AAA Anschreiben nach UVgO.pdf

[Seite 1]

Anschrift des Auftraggebers:

Goethe-Institut e.V. - Zentrale Bereich IN2 – Bau- und Immobilienmanagement Oskar-von-Miller-Ring 18 80333 München

Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (UVgO) im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung

Prüfung von elektrischen Arbeitsmittel nach DGUV-V3

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung. Goethe-Institut e. V. Oskar-von-Miller-Ring 18 80333 München Hiermit fordern wir Sie zur Abgabe eines Angebots auf. Anbei erhalten Sie die hierfür nötigen allgemeinen Hinweise, Bedingungen und Formulare. Es gelten die nachfolgenden Ausschreibungsbedingungen.

Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle

Anlagen:

• Anlage A - Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zum Vertrag)
• Anlage B.1 - Anschreiben Angebot
• Anlage B.2 - Basisinformationen Unternehmen
• Anlage B.3 - Erklärung Bietergemeinschaft
• Anlage B.4 - Eigenerklärung Eignungsleihe
• Anlage B.5 - Erklärung über Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
• Anlage B.6 - Erklärung Umsätze vergleichbarer Leistungen
• Anlage B.7 - Referenzen
• Anlage C - Preisblatt
• Anlage D - Bewertungsmatrix
• Anlage E - Vertrag
• Anlage F - Informationen gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO
• Anlage G - Technische Hinweise zum Verfahren

Dieses Anschreiben ist zum Verbleib beim Bewerber/Bieter bestimmt, bitte senden Sie es nicht mit dem Angebot zurück

[Seite 2]

Seite 2

Ausschreibungsbedingungen

I. Gegenstand der Ausschreibung

Der Goethe-Institut e.V. plant die Prüfung von ca. 7.150 elektrischen Arbeitsmittel nach DGUV-V3.

Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Leistung ist der Anlage A „Leistungsbeschreibung“ zu entnehmen.

Sämtliche Prüfleistungen sind spätestens bis zum Ende der 49. Kalenderwoche 2026 vollständig zu erbringen. Die prüffähige Schlussrechnung ist dem Auftraggeber ebenfalls spätestens bis zum Ende der 49. Kalenderwoche 2026 zu übermitteln.

II. Grundsätzliche Bestimmungen

Die Vergabestelle verfährt nach den Bestimmungen des Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und gemäß förderrechtlichen Vorgaben nach der UVgO. Die Bindung gilt nicht für § 22, § 28 Abs. 1 S.3, § 30, § 38 Abs. 2 bis 4, § 44 und § 46 UVgO. Daneben gelten die nachstehenden Vergabebestimmungen und Erläuterungen für den Bieter.

Die Vergabeunterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der vergebenden Stelle nicht statthaft.

Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung werden allen Bietern schriftlich mitgeteilt.

III. Hinweise und Bedingungen für die Erstellung des Angebots

1. Form des Angebots Das Angebot inklusive der vorzulegenden Anlagen ist in deutscher Sprache zu verfassen und zwingend über das Deutsche Vergabeportal (www.dtvp.de) in Textform einzureichen. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich.

Die Preise im Angebot sind in Euro ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer anzugeben. Die Auftragserteilung und die Zahlungen erfolgen in Euro.

[Seite 3]

Seite 3

Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse sind in den Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen.

Etwaige Änderungen und Ergänzungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen und in den vorzulegenden Anlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss.

Das Angebot inklusive der vorzulegenden Anlagen darf ausschließlich in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs über das Deutsche Vergabeportal (https://www.dtvp.de/) mittels des dort kostenlos zum Download verfügbaren Bietertools eingereicht werden.

Bei elektronisch eingereichten Angeboten ist gewährleistet, dass sie erst nach Ablauf der Angebotsabgabefrist geöffnet werden.

Auf postalischem Wege sowie per E-Mail, per Telefax oder auch über die Bieterkommunikation des Vergabeportals übermittelte Angebote sind nicht zugelassen.

2. Fristen Das vollständige Angebot muss bis zum

05.10.2026, 12:00 MEZ

eingehen.

Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Verspätet eingegangene Unterlagen können nicht mehr berücksichtigt werden, es sei denn der Bieter kann nachweisen, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Die Bieter sind bis zum 31.10.2026 an ihr Angebot gebunden.

3. Inhalt und Gliederung des Angebots Das Angebot erfolgt auf der Grundlage der VOL/B, des vorausgefüllten Vertrags (Anlage E) und der Leistungsbeschreibung (Anlage A), welche nicht vom Bieter zu modifizieren sind. Der Vertrag wird nach Zuschlagserteilung unter Berücksichtigung des Angebotes des bezuschlagten Bieters durch den Auftraggeber vervollständigt. Er muss nicht mit dem Angebot zurückgeschickt werden.

[Seite 4]

Seite 4

Allgemeine Geschäftsbedingungen oder eigene Vertragsbedingungen bzw. Änderungen der Vertragsbedingungen durch die Bieter sind nicht zugelassen. Die Beifügung solcher Bedingungen kann zum Ausschluss des Angebots führen.

Nebenangebote werden nicht zugelassen.

Das Angebot ist nach folgender Gliederung vollständig zusammen zu stellen und hat ausschließlich die in der folgenden Tabelle aufgeführten Dokumente zu enthalten. Die einzelnen Gliederungspunkte sind durch ein Register zu trennen.

Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter die in den Anlagen B diesem Anschreiben beigelegten Formblätter auszufüllen. Ausschluss- bzw. Mindestkriterien sind als solche gekennzeichnet. Ausschluss- bzw. Mindestkriterien bedeutet, dass der Bieter ausgeschlossen wird, wenn er die Anforderungen nicht erfüllt.

Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Bei Dokumenten in anderen Sprachen sind Übersetzungen ins Deutsche beizufügen. Es gilt die deutsche Übersetzung.

[Seite 5]

Seite 5

Das Angebot muss vollständig sein und den Preis und alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Die Unvollständigkeit des Angebots (auch das Fehlen von einzelnen geforderten Erklärungen) kann zum Ausschluss führen.

4. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind in Anlage B.3 zu benennen, haben insbesondere einen bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen und zu erklären, dass sie im Falle der Beauftragung gesamtschuldnerisch haften. Die rechtsverbindliche Bevollmächtigung des Vertreters der Bietergemeinschaft ist spätestens mit Abgabe des Angebots nachzuweisen.

Bei Bietergemeinschaften sind folgende Erklärungen und Nachweise von jedem Mitglied gesondert zu erbringen:

• Anlage B.5 Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Die übrigen Anforderungen an Leistungsfähigkeit und Fachkunde (wirtschaftliche und finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit) gelten für die gemeinschaftlich zur Verfügung stehenden Kapazitäten gemeinsam.

5. Eignungsleihe

Im Falle der Eignungsleihe (= Inanspruchnahme der Fachkunde oder Leistungsfähigkeit eines Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten) hat der Bieter eine verbindliche Verpflichtungserklärung des jeweiligen Unternehmens vorzulegen, dass ihm die Mittel zur Verfügung stehen werden bzw. dass der Dritte die Leistung ausführen wird § 34 Abs. 1 UVgO) sowie eine Erklärung der gemeinsamen Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe (Formblatt Anlage B.4.).

Jedes Unternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, muss zudem folgende Erklärungen vorlegen (Anforderungen an Unternehmen):

• Erklärungen gemäß Anlage B.5 (Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen).

• Nachweis der Eignung des Unternehmens, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, in Bezug auf die Eignungskriterien entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe.

[Seite 6]

Seite 6

6. Änderung, Berichtigung und Rücknahme von Angeboten Nachträgliche Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Die Änderungen oder Berichtigungen sind als solche zu kennzeichnen und müssen durch Austausch des Angebotes auf dem Vergabeportal eingereicht werden.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote in Textform zurückgezogen werden.

7. Ablauf des Ausschreibungsverfahrens Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote prüfen und anhand der genannten Zuschlagskriterien sowie der hierzu angegebenen Gewichtung bewerten.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Mit Zuschlagserteilung wird das vom Bieter abgegebene Angebot von der ausschreibenden Stelle angenommen. Der Vertrag kommt zu den in der Ausschreibung enthaltenen Bedingungen zu Stande. Dies gilt unbeschadet einer evtl. späteren urkundlichen Festlegung; die gesonderte Unterschrift der Vertragsurkunde durch die Parteien hat deklaratorischen Charakter.

8. Prüfung der Eignung Die Eignung der Bieter wird aufgrund der in den Anlagen B.1 bis B.7 gemachten Angaben geprüft. Folgende weitere Eignungsnachweise können auf Anforderung des Auftraggebers von aussichtsreichen Bietern nach Ablauf der Angebotsfrist verlangt werden:

• Handelsregisterauszug
• Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (gemäß dem Punkt 3.7 der Leistungsbeschreibung)

9. Zuschlagskriterien / Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots Das wirtschaftlichste Angebot geeigneter Bieter wird unter Berücksichtigung folgender Ausschluss-/Wertungskriterien mit angegebener Gewichtung ermittelt:

-Preis mit 40 % Gewichtung

• Das Kriterium wurde gewählt, weil wir als Zuwendungsempfänger mit den zur Verfügung gestellten Mittel sparsam und wirtschaftlich umgehen müssen

Qualität mit 20% Gewichtung

[Seite 7]

Seite 7

• Dieses Kriterium wurde gewählt, da jede fehlende oder falsche Prüfung von Geräten, Maschinen und Anlagen ein gravierendes Organisationsverschulden darstellt, und somit weitreichende Rechtsfolgen nach sich ziehen kann, wollen wir durch Darstellung der Prüfungsverfahren und –methodik, der Angabe zu den in Einsatz kommenden Prüfgeräten, der Angabe zur Anzahl und Qualifikation der zum Einsatz kommenden Prüfern, sowie anhand eines Beispiels von der Dokumentation eines Prüflings, eine gute Qualität und eine rechtssichere Dokumentation der Prüfungen bekommen.

Ausführungszeitraum mit 30% Gewichtung

• Dieses Kriterium wurde gewählt, um möglichst qualitativ hochwertige Prüfungen zu bekommen, soll die Zahl der maximal pro Stunde und Prüfperson zu prüfende Betriebsmittel, die durchschnittliche Anzahl von 12 Prüflinge nicht überschreiten, wodurch sich somit ein bestimmter Ausführungszeitraum ergibt.

Soziale Nachhaltigkeit mit 10 % Gewichtung

• Im Sinne eines Ausbaus von Nachhaltigkeitsaspekten bei Beschaffungen ist die Bindung des Bieters an einen Tarifvertrag von Interesse, daher hat der Bieter zu erklären, ob und wenn ja, welcher Tarifvertrag bei ihm gilt.

Die Wertung der Angebote ergibt sich aus den Anlagen Bewertungsmatrix und im Preisblatt.

10. Bieterfragen Fragen zur Auftragsvergabe sind ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Deutschen Vergabeportals (www.dtvp.de) bis spätestens 28.09.2026, 12:00 MEZ an den Auftraggeber zu richten.

Die Fragen aller Bieter und die Antworten des Auftraggebers werden allen Bietern anonymisiert auf dem Deutschen Vergabeportal (www.dtvp.de) zur Verfügung gestellt.

Telefonische Auskünfte werden von der Vergabestelle nicht erteilt!

11. Rügen der Bieter Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Fehler, Widersprüchlichkeiten und/oder liegt aus Sicht des Bieters ein Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfahren vor, so hat der Bieter die Vergabestelle unverzüglich und vor Angebotsabgabe schriftlich auf elektronischem Weg darauf hinzuweisen.

[Seite 8]

Seite 8

Solche Hinweise und/oder Verfahrensrügen sind an folgende Adresse zu richten:

Goethe-Institut e.V. – Zentrale Abt. Zentrale Dienste, Bereich Recht E-Mail: vergabe@goethe.de

12. Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen Wettbewerbsbeschränkende Absprachen (gem. § 1 GWB – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) sind nicht zulässig, insbesondere Verabredungen oder Empfehlungen über • Gewinnaufschläge • Gewinnbeteiligung • die zu fordernden Preise • Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen u.ä. • Zahlungs-, Lieferungs- oder andere Vertragsbedingungen, soweit sie unmittelbar oder mittelbar den Preis beeinflussen, es sei denn, dass sie im Einzelfall nach Maßgabe des GWB ausnahmsweise zulässig sind • Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten.

13. Sonstiges Die dem Auftraggeber im Rahmen der Vergabe zugesandten Unterlagen, Muster, etc. werden nicht zurückgesandt und gehen, sofern nichts anderes vereinbart wird, ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über. Es wird darauf hingewiesen, dass nur die geforderten Unterlagen berücksichtigt werden und darüberhinausgehende Unterlagen nicht erwünscht sind.

Für die Teilnahme und Erstellung der Unterlagen erfolgt keine Kostenerstattung.