[Seite 1]

IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH • Breiter Weg 173 • 39104 Magdeburg

Maßgaben für die Projektabwicklung – Nutzung von CDE und Koppla

Kontakt Telefon E-Mail Datum Johannes Höber +49 391 99001528 hoeber@ips-lsa.de 27.03.2026

Inhalt

Projektabwicklung, Kommunikation und Projektbesprechungen in der CDE ...............................1
Projektübergreifende Terminplanung mit Koppla ........................................................................3
Projektabwicklung, Kommunikation und Projektbesprechungen in der CDE Die Projektabwicklung erfolgt vollständig digital unter Nutzung einer durch den Auftraggeber vorgegebenen Common Data Environment (CDE) auf Basis von Aconex (Oracle). Die CDE dient als zentrale, verbindliche Plattform für das Management sämtlicher projektbezogener Informationen, Dokumente, Modelle, Protokolle, Kostenstände, Prüf- und Freigabeprozesse sowie der gesamten Projektkommunikation. Ziel ist die Schaffung einer einheitlichen, transparenten und revisionssicheren Datenbasis („Single Source of Truth“) für alle Projektbeteiligten.

Die Nutzung der CDE ist für alle Projektbeteiligten verpflichtend. Sämtliche projektrelevanten Unterlagen, einschließlich Planunterlagen, Berichte, Protokolle, Nachträge, Freigaben, Besprechungsdokumentationen und Entscheidungsgrundlagen, sind ausschließlich über die CDE zu erstellen, auszutauschen, zu versionieren und zu archivieren. Eine projektbezogene Kommunikation außerhalb der CDE ist grundsätzlich unzulässig, sofern sie nicht ausnahmsweise durch den Auftraggeber freigegeben wird.

Die Projektsteuerung übernimmt im Rahmen ihrer Leistungen eine zentrale Steuerungs-, Kontroll- und Qualitätssicherungsfunktion hinsichtlich der Anwendung der CDE durch alle Projektbeteiligten. Dies umfasst insbesondere die Überwachung der Einhaltung der vorgegebenen Namenskonventionen, Metadaten, Dokumentenkodierungen, Transmittal- Prozesse sowie der definierten Workflows und Freigabeprozesse. Verstöße gegen die Vorgaben sind durch die Projektsteuerung zu identifizieren, zu dokumentieren und gegenüber den jeweiligen Projektbeteiligten nachzuhalten.

Organisation der Projektbesprechungen

Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sämtlicher Projektbesprechungen erfolgt CDE-basiert. Die Projektsteuerung ist verantwortlich für die digitale Organisation der Besprechungsprozesse und die strukturierte Ablage der Besprechungsunterlagen innerhalb der CDE.

Dies umfasst insbesondere:

[Seite 2]

• Terminorganisation und Einladung der Projektbeteiligten unter Nutzung der in der CDE hinterlegten Verteilerstrukturen,

• Bereitstellung der Besprechungsunterlagen (Agenda, Präsentationen, Planstände, Entscheidungsgrundlagen) vorab in der CDE,

• Protokollführung in strukturierter digitaler Form,

• fristgerechte Ablage der freigegebenen Protokolle im Dokumentenmodul der CDE unter Einhaltung der Namenskonventionen und Metadaten,

• Nachverfolgung von Aufgaben, Beschlüssen und offenen Punkten über die vorgesehenen CDE-Module (z. B. Aufgaben, Workflows, Prozessberichte).

Besprechungsprotokolle gelten erst dann als formal übermittelt und verbindlich, wenn diese über die CDE eingestellt, korrekt benannt, versioniert und mittels Transmittal an die definierten Adressaten verteilt wurden. Die Projektsteuerung stellt sicher, dass stets die aktuelle Version der Protokolle und Entscheidungsstände für alle Beteiligten nachvollziehbar verfügbar ist.

CDE-gestützte Zusammenarbeit und Informationsmanagement

Die CDE unterstützt die Kollaboration durch zentrale Dokumentenablage, Versionierung, Kommentierung und rollenbasierte Zugriffsrechte. Jede Änderung an Dokumenten wird versioniert und nachvollziehbar dokumentiert, sodass jederzeit Transparenz über den aktuellen Planungs- und Informationsstand besteht. Die Projektsteuerung hat sicherzustellen, dass ausschließlich freigegebene und aktuelle Dokumentenstände im Projekt verwendet werden und ein Arbeiten auf unterschiedlichen Datenständen ausgeschlossen wird.

Darüber hinaus ist das Kostenmodul der CDE als zentrales Instrument für Kostensteuerung, Prognose und Verknüpfung mit Verträgen, Nachträgen und Dokumentationen zu verwenden und federführend durch die Projektsteuerung zu pflegen. Ebenso sind die Module Dokumente, Mail, Workflows, Modelle, Pakete und Prozessberichte projektspezifisch anzuwenden und in ihrer Nutzung kontinuierlich durch die Projektsteuerung zu überwachen und zu strukturieren.

Testphase, Schulung und Weiterentwicklung der CDE-Prozesse

Unmittelbar nach Projektstart ist eine verpflichtende Testphase der CDE durchzuführen, in der alle Projektbeteiligten die Nutzung der Plattform (Dokumentenablage, Transmittals, Workflows, Kommunikation, Modellstapel, Freigabeprozesse) nachweisen. Die Projektsteuerung begleitet diese Testphase organisatorisch und stellt die Funktionsfähigkeit der abgestimmten digitalen Projektprozesse sicher. Anpassungen der Workflows und CDE- Strukturen zur Effizienzsteigerung können im Projektverlauf in Abstimmung mit dem Auftraggeber fortlaufend erfolgen.

Verbindlichkeit der CDE-Handlungsanweisung

Die „Handlungsanweisung CDE FIAST – Grundlagen zur Nutzung des Common Data Environment (CDE), Stand 01.02.2026“ ist verbindlicher Bestandteil der Projektorganisation und wird als Anlage zur Projektbeschreibung beigefügt. Sämtliche Leistungen der

Seite 2 von 3

[Seite 3]

Projektsteuerung sowie der übrigen Projektbeteiligten sind in Übereinstimmung mit den darin definierten Prozessen, Namenskonventionen, Rollen- und Rechtekonzepten sowie Dokumentationsanforderungen zu erbringen.

Projektübergreifende Terminplanung mit Koppla Für die übergeordnete Terminplanung, Terminsteuerung und Terminverfolgung wird projektübergreifend die webbasierte Terminplanungssoftware „Koppla“ verbindlich eingesetzt. Die Projektlizenz wird durch den Auftraggeber bereitgestellt und den Projektbeteiligten zur Nutzung zur Verfügung gestellt.

Die Projektsteuerung ist für den Aufbau, die Pflege, Fortschreibung und Auswertung des integrierten Terminplans in Koppla verantwortlich. Hierzu gehören insbesondere die Abbildung der Gesamtterminstruktur (Meilensteine, Planungs-, Vergabe- und Ausführungsprozesse), die Verknüpfung der Teilterminpläne der Projektbeteiligten sowie die kontinuierliche Terminverfolgung einschließlich Soll-Ist-Vergleich, Prognosen und Abweichungsanalysen.

Alle Projektbeteiligten sind verpflichtet, ihre terminrelevanten Informationen, Planungs- und Ausführungsstände sowie Fortschrittsmeldungen fristgerecht in Abstimmung mit der Projektsteuerung zur Integration in die Terminplanung bereitzustellen. Die Terminsteuerung erfolgt dabei transparent und nachvollziehbar über Koppla als zentrales Projektsteuerungsinstrument für Terminmanagement, Reporting und Entscheidungsgrundlagen.

Die in Koppla geführten Terminpläne gelten als maßgebliche und verbindliche Grundlage für das projektbezogene Termincontrolling, das Berichtswesen sowie die Vorbereitung von Projekt- und Steuerungsbesprechungen. Schnittstellen zur CDE sind durch die Projektsteuerung organisatorisch sicherzustellen, insbesondere hinsichtlich der Ablage freigegebener Terminpläne und Terminberichte in der CDE.

Seite 3 von 3

Maßgaben für die Projektabwicklung – Nutzung von CDE und Koppla.pdf