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Rahmenvereinbarung über die Prüfung ortsveränderlicher
und ortsfester elektrischer Geräte und Anlagen am DESY
Standort Zeuthen
Verfahren 4801270
Verfahrensbrief 1
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Inhaltsverzeichnis
I. Stand des Verfahrens und Status dieses Dokuments .............................................................. 3 II. Häufige Fehler bei der Teilnahme an einem Vergabeverfahren ................................................ 3 III. Auftraggeber, Vergabestelle und Verfahrensstelle ................................................................... 5 IV. Aufforderung zur Angebotsabgabe .......................................................................................... 5
- Aufforderung zur Abgabe der Angebote .............................................................................. 5
- Vergabeunterlagen ............................................................................................................. 6 V. Teilnahmebedingungen ........................................................................................................... 7
- Form und Sprache ............................................................................................................. 7
- Mitteilung von Unklarheiten/ Anfragen ................................................................................ 7
- Nebenangebote und Änderungsvorschläge ........................................................................ 7
- Bietergemeinschaften ......................................................................................................... 7
- Nachunternehmereinsatz ................................................................................................... 8
- Nachforderung ................................................................................................................... 8
- Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ........................................................................... 9
- Aufhebung des Verfahrens ................................................................................................. 9
- Belehrung .......................................................................................................................... 9
- Vorbehalt der Änderung des Verfahrensablaufs .................................................................. 9 VI. Angebotsauswertung............................................................................................................. 10
- Preisprüfung..................................................................................................................... 10
- Zuschlagskriterien ............................................................................................................ 10 VII. Weiteres Verfahren ............................................................................................................... 10 VIII. Checkliste der mit dem Angebot hochzuladenden Unterlagen................................................ 11
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I. Stand des Verfahrens und Status dieses Dokuments
Im Rahmen eines Offenen Verfahren nach § 14 VgV werden Sie aufgefordert, für die
Prüfung ortsveränderlicher und ortsfester elektrischer Geräte und Anlagen, ein
verbindliches, für DESY kostenfreies, elektronisches Angebot abzugeben.
Die Unterlagen stehen für Ihr Unternehmen zum Download über die elektronische
Vergabeplattform „tender24.de“ bereit.
II. Häufige Fehler bei der Teilnahme an einem Vergabeverfahren
Im Folgenden werden häufige Fehler aufgezeigt, die einem Bieter bei der Teilnahme an
einem Vergabeverfahren unterlaufen können. Solche Fehler können schlimmstenfalls
zum Ausschluss eines wirtschaftlichen Angebots aus rein formalen Gründen führen. Bitte
achten Sie daher bei der Angebotserstellung darauf, diese Fehler zu vermeiden.
• Die Angebotsfrist wird nicht beachtet: Ihr Angebot muss unbedingt vor Ablauf
der Angebotsfrist über das Bietertool der Vergabeplattform „tender24.de“
hochgeladen worden sein, da es ansonsten ausgeschlossen werden muss.
• Technische Probleme mit der Vergabeplattform: Bei technischen Problemen mit
der Vergabeplattform wenden Sie sich bitte an den Support des Anbieters
(tender24.de) oder die Vergabestelle. Sollten z.B. Probleme beim (fristgemäßen)
Upload von Unterlagen (insbesondere Angeboten) entstehen, wählen Sie bitte nicht
alternative Wege der Übermittlung, z.B. per E-Mail, sondern wenden sich bitte
rechtzeitig vor Fristablauf an den Support des Anbieters oder die Vergabestelle
zwecks Lösung des Problems. Bitte beachten Sie, dass der Support des Anbieters
eine vorherige Registrierung und einigen zeitlichen Vorlauf in Anspruch nehmen
kann.
• Sie können zum Test des Uploads auf der Vergabeplattform auch eine selbst
gewählte Test-Datei hochladen, die Sie später jederzeit wieder entfernen können.
Auf diesem Weg können Sie die Kompatibilität Ihrer IT-Umgebung mit der
Vergabeplattform rechtzeitig testen.
• Technische Probleme können auch im Zusammenhang mit der Dateigröße Ihrer
Unterlagen auftreten. Bitte beachten Sie, dass keine Einzeldatei mehr als 100 MB
groß sein darf. Teilen Sie daher zu große Dateien bitte vor dem Upload auf.
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• Fehlende Erklärung der Person bei elektronischen Angeboten: Bei der Abgabe
elektronischer Angebote ist darauf zu achten, dass eine lesbare Erklärung
abzugeben ist, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Die Vergabestelle
behält sich bei Fehlen dieser Erklärung eine Nachforderung vor, allerdings kann der
Bieter nicht auf eine Nachforderung vertrauen.
• Unterlagen fehlen: Ihr Angebot muss vollständig sein. Dieser Verfahrensbrief leitet
Sie sicher durch alle diesbezüglichen Forderungen, welche die Vergabestelle
erhebt. Die Vergabestelle kann zwar unter Fristsetzung bestimmte Unterlagen
nachfordern, allerdings sind die gesetzlich vorgesehenen Fristen für die
Nachlieferungen knapp bemessen.
• Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen: Änderungen oder
Ergänzungen, die der Bieter an den Vergabeunterlagen durchführt, müssen zum
Ausschluss des Angebots führen. Besonders häufig kommt es zu unzulässigen
Änderungen durch folgende Vorgänge:
- Eigene AGB werden den Angeboten zugrunde gelegt, die den
Vergabeunterlagen widersprechen.
- Das Angebotsschreiben enthält Zusätze wie „das Angebot ist freibleibend“
oder eigene Standardzahlungsbedingungen werden formuliert.
- Ergänzungen auf den Vergabeunterlagen (soweit nicht ausdrücklich
gestattet) (oft mittels * gekennzeichnet) mit Einschränkungen oder
Erweiterungen zu einer bestimmten Position.
- Separat beigelegte Beschreibungen widersprechen den Anforderungen der
Vergabeunterlagen.
Erkennt der Bieter Unstimmigkeiten oder Unvollständigkeiten in den
Vergabeunterlagen, so hat er dies unverzüglich und rechtzeitig vor Ablauf der
Angebotsfrist mitzuteilen. Auf diese Weise hat die Vergabestelle die Möglichkeit,
aufgrund berechtigter Hinweise ggf. die Vergabeunterlagen so rechtzeitig anzupassen,
dass die Sechs-Tages-Frist nach § 20 Abs. 3 VgV gewährt werden kann.
• Fehlende Preisangaben: Ihr Angebot muss alle geforderten Preisangaben in den
entsprechenden Unterlagen enthalten. Die Preisangaben müssen zudem leserlich
sein!
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• Kalkulationsfehler: Bspw. durch Nichtbeachtung von Kalkulationsvorgaben der
Ausschreibung.
• Um Fehler zu vermeiden, halten Sie sich bitte an diesen Verfahrensbrief. Um Ihren
und den Aufwand der Vergabestelle möglichst gering zu halten, reichen Sie bitte
keine anderen bzw. weitergehenden Unterlagen ein; diese sind ggf. nur nach
Aufforderung durch die Vergabestelle beizubringen.
III. Auftraggeber, Vergabestelle und Verfahrensstelle
Auftraggeber und Vergabestelle ist
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Standort Zeuthen
Platanenallee 6
15738 Zeuthen
Elektronische Kommunikation/ Aufforderung zur Registrierung
Die gesamte elektronische Kommunikation findet über die Vergabeplattform tender24.de
statt. Bitte nutzen Sie dort die Kommunikationsfunktion im Bietercockpit für Fragen zum
Verfahren.
IV. Aufforderung zur Angebotsabgabe
Im Rahmen des Offenen Verfahrens soll dasjenige Unternehmen für den Abschluss des
Vertrags ausgewählt werden, dass aufgrund seines Angebots die bestmögliche Leistung
erwarten lässt.
- Aufforderung zur Abgabe der Angebote
Die Bieter werden aufgefordert, auf der Basis der vom Auftraggeber zur Verfügung
gestellten Unterlagen bis zum Ende der Angebotsfrist ein Angebot abzugeben.
Die Angebote müssen fristgerecht auf der Vergabeplattform tender24.de hochgeladen
werden. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass der
Auftraggeber keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis
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zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu über die Vergabeplattform tender24.de
hochzuladen.
Die Angebotsfrist ist eine Ausschlussfrist. Das bedeutet, dass der Bieter nur dann im
Verfahren verbleiben kann, wenn das Angebot fristgerecht über die Vergabeplattform
hochgeladen wurde. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der verspätete Eingang
nachweislich nicht durch vom Bieter zu vertretende Umstände verursacht worden ist. In
diesem Fall haben die Bieter die Umstände, auf die sie Ihre Auffassung stützen,
unaufgefordert und unverzüglich darzulegen und glaubhaft zu machen.
Dem Angebot sind alle in der Checkliste nach Ziff. VIII aufgeführten Unterlagen
beizufügen.
Auch nach Abgabe des verbindlichen Angebots kann DESY noch Klarstellungen,
Präzisierungen und Ergänzungen von dem ausgewählten Bieter unter Wahrung der
vergaberechtlichen Grundsätze gemäß § 97 GWB verlangen.
- Vergabeunterlagen
Für die Erstellung des Angebots stehen den Bietern – neben diesem Verfahrensbrief 1 –
die folgenden Vergabeunterlagen zum Download zur Verfügung:
• Leistungsverzeichnis und Leistungsbeschreibung
• Angebotsformulare/Angebotsunterlagen DESY
• DESY Einkaufsbedingungen
• Besondere Vertragsbedingungen
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V. Teilnahmebedingungen
Für das Verfahren gelten die folgenden Teilnahmebedingungen:
- Form und Sprache
Verfahrenssprache ist ausschließlich Deutsch.
Die Angebote der Bieter und alle beigefügten Unterlagen müssen in deutscher Sprache
abgefasst werden. Ein Verstoß hiergegen kann zum Ausschluss führen. Fremdsprachige
Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie
mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann
Ausnahmen zulassen.
Änderungen des Bieters an seinen handschriftlichen Eintragungen müssen zweifelsfrei
sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein.
- Mitteilung von Unklarheiten/ Anfragen
Bestehen nach Auffassung der Bieter in diesem Verfahrensbrief und/ oder den
beigefügten Unterlagen Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, sind diese
unverzüglich über die Vergabeplattform tender24.de mitzuteilen.
Antworten auf rechtzeitig angeforderte Auskünfte (spätestens sechs Tage vor Ablauf einer
etwaigen (Angebots-)Frist) werden über die Vergabeplattform tender24.de zur Verfügung
gestellt.
Sollten sich im Verlauf des Verfahrens darüber hinaus ergänzende, klärende oder
berichtigende Informationen als erforderlich erweisen, werden diese – sofern sie für alle
Bieter relevant sein sollten – im Interesse des Wettbewerbs und der Transparenz
ebenfalls grundsätzlich allen Bietern unter der Plattform zur Verfügung gestellt.
- Nebenangebote und Änderungsvorschläge
Nebenangebote und Änderungsvorschläge werden nicht zugelassen.
- Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften hatten mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern
unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abgegeben.
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Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bietergemeinschaft ihre
Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbieter das Verfahren in Bietergemeinschaft
fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des
Auftraggebers zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die
Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung
Auswirkungen auf die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hat. Dies gilt
entsprechend für Nachunternehmer.
Entsprechende Anfragen sind über die Vergabeplattform tender24.de zu stellen.
- Nachunternehmereinsatz
Etwaige Nachunternehmer sind mit dem Angebot zu benennen.
- Nachforderung
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 56 VGV Angebote, die nicht die
geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten oder deren
Nachweise Mängel aufweisen, ausgeschlossen werden können.
Der Auftraggeber kann die Bieter jedoch unter Einhaltung der Grundsätze der
Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder
fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen,
Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu
vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige
leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Bieter
können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die
Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist
ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche
Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die
Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
Achtung: Soweit die Nachforderung von einzelnen leistungsbezogenen Erklärungen und
Nachweisen nach den vorstehenden Regelungen im Einzelfall unzulässig ist, weil diese
wertungsrelevant sind, führt das Fehlen nicht automatisch zum Ausschluss, sondern wird
ggf. bei der Angebotswertung nach Ziff. VI berücksichtigt.
Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch die ausschreibende Stelle
innerhalb einer von dieser festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender 8
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bestimmten Frist vorzulegen. Kommt der Bieter dem nicht binnen der vom Auftraggeber
gesetzten Frist ordnungsgemäß und vollständig nach, wird das Angebot ausgeschlossen.
Über etwaige Nachforderungen werden die betroffenen registrierten Bieter über die
Vergabeplattform informiert.
- Wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen zwischen Bietern sind unzulässig. Angebote
von Bietern, die sich an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden
ausgeschlossen.
- Aufhebung des Verfahrens
Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, z.B. mangels
Wirtschaftlichkeit, aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter sind – soweit rechtlich
zulässig – ausgeschlossen.
- Belehrung
Auf § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB wird hingewiesen.
- Vorbehalt der Änderung des Verfahrensablaufs
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es sich bei dem dargestellten Verfahrensablauf
und dem voraussichtlichen Zeitplan lediglich um eine vorläufige Planung handelt und sich
der Auftraggeber vorbehält, von dem zeitlichen und sachlichen Ablauf abzuweichen. Die
genannten Termine sind dementsprechend ebenfalls vorläufig und stehen unter dem
Vorbehalt der Änderung. Es versteht sich von selbst, dass Änderungen des Verfahrens
transparent und diskriminierungsfrei erfolgen. Sollte es im Verfahrensablauf zu
Änderungen kommen, so wird der Auftraggeber die Bieter hierüber rechtzeitig
informieren.
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VI. Angebotsauswertung
Die Angebotswertung richtet sich nach den folgenden Bestimmungen:
- Preisprüfung
Erscheinen Angebote im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich
niedrig, wird der Auftraggeber Aufklärung verlangen, indem er den oder die betreffenden
Bieter über die Vergabeplattform tender24 zur Vorlage ihrer Kalkulation auffordert (§ 60
VgV). In Zweifelsfällen wird zur Plausibilisierung einzelner oder aller Kostenansätze und
zur weiteren Aufklärung aufgefordert.
Kann der Auftraggeber nach der Prüfung gemäß § 60 Abs. 3 die geringe Höhe des
angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären,
darf er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Im Übrigen gilt § 60 VgV.
- Zuschlagskriterien
Der Auftraggeber wird die Angebote aufgrund der im Folgenden festgelegten
Zuschlagskriterien bewerten und dasjenige Unternehmen für den Auftrag auswählen, das
aufgrund der ausgehandelten Auftragsbedingungen die bestmögliche Leistung erwarten
lässt (wirtschaftlichstes Angebot).
Die Zuschlagserteilung richtet sich nach den aufgeführten Kriterien:
| Kriterium | Gewichtung | |
|---|---|---|
| 1 | Preis | 100% |
VII. Weiteres Verfahren
Das weitere Verfahren nach der Abgabe der Angebote richtet sich grundsätzlich nach
diesem Verfahrensbrief. Der Auftraggeber behält sich vor, Änderungen des Verfahrens
mittels weiterer Verfahrensbriefe allen Bietern bekannt zu machen.
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VIII. Checkliste der mit dem Angebot hochzuladenden Unterlagen
❑ Angebotsunterlagen, bestehend aus:
o Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124
GWB) [PL1]
o Eigenerklärung zum Unternehmen [PL2]
o Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz des Bieters in den
letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren [WL1]
o Mindestens drei Referenzen über die Ausführung von vergleichbaren
Leistungen in Bezug auf den zu vergebenden Auftrag in den letzten
maximal drei Jahren [TL1]
o Eigenerklärung Mindestlohn
o Eigenerklärung kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
o Eigenerklärung marktübliche Industriehaftpflichtversicherung
o Eigenerklärung Datenschutz
o Eigenerklärung zu Verordnung (EU) 2022/576 restriktive Maßnahmen
angesichts der Handlungen Russlands
❑ Ausgefülltes Leistungsverzeichnis AI E-Vergabe
❑ Angebotsformular E-Vergabe
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