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Anlage LB
Leistungsbeschreibung
Vergabe Nr. 40-003-2026
Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3
Laufzeit: 2 Jahre mit Option auf Verlängerung bis maximal 4 Jahre
- Grundsätzliche Vorbemerkungen
1.1 Allgemeines
Die Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes (htw saar), vertreten durch den Vizepräsidenten für Verwaltung und Wirtschaftsführung, als Auftraggeberin (AG), beabsichtigt, die wiederkehrende Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel gemäß DGUV Vorschrift 3 an ihren Standorten an einen externen Dienstleister zu vergeben.
Angebote können für ein, mehrere oder alle Lose abgegeben werden.
Der aktuelle Gerätestand basiert auf dem Stand 07/2024. Die Prüfungen der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel erfolgen derzeit auf Grundlage der bestehenden Gefährdungsbeurteilung in einem Prüfintervall von zwei Jahren. Dieses Prüfintervall wurde unter Berücksichtigung der bisherigen Fehlerquote sowie der betrieblichen Rahmenbedingungen festgelegt.
Die vorhandenen Bestands- und Prüfdaten werden dem Auftragnehmer auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt und sind in das Prüf- und Bestandsmanagementsystem zu übernehmen.
Es wird darauf hingewiesen, dass sich die Prüffristen im Verlauf der Vertragslaufzeit aufgrund aktualisierter Gefährdungsbeurteilungen, geänderter rechtlicher Vorgaben oder betrieblicher Anforderungen ändern können. Eine Anpassung der Prüfintervalle bleibt der AG vorbehalten. Die angebotenen Einheitspreise pro geprüftem Betriebsmittel bleiben von einer solchen Anpassung der Prüfintervalle unberührt. Eventuelle Mengenänderungen durch angepasste Prüfintervalle werden auf Basis der vereinbarten Einheitspreise abgerechnet."
Die in den Vergabeunterlagen angegebenen Gerätezahlen und Leistungsumfänge beruhen auf dem zum Zeitpunkt der Ausschreibung bekannten Bestand und dienen ausschließlich der Kalkulation und Angebotswertung. Die angegebenen Mengen stellen unverbindliche Schätzmengen dar.
Während der Vertragslaufzeit können sich die tatsächlichen Leistungsmengen insbesondere durch Neubeschaffungen, Aussonderungen, organisatorische Veränderungen, Umzüge von Organisationseinheiten, Umbau- und Sanierungsmaßnahmen sowie die Inbetriebnahme oder Aufgabe von Gebäuden oder Gebäudeteilen verändern.
Am Campus Rotenbühl (CRB) finden derzeit noch bauliche Maßnahmen statt. Hierdurch kann sich der Bestand der zu prüfenden Betriebsmittel während der Vertragslaufzeit verändern.
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Die htw saar behält sich vor, weitere von ihr genutzte Gebäude oder Gebäudeteile in den Vertragsumfang einzubeziehen, soweit dort Prüfleistungen gleicher Art erforderlich werden.
In einem solchen Fall gelten die im Preisblatt vereinbarten Einheitspreise auch für die Leistungen in diesen zusätzlichen Gebäuden. Eine solche Erweiterung wird nur vorgenommen, wenn der Gesamtumfang der beauftragten Leistungen die ursprüngliche Vergabe nicht wesentlich verändert und im Einklang mit § 132 GWB steht."
Die Vergütung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der tatsächlich erbrachten und von der Auftraggeberin abgenommenen Leistungen nach den angebotenen Einheitspreisen. Ein Anspruch auf Abruf oder Vergütung bestimmter Mengen besteht nicht.
1.2 Ziel der Ausschreibung
Ziel der Ausschreibung ist die Auswahl eines qualifizierten Auftragnehmers (AN) je Los/Standort der htw saar, der die regelmäßige Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel gemäß DGUV Vorschrift 3 durchführt.
Darüber hinaus umfasst der Leistungsumfang die Inventarisierung und Erstellung einer Bestandliste im Rahmen der Erstprüfung sowie die fachgerechte Kennzeichnung der geprüften Geräte und die elektronische Dokumentation der Prüfergebnisse.
Die Vergabe erfolgt in vier Losen:
Los 1: Campus Alt-Saarbrücken CAS, Goebenstraße 40, 66117 Saarbrücken Los 2: Campus Rotenbühl CRB, Am Waldhausweg 14, 66123 Saarbrücken Los 3: Campus Göttelborn CGB, Am Campus 4-5, 66287 Quierschied-Göttelborn Los 4: Campus IT Park HTZ, Altenkesseler Str. 17 Geb. D2, 66115 Saarbrücken
1.3 Rechtsgrundlagen und anzuwendende Vorschriften
Die Leistungen sind unter Einhaltung der jeweils gültigen gesetzlichen, berufsgenossenschaftlichen sowie normativen Vorschriften zu erbringen.
Insbesondere sind folgende Regelwerke zu beachten:
• DGUV Vorschrift 3 – Elektrische Anlagen und Betriebsmittel • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) • Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS), insbesondere TRBS 1111, TRBS 1201 und TRBS 1203 • die zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Normen für die Prüfung elektrischer Betriebsmittel nach Instandsetzung und Wiederholungsprüfung
Der Auftragnehmer hat darüber hinaus sämtliche einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, Unfallverhütungsvorschriften, technischen Regeln sowie die allgemein anerkannten Regeln der Technik in ihrer jeweils gültigen Fassung zu beachten.
- Vertragslaufzeit
entfällt (Regelung erfolgt im Dienstleistungsvertrag)
- Anforderungen an den Auftragnehmer
3.1 Allgemeine Anforderungen an den Auftragnehmer
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Die Anforderungen an die Eignung des Auftragnehmers ergeben sich aus den Vergabeunterlagen sowie den geforderten Eigenerklärungen und Nachweisen.
3.2 Qualifikation des Fachpersonals
Das eingesetzte Personal muss die Anforderungen an eine befähigte Person gemäß § 2 Abs. 6 BetrSichV i. V. m. TRBS 1203 erfüllen.
Die fachliche Qualifikation ist durch geeignete Nachweise (insbesondere Berufsabschlüsse, Fachkundenachweise sowie einschlägige Berufserfahrung im Bereich der Prüfung elektrischer Betriebsmittel) zu belegen.
3.3 Organisation und Einsatzstruktur
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Organisationsstruktur bereitzustellen, die die Prüfungen für jedes Los sicherstellt.
Vertretungsregelungen für Krankheits- oder Urlaubsausfälle sind vorzuhalten.
3.4 Werkzeuge, Maschinen und Hilfsmittel
Der Auftragnehmer stellt sämtliche erforderlichen Prüfgeräte, Werkzeuge und Hilfsmittel bereit.
Es dürfen nur für die Prüfung geeignete und zugelassene Arbeitsmittel eingesetzt werden.
- Leistungen
4.1 Beauftragung und Vergütung
Die in Anlage Preisblatt und Angebotsvordruck aufgeführten Standorte sind entsprechend den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung unter Beachtung der einzuhaltenden Prüfvorschriften und Prüffristen zu betreuen.
Die im Preisblatt angegebenen Mengen sind unverbindliche Schätzmengen auf Grundlage des zum Zeitpunkt der Ausschreibung bekannten Gerätebestandes.
Leistungen, die über den festgelegten Leistungsumfang hinausgehen, bedürfen der vorherigen schriftlichen Beauftragung durch die Auftraggeberin.
Die Vergütung erfolgt ausschließlich für die tatsächlich und nachweislich durchgeführten Prüfungen. Nicht durchgeführte, entfallene oder lediglich geplante Prüfungen werden nicht vergütet. Maßgeblich für die Abrechnung ist somit ausschließlich die Anzahl der tatsächlich durchgeführten und dokumentierten Prüfungen.
4.2 Ausführungszeiten / Terminabstimmungen
Prüftermine sind mindestens zwei Wochen vor Durchführung mit der Auftraggeberin abzustimmen:
Abteilung 2, Gebäudemanagement, Goebenstraße 40, 66117 Saarbrücken
Standardarbeitszeiten: Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr.
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Störungen des laufenden Betriebs sind zu vermeiden. Erforderliche Stromabschaltungen sowie unvorhergesehene Zutritte erfordern die vorherige Einbindung des Gebäudemanagements-
Die zuständigen Ansprechpersonen von Seiten der Auftraggeberin werden dem Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung mitgeteilt.
4.3 Erstprüfung ortsveränderlicher Betriebsmittel
• Sichtprüfung der Betriebsmittel • Messung des Schutzleiterwiderstandes • Messung des Isolationswiderstandes, soweit technisch möglich • Messung des Berührungsstroms • Messung des Schutzleiterstroms • Funktionsprüfung der Geräte, soweit möglich, ggf. Teilprüfung • Auswertung und Dokumentation der Prüfergebnisse • Kennzeichnung bestandener Geräte mit Prüfplakette und Barcode, Zahlencode oder QR-Code • Kennzeichnung nicht bestandener Geräte • Unverzügliche Meldung sicherheitsrelevanter Mängel • Unterstützung der Auftraggeberin bei der Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung im Zusammenhang mit Prüffristen (Verantwortung verbleibt bei der AG) • Dokumentation im Prüf- und Bestandsmanagementsystem
Die Abrechnung erfolgt je geprüftem Betriebsmittel.
4.4 Inventarisierung bei Erstprüfung
Erstellung einer Inventarliste mit Barcode oder Zahlencode, Geräteart, Standort und Prüfergebnis.
4.5 Gerätekennzeichnung
Alle geprüften Betriebsmittel sind mit einem Barcode (DIN Code 39 oder 128) oder einem vergleichbaren System zu kennzeichnen.
4.6 Prüf- und Bestandsmanagementsystem
Das System muss die vollständige Erfassung, Verwaltung, Dokumentation und Historisierung sämtlicher Prüfungen ermöglichen.
• Strukturierte Bestandsverwaltung mit mindestens folgenden Datenfeldern:
Inventarnummer, Gerätedaten (Bezeichnung, Hersteller, Typ, Seriennummer), Standort (Gebäude/Raum), Organisationseinheit sowie Prüfart, Prüffrist, Prüfdatum, Prüfer, Prüfergebnis und Prüfstatus
• revisionssichere Prüfdokumentation • webbasierter Zugriff ohne lokale Installation • Mehrbenutzerbetrieb mit Rechteverwaltung durch die Aufraggeberin • Auswertungen zu Prüffristen und Beständen (prüf- und überfällige Betriebsmittel, nicht bestandene Prüfungen sowie Bestände nach Gebäude und Organisationseinheit) • Export in offenen Formaten (XLSX, CSV, PDF) • Datenhoheit liegt bei der Auftraggeberin
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Die Daten sind nach Vertragsende vollständig, strukturiert und in einem offenen Format zu übergeben.
Die Speicherung erfolgt innerhalb der EU/EWR. Die Anforderungen der DSGVO sind einzuhalten.
4.7 Wiederholungsprüfung
Die Wiederholungsprüfung erfolgt gemäß den jeweils geltenden technischen Anforderungen sowie den auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung festgelegter Prüffristen.
Die Abrechnung erfolgt je Betriebsmittel.
4.8 Private Betriebsmittel
Private elektrische Betriebsmittel von Beschäftigten oder Dritten sind nicht Gegenstand dieses Vertrages.
Soweit Beschäftigte der htw saar eine Prüfung privater elektrischer Betriebsmittel in Anspruch nehmen möchten oder hierzu dienstlich aufgefordert sind, erfolgt dies außerhalb des Vertragsverhältnisses zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auf Grundlage einer direkten Beauftragung zwischen Beschäftigten und Auftragnehmer.
Diese Leistungen sind nicht Bestandteil des Angebots und nicht Gegenstand der Preiswertung.
Die Abrechnung erfolgt ausschließlich zwischen Auftragnehmer und Beschäftigten auf privatrechtlicher Grundlage. Eine Kostenübernahme durch die htw saar erfolgt nicht.
4.9 Unvorhersehbare Wartezeiten
Unvorhersehbare Wartezeiten, die nicht vom Auftragnehmer zu vertreten sind, gelten als zusätzliche, vergütungspflichtige Leistungen. Hierzu zählen insbesondere, jedoch nicht abschließend, fehlende Zugänglichkeit der Prüfstelle sowie nicht verfügbare oder nicht entscheidungsbefugte Ansprechpartner auf Seiten der Auftraggeberin oder dessen Erfüllungsgehilfen.
Der Auftragnehmer hat Beginn, Ende und Ursache der Wartezeit nachvollziehbar zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. Die Anerkennung der Wartezeit gilt als gegeben, sofern der Auftraggeber nicht unverzüglich widerspricht.
Die Vergütung erfolgt auf Grundlage des im Preisblatt vereinbarten Stundenverrechnungs- satzes des Auftragnehmers. Die Abrechnung erfolgt in 15-Minuten-Einheiten (0,25 Stunden). Angefangene 15 Minuten werden anteilig berechnet.
4.10 Prüfung nach Instandsetzung / Reparatur
Werden ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel nach einer Prüfung durch die Auftraggeberin oder Dritte repariert oder instandgesetzt, ist vor der Wiederinbetriebnahme eine erneute sicherheitstechnische Prüfung durch den Auftragnehmer erforderlich.
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Die Prüfung ist mindestens im Umfang einer Wiederholungsprüfung gemäß den einschlägigen Vorschriften durchzuführen. Das Betriebsmittel ist anschließend neu zu bewerten, zu dokumentieren und gegebenenfalls erneut zu kennzeichnen.
Bereits vorhandene Prüfkennzeichnungen verlieren nach sicherheitsrelevanten Instandsetzungen ihre Gültigkeit.
Die Abrechnung erfolgt je geprüftem Betriebsmittel gemäß den vereinbarten Einheitspreisen.
- Nebenleistungen
Alle für die Leistungserbringung erforderlichen Nebenleistungen sind in die Einheitspreise einzukalkulieren.
Hierzu zählen insbesondere An- und Abfahrten, Spesen, Vorbereitung, Dokumentation und organisatorische Leistungen.
- Abnahme / Mängelansprüche
Die Abnahme erfolgt durch die Auftraggeberin mittels Leistungsnachweis.
Bei mangelhafter Leistung ist die Auftraggeberin berechtigt, nach Fristsetzung, die Vergütung angemessen zu mindern. Der Auftragnehmer wird von der Auftraggeberin über die festgestellte mangelhafte Leistung in Textform in Kenntnis gesetzt.
Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
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