Anlage 1_260729_Projektbeschreibung für VgV Projektsteuerung.pdf

Projektbeschreibung

Spüllüftungsanlagen der Treppenhauskerne

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Projektsteuerung und allgemeine Beratung

• 1 - 29.07.2026

Inhalt Projektstatus ......................................................................................................................... 3 Beschreibung des Vorhabens................................................................................................ 3 Spüllüftungsanlage ................................................................................................................ 3 Digestorien-Abluftanlagen ..................................................................................................... 5 Komplexität der Umbaumaßnahme ....................................................................................... 6 Beschreibung der Leistungen ................................................................................................ 7 Rahmentermine ..................................................................................................................... 9 Abrechnungsmodus .............................................................................................................. 9 Projektorganisation ...............................................................................................................10 Berichtswesen und Kommunikation ......................................................................................10 Dokumentationskonzept / Dateimanagementsystem Conclude (Thinkprojekt CDE)......10 Schriftverkehr und Verteilung ...............................................................................................10 Besprechungen und Verteilungen ........................................................................................11 Allgemeine Protokollführung: ........................................................................................12 Urlaubsvertretung: ........................................................................................................12 Entscheidungsfindung ..........................................................................................................12 Planungsfreigaben ...............................................................................................................14 Festlegung der Anzahl und Art zu übergebende Unterlagen ................................................14 Termine und Kapazitäten .....................................................................................................15 Definition der Terminpläne ............................................................................................15 Meilensteine .................................................................................................................15 Allgemeine Preissteigerung ..........................................................................................15 Kostenverfolgung ..........................................................................................................16 Rechnungslauf .....................................................................................................................16 Rechnungen Planungsleistungen .................................................................................16 Rechnungen ausführender Firmen und Gutachter ........................................................16 Workflow .......................................................................................................................17 Kosten ..................................................................................................................................17 Allgemeines ..................................................................................................................17 Beauftragung Fachplaner .............................................................................................17 Beauftragung ausführender Firmen ..............................................................................18 Umgang mit Kleinstaufträgen und Stundenlohnarbeiten ...............................................18 Qualität und Sicherheit .........................................................................................................18 Qualitätsmanagement ...................................................................................................18 Sicherheitsmanagement ...............................................................................................18 Risikomanagement .......................................................................................................18 Öffentliche Belange und Behörden ...............................................................................19 Brandschutz .................................................................................................................19 Standards / TAB´s ........................................................................................................19 Inbetriebnahmen ...........................................................................................................19

• 2 - 29.07.2026

Projektstatus

Für die Leistungen der Planung und Ausführung Spüllüftung- und Digestorienanlagen für 7 Treppenhäuser in den LP 5-8 sind Planer beauftragt.

Für die Planung der Spüllüftungsanlagen für die Treppenhäuser A4, C3, D1, D2, D3, D4 und D5 liegt seit dem 04.11.2024 eine Baugenehmigung vor. Für die Planung aller mit den Spüllüftungsanlagen zusammenhängender Gewerke, die keine Baugenehmigung benötigen, liegt eine abgeschlossene Leistungsphase 3 vor.

Für die Digestorien-Abluftanlagen liegt eine abgeschlossene Leistungsphase 3 für die Treppenhäuser A4, B4, C2, C3, C4, C5, D1, D2, D3, D4 und D5 vor.

Übersicht Baugenehmigungen:

Antrag Betriebsaufrechterhaltung der Sicherheitslüftungsanlagen: Genehmigung erteilt: befristet bis zum 01.11.2026

Antrag Spüllüftungsanlagen für Treppenhauskerne A4, C3, D1, D2, D3, D4, D5: Genehmigung erteilt: 04.11.2024

Beschreibung des Vorhabens Das Hauptgebäude der Uniklinik RWTH Aachen verfügt über 24 notwendige Treppenhäuser mit Vorräumen und Aufzügen. Am 23.12.1996 ist ein Brand in einem Elektroschacht in der Nähe des Treppenhauses C3 ausgebrochen. Dieses Brandereignis zeigte gravierende Schwächen im bisherigen Sicherheitskonzept für die Rauchfreihaltung und Entrauchung der Treppenhäuser auf. Aufgrund dieser Erfahrungen wurde das Sicherheitskonzept der Treppenhäuser einschließlich Schleusen überarbeitet und mit der Umbauplanung der Sicherheitslüftung für die Treppenhauskerne begonnen. Gemäß der damaligen brandschutztechnischen Stellungnahme sollten die vorhandenen Druckbelüftungsanlagen der Treppenhauskerne durch Spüllüftungsanlagen ersetzt werden.

Im Rahmen des Bauvorhabens „Umbau Sicherheitslüftung der 24 Treppenhäuser des UBFT“, genehmigt durch Zustimmung gemäß § 80 BauO NW, erteilt durch die Bezirksregierung Köln am 23.04.2003 unter Berücksichtigung der dazugehörenden Ergänzungen und Abnahmen, wurden bis 2010 die Sicherheitslüftungsanlagen für 13 der 24 Treppenhauskerne umgebaut. Aufgrund eines Wechsels bezüglich der bauaufsichtlichen Zuständigkeit war das Fortführen des genehmigten Bauvorhabens formell jedoch nicht möglich.

Spüllüftungsanlage

Im Jahr 2015 wurde mit der Fortführung der Maßnahmen für die 11 noch nicht umgerüsteten Treppenhauskerne begonnen. Folgende Treppenhäuser waren betroffen: A4, B4, C2, C3, C4, C5, D1, D2, D3, D4 und D5, von denen bereits einige fertigstellt sind bzw. sich im Umbau befinden.

• 3 - 29.07.2026

Die Lage der Treppenhäuser im Gebäude, für die die Spüllüftungsanlagen noch umzubauen sind, ist folgendem Übersichtsplan zu entnehmen:

Die Treppenhauskerne sind grundsätzlich gleich aufgebaut und bestehen aus einer Schleuse, dem Treppenraum, einem WC-Kern und einem Aufzug. Sämtliche Bereiche eines Treppenhauskerns werden von der Schleuse aus erschlossen. Die Treppenhäuser erstrecken sich von Etage -3 bis Etage 15. Die Etagen 11 bis 14 bilden dabei die sogenannten Turmstuben, in denen sich technische Anlagen befinden. Die Etage 15 ist das Dach der Treppentürme.

Für die eigentlichen Umbaumaßnahmen wurden zunächst eine Machbarkeitsstudie am Beispiel des Treppenhauskerns C4, die als Grundsatzlösung für alle Treppenhauskerne gilt, sowie eine brandschutztechnische Stellungnahme erstellt. Darauf basierend wurde anschließend mit der Umplanung weiterer Treppenhauskerne begonnen. Die Treppenhauskerne C2 und C4 sind bereits fertiggestellt, die Treppenhauskerne B4 und C5 befinden sich zurzeit im Umbau. Die Spüllüftungsanlagen der einzelnen Treppenhäuser gleichen sich in Aufbau, Volumenstrom und Steuerung. Eine Anlage besteht aus zwei Ventilatoren in 100% Redundanz und liefert einen Betriebsvolumenstrom von 21.000m³/h. Die Aufstellung erfolgt in der Techniketage -4. Die Situation in Bezug auf Baufreiheit variiert an den einzelnen Aufstellorten. Die Aufstellung der Anlagen ist daher je Treppenhauskern individuell zu planen. Im Brandfall werden das Treppenhaus und die Schleuse einer betroffenen Etage, die einen Brandabschnitt bilden, mit Zuluft versorgt. Die Abführung der verrauchten Luft erfolgt im Treppenhaus über RWA-Anlagen und in den Schleusen über die bestehende WC- /Schleusenabluft und die neu zu planende Sicherheitsabluft. Der Aufbau der neuen Sicherheitsabluftanlagen als dachaufgestellter Ventilator ist für alle Treppenhauskerne gleich. Die Steuerschränke der Spüllüftungsanlagen, ausgeführt in der Schutzart IP55, werden in den Turmstuben aufgestellt (siehe hierzu auch den Abschnitt zu Wassernebel- Löschanlagen). Die Steuerung der Spüllüftungsanlagen soll über eine DDC erfolgen. Die Verlegung der Steuerleitungen erfolgt in einem neu zu errichtenden Installationsschacht in jedem Treppenraum, die Ausführung ist für alle Treppenhauskerne gleich.

• 4 - 29.07.2026

Die Aufstellung der Steuerschränke der Spüllüftungsanlagen in den Turmstuben stellt eine Abweichung von § 17 Abs. 1 Bau0 NRW und DIN 4102-7 dar, da die Anforderungen an eine brandschutztechnische Abschottung auf Grund der baulichen Situation nicht zu erfüllen sind. Zur Kompensation von Abweichungen und zur Sicherung der Schutzziele ist für die Turmstuben daher eine Wassernebel-Löschanlage vorgesehen. Jede Turmstube wird über eine separate Steigeleitung versorgt. Die Verlegung der Steigeleitung und der Steuerleitungen erfolgt in neu zu errichtenden Installationsschächten in den Treppenräumen und ist in der Ausführung für alle Treppenhauskerne gleich. Die Anbindung an die bestehende Ringleitung im Hauptgebäude des Klinikums erfolgt in der Etage -3. Die Turmstuben weisen eine Wirkfläche von 60m² auf und werden in die Brandgefahrenklasse OH1 eingestuft. Die Steigetrassen, die diesen Bereich versorgen, werden in die Brandgefahrenklasse OH2 eingestuft (Wirkfläche 144m²). Die Auslösung der Löschanlage erfolgt über die Brandmelder der Brandmeldeanlagen. Um den Betrieb der Spüllüftungsanlagen bei Auslösung der automatischen Löschanlage sicherzustellen, werden die Schaltschränke in der Schutzart IP55 ausgeführt.

Digestorien-Abluftanlagen

Im Zuge der bereits erfolgten Umplanung und der Ausführung der erforderlichen Umbaumaßnahmen wurden weitere Anforderungen an die Umplanung und Ertüchtigung der Treppenhauskerne gestellt. Die Abluftanlagen der Digestorien, die innerhalb der Turmstuben sollten ursprünglich aufgrund der Ausführung in Kunststoff zur Reduzierung der Brandlasten und zur Schaffung von mehr Baufreiheit zusammengefasst und ausgelagert werden. Die Vorplanung hat ergeben, dass diese Ausführung nicht umsetzbar ist. Daher ist mit der Entwurfsplanung der Austausch der Ventilatoren innerhalb der Turmstuben festgelegt worden. (Erläuterungsberichte s. Anlage 11 der VgV-Unterlagen)

Die Lage der Treppenhäuser im Gebäude, in denen die Digestorien-Abluftanlagen umzubauen sind, ist folgendem Übersichtsplan zu entnehmen:

• 5 - 29.07.2026

Komplexität der Umbaumaßnahme

Die Arbeiten, vor allem der Umbau der Spüllüftungsanlagen mit allen notwendigen Vorbereitungen im Bau- und Technikbereich, finden über die gesamte Höhe des Hauptgebäudes statt.

Gleichzeitig werden Umbau- und Installationsarbeiten an mehreren Stellen durchgeführt: • in Etage -4 (Kriechkeller), • in den Turmstuben (Etagen 10–14), • in den Treppenhäusern (Etagen -3 bis 9), • sowie bei Bedarf in direkt angrenzenden genutzten Bereichen.

Die umfangreichsten Arbeiten finden in der Etage -4 und in den Turmstuben statt. Dort sind die Platzverhältnisse sehr beengt.

Da während der Bauzeit eine sicherheitstechnische Anlage beeinträchtigt ist, muss die Feuerwehr durchgehend Ersatzmaßnahmen gewährleisten. Deshalb können gleichzeitig nur in maximal 2 bis 3 Treppenhäusern Arbeiten stattfinden.

Alle Beteiligten müssen die Vorgaben für Fremdfirmen am UKA strikt einhalten. Außerdem sind die Regeln des Geschäftsbereichs Gebäudetechnik für Arbeiten in sensiblen Technikbereichen strikt zu beachten sowie maßgebliche Arbeiten mit der Gebäudetechnik intensiv abzustimmen.

Eine sehr enge Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und der Gebäudetechnik, eine umfangreiche Kenntnis der UKA-spezifischen Vorgaben und eine kurzfristige Reaktionszeit bei unvorhergesehenen Ereignissen muss gewährleistet sein.

Präsenz vor Ort: Während Planungsphasen sind Abstimmungen mit der Gebäudetechnik idealerweise in Präsenz zu führen, weitere Abstimmungsgespräche können in Abstimmung mit dem AG auch per Videokonferenz geführt werden. Sobald die Bauphase beginnt ist eine Präsenz von bis zu drei Tagen in der Woche vor Ort erforderlich, da die komplexen Maßnahmen, insbesondere in der Inbetriebnahmephase, von Seiten der Projektsteuerung eng begleitet werden müssen. Bei der Uniklinik können bei Bedarf Räume angemietet werden, die monatliche Miete für einen Bürocontainer beträgt 186,- € zzgl. 30,- € Nebenkosten.

Es besteht die Möglichkeit der Besichtigung der Bestandssituation im Rahmen der Angebotserstellung.

• 6 - 29.07.2026

Beschreibung der Leistungen

Leistungen Projektsteuerung / allgemeine Beratung

Zur angemessenen Verfolgung der entsprechenden Projektziele sollen im Wesentlichen folgende Leistungsschwerpunkte während der Planungs- und Ausführungszeit erbracht werden: • Besprechungen/ Kommunikation/ Dokumentation/ Berichterstattung, • Kostenkontrolle/ -steuerung • Entscheidungseinholung/-findung • Termincontrolling • Schnittstellenklärung/ Definition von Verantwortlichkeiten • Wöchentliches Controlling bzw. entsprechende Berichterstattung über den wesentlichen Projektstand an ukafacilities

Die Leistungen sind im Rahmen der im Folgenden beschriebenen „Projektorganisation“ zu erbringen. Es werden keine Planungs- und Sachverständigenleistungen beauftragt.

Organisation, Information, Koordination und Dokumentation • Erarbeiten und Umsetzen der Kommunikationsstruktur (Informations-, Berichts- und Protokollwesen) • Aufstellung/ Nachverfolgung von ToDo-Listen • Organisation und Dokumentation von regelmäßigen Besprechungen mit Nutzern/ Betreibern/Kontaktpersonen so wie benötigt • Überprüfung der aktuellen Projektziele und Mitwirken beim Fortschreiben der Projektziele • Überprüfen und Umsetzen des Entscheidungs- und Änderungsmanagements • Einholen und Einfordern entsprechender Entscheidungen, z. B. aktuell ausstehende AG-seitige • Mitwirken bei der Herbeiführung der behördlichen Genehmigungen (zurzeit nicht absehbar, ob im Laufe der Bearbeitung z. B. Änderungsanträge erforderlich werden) • Planung, Organisation, Durchführung und Dokumentation von Workshops • Verwendung der internetbasierten Projektplattform Conclude als führendes System zur Dokumentenablage • Beratung und Vorbereitung von Freigabe zur Fortführung des Projekts

Mitwirken beim Risikomanagement • Regelmäßige Kontrolle der Einhaltung der Projektziele, der Organisationsvorgaben und Planung • Feststellung, Dokumentation, Überprüfung und Abstimmung von Risiken aus dem Planungs- und Ausführungsprozess

Kosten • Überprüfen der Kostenermittlung der Objekt- und Fachplaner sowie Veranlassen erforderlicher Anpassungsmaßnahmen (je nach Bedarf) • Überprüfen der Kostenkontrolle der Planer • Kostensteuerung zur Einhaltung der Kostenziele

• 7 - 29.07.2026

• Prüfen und Freigabevorschläge bzgl. der Rechnungen der Planungsbeteiligten und sonstigen Projektbeteiligten (außer bauausführenden Unternehmen – hier dann „Überprüfung“) zur Zahlung • Abstimmen, Erarbeiten und Fortschreiben der jeweiligen Kostenverfolgung • Berücksichtigung entsprechender Fördermittel/ Anforderungen aus Förderbescheiden etc. • Verwendung der internetbasierten Projektplattform Conclude als führendes System für das Kostencontrolling • Vorbereiten bzw. Erstellen monatlicher (übergeordneter) Controlling-Berichte in gemeinsamer Abstimmung mit den Vertretern des AG

Qualitäten und Quantitäten • Analysieren, Bewerten und Steuern der Leistungen der Planungsbeteiligten, insbesondere der Koordinations- und Integrationsleistungen des TGA-Planers • Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Planungsbeteiligten zum Abschluss der jeweiligen Leistungsphasen der Planung • Überprüfen der von den Planungsbeteiligten erstellten Leistungsverzeichnisse, Angebotsauswertungen und Vergabevorschläge • Anlassbezogenes örtliches Analysieren und Bewerten der Leistung der Objektüberwachung • Vorbereiten bzw. Erstellen monatlicher (übergeordneter) Controlling-Berichte in gemeinsamer Abstimmung mit den Vertretern des AG

Termine • Überprüfen der Terminplanung der Objekt- und Fachplaner für den Planungs- und Bauablauf (Termincontrolling) • Terminsteuerung zur Einhaltung der Terminziele • Erstellung, Führung und Überprüfung des Rahmenterminplans als übergeordnetes Dokument der Terminplanung • Vorbereiten bzw. Erstellen monatlicher (übergeordneter) Controlling-Berichte in gemeinsamer Abstimmung mit den Vertretern des AG

Verträge • Mitwirken bei der Durchsetzung von Vertragspflichten gegenüber den Beteiligten • Prüfen und Freigabevorschläge zu Vergütungsnachträgen von Planungsbeteiligten • Mitwirken bei der Strukturierung der Vergabeverfahren • Überprüfen der Nachtragsprüfungen durch die Objektüberwachung und Mitwirken bei der Beauftragung • Verwendung der internetbasierten Projektplattform Conclude als führendes System für die Erstellung von Verträgen und Nachträgen

Unterstützung bei Terminen mit Trägern öffentlicher Belange

• 8 - 29.07.2026

Rahmentermine

Der aktuelle Rahmenterminplan sieht eine Projektlaufzeit bis 27.11.2029 vor (s. siehe beigefügten Rahmenterminplan)

Abrechnungsmodus

Angeboten werden soll die Leistungserbringung mit einer Pauschale pro Jahr bis Projektende. Eine Honoraranpassung, während der Vertragslaufzeit ist nicht vorgesehen.

Die Abrechnung erfolgt über monatliche Abschlagszahlungen.

• 9 - 29.07.2026

Projektorganisation

Berichtswesen und Kommunikation

Dokumentationskonzept / Dateimanagementsystem Conclude (Thinkprojekt CDE) Für das Dokumentenmanagement wird die onlinebasierte Plattform Conclude eingesetzt. Die Anforderungen an die Nutzung der Plattform Conclude sind der Anlage zum Ingenieurvertrag zu entnehmen.

Alle Dokumente/Pläne der jeweiligen Leistungsphase müssen hochgeladen werden. Neue Versionen des gleichen Dokuments sind grundsätzlich in Form einer „Versionierung“ zu einem „Stapel“ zusammenzuführen, sodass die Historie mitgeführt wird und immer die aktuelle Version des betreffenden Dokumentes als „oberste“ Datei des „Stapels“ zur Verfügung steht. Eine Anleitung für den Upload steht zur Verfügung, sobald die Erstanmeldung erfolgt ist. Der Upload ist idealerweise von den Planern durchzuführen, die ordnungsgemäße Ausführung ist von Seiten der Projektsteuerung zu prüfen und ggf. zu übernehmen.

Alle Projektbeteiligten erhalten, je nach Rolle im Projekt, Zugriff auf die Dokumente/Pläne. Die Verteilung von Dokumenten/Plänen erfolgt ausschließlich über das Conclude-System. Jede Aktion auf die eingestellten Dokumente und Pläne (hochladen, runterladen, versionieren, verteilen, etc.) wird im System protokolliert und ist somit eindeutig nachverfolgbar. Ein Löschen von Dokumenten, Plänen ist generell nicht möglich.

Herausragende Projektereignisse wie Phasenabschlüsse werden zusätzlich einzeln dokumentiert. Hierzu werden alle zum Projektereignis gehörigen Dokumente in einem ZIP-Ordner zusammengefasst abgelegt.

Schriftverkehr und Verteilung Über alle wesentlichen Ereignisse im Projektablauf, die die Projektziele (Funktion, Qualität, Kosten, Termine) beeinflussen, ist die Projektleitung des AG unmittelbar schriftlich zu informieren. Alle Planer, die von dem Ereignis betroffen sind, werden ebenfalls schriftlich informiert. Alle Schriftstücke, die an mehrere Stellen verteilt werden, erhalten einen Verteiler.

Sämtliche Arbeitsergebnisse der AN sowie projektrelevante Planungsgrundlagen des AG sind digital in Conclude durch den jeweiligen Ersteller abzulegen. Die Projektsteuerung hat dies zu kontrollieren und ggf. zu übernehmen.

Pläne und Dokumente gelten als zugestellt, wenn sie in Conclude hochgeladen und die entsprechenden Personen benachrichtigt wurden.

• 10 - 29.07.2026

Besprechungen und Verteilungen Zur Erreichung der Projektziele finden regelmäßige Besprechungen statt.

Folgende regelmäßige Besprechungen sind vorgesehen:

Koordinationsbesprechung Projektmanagement: 14-tägig (Planer, Projektsteuerung, Geschäftsbereich Gebäudetechnik)

Planungsbesprechung: mindestens 14-tägig

Einzelabstimmung mit der Gebäudetechnik: nach Bedarf

Baubesprechung: wöchentlich

Darüber hinaus kann der AG bei Erfordernis zusätzlich Besprechungstermine ansetzen.

Die Besprechungen finden, wenn nichts anderes vereinbart wurde, in Präsenz statt. In Abstimmung mit dem AG können Video-Konferenzen vereinbart werden. Die Baubesprechungen sind grundsätzlich in Präsenz abzuhalten. Hybride Besprechungen sind nicht gewünscht.

Die Koordinationsbesprechungen Projektmanagement werden vom durch den AG beauftragten Projektsteuerer geführt und protokolliert. Agenda-Punkte aus der Planungsbesprechung für die Koordinationsbesprechung müssen dem Projektsteuerer 3 Werktage vorher als Themenvorschlag übermittelt werden

Die Projektsteuerung nimmt an den Koordinations- und Planungsbesprechung teil. Ebenfalls ist die Teilnahme an maßgeblichen Einzelabstimmungen mit der Gebäudetechnik erforderlich. Die Teilnahme an Baubesprechungen ist insbesondere dann erforderlich, wenn sich Störungen im Bauablauf abzeichnen, die diesen terminlich, kostenmäßig oder qualitativ beeinträchtigen. Abstimmungen zur Planung und Umsetzung der Inbetriebnahmephase sind zwingend von Seiten der Projektsteuerung zu begleiten

Die Planungsbesprechungen und alle weiteren Besprechungen werden vom koordinierenden AN vorbereitet, geführt und protokolliert. Agenda und Protokolle sind auf Conclude abzulegen. Die Projektsteuerung hat dies zu kontrollieren und ggf. zu übernehmen.

Die Verteilung der Protokolle erfolgt für alle Besprechungen spätestens nach 5 Werktagen über Conclude.

• 11 - 29.07.2026

Allgemeine Protokollführung: Die Art der Besprechung mit Hinweis auf den Verfasser sowie die Verteilung an die jeweiligen Beteiligten ist dem Kopf der Protokolle zu entnehmen. Bei regelmäßig gleichbleibender Teilnehmerrunde werden Verteilerlisten für den Versand der Besprechungsprotokolle erstellt. Grundsätzlich soll jeder Gesprächsteilnehmer auch das Gesprächsprotokoll erhalten.

Alle Protokollpunkte, die Aktivitäten auslösen, erhalten Erledigungsvermerke „Zuständig“/„Termin“ (Erledigung bis). Es ist darauf zu achten, dass alle Personen mit einem Zuständig- / Termin-Vermerk das entsprechende Protokoll auch erhalten.

Einwände, Korrekturen zu vorangegangenen Protokollen werden jeweils im Rahmen der nächsten Besprechungsrunde abgefragt und entsprechend aufgenommen. Werden keine Änderungs- oder Ergänzungswünsche vorangegangener Protokollierungen einzelner Besprechungspunkte vorgebracht, ist der Protokollpunkt entsprechend verabschiedet.

Den Beteiligten ist bekannt, dass mit diesem Protokoll keine Vertragsänderungen, sondern lediglich Festlegungen im Rahmen der Vertragsabwicklung bzw. gemeinsame Auslegung von Vertragsformulierungen erfolgt sind. Vertragsänderungen, insbesondere Änderungen des Leistungsumfangs mit Auswirkungen auf die Kosten und Vertragstermine, bedürfen einer besonderen schriftlichen Vereinbarung.

Um alle Personen, die an einer Besprechung teilgenommen haben, einfacher zu erfassen, kann eine Teilnehmerliste verteilt werden. Alle Besprechungen werden durch eine vorab verschickte Agenda vorbereitet. Sollte sich der Besprechungsinhalt bei turnusmäßigen Besprechungen jeweils aus dem Vorprotokoll ergeben, so kann auf die Agenda verzichtet werden.

Urlaubsvertretung: Alle Projektbeteiligte sind gehalten, frühzeitig Urlaubsvertretungen zu benennen. Es wird erwartet, dass die vertretenden Personen über die wesentlichen Vorgänge im Projekt informiert sind und notwendige Entscheidungen herbeiführen können.

Entscheidungsfindung

Alle Projektbeteiligte sind zur Kooperation verpflichtet. Sofern im Rahmen des Planungsprozesses erforderlich, erarbeiten die Planer und Fachplaner Varianten unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf Kosten, Termine und Qualitäten. Diese werden dem Auftraggeber erläutert und dienen als Entscheidungsgrundlage.

Die Entscheidungsvollmacht obliegt der Projektleitung des Auftraggebers. Im Fall der Abwesenheit ist eine entsprechende Vertretung rechtzeitig zu benennen.

• 12 - 29.07.2026

Beim Auftreten von Änderungen gegenüber den festgelegten Zielen erfolgt der Ablauf gem. nachfolgendem Regelschema

• 13 - 29.07.2026

Planungsfreigaben Herausragende Projektereignisse, entsprechend den Anforderungen aus den Arbeitspaketen, werden vom AN den entsprechenden Abteilungen des AG im Rahmen einer Präsentation erläutert und als Dokumentation zur Freigabe durch den AG bereitgestellt. Hierbei sind durch den AN, neben der strukturierten Dokumentation der Dokumente in Conclude, die Unterlagen auch im Conclude-Modul Plan-/Dokumentenprüfung zur Verfügung zu stellen. Eine Anleitung zu diesem Modul wird durch die Projektleitung zur Verfügung gestellt.

Der Auftraggeber gibt im Rahmen der vereinbarten Meilensteine folgende Schritte frei:

Abschluss Verifizierung Entwurfsplanung Abschluss Ausführungsplanung Abschluss Erstellung Leistungsverzeichnisse

Die Freigabe des AG erfolgt in der Regel innerhalb von 15 Werktagen und ist durch den AN bei der Terminplanung zu berücksichtigen.

Die Freigaben des AG beziehen sich nur auf die Prüfung von Nutzerbelangen und haben ansonsten nur den Charakter einer Kenntnisnahme. Die Planungsverantwortung des Verfassers für die technische Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt unberührt. Der Umfang der Freigaben ist in den jeweiligen Projektphasen festzulegen.

Festlegung der Anzahl und Art zu übergebende Unterlagen Grundsätzlich sind alle Planunterlagen, die für die Übernahme in Bestandunterlagen des UKA vorgesehen sind, nach dem jeweils gültigen Stand des "Pflichtenheftes für das rechnergestützte Erstellen von CAD-Dokumentationen" der Uniklinik RWTH Aachen anzufertigen. Für die Abwicklung des Projektes wird zum Datenaustausch von der ukafacilities GmbH kostenlos die Conclude Projektmanagementplattform zur Verfügung gestellt.

2-fach digital auf Stick

• 14 - 29.07.2026

Termine und Kapazitäten

Definition der Terminpläne Alle Terminpläne werden als vernetzte Balkendiagramme aufgestellt (Gantt- Diagramm) und sind vom AG freizugeben. Die Überwachung der Terminpläne obliegt dem Aufsteller. Zum Leistungsumfang zählen: • Erstellung eines gesamthaften, übergeordneten Terminplanes als Gantt-Diagramm für alle Phasen und Vorgänge des Planungs- und Bauablaufs durch den AN unter Berücksichtigung, Integration und Koordination aller weiteren Terminpläne der an der Planung und Ausführung Beteiligten. • Erstellung von erforderlichen Detail-Terminplänen als Gantt- Diagramm für alle Phasen und Vorgänge des Planungs- und Bauablaufs für das eigene Gewerk sowie Integration und Koordination der übermittelten Angaben der übrigen an der Planung und Ausführung beteiligten Planer. • Berücksichtigung und Integration der vom AG vorgegebenen Meilensteine (MS 5-6) im übergeordneten Terminplan • Strukturierung des übergeordneten Terminplans durch zusammenklappbare Sammelvorgänge, sodass die Komplexität der Darstellung für das Berichtswesen und Managementzwecke reduziert werden kann. Die MS 5-6 sollen im zusammengeklappten Zustand weiterhin sichtbar bleiben. • Alle Beteiligten sind aufgefordert proaktiv auf Terminabweichungen hinzuweisen und Handlungsempfehlungen zur Kompensation der Abweichungen zu erarbeiten.

Meilensteine Folgende Meilensteine sind in die Terminplanung zu integrieren und zu über- wachen: • MS 5.0: Übergabe Projekt an UKA • MS 5.2: Inbetriebnahme Spüllüftungsanlagen A4/D4 • MS 5.3: Inbetriebnahme Spüllüftungsanlagen C3/D2 • MS 5.4: Inbetriebnahme Spüllüftungsanlagen D1/D3/D5 • MS 5.5: Inbetriebnahme aller Digestorienanlagen • MS 6: Gesamtfertigstellung

Allgemeine Preissteigerung Die Baukosten wurden auf Grundlage des Nachtrags zur HU-Bau vom AG aus 2024 ermittelt. Vor dem Hintergrund der allgemeinen Preissteigerungen sind diese bis zum Zeitpunkt der geplanten Vergaben der entsprechenden Gewerke zu betrachten und zu prognostizieren.

• 15 - 29.07.2026

Kostenverfolgung Der Projektleitung des AG obliegt, unter Mitwirkung der Projektsteuerung sowie anderer Projektbeteiligter, die Kostenkontrolle für das von ihm betreute Projekt. Zu diesem Zweck muss der AN eine nach Gewerken gegliederte Kostenverfolgung erstellen und laufend fortschreiben. Diese ist regelmäßig, idealerweise spätestens zum 15. jedes Monats AG zur Verfügung zu stellen. Die Kostenverfolgung basiert auf den Abrechnungszahlen sowie den noch zu erwartenden Kosten (Kostenprognose).

Rechnungslauf

Rechnungen Planungsleistungen Alle Honorarabrechnungen der Fachplaner sowie der Projektsteuerung sind auszustellen auf die folgende Rechnungsadresse des AG:

ukafacilities GmbH Schneebergweg 51 52074 Aachen

Die Rechnungen sind digital als PDF-Datei einzureichen unter der Mailadresse:

rechnung@ukafacilities.de

Wichtiger Hinweis: Bitte ausschließlich Rechnungen an diese Adresse senden und bitte keine weiteren E-Mailadressen in den Verteiler nehmen!

Rechnungen ausführender Firmen und Gutachter Alle Rechnungen der ausführenden Firmen und Gutachter sind auszustellen auf die folgende Rechnungsadresse des AG:

Universitätsklinikum RWTH Aachen, AöR Pauwelsstraße 30 52074 Aachen vertreten durch: ukafacilities GmbH Schneebergweg 51 52074 Aachen

Die Rechnungen können entweder im Original per Post oder idealerweise digital als pdf-Datei eingereicht werden. Digital ist folgende Mailadresse zu verwenden:

zre-bau@ukaachen.de

• 16 - 29.07.2026

Workflow Rechnungen sind grundsätzlich prüffähig und kumuliert aufzustellen. Auf allen Rechnungen ist zwingend die Auftragsnummer gemäß Beauftragungs- schreiben der ukafacilities GmbH zu vermerken. Für die Bearbeitungsfristen sind die einschlägigen Regelungen zu beachten. Baurechnungen werden von ukafacilities GmbH gescannt und in Conclude hochgeladen. Die gescannte Rechnung (PDF-Datei) wird von der Projektleitung des AG an die jeweiligen Fachplaner zur Prüfung weiter- geleitet. Auf Grundlage der gescannten Rechnung erfolgt die Rechnungsprüfung der Fachplaner. Diese stellen ihre Rechnungsprüfung als PDF-Datei zur Verfügung, indem diese Rechnungsprüfung über die gescannte Eingangsrechnung in Conclude gestapelt wird (Versionierung der Datei). Dies kann einfach durch Antwort auf die Mail zur Prüfaufforderung durchgeführt werden (Achtung: Dateiname muss vollkommen identisch sein). Die Projektsteuerung prüft anschließend die Rechnungsprüfung auf Plausibilität. Die Projektleitung des AG gibt den auf Plausibilität geprüften Rechnungsbetrag frei. Die freigegebene Rechnung wird ebenfalls gescannt und wiederum auf die Rechnungsprüfung gestapelt. So entsteht zu jeder Rechnung ein Dateistapel in Conclude bestehend aus: • Eingangsrechnung (Upload durch ukafacilities) • Rechnungsprüfung (Upload durch Fachplaner) • Plausibilitätsprüfung (Upload durch Projektsteuerung) • Freigegebene Rechnung (Upload durch ukafacilities)

Kosten

Allgemeines Grundsätzlich ist jede Auftragsvergabe im Einklang mit dem öffentlichen Vergaberecht durchzuführen. Hierbei ist die Wahl des Vergabeverfahrens von den jeweils gültigen Schwellenwerten abhängig. Bei Vergabeverfahren, die aufgrund der Schwellenwerte über die Vergabestelle der Uniklinik durchzuführen sind, ist die Vergabestelle eng einzubinden. Hierbei ist insbesondere der Zeitraum der geplanten Vergabeverfahren sowie Art und Umfang der Ausschreibungsunterlagen abzustimmen. Für die Abstimmung der Kapazitäten der Vergabestelle ist durch den AN frühzeitig, spätestens jedoch mit Beginn der LPH 6, ein Vergabeterminplan vorzulegen.

Beauftragung Fachplaner Für das Erreichen der Projektziele schlägt der AN dem AG, falls erforderlich, zusätzlich Fachplaner, Sonderfachleute und Gutachter vor. Er holt hierzu in der Regel mehrere Angebote ein und überprüft diese nach fachlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Er stellt eine Entscheidungsvorlage auf und übergibt diese dem Auftraggeber zur Entscheidung. Bei Vertrags- verhandlungen sowie der Erstellung der Planer- und Beratungsverträge ist er mitwirkend tätig.

• 17 - 29.07.2026

Beauftragung ausführender Firmen Das grundsätzliche Vergabekonzept der Uniklinik sieht die Vergabe von Einzelgewerken vor. Sollte die Zusammenlegung von mehreren Gewerken zu größeren Leistungspaketen sinnvoll oder erforderlich sein, so ist diese Zusammenlegung detailliert zu Begründen und im Vorfeld der Erstellung der Leistungsverzeichnisse mit der Vergabestelle abzustimmen.

Umgang mit Kleinstaufträgen und Stundenlohnarbeiten Für Kleinstaufträge besteht die Möglichkeit der Erteilung eines Direktauftrages auf Grundlage eines geprüften Angebotes. Hierbei ist der aktuelle Schwellenwert zu beachten

Qualität und Sicherheit

Qualitätsmanagement Die Maßnahmen zur Sicherung der Qualität werden zu Beginn des Projektes mit den Projektbeteiligten festgelegt. Maßnahmen sind u. a.: • Regelmäßige Planschautermine im Rahmen der Planungsbesprechungen, in denen der Planungsstand durch das Projektteam bewertet wird Die Qualitätssicherung in der Realisierungsphase erfolgt anhand der folgenden Schritte: • Teilnahme an maßgeblichen Baubesprechungen • Regelmäßige Begehungen durch die Bauleitung und die Projektsteuerung sowie kontinuierliche Nachverfolgung von Mängeln und deren Beseitigung • Abgleich der Werk- und Montageplanung der ausführenden Firmen mit der Planung. • Frühzeitige Identifizierung von fehlenden Planungsleistungen sowie unvorhersehbaren Bauleistungen, ggf. Einholung von Angeboten, zur schnellstmöglichen Ergänzung der Planung bzw. Erteilung von Aufträgen, damit der Bauablauf möglichst nicht gestört wird.

Sicherheitsmanagement Zur Wahrung der Sicherheit auf der Baustelle ist die übergeordnete Baustellenordnung der Uniklinik zu beachten. Bei Bedarf wird ein zugehöriger SiGe-Plan erstellt, in dem die sicherheitstechnischen Anforderungen definiert werden. Weiterhin sind alle TAB´s und Vorgaben des Bereichs Arbeitssicherheit und Brandschutz der Uniklinik zu beachten.

Risikomanagement Alle Projektrisiken werden durch den AN in einer tabellarischen Übersicht dokumentiert und im Rahmen der Projektbesprechungen in Abstimmung mit dem AG priorisiert. Entsprechende Maßnahmen zur Bewältigung der Risiken

• 18 - 29.07.2026

werden ebenfalls festgelegt und im Rahmen der weiteren Bearbeitung berücksichtigt. Kritische Vorgänge hinsichtlich der Projektabwicklung sind zusätzlich in der Terminplanung darzustellen, sodass Maßnahmen abgeleitet werden können.

Öffentliche Belange und Behörden Die Kommunikation zu Behörden sowie die Organisation von entsprechenden Abstimmungsterminen erfolgt grundsätzlich durch den AG.

Brandschutz Alle Belange des Brandschutzes sind sowohl in der Planungsphase als auch in der Ausführungsphase eng mit dem Bereich Arbeitssicherheit und Brandschutz abzustimmen. Weiterhin sind alle entsprechenden TAB´s und Vorgaben dieses Bereiches zu beachten.

Standards / TAB´s Für eine Zuordnung der Zuständigkeiten des Geschäftsbereichs Gebäudetechnik (GB-GT) zu den einzelnen Kostengruppen ist die detaillierte Aufstellung einzusehen. Die TAB´s werden über Conclude zur Verfügung gestellt. Ein Muster-Leistungsverzeichnis wird über Conclude zur Verfügung gestellt.

Inbetriebnahmen Der Inbetriebnahmeprozess von technischen Equipments ist wie folgt:

• Rechtzeitige zur Verfügungsstellung von Revisionsplänen Revisionsunterlagen (mindestens 6 Wochen vorher) • Funktionsprüfung durch Errichter der jeweiligen Anlage • Wirkprinzipprüfung aller sicherheitsrelevanter Anlagen • Einweisung in das Bedienen und Betreiben der Anlagen • Übergabe von Bedienungsanleitungen etc.

Dokumentation der Übergabe, Feststellung der Mangelfreiheit (SV-Abnahmen) Details sind rechtzeitig mit dem AG mit mindestens 10 Arbeitstagen Vorlauf abzustimmen Die Projektsteuerung überwacht die frühzeitige Planung der Inbetriebnahmephase, unterstützt bei der Koordination und Vorbereitung von Probeläufen, Sachverständigenabnahmen, Mangelbeseitigung, Nachprüfungen und Zusammenstellung der Unterlagen für die behördlichen Abnahmen. Die Projektsteuerung nimmt an allen Probeläufen, Sachverständigenabnahmen und maßgeblichen VOB-Abnahmen teil.

• 19 - 29.07.2026