005-26_004 Vereinbarung Auftragsverarbeitung.pdf

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Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Als Anlage zum Vertrag vom [Datum]

• nachfolgend „Leistungsvereinbarung“ -

zwischen der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Ener- gie (BMWE), 10115 Berlin

• nachfolgend „Verantwortlicher“ - und

[Vertragspartner]

• nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ -

• beide nachfolgend gemeinsam „Vertragsparteien“ -

wird die folgende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen:

Mustervereinbarung zur Auftragsverarbeitung_BMWE v3.4 Stand 05_26

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Inhalt

Präambel ................................................................................................................ 3

§ 1 Anwendungsbereich ......................................................................................... 3

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts ................................................................. 3

§ 3 Verpflichtungen und Weisungsbefugnis ............................................................ 5

§ 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter .. 6

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle .......................... 6

§ 6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter .................................. 7

§ 7 Löschung und Rückgabe von Daten .................................................................. 8

§ 8 Subunternehmen .............................................................................................. 8

§ 9 Datenschutzkontrolle ....................................................................................... 9

§ 10 Haftung und Schadenersatz ............................................................................ 9

§ 11 Schlussbestimmungen .................................................................................... 9

Anhang 1 „Weisungsbefugnis“ ............................................................................. 11

Anhang 2 „Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)“ ................................ 12

Anhang 3 „Subunternehmen“ ............................................................................... 14

Anhang 4 „Meldungen von Datenschutzverstößen“ .............................................. 15

Anhang 5 „Selbsterklärung des Auftragnehmers“ ................................................ 18

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Präambel

Die Vertragsparteien sind mit dem Vertrag vom [Datum] ein Auftragsverarbeitungsverhältnis eingegangen. Um die sich hieraus ergebenden Rechte und Pflichten gemäß den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Ver- arbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richt- linie 95/46/EG - DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu konkretisieren, schließen die Vertragsparteien die nachfolgende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (nachfolgend „Vereinbarung“) .

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Die Vereinbarung findet Anwendung auf die Verarbeitung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) aller per- sonenbezogener Daten (im Folgenden: Daten), die Gegenstand der Leistungsvereinbarung sind oder im Rahmen von deren Durchführung anfallen und auf Weisung des Verantwortlichen verarbeitet werden. Nicht unter den Anwendungsbereich fallen Daten von Mitarbeitern des Auftragsverarbeiters, soweit sie ausschließlich das Beschäftigungsverhältnis mit dem Auf- tragsverarbeiter betreffen.

(2) Diese Vereinbarung gilt vorranging vor anderen Vereinbarungen und Abreden zwischen dem Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter, es sei denn, zwischen den Vertragsparteien wird ausdrücklich etwas anderes vereinbart.

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Gegenstand und Dauer der Auftragsverarbeitung sowie Umfang, Art und Zweck der vor- gesehenen Verarbeitung von Daten bestimmen sich nach der Leistungsvereinbarung, die dieser Vereinbarung angefügt ist.

Hiernach unterliegen den Regelungen dieser Vereinbarung folgende Verfahren zur Verarbei- tung personenbezogener Daten:

a. Unterstützung bei Förderaktivitäten bei der Umsetzung der Förderrichtlinie „Etablie- rung einer industriellen Bioökonomie durch die Weiterentwicklung und Skalierung bi- obasierter Verfahren sowie den Aufbau im Rahmen des Förderprogramms „Industri- elle Bioökonomie“ b. Unterstützende Leistungen bei der Betreuung der Dialogplattform „Industrielle Bioökonomie“, Betreuung des LinkedIn Kanals „Industrielle Bioökonomie“ sowie Be- treuung und Pflege der online-Karten der Best Practice-Beispiele und Modellregionen und Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen c. Daten werden insbesondere bei der Abwicklung der Fördervorhaben, bei der Auswer- tung eingereichter Best Practice-Beispiele und Modellregionen und bei der begleiten- den Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet.

Diese Verfahren untergliedern sich in folgende Verarbeitungsschritte:

a. Regelmäßige Speicherung von Daten von Förderinteressenten/Antragsteller für die Beratung und Förderfallbeurteilung vor, während und nach der Bewilligungsentschei- dung

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b. Regelmäßige Sichtung, Prüfung und Erfassung der von den Antragstellern zugeliefer- ten, erforderlichen Daten im Rahmen der Erfassung und Bearbeitung des Förderan- trags in den hierfür vorgesehenen DV-Systemen Diese Verarbeitungen verfolgen folgende Zwecke:

a. Beratung von Förderinteressenten durch den Auftraggeber bei der Programmumset- zung b. Skizzen- und Antragsbearbeitung c. Fachliche und administrative Abwicklung der Fördervorhaben d. Betreuung der Dialogplattform, Konzeption und Organisation von Veranstaltungen e. Unterstützung der BMWE-Öffentlichkeitsarbeit sowie des LinkedIn Kanals „industrielle Bioökonomie“ f. Fachliches Zuarbeiten (insbes. Erfassung und Auswertung von Best Practice-Beispie- len und Beispielregionen der industriellen Bioökonomie).

Die Verarbeitungsverfahren finden in folgendem Zeitraum statt:

Entsprechend der Laufzeit des PT-Vertrages: 01.01.2027-31.12.2029 (Grundlaufzeit), ggf. Verlängerung bis zum 31.12.2031.

(2) Folgende Arten personenbezogener Daten sind Gegenstand der Verarbeitung durch den Auftragsverarbeiter:

Personalstammdaten Kontakt-, bzw. Kommunikationsdaten Berufliche Funktion/Position Daten zu Fördervorhaben Personenbezogene Daten, die beim Ausfüllen von Förderformularen erhoben werden Personenbezogene Daten, die im Rahmen der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen erhoben werden Daten, die beim Ausfüllen der Fragebögen zur Erfassung der Best Practice-Beispielen und Mo- dellregionen erhoben werden Vertragsstammdaten

(3) Der Kreis der durch den Umgang mit ihren Daten betroffenen Personen ist (Kategorien betroffener Personen):

Antragsteller, die als Ansprechpartner für Förderanträge und bewilligte Förderprojekte fun- gieren oder in den Förderprojekten arbeiten; ca. 100 Personen p.a. Beschäftigte bei interessierten Unternehmen und Forschungseinrichtungen; ca. 180 Perso- nen p.a. Bei Unternehmen und Forschungseinrichtungen Beschäftigte, die auf Grundlage der hierfür vorgesehenen Fragebögen Best Practice-Beispiele und Modellregionen einreichen; ca. 40 Personen. Mitglieder der Dialogplattform „Industrielle Bioökonomie“; ca. 350 Personen Veranstaltungsteilnehmer; ca. 400 Personen p.a. Teilnehmer an Webinaren; ca. 250 Personen p.a. Interessenten für Newsletter, Mailings ca. 1.700 Personen p.a. (4) Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden keine besonderen Kategorien von Daten verarbeitet.

(5) Die verarbeiteten personenbezogenen Daten haben einen normalen Schutzbedarf.

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§ 3 Verpflichtungen und Weisungsbefugnis

(1) Die Vertragsparteien sind verpflichtet, die ihnen durch datenschutzrechtliche Vorschriften (insb. DSGVO) auferlegten Pflichten einzuhalten. Der Verantwortliche kann jederzeit die Her- ausgabe, Berichtigung, Anpassung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der Da- ten verlangen.

(2) Zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte der betroffenen Personen unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen angemessen, insbesondere durch die Gewährleis- tung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

(3) Soweit sich eine betroffene Person zwecks Geltendmachung eines Betroffenenrechts un- mittelbar an den Auftragsverarbeiter wendet, wird der Auftragsverarbeiter dieses Ersuchen unverzüglich an den Verantwortlichen weiterleiten.

(4) Der Auftragsverarbeiter darf Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Verant- wortlichen verarbeiten, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder des Mitgliedstaates, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden). In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wich- tigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO). Eine Weisung ist die auf einen bestimmten Umgang des Auftragsverarbeiters mit Daten gerichtete schriftliche, elektronische oder mündliche Anordnung des Verantwortlichen. Die Anordnungen sind zu do- kumentieren. Die Weisungen werden zunächst durch die Leistungsvereinbarung definiert und können von dem Verantwortlichen danach in dokumentierter Form durch eine einzelne Wei- sung geändert, ergänzt oder ersetzt werden.

(5) Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auf- tragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange aus- zusetzen, bis sie von Seiten des Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. Die weisungs- berechtigten Personen auf Seiten des Verantwortlichen sowie die zum Empfang der Weisungen berechtigten Personen auf Seiten des Auftragsverarbeiters sowie die vorgesehenen Informa- tionswege sind im Anhang 1 „Weisungsbefugnis“ festgelegt.

(6) Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes mit Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren.

(7) Auskünfte an Dritte oder die betroffene Person darf der Auftragsverarbeiter nur nach vor- heriger ausdrücklicher schriftlicher (oder dokumentierter elektronischer) Zustimmung durch den Verantwortlichen erteilen, es sei denn er ist nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats zur Herausgabe verpflichtet.

(8) Der Auftragsverarbeiter verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbeson- dere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben, es sei denn er ist nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats zur Herausgabe verpflichtet. Kopien und Duplikate wer- den ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt.

(9) Der Verantwortliche führt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten i.S.d. Art. 30 Abs. 1 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Wunsch Informati- onen zur Aufnahme in das Verzeichnis zur Verfügung. Der Auftragsverarbeiter führt entspre- chend den Vorgaben des Art. 30 Abs. 2 DSGVO ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung.

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(10) Die Verarbeitung der Daten im Auftrag des Verantwortlichen findet ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt. Jede Übermittlung von Daten durch den Auf- tragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage schriftlicher (oder dokumentierter elektronischer) Weisungen des Verant- wortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der DSGVO im Einklang stehen. Die grundlegenden Voraussetzungen für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleiben unberührt.

(11) Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass ihm unterstellte natürliche Personen, die Zu- gang zu Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten. Eine Verar- beitung von Daten außerhalb der Betriebsräume des Auftragsverarbeiters (z.B. Telearbeit, Heimarbeit, Home Office, mobiles Arbeiten) bedarf der vorherigen ausdrücklichen schriftlichen (oder dokumentierten elektronischen) Zustimmung des Verantwortlichen, die erst nach Fest- legung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen für die Verarbeitungssi- tuation erteilt werden kann.

§ 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter

(1) Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Ver- schwiegenheitspflicht unterliegen und weist dies dem Verantwortlichen auf Wunsch nach. Dies umfasst auch die Belehrung über die in diesem Auftragsverarbeitungsverhältnis beste- hende Weisungs- und Zweckbindung.

(2) Die Vertragsparteien unterstützen sich gegenseitig beim Nachweis und der Dokumentation der ihnen obliegenden Rechenschaftspflicht im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung einschließlich der Umsetzung der notwendigen technischen und organisa- torischen Maßnahmen (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen hierzu bei Bedarf entsprechende Informationen zur Verfügung.

(3) Sofern der Auftragsverarbeiter der gesetzlichen Pflicht zur Benennung einer bzw. eines Datenschutzbeauftragte/n unterliegt, sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten dem Verantwortlichen zum Zwecke der direkten Kontaktaufnahme mitzuteilen. Unterliegt der Auftragsverarbeiter nicht der Benennungspflicht, teilt er dem Verantwortlichen die Kontaktda- ten eines Ansprechpartners für den Datenschutz mit. Die Kontaktdaten sind in den Anhang 1 „Weisungsbefugnis“ aufzunehmen.

(4) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörden oder falls eine Aufsichtsbehörde im Rahmen ihrer Zuständigkeit bei dem Auftragsverarbeiter anfragt, ermittelt oder sonstige Erkundigungen ein- zieht.

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle

(1) Die Vertragsparteien vereinbaren die in dem Anhang 2 „Technisch-organisatorische Maß- nahmen“ zu dieser Vereinbarung niedergelegten konkreten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Die Anhänge „Technisch-organisatorische Maßnahmen“ (Anhang 2) und die Selbsterklärung des Auftragsverarbeiters zur wirksamen Behandlung von Risiken für den Datenschutz (Anhang 5) sind Gegenstand dieser Vereinbarung.

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(2) Ergibt eine Prüfung des Verantwortlichen einen Anpassungsbedarf der vom Auftragsverar- beiter zu ergreifenden technisch-organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO, sind die Anpassungen vom Auftragsverarbeiter umzusetzen.

(3) Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. In- soweit ist es dem Auftragsverarbeiter gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzuset- zen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der in dem Anhang 2 „Technisch-organisatorische Maß- nahmen (TOM)“ festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderun- gen sind zu dokumentieren.

(4) Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung der in dieser Vereinbarung getroffenen und der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind. Er wird insbesondere Überprüfungen/ In- spektionen, die vom Verantwortlichen oder einem von diesem beauftragten Prüfer durchge- führt werden, ermöglichen und deren Durchführung unterstützen.

(5) Die Überprüfung kann auch auf der Grundlage vorgelegter aktueller Testate, von Berichten hinreichend qualifizierter und unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, unabhängige Datenschutzauditoren), durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln nach Art. 40 DSGVO, einer Zertifizierung nach Art. 42 DSGVO oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit erfolgen. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen über den Ausschluss von genehmigten Verhaltensregeln gemäß Art. 41 Abs. 4 DSGVO, den Widerruf einer Zertifizierung gemäß Art. 42 Abs. 7 DSGVO und jede andere Form der Aufhebung oder wesentlichen Änderung der vorgenannten Nachweise unverzüglich zu unterrichten.

(6) Die Überprüfung kann auch durch eine Inspektion vor Ort erfolgen. Der Verantwortliche kann sich hierzu in den Betriebsstätten des Auftragsverarbeiters zu den üblichen Geschäfts- zeiten ohne Störung des Betriebsablaufs von der Angemessenheit der Maßnahmen zur Einhal- tung der gesetzlichen Vorgaben oder der zur Durchführung dieser Vereinbarung erforderlichen technischen und organisatorischen Erfordernisse überzeugen.

(7) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen darüber hinaus alle erforderlichen In- formationen zur Verfügung, die er für die Prüfungen nach Absatz 4 sowie für eine Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz der Daten (Datenschutz- Folgenabschätzung i.S.d. Art. 35 DSGVO) benötigt.

(8) Der Auftragsverarbeiter hat im Benehmen mit dem Verantwortlichen alle erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten bzw. der Sicherheit der Verarbeitung, insbesondere auch unter Berücksichtigung des Stands der Technik sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene, zu ergreifen.

§ 6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen umgehend bei schwerwiegenden Störungen seines Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Verstöße gegen diese Vereinbarung sowie gesetzliche Datenschutzbestimmungen, bei Verstößen gegen solche Bestimmungen oder an- deren Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Verantwortlichen. Dies gilt ins- besondere im Hinblick auf die Meldepflicht nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO sowie auf korrespon- dierende Pflichten des Verantwortlichen nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der Auftragsverar- beiter sichert zu, den Verantwortlichen erforderlichenfalls bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen. Der Auftragsverarbeiter sichert insbesondere

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zu, in diesen Fällen den Anhang 4 „Meldung von Datenschutzverstößen“ unverzüglich auszu- füllen und dem Verantwortlichen zu übersenden. Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den Verantwortlichen darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung gem. § 3 dieser Vereinbarung durchführen.

§ 7 Löschung und Rückgabe von Daten

(1) Überlassene Datenträger und Datensätze verbleiben im Eigentum des Verantwortlichen.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistungen oder früher nach Aufforderung durch den Verantwortlichen, jedoch spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung, hat der Auftragsverarbeiter sämtliche im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitete personen- bezogene Daten dem Verantwortlichen zurückzugeben oder nach vorheriger Zustimmung des Verantwortlichen datenschutzgerecht zu löschen bzw. zu vernichten. Dies umfasst insbeson- dere dem Auftragsverarbeiter überlassene Daten, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungser- gebnisse sowie Datenbestände (wie auch hiervon gefertigte Kopien oder Reproduktionen), die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen. Eine weitere Speicherung ist nur zu- lässig, wenn hierzu eine Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitglied- staats besteht. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Ein Löschungsprotokoll ist dem Verantwortlichen auf Anforderung vorzulegen.

(3) Der Auftragsverarbeiter kann Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ord- nungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen bis zu deren Ende auch über das Vertragsende hinaus aufbewahren. Alternativ kann er sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Verantwortlichen übergeben. Für die nach Satz 1 aufbewahrten Daten gelten nach Ende der Aufbewahrungsfrist die Pflichten nach Absatz 2.

§ 8 Subunternehmen

(1) Der Auftragsverarbeiter darf weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmen) nur nach ei- nem der nachfolgenden Verfahren einsetzen:

☒ Der Auftragsverarbeiter darf keinen seiner Verarbeitungsvorgänge, die er im Auftrag des Verantwortlichen gemäß dieser Vereinbarung durchführt, ohne vorherige geson- derte schriftliche (oder dokumentierte elektronische) Genehmigung des Verantwortli- chen an einen Subunternehmer untervergeben. Der Auftragsverarbeiter reicht den An- trag für die gesonderte Genehmigung mindestens vier Wochen vor der Beauftragung des betreffenden Subunternehmers zusammen mit den Informationen ein, die der Ver- antwortliche benötigt, um über die Genehmigung zu entscheiden. Die Liste der vom Verantwortlichen genehmigten Subunternehmer findet sich im Anhang 3 „Subunter- nehmen“. Die Vertragsparteien halten diesen Anhang jeweils auf dem neuesten Stand.

☐ Der Auftragsverarbeiter erhält die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Subunternehmen, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Subunternehmen und räumt dem Verant- wortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des betreffenden Sub- unternehmens Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auf- tragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Ver- fügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

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Nicht als Leistungen von Subunternehmen im Sinne dieser Regelung gelten Dienstleistungen, die der Auftragsverarbeiter bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung der Auftragsdurch- führung in Anspruch nimmt, beispielsweise Telekommunikationsdienstleistungen. Der Auf- tragsverarbeiter ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Verantwortlichen auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Wenn Subunternehmen durch den Auftragsverarbeiter eingeschaltet werden, hat der Auf- tragsverarbeiter sicherzustellen, dass seine vertraglichen Vereinbarungen mit dem Subunter- nehmen so gestaltet sind, dass das Datenschutzniveau mindestens der Vereinbarung zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter entspricht und alle vertraglichen und ge- setzlichen Vorgaben beachtet werden; dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung eines ange- messenen Sicherheitsniveaus der Verarbeitung.

(3) Dem Verantwortlichen sind in der vertraglichen Vereinbarung mit dem Subunternehmen Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung einzuräumen. Ebenso ist der Verantwortlichen berechtigt, auf schriftliche (oder dokumentierte elektronische) Anforde- rung vom Auftragsverarbeiter Auskunft über den Inhalt des mit dem Subunternehmen ge- schlossenen Vertrages und die darin enthaltene Umsetzung der datenschutzrelevanten Ver- pflichtungen des Subunternehmens zu erhalten.

(4) Kommt das Subunternehmen seinen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nicht nach, so haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten des Subunternehmens. Der Auftragsverarbeiter hat in diesem Falle auf Verlangen des Verantwortlichen die Beschäftigung des Subunternehmens ganz oder teilweise zu beenden oder das Vertragsverhältnis mit dem Subunternehmen zu lösen, wenn und soweit dies nicht unverhältnismäßig ist.

§ 9 Datenschutzkontrolle

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, der/dem Datenschutzbeauftragten des Verantwort- lichen zur Erfüllung ihrer bzw. seiner jeweiligen gesetzlichen zugewiesenen Aufgaben im Zu- sammenhang mit diesem Auftrag Zugang zu den üblichen Geschäftszeiten zu gewähren. Er duldet insbesondere Betretungs-, Einsichts- und Fragerechte einschließlich der Einsicht in durch Berufsgeheimnisse geschützte Unterlagen. Er wird seine Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter anweisen, mit dem/ der Datenschutzbeauftragten zu kooperieren, insbesondere ihre bzw. seine Fragen wahrheitsgemäß und vollständig zu beantworten. Die nach Gesetz bestehenden Verschwiegenheitspflichten und Zeugnisverweigerungsrechte der Genannten bleiben davon unberührt.

§ 10 Haftung und Schadenersatz

Auf Artikel 82 DSGVO wird bezüglich der Haftung und des Rechts auf Schadenersatz verwie- sen.

§ 11 Schlussbestimmungen

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(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung und aller ihrer Bestandteile - ein- schließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragsverarbeiters - bedürfen einer schriftlichen Ver- einbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfor- dernis.

(2) Sollten einzelne Regelungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung tritt die entsprechende gesetzliche Regelung. Soweit eine solche Regelung nicht existiert, gilt diejenige Regelung als vereinbart, die dem von den Ver- tragsparteien bei sachgerechter Abwägung ihrer beiderseitigen Interessen nach Treu und Glauben redlicherweise gewollten Inhalt am nächsten kommt (ergänzende Vertragsausle- gung). Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Ver- einbarung als lückenhaft erweist.

Datum, Ort Datum, Ort

Unterschrift (Verantwortlicher) Unterschrift (Auftragsverarbeiter)

Name, Vorname, Funktion Name, Vorname, Funktion

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Anhang 1 „Weisungsbefugnis“

zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vom [Datum] zwischen XXXXXX XXXX und [Vertragspartner]

§ 3 Abs. 5 S. 3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verweist zur Konkretisierung der weisungsberechtigten und empfangsberechtigten Personen auf diesen Anhang.

Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auf- tragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange aus- zusetzen, bis sie von Seiten des Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. Die weisungs- berechtigten Personen auf Seiten des Verantwortlichen sowie die zum Empfang der Weisungen berechtigten Personen auf Seiten des Auftragsverarbeiters sowie die vorgesehenen Informa- tionswege sind nachfolgend festgelegt.

Weisungsberechtigte Personen auf Seiten des Verantwortlichen:

 Fachreferat , X (Weisungsbefugter)  Fachreferat , XX (Stelllvertreter)  …

Zum Empfang der Weisungen berechtigte Personen auf Seiten des Auftragsverar- beiters:

 Y (für … Bereich)  YY (für … Bereich)  YYY (Stellvertreter)  …

Vorgesehene Informationswege, wenn Weisung nach Meinung des Auftragsverar- beiters gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt: [Zutreffendes bitte ankreuzen]

☐ schriftliche und/oder

☒ elektronische und/oder

☐ mündliche Information

Weisungen (auch mündliche Weisungen) sind durch die Vertragsparteien zu dokumentieren. Änderungen bei den weisungsbefugten Personen, den zum Weisungsempfang berechtigten Personen und bei den vorgesehenen Informationswegen sind dem Vertragspartner entspre- chend unverzüglich anzuzeigen.

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte/r oder Ansprechperson für den Datenschutz beim Auftragsverarbeiter:

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Anhang 2 „Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)“

zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vom [Datum] zwischen XXXXX XXXX und [Vertragspartner]

§ 5 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verweist zur Konkretisierung der technisch- organisatorischen Maßnahmen auf diesen Anhang.

§ 1 Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen Die Vertragspartner sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchzuführen, dass die Verarbeitung der Daten im Einklang mit den gesetzlichen Anfor- derungen erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person in angemessener Form gewährleistet ist.

§ 2 Innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation des Auftragsverarbeiters Der Auftragsverarbeiter wird seine innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden Daten oder Datenkategorien geeignet sind.

§ 3 Konkretisierung der Einzelmaßnahmen (1) Im Einzelnen werden folgende Maßnahmen bestimmt, die der Umsetzung der Vorgaben des Art. 32 DSGVO dienen:

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(2) Es ist ein Verfahren zu etablieren, das eine regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der zum Einsatz kommenden technischen und organisatorischen Maßnahmen durch die Vertragsparteien ermöglicht.

(3) Falls vorhanden, werden folgende Nachweise dieser Vereinbarung angefügt: [Zutreffendes bitte ankreuzen]

☐ Einhaltung von Verhaltensregeln nach Artikel 40 DSGVO ☐ Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO ☐ Prüfberichte, Testate etc. unabhängiger Prüfer, bspw. Wirtschaftsprüfer, Auditoren, Datenschutzbeauftragte etc. ☐ geeignete Zertifizierung durch einen Auditprozess

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Anhang 3 „Subunternehmen“

§ 8 Abs. 1 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verweist hinsichtlich der vom Verant- wortlichen genehmigten Subunternehmer auf diesen Anhang.

Nach § 8 Abs. 1 S. 2 der Vereinbarung sind die zur Erfüllung dieser Vereinbarung bereits hinzugezogenen Subunternehmen zu bezeichnen. Gem. § 8 Abs. 1 S. 3 der Vereinbarung erklärt sich der Verantwortliche mit deren Beauftragung einverstanden.

Subunternehmen Datum des Abschlus- (Teil-)Leistungsge- Datenschutzbeauf- (Name, Anschrift ses der Vereinbarung genstand im Rahmen tragte/r des Subun- bzw. Sitz) zur Auftragsverarbei- der Auftragsverarbei- ternehmers (Name, tung tung Anschrift)

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Anhang 4 „Meldungen von Datenschutzverstößen“

Meldung von Datenschutzverstößen (Art. 33 DSGVO)

Bitte befüllen Sie jedes Feld, da dies zu einer besseren Ersteinschätzung des Sachverhalts beiträgt.

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Anhang 5 „Selbsterklärung des Auftragnehmers“

Hinweis:

Die Selbsterklärung des Auftragsverarbeiters zur methodischen Herleitung der TOM i.S.d. Anhangs 2 ist vom Auftragsverarbeiter mit Briefkopf zu versehen und zu unterschreiben.

Die Unterzeichnung erfolgt durch den Dienstleister nach gesetzlichen Vertretungsregelungen einschließlich Prokura. Die Selbsterklärung wird Anhang der AV-V.

Betreff: Selbsterklärung zur wirksamen Behandlung von Datenschutzrisiken (Anhang xxx zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vom xxx)

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit bestätigt die/der xxx, dass die nach den üblichen Methodiken (z.B. SDM i.V.m. ISO 2700X, BSI IT-Grundschutz) ermittelten Risiken bei der Datenverarbeitung mittels Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen („TOM“) wirksam behandelt werden, dass diese den Stand der Technik berücksichtigen und ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Der/Die xxx dokumentiert dies nachweislich, überprüft dies regelmäßig und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor.“

Datum, Unterschrift

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