01 Verfahrensbrief PSL Neubau des Finanzamtes Staßfurt_27.03.2026.pdf

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Auftraggeber: IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH

Vergabeverfahren: Projektsteuerungsleistungen für den Neubau des Fi- nanzamtes Staßfurt

Verfahrensbrief

Stand: 27.03.2026

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1. Projektbeteiligte 4 1.1. Auftraggeber und Bauherr 4 1.2. Bauherrenvertretung 4 1.3. Vergabestelle 4

2. Kommunikation 5

3. Auftragsgegenstand 5

3.1. Grundleistungen 6

3.2. Projektspezifische Leistungen 6

3.3. Besondere Leistungen gemäß AHO Nr. 9 Kap. 5 und AHO Nr. 19 Kap. 9 (gemäß Leistungskatalog) 7

3.4. Sonstige Leistungen 7

3.4.1. BNB-Koordination durch die Projektsteuerung 7 3.4.2. Zusammenführung einer funktionalen Leistungsbeschreibung (FLB)...................................................................................9 3.4.3. Architekturwettbewerb nach RPW 10 3.4.4. Bieterkonzepte im Rahmen der Vergabeverfahren (Fachplaner und Generalunternehmer) 11 3.5. Besonderheiten bei Einsatz von Kumulativleistungsträgern (Einzelplaner und GU ab LPH 5) 13 4. Verfahrensart / -ziel 13 5. Bezeichnung innerhalb dieses Verfahrensbriefes / Verfahrensleitfadens 14

6. Ausgangslage 14

6.1. Vorstellung des Auftraggebers IPS 14 6.2. Projektbeschreibung 14 6.3. Terminplanung 17

7. Phase I – Teilnahmewettbewerb 17

7.1. Einreichung Teilnahmeantrag 17 7.2. Bewerbergemeinschaften 18

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7.3. Eignungsleihe und Untervergabe 18 7.4. Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages 19

8. Phase II – Angebots- und Verhandlungsphase 21

8.1.1 Konzept – Aufgabenspezifische Herangehensweise 21 8.1.2 Konzept – Projektorganisation 22 8.1.3 Preis 22 9. Ergänzende Erläuterungen 22 10. Verhandlungen 23 11. Abschluss der Verhandlungsphase / Aufforderung zur Abgabe von finalen Angeboten 24

11.1. Finale Angebote 24

11.2. Form und Frist der Angebotseinreichung 25

11.3. Nebenangebote 25

11.4. Bieterfragen 25

11.5. Allgemeine Bestimmungen 26

12. Zuschlagskriterien 26
13. Bindefrist 27
14. Rahmentermine 27
15. Schlussbestimmungen 28
16. Nachprüfungsstelle 28
17. Vertraulichkeit 28

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1. Projektbeteiligte

1.1. Auftraggeber und Bauherr

Auftraggeber und Bauherr ist die IPS Immobilien- und Projektmanagementge- sellschaft Sachsen-Anhalt, vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Thomas Poege, Breiter Weg 173, 39104 Magdeburg

1.2. Bauherrenvertretung

Johannes Höber, Projektleiter der IPS Daniel Trautewig, Projektleiter der IPS

1.3. Vergabestelle

Leinemann Partner Rechtsanwälte mbB Rechtsanwälte Marco Hohensee, und Dr. Helena Sitz Friedrichstr. 185-190 10117 Berlin E-Mail: fiast@leinemann-partner.de

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2. Kommunikation

Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform „Deut- sche eVergabe“ (https://www.deutsche-evergabe.de).

Rückfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform zulässig! Teilnah- meanträge sowie Angebote sind ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen! Sofern der Auftraggeber während des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt oder zusätzliche Informationen bereit- stellt, wird die Vergabestelle diese auf der Vergabeplattform (https://www.deutsche-evergabe.de) hochladen. Die nicht registrierten Be- werber werden hierüber nicht gesondert informiert. Es obliegt den nicht re- gistrierten Bewerbern, regelmäßig zu prüfen, ob auf der Vergabeplattform neue Informationen bereitstehen.

3. Auftragsgegenstand

Grundlage der Leistungserbringung ist das stufenübergreifende Leistungsbild Projektsteuerung gemäß § 2 des AHO-Heftes „Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft“ in der jeweils vertraglich vereinbarten Fas- sung. Sofern im Vertrag keine abweichenden Regelungen getroffen werden, gelten die dort definierten Grundleistungen als vollständig vereinbart.

Das stufenübergreifende Leistungsbild aggregiert die Projektsteuerungsleis- tungen über sämtliche Projektstufen und gliedert diese in die fünf Handlungs- bereiche:

• A Organisation • B Qualitäten • C Kosten • D Termine • E Verträge

Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, umfasst die Beauftragung sämt- liche Handlungsbereiche und Projektstufen. Das im AHO enthaltene stufen- gegliederte Leistungsbild (Anhang B) dient bei Zweifelsfragen zum Leistungs- inhalt als Auslegungshilfe.

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Die Projektsteuerung erbringt ihre Leistungen entsprechend den im Leis- tungsbild definierten Tätigkeitsarten, insbesondere Analysieren und Bewer- ten, Aufstellen, Mitwirken, Prüfen, Überprüfen, Steuern, Umsetzen und Fort- schreiben. Dabei handelt es sich im Regelfall um koordinierende, steuernde und qualitätssichernde Leistungen, nicht um originäre Planungsleistungen einzelner Fachdisziplinen.

3.1. Grundleistungen

Die Grundleistungen umfassen insbesondere:

• die Organisation und Strukturierung des Gesamtprojektes einschließlich Kommunikations-, Entscheidungs- und Änderungsmanagement, • die Steuerung der Qualitäten und Sicherstellung der Zielerreichung in Abstimmung mit Auftraggeber und Planungsteam, • die Kostensteuerung einschließlich Überwachung, Prognose und Mitwir- kung bei Zielanpassungen, • die Terminsteuerung mit Aufstellung und Fortschreibung der Steuerungs- terminplanung, • die Mitwirkung bei Vergabe- und Vertragsprozessen sowie die Unterstüt- zung bei der Durchsetzung vertraglicher Verpflichtungen.

3.2. Projektspezifische Leistungen

Ergänzend zu den Grundleistungen werden projektspezifische Konkretisie- rungen, Ergänzungen und ggf. Besondere Leistungen in einem gesonderten, dem Vertrag beigefügten Leistungskatalog detailliert beschrieben und zur Verpreisung ausgewiesen. Dieser Leistungskatalog konkretisiert den Umfang der zu erbringenden Leistungen projektbezogen und dient als Grundlage für die Honorarermittlung und Abrechnung.

Soweit projektspezifische Anpassungen des Leistungsbildes erforderlich sind, sind diese ausdrücklich zu vereinbaren; in diesem Fall sind die Honoraran- sätze entsprechend zu überprüfen und anzupassen.

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3.3. Besondere Leistungen gemäß AHO Nr. 9 Kap. 5 und AHO Nr. 19 Kap. 9 (gemäß Leistungskatalog)

Ergänzend zu den Grundleistungen der Projektsteuerung nach AHO werden die im beigefügten Leistungskatalog ausgewiesenen Besonderen Leistungen gemäß AHO Nr. 9 Kapitel 5 sowie AHO Nr. 19 Kapitel 9 projektspezifisch ver- einbart und gesondert verpreist.

Die Besonderen Leistungen resultieren aus den erhöhten Anforderungen des Projektes (öffentlicher Hochbau, BNB-Zertifizierung, CDE-basierte Projektab- wicklung, funktionale Leistungsbeschreibung, komplexe Vergabe- und Ab- stimmungsprozesse) und gehen über den Standardumfang der Grundleistun- gen hinaus. Die im Leistungskatalog aufgeführten Besonderen Leistungen konkretisieren den projektspezifischen Leistungsumfang, dienen der klaren Abgrenzung zu den AHO-Grundleistungen und bilden die verbindliche Grund- lage für Beauftragung, Verpreisung und Abrechnung. Sie sind im Auftragsfall integraler Bestandteil der Gesamtprojektsteuerung und in die Handlungsbe- reiche Organisation, Qualitäten, Kosten, Termine und Verträge zu integrieren.

3.4. Sonstige Leistungen

3.4.1. BNB-Koordination durch die Projektsteuerung

Für das Bauvorhaben Neubau Finanzamt Staßfurt ist eine Zertifizierung nach dem Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen (BNB) für Büro- und Verwal- tungsgebäude anzustreben. Als Mindestziel wird eine Zertifizierung mit dem Qualitätsniveau „BNB Silber“ festgelegt. Darüber hinaus ist im Projektverlauf auf Grundlage der jeweils vorliegenden Planung zu prüfen, ob auch eine Zer- tifizierung mit dem Qualitätsniveau „BNB Gold“ erreichbar ist. Die Prüfergeb- nisse sind zu bewerten, dem Auftraggeber als Entscheidungsgrundlage auf- zubereiten und – bei entsprechender Zielentscheidung – in Form konkreter Maßnahmen weiterzuverfolgen. Die Anforderungen der Nachhaltigkeitszertifi- zierung sind integraler Bestandteil der Projektziele und in sämtlichen Projekt- stufen, Planungs- und Ausführungsphasen sowie im Projektcontrolling syste- matisch zu berücksichtigen.

Die BNB-Koordination wird als besondere, projektübergreifende Steuerungs- leistung durch die Projektsteuerung übernommen. Diese fungiert als zentrale Koordinations- und Schnittstelleninstanz zwischen Auftraggeber, Nutzer, Pla- nungsteam, Fachgutachtern und der Konformitätsprüfungsstelle und stellt si- cher, dass die Anforderungen des Bewertungssystems Nachhaltiges Bauen

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frühzeitig, vollständig und nachvollziehbar in Planung, Vergabe, Ausführung und Dokumentation integriert werden.

Zu Beginn des Projektes ist durch die Projektsteuerung in Abstimmung mit dem Auftraggeber, den Nutzern sowie den maßgeblichen Projektbeteiligten eine Zielvereinbarung zu den BNB-Kriterien zu erarbeiten und fortzuschrei- ben. Auf dieser Grundlage sind die projektspezifischen Nachhaltigkeitsanfor- derungen in Form eines Nachhaltigkeitspflichtenheftes zu strukturieren und verbindlich in die Planungs- und Vergabeprozesse zu integrieren. Dabei ist sicherzustellen, dass die für die Zertifizierung erforderlichen Leistungen, Nachweise und Dokumentationen rechtzeitig beauftragt, koordiniert und qua- litätsgesichert erbracht werden.

Die Projektsteuerung übernimmt die kontinuierliche fachliche und organisato- rische Begleitung des Zertifizierungsprozesses über alle Projektphasen hin- weg. Dies umfasst insbesondere die Beratung des Auftraggebers und des Planungsteams zu den Anforderungen der BNB-Zertifizierung, die Koordina- tion der Erstellung erforderlicher Konzepte und Nachweise (u. a. zu Ökobi- lanz, Lebenszykluskosten, Energie, Wasser, Material, Nutzerkomfort und Ge- sundheit), die Integration der Nachhaltigkeitsanforderungen in Ausschreibun- gen und Verträge sowie die Mitwirkung bei Variantenuntersuchungen und Op- timierungsprozessen zur Erreichung des angestrebten Zertifizierungsniveaus.

Im Rahmen des Nachhaltigkeitscontrollings hat die Projektsteuerung die Pla- nung und Ausführung fortlaufend hinsichtlich der Einhaltung der definierten Nachhaltigkeitsziele zu überprüfen, die Bewertung der BNB-Kriterien kontinu- ierlich fortzuschreiben und Abweichungen frühzeitig zu identifizieren und zu kommunizieren. Hierzu gehört auch die Prüfung der durch Dritte erstellten Unterlagen und Nachweise auf Plausibilität, Vollständigkeit und Zertifizie- rungsrelevanz sowie die strukturierte Nachverfolgung der offenen BNB- Anforderungen im Projektverlauf.

Ein wesentlicher Bestandteil der Leistung ist die Koordination der projektspe- zifischen Dokumentation für die BNB-Zertifizierung. Die Projektsteuerung hat die erforderlichen Dokumentationsunterlagen systematisch vom Planungs- team und weiteren Projektbeteiligten einzufordern, zu prüfen, aufzubereiten und in geeigneter Form für die Konformitätsprüfung zusammenzustellen. Dies schließt die Organisation der Einreichung der Zertifizierungsunterlagen, die Kommunikation mit der Konformitätsprüfungsstelle sowie die Bearbeitung von Rückfragen und Prüfkommentaren ein.

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Darüber hinaus ist durch die Projektsteuerung sicherzustellen, dass die Nach- haltigkeitsanforderungen in den Termin-, Kosten- und Qualitätssteuerungs- prozessen des Projektes verankert werden. Hierzu zählen insbesondere die frühzeitige Berücksichtigung von Lebenszykluskosten, Ressourceneffizienz, Rückbau- und Recyclingfähigkeit, Nutzerkomfort, Gesundheits- und Umwelt- aspekten sowie ein nachhaltiger Gebäudebetrieb im Sinne der langfristigen Wirtschaftlichkeit des öffentlichen Bauwerks.

Die Projektsteuerung nimmt an allen für die BNB-Zertifizierung relevanten Projektbesprechungen teil, führt erforderliche Abstimmungen mit den Projekt- beteiligten durch und berichtet dem Auftraggeber regelmäßig über den Stand der Zielerreichung, den Zertifizierungsfortschritt sowie identifizierte Risiken hinsichtlich der angestrebten BNB-Zertifizierung (mindestens Silber). Ziel ist eine durchgängige, prüffähige und revisionssichere Steuerung des Nachhal- tigkeitsprozesses über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.

3.4.2. Zusammenführung einer funktionalen Leistungsbeschreibung (FLB)

Die Projektsteuerung übernimmt die übergeordnete Koordination, Strukturie- rung und Zusammenführung einer funktionalen Leistungsbeschreibung (FLB) für das Bauvorhaben als integrale Grundlage für die weiteren Planungs-, Vergabe- und Realisierungsprozesse. Ziel ist die Erstellung einer konsisten- ten, prüffähigen und vergabegerechten funktionalen Leistungsbeschreibung, die die Anforderungen des Auftraggebers, des Nutzers, der Nachhaltigkeits- ziele (inkl. BNB), der Projektorganisation sowie der technischen und betrieb- lichen Rahmenbedingungen ganzheitlich abbildet.

Die fachlichen Zuarbeiten zur funktionalen Leistungsbeschreibung in den Kostengruppen 300 bis 700 gemäß DIN 276 erfolgen durch die jeweils zu- ständigen Fachplaner (insbesondere Objektplanung, TGA, Tragwerkspla- nung, Freianlagen, Ausstattung und weitere projektspezifische Fachdiszipli- nen). Die Projektsteuerung koordiniert diese Zuarbeiten inhaltlich, terminlich und strukturell und stellt die Konsistenz, Vollständigkeit und Schnittstellenfrei- heit der Beiträge sicher.

Zu den Leistungen der Projektsteuerung gehört insbesondere:

• Entwicklung der Struktur und Gliederung der funktionalen Leistungsbe- schreibung in Abstimmung mit dem Auftraggeber, • Definition der Anforderungen an Inhalt, Detaillierungsgrad und Form der fachplanerischen Zuarbeiten,

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• Terminliche Steuerung und Einforderung der Beiträge der Fachplaner zu den Kostengruppen 300 bis 700, • Zusammenführung und redaktionelle Harmonisierung der einzelnen Fachbeiträge zu einem einheitlichen Gesamtdokument, • Prüfung der Zuarbeiten auf Widerspruchsfreiheit, Plausibilität, Schnitt- stellenklarheit und Übereinstimmung mit den Projektzielen (u. a. Nut- zungskonzept, BNB-Ziele, Wirtschaftlichkeit, Betrieb), • Abstimmung der funktionalen Anforderungen mit den übergeordneten Projektvorgaben (Bedarfsplanung, Raum- und Funktionsprogramm, Nachhaltigkeitsanforderungen, CDE- und Terminstrukturen), • Sicherstellung der Vergabereife und eindeutigen Beschreibbarkeit der funktionalen Anforderungen als Grundlage für spätere Planungs- und Vergabeverfahren, • Dokumentation und Versionierung der FLB im vorgegebenen CDE- System.

Die Projektsteuerung übernimmt dabei keine fachplanerische Detailplanung der Kostengruppen 300 bis 700, sondern wirkt als koordinierende, integrie- rende und qualitätssichernde Instanz. Die inhaltliche Verantwortung für die technischen und fachlichen Aussagen innerhalb der jeweiligen Kostengrup- pen verbleibt bei den beauftragten Fachplanern.

3.4.3. Architekturwettbewerb nach RPW

Es ist beabsichtigt zur Sicherstellung einer hohen gestalterischen, funktiona- len und städtebaulichen Qualität des Neubaus die Objektplanung Architektur im Rahmen eines Planungswettbewerbs nach den Richtlinien für Planungs- wettbewerbe (RPW) durchzuführen. Der Wettbewerb dient der Ermittlung ei- nes qualitätsvollen, nachhaltigen und wirtschaftlichen architektonischen Ge- samtkonzeptes, das den Anforderungen des Nutzungsbedarfskonzeptes, den Zielen des Bewertungssystems Nachhaltiges Bauen (BNB) sowie den städte- baulichen Rahmenbedingungen gerecht wird. Die Durchführung und Organi- sation des Wettbewerbs erfolgt unter Einbindung eines externen, fachkundi- gen Planungsbüros, das den Auftraggeber bei der Vorbereitung, Auslobung, Durchführung und Auswertung des Wettbewerbs sowie bei der Begleitung des Preisgerichts unterstützt.

Durch die externe Betreuung des Architekturwettbewerbs entsteht für die Pro- jektsteuerung ein Minderaufwand in einzelnen Leistungsbestandteilen, insbe- sondere in den Handlungsbereichen Organisation und Qualitäten. Dies be- trifft vor allem operative und koordinierende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Wettbewerbsvorbereitung, der formalen Auslobung, der Durchführung

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des Wettbewerbsverfahrens sowie der organisatorischen Begleitung des Preisgerichts, die nicht durch die Projektsteuerung, sondern durch das beauf- tragte Wettbewerbsmanagement erbracht werden.

Unabhängig hiervon verbleiben die übergeordneten Steuerungs-, Koordina- tions- und Qualitätssicherungsaufgaben bei der Projektsteuerung. Hierzu zäh- len insbesondere die Einbindung der Wettbewerbsergebnisse in die Gesamt- projektorganisation, die Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Projekt- zielen (u. a. Nutzungsbedarfskonzept, Kosten- und Terminrahmen, BNB-Ziele), die Schnittstellenkoordination zu den weiteren Projektbeteiligten sowie die Begleitung der Überführung des Wettbewerbsergebnisses in die weiteren Planungs- und Vergabeschritte.

3.4.4. Bieterkonzepte im Rahmen der Vergabeverfahren (Fachplaner und Generalunternehmer)

Im Rahmen der vorgesehenen Vergabeverfahren für Fachplanerleistungen sowie für die Leistungen eines Generalunternehmer (GU) ist vorgesehen, dass die jeweiligen Bieter projektspezifische Konzepte vorzulegen haben. Diese Konzepte betreffen insbesondere die Umsetzung der Projektziele hin- sichtlich Funktionalität, Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit (insbesondere BNB), Termin- und Organisationskonzept, Qualitätssicherung, digitale Projek- tabwicklung (CDE), Schnittstellenmanagement sowie die Umsetzung der funktionalen Leistungsbeschreibung.

Die Projektsteuerung übernimmt im Auftrag des Auftraggebers die fachliche, methodische und strukturierte Vorbereitung sowie die inhaltliche Bewertung der von den Bietern eingereichten Konzepte. Dies umfasst insbesondere die Entwicklung geeigneter Bewertungsmatrizen und Prüfkriterien in Abstimmung mit dem Auftraggeber, die strukturierte Auswertung der Konzeptunterlagen sowie die vergleichende Analyse der Angebote im Hinblick auf die definierten Zuschlags- und Qualitätskriterien.

Zu den Leistungen der Projektsteuerung gehört dabei insbesondere:

• Prüfung der Bieterkonzepte auf Vollständigkeit, Plausibilität und Über- einstimmung mit den Projektzielen und Vergabeunterlagen, • inhaltliche Bewertung der Konzepte zu Organisation, Terminplanung, Nachhaltigkeit (BNB), Planungs- und Ausführungsstrategie sowie Quali- tätssicherung,

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• Bewertung der Integrationsfähigkeit der Konzepte in die bestehende Pro- jektorganisation, CDE-Strukturen und Terminplanung (Koppla), • Analyse von Chancen, Risiken und Abweichungen gegenüber den Pro- jektvorgaben, • Erstellung strukturierter Bewertungsvermerke und Entscheidungsvorla- gen für den Auftraggeber, • Mitwirkung bei Bieterfragen, Aufklärungsgesprächen, Verhandlungsrun- den und Präsentationsterminen, • fachliche Unterstützung des Auftraggebers bei der Zuschlagsentschei- dung unter Wahrung der vergaberechtlichen Vorgaben (insbesondere Transparenz- und Gleichbehandlungsgrundsatz).

Die Bewertung der Konzepte erfolgt ausschließlich im Rahmen der Projekt- steuerungs- und Beratungsleistungen und stellt keine eigenständige Pla- nungsleistung dar. Die fachliche Verantwortung für die Inhalte der einge- reichten Konzepte verbleibt bei den jeweiligen Bietern. Vor dem Hintergrund der vorgesehenen Vergabe an Einzelplaner in frühen Projektstufen sowie an einen Totalübernehmer ab Genehmigungsplanung kommt der konzeptionellen Angebotsbewertung eine besondere Bedeu- tung zu. Die Projektsteuerung hat sicherzustellen, dass die eingereichten Konzepte konsistent mit der funktionalen Leistungsbeschreibung, den BNB-Zielen, den Termin- und Kostenvorgaben sowie der digitalen Projek- tabwicklung sind und eine belastbare Grundlage für die Auswahl wirtschaft- licher und qualitativ geeigneter Auftragnehmer bilden.

3.4.5. Vergabeverfahren und Angebotsrunden (VgV)

Die Vergabe der Planungsleistungen (Fachplaner) sowie der Leistungen des Generalunternehmers (GU) erfolgt aufgrund des Projektvolumens im Rahmen europaweiter Vergabeverfahren gemäß VgV.

Für die Fachplanerleistungen sind Verhandlungsverfahren mit Teilnahme- wettbewerb vorgesehen. Zur Sicherstellung einer qualitätsorientierten Aus- wahl ist ein zweistufiges Angebotsverfahren mit zwei Angebotsrunden ge- plant. In der ersten Angebotsrunde sind durch die Bieter insbesondere kon- zeptionelle Ansätze, Projektorganisation, Methodik sowie projektspezifi- sche Umsetzungsstrategien darzustellen. Auf Grundlage der Auswertung und Verhandlungsgespräche erfolgt eine Überarbeitung und Präzisierung der Angebote in einer zweiten Angebotsrunde.

Für die Vergabe der Leistungen an den GUist ebenfalls ein europaweites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vorgesehen. Aufgrund

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der hohen Komplexität des Projektes (funktionale Leistungsbeschreibung, BNB-Zertifizierung, CDE-basierte Projektabwicklung, Schnittstellen zu Ein- zelplanern) wird ein mehrstufiges Angebotsverfahren mit drei Angebotsrun- den durchgeführt. Hierbei werden die Angebote schrittweise hinsichtlich Qualität, Wirtschaftlichkeit, Konzepttiefe, Terminstrategie, Nachhaltigkeits- konzept (BNB) sowie Integrationsfähigkeit in die Projektorganisation wei- terentwickelt und konkretisiert.

Die Projektsteuerung wirkt federführend bei der Vorbereitung, Strukturie- rung und Durchführung der Vergabeverfahren mit. Dies umfasst insbeson- dere die Mitwirkung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen, die Struktu- rierung der Angebotsrunden, die fachliche Auswertung der Angebote und Bieterkonzepte, die Vorbereitung der Verhandlungsgespräche sowie die Erstellung von Bewertungsvermerken und Entscheidungsvorlagen für den Auftraggeber unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben (insbe- sondere VgV, Transparenz- und Gleichbehandlungsgrundsatz).

3.5. Besonderheiten bei Einsatz von Kumulativleistungsträgern (Einzelpla- ner und GU ab LPH 5)

Die Projektabwicklung ist so vorgesehen, dass die Planungsleistungen zu- nächst an Einzelplaner vergeben werden und ab Leistungsphase 4 (Ge- nehmigungsplanung) die Vergabe der Bau- und Planungsleistung an einen Totalübernehmer (TÜ) erfolgt. Hieraus ergeben sich gemäß AHO beson- dere Anforderungen an die Projektsteuerungsleistungen im Sinne des Ein- satzes von Kumulativleistungsträgern. Der Übergang von einer einzelplanerischen Struktur in der Planungsphase zu einem TÜ-geführten Ausführungsmodell führt zu geringeren Steue- rungs-, Koordinations- und Schnittstellenleistungen, insbesondere wäh- rend der Bauausführung. Die Projektsteuerung hat in diesem Zusammen- hang sicherzustellen, dass die Planungsstände, Qualitäten, Kosten- und Terminziele sowie die funktionalen und nachhaltigkeitsbezogenen Anforde- rungen (u. a. BNB) vollständig, konsistent und vergabereif in die TÜ- Vergabe überführt werden.

4. Verfahrensart / -ziel

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß §§ 97 ff. GWB sowie § 14 VgV durchgeführt. Für die Angebots- /Verhandlungsphase werden diejenigen drei bis fünf gemäß den bekannt

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gemachten Eignungskriterien geeigneten Bewerber eingeladen, die sich nach Auswertung der Teilnahmeanträge gemäß den bekannt gemachten Auswahlkriterien und der demnach erfolgten Feststellung der Rangfolge auf den obersten Plätzen befinden.

Die Zuschlagserteilung steht unter dem Vorbehalt der Budgeteinhaltung.

5. Bezeichnung innerhalb dieses Verfahrensbriefes / Verfahrensleitfadens Bei den in diesem Verfahrensleitfaden verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für jegliche Art von männlichen und weiblichen natürlichen Personen sowie für juristische Personen. Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit „Bewerber, Bieter, Teilneh- mer, Auftragnehmer etc.“ im Weiteren sowohl natürliche als auch juristi- sche Personen bzw. Bewerber, Bieter bzw. Arbeitsgemeinschaften ge- meint.

6. Ausgangslage

6.1. Vorstellung des Auftraggebers IPS

Die Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH (IPS) ist eine einhundertprozentige Gesellschaft des Landes Sachsen-An- halt und wurde am 30.11.2021 gegründet.

6.2. Projektbeschreibung

Das Land Sachsen-Anhalt, vertreten durch die IPS Immobilien- und Pro- jektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH, beabsichtigt die Errich- tung eines Neubaus für das Finanzamt Staßfurt als zukunftsorientiertes Verwaltungsgebäude mit Modellcharakter. Ziel des Vorhabens ist die Rea- lisierung eines innovativen Musterfinanzamtes, das den Anforderungen ei- ner modernen, digitalen und nachhaltigen Landesverwaltung entspricht und zugleich die organisatorischen, funktionalen und kulturellen Bedarfe der Nutzerorganisation langfristig unterstützt. Der Neubau soll bis Ende 2029 umgesetzt werden und eine zeitgemäße Arbeitsumgebung für rund 140 bis 145 Beschäftigte der Steuerverwaltung bereitstellen. Neben den Mitarbeitenden des Finanzamtes sind auch Bür- gerinnen und Bürger im Rahmen des Bürgerservices sowie Teilnehmende von Aus- und Weiterbildungsformaten als regelmäßige Nutzergruppen zu

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berücksichtigen. Das Gebäude ist daher als öffentliches Verwaltungs- und Bürogebäude mit hohem Anspruch an Funktionalität, Barrierefreiheit, Si- cherheit, Diskretion und Serviceorientierung zu konzipieren. Grundlage der Projektentwicklung bildet ein umfassend erarbeitetes Nut- zungsbedarfskonzept, das in einem partizipativen Prozess unter Einbin- dung der zukünftigen Nutzerorganisation entwickelt wurde. Ziel dieses Pro- zesses war die Ableitung eines zukunftsfähigen Arbeits- und Raumkonzep- tes nach New-Work-Prinzipien, das die spezifischen Tätigkeitsprofile einer Steuerverwaltung – geprägt durch konzentrierte Einzelfallbearbeitung, Da- tenschutzanforderungen, Bürgerkontakt und papiergestützte Fachverfah- ren – mit den Anforderungen an Digitalisierung, Zusammenarbeit und Fle- xibilität in Einklang bringt. Die Bedarfserhebung umfasste unter anderem Kennenlerngespräche, Mitarbeitendenbefragungen, Workshops zur Bü- ronutzung sowie strukturierte Bedarfsgespräche mit den einzelnen Sach- gebieten. Das zukünftige Finanzamt Staßfurt übernimmt als Dienststelle der Landes- finanzverwaltung zentrale Aufgaben für ein regional breit gefächertes Ein- zugsgebiet und weist darüber hinaus landesweite Sonderzuständigkeiten, insbesondere im Bereich der Erbschaft- und Schenkungsteuer sowie der zentralen Anteilsbewertung, auf. Die Organisation ist durch eine hohe Fachlichkeit, langjährige Mitarbeitendenstrukturen und differenzierte Ar- beitsprozesse geprägt, die besondere Anforderungen an Ruhe, Vertrau- lichkeit, technische Infrastruktur und funktionale Raumstrukturen stellen. Gleichzeitig bestehen Modernisierungsbedarfe hinsichtlich digitaler Ar- beitsprozesse, technischer Ausstattung sowie einer räumlichen Umge- bung, die konzentriertes Arbeiten ebenso unterstützt wie bereichsübergrei- fende Zusammenarbeit und Wissenstransfer. Der geplante Neubau soll auf einem innerstädtisch gelegenen Grundstück südlich der Schlachthofstraße in Staßfurt errichtet werden. Das ca. 13.700 m² große Areal befindet sich auf einem ehemaligen Industriestandort mit historischer Vornutzung als chemische Fabrik, Deponie und zuletzt Produk- tionsstätte, deren bauliche Anlagen im Jahr 2019 zurückgebaut wurden. Für das Vorhabengebiet ist ein beschleunigtes Bebauungsplanverfahren gemäß § 13a BauGB vorgesehen, um die planungsrechtlichen Vorausset- zungen für die Entwicklung eines modernen Verwaltungsstandortes zu schaffen. Baugrund- und Altlastenuntersuchungen sowie artenschutzrecht- liche Fachbeiträge liegen bereits vor und sind im weiteren Planungspro- zess zu berücksichtigen. Das Raum- und Nutzungskonzept des Neubaus orientiert sich an den stra- tegischen Leitlinien des Landes Sachsen-Anhalt, insbesondere am aktuel-

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len Unterbringungskonzept der Landesverwaltung sowie an der Digitalstra- tegie des Landes. Hieraus ergeben sich Anforderungen an eine flächenef- fiziente, flexible und anpassungsfähige Gebäudestruktur mit gemeinschaft- lich nutzbaren Arbeitsplätzen, realistischen Anwesenheitsquoten und einer hohen digitalen Leistungsfähigkeit. Klassische, ausschließlich personenbe- zogene Bürostrukturen sollen zugunsten modularer, tätigkeitsorientierter Raumkonzepte weiterentwickelt werden, ohne die besonderen Anforderun- gen an Datenschutz, Diskretion und konzentrierte Sachbearbeitung zu ver- nachlässigen. In funktionaler Hinsicht umfasst der Neubau im Wesentlichen Büroarbeits- flächen für die verschiedenen Sachgebiete der Steuerverwaltung, Flächen für Bürgerservice und Empfang, Besprechungs- und Konferenzbereiche, ein integriertes Aus- und Weiterbildungszentrum, zentrale Sonderflächen für Post, Scan und Archiv sowie Bereiche für Mitarbeiterversorgung, Erho- lung und informellen Austausch. Ergänzend sind Stellplatzanlagen, Außen- flächen sowie eine leistungsfähige IT- und Sicherheitsinfrastruktur vorzu- sehen. Der Neubau verfolgt darüber hinaus übergeordnete Wirkziele, die über die reine Flächenbereitstellung hinausgehen. Dazu zählen insbesondere die Schaffung einer ruhigen und gesundheitsfördernden Arbeitsumgebung, die Sicherstellung technisch zukunftsfähiger und digital unterstützter Arbeits- prozesse, die Förderung von Zusammenarbeit und Wissenstransfer sowie die Stärkung der Attraktivität des öffentlichen Arbeitgebers im Kontext des demografischen Wandels und der Nachwuchsgewinnung. Gleichzeitig soll das Gebäude als sichtbarer Ausdruck einer modernen, nachhaltigen und bürgerfreundlichen Verwaltungskultur dienen und eine langfristig wirt- schaftliche sowie ressourcenschonende Nutzung ermöglichen. Vor dem Hintergrund der Projektgröße von ca. 35 Mio. € (KG 200–700) und der hohen Komplexität aus Bauleitplanung, Altlastensituation, nachhaltiger Bauanforderungen, Nutzerbeteiligung und landesstrategischen Zielsetzun- gen handelt es sich um ein anspruchsvolles öffentliches Hochbauprojekt mit besonderer Bedeutung für die Weiterentwicklung moderner Verwal- tungsbauten des Landes Sachsen-Anhalt. Der Neubau des Finanzamtes Staßfurt ist dabei ausdrücklich als Pilot- und Referenzprojekt („Musterfi- nanzamt“) konzipiert, dessen planerische und organisatorische Lösungen perspektivisch auf weitere Verwaltungsstandorte übertragbar sein sollen. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Projektbeschreibung (An- lage 1).

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6.3. Terminplanung

Die Fertigstellung des Gesamtvorhabens (Planungs- und Bauzeit) ist spä- testens Ende 2029 vorgesehen. Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zu- schlagserteilung, die bis 08/2026 erfolgen soll.

Der Auftragnehmer hat mit der Erbringung seiner Leistungen spätestens 14 Tage nach der Zuschlagserteilung zu beginnen.

7. Phase I – Teilnahmewettbewerb

Interessierte Unternehmen sind zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf der Grundlage der in der Auftragsbekanntmachung dar- gestellten Eignungskriterien werden geeignete Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählt.

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden – eine ausreichende Zahl geeigneter Bewerber vorausgesetzt – die 3-5 Bewerber ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

7.1. Einreichung Teilnahmeantrag

Mit dem Teilnahmeantrag ist die Eignung gemäß der in der Auftragsbe- kanntmachung genannten Eignungskriterien nachzuweisen. Der Teilnah- meantrag besteht aus den in der Auftragsbekanntmachung geforderten Er- klärungen und Nachweisen. Für die Erstellung des Teilnahmeantrags wer- den von dem Auftraggeber Formblätter zur Verfügung gestellt, die zu ver- wenden sind.

Fragen zum Verfahren oder zum Projekt sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform (https://www.deutsche-evergabe.de) zu stellen. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Verfahren vom Auftraggeber oder deren Beratern zu erlangen. Fragen sind spätestens sieben Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu stellen. Sofern fachliche Fragen auftreten, sind diese bis spätestens 10 Tage vor Abgabefrist der Teilnahmeanträge über die Vergabeplattform zu stellen. Später eingehende Rückfragen können nicht mehr berücksichtigt werden.

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Der Teilnahmeantrag ist elektronisch in Textform über die Vergabeplatt- form einzureichen. Die Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrags ist in der Vergabeplattform hinterlegt.

7.2. Bewerbergemeinschaften

Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklä- rung Bietergemeinschaft gemäß Vordruck des Auftraggebers einzureichen. Bewerbergemeinschaften haben den Teilnahmeantrag lediglich einmal ein- zureichen.

Folgende Bestandteile des Teilnahmeantrags sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert vorzulegen.

▪ Unternehmensdaten und Ansprechpartner ▪ Aktueller Auszug aus dem Handelsregister bei Kapitalgesellschaften ▪ Eigenerklärung Berufshaftpflichtversicherung ▪ Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ▪ Eigenerklärung zu einem etwaigen Bezug zu Russland

7.3. Eignungsleihe und Untervergabe

Ein Bewerber kann im Hinblick auf die erforderliche Leistungsfähigkeit und Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Will er von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, hat er mit dem Teilnah- meantrag die Eigenerklärung Einsatz der Nachunternehmer gemäß dem Vordruck des Auftraggebers einzureichen und die dort geforderten Anga- ben zu Drittunternehmen zu machen. Er hat ferner nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, beispielsweise indem er für jedes vorgesehene Drittunternehmen eine Verpflichtungserklärung (Eigenerklärung des Drittunternehmens) mit seinem Teilnahmeantrag vorlegt. Nimmt ein Bewerber im Hinblick auf die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten eines anderen Unter- nehmens in Anspruch, muss dieses Unternehmen die Leistung, für die die Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen. Die Möglichkeit der Eignungsleihe besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Nimmt ein Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hin- blick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

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in Anspruch, so haften der Bewerber und das Drittunternehmen für die Auf- tragsausführung im Umfang der Eignungsleihe als Gesamtschuldner.

Dritte, deren Kapazitäten der Bewerber im Hinblick auf die erforderliche Leistungsfähigkeit und Fachkunde nutzt, müssen die Anforderungen an die Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen erfüllen. Zum Nachweis der Eignung sind für diese Dritte in jedem Fall mit dem Teilnah- meantrag die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie ein Organigramm vorzulegen, aus dem die geplante Projekt- struktur unter Beteiligung Dritter hervorgeht. Die übrigen Bestandteile des Teilnahmeantrags sind insoweit auch für Dritte vorzulegen, wie sich der Bewerber auf die in dem jeweiligen Dokument des Dritten dokumentierte Eignung beruft.

7.4. Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages

Die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge erfolgt in einem dreistufi- gen Verfahren.

Stufe 1: Formalprüfung Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderun- gen genügen. Sofern dies nicht der Fall ist, kann der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt werden.

Stufe 2: Eignungsprüfung Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Erklä- rungen und Nachweisen grundsätzlich geeignet ist, die ausgeschriebenen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen und die aufgestellten Mindest- standards gemäß Bekanntmachung erfüllt.

Die angegebenen Referenzleistungen müssen bis zum 27.04.2026 fertig gestellt sein.

Als Referenzzeitraum ist der 01.01.2016 bis zum 27.04.2026 definiert.

Stufe 3: Bewerberauswahl Vorausgesetzt, mehr als drei bis fünf geeignete Bewerber haben einen wertbaren Teilnahmeantrag eingereicht, wird der Auftraggeber anhand der nachfolgenden Auswahlkriterien die Bewerberreihung ermitteln.

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Die drei bis fünf bestplatzierten Bewerber werden zur Teilnahme am Ver- handlungsverfahren und Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert.

Auswahlkriterien und deren Gewichtung bezüglich der Auswahl von Bewer- bern:

Die Auswahl der am besten geeigneten Bewerber erfolgt anhand der nach- folgend dargestellten Kriterien.

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Der Auftraggeber wird die ausgewählten Bewerber elektronisch zur Abgabe eines Erstangebots auffordern und die anderen Bewerber über ihre Nicht- berücksichtigung informieren.

8. Phase II – Angebots- und Verhandlungsphase

Nachdem der Auftraggeber die drei bis fünf am besten geeigneten Bewer- ber ermittelt hat, führt er mit diesen Unternehmen die Phase 2 des Verga- beverfahrens durch.

8.1. Indikative Erstangebote Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs fordert der Auftraggeber diese Unternehmen auf, ein indikatives Erstangebot einzureichen. Mit ihrem indi- kativen Erstangebot haben die Bieter insbesondere folgende Unterlagen (Angebotsbestandteile) einzureichen:

8.1.1 Konzept – Aufgabenspezifische Herangehensweise

Konzept für die Herangehensweise bei der Erbringung der Projektsteue- rungsleistungen hinsichtlich der Sicherstellung von Qualität, Wirtschaft- lichkeit und Termintreue, zur Beurteilung des Aufgabenverständnisses.

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In der Darstellung ist insbesondere aufzuzeigen, welche Kriterien des BNB- Kriterienkatalogs erfüllt werden und wie dies gewährleistet wird.

Außerdem ist darzustellen, wie und welche BIM-Anwendungen eingesetzt werden.

8.1.2 Konzept – Projektorganisation

Konzept für die Projektorganisation einschließlich Zuständigkeiten, Perso- naleinsatzplanung, interne Zusammenarbeit, Arbeitsabläufe, Schnittstel- len, Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Auftraggeber.

Der Projektleiter muss während der Bauphase an mindestens zwei von fünf Arbeitstagen je Kalenderwoche physisch im Projektbüro ganztätig anwe- send sein, um Koordinationserfordernisse, Unregelmäßigkeiten, usw. per- sönlich festzustellen (Mindestanforderung). Hierüber sind Kurzberichte zu erstellen und dem Auftraggeber in Textform zur Verfügung zu stellen. Dies ist im Konzept darzustellen.

8.1.3 Preis

Der Bieter hat ein Angebot für die gesamten ausgeschriebenen Projekt- steuerungsleistungen einzureichen.

9. Ergänzende Erläuterungen

Das indikative Erstangebot ist über das Vergabeportal in digitaler Form in frei lesbaren Formaten (vorzugsweise PDF) einzureichen.

Die Konzepte einschließlich der geforderten ergänzenden Erläuterungen sind im Rahmen des ersten Verhandlungsgespräches dem Auftraggeber vorzustellen und zu erläutern.

Die Bieter haben dafür eine Angebotspräsentation als Powerpoint-Präsen- tation vorzubereiten. In der Powerpoint Präsentation soll der Bieter auch sich und sein Unternehmen vorstellen. Einzelheiten zu den Verhandlungs- gesprächen, der Agenda und der Präsentation werden den Bietern recht- zeitig vor den Verhandlungsgesprächen mitgeteilt.

Soweit Bieter auf Grundlage der bereits vorhandenen Unterlagen zum Vor- haben Änderungen zum Leistungsumfang vorschlagen möchten, hat dies auf einer gesonderten von den Bietern zu erstellenden Unterlage zu erfol- gen. Über diese Änderungsvorschläge kann dann ggf. im Rahmen der Ver- handlungsgespräche verhandelt werden. Das Erstangebot ist aber auf

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Grundlage des beigefügten Vertrages/der veröffentlichten Vergabeunterla- gen zu erstellen. Das Erstangebot muss zuschlagsfähig sein.

Den Vertragsentwurf stellt der Auftraggeber spätestens mit Aufforderung zur Abgabe des Erstangebotes zur Verfügung.

Sollten Bieter Änderungswünsche/Anmerkungen zu dem vom Auftraggeber bereitgestellten Vertragsentwurf haben, sind diese Anmerkungen ebenfalls mit Abgabe der indikativen Angebote einzureichen.

Unvollständige Angebote können nicht gewertet werden. Der Auftraggeber behält sich insoweit aber die Nachforderung etwaig fehlender, unvollstän- diger oder fehlerhafter Angaben vor, soweit dies gem. § 16a EU VOB/A zulässig ist.

10. Verhandlungen

Nach erster formaler und inhaltlicher Prüfung der eingegangenen Erstan- gebote ist beabsichtigt, mit sämtlichen Bietern, deren Erstangebote fristge- mäß, vollständig und formal einwandfrei sind, einen Verhandlungstermin durchzuführen. Diese Gespräche werden voraussichtlich im Juni 2026 stattfinden.

Die Bieter erhalten gesonderte Einladungen zu dem jeweiligen Verhand- lungstermin mit weiteren Hinweisen / Einzelheiten zu Ablauf, Umfang, In- halt, Teilnehmerkreis, Ort und Dauer des Termins nach Ablauf der Ange- botsfrist. Die Verhandlungen sollen in Präsenz in Magdeburg stattfinden. Der Auftraggeber behält sich gleichwohl vor, diese Termine per Videokon- ferenz abzuhalten, sofern dies organisatorische Gründe beim Auftraggeber erfordern.

Der Auftraggeber behält sich vor, unter dem Eindruck der Verhandlungs- gespräche seinen Vertragsentwurf zu überarbeiten und mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote den Bietern einen finalen Vertrag vorzulegen, den Bieter zwingend bei Abgabe ihrer (finalen) Angebote zu berücksichti- gen haben.

Der Auftraggeber behält sich ferner vor, während oder nach Durchführung der Verhandlungstermine den Bietern individuelle Anpassungs- bzw. Über- arbeitungsvorschläge zu den präsentierten Konzepten zu unterbreiten, die die Bieter bei Legung ihres finalen Angebots berücksichtigen sollten, so- weit der jeweilige Bieter zur Abgabe eines finalen Angebots aufgefordert wird.

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Der Auftraggeber behält sich vor, nach Durchführung der 1. Verhandlungs- runde ggf. eine zweite oder dritte Verhandlungsrunde durchzuführen, so- fern er das für notwendig erachtet.

11. Abschluss der Verhandlungsphase / Aufforderung zur Abgabe von fina- len Angeboten

Es ist jedoch grundsätzlich nicht beabsichtigt, nach dem 1. Verhandlungs- termin weitere Verhandlungen mit den Bietern durchzuführen. Nach Ab- schluss der Verhandlungsphase wird der Auftraggeber die eingegangenen Angebote auswerten.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, inner- halb einer angemessenen Frist (voraussichtlich ca. 2 Wochen) finale An- gebote einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die ursprünglich be- kanntgemachten Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der mit den Bietern geführten Verhandlungen hinsichtlich verschiedener Aspekte (z.B. hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen oder auch in vertraglicher Hin- sicht) zu modifizieren.

Der Auftraggeber behält sich weiterhin vor, mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote bislang nicht vorgesehene besondere Leistungen zu ver- langen und hierzu Vorschläge der Bieter aus ihren Angebotsunterlagen auf- zugreifen.

11.1. Finale Angebote

Die zur Abgabe finaler Angebote aufgeforderten Bieter haben auf Grund- lage der finalen Vergabeunterlagen sowie der ihnen individuell erteilten An- passungs- bzw. Überarbeitungsvorschläge ihre Angebote zu überarbeiten. Bieter können sämtliche von ihnen ursprünglich mit ihrem Erstangebot ein- gereichten Unterlagen im Rahmen der Einreichung ihres finalen Angebots überarbeiten und anpassen. Insoweit sollten die Bieter die entsprechenden Hinweise des Auftraggebers aus der Verhandlungsphase berücksichtigen. Wollen Bieter keine Änderungen an ihren bereits eingereichten Unterlagen vornehmen, haben sie ausdrücklich auf die weiterhin bestehende Gültigkeit ihrer bereits eingereichten Unterlagen zu verweisen. Weitere Einzelheiten

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werden den Bietern mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote mitge- teilt.

Der Auftraggeber behält sich vor, (nur) mit den nach Wertung der finalen Angebote 1-2 besten Bietern Bieter-/Aufklärungsgespräche zu führen, in denen diese Bieter dann ggf. ihre überarbeiteten Konzepte zu erläutern haben.

11.2. Form und Frist der Angebotseinreichung

Die Angebote müssen elektronisch übermittelt und verschlüsselt sein. Bitte nutzen Sie hierfür den Projektraum auf der Vergabeplattform. Zur elektro- nischen Angebotsabgabe genügt die Textform, d.h. es ist keine Unterschrift oder elektronische Signatur notwendig. Bei einem elektronischen Angebot in Textform ist der Name des Erklärenden anzugeben. Bei natürlichen Per- sonen ist der Name zu nennen, bei juristischen Personen die Firma. Alle zum Angebot gehörenden Anlagen sind eindeutig als solche zu kennzeich- nen. Die Angebote sind in Dateiformaten kompatibel mit MS Office oder Adobe Acrobat Reader einzureichen. Für den ordnungsgemäßen und frist- gerechten Eingang sind die Bieter verantwortlich.

Angebote sind in all ihren Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Etwaige Änderungen an Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Auf etwaig bestehende Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ist die Kontaktstelle unverzüglich und vor Abgabe des Erstangebots hinzuweisen.

11.3. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen und werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.

11.4. Bieterfragen

Sollten Fragen oder Änderungswünsche zu den Vergabeunterlagen beste- hen, können diese bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist in Text- form im Vergabeportal an die genannte Kontaktstelle gerichtet werden.

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Der Auftraggeber wird die gestellten Fragen möglichst kurzfristig beantwor- ten, wobei allen Bietern die gleichen Informationen zeitgleich zur Verfü- gung gestellt werden. Soweit dies möglich ist, werden auch noch später eingehende Fragen beantwortet.

11.5. Allgemeine Bestimmungen

Änderungen in der Zusammensetzung von Bietergemeinschaften sind nur aus wichtigem Grund, der außerhalb des Einflussbereichs der Mitglieder der Bietergemeinschaft liegt, und nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Dies gilt in gleicher Weise für einen Austausch von benannten Nachunternehmern.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die in diesen Vergabeunterla- gen enthaltenen Regelungen jederzeit zu ändern. Jede Änderung wird den Bietern schnellstmöglich im Wege der Veröffentlichung auf der Vergabe- plattform mitgeteilt.

Nach Abschluss der Prüfung und Wertung der finalen Angebote wird der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter über die geplante Zu- schlagserteilung informieren. Nach Ablauf einer Stillhaltefrist wird der Auf- traggeber dem Bieter mit der höchsten Punktzahl den Zuschlag erteilen.

12. Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das Angebot erteilt, das im Rahmen der bekanntge- machten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung die bestmögliche Leis- tung erwarten lässt (höchste Punktzahl).

Die Zuschlagskriterien sind:

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Hinsichtlich der Wertung der Angebote wird vollumfänglich auf die obigen Ausführungen (Ziff. 5.1.1 ff.) sowie die Anlage „Wertungsmatrix Ange- bote“ verwiesen.

Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Der Ver- trag kommt mit Zuschlagserteilung zustande, die für 02/2024 geplant ist. Im Nachgang zur Zuschlagserteilung wird der Vertrag zu Dokumentations- zwecken durch den Auftraggeber und den ausgewählten Bieter unterzeich- net.

13. Bindefrist

Die Bindefrist des finalen Angebots wird voraussichtlich am 30.09.2026 en- den.

14. Rahmentermine

Aus den dargestellten Verfahrensbestimmungen ergibt sich der nachfol- gende (voraussichtliche) Zeitplan. Der Zeitplan ist nicht verbindlich. Einen Anspruch der Bieter auf Einhaltung des Zeitplans besteht nicht.

▪ Absendung Bekanntmachung 27.03.2026 ▪ Ende Teilnahmefrist 27.04.2026 ▪ Aufforderung zur Abgabe der indikativen Erstangebote 04.05.2026 ▪ Frist zur Einreichung der indikativen Erstangebote 01.06.2026 ▪ Verhandlungen 15.-19.06.2026 ▪ Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote 24.06.2026 ▪ Frist zur Einreichung finaler Angebote 08.07.2026 ▪ Zuschlagserteilung/Vertragsschluss 24.07.2026 ▪ Leistungsbeginn 14 Tage nach Zuschlag ▪ Zuschlags- und Bindefrist 30.09.2026

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15. Schlussbestimmungen

Verspätet eingehende Teilnahmeanträge oder Angebote werden nicht be- rücksichtigt.

Kosten zur Erstellung des Teilnahmeantrages sowie des Angebots und der Konzepte sowie für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren werden nicht erstattet. Dies gilt auch für den Fall, dass keine Vergabe erfolgt, son- dern das Vergabeverfahren aufgehoben oder eingestellt, beziehungsweise sonst auf die Auftragsvergabe verzichtet wird. Wenn keine Vergabe erfolgt, sind Schadensersatz-, Entschädigungs- und sonstige Erstattungsansprü- che der Bieter ausgeschlossen. Es besteht daher bei den Bietern kein Ver- trauensschutz auf Durchführung dieses Vergabeverfahrens. Ein Kontrahie- rungszwang für den Auftraggeber besteht nicht.

16. Nachprüfungsstelle

Die zuständige Stelle für die Nachprüfung von behaupteten Vergabe- rechtsverstößen ist die

Vergabekammern des Landes Sachsen-Anhalt Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt Ernst-Kamieth-Str. 2 06112 Halle (Saale)

Telefon: 0345 / 514-1529 oder -1536 (beides Geschäftsstelle)

Telefax: 0345 / 514-1115

Email: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de

17. Vertraulichkeit

Diese Vergabeunterlagen einschließlich ihrer Anlagen sowie alle weiteren vom Auftraggeber im Lauf des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellten Informationen sind vom Empfänger vertraulich zu behandeln, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung des Empfängers bekannt werden. Vergabeunterlagen dürfen von dem Bieter oder späteren Auftragnehmer nicht für andere Zwecke verwendet, verviel- fältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden.