4801270_Leistungsbeschreibung.pdf

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Leistungsbeschreibung zur

Rahmenvereinbarung für die Prüfung

ortsveränderlicher und ortsfester

Gerätschaften und Anlagen am DESY

Standort Zeuthen

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Inhalt

1. Gegenstand der Ausschreibung 3

2. Vertragslaufzeit und Verlängerung 4

3. Tätigkeitsbeschreibung 4

4. Anforderungen an den Auftragnehmer und das eingesetzte Personal 6

5. Leistungszeiten, Abstimmung und Fristen 7

6. Geländeplan DESY 9

7. Raumsituation DESY 9

8. Markierung der geprüften Komponenten 10

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1. Gegenstand der Ausschreibung

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron (DESY) der Helmholtz-Gemeinschaft ist ein Forschungszentrum für naturwissenschaftliche Grundlagenforschung mit Sitz in Hamburg und Zeuthen. Der Standort Zeuthen hat sich auf die Forschung der Astroteilchenphysik mit Großanlagen spezialisiert.

Der Standort Zeuthen besitzt ortveränderliche und ortsfeste Gerätschaften und Anlagen aus den folgenden Bereichen:

• Büro- und Verwaltungsgebäude • Industrie- und Produktionsgeräte sowie -anlagen • Haushaltsgeräte • Schulungs- und Ausbildungsgerätschaften • Elektrische und nichtelektrische Maschinen und Geräte im Büro, auf Baustellen, in Lagern oder Logistikabteilungen

DESY hat für den Schutz und die Gesundheit der Beschäftigten zu sorgen. Es ist dafür verantwortlich, Arbeitsstätten den Vorschriften dieser Verordnung einschließlich ihres Anhanges entsprechend so eingerichtet und betrieben werden, dass von ihnen keine Gefährdungen für die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten ausgehen. Ortsveränderliche und -feste Gerätschaften und Anlagen müssen so ausgewählt, installiert und betreiben werden, dass die Beschäftigten vor Unfallgefahren durch direktes oder indirektes Berühren spannungsführender Teile geschützt sind. Von den Anlagen darf keine Brand- und Explosionsgefahr ausgehen. Nach §5 DGUV Vorschrift 3 hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass die elektrischen Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden. Ganz konkret gehört hierzu die Pflicht zur regelmäßigen Prüfung der Maschinen und Gerätschaften sowie der Dokumentation dieser Prüfung. Für die Prüfung der ortsveränderlichen sowie ortsfesten Gerätschaften und Anlagen am Standort DESY Zeuthen wird die Prüf-, Dokumentations- und Verwaltungssoftware, ELEKTROMANAGER der ENSHUR GmbH, ehemals MEBEDO ELEKTROmanager inkl. der optionalen Module Feuerlöscher, Leiter oder Tritte sowie Persönliche Schutzausrüstung (PSA) verwendet. Für die Prüfung der verschiedenen Anlagen sucht der Standort Zeuthen geeignete Dienstleister zur Unterstützung. Durch regelmäßige Wiederholungsprüfungen sollen Beschädigungen und Abnutzungserscheinungen an elektrischen Arbeitsmitteln, Anlagen und Maschinen rechtzeitig erkannt sowie Unfälle und Ausfallzeiten vermieden werden. Die Prüfungen sind nach den einschlägigen gesetzlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorschriften sowie den allgemein anerkannten Regeln der Technik durchzuführen. Maßgeblich sind insbesondere die Betriebssicherheitsverordnung und die DGUV Vorschriften 3 und 4 sowie – abhängig vom jeweiligen Prüfgegenstand und der Prüfart – insbesondere folgende technische Regelwerke:

• DIN VDE 0105-100 für elektrische Anlagen, • DIN EN 50699 (VDE 0702) für die Wiederholungsprüfung elektrischer Geräte, • DIN EN 60204-1 (VDE 0113-1) für die elektrische Ausrüstung von Maschinen.

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• DIN EN IEC 60974-4 (VDE 0544-4) für die wiederkehrende Prüfung von Lichtbogenschweißeinrichtungen und die Prüfung nach Reparaturen

Darüber hinaus sind alle weiteren für den konkreten Prüfgegenstand einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, technischen Regeln und Normen zu beachten. Der Auftragnehmer hat eigenverantwortlich zu beurteilen und im Prüfbericht zu dokumentieren, welche Regelwerke und Prüfverfahren auf den jeweiligen Prüfgegenstand angewendet wurden.

Maßgeblich ist grundsätzlich die zum Ablauf der Angebotsfrist geltende Fassung der genannten Regelwerke. Änderungen während der Vertragslaufzeit sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen, sofern sie Auswirkungen auf Leistungsumfang, Prüfverfahren, Termine oder Vergütung haben.

Die externe Zusammenarbeit wird aufgrund des kurzfristigen Prüfungsbedarfs sowie deren zeitlichem Aufwand benötigt. Die vorliegende Leistungsbeschreibung bildet die Angebotsgrundlage für den Bieter. Alle hierin enthaltenen Beschreibungen und Informationen sind bei der Preisbildung zu berücksichtigen.

2. Vertragslaufzeit und Verlängerung

Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. Oktober 2026 und endet zunächst mit Ablauf des 30. September 2028.

Sie verlängert sich einmalig um weitere zwei Jahre bis zum 30. September 2030, sofern sie nicht von einer der Vertragsparteien spätestens sechs Monate vor Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit, also spätestens bis zum 31. März 2028, schriftlich zum 30. September 2028 gekündigt wird. Die Kündigung muss der jeweils anderen Vertragspartei spätestens bis zu diesem Zeitpunkt zugegangen sein.

Eine weitere Verlängerung über den 30. September 2030 hinaus ist ausgeschlossen. Die Rahmenvereinbarung endet spätestens mit Ablauf des 30. September 2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Das Recht beider Vertragsparteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

3. Tätigkeitsbeschreibung

Die nachfolgend genannten elektrischen Arbeitsmittel, Anlagen und Maschinen werden zusammenfassend als Prüfobjekte bezeichnet. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:

• Durchführung der Prüfungen: Durchführung der jeweils beauftragten Prüfungen an ortsveränderlichen elektrischen Arbeitsmitteln, ortsfesten elektrischen Anlagen und Maschinen durch entsprechend qualifizierte, zur Prüfung befähigte Personen. Die Prüfungen sind unter Beachtung der Betriebssicherheitsverordnung, der DGUV

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Vorschriften 3 und 4 sowie der für das jeweilige Prüfobjekt einschlägigen technischen Regeln und Normen durchzuführen. • Identifikation und Bestandsabgleich: Eindeutige Identifikation und Zuordnung der Prüfobjekte anhand der vorhandenen Kennzeichnungen und Bestandsdaten. Hierzu gehören insbesondere die Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung von Inventarnummer, Seriennummer, Hersteller, Typbezeichnung, Gebäude, Raum und sonstigen Standortangaben. • Sichtprüfung: Besichtigung der Prüfobjekte auf äußerlich erkennbare Beschädigungen, Mängel, Verschleißerscheinungen, unzulässige Veränderungen und sonstige sicherheitsrelevante Auffälligkeiten. Soweit für die Prüfung erheblich, sind auch die Aufstellung, der Standort, die Zugänglichkeit und die Umgebungsbedingungen zu berücksichtigen. • Messungen und Funktionsprüfungen: Durchführung aller für das jeweilige Prüfobjekt erforderlichen Messungen, Erprobungen und Funktionsprüfungen, insbesondere der vorhandenen Schutz-, Abschalt-, Melde- und Überwachungseinrichtungen. Hierfür sind geeignete, sichere, normgerechte und gültig kalibrierte Prüfgeräte einzusetzen. Das angewandte Mess- und Prüfverfahren ist nachvollziehbar zu dokumentieren. • Nicht durchführbare Prüfschritte: Können einzelne Prüfschritte aus technischen, betrieblichen oder sicherheitsbedingten Gründen nicht durchgeführt werden, sind der ausgelassene Prüfschritt und der jeweilige Grund im Prüfbericht nachvollziehbar zu dokumentieren. Soweit erforderlich, ist vorab eine Entscheidung des Auftraggebers einzuholen. • Auswertung und fachliche Beurteilung: Auswertung sämtlicher Prüf- und Messergebnisse sowie fachliche Beurteilung des ordnungsgemäßen und sicheren Zustands des jeweiligen Prüfobjekts durch die prüfende befähigte Person. Das Prüfergebnis ist eindeutig als „bestanden“, „nicht bestanden“ oder mit einem zuvor festgelegten vergleichbaren Prüfstatus zu dokumentieren. • Umgang mit festgestellten Mängeln: Festgestellte Mängel sind vollständig, eindeutig und nachvollziehbar zu beschreiben. Bei Mängeln, von denen eine unmittelbare Gefahr für Personen oder Sachen ausgehen kann, ist der zuständige Ansprechpartner des Auftraggebers unverzüglich zu informieren. Das Prüfobjekt ist nach dem mit dem Auftraggeber vereinbarten Verfahren zu kennzeichnen und gegen eine weitere Benutzung zu sichern. Die Verantwortung für weitergehende Maßnahmen und die Wiederinbetriebnahme ist gesondert zu regeln. • Digitale Dokumentation: Vollständige Dokumentation sämtlicher Prüfobjekte, Prüfschritte, Messwerte, Prüfverfahren, Prüfergebnisse und festgestellter Mängel in dem beim Auftraggeber eingesetzten System MEBEDO ELEKTROmanager, Version 12.1, einschließlich der zugehörigen Datenbank. Prüfberichte sind durch die jeweils prüfende befähigte Person zu erstellen und freizugeben. • Neuanlage von Prüfobjekten: Bislang nicht in der Datenbank erfasste Prüfobjekte sind nach den Daten-, Feld-, Kennzeichnungs- und Strukturvorgaben des Auftraggebers neu anzulegen. Fehlende oder nicht mehr aktuelle Bestandsdaten sind im Rahmen der Leistungserbringung zu ergänzen beziehungsweise zu berichtigen.

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• Systemkompatibilität und Datenübertragung: Sofern der Auftragnehmer vorgelagerte Prüfgeräte oder Softwarelösungen verwendet, muss die vollständige, fehlerfreie und verlustfreie Übertragung sämtlicher Prüf- und Stammdaten in das MEBEDO-System des Auftraggebers gewährleistet sein. Insbesondere dürfen keine Messwerte, Prüfverfahren, Geräte- und Standortdaten, Prüferzuordnungen, Zeitstempel, Prüfergebnisse, Mangelangaben, Schutzstatus, Barcodeinformationen oder Prüfberichte verloren gehen, verändert oder fehlerhaft zugeordnet werden. • Technische Voraussetzungen: Sämtliche für die Erfassung und Datenübertragung erforderlichen Schnittstellen, Adapter, Softwarekomponenten und Lizenzen sind durch den Auftragnehmer bereitzustellen und in die angebotenen Preise einzukalkulieren. Eine manuelle Nachbearbeitung oder Neuerfassung der übergebenen Daten durch den Auftraggeber darf nicht erforderlich sein. • Kennzeichnung: Kennzeichnung der geprüften Prüfobjekte entsprechend dem festgestellten Prüfergebnis und nach den Vorgaben des Auftraggebers. Hierzu gehören insbesondere das Anbringen von Prüfplaketten und erforderlichen Barcodekennzeichnungen sowie gegebenenfalls der Austausch beschädigter oder nicht mehr lesbarer Kennzeichnungen. • Daten- und Unterlagenübergabe: Vollständige elektronische Übergabe der Prüfberichte, Prüf- und Stammdaten, Datenexporte und Mängellisten entsprechend den in Abschnitt 4 festgelegten Fristen und Anforderungen

4. Anforderungen an den Auftragnehmer und das eingesetzte Personal

4.1 Eignung des Auftragnehmers

• Der Auftragnehmer muss über ausreichende fachliche und organisatorische Erfahrungen mit der Prüfung elektrischer Arbeitsmittel, Anlagen und Maschinen verfügen. • Zum Nachweis sind für jedes angebotene Los mindestens drei vergleichbare Referenzleistungen aus den letzten drei Jahren anzugeben. Vergleichbar sind Leistungen, die insbesondere hinsichtlich der Art der Prüfobjekte, des Umfangs der Prüfungen und der digitalen Prüfdatenerfassung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. • Die Referenzangaben müssen mindestens den Auftraggeber, den Leistungszeitraum, den Leistungsumfang, die Art der geprüften Arbeitsmittel beziehungsweise Anlagen und Maschinen sowie eine Ansprechstelle des Referenzauftraggebers enthalten. • Der Auftragnehmer muss über die personellen, technischen und organisatorischen Mittel verfügen, um die beauftragten Leistungen innerhalb der vorgegebenen Ausführungszeiträume ordnungsgemäß zu erbringen. • Der Einsatz von Unterauftragnehmern ist zulässig, soweit diese vor ihrem erstmaligen Einsatz benannt werden und die für ihre Leistungen erforderlichen Eignungs- und Qualifikationsanforderungen erfüllen.

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4.2 Anforderungen an das eingesetzte Personal

• Die Prüfungen dürfen ausschließlich durch Personen durchgeführt werden, die für die jeweilige Prüfaufgabe fachlich qualifiziert und zur Prüfung befähigt sind. Die eingesetzten Prüfer müssen insbesondere über eine einschlägige Berufsausbildung, ausreichende Berufserfahrung, eine zeitnahe berufliche Tätigkeit und ausreichende Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen und technischen Regelwerke verfügen. • Soweit dies für die jeweilige Prüfaufgabe erforderlich ist, müssen die eingesetzten Prüfer Elektrofachkräfte und zur Prüfung befähigte Personen im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung und der TRBS 1203 für elektrische Gefährdungen sein. • Die Qualifikationsnachweise der tatsächlich eingesetzten Prüfer sind dem Auftraggeber spätestens vor deren erstmaligem Einsatz vorzulegen. Ein Personalwechsel ist zulässig, sofern die Ersatzperson mindestens gleichwertig qualifiziert ist und dem Auftraggeber vor ihrem erstmaligen Einsatz benannt wird.

4.3 Kenntnisse der Prüf- und Dokumentationssoftware

• Das eingesetzte Personal muss über ausreichende aktuelle Anwenderkenntnisse des beim Auftraggeber eingesetzten Systems MEBEDO ELEKTROmanager, Version 12.1, oder einer damit vollständig kompatiblen Prüf- und Dokumentationslösung verfügen. • Die Kenntnisse sind durch geeignete Schulungsnachweise, Herstellerbescheinigungen oder vergleichbare praktische Referenzerfahrungen nachzuweisen. Die Nachweise sind spätestens vor dem erstmaligen Einsatz der jeweiligen Person vorzulegen. • Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass sämtliche Prüf- und Stammdaten vollständig, fehlerfrei und ohne Informations-, Struktur- oder Zuordnungsverluste in das System des Auftraggebers übertragen werden können.

4.4 Kommunikation und Ansprechpartner

• Der Auftragnehmer benennt für die gesamte Vertragslaufzeit einen festen verantwortlichen Ansprechpartner sowie eine qualifizierte Vertretung. • Der Ansprechpartner ist für die Einsatzplanung, Terminabstimmung, Koordination des eingesetzten Personals, Qualitätssicherung und Kommunikation mit dem Auftraggeber verantwortlich. • Die eingesetzten Personen müssen über sehr gute deutsche Sprachkenntnisse verfügen, um Sicherheits- und Arbeitsanweisungen zu verstehen, Gefahren unverzüglich mitzuteilen und Prüfberichte in deutscher Sprache zu erstellen. • Prüfberichte, Mängelanzeigen und sonstige vertragsrelevante Unterlagen sind in deutscher Sprache zu erstellen.

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5. Leistungszeiten, Abstimmung und Fristen

Die Leistungserbringung ist grundsätzlich montags bis freitags, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Leistungsort, in der Zeit von 7:00 Uhr bis 18:00 Uhr möglich. Innerhalb dieses Zeitfensters ist grundsätzlich eine Ansprechperson des Auftraggebers erreichbar. Der Zugang zu den für die Leistungserbringung erforderlichen Arbeitsbereichen wird im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten sichergestellt.

Das genannte Zeitfenster stellt ein mögliches Zugangs- und Leistungszeitfenster dar. Hieraus ergibt sich für den Auftragnehmer keine Verpflichtung, die Leistungen täglich oder während des gesamten Zeitfensters durchgehend zu erbringen oder Personal dauerhaft vor Ort vorzuhalten.

Die konkreten Einsatztage und Einsatzzeiten sind vor Beginn der jeweiligen Arbeiten mit dem zuständigen Ansprechpartner des Auftraggebers abzustimmen. Der Auftragnehmer hat seine Leistungserbringung so zu organisieren, dass betriebliche Abläufe des Auftraggebers möglichst wenig beeinträchtigt werden.

Der Zugang zu einzelnen Räumen, Anlagen oder Prüfobjekten kann aus betrieblichen oder sicherheitsbedingten Gründen zeitweise eingeschränkt sein. In diesen Fällen stimmen Auftraggeber und Auftragnehmer einen alternativen Ausführungszeitpunkt ab.

Leistungen außerhalb des genannten Zeitfensters sowie an Samstagen, Sonntagen oder gesetzlichen Feiertagen dürfen nur nach vorheriger Abstimmung und ausdrücklicher Beauftragung durch den Auftraggeber erbracht werden.

Erkennbare Verzögerungen oder sonstige Umstände, die einer fristgerechten Leistungserbringung entgegenstehen, sind dem Auftraggeber unverzüglich unter Angabe der Gründe und der voraussichtlichen Auswirkungen mitzuteilen.

Festgestellte Mängel, von denen eine unmittelbare Gefahr für Personen oder Sachen ausgehen kann, sind dem zuständigen Ansprechpartner des Auftraggebers unverzüglich und unabhängig von den allgemeinen Dokumentationsfristen mitzuteilen.

Die vollständigen Prüfberichte, Prüf- und Stammdaten, Mängellisten sowie die vereinbarten Exportdateien sind dem Auftraggeber spätestens zehn Arbeitstage nach Abschluss der Prüfleistungen des jeweiligen Einzelabrufs vollständig in elektronischer Form zu übergeben.

Die übergebenen Daten müssen vollständig, fehlerfrei und eindeutig den jeweiligen Prüfobjekten zugeordnet sein. Sie müssen ohne Informations-, Struktur- oder Zuordnungsverluste in das beim Auftraggeber eingesetzte System MEBEDO ELEKTROmanager übernommen werden können. Eine manuelle Neuerfassung oder Nachbearbeitung durch den Auftraggeber darf nicht erforderlich sein.

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Als Arbeitstage im Sinne dieser Leistungsbeschreibung gelten Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Leistungsort.

6. Geländeplan DESY

Figure 1: Übersicht des Firmengeländes DESY in Zeuthen.

7. Raumsituation bei DESY

Die Raumsituation bei DESY gestaltet sich wie folgt: • Etwa 200 Büros mit durchschnittlich zwei Arbeitsplätzen • 10 Seminarräume mit entsprechender Medientechnik (Smartboard, Beamer, etc.) • 1 Betriebskantine • Mehrere kleinere Teeküchen

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8. Markierung der geprüften Komponenten

Zur Markierung der geprüften Komponenten sollen folgende Labels verwendet werden. Diese werden dem AN durch den AG zur Verfügung gestellt.

Figure 2: Markierung für Verlängerungskabel, Anschlussleitungen und kleinere Geräte (bei denen Figure 3 nicht passend ist).

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Figure 3: Markierung für alle Geräte, Anlagen, Leitern, Tritte.

Figure 4: Markierung für Steckdosen, Schalter und Lampen

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Figure 5: Markierung für alle Geräte, Anlagen, Leitern und Tritte wo das Lable „Figure 3“ nicht passt

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