01_Bonn_Zentrenmanagement_Innenstadt_Aufforderungsschreiben.pdf

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1. Aufforderung zur Einreichung eines

Teilnahmeantrags

(verbleibt beim Bewerber)

Vergabe des

Innenstadtmanagement Materplan 3.0 – Bonn Innere Stadt,

inklusive Fördermanagement

Vergabe Nummer BN-2026-03938

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• 2 -

Auf einen Blick:

Vergabestelle ist: Bundesstadt Bonn, vertreten durch das Stadtplanungsamt (Vergabestelle)

Stadthaus, Berliner Platz 2,

53111 Bonn

Fragen sind zu richten an: Sämtliche Kommunikation (Fragen/Antworten) wird

ausschließlich über die Vergabeplattform geführt.

Teilnahmeantrag ist einzureichen: Der Teilnahmeantrag darf aufgrund rechtlich zwing-

ender Vorgaben ausschließlich elektronisch über das

Vergabeportal eingereicht werden. Die Textform gem. § 126 b BGB ist ausreichend. Besondere elektronische

Signaturen sind somit nicht erforderlich, können aber

freiwillig verwendet werden. Es kann (muss aber nicht)

eine eingescannte Unterschrift verwendet werden, in jedem Fall ist aber (in leserlichen Druckbuchstaben)

klarzustellen, welche natürliche Person den

Teilnahmeantrag zeichnet.

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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1. Projekt- und Leistungsbeschreibung

1.1 Projektbeschreibung

Mit der sukzessiven Umsetzung des Masterplan 2.0 und des Masterplan 3.0 befindet sich die Bonner Innenstadt in den nächsten Jahren in einem großen

städtebaulichen Transformationsprozess.

Gleichzeitig steht die Innenstadt vor vielen Herausforderungen, wie insbesondere,

dem veränderten Konsumverhalten infolge des zunehmenden Onlinehandels, den

Auswirkungen des Klimawandels, Leerständen, den Anforderungen der

Verkehrswende sowie den Nachwirkungen der Corona-Pandemie. Diese

Entwicklungen erfordern eine intensive Begleitung der innenstadtrelevanten Akteure, eine kontinuierliche Kommunikation sowie eine aktive und nachhaltige

Netzwerkarbeit.

An dieser Stelle setzt das Innenstadtmanagement an. Als Schnittstelle zwischen

Stadtverwaltung, Stadtgesellschaft und den unterschiedlichen Akteuren der

Innenstadt übernimmt es eine wichtige Vermittlungs-, Koordinations- und

Vernetzungsfunktion. Zugleich fungiert es als niedrigschwellige Anlaufstelle für

Anliegen, Ideen und Fragestellungen rund um die Entwicklung der Bonner Innenstadt.

Durch seine kontinuierliche Vor-Ort-Präsenz schafft das Innenstadtmanagement

einen direkten Zugang für alle interessierten Akteure und stärkt den Austausch

zwischen Verwaltung, Wirtschaft, Eigentümerschaft, Institutionen und

Bürgerschaft. Im Mittelpunkt seiner Tätigkeit stehen die Vernetzung relevanter

Akteure, die Pflege und Weiterentwicklung bestehender Strukturen sowie die

Nutzung etablierter Beteiligungsformate und Netzwerke.

Ziel des Innenstadtmanagements ist es, die vielfältigen Akteure der Innenstadt bei

der Gestaltung des innerstädtischen Strukturwandels zusammenzuführen und

gemeinsame Handlungsspielräume zu eröffnen. Auf diese Weise leistet es einen

wesentlichen Beitrag zum Erhalt und zur Weiterentwicklung einer lebendigen,

attraktiven und zukunftsfähigen Bonner Innenstadt im Spannungsfeld

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 4 -

wirtschaftlicher, gesellschaftlicher und klimatischer Herausforderungen.

Bisherige Umsetzung innerhalb von Bundes- und Landesprogrammen: Anfang 2023 wurde bereits mit Mitteln der Städtebauförderung im Rahmen des

Masterplan 2.0 ein Innenstadtmanagement eingerichtet, welches bis Ende 2026 in

der Innenstadt tätig sein wird. Mit der Vor-Ort-Präsenz im Pavillon für Baukultur

an der Budapester Straße - direkt in der Bonner Innenstadt gelegen - ist das

Innenstadtmanagement zu einem wichtigen „Kümmerer“ und Ansprechpartner

Vor-Ort geworden, der eine zentrale Netzwerkfunktion für die

Innenstadtrelevanten Akteure übernimmt und die Verbindung zur Stadtverwaltung

schafft.

1.2 Leistungsbeschreibung

Verstetigung und Weiterentwicklung etablierter Formate

Die Vernetzung der innenstadtrelevanten Akteure sowie die Nutzung und

Weiterentwicklung der in den vergangenen Jahren aufgebauten Strukturen,

Beteiligungsformate und Netzwerke sollen auch künftig zentrale Aufgaben des

Innenstadtmanagements bleiben. Das übergeordnete Ziel ist dabei, die

gemeinsame positive Einflussnahme auf den innerstädtischen Strukturwandel und den Erhalt einer lebendigen und attraktiven Bonner City im Angesicht

wirtschaftlicher und klimatischer Herausforderungen. Da dank der

Städtebauförderung von 2023 bis 2026 mit der Umsetzung der Maßnahmen aus

dem Masterplan 2.0 und 3.0 eine bauliche Umgestaltung/Aufwertung der

Innenstadt einhergeht, soll das Innenstadtmanagement diesen Prozess weiter

begleiten und regelmäßig über die baulichen Entwicklungen informieren. Die

Betreuung des Verfügungsfonds in den Themenbereichen Einzelhandel, Klima

und Modernisierung sowie Wohnen und Zusammenleben ist eine zentrale Aufgabe des Innenstadtmanagements.

Neben der Fortführung, Verstetigung und Weiterentwicklung der bereits

erfolgreich etablierten Formate und Aufgabenbereiche sollen künftig zusätzliche

Schwerpunkte gesetzt werden. Hierdurch soll das Innenstadtmanagement noch

stärker auf die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen der

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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Innenstadtentwicklung ausgerichtet und in seiner Funktion als Impulsgeber,

Netzwerker und Schnittstelle zwischen Verwaltung, Wirtschaft und

Stadtgesellschaft gestärkt werden.

Neuer Schwerpunkt: Einführung Leerstands- und Ansiedlungsmanagement

Der Wandel in unseren Innenstädten hat enorm an Tempo zugenommen. Dies

macht sich vor allem in der Mietlandschaft bemerkbar. Mietverträge über 10 Jahre

werden zunehmend die Ausnahme. Verschärft durch die multiplen Krisen der

letzten Jahre, bemerkt auch die Stadt Bonn, dass das Thema Leerstand in der

Innenstadt ein immer bedeutsameres wird. Mit einer Leerstandsquote von rund

10% und einer hohen Fluktuation innerhalb der Innenstadt, wird es zunehmend wichtiger das Thema Leerstands- und Ansiedlungsmanagement in den Fokus zu

nehmen. So soll unter Federführung der Wirtschaftsförderung eine

Bestandsaufnahme durch das Innenstadtmanagement gemacht werden, die zum

einen eine zielgerichtete Auswertung von Bestandsimmobilien sowie Leerstand

ermöglicht und zum anderen bei der Ansiedlung neuer Akteure unterstützt. Das

Innenstadtmanagement dient in diesem Zusammenhang als Unterstützer der

Wirtschaftsförderung. Ihm kommen dabei unterschiedliche Rollen zu teil. Zum

einen unterstützt es bei der Einführung der Bestandaufnahme, unter anderem durch Öffentlichkeitsarbeit, aber auch als Vermittler zwischen Stadt und

Immobilienwirtschaft, in Form eines immobilienwirtschaftlichen Dialogs. Das

Innenstadtmanagement kann hierbei auf bereits bestehende Arbeiten und

Netzwerke aufbauen. Zum anderen soll das Innenstadtmanagement die

Bestandaufnahme kontinuierlich pflegen und aktualisieren, indem einerseits

Leerstände eingespeist werden, aber andererseits auch ansiedlungswillige

Unternehmen aus verschiedenen Bereichen (Handel, Gastronomie, Dienstleistung,

Kunst, Kultur, Bildung) gelistet werden. Im Zusammenspiel mit der Erstellung eines Zielbilds für die Bonner Innenstadt, kann mit Hilfe der Übersicht gezielt

Ansiedlung gesteuert werden.

Neuer Schwerpunkt: Entwicklung und Umsetzung einer neuen

Kommunikationsstrategie zur Begleitung von Groß(bau)projekten und

Baustellenmarketing

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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Mit der Umsetzung der Maßnahmen des Masterplan 2.0 sowie weiterer

Maßnahmen wird die Bonner Innenstadt in den nächsten Jahren einen großen

(baulichen) Wandel erfahren. Um die Akzeptanz zu erhöhen und Konflikten vorzubeugen, ist eine umfangreiche Kommunikationsstrategie unerlässlich. Dann

häufig lösen Baustellen Unmut bei AnliegerInnen, Gewerbetreibenden und

BesucherInnen aus, da die Bauzeit mit Einschränkungen verbunden sein kann. Ziel

ist es, alle Akteure, die von den Baumaßnahmen betroffen sind, frühzeitig zu

informieren und zu involvieren. Kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit,

Bereitstellen von Informationsmaterialien und Bürgerveranstaltungen schaffen

sorgen für Transparenz und schaffen mehr Akzeptanz.

Die konkreten Leistungsbausteine sind in einem separaten Dokument

„Leistungsbaustein Innenstadtmanagement“ (Anlage 08) aufgeführt, auf

welches an dieser Stelle verwiesen wird.

1.3 Leistungsort und Personalstellen

Die ausgeschriebenen Leistungen zur Durchführung des Innenstadtmangements

sind grundsätzlich vor Ort im „Pavillon für Baukultur“ (Budapester Straße 7,

53111 Bonn) an mindestens 2-3 Tagen pro Woche zu erbringen. Eine kontinuierliche Vor-Ort-Präsenz einer Person ist von besonderer Wichtigkeit für

die Projekte. Die Vergabestelle erwartet dabei zwingend einen Schlüssel von

mindestens 35 Wochenstunden (Mindestanforderung).

1.4 Leistungszeitraum

Die Leistungserbringung wird sich im Wesentlichen auf einen Leistungszeitraum

von voraussichtlich ca. 47 Monaten erstrecken. Die Bieter müssen daher

unmittelbar nach Zuschlag (voraussichtlich am 01.02.2027) beginnen und entsprechende Kapazitäten einplanen. Leistungsende ist voraussichtlich Ende

Dezember 2030.

1.5 Kostenobergrenze und Maximalvergütung

Die Beauftragung des Innenstadtmanagements erfolgt im Rahmen der

Städtebauförderung und ist befristet bis zum 31.12.2030.

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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Die Kostenobergrenze für die ausgeschriebene Maßnahme liegt bei brutto

775.000,00 EUR für Honorar- und Nebenkosten, sowie brutto 40.000,00 EUR

für Sachkosten (in Summe brutto 815.000,00 EUR).

Unter Nebenkosten fällt die Unterhaltung des Ladenlokals (Internet + Telefon,

Mobiltelefon, Reinigung). Eine Miete ist nicht zu entrichten, da der Pavillon

unentgeltlich von der Stadt Bonn zur Verfügung gestellt wird. Die Mietkosten,

Kosten für Strom und Gas übernimmt die Stadt Bonn. Unter Sachkosten fallen

Maßnahmen/Produkte der Öffentlichkeitsarbeit zu den Masterplanprojekten,

Kosten für die Veranstaltung des Tag der Städtebauförderung, Kosten für

Homepage, etc.

Die Festlegung dieser Kostenobergrenze erfolgte auf Basis einer

ordnungsgemäßen und belastbaren Kostenschätzung für 35 Wochenstunden à

2,5 Tage/Woche unter Berücksichtigung der für den Auftrag zur Verfügung

stehenden Haushaltsmittel inkl. Zuwendungen. Die genannte Kostenobergrenze

bildet die Maximalvergütung der Leistungen des Auftragnehmenden. Angebote,

die über dieser Grenze liegen, werden ausgeschlossen.

Das Innenstadtmanagement wird für die Jahre 2027 bis 2030 eingerichtet und vom

Stadtplanungsamt und dem Amt für Wirtschaftsförderung betreut. Die

Einrichtung des Pavillons für Baukultur an der Budapester Straße wird seitens der

Stadt Bonn gestellt.

2. Verfahrensbeschreibung

Der Auftrag wird in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

gem. §§ 17, 73 Vergabeverordnung (VgV) vergeben.

2.1

Im jetzigen Verfahrensstand des Teilnahmewettbewerbs werden die Bewerber

aufgefordert, ihre Leistungsfähigkeit für den Auftrag darzulegen. Die Bewerber

müssen dabei neben der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit die fachliche Eignung

nachweisen. Soweit keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, ist zulässig,

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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eine ARGE zu bilden oder zum Nachweis der (Teil-)Eignung auf

Nachunternehmen zurückzugreifen, für die in diesem Falle allerdings eine

Verpflichtungserklärung (siehe auch Vordruck „Verpflichtungserklärung“) beizubringen ist.

2.2

Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb werden die drei aussichtsreichsten

Bewerber zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren eingeladen und damit zu

Bietern im Verfahren. In dessen Verlauf sind zunächst erste Angebote abzugeben,

welche anhand momentan noch nicht bekannter oder nicht vorliegender weiterer

(mit zusätzlichen Verfahrensbriefen übermittelter) Unterlagen zu erstellen sind. Über diese Angebote wird im Anschluss verhandelt, die verantwortlichen

Bearbeiter der Bieter müssen ihre Angebote jeweils in einem Termin bei der

Vergabestelle präsentieren. Nach den Verhandlungen werden die Bieter

aufgefordert, jeweils ein endgültiges Angebot abzugeben. Der bestbietende

Teilnehmer erhält daraufhin den Zuschlag.

2.3

Eine Aufteilung der Leistungen in Lose findet nicht statt, da eine Losbildung bzgl. des einheitlichen Leistungsbilds nicht möglich ist.

2.4

Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich über das

Ausschreibungsportal zu stellen. Auf E-Mail-Anfragen außerhalb des

Ausschreibungsportals oder Anrufe wird nicht reagiert. Die Fragen der Bewerber

werden ausschließlich über das Ausschreibungsportal beantwortet, sofern sie für

das Verfahren relevant sind.

Es besteht keine Pflicht zur Registrierung auf dem Ausschreibungsportal. Über

Änderungen der Unterlagen im Teilnahmewettbewerb, Nachsendungen,

Bewerberfragen, Antwortschreiben u. ä. werden Bewerber jedoch nur bei

vorheriger Registrierung automatisch unterrichtet. Andernfalls sind die Bewerber

verpflichtet, sich eigenständig die erforderlichen Informationen zu verschaffen,

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 9 -

indem sie täglich die Ausschreibungsplattform besuchen und überprüfen, ob neue

Dokumente eingestellt wurden. Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin,

dass bei fehlender Registrierung bzgl. aller Informationen im Vergabeverfahren eine „Holschuld“ des Bewerbers besteht.

Den Bewerbern ggf. übermittelte Antworten werden ohne weiteren Hinweis

Gegenstand der Vergabeunterlagen und gehen allen anderweitigen Regelungen

und Inhalten der Vergabeunterlagen vor.

Die Vergabestelle behält sich vor, nur solche Fragen zu beantworten, die

spätestens 9 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist bei der genannten Stelle eingehen. Auch danach wird die Vergabestelle im

pflichtgemäßen Ermessen darüber entscheiden, ob die Fragen noch beantwortet

werden können, ohne eine Verzögerung des Verfahrens hervorzurufen oder

beantwortet werden müssen, weil sie entscheidenden Einfluss auf das Verfahren

haben.

3. Auswahl der Teilnehmer am Verhandlungsverfahren

Die Vergabestelle wird alle eingehenden Teilnahmeanträge prüfen und insgesamt drei (u.U. bis zu fünf, vgl. Ziff. 3.4) Bewerber für das weitere

Verhandlungsverfahren zulassen. Dabei wird wie folgt verfahren:

3.1

Auf der ersten Stufe wird die Vollständigkeit der geforderten Erklärungen und

Unterlagen geprüft. Sodann werden fehlende Angaben, Erklärungen und

Nachweise einmalig unter Setzung einer Frist (6 Kalendertage) nachgefordert.

Liegen nach Ablauf dieser Frist die Angaben, Erklärungen und Nachweise weiterhin nicht bzw. nicht vollständig vor, so wird der Bewerber auf dieser Stufe

ausgeschlossen. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass Referenzprojekte nach

der herrschenden Meinung in Rechtsprechung und Literatur nicht als fehlend oder

fehlerhaft gegen andere Referenzprojekte ausgetauscht werden dürfen, wenn und

soweit sie nicht die Mindestbedingungen der Ausschreibung zur Vergleichbarkeit

erfüllen, vgl. hierzu auch nachfolgende Ziffer 3.2.2. Die Bewerber sollten daher

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 10 -

auf die Auswahl der Referenzen ein besonderes Augenmerk legen.

3.2 Soweit auf der ersten Stufe kein Ausschluss des jeweiligen Bewerbers erfolgt,

wird auf der zweiten Stufe anhand der vorgelegten Angaben und Unterlagen

geprüft, ob der jeweilige Bewerber die geforderten Teilnahme- und

Mindestbedingungen erfüllt und auch im Übrigen über die grundsätzliche

Eignung für die Durchführung des Projektes verfügt. Bei Nichterfüllung wird der

Bewerber auf dieser Stufe ausgeschlossen. Die Teilnahme- und

Mindestbedingungen werden wie folgt gefasst:

3.2.1 Allgemeine Teilnahmebedingungen

Als generelle Voraussetzungen für die Teilnahme am Verfahren müssen die

Bewerber folgende Nachweise erbringen bzw. Erklärungen abgeben:

• Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufs- oder

Handelsregister oder anderweitiger Nachweis über die erlaubte

Berufsausübung sowie Nachweis über die Berechtigung oder

Mitgliedschaft, die zur Ausführung des Auftrags notwendig sind, soweit

nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaats am Sitz oder Wohnsitz des Bewerbers entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist

(Checkliste Leistungsfähigkeit plus Nachweis, kein Formular).

Achtung:

Der jeweilige Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein (Stichtag: Tag der Bekanntmachung)

• kurze Unternehmensdarstellung auf maximal zwei DIN A4-Seiten (insb.

Gesellschaftsstruktur, Geschäftsfelder, ggf. bestehende wirtschaftliche

Verflechtungen) (Checkliste Leistungsfähigkeit plus Darstellung, kein Formular).

• Eigenerklärung zur Eignung (Formular Anlage 03). o Diese Eigenerklärung umfasst die Eigenerklärung, dass keine

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 21 AentG, § 98c

AufenthG, §19 MiLoG oder § 21 SchwarzarbG vorliegen, o Dass die Russlandsanktionen eingehalten werden und die Scientology-Schutzklausel.

• Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von

allen Mitgliedern rechtsverbindliche, unterzeichnete Erklärung

(Formular) abzugeben, in der:

o die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt

wird, o alle Mitglieder aufgeführt sind, o ein von allen Mitgliedern gegenüber dem Auftraggeber im

Vergabeverfahren und darüber hinaus uneingeschränkt für jedes

Mitglied bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist und o die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder im Auftragsfall erklärt wird.

Eine besondere Rechtsform der Bewerbergemeinschaft und/oder

Arbeitsgemeinschaft wird nicht vorgeschrieben. Mehrfach-

bewerbungen, d. h. parallele Beteiligung als Einzelbewerber und

gleichzeitig als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sind unzulässig.

Die Vergabestelle wertet es jedoch nicht als unzulässige

Doppelbewerbung, wenn Nachunternehmer von verschiedenen Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften eingebunden werden bzw.

Mitglied einer Bewerbergemeinschaft sind. Zwingende Maßgabe ist

hierbei jedoch, dass der Nachunternehmer keine Kenntnis über die

Angebotspreise der relevanten Bewerber/Bewerbergemeinschaften hat,

bei denen er Nachunternehmer ist. Dies ist nach Aufforderung durch

rechtsverbindliche Erklärung des jeweiligen Nachunternehmers

gegenüber der Vergabestelle zu versichern. Im Falle einer unzulässigen

Doppelbewerbung müssen zur Wahrung des Wettbewerbsprinzips beide betroffenen Bewerber/ Bewerbergemeinschaften ausgeschlossen werden.

Mehrfachbewerbungen sind auch Bewerbungen rechtlich

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• 12 -

unselbständiger Niederlassungen eines Bewerbers.

Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft separat zu unterzeichnen, geforderte Nachweise

separat vorzulegen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.

Bedient sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft eines

Nachunternehmers und beruft er/sie sich auf dessen technische,

wirtschaftliche und/ oder finanzielle Leistungsfähigkeit, so hat er die

Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem

Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Wenn für die

geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang des

Teilnahmeantrages nicht älter als 12 Monate sein. Eigenerklärungen sind

rechtsverbindlich zu unterzeichnen, mit Datum zu versehen und im

Original mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Sofern sich der

Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf

Ressourcen Dritter/ Nachunternehmen/ konzernverbundener

Unternehmen berufen möchte, muss er/sie nachweisen, dass ihm/ihr die

Ressourcen des Drittunternehmens für die Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen werden (Formular

Verpflichtungserklärung).

3.2.2 Technische Leistungsfähigkeit

Der Bewerber muss seine technische Leistungsfähigkeit wie folgt nachweisen

(Mindestkriterien):

a. Angaben über das für die Projektleitung, Stellvertretung und

Projektmitarbeit vorgesehene Personal und Nachweis deren jeweiliger

Qualifikation (Studien- und Ausbildungsnachweise sowie ggf.

Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung) (Formular

Checkliste Leistungsfähigkeit plus Nachweis). Die Berufserfahrung ist

ebenfalls durch geeignete Angaben (Lebenslauf o.Ä.) nachzuweisen

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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(Formular Checkliste Leistungsfähigkeit plus Nachweise).

aa. Die Projektleitung und deren Stellvertretung (gleichzeitige Projektmitarbeit) müssen jeweils

• mindestens fünf (5) Jahre Berufserfahrung im Bereich des

Zentrenmanagements aufweisen und

• bereits bei dem Bewerber fest angestellt sein.

cc. Ein Projektmitarbeitender, welcher primär für das „Quartiersbüro im

Pavillon der Baukultur“ zuständig sein wird, muss

• mindestens drei (3) Jahre Berufserfahrung im Bereich des Zentrenmanagements.

• jedoch noch nicht bei dem Bewerber fest angestellt sein.

b. Vorlage von mindestens zwei (2) vergleichbaren Referenzprojekt für die

Projektleitung bezogen auf die Person der hier vorgesehenen

verantwortlichen Projektleitung im Bereich Zentren- und

Fördermanagement (Formular Referenzen)

Ein Referenzprojekt ist vergleichbar, wenn folgenden Kriterien erfüllt sind:

o Gegenstand: Zentren- und

Fördermanagement o Funktion Bearbeitende*r: Projektleitung o Begleitungsdauer: mind. ein (1) Jahr o Bearbeitungszeitraum: zwischen 2016 und August 2026

c. Vorlage von mindestens drei (3) vergleichbaren Referenzprojekten für

die Projektleitung bezogen auf das Büro des Bewerbers im Bereich

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 14 -

Zentrenmanagement (Formular Referenzen)

Ein Referenzprojekt ist vergleichbar, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

o Gegenstand: Zentrenmanagement o Funktion des Büros: Projektleitung o Begleitungsdauer: mind. ein (1) Jahr o Bearbeitungszeitraum: zwischen 2016 und

August 2026

Klarstellung:

• Die personenbezogene Referenz muss nicht im Rahmen des

derzeitigen Tätigkeitsfelds des derzeitigen Arbeitgebers erbracht

worden sein, der vorliegend ein Angebot abgibt.

• Die bürobezogenen Referenzen müssen durch die hier anbietenden

Bewerber oder ein ARGE-Mitglied bzw. verpflichtetes

Nachunternehmen erbracht worden sein.

• Die personenbezogene Referenz zur Projektleitung darf mit einer der

bürobezogenen Referenzen zur Projektleitung identisch sein und

insofern doppelt verwendet werden, wenn sie für den jetzigen

Arbeitgeber erbracht wurde. Diese sind im Formblatt Referenzen

(Anlage 05) doppelt einzutragen.

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der technischen Leistungsfähigkeit

nicht für jedes einzelne ARGE-Mitglied, sondern für die ARGE insgesamt

vorliegen.

Zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit kann auch auf Nach-

unternehmen (ggf. auch konzernverbundene Unternehmen) zurückgegriffen

werden, sofern diese über eine Verpflichtungserklärung (siehe Vordruck) die

jeweilige Verfügbarkeit für den Auftrag bestätigen.

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der technischen Leistungsfähigkeit

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 15 -

nicht für jedes einzelne ARGE-Mitglied, sondern für die ARGE insgesamt

vorliegen.

Zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit kann auch auf Nach-

unternehmen (ggf. auch konzernverbundene Unternehmen) zurückgegriffen

werden, sofern diese über eine Verpflichtungserklärung (siehe Vordruck) die

jeweilige Verfügbarkeit für den Auftrag bestätigen.

3.2.3. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Der Bewerber muss seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit wie folgt nachweisen

(Mindestkriterien):

a. Mindestumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

in Höhe von jeweils mindestens 1.000.000,00 EUR in dem

entsprechenden Fachbereich „Zentren- und Fördermanagement“

(Formular Checkliste Leistungsfähigkeit).

b. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung für Personenschäden in

Höhe von mindestens 2.500.000,00 EUR sowie für Sach- und

Vermögensschäden in Höhe von mindestens 500.000,00 EUR. Die Maximierung der Ersatzleistungen muss mindestens das 2-fache der

genannten Deckungssummen pro Jahr betragen (alternativ ist

ausreichend, eine verbindliche, schriftliche Verpflichtung abzugeben,

bei Auftragserteilung entsprechende Policen abzuschließen oder

bestehende Policen aufzustocken) (Formular Checkliste

Leistungsfähigkeit plus Nachweis oder Erklärung)

c. Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft über die

wirtschaftliche Situation und/oder ein geordnetes Zahlungsverhalten des Bewerbers. (Formular Checkliste Leistungsfähigkeit plus Nachweis).

Achtung:

Für die Versicherungsnachweise und die Bankauskunft ist ein besonderes

Augenmerk auf die aufgestellten Voraussetzungen zu legen. Die allgemeine

Bankauskunft darf nicht älter als 6 Monate sein (Stichtag: Datum der Bekanntmachung).

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 16 -

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der wirtschaftlichen

Leistungsfähigkeit für mindestens ein ARGE-Mitglied nachgewiesen werden. Eine Ausnahme gilt bzgl. der Versicherungssummen, für die ggf. auch eine

Erklärung der ARGE als solcher ausreichend ist.

3.3

Verbleiben nach der ersten und zweiten Stufe mehr als drei geeignete Bewerber,

erfolgt auf der dritten Stufe die Auswahl der Teilnehmer am Verhandlungs-

verfahren anhand der eingereichten und mit dem vorliegenden Projekt

vergleichbaren Referenzen. Diese werden bewertet anhand der nachstehenden

Kriterien:

3.3.1

Ein Bewerber muss nach oben Gesagtem mindestens 5 vergleichbare

Referenzen einreichen. Damit soll gesichert werden, dass die spezifischen

Besonderheiten und insbesondere das anspruchsvolle Zusammenspiel der

unterschiedlichen Anforderungen beherrscht werden kann. Es können und sollen

jedoch weitere Referenzen eingereicht werden, welche die Mindestkriterien an

die Vergleichbarkeit erfüllen oder übersteigen. Die in dieser dritten Stufe angewandten Kriterien zu Wertung der Referenzen stellen insofern Eigenschaften

dar, die aus Sicht der Vergabestelle von höchster Bedeutung für das Projekt sind,

allerdings über dasjenige hinausgehen, was vorliegend mindestens zu fordern ist,

um eine Vergleichbarkeit bejahen zu können.

Gemäß der nachfolgenden Matrix zur Auswertung der Referenzen der Bewerber

können maximal 1000 Punkte erzielt werden, die für die Berücksichtigung im

Verhandlungsverfahren maßgeblich sind. Es werden ausschließlich vergleichbare Referenzen (siehe Ziffer 3.2.2 b) gewertet, die auf den vorgesehenen Formularen

eingereicht werden. Zunächst werden die mindestens geforderten fünf

vergleichbaren Referenzen gewertet. Es können und sollen jedoch mehr als fünf

Referenzen eingereicht werden, wobei inkl. der fünf Mindestreferenzen maximal

zehn vergleichbare Referenzen gewertet werden.

• im Bereich der personenbezogenen Projektleitung

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 17 -

maximal vier (4) vergleichbare Referenzen zum Zentren- und

Fördermanagement (maximal 440 Punkte)

• im Bereich der bürobezogenen Gesamtprojektleitung

maximal sechs (6) vergleichbare Referenzen zum Zentrenmanagement (maximal 560 Punkte (aufgerundet))

Werden mehr als zehn vergleichbare Referenzprojekte eingereicht, soll der

Bewerber angeben, welche Referenzprojekte in die Wertung gelangen sollen.

HINWEIS:

Werden die in Ziffer 3.2.2 b) geforderten Kriterien nicht sämtlich

erfüllt, wird die Referenz nicht gewertet und erhält 0 Punkte, da sie

nicht vergleichbar ist.

Die Punkteverteilung ergibt sich aus folgender

„Matrix zur Auswertung der personenbezogenen Referenzen (Projektleitung) der Bewerber (max. 110 Punkte pro Referenz“:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 18 -

Matrix zur Auswertung der bürobezogenen Referenzen (Zentrenmanagement) der Bewerber (max. 93,333 Punkte pro

Referenz“:

Für die Bepunktung wird ab der zweiten Nachkommastelle aufgerundet.

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 19 -

Der Bewerber muss für jede Referenz einen Ansprechpartner des dortigen

Auftraggebers mit Namen und Telefonnummer angeben, damit die

Vergabestelle die Angaben zur Referenz überprüfen kann.

3.4

Die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden zu Verhandlungen

aufgefordert. Sollte die Auswertung der Punkte ergeben, dass aufgrund von

Punktgleichstand mehr als drei Bewerber zu berücksichtigen wären (z.B. weil auf

dem dritten Rang zwei oder mehrere gleichrangige Bewerber stehen), behält sich

die Vergabestelle vor, bis zu fünf Bewerber zu Verhandlungen aufzufordern.

Sollten nach obigen Maßstäben mehr als fünf Bewerber zu Verhandlungen

aufzufordern sein, weil alle Bewerber die volle Punktzahl erreichen, wird durch

Los entschieden, welche Bewerber zu Verhandlungen aufgefordert werden.

Sollten nach obigen Maßstäben mehr als fünf Bewerber zu Verhandlungen

aufzufordern sein, weil auf dem zweiten Rang 5 oder mehr gleichrangige

Bewerber bzw. dritten Rang 4 oder mehr gleichrangige Bewerber stehen, wird

durch Los entschieden, welche dieser Bewerber neben den/dem Bestplatzierten zu Verhandlungen aufgefordert werden.

4. Zuschlagskriterien im Verhandlungsverfahren

Die konkreten Inhalte des Verhandlungsverfahrens ergeben sich aus der

späteren Aufforderung zur Angebotsabgabe. Aus Gründen größtmöglicher

Transparenz gibt die Vergabestelle gleichwohl vorab einige generelle Regelungen

bekannt, auf deren Einhaltung kein Anspruch besteht und die im Rahmen der

Angebotsaufforderung Konkretisierungen und Änderungen erfahren können:

4.1 Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung

erfolgt anhand des angebotenen Honorars (30 %) sowie der Vorstellung des

Umsetzungs- und Personalkonzepts sowie der Projektleitung und Stellvertretung

im Rahmen der Verhandlungsgespräche (70 %).

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 20 -

4.1.1 Honorarwertung (30 %) Der Angebotspreis des endgültigen Angebots wird mit 30 % in die Wertung

einfließen. Dabei erhält das günstigste Angebot 300 Punkte. Ein fiktives Angebot,

welches mindestens 200 % des günstigsten Angebots entspricht (also „doppelt so

teuer“ ist), erhält 0 Punkte. Der Punktwert der Angebote, die preislich zwischen günstigstem Angebot und fiktivem Angebot liegen, wird über lineare Interpolation

bis zu 3 Stellen hinter dem Komma ermittelt. Es ergibt sich folgende Formel:

Rechenbeispiel: günstigstes Angebot = € 10.000 (x2) = 300,00 Punkte (y2)

fiktives Angebot = ab € 20.000 (x1) = 0 Punkte (y1)

zweites Angebot = € 11.200 (x) = 264,0 Punkte (y)

drittes Angebot = € 15.800 (x) = 126,0 Punkte (y)

(die Angebotspreise sind willkürlich gewählt und dienen lediglich der

Veranschaulichung)

4.1.2 Qualitätswertung (70 %)

Ein qualitativ hochwertiges Zentren- und Fördermanagement ist von großer

Bedeutung für die Vergabestelle. Daher wird dies mit insgesamt 70 % in die

Endwertung einfließen, es sind somit maximal 700 Punkte zu erreichen.

Die Qualitätswertung gliedert sich wie folgt auf:

4.1.2.1 Umsetzungskonzept (Unterwichtung 40 % = 400 Punkte)

Im Rahmen des Umsetzungskonzepts soll zu folgenden Unterpunkten eine

nachvollziehbare und schlüssige Darstellung erfolgen:

• Beschreibung der ersten Schritte bei der Herangehensweise an die

Aufgabenstellung. [In diesem Unterpunkt können maximal 10

Punkte (Bestbewertung) erreicht werden, welche dann mit einem

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 21 -

Gewichtungsfaktor von 7 in die Wertung einfließen]

• Darstellung der vorgesehenen Herangehensweise zur Erarbeitung

der in der Leistungsbeschreibung genannten Bestandteile

(Schwerpunktsetzungen) [In diesem Unterpunkt können maximal 10 Punkte (Bestbewertung) erreicht werden, welche dann mit einem

Gewichtungsfaktor von 13 in die Wertung einfließen]

• Beschreibung der Struktur und des Vorgehens bei der Erarbeitung

der einzelnen Leistungsbausteine [In diesem Unterpunkt können

maximal 10 Punkte (Bestbewertung) erreicht werden, welche dann

mit einem Gewichtungsfaktor von 10 in die Wertung einfließen]

• Darstellung der Einbindung aller am Projekt beteiligten internen

und externen Akteure, Darstellung der vorgesehenen

Abstimmungen. [In diesem Unterpunkt können maximal 10 Punkte (Bestbewertung) erreicht werden, welche dann mit einem

Gewichtungsfaktor von 10 in die Wertung einfließen

Die einzelnen Unterpunkte werden anhand des folgenden

Bewertungsmaßstabes bewertet und das Ergebnis (Erfüllungsgrad) wird mit

dem jeweiligen vorgenannten Gewichtungsfaktor multipliziert:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 22]

• 22 -

In Bezug auf die Präsentation des Umsetzungskonzepts ist der Vergabestelle vor

allem wichtig, dass das konkrete Projekt betrachtet wird und nicht eine

standardisierte Präsentation „abgespult“ wird, die in dieser Form schon in

zahlreichen Vergabeverfahren zuvor gehalten wurde.

ACHTUNG: Eine Angebotserstellung ist dem anschließenden Verhandlungsverfahren vorbehalten, zu dem sich die Bewerber in diesem

Teilnahmewettbewerb qualifizieren müssen. Die Einreichung des Umsetzungs-

und Personalkonzepts wird im jetzigen Verfahrensstadium des

Teilnahmewettbewerbs daher ausdrücklich nicht gefordert. Die Ausführungen

unter Ziffer 4.1 haben in diesem Verfahrensstadium eine rein informatorische

Bedeutung.

4.1.2.2 Personalkonzept (Unterwichtung 20 % = 200 Punkte)

Im Rahmen des Personalkonzepts soll zu folgenden Unterpunkten eine

nachvollziehbare und schlüssige Darstellung erfolgen:

• Soziale und fachliche Kompetenz des eingesetzten Personals [In

diesem Unterpunkt können maximal 10 Punkte (Bestbewertung)

erreicht werden, welche dann mit einem Gewichtungsfaktor von 6

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 23]

• 23 -

in die Wertung einfließen]

• Kommunikative Fähigkeiten des eingesetzten Personals [In diesem

Unterpunkt können maximal 10 Punkte (Bestbewertung) erreicht

werden, welche dann mit einem Gewichtungsfaktor von 6 in die Wertung einfließen]

• Zeitliche Flexibilität des eingesetzten Personals [In diesem

Unterpunkt können maximal 10 Punkte (Bestbewertung) erreicht

werden, welche dann mit einem Gewichtungsfaktor von 4 in die

Wertung einfließen]

• Strukturen innerhalb des Projektteams [In diesem Unterpunkt

können maximal 10 Punkte (Bestbewertung) erreicht werden,

welche dann mit einem Gewichtungsfaktor von 4 in die Wertung

einfließen

Die einzelnen Unterpunkte werden anhand des folgenden

Bewertungsmaßstabes bewertet und das Ergebnis (Erfüllungsgrad) wird mit

dem jeweiligen vorgenannten Gewichtungsfaktor multipliziert:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 24]

• 24 -

In Bezug auf die Präsentation des Personalkonzepts ist der Vergabestelle vor

allem wichtig, dass das konkrete Projekt betrachtet wird und nicht eine

standardisierte Präsentation „abgespult“ wird, die in dieser Form schon in zahlreichen Vergabeverfahren zuvor gehalten wurde.

ACHTUNG: Eine Angebotserstellung ist dem anschließenden

Verhandlungsverfahren vorbehalten, zu dem sich die Bewerber in diesem

Teilnahmewettbewerb qualifizieren müssen. Die Einreichung des Umsetzungs-

und Personalkonzepts wird im jetzigen Verfahrensstadium des

Teilnahmewettbewerbs daher ausdrücklich nicht gefordert. Die Ausführungen unter Ziffer 4.1 haben in diesem Verfahrensstadium eine rein informatorische

Bedeutung.

4.1.2.3 Präsentation (Unterwichtung 10% = 100 Punkte)

Das Umsetzungs- und Personalkonzept ist im Rahmen der

Verhandlungsgespräche vor einem Auswahlgremium zu präsentieren. Die

Vergabestelle geht davon aus, dass ein Bietender, der das genannte Konzept gut strukturiert, überzeugend, interessant und ansprechend darstellen kann, im

Rahmen der späteren Leistungserbringung ebenso agiert. Dies ist aus Sicht der

Vergabestelle für das vorliegende Vorhaben von weit überdurchschnittlicher

Bedeutung für den Projekterfolg. Daher wird die Präsentation gesondert bewertet,

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 25]

• 25 -

wobei Projektleitung und stellvertretende Projektleitung bewertet werden.

Die Vergabestelle legt Wert auf folgende Eigenschaften und Eindrücke:

• klare, schlüssig nachvollziehbare und strukturierte Präsentation

• Erfahrung der Person mit vergleichbaren Aufgabestellungen lässt

sich aus Präsentation ableiten

• souveräner Auftritt und souveräne Reaktion auf Nachfragen

Der Gesamteindruck der Präsentation des Umsetzungs- und

Personalkonzepts wird anhand des folgenden Bewertungsmaßstabes

bewertet und das Ergebnis (Erfüllungsgrad) wird mit dem

Gewichtungsfaktor von 10 multipliziert:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 26]

• 26 -

ACHTUNG: Eine Angebotserstellung ist dem anschließenden

Verhandlungsverfahren vorbehalten, zu dem sich die Bewerber in diesem

Teilnahmewettbewerb qualifizieren müssen. Die Einreichung und Präsentation

des Umsetzungs- und Personalkonzepts wird im jetzigen Verfahrensstadium des

Teilnahmewettbewerbs daher ausdrücklich nicht gefordert. Die Ausführungen

unter Ziffer 4.1 haben in diesem Verfahrensstadium eine rein informatorische

Bedeutung.

4.1.2.4 Zusammenfassung Wertungsmatrix (Zuschlagskriterien)

Zusammengefasst wird folgende Wertungsmatrix angewendet:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 27]

• 27 -

4.2 Die Vergabestelle behält sich ebenfalls vor, im Stadium der Verhandlungen den Teilnehmerkreis, der zur Abgabe eines endgültigen Angebots aufgefordert wird,

anhand der hier und ggf. im späteren Verhandlungsverfahren bekannt gemachten

Wertungskriterien für den Zuschlag stufenweise zu reduzieren.

4.3 Die Vergabestelle wird auf das Erstangebot ohne weitere Verhandlungen nicht den Zuschlag erteilen.

4.4 Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Gremien auf

Seiten der Vergabestelle.

5. Formale Anforderungen an den Teilnahmeantrag

Folgende formale Anforderungen sind unbedingt zu beachten:

5.1 Die Bewerber erhalten die Vergabeunterlagen ausschließlich digital (die

Lesbarkeit ist über die kostenlose Freeware-Komponente „adobe-Reader“

möglich), damit die Überlassung für die Bewerber kostenfrei erfolgen kann.

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 28]

• 28 -

Teilnahmeanträge müssen elektronisch (nicht per Brief, Telefax oder E-Mail) in

Textform über die Ausschreibungsplattform eingereicht werden.

Dabei müssen die Vergabeunterlagen

• mit der Ziffer 2 („Teilnahmeantragsschreiben“), • mit der Ziffer 3 („Eigenerklärung zur Eignung“), • mit der Ziffer 4 („Checkliste Leistungsfähigkeit“) mit dort geforderten Nachweisen • mit der Ziffer 5 („Anlage Referenzen“), • mit der Ziffer 6 („Erklärung einer Bewerbergemeinschaft“, nur wenn Antrag einer Bewerbergemeinschaft) und • mit der Ziffer 7 („Verpflichtungserklärung Leistungen anderer Unternehmen“, nur wenn zum Eignungsnachweise auf dritte Unternehmen zurückgegriffen wird)

als Anlagen dem Teilnahmeantrag beigefügt werden.

Die Vergabeunterlagen mit der Ziffer 1 („Aufforderung zur Abgabe eines

Teilnahmeantrags“) sowie sämtliche Anlagen zu den Vergabeunterlagen sind

zwar Bestandteil des Teilnahmewettbewerbs, müssen dem Teilnahmeantrag aber

nicht beigefügt werden.

Die Vergabestelle wird ggf. fehlende Unterlagen gem. § 56 VgV mit einer Frist

von 6 Kalendertagen nachfordern.

5.2 Alle Bestandteile des Teilnahmeantrags sind so zu kennzeichnen, dass die

Vollständigkeit der Unterlagen nachvollziehbar ist. In der Fußzeile des

Teilnahmeantrages sowie der beizufügenden ausgefüllten Vordrucke und

Unterlagen soll eine fortlaufende Seitenzahl eingefügt werden.

5.3 Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Nachweise müssen daher ebenfalls in

deutscher Sprache oder ggf. mit einer deutschen Übersetzung des fremdsprachigen

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 29]

• 29 -

Originals vorgelegt werden. Dabei ist ggf. eine einfache Übersetzung ausreichend.

5.4 Die Bewerbungs- und Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es

erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung der einzureichenden Unterlagen

der Bewerbung oder des Angebotes.

5.5

Die Vergabestelle behält sich gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV ausdrücklich vor, zukünftige gleichartige Leistungen im gleichen Projekt ggf. im Rahmen eines

Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb (VgV) zu vergeben.

6. Rechtliche Hinweise

Die Vergabestelle erteilt folgende Hinweise:

6.1

Bzgl. vergaberechtlicher Rechtsmittel gilt Folgendes:

Nachprüfungsstelle für vergaberechtliche Rechtsmittel ist die

Vergabekammer Westfalen Albrecht-Thaer-Straße 9, 48147 Münster Fax: +49 251-411 2165 E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de

Die Vergabestelle weist ergänzend auf folgende Regelungen zu Rechtsmitteln hin:

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag

auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen

Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. Statthafter

Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines

Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer Rheinland mit Sitz

in Köln. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage

nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag

ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 30]

• 30 -

den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2

Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach

Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10

Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung

der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim

Bieter/Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags

setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage

nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen

Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen

spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden

(§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst

in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der

Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber

gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

6.2

Bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen wird auf folgende Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14

Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016)

verwiesen:

Namen und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen

Daten Verantwortlichen Stelle:

Bundesstadt Bonn

Der Oberbürgermeister Dezernat II – Dezernat für Finanzen, Recht und Gesundheit

Stabstelle Datenschutz

Telefon: +49 228 77 34 65

E-Mail: datenschutzbeauftragter@bonn.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 31]

• 31 -

Bundesstadt Bonn

Der Oberbürgermeister

Datenschutzbeauftragter Bertha-von-Suttner-Platz 2-4

53111 Bonn

Telefon: +49 228 77 34 65

E-Mail: datenschutzbeauftragter@bonn.de

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

a) Zweck der Verarbeitung:

Durchführung eines Vergabeverfahrens; Ihre Daten werden fallbezogen verarbeitet, um Vergabeverfahren nach den Vorgaben der einschlägigen

Vergabebestimmungen abwickeln zu können. Ihre Daten werden im Rahmen des

Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.

Konkret werden ihre Daten zu folgenden Zwecken erhoben:

Durchführung eines Vergabeverfahrens, insbesondere:

• Bereitstellung von Vergabeunterlagen

• Beantwortung von Bieterfragen

• Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen

• Überprüfung der Eignung

• Prüfung und Wertung von Angeboten

• Erfüllen sonstiger vergaberechtlicher Verpflichtungen

• Dokumente und- Vertragsmanagement

• Vertragsabwicklung

• Erfüllung datenschutzrechtlicher Verpflichtungen

• Führen sachdienlicher Kommunikation

b) Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des

Vergabeverfahrens als öffentlicher Auftraggeber und erfolgt auf Grundlage von

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, c und e, Art. 6 Abs. 3 DSGVO.

Der öffentliche Auftraggeber hat das geltende Recht zu beachten. Dazu gehören

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 32]

• 32 -

insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die

Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Verordnung über

die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit (VSVgV), die

Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Sektorenbereich

(SektVO), die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO), die Vergabe- und

Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A), das Nordrhein-westfälische

Tariftreue- und Vergabegesetz (TVgV NRW), das Nordrhein-westfälische Gesetz

zur Förderung des Mittelstandes (MFGVO NRW), das nordrhein-westfälische

Korruptionsbekämpfungsgesetz (KorruptionsbG NRW), das

Wettbewerbsregistergesetz (WRegG), das Geldwäschegesetz (GwG) und die Landeshaushaltsordnung (LHO NRW).

Empfänger von personenbezogenen Daten:

Empfänger innerhalb der Verwaltung:

Die zuständigen Mitarbeiter der Verwaltung sowie ggf. deren Vorgesetzte oder

Prüfungsinstitutionen (z.B. Justiziariat, Aufsichtsorgane, Innenrevision,

Datenschutzbeauftragter, Nachprüfungsstellen nach § 21 VOB/A).

Auftragsverarbeiter:

Mitarbeiter, die die Vergabeplattform betreuen.

Dritte:

• Unterlegene Bieter in EU-weiten Vergabeverfahren gemäß § 134 GWB,

§ 62 VgV, § 56 SektVO, § 36 VSVgV, § 30 KonzVgV sowie in nationalen

Vergabeverfahren gemäß § 46 UVgO, 19 VOB/A

• Registerstellen (z.B. für die Abfrage von Ausschlussgründen oder aufgrund

von fördermittelrechtlichen Vorgaben) o Vergaberegister NRW (Korruptionsregister) o Tariftreueregister o Gewerbezentralregister o Wettbewerbsregister o Transparenzregister

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 33]

• 33 -

o Hauptzollamt

• Vergabeportal: Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfolgen die

vorgeschriebenen Veröffentlichungen zu vergebenen Aufträgen sowie zu Nachträgen bzw. Änderungen während der Vertragslaufzeit. Diese

Informationen enthalten i.d.R. zumindest auch den Namen des beauftragten

Unternehmens und in europaweiten Verfahren auch den Auftragswert des

Auftrags

• Institutionen des Bundes (Statistisches Bundesamt) und die EU-Kommission

im Rahmen der Meldepflichten nach der Verordnung zur Statistik über die

Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen (VergStatVO)

• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen

Vergabebestimmungen bei EU-weiten Vergabeverfahren (Vergabekammer)

• Gerichte im Falle von Eilrechtsschutzverfahren oder Klagen, bzw. bei

Beschwerden gegen Entscheidungen der Vergabekammer

• Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzangaben

• Zuwendungsgeber im Rahmen von Verwendungsnachweisprüfungen, bzw.

vorgesehene Prüfstellen bei EU-geförderten Vorhaben

• des Weiteren können im Rahmen von Vergabeverfahren extern beauftragte

Dritte (z.B. Architekten, Ingenieure, Projektsteuerungen, Rechtsberater sowie

sonstige Berater*innen) beteiligt sein, z.B. im Rahmen der Bereitstellung von

Vergabeunterlagen und / oder der Prüfung und Wertung von

Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die beteiligten externen Dritten werden von den öffentlichen Auftraggebern auf die Einhaltung der

datenschutzrechtlichen Vorschriften und das Datengeheimnis verpflichtet.

Personenbezogene Daten dürfen an andere Personen oder Stellen weitergegeben

werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich

zugelassen ist:

Nach §§ 6 ff. Korruptionsbekämpfungsgesetz meldet die Vergabestelle der/dem im Land Nordrhein-Westfalen eingerichteten zentralen Informationsstelle/

Vergaberegister beim Ministerium der Finanzen des Landes NRW solche Bieter,

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 34]

• 34 -

die wegen schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren

zeitlich befristet ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger

Verfehlungen auf einen Ausschluss verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt bei Aufträgen ab einer Höhe von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer bei der v. g.

Informationsstelle an, ob hinsichtlich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll,

Eintragungen im Vergaberegister vorliegen. Unterhalb von 25.000 Euro ohne

Umsatzsteuer liegt die Anfrage im Ermessen der Vergabestelle.

Nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz fordert die Vergabestelle bei Aufträgen ab

einer Höhe von 30 000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag

erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung an.

Bei allen Vergabeverfahren sind auf Verlangen der Bieter, die nicht für den

Zuschlag berücksichtigt worden sind, die Merkmale und Vorteile des

erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mitzuteilen.

Herkunft und Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten:

Es werden nur Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, die im Rahmen des

Vergabeverfahrens von den Bewerbern und Bietern zur Verfügung gestellt werden.

Das sind insbesondere

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Unternehmen, soweit es sich um

natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt,

• Kontaktdaten von Ansprechpersonen des Unternehmens (z.B. Vor- und

Nachnahmen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),

• Daten zum Nachweis der Gesetzestreue des Unternehmens,

• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des

Unternehmens und

• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen

mit Angaben von Referenzgebern

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern eine rechtliche

Verpflichtung besteht oder in die Erhebung eingewilligt wurde.

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 35]

• 35 -

Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

Kriterien für Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener

Daten:

Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter

Beachtung der gesetzlichen Pflichten und Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

Vergabeunterlagen sind gemäß § 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 UVgO bis zum Ende

der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Vergabeunterlagen,

die als nicht archivierungswürdig eingestuft wurden, werden in der Regel zehn

Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs datenschutzgerecht vernichtet.

Längere Aufbewahrungspflichten können sich beispielsweise im Rahmen von

EU-geförderten Vorhaben ergeben. Bei Vertragsunterlagen beträgt die Frist in

der Regel maximal 30 Jahre nach Vertragsschluss, sie kann jedoch aufgrund

einer längeren Vertragslaufzeit oder im Kontext mit Prüfungen des betreffenden

Vertrages ggf. auch länger ausfallen.

Daneben sind Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

ggf. auch die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der

Verarbeitung personenbezogener Daten:

Diese Rechte ergeben sich aus Artikel 15 bis 20 Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO:

Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten

personenbezogenen Daten.

Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO:

Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 36]

• 36 -

betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten

können vervollständigt werden.

Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO:

Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten.

Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der

Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO:

Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des

Bewerbers/Bieters zu verlangen, sofern nicht ein wichtiges öffentliches Interesse dem entgegensteht (z. B. wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln).

Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO:

Es besteht unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Datenübertragung

in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Format.

Recht auf Widerspruch:

Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des

Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine

Rechtsvorschrift dem entgegensteht (z. B. Durchführung des

Vergabeverfahrens).

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde:

Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW, Kavalleriestraße 2-4, 40213

Düsseldorf. Hierhin sind etwaige Beschwerden zu richten, sofern die Auskunft gebende Vergabestelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang

nachgekommen ist.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Im Rahmen des Vergabeverfahrens und der anschließenden Geschäftsbeziehung

ist es erforderlich, dass die Bewerber und Bieter diejenigen personenbezogenen

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

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• 37 -

Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Vergabeverfahrens sowie der

Geschäftsbeziehung sowie der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen

Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung der öffentliche Auftraggeber verpflichtet ist. Werden die notwendigen Daten nicht zur Verfügung gestellt, darf

eine Geschäftsbeziehung nicht eingegangen werden und führt ggf. zur

Ablehnung des Teilnahmeantrags oder zum Ausschluss des Angebots.

Eine Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten bei Dritten

(bspw. Eignungsnachweise dritter Personen) besteht nach Artikel 14 Abs. 5

Buchstabe c) Datenschutz-Grundverordnung nicht, da die Datenerhebung im

Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt ist und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten

vorgesehen ist.

6.3 Tariftreue- und Vergabegesetz NRW

Bei der vorliegenden Ausschreibung müssen die Vorgaben des Tariftreue– und

Vergabegesetzes NRW eingehalten werden. Sie finden die entsprechenden

Besonderen Vertragsbedingungen (BVB TVgG NRW – Formular 513 EU) in der

Anlage 09, die nicht mit dem Angebot eingereicht werden muss.

7. Zusammenfassung der einzureichenden Unterlagen:

Mit dem Teilnahmeantrag müssen folgende Vordrucke und Unterlagen

eingereicht werden (Teilnahmeantragsbestandteile), ansonsten ist nicht aus-

geschlossen, dass der Teilnahmeantrag allein aufgrund der Unvollständigkeit der

Unterlagen ausgeschlossen werden muss:

• Vordruck – Ziffer 2: Teilnahmeantragsschreiben

• Vordruck – Ziffer 3: „Eigenerklärung zur Eignung“

• Vordruck – Ziffer 4: „Checkliste Leistungsfähigkeit“ mit dort

geforderten Nachweisen

• Vordruck – Ziffer 5: „Referenzen“ mit Ansprechpartnern

• nur bei Teilnahmeantrag einer Bewerbergemeinschaft:

Vordruck – Ziffer 6: „Bewerbergemeinschaftserklärung“

• nur für den Fall von Nachunternehmereinsatz:

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831

[Seite 38]

• 38 -

Vordruck – Ziffer 7: „Verpflichtungserklärung Leistungen anderer

Unternehmen“

Teilnahmeanträgen wird gerne entgegengesehen.

ENDE DES DOKUMENTS

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Stand 20260831