260201_FIAST_IPS_MUS_CDE-Handlungsanweisung_PDF.pdf

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Handlungsanweisung CDE FIAST

Grundlagen zur Nutzung des Common Data Environment (CDE)

Stand: 01.02.2026

Inhalt

1. GRUNDLAGEN .................................................................................................................. 3

1.1. Zentralisierte Datenablage ................................................................................................ 3

1.2. Versionierung .................................................................................................................... 3

1.3. Zugriffs- und Berechtigungskontrolle .............................................................................. 3

1.4. Kollaboration und Kommunikation .................................................................................. 3

2. NAMENSKONVENTIONEN, METADATEN UND PLANKODIERUNGEN .......................... 4

2.1 Namenskonvention ........................................................................................................ 4

2.2 Metadaten ....................................................................................................................... 5

2.3 Kodierungen .................................................................................................................. 6

2.4 Aconex-Dokumentnummer ........................................................................................... 6

2.5 Fortschreiben mittels Revision und Version ............................................................... 7

3. PROZESSE UND MODULE ................................................................................................ 9

3.1 Verwendete Module ....................................................................................................... 9

3.2 Modelle ........................................................................................................................... 9

3.3 Dokumente ................................................................................................................... 10

3.4 Mail ............................................................................................................................... 10

3.5 Kosten .......................................................................................................................... 10

3.6 Pakete ........................................................................................................................... 11

3.7 Workflows .................................................................................................................... 11

3.8 Adressbuch .................................................................................................................. 11

3.9 Prozessberichte ........................................................................................................... 11

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3.10 Einstellungen ............................................................................................................... 12

4. TESTPHASE CDE ............................................................................................................ 13

5. WEITERE ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE ........................................................................ 14

5.1. Dokumentenlieferung .................................................................................................. 14

5.2. Einhaltung der Konventionen und Verstöße .............................................................. 14

5.3. Administration von Rechten und Rollen .................................................................... 14

5.4. Schulungen .................................................................................................................. 15

5.5. Support ......................................................................................................................... 15

5.6. Zeitzone ........................................................................................................................ 15

5.7. Weitere Funktionen und Änderung der Funktionalitäten .......................................... 16

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1. Grundlagen

Die Common Data Environment (CDE) ist eine zentrale Plattform für das Management und die gemeinsame Nutzung von Projektinformationen. Sie ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten, wie Architekten, Ingenieuren, Bauherren und anderen Stake- holdern, indem sie einen transparenten, strukturierten Zugriff auf alle relevanten Daten bietet.

1.1. Zentralisierte Datenablage

Die CDE dient als zentrale Plattform für die Ablage aller projektrelevanten Daten, Dokumente und Modelle. Dadurch wird eine „einzige Quelle der Wahrheit“ (Single Source of Truth) geschaffen, auf die alle Projektbeteiligten zugreifen können. Dies reduziert das Risiko von Datenverlust oder Duplikationen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten.

1.2. Versionierung Die Versionierung in einer CDE ist ein systematischer Prozess, bei dem jede Änderung an einem Dokument oder einer Datei eindeutig erfasst und gespeichert wird. Jede neue Version eines Do- kuments erhält eine eindeutige Versionsnummer, die es den Nutzern ermöglicht, die aktuelle, eine ältere oder sogar die ursprünglichste Version zu identifizieren. Um eine übersichtliche Hand- habung der Versionen zu gewährleisten, werden die unterschiedlichen Versionen eines Doku- ments übereinander abgelegt, sodass immer nur die neueste Version sichtbar ist. Ältere Versio- nen bleiben im Hintergrund gespeichert, sind jedoch weiterhin zugänglich, falls eine Rückverfolg- barkeit oder eine frühere Version benötigt wird. Diese Struktur stellt sicher, dass die Nutzer nur mit der jeweils aktuellen Version arbeiten, wodurch Fehler durch die Verwendung veralteter Daten vermieden werden.

Die Identifikation der Versionierung erfolgt über die Dokumentnummer (vgl. Ziff. 2.4), welche wie- derum aus Teilen des Dateinamens (vgl. Ziff. 2.1) automatisch gebildet wird. Nur Dateien mit identischer Dokumentnummer werden versioniert.

1.3. Zugriffs- und Berechtigungskontrolle Eine CDE ermöglicht es, den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Pläne durch rollenbasierte Berechtigungen zu steuern. Das bedeutet, dass nur autorisierte Nutzer auf bestimmte Informati- onen zugreifen, sie bearbeiten oder freigeben können. Dies verbessert die Sicherheit und sorgt dafür, dass vertrauliche Daten nur von den entsprechenden Personen eingesehen werden.

1.4. Kollaboration und Kommunikation Die CDE fördert die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten, indem sie eine Plattform für den Austausch von Informationen und Nachrichten bietet. Nutzer können Kommentare, An- merkungen und Markierungen direkt an Dokumenten oder Modellen anbringen. Diese Funktion

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trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und gewährleistet, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

2. Namenskonventionen, Metadaten und Plankodierungen

Durch den Auftragnehmer (AN) ist das vorgegebene Common Data Environment (CDE) des Auf- traggebers (AG) – Aconex von Oracle – für insbesondere den Austausch von Daten (u. a. Pläne, Modelle, Protokolle und sonstige Dokumente) sowie für Freigabeprozesse verpflichtend zu ver- wenden. Durch den AN ist sicherzustellen, dass die Vorgaben des AG u. a. bezüglich der Meta- daten und Namenskonvention korrekt umgesetzt werden. Die derzeitigen Metadaten und Na- menskonventionen bilden keinen endgültigen Stand ab. Diese können fortlaufend während des Projektes bei Bedarf angepasst werden. Der AN ist berechtigt dazu Anregungen und Änderungs- wünsche an den AG heranzutragen. Ein Anspruch auf Änderung der festgelegten Konventionen besteht jedoch nicht.

Zur Verdeutlichung des Zusammenhangs zwischen Namenskonvention, Kodierung und Metada- ten im CDE werden folgend die aktuellen Stände in Auszügen dargestellt und kurz erläutert.

2.1 Namenskonvention

Es gibt zwei Namenskonventionen:

a) Eine Namenskonvention „PLÄNE“ für Pläne und Modelle, die sich aus folgen- den Informationen in dargestellter Reihenfolge zusammensetzt: ] 5 [ e d o c t k e jo ] 3 [ r e s s a fr e ] 3 [ g n u t r o r e /k r e w e ] 3 [ n ilp iz s / g n u lle t s r a ] 2 [ t r a n a ] 2 [ g n u r e ilia t e ]4 [ r e m m u n n a ]1 [ e s a h p t k e jo ]1 [ s s n u a t a t t a m r o f ie t a ]3 [ n o is iv e 1 2 * - [ ] r P V V G iD D lP D lP r P lP D R

Eine Trennung der Informationen erfolgt mit dem Unterstrich „_“. Die Zeichenanz- ahl der Kodierung ist festgelegt, siehe [Zeichenanzahl]. Die Auswahlmöglichkeiten für die jeweiligen Datensätze werden durch das System vorgegeben.

Beispiel der Namenskonventionen einer fiktiven Datei mit Dateiformat („.pdf“):

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FIAST_IPS_001_ARC_GR_E0_1100_5 _E_PDF_A.pdf Finanzamt Staßfurt IPS Gebäude 001 Architektur Grundriss Erdgeschoss Plannummer LPH 5 Ausführungsplanung Entwurf Dateiformat PDF Index A *

• Die Zählweise der Revision bzw. des Index beginnt bei dem erstmaligen Upload mit „-“ (=kein Index). Die erste Fortschreibung des Index beginnt mit „A“ gefolgt von „B“ bis „Z“, danach fortlaufend von „A1“, „B1“ bis hin zu „Z9“.

b) Eine Namenskonvention „DOKUMENTE“ für sämtliche Dokumente, die keine Pläne oder Modelle darstellen, setzt sich aus folgenden Informationen in darge- stellter Reihenfolge zusammen:

0]

] T T ]3 [ 9 1 s M M J J ;6 [ m u t a D ] 5 [ e d o c t k e jo r P ] 3 [ r e s s a fr e V p y tn e t n e m u k o D ib , le b a le ir t a iT v [ t a m r o f ie t a ]3 D [

Eine Trennung der Informationen erfolgt mit dem Unterstrich „“ (zur Beschreibung des Titels darf „“ im Text des Titels nicht verwendet werden). Die Zeichenanzahl der Kodierung ist festgelegt, siehe [Zeichenanzahl]. Die Auswahlmöglichkeiten für die jeweiligen Datensätze werden durch das System vorgegeben.

Beispiel der Namenskonventionen einer fiktiven Datei mit Dateiformat („.pdf“):

260201_FIAST_IPS_PRO_01.Baubesprechung_PDF.pdf

01.02.2026 Finanzsamt Staßfurt IPS Protokoll Titel: 01.Baubesprechung Dateiformat PDF

2.2 Metadaten

Innerhalb des CDE können anhand der Namenskonvention, vorausgesetzt diese wurde korrekt vergeben, die jeweiligen Bestandteile einzeln ausgelesen und gefiltert werden (z. B. nach dem Verfasser). Die Zuordnung bzw. das Auslesen (bei korrekter Eingabe der Namenskonvention) beim Upload erfolgt im CDE automatisch. Die Informationen der Namenskonvention sind mit wei-

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teren Metadaten zu erweitern, wie z. B. der Titel für Pläne und Modelle (für die unter I. b genann- ten Dokumente befindet sich der Titel bereits in der Namenskonvention). Dabei muss der Titel den planerischen Inhalt wiedergegeben (z. B. „Regeldetail xy“; der Titel muss sich mit der inhalt- lichen Bezeichnung im Plankopf gleichen). Die Eingabe bestimmter, zusätzlicher Metadaten ist beim Upload verpflichtend (z. B. Titel für Pläne und Modelle). Die Zuordnung der zusätzlichen Metadaten erfolgt beim erstmaligen Upload einer Datei händisch. Bei korrekter und konsistenter Verwendung der Namenskonvention (genauer: bei korrekter=identischer Aconex-Dokument- nummer, s. u.) wird bei einer Versionierung/Fortschreibung einer Datei automatisch erkannt, dass jene bereits im CDE abgelegt wurde. Folgend werden die vorhandenen/ursprünglich gelie- ferten Daten automatisch erfasst.

2.3 Kodierungen

Für das Arbeiten mit Dokumenten und Plänen im CDE sind drei Kodierungen wesentlich:

• die Namenskonvention (siehe I.),
• die Plan- und Dokumentenkodierung und
• die Aconex-Dokumentnummer.

Die Plan- und Dokumentenkodierung, die u. a. im Plankopf abzubilden ist, unterscheidet sich gegenüber der Namenskonvention lediglich um die Information zum „Dateiformat“. Das CDE A- conex erkennt derzeit keine verschiedenen Dateiformate automatisch, sodass das Dateiformat in der Namenskonvention separat anzugeben ist. Die Information zum Dateiformat erscheint somit doppelt in der Namenskonvention (zusätzlich zur regulären Endung wie bspw. „.pdf“ oder „.dwg“) Ein Beispiel zum Verständnis für die Kodierung eines Plans:

Plankodierung: FIAST_AXY_001_ARC_GR_E0_1100_01_5_P_A

Namenskonvention: FIAST_AXY_001_ARC_GR_E0_1100_01_5_P_PDF_A.pdf

Für den Upload des Plans im CDE muss die Dateinamenskonvention um die Information zum Dateiformat „PDF“ ergänzt werden.

2.4 Aconex-Dokumentnummer

Für die Identifikation von Dateien im CDE ist die Aconex-Dokumentnummer von Bedeutung. Für eine (automatische) Fortschreibung von Plänen und Dokumenten etc. bedarf es gemäß den derzeitigen Einstellungen und Möglichkeiten im CDE einer identischen Aconex-Dokumentnum- mer. Sowohl die Aconex-Dokumentnummern der bestehenden als auch die der neuen Datei müs- sen identisch sein. Die Aconex-Dokumentnummer setzt sich aus Bestandteilen der Namenskon- vention zusammen. Daher ist für eine automatische Erkennung für die Fortschreibung von Plä- nen, Dokumenten etc. (samt dem damit verbundenen minimierten Arbeitsaufwand) eine korrekte Namenskonvention unabdingbar.

Die Dokumentennummer besteht aus den folgenden Bestandteilen des Dateinamens nach Kon- vention (siehe Ziff. 2.1):

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Pläne: Projektcode_Verfasser_Verortung_Gewerk / Disziplin_Darstellung / Planart_Detaillie- rung_Plannummer_Projektphase_Dateiformat

Dokumente: Projektcode_Verfasser_Dokumententyp_Title_Dateiformat

2.5 Fortschreiben mittels Revision und Version

Das CDE Aconex verwendet Revisionen und Versionen. Jede Änderung, darunter zählt u. a.:

• die Aktualisierung der Datei o durch eine inhaltliche Fortschreibung o oder durch die Änderung von Konventionen/Metadaten etc.
• die Nutzung der Funktionen im CDE o durch Erzeugung von Kommentierungen o oder mittels Redlining etc.

resultiert in einer Versionierung der Datei. Dies bedeutet, die Versionsnummer wird automatisch im System hochgezählt. Die Aktualität einer Datei wird somit eindeutig anhand der Versionsnum- mer erkenntlich. Jede neu eingestellte Datei, sofern die Aconex-Dokumentnummer noch nicht existiert, beginnt mit der Versionsnummer 1.

Darüber hinaus entspricht die Revision im CDE dem Index. Die Revision bzw. der Index einer Datei ist durch den Ersteller zu vergeben (siehe Vorgaben I. a Namenskonvention für „Pläne“). In einem theoretischen Idealfall gleichen sich Revision und Version einer Datei beim Fortschreiben bzw. bei der Aktualisierung: Index „-“ = Version 1; Index „A“ = Version 2 etc. Da jedoch jede Veränderung der Datei sowie der Metadaten etc. zu einer Hochzählung der Version führt, gelten folgende Grundsätze:

1. Jede inhaltliche Änderung der Datei ist mit dem Index fortzuschreiben, d.h. es ist im Aconex eine neue Revision zu erzeugen. Bei bspw. einem Plan betrifft dies alles, was auf diesem (in Papierform) eingesehen werden kann (bspw. auch eine Änderung im Plankopf oder in einer Legende). Somit soll sichergestellt werden, dass anhand des Index stets die Aktualität und Gültigkeit des Planes nachvollzogen werden kann.
2. Der Ersteller hat dafür Sorge zu tragen, dass die aktuellen Pläne bzw. Dateien stets an alle erforderlichen Adressaten verteilt werden. Ein projektweises Arbeiten auf unterschied- lichen inhaltlichen Ständen ist unbedingt zu vermeiden! An dieser Stelle wird auf das grundsätzliche Prinzip zur Übermittlung von Daten/Informationen mit Aconex verwiesen.
3. Bei der Fortschreibung von Dateien ohne inhaltliche Änderungen ist der Grund für die Versionierung zu dokumentieren. Hierfür ist das Feld „Freitext“ zu nutzen. Gleichwohl kann das Feld „Freitext“ zur Dokumentation inhaltlicher Änderungen genutzt werden.
4. Die inhaltliche Fortschreibung von Plänen ist auf diesen zu kennzeichnen (Beschreibung des Inhalts des Index in Tabelle, Revisionswolken).

Das CDE bietet die Möglichkeit, Inhalte unterschiedlicher Versionen miteinander zu vergleichen. Unterschiede werden dabei farblich hervorgehoben.

Prinzipiell wird bei einer Aktualisierung eines Planes bzw. einer Datei im CDE die neue Version über die vorhandene, alte Version gelegt (= Stapel). Die Historie der übermittelten Dateien bzw.

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des Stapels ist jederzeit nachvollziehbar, sofern diese Informationen übermittelt worden sind. Es können nur jene Historien bzw. Dateienstände eingesehen werden, die mit der eigenen Organi- sation (bzw. mit der eigenen Person) geteilt wurden.

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3. Prozesse und Module

3.1 Verwendete Module

In der folgenden Tabelle sind die gemäß aktueller Version von Aconex verwendbaren Module aufgelistet. Gemäß Tabelle sind momentan folgende Module für eine aktive Nutzung durch den Projektsteurer bzw. AN, insbesondere in der Kollaboration und Interaktion mit dem AG bzw. mit weiteren Projektbeteiligten, zwingend anzuwenden:

Der AN verpflichtet sich, zukünftige, momentan noch nicht in Aconex bestehende Module bzw. Funktionalitäten sowie die gemäß Tabelle momentan nicht für eine Nutzung durch den AN vorgesehenen Module zu einem späteren Zeitpunkt auf Verlangen des AG zu nutzen. Die Art und Weise der Nutzung sowie die durch die Projektsteuerung wahrzunehmenden Aufgaben für sowohl bestehenden als auch zukünftige Funktionalitäten und Module des CDE (z. B. Mitwirkung, Initiierung, Kontrollfunktion und Überwachung) wird durch den AG vorgegeben bzw. kann gemeinsam abgestimmt werden.

3.2 Modelle

Das Modelle-Modul soll für die Erstellung von Koordinationsmodellen sowie für die visuelle Prü- fung bzw. als Modell-Viewer genutzt werden. Dafür ist es notwendig, Modellstapel und Modellan- sichten zu erstellen. Außerdem sollen BCF-Issues als Vorgänge in Aconex mit der BIM-Kollabo- rationsplattform synchronisiert werden, sodass das Vorgänge-Dashboard aktuell und nutzbar ist. Die BCF-Vorgänge müssen hinzugefügt und korrekt zugewiesen werden und gelöste Vorgänge verwaltet werden.

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Sowohl für die Erstellung der Koordinationsmodelle und Modellstapel als auch für die Verwaltung der BCF-Vorgänge ist die BIM-Koordination (siehe Auftraggeberinformationsanforderungen [AIA], BAP) verantwortlich. Durch die Projektsteuerung ist im Projektverlauf kontinuierlich die kor- rekte Nutzung des Modelle-Moduls durch die Projektbeteiligten zu überwachen und nachzuhal- ten.

3.3 Dokumente

Das Dokumente-Modul ermöglicht u. a. das Hochladen, Runterladen, Ansehen und Bearbeiten

übermitteln. Durch die Projektsteuerung ist im Projektverlauf kontinuierlich die korrekte Nutzung des Dokumente-Moduls durch die Projektbeteiligten zu überwachen und nachzuhalten (z. B. kor- rektes Transmittal, richtiger Verteilerkreis, richtige Namenskonventionen und Metadaten, VS-NfD korrekt berücksichtigt).

3.4 Mail

Die gesamte Kommunikation innerhalb des Projekts wird ausschließlich über das CDE ab- gewickelt. Dies umfasst alle E-Mails, die im Rahmen des Projekts ausgetauscht werden.

Da das Mail-Modul von allen Projektbeteiligten genutzt wird, sind hier alle Teammitglieder gleich- ermaßen verantwortlich. Durch die Projektsteuerung ist im Projektverlauf kontinuierlich die kor- rekte Nutzung des Mail-Moduls durch die Projektbeteiligten zu überwachen und nachzuhalten.

3.5 Kosten

Es ist vorgesehen, das Kostenmodul als zentrales Tool für die Erfassung, Steuerung und Prog- nose etc. der Kosten im Projekt einzusetzen. Der Aufbau der Kostentabelle(n) und – Struktur wird von der IPS vorgegeben und kann gemeinsam abgestimmt wird. Durch die Projektsteuerung ist das Kostenmodul federführend zu pflegen und mit Informationen anzureichern (z. B. Verlinkung und Referenzieren auf Verträge, Transmittals, Nachträge etc.). Hierzu sind durch die Projektsteu- erung proaktiv sämtliche zur Führung der Projektkosten/des Kostenmoduls benötigten Informati- onen einzuholen. Die Kombination mit den vorhandenen Möglichkeiten anderer Module des CDE zur Steigerung der Effizienz des Kostenmoduls ist durch die Projektsteuerung zu eruieren, an- schließend ist der IPS diesbezüglich ein abzustimmender Vorschlag zu unterbreiten. Das Kos- tenmodul kann mit einer entsprechenden Vergabe von Rollen und Rechten hinsichtlich der Orga- nisationen bzw. deren Projektteilnehmer angereichert werden, sodass ein kollaboratives Arbeiten erwachsen kann. Die Rollen- und Rechteinstellungen ist mit der IPS gemeinsam abzustimmen.

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Durch die Projektsteuerung ist im Projektverlauf kontinuierlich die korrekte Nutzung des Kosten- Moduls durch die Projektbeteiligten zu überwachen und nachzuhalten.

3.6 Pakete

Das Pakete-Modul wird insbesondere für die gebündelte Abgabe bzw. für das gemeinsame Tei- len/Bearbeiten von Dokumenten verwendet. Der AG gibt bedarfsweise die durch die Projektbe- teiligten zu erstellende und zu nutzende sowie zu pflegende Struktur der Pakete vor. Dies kann gemeinsam durch AG mit AN abgestimmt werden. Der Projektsteuerung obliegt die Prüfung der entsprechenden Umsetzung der abgestimmten Arbeitsweise für das Pakete-Modul im Projekt durch die jeweiligen Projektbeteiligten, z. B. korrekte Ablage der jeweiligen Dateien in der Pakete Struktur. Durch die Projektsteuerung sind – bedarfsweise nach Anweisung der IPS – aktiv Pa- kete(-Strukturen) zu erstellen, zu modifizieren und zu pflegen. Durch die Projektsteuerung ist im Projektverlauf kontinuierlich die korrekte Nutzung des Pakte-Moduls durch die Projektbeteiligten zu überwachen und nachzuhalten (hinsichtlich Vollständigkeit, korrekter Ablage, korrekter Vergabe Rechte, etc.).

3.7 Workflows

Das Workflows-Modul dient der Steuerung von Prüf- und Freigabeprozessen sowie der Durch- führung von Qualitätsprüfungen. Hierbei werden bspw. Pläne und Modelle sowie Rechnungen überprüft und ggf. freigegeben (siehe Organisationshandbuch).

Workflows sind gemäß Organisationshandbuch umzusetzen. Weitere Workflows und Prozesse können zur Effizienzsteigerung im Laufe des Projektes gemeinsam durch AG und AN abgestimmt und implementiert werden. Durch die Projektsteuerung ist im Projektverlauf kontinuierlich die kor- rekte Nutzung des Workflow-Moduls durch die Projektbeteiligten zu überwachen und nachzuhal- ten.

3.8 Adressbuch

Das Adressbuch-Modul gibt einen Überblick über die sichtbaren Anwender im Projekt (sowie glo- bal in Aconex). Weiterhin können Verteilergruppen erstellt und verwalten werden.

3.9 Prozessberichte

Im Prozessberichte-Modul werden Berichte, Übersichten und Zusammenfassungen erstellt, die der Fortschrittskontrolle und der Dokumentation der Arbeitsschritte im Projekt dienen.

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3.10 Einstellungen

Die Verwaltung und Einrichtung des CDE erfolgt im Einstellungen-Modul. Hier werden allgemeine Konfigurationen vorgenommen, um sicherzustellen, dass alle Module korrekt und effizient arbei- ten. Zudem werden hier die Rechte und Rollen der einzelnen Projektteilnehmer administriert, z. B. die interne Rechtevergabe innerhalb der eigenen Organisation bezüglich VS-NfD Dateien.

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4. Testphase CDE

Die Testphase des CDE dient dazu, sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten den Umgang mit der Plattform erlernen und deren Funktionsweise verstehen. Der Auftraggeber (AG) bietet Schu- lungen zu Aconex an, um die Teilnehmer mit den spezifischen Funktionen der Plattform vertraut zu machen. Während der Testphase werden verschiedene Prozesse wie der Upload von Doku- menten und Modellen, die Nutzung des Mail-Moduls sowie der Freigabeprozess im Aconex-Sys- tem getestet. Alle Projektbeteiligten sind verpflichtet, an dieser Testphase teilzunehmen.

Die Testphase soll unmittelbar nach Auftragsvergabe beginnen und ist für den AN verpflichtend. Die Testphase gilt als abgeschlossen, sobald alle Beteiligten den geforderten Leistungsumfang erfolgreich erbracht haben. Dieser Leistungsumfang umfasst eine Reihe von Aufgaben, die in der folgenden Tabelle dargestellt sind:

Diese Testphase stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten in der Lage sind, die notwendigen Auf- gaben in der Plattform korrekt auszuführen und den Arbeitsprozess reibungslos zu gestalten.

Im Rahmen der Testphase können bei Bedarf Prozesse und Workflows im CDE im Sinne eines effizienteren Umgangs im Projekt durch AG und AN optimiert werden.

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5. Weitere allgemeine Grundsätze

5.1. Dokumentenlieferung

Eine fristgerechte Überlieferung sämtlicher Dokumente bzw. digitaler Liefergegenstände, inhalt- lich vollständig und hinsichtlich der Metadaten und Namenskonvention korrekt zugeordnet und bezeichnet, ist über das CDE durch Transmittals vom AN zu gewährleisten.

Es gilt grundsätzlich das Prinzip der Bringepflicht, d.h. der Erzeuger bzw. Einsteller von Daten ist verpflichtet diese den übrigen Anwendern durch eine aktive und adressierte Übermittlung (Transmittal) zur Verfügung zu stellen.

Eine Abholung von Daten aus dem Organisationsbereich anderer Organisationen ist technisch nicht möglich. Nicht übermittelte Daten stehen ausschließlich der Organisation zur Verfügung, die diese Daten eingestellt/hochgeladen hat. Andere Organisationen haben darauf keinerlei Zugriff und keine Kenntnis von deren Existenz, auch der AG nicht.

Dateien (Pläne, Modelle, Dokumente etc.) gelten nur dann als überliefert, d. h. dem Auf- traggeber (AG) und/oder anderen Projektbeteiligten zugegangen, wenn die jeweilige Na- menskonvention im CDE korrekt verwendet worden ist, die Metadaten inhaltlich und al- phanumerisch mit der Namenskonvention übereinstimmen und die Namenskonvention den Inhalt der Datei richtig bezeichnet. Bei Abweichungen davon (z. B. das „Dokument“ Nach- trag wird als „Plan“ Grundriss verteilt) schuldet der Auftragnehmer solche Dateien weiterhin mit der zutreffenden und mit dem Inhalt der Datei übereinstimmenden Namenskonvention. Bis zur Erfüllung dieser Verpflichtung sind die in solchen Dateien enthaltenen Pläne und Modelle nicht erbracht bzw. Willenserklärungen unwirksam und muss der Auftraggeber solche Dateien nicht annehmen. Erlangt der Auftraggeber Kenntnis davon, dass der Auftragnehmer eine solche Datei in die CDE eingestellt hat, muss er dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Abhilfe set- zen und hierbei auf den fingiert-fehlenden Zugang hinweisen.

5.2. Einhaltung der Konventionen und Verstöße

Durch den AG bzw. den eingesetzten Projektsteuerer wird auf die Einhaltung der zum Zeitpunkt des Uploads vereinbarten/gültigen Namenskonvention, Metadaten und Kodierungen geprüft. Ver- stöße gegen die Vorgaben werden angezeigt und sind durch den AN unverzüglich zu korrigieren. Hierfür ist die Funktion der Versionierung (Aktualisierung) zu verwenden. Die Korrekturen in der Nomenklatur/Metadaten ist bei der Aktualisierung im CDE festzuhalten. Diesbezüglich eignet sich aus derzeitiger Sicht das „Freitext“-Feld.

5.3. Administration von Rechten und Rollen

Die Administration der Rechte und Rollen einer Organisation im CDE – welcher Mitarbeiter hat welche Rechte, ggf. interne Prozesse etc. – obliegt dem AN selbst. Anwender bzw. User, die

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Zugang zum Projekt auf Aconex haben sollen, sind dem AG mitzuteilen. Nachdem die entspre- chenden Voraussetzungen vorliegen (z. B. positiv beschiedene Zuverlässigkeitsüberprüfung), wird die Person durch den AG in das Projekt eingeladen.

5.4. Schulungen

Für das Arbeiten mit dem CDE werden dem AN bedarfsweise Schulungen zur Verfügung gestellt. Hierfür stellt der AG einen Schulungskalender bereit, in dem sich Projektteilnehmer nach Bedarf selbst eintragen können. Es finden turnusmäßig Schulungen zu verschiedenen Themenberei- chen der CDE (Grundlagen, Kommunikation, Kosten, etc.) statt.

Die Teilnahme kann über untenstehenden Link gebucht werden, nach der Buchung erfolgt eine Bestätigung per Mail und der Termin wird sodann in den Kalender des Teilnehmers eingetragen. Bitte beachten Sie, dass uns eine Löschung oder Absage des Termins in Ihrem Outlook-Kalender nicht automatisch erreicht.

Nutzen Sie daher den Button „Neu planen“ aus der Bestätigungs-Mail und klicken Sie anschlie- ßend auf Buchung stornieren. Nur so erreicht uns die Information und es wird anderen Projekt- teilnehmern ermöglicht, den freigewordenen Platz zu nutzen.

Eine Schulung findet statt, sofern mindestens 3 Personen sich für eine Teilnahme eintragen. Ist diese Mindestteilnehmerzahl 14 Kalendertage vor dem Termin nicht erreicht, wird die Schulung abgesagt und der Termin entfällt ersatzlos.

Die Maximalteilnehmerzahl für eine Schulung beträgt 10 Personen, dies gewährleistet eine hohe Schulungsqualität und stellt sicher, dass auch auf individuelle Fragen der Teilnehmer angemes- sen eingegangen werden kann.

IPS Schulungskalender

5.5. Support

Der AG steht darüber hinaus für Fragen und Support zum CDE zur Verfügung. Hierfür ist aus- schließlich der im Modul „Mail“ vorhandene Mailtyp „Support Request“ im Aconex-Projekt zu nutzen.

Über diese Kontaktadresse werden Fragen zu Änderungen der Metadaten und technische Prob- leme (Anmeldung, User, Einstellungen) entgegengenommen.

5.6. Zeitzone

In Aconex ist projektübergreifend für alle User die Zeitzone „Europa/Berlin“ zu verwenden.

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5.7. Weitere Funktionen und Änderung der Funktionalitäten

Es ist vorgesehen, weitere Funktionen von Aconex zu nutzen, bspw. für das Mängelmanagement während der Bauausführung.

Da sowohl

• durch Updates etc. Weiterentwicklungen/Änderungen der Funktionalitäten des CDE nicht ausgeschlossen werden können und
• sich während des Verlaufs des Projektes Änderungen bezüglich der Informa- tionsbedürfnisse mit dem Arbeiten mit dem CDE bzw. hinsichtlich der Kodie- rungen etc. einstellen können

sind Änderungen gegenüber den unter „1. Namenskonventionen, Metadaten und Plankodierun- gen“ und „2. Prozesse und Module“ aktuell getroffene Vorgaben nicht ausgeschlossen und kön- nen gemeinsam abgestimmt werden. Die Projektadministration liegt bei dem AG. Eventuelle (zu- künftige) Änderungen (z. B. durch Weiterentwicklung und Updates von Aconex, durch projekt- spezifische Anpassungen von Funktionalitäten, Abfolgen etc. in der Zusammenarbeit) im CDE sind durch den Auftragnehmer umzusetzen.

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