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit laut

Preisblatt transparent und realistisch kalkuliert; hinzu kommen die Kosten für Ankauf

und Bearbeitung)

• Optional: Möchte der Bedarfsträger Medienbeiträge auch in anderen Sprachen als

Deutsch berücksichtigen, kalkuliert der Auftragnehmer die notwendigen Zusatzkosten

im Angebot für den Einzelauftrag transparent und realistisch und rechnet die

notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) ab.

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2.2 Analyse der Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Medien

Der Auftragnehmer führt Analysen der Öffentlichkeitsarbeit (ÖA) in den Sozialen Medien durch (Facebook, Instagram, X, Mastodon, YouTube, TikTok). Der Auftragnehmer muss die Möglichkeit bieten, weitere Plattformen auszuwerten.

Der Auftritt in den Sozialen Medien ist als ÖA-Maßnahme für den „Verbund Bundesregierung“ seit vielen Jahren selbstverständlich. Hier steht der Dialog zwischen Absender und Nutzer im Mittelpunkt. Ziel der ÖA in den Sozialen Medien ist der Dialog und der Austausch von unterschiedlichen Positionen. Die dortigen Inhalte können nur eingeschränkt von den Absendern des „Verbunds Bundesregierung“ gesteuert werden, da die Nutzer ebenfalls maßgebliche Inhalte bereitstellen (user-generated-content). Der Absender „Verbund Bundesregierung“ möchte über seine Posts und Tweets eine inhaltliche Diskussion über politische Themen anregen, die er für relevant hält. Für alle Bereiche der digitalen ÖA ist es wichtig, die Zielgruppen mit den für sie relevanten Botschaften zu erreichen. Um den „Erfolg“ zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Bei allen Analysen sind die aktuellen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Für Soziale Medien können Analysetools genutzt werden, mit deren Hilfe wesentliche Informationen zum Nutzerverhalten generiert werden können. Sie beinhalten im Wesentlichen die Zählung von Followern, Retweets, und Likes (Key Performance Indicators). In den Sozialen Medien ist vor allem auch die Beobachtung der Interaktionen von Interesse, z.B. Verlinkungen oder Weiterleitungen.

Systematische Analysen der Hashtags können Aufschlüsse über die Relevanz der Themen geben. Auch die Häufigkeit, wie oft sich einzelne Nutzer am Dialog beteiligen, ist daraus ablesbar.

Systematische Inhaltsanalysen erlauben Aufschlüsse, welche Themen für die Nutzer relevant sind, welche inhaltlichen Diskussionen ausgelöst werden und in welcher Tonalität diese geführt werden. Seitenaufrufe, die Verweildauer sowie die Zahl der Weiterempfehlungen etc. bieten Ansatzpunkte für die Inhaltsanalyse (z.B. erfolgsreichster Beitrag) und für die gezielte Suche nach den Keywords der Dialoge. Methodisch greift die Inhaltsanalyse auf das Verfahren der Medienresonanzanalyse (Festlegung von Schlagworten/Kriterien) zurück. So können auch Argumentationslinien in Reaktion auf Posts und Tweets analysiert werden. Die Auswertung spiegelt die Relevanz der angebotenen Informationen und der thematischen Diskussionen. Sie gibt dadurch Hinweise auf Anknüpfungspunkte für den Dialog, den der Absender („Verbund Bundesregierung“) generieren möchte („Agenda Setting“). Die Inhaltsanalyse identifiziert Chancen- und Risikothemen und liefert zudem Hilfestellungen für das „Antwortmanagement“ der Social Media Redaktionen.

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Durch den Preis im Preisblatt sind insbesondere folgende Leistungsbestandteile vergütet:

• 1 bis 1,5-stündige Auftaktbesprechung mit dem Bedarfsträger mit

Briefing/Brainstorming in Berlin, wofür laut § 10 des Vertrags keine Reiskosten

erstattet werden oder auf Wunsch des Bedarfsträgers online bzw. telefonisch. Andere

Orte sind während der Vertragslaufzeit möglich, vgl. auch § 10 des Vertrags zur dann

möglichen Reisekostenerstattung

• Organisation, Abstimmung, Projektleitung, Untersuchungskonzeption und Beratung

• Ggfs. Analyse der Daten des Trackings, soweit diese beim jeweiligen Bedarfsträger

erhoben werden (Daten werden vom Bedarfsträger zur Verfügung gestellt)

• Erarbeitung, Abstimmung (ggfls. Programmierung) der Analysekriterien

• Erstellung eines Datensatzes (Excel oder SPSS)

• Erstellung eines Ergebnisberichts innerhalb von ca. 2 bis 4 Wochen (je nach Umfang)

nach Ende des Beobachtungszeitraums (ausführlicher Chartbericht inkl. einer

Management-Summary / Handlungsempfehlungen als PowerPoint- und PDF-Datei);

der Bericht muss in der Regel die zentralen Ergebnisse zur besseren Einordnung -

soweit vorhanden - mit Benchmarks vergleichen und interessante Untergruppen

einbeziehen. Der Umfang des Ergebnisberichts ist abhängig vom Analyseumfang

• Teilnahme an Debriefings (Nachbereiten des Projekts, Schlussbesprechung,

Manöverkritik)

Nicht vom Preis umfasst sind folgende Leistungen, die nur auf Wunsch des jeweiligen Bedarfsträgers zu kalkulieren und durchzuführen sind:

• Optional: Präsentation der Ergebnisse bei dem Bedarfsträger

• Optional: Zwischenberichte (werden auf Wunsch des Bedarfsträgers gemäß der im

Preisblatt festgelegten Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit im Angebot für den

Einzelauftrag transparent und realistisch kalkuliert)

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*) Hinweis zur Berechnung der Position 2: Kommentare bzw. Posts können verbal sein, es sind aber auch andere Formen wie z.B. Bilder, Smileys, Videos, Links zu Websites oder Videos, etc. möglich. Kalkulieren Sie für diese Position bitte eine auf Ihren Erfahrungswerten beruhende Mischkalkulation.

2.3 Allgemeine Hinweise

Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Bedarfsträger (s. § 3 des Vertrags).

2.3.1 Sprache Der Auftragnehmer legt die Ergebnisse in deutscher Sprache vor (falls mit dem Bedarfsträger nichts anderes vereinbart wurde).

2.3.2 Kalkulation Der Preis einer Evaluation hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Im Preisblatt können nur wenige mögliche Kombinationen abgefragt werden. Der Auftragnehmer kalkuliert im Angebot für den Einzelauftrag die Kosten für die vom Bedarfsträger gewünschte Evaluation transparent und realistisch (vgl. § 9 Absatz 1 des Vertrags).

2.3.3 Verzicht auf einen Teil der Leistungen der Beispielkalkulationen im Preisblatt Es ist möglich, dass der Bedarfsträger auf einzelne Leistungen verzichtet. Ihm werden dann nur die beauftragten Leistungen in Rechnung gestellt und der Preis für das Evaluationsprojekt wird entsprechend reduziert.

2.3.3.1 Kurzberichte Sollte ein Bedarfsträger nur einen Kurzbericht wünschen anstelle des in den Beispiel- Kalkulationen enthaltenen umfangreicheren Ergebnisberichts, so hat der Auftragnehmer im Angebot den Aufwand für den Kurzbericht transparent und realistisch zu schätzen und dem Bedarfsträger nur die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) für diesen Kurzbericht (gemäß der im Preisblatt genannten Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit, vgl. Punkt 2.4 dieser Leistungsbeschreibung) in Rechnung zu stellen und den Preis für das Evaluationsprojekt entsprechend zu reduzieren.

2.3.4 Zusätzliche Leistungen, die in den Beispielkalkulationen im Preisblatt nicht enthalten sind Es ist möglich, dass der Bedarfsträger zusätzliche Leistungen beauftragt, die in den Beispielkalkulationen im Preisblatt nicht enthalten sind. Der Auftragnehmer hat im Angebot für den Einzelauftrag den Aufwand für diese zusätzlichen Leistungen transparent und realistisch zu schätzen und rechnet die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) gemäß der im Preisblatt genannten Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit (vgl. Punkt 2.4 dieser Leistungsbeschreibung) ab.

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Es ist auch möglich, dass ein Bedarfsträger auf bestimmte Leistungen aus der Beispielkalkulation verzichtet und stattdessen eine zusätzliche Leistung beauftragt. Wünscht der Bedarfsträger z.B. einen veröffentlichungsfähigen Verbalbericht in Word anstelle des in den jeweiligen Preisbeispielen enthaltenen aussagekräftigen PowerPoint-Ergebnisberichts, so hat der Auftragnehmer die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) für den Verbalbericht in Word zu kalkulieren und die eingesparten Kosten für den nicht zu erstellenden PowerPoint- Ergebnisbericht vom Gesamtbetrag abzuziehen.

2.3.5 Corporate Design Auf Wunsch des Bedarfsträgers ist das Corporate Design (CD) der Bundesregierung bei Präsentationen oder Lieferung von Ergebnissen einzuhalten. Die Vorgaben dazu sind im Internet unter www.styleguide.bundesregierung.gov.de zu finden.

2.3.6 Einsatz von künstlicher Intelligenz Wo sich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz Möglichkeiten zur Zeit- oder Kosteneinsparung ergeben, ist dies dem Bedarfsträger vorzuschlagen (transparent). Im Übrigen wird auf §4 Absatz 17 des Vertrags verwiesen.

2.4 Zusätzliche Leistungen

Wünscht der Bedarfsträger zusätzliche Leistungen, die nicht bereits Bestandteil der im Preisblatt abgefragten Preisbeispiele sind, kalkuliert der Auftragnehmer diese im Angebot für den Einzelauftrag transparent und realistisch anhand der im Preisblatt genannten Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit und stellt die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) in Rechnung.

2.4.1 Stundensätze für Zusatzleistungen In den im Preisblatt berechneten Projektbeispielen sind grundsätzlich alle üblichen Leistungen, also z.B. auch Beratungsgespräche, Rückfragen und Überarbeitungen im üblichen Rahmen (z.B. des Ergebnisberichts) abgedeckt. Falls der Bedarfsträger darüber hinaus Zusatzleistungen wünscht, hat der Auftragnehmer diese gemäß der im Preisblatt angegebenen Stundensätze (je 60 Minuten) für die jeweilige Tätigkeit im Angebot für den Einzelauftrag transparent und realistisch zu kalkulieren. Der Auftragnehmer rechnet die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) ab. Leistungen, die zwar vom Vertragsgegenstand abgedeckt sind, aber im aktuellen Preisblatt nicht abgebildet sind, können gemäß der im Preisblatt angegebenen Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit transparent und realistisch kalkuliert werden.

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2.4.2 Präsentationen Der Auftragnehmer präsentiert auf Wunsch des Bedarfsträgers nach der Durchführung von beauftragten Evaluationen die Ergebnisse vor Ort bei dem jeweiligen Bedarfsträger (zur Erstattung der hierdurch entstehenden Reisekosten, vgl. § 10 des Vertrags) oder online.

Der Auftragnehmer präsentiert, z.B. auf Einladung des BPA als vertragsführende Stelle, die Ergebnisse ausgewählter Evaluationen für den „Verbund Bundesregierung“ in Berlin oder online.

*) Hinweis: Vgl. § 10 des Vertrags zu den Reisekosten.

2.4.3 Verbalberichte in Word Wünscht der Bedarfsträger einen veröffentlichungsfähigen Verbalbericht in Word (zusätzlich oder anstelle des in den jeweiligen Preisbeispielen enthaltenen PowerPoint-Ergebnisberichts), so

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kalkuliert der Auftragnehmer diesen im Angebot anhand der im Preisblatt genannten Stundensätze für die jeweilige Tätigkeit transparent und realistisch und rechnet die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) für den Verbalbericht in Word ab. Falls der in den Preisbeispielen enthaltene PowerPoint-Ergebnisbericht nicht gewünscht wird, ist der Preis hierfür vom Gesamtbetrag des Projekts abzuziehen.

2.4.4 Dashboard Ein Dashboard ist eine grafische Benutzeroberfläche, die zentrale Kennzahlen, Ergebnisse und Daten auf einen Blick darstellt. Es nutzt z.B. interaktive Grafiken, Diagramme und Filter, um komplexe Daten verständlich darzustellen.

Anfallende Kosten für die Ausgestaltung und Umsetzung von Dashboard-Lösungen kalkuliert der Auftragnehmer auf der Grundlage des im Preisblatt genannten Stundensatzes für die jeweilige Tätigkeit (Positionen 4 und 5) im Angebot transparent und realistisch und rechnet die notwendigen Kosten (tatsächlicher Aufwand) ab.

3 Barrierefreiheit

Barrierefreiheit bietet allen Nutzergruppen die Möglichkeit zur Teilhabe und ist der Bundesregierung ein besonderes Anliegen. Alle Medien müssen so entwickelt werden, dass sie von einer größtmöglichen Zielgruppe wahrgenommen werden können. Alle Kommunikationsmedien und Gestaltungsmaßnahmen der Bundesregierung müssen gemäß § 4 des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig.

3.1 Digitale Kommunikationsmedien

Alle digitalen Kommunikationsmedien müssen gemäß § 3 Abs. 1 der BITV 2.0 wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sein. Die BITV 2.0 ist – in ihrer jeweils gültigen Fassung - bindend und vom Auftragnehmer bei allen entsprechenden Maßnahmen im Rahmen der Leistungserbringung einzuhalten. Die konkreten einzuhaltenden Anforderungen ergeben sich aus der BITV 2.0 in der jeweils gültigen Fassung sowie insbesondere aus der DIN EN 301 549 als nach § 3 (2) BITV 2.0 anzuwendendem Standard. Der Auftragnehmer muss sich um die stets aktuell geltenden Vorgaben bemühen.

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3.2 Zur Veröffentlichung bestimmte Dokumente

Alle Dokumente, die z. B. im Internet veröffentlicht werden, müssen barrierefrei zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel finalisierte Chart- oder Ergebnisberichte. Die barrierefreien Dokumente müssen konform mit dem Standard DIN EN 301 549 (Abschnitt 10) sein. Für barrierefreie PDF-Dokumente gilt ergänzend der PDF/UA-Standard DIN ISO 14289-1. Für beide Normen sind die jeweils gültigen Fassungen zugrunde zu legen. Sofern Nachbesserungen durch Abweichungen von den genannten Normen nötig werden, sind die dadurch beim Auftragnehmer entstehenden zusätzlichen Kosten von diesem selbst zu tragen.

Der Auftragnehmer muss die Barrierefreiheit der Dokumente gegenüber dem Bedarfsträger nachweisen. Ein Teil der Anforderungen an die Barrierefreiheit kann dabei durch ein Software- Programm geprüft und durch das entsprechende Testergebnis belegt werden. Andere Anforderungen erfordern die Bewertung durch eine menschliche Prüfung. Der Auftragnehmer muss auch die Erfüllung dieser menschlich zu testenden Anforderungen schriftlich bestätigen.

Bei PDF-Dokumenten, denen immer eine Original- bzw. Quelldatei zugrunde liegt, wird empfohlen, dass der Auftragnehmer von Beginn an die Originaldatei für das zu erzeugende barrierefreie PDF-Dokument barrierefrei erstellt. Die Umsetzung kann softwareunterstützt erfolgen, dafür eventuell anfallende Lizenzkosten sind vom Auftragnehmer zu tragen. Bei Korrekturen an der Originaldatei wird dadurch aufwendigen und kostenintensiven Nacharbeiten an den PDF-Dokumenten vorgebeugt. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass der Auftrag durch entsprechendes geschultes Personal ausgeführt wird.

3.3 Dokumente, die für die Bedarfsträger erstellt werden

Barrierefreiheitsanforderungen gelten ebenso für Dokumente, die der Auftragnehmer an den Bedarfsträger liefert und die z. B. im Intranet eingestellt werden oder Teil von elektronisch unterstützten Verwaltungsabläufen, einschließlich der Verfahren zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und elektronischen Aktenführung sind (vgl. § 12a Abs. 1 BGG i.V.m. § 2a BITV 2.0). Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend, folgende finalisierte Dokumente:

• Briefingvorlagen • Angebote und Konzepte • Rechnungen • Ergebnisberichte, Präsentationen

Die barrierefreien Dokumente müssen konform mit dem Standard DIN EN 301 549 (Abschnitt 10) sein. Für barrierefreie PDF-Dokumente gilt ergänzend der PDF/UA-Standard DIN ISO 14289-

1. Für beide Normen sind die jeweils gültigen Fassungen zugrunde zu legen. Die Bedarfsträger behalten sich vor, einen Nachweis für die Barrierefreiheit der Dokumente einzufordern.

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Eine gesonderte Vergütung von Leistungen zur Herstellung der Barrierefreiheit bzw. von Bedarfsträgern geforderten Nachweisen erfolgt nicht. Die Anforderungen an die Barrierefreiheit müssen über die gesamte Vertragslaufzeit – das heißt sowohl über die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung als auch über die Laufzeit eines jeden Einzelabrufs – erfüllt werden.

4 Höchstabnahmemenge

Als Höchstabnahmemenge für den Vertrag - Los 2 - wird für die gesamte Vertragslaufzeit inkl. aller Verlängerungsoptionen 3 Mio. Euro brutto festgelegt.

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