Verfahrensleitfaden
zum Vergabeverfahren über eine Rahmenvereinbarung
für die Unterhaltsreinigung der Geschäftsräume in Berlin
im Offenen Verfahren
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 1 von 10
Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkungen ............................................................................................................ 3
2 Terminologie: Auftraggeber/Auftragnehmer ................................................................... 3
3 Angebot und Nebenangebote ......................................................................................... 3
4 Vergabeverfahren und Vergabeunterlagen ...................................................................... 3
5 Eignungskriterien ............................................................................................................ 4
6 Zuschlagskriterien ........................................................................................................... 4
7 Form und Inhalt des Angebots, Zusendung des Angebots ................................................ 4
7.1 Elektronische Abgabe (E-Vergabeplattform) .................................................................... 5 7.2 Berichtigungen oder Änderungen des Angebots .............................................................. 7 7.3 Nachforderung .................................................................................................................. 7 7.4 Kosten der Angebotserstellung ......................................................................................... 7
8 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer ................................................................... 8
8.1 Bietergemeinschaften ....................................................................................................... 8 8.2 Unterauftragnehmer/Nachunternehmer ......................................................................... 8
9 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte .................. 9
10 Mitteilungen und Bekanntmachungen ............................................................................ 9
10.1 Mitteilungen über nicht berücksichtigte Angebote, § 134 Abs. 1 GWB ........................... 9 10.2 Öffentliche Bekanntmachung der Auftragsvergabe an den Auftragnehmer ................. 10
11 Ausschluss vom Verfahren ............................................................................................ 10
12 Vergabekammer ........................................................................................................... 10
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 2 von 10
1 Vorbemerkungen
Bitte lesen Sie den Verfahrensleitfaden sowie die Anlagen sorgfältig durch und bitte prüfen Sie unmittelbar die Vollständigkeit der Unterlagen.
Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistung bestimmen sich nach diesem Verfahrensleitfaden sowie dessen Anlagen, insbesondere dem Vertrag, der Leistungsbeschrei- bung einschließlich der zugehörigen Anhänge.
Die vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieses Vergabeverfahrens verwendet wer- den. Eine weitergehende anderweitige Nutzung - gleich welcher Art - ist an die schriftliche Zu- stimmung des Auftraggebers gebunden.
Die Rahmenvereinbarung wird für ihre gesamte Laufzeit mit einem Unternehmen geschlossen.
2 Terminologie: Auftraggeber/Auftragnehmer
Der Auftraggeber ist die BwFuhrparkService GmbH (im Folgenden auch BwFPS oder Auftraggeber genannt). Das Unternehmen, das den Zuschlag erhält, wird als „Auftragnehmer“ bezeichnet.
Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens werden teilnehmende Unternehmen in den Dokumenten und Anlagen als „Bieter“ oder „Auftragnehmer“ bezeichnet. Hierbei wird darauf hingewiesen, dass erst mit Zuschlagserteilung „Bieter“ zu „Auftragnehmern“ werden.
3 Angebot und Nebenangebote
Abweichungen von diesen Vergabeunterlagen sind, soweit sie nicht ausdrücklich zugelassen wer- den, nicht zulässig und führen zum Ausschluss des Angebots!
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
4 Vergabeverfahren und Vergabeunterlagen
Es handelt sich um ein offenes Verfahren gemäß § 14 Abs. 1 VgV i. V. m. § 15 VgV.
Das Verfahren wurde dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU zur europaweiten Be- kanntmachung übersandt und im Supplement des Amtsblatts der EU veröffentlicht.
Vergabeunterlagen gemäß § 29 Abs. 1 VgV sind sämtliche vom Auftraggeber im Laufe des Ver- fahrens veröffentlichten Dokumente.
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 3 von 10
5 Eignungskriterien
Die Eignung wird gemäß § 122 GWB anhand der im Angebotsformular unter Ziffer 2 aufgeführten Eignungskriterien geprüft.
Bei Nichterfüllung eines Eignungskriteriums erfolgt der Ausschluss des Bieters.
6 Zuschlagskriterien
Der Zuschlag kann nur auf Angebote geeigneter Bieter erteilt werden.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Zur Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes werden die Angebote der geeigneten Bieter bewertet.
Die Bewertung erfolgt anhand der in Anlage Bewertungsmatrix dargestellten Wertungskriterien. Das Angebot des Bieters mit der höchsten Punktzahl stellt das wirtschaftlichste Angebot dar.
Es wird darauf hingewiesen, dass Angebote, deren Preise im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen, gemäß § 60 VgV überprüft werden. Kann nach erfolg- ter Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zu- friedenstellend aufgeklärt werden, soll vom Auftraggeber gemäß § 60 VgV der Zuschlag auf die- ses Angebot abgelehnt werden.
7 Form und Inhalt des Angebots, Zusendung des Angebots
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Die Verfahrenssprache ist ausschließlich deutsch.
Zur Abgabe des Angebots hat der Bieter das vollständig ausgefüllte Angebotsformular nebst allen Unterlagen, gemäß Anlage Liste einzureichende Unterlagen, bis zu dem in der Auftragsbe- kanntmachung genannten Zeitpunkt form- und fristgerecht einzureichen.
Mit Angebotsabgabe hat der Bieter auf dem Angebotsformular durch seine Authentifizierung durch eine vertretungsbefugte Person zu bestätigen, dass er den Verfahrensleitfaden sowie die im Verfahrensleitfaden bzw. Angebotsformular aufgeführten Anlagen erhalten, zur Kenntnis ge- nommen und verstanden hat. Mit Angebotsabgabe bestätigt der Bieter zudem, dass er die Hin- weise zum Datenschutz (Anlage Datenschutzinformationen + Merkblatt) gelesen hat und diese akzeptiert.
Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheim- nis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, wird
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 4 von 10
die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung des Bieters zur Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z. B. andere Bieter) ausgehen.
Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich in elektronischer Form über die E-Vergabeplattform. Folgende Möglichkeiten zur Abgabe von Angeboten bestehen:
• Elektronische Abgabe (einfache elektronische Signatur in Textform nach § 126b BGB) • Elektronische Abgabe (fortgeschrittene elektronische Signatur) • Elektronische Abgabe (qualifizierte elektronische Signatur)
Auf jeglichem anderen Weg übermittelte Angebote sind nicht zugelassen und führen zum Aus- schluss des Angebotes.
7.1 Elektronische Abgabe (E-Vergabeplattform)
Der Bieter hat sein Angebot über folgende E-Vergabeplattform im Projektraum für Unternehmen einzureichen: https://www.dtvp.de/.
Bei elektronischer Angebotsübermittlung sind der Bieter und die natürliche Person, die das An- gebot abgibt, zu benennen.
Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabe- plattform sind für Bieter vollständig kostenfrei.
Die von der Abteilung Vergaben übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Verga- beverfahren (z. B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Platt- form bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Die verwendeten Dateitypen und Dateiformate wer- den durch das Vergabeverfahren bzw. die Abteilung Vergaben vorgegeben und können je nach Verfahrensgegenstand abweichen.
Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich standardkonforme HTML- und Javascript Technologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sons- tige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:
• Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version • Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version • Google Chrome in der jeweils aktuellen Version • Apple Safari in der jeweils aktuellen Version
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 5 von 10
Für die Abgabe elektronischer Angebote wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf dem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download an- geboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. In der Regel sind für die Installation keine administrativen Rechte er- forderlich.
Das Bietertool ist zudem ein „Multi-Plattform-Bieter-Client“, sodass mit einer Installation des Bie- tertools an Verfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Verga- bemarktplatz teilgenommen werden kann.
Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektda- teien in das Bietertool transportiert. Der Bieter lädt Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führt diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.
Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektroni- schen Angebote zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote auf Seiten der Abteilung Vergaben sicher.
Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Ziffer 7. Im Fall der elektronischen Textform (einfache Signatur) genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie das Angebot abgeben.
Der vollständige Eingang übermittelter elektronsicher Angebote wird (je nach E-Vergabeplatt- form) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert.
Weitere Erläuterungen zur Verschlüsselung Ihrer Angebote:
Die elektronischen Angebote werden innerhalb des Bietertools auf dem Rechner des Bieters (lo- kal) zusammengestellt, mit den entsprechenden Schlüsseln des Vergabeverfahrens mit Hilfe hyb- rider Verschlüsselungsverfahren Ende-zu-Ende verschlüsselt, mit den vorgegebenen Signaturin- formationen versehen und in Form sogenannter OSCI-Nachrichten (über das OSCI-Protokoll) zu einem „Vermittler", dem sogenannten Intermediär, übertragen. Nach dem Abschluss der Über- tragung wird innerhalb des Bietertools eine umfangreiche Zusammenfassung der Abgabe zum Download und weiteren Aufbewahrung zur Verfügung gestellt. Der „Vermittler" sorgt für eine sichere Aufbewahrung der verschlüsselten Angebote vor Ablauf der entsprechenden Frist (z. B.
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 6 von 10
Angebotsfrist), ergänzt die Meta-Informationen zum Angebot mit dem notwendigen Zeitstem- peln und führt die erforderlichen Signaturprüfungen inkl. Quittungsmechanismen durch.
Der sogenannte E-Angebotsservice übernimmt die Registrierung und Bereitstellung der elektro- nischen Angebote gegenüber der Vergabeplattform. Wie auch der Intermediär, kann der E-An- gebotsservice auf Grund der Ende-zu-Ende Verschlüsselung zu keinem Zeitpunkt auf die Inhalte der elektronischen Angebote zugreifen. Erst mit Ablauf der entsprechenden Frist und nach einem erfolgreichen 4-Augen-Login durch zwei berechtigte Nutzer der Abteilung Vergaben innerhalb der Vergabeplattform, werden die verschlüsselten Angebote mit den korrespondierenden Schlüsseln zusammengebracht entschlüsselt und zur weiteren Auswertung der Abteilung Verga- ben bereitgestellt.
7.2 Berichtigungen oder Änderungen des Angebots
Die nachträgliche Berichtigung, Änderungen oder das Zurückziehen eines eingereichten Ange- bots, erfolgt gemäß den Angaben im Projektraum für Unternehmen der E-Vergabeplattform.
7.3 Nachforderung
Fehlende oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können zum Ausschluss des Angebot führen! Die Abteilung Vergaben kann Bieter zwar auffordern, fehlende Unterlagen zu übermit- teln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständi- gen oder zu korrigieren – ein Anspruch besteht insoweit jedoch nicht.
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beein- trächtigen.
Angebote, die auch die nachgeforderten Angaben oder Unterlagen nicht enthalten, sind auszu- schließen!
7.4 Kosten der Angebotserstellung
Für das Bearbeiten und Erstellen des Angebots wird den Bietern keine Entschädigung gewährt.
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 7 von 10
8 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer
8.1 Bietergemeinschaften
Geben mehrere Unternehmen als Bietergemeinschaft ein gemeinschaftliches Angebot ab, so wird dieses Angebot wie das Angebot eines Einzelbieters behandelt. Bietergemeinschaften sind Einzelbietern grundsätzlich gleichgestellt. Eine bestimmte Rechtsform ist nicht vorgeschrieben. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung aller ver- traglichen Verpflichtungen.
In Bezug auf den Nachweis der Eignung gilt:
Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat seine Eignung für den Teil der Leistungen nachzu- weisen, den es im Auftragsfall übernimmt.
8.2 Unterauftragnehmer/Nachunternehmer
Die Bieter sind bei Angebotsabgabe verpflichtet, die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Un- terauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, sowie, falls bekannt, bereits vorgese- hene Unterauftragnehmer zu benennen. Die Abteilung Vergaben behält sich vor, vor Zu- schlagserteilung – soweit noch nicht erfolgt – die Benennung der Unterauftragnehmer zu verlan- gen. Ferner behält sie sich vor, den Nachweis, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel der be- nannten Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen sowie Erklärungen zu den Ausschlussgrün- den nach §§ 123, 124 GWB für diese Unterauftragnehmer zu verlangen. Einen Unterauftragneh- mer, bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vor-liegt, muss der Bieter auf Verlangen der Abteilung Vergaben ersetzen. Die Abteilung Vergaben behält sich vor, die Erset- zung eines Unternehmens zu verlangen, bei welchem ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB vor- liegt.
Unterauftragnehmer werden gleichbedeutend auch als Nachunternehmer bezeichnet.
In Bezug auf § 122 Absatz 1 GWB wird darauf hingewiesen, dass die Verantwortung zur Sicher- stellung der Einhaltung des § 123 GWB und § 124 GWB durch den/die Unterauftragnehmer an den Bieter/Auftragnehmer übergeht.
In Bezug auf den Nachweis der Eignung gilt:
Für den Fall, dass sich ein Bieter zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen und/oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten anderer Unternehmen, ins- besondere als Unterauftragnehmer, beruft, sind die besonderen Anforderungen an die so ge- nannte „Eignungsleihe“ zu beachten.
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 8 von 10
9 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder widersprüchli- che Angaben, so hat der Bieter den Auftraggeber umgehend darauf aufmerksam zu machen. Hierzu müssen Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren vom Bieter schriftlich über die E- Vergabeplattform und im Projektraum des betreffenden Vergabeverfahrens an die Abteilung Vergaben gerichtet werden. Zur fristgerechten Beantwortung durch die Abteilung Vergaben sind diese Hinweise und Fragen rechtzeitig, jedoch bis spätestens sieben Tage vor Ablauf der Ange- botsfrist, an die Abteilung Vergaben zu richten.
Die Abteilung Vergaben wird dann innerhalb einer angemessenen Frist die Antworten über die E-Vergabeplattform und im Projektraum des betreffenden Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen Mündliche Auskünfte und Erklärungen finden im Rahmen des Vergabeverfahrens nicht statt und haben keine Gültigkeit.
Es obliegt den Bietern, sicherzustellen, dass sie rechtzeitig vor Angebotsabgabe mögliche zusätz- liche Informationen im Projektraum der E-Vergabeplattform abgerufen haben bzw. die dort ein- gestellten Informationen zur Kenntnis genommen haben.
Die vor Ende der Angebotsfrist im Projektraum der E-Vergabeplattform veröffentlichten Antwor- ten sind im Rahmen der Angebotserstellung von den Bietern zu beachten und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
10 Mitteilungen und Bekanntmachungen
Beachte: Der Projektraum der E-Vergabeplattform wird als Bieterbereich für die Zustellung rechts- und verfahrenserheblicher Erklärungen genutzt.
10.1 Mitteilungen über nicht berücksichtigte Angebote, § 134 Abs. 1 GWB
Die Abteilung Vergaben informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sol- len, spätestens 10 Kalendertage vor Vertragsabschluss im Projektraum der E-Vergabeplattform über den Namen des Bieters dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihrer Angebote sowie den frühesten Zeitpunkt des beab- sichtigten Vertragsschlusses.
Die Informationen nach § 134 Abs. 1 S. 1 GWB sind dem Bieter mit Eingang in seinem Nutzungs- bereich auf der E-Vergabeplattform zugegangen, sodass Kenntnisnahme möglich ist und mit die- ser gerechnet werden kann (Verantwortungsbereich des Bieters). Mit Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter mit diesem Vorgehen einverstanden.
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 9 von 10
10.2 Öffentliche Bekanntmachung der Auftragsvergabe an den Auftragnehmer
Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot sein Name und der zu zahlende Auftragspreis bekannt ge- geben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung spre- chen, entscheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.
11 Ausschluss vom Verfahren
Nach § 57 VgV werden Angebote ausgeschlossen, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.
Darüber hinaus gelten alle weiteren in § 57 VgV sowie in § 60 VgV aufgeführten Ausschluss- gründe.
12 Vergabekammer
Zuständig ist folgende Vergabekammer:
Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Str. 16, 53113 Bonn Fax-Nr.: +49 (0)228 94 99 - 163
Ausschreibung Nr. 26/Unterhaltsreinigung Berlin/02 Seite 10 von 10