Spüllüftungsanlagen der Treppenhauskerne - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Projektsteuerung und allgemeine Beratung
Anlage 01 – Allgemeine Vergabeunterlage
Stand: 13.08.2026
I:\2026\2026021_VGV-UKA-TSA\03_VERFAHREN\01_TNW\01_AZT\ANLAGE 01_VGV_UKA_TSA_PS_ALLG. VERGABEUNTERLAGE_FIN.DOCX
Spüllüftungsanlagen der Treppenhauskerne - Verhandlungsverfahren mit Teilnahme- wettbewerb Anlage 01 – Allgemeine Vergabeunterlage
Inhaltsverzeichnis
1 Ausgangssituation / Aufgabenstellung 2
2 Leistungsumfang 2
3 Projektziele 3 3.1 Qualität 3 3.2 Termine 4 3.3 Kosten 4
4 Verfahrensablauf 5 4.1 Zeitlicher Ablauf 5 4.2 Teilnahmewettbewerb 6 4.3 Verhandlungsverfahren 6 4.3.1 Erstangebote 6 4.3.2 Verhandlungsgespräche 7 4.3.3 Finale Angebote 7 4.4 Gesamtauswertung 8
1 Ausgangssituation / Aufgabenstellung
Das Hauptgebäude der Uniklinik RWTH Aachen verfügt über 24 not- wendige Treppenhäuser mit Vorräumen und Aufzügen. Am 23.12.1996 ist ein Brand in einem Elektroschacht in der Nähe des Treppenhauses C3 ausgebrochen. Dieses Brandereignis zeigte gra- vierende Schwächen im bisherigen Sicherheitskonzept für die Rauch- freihaltung und Entrauchung der Treppenhäuser auf. Aufgrund dieser Erfahrungen wurde das Sicherheitskonzept der Treppenhäuser ein- schließlich Schleusen überarbeitet und mit der Umbauplanung der Si- cherheitslüftung für die Treppenhauskerne begonnen. Gemäß der damaligen brandschutztechnischen Stellungnahme sollten die vor- handenen Druckbelüftungsanlagen der Treppenhauskerne durch Spüllüftungsanlagen ersetzt werden.
Im Rahmen des Bauvorhabens „Umbau Sicherheitslüftung der 24 Treppenhäuser des UBFT“, genehmigt durch Zustimmung gemäß § 80 BauO NW, erteilt durch die Bezirksregierung Köln am 23.04.2003 un- ter Berücksichtigung der dazugehörenden Ergänzungen und Abnah- men, wurden bis 2010 die Sicherheitslüftungsanlagen für 13 der 24 Treppenhauskerne umgebaut. Aufgrund eines Wechsels bezüglich der bauaufsichtlichen Zuständigkeit war das Fortführen des genehmigten Bauvorhabens formell jedoch nicht möglich.
2 Leistungsumfang
Gegenstand dieses VgV-Vergabeverfahrens sind die erforderlichen Leistungen der
„Projektsteuerung und allgemeine Beratung“ gem. Beschrei- bung der Leistungen in der „Projektbeschreibung“ Anlage 07 Sei- ten 7-8.
Sobald die Bauphase beginnt, ist eine Präsenz von bis zu drei Tagen in der Woche vor Ort erforderlich, da die komplexen Maßnahmen, insbesondere in der Inbetriebnahmephase, von Seiten der Projekt-
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steuerung eng begleitet werden müssen. Bei der Uniklinik Aachen können bei Bedarf Räume angemietet werden.
Vom Auftragnehmer wird gefordert, die internetbasierte Plattform Conclude/CDE nach den Anforderungen des AG mit Projektleiterrech- ten zu verwenden.
Es ist eine Komplettbeauftragung über alle Leistungen vorgesehen. Weitere Angaben hierzu sind dem Vertrag (vgl. Anlage 06) zu ent- nehmen.
Der als Anlage 06 beiliegende Vertragsentwurf soll in dieser Form geschlossen werden. Sofern es bewerberseitig wesentliche Anmer- kungen zum Vertragsentwurf gibt, sind diese spätestens mit Einrei- chung des Erstangebotes auf einer gesonderten Anlage mit eindeu- tigem Bezug und begründet aufzuführen.
Die entsprechenden Anpassungswünsche werden geprüft und bei Zu- stimmung die Vertragsbedingungen für alle Bieter der zweiten Verfah- rensstufe gleich modifiziert. Ein Anspruch auf Berücksichtigung etwa- iger Anpassungswünsche besteht nicht.
Für den Fall, dass keine Verhandlungsgespräche durchgeführt wer- den (vgl. Kap. 4.3.1), erfolgt die Beauftragung und Leistungserbrin- gung auf Grundlage des mit der Aufforderung zur (Erst-)Angebotsabgabe finalisiert an die Bieter übermittelten Vertra- ges.
Für den Fall, dass Verhandlungsgespräche durchgeführt werden (vgl. Kap. 4.3.2), erfolgt die Beauftragung und Leistungserbringung auf Grundlage des mit der Aufforderung zur finalen Angebotsabgabe finalisiert an die Bieter übermittelten Vertrages.
Weitere Details sind der Projektbeschreibung in Anlage 07 zu ent- nehmen.
3 Projektziele
3.1 Qualität
Die zu erbringenden Leistungen müssen mindestens den allgemein anerkannten Regeln der Technik entsprechen und allen erforderlichen Ansprüchen der Wirtschaftlichkeit, Energieeffizienz und Nachhaltigkeit genügen. Die Bewerber erklären mit Abgabe des Teilnahmeantrages, dass sie in der Lage sind, die Leistungen innerhalb des angegebenen Zeitraums zu erbringen und insbesondere, dass sie über die hierfür notwendigen fachlichen, personellen, sachlichen und zeitlichen Mittel verfügen. Die besonderen Anforderungen an die Leistungserbringung können es erforderlich machen, häufig/kurzfristig auf Anforderung des Auftraggebers zu Abstimmungsgesprächen vor Ort zur Verfügung zu stehen.
Die Vergabe der Bauleistungen hat nach den Vorschriften des für den Bund maßgeblichen, öffentlichen Vergaberechts, insbesondere der VOB/A, zu erfolgen.
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Ziel der Maßnahme ist die Umsetzung der technisch, funktional und wirtschaftlichen optimalen Lösung für die Planung der Maßnahme un- ter Berücksichtigung aller Rahmenbedingungen (Anlagen 06-08).
3.2 Termine
Die terminlichen Abläufe des Vergabeverfahrens können dem Kapi- tel 4.1 entnommen werden.
Für die planerische und bauliche Abwicklung der Maßnahme ist der (konzeptionelle) Ablauf gem. dem beiliegenden Terminrahmen (vgl. Anlage 08) vorgesehen.
3.3 Kosten
Die aktuelle Grobkostenschätzung beläuft sich für die umzusetzenden Leistungen der KG 300+400 auf rd. 11.823.000 € netto. Diese Kosten verteilen sich nach erster Abschätzung wie folgt auf die einzelnen Kostengruppen (gerundet auf T€):
Baukonstruktion:
KG 300 1.265.000 € netto
Kostengruppe 300 1.265.000 € netto
Spüllüftungsanlagen:
KG 430 2.289.000 € netto
KG 440 401.000 € netto
KG 450 99.000 € netto
KG 480 1.876.000 € netto
Summe 4.665.000 € netto
Digestorien:
KG 430 2.099.000 € netto
KG 440 370.000 € netto
KG 450 87.000 € netto
KG 480 1.508.000 € netto
Summe 4.063.000 € netto
Wärmenebelsprinkleranlage (WNS):
KG 470 1.830.000 € netto
Summe 1.830.000 € netto
Die Optimierung des Projektes unter Wirtschaftlichkeitsaspekten kann im Laufe des Verfahrens jederzeit vom Auftraggeber verlangt werden,
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um die definierten Projektziele, z.B. Kosten, Wirtschaftlichkeit und Realisierbarkeit sicher zu stellen.
Das Büro hat das Vorhaben so auszurichten, dass die vorgesehenen Gesamtkosten des Objektes durch die Planung, Durchführung sowie Zuarbeit der weiteren an der Planung fachlich Beteiligten nicht über- schritten werden. Dem Büro obliegt dbzgl. eine umfassende Hinweis- pflicht ggü. Auftraggebenden nebst Unterbreitung von Optimierungs- vorschlägen.
4 Verfahrensablauf
Die Kommunikation im Rahmen dieses Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich digital über die Vergabeplattform; sämtliche Unterlagen sind ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen.
Die Teilnahme am Verfahren durch die Bewerber und Bieter ist für die Auftraggeberin kostenfrei. Es werden keine vergütungspflichtigen Leistungen eingefordert.
Bieter sind verpflichtet, sich regelmäßig und eigenverantwortlich über den jeweils aktuellen Stand des Verfahrens über die Vergabeplattform zu informieren und die dort ggf. zur Verfügung gestellten Informatio- nen zu berücksichtigen.
4.1 Zeitlicher Ablauf
Übergeordnet ist der folgende Verfahrensablauf vorgesehen:
-
Teilnahmewettbewerb (TNW)
-
Verhandlungsverfahren (VV) inkl. (ggf.) Möglichkeit zur Ortsbe- gehung; Einreichung der Erstangebote und (ggf.) Verhand- lungsgesprächen
-
(ggf.) Finale Angebotslegung
Der vorgesehene Verfahrensablauf mit den wesentlichen Meilenstei- nen kann der nachfolgenden Aufstellung entnommen werden:
Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung 17.08.2026
Einreichung der Teilnahmeanträge 18.09.2026
Einreichung verbindlicher (Erst-)Angebote 10.11.2026
Auftragserteilung 04.01.2027
Die vg. Termine geben lediglich den derzeitigen Planungsstand wie- der, dienen zur Orientierung, sind nicht verbindlich und können von der Auftraggeberin entsprechend dem Gang des Verfahrens geändert und an die jeweiligen Umstände angepasst werden. Etwaige Ände- rungen oder Präzisierungen werden allen Bewerbern bzw. Bietern pa- rallel und rechtzeitig mit gesondertem Schreiben bzw. ergänzenden Verfahrensunterlagen über die Vergabeplattform bekannt gegeben. Vergaberechtlich maßgeblich sind die auf der Vergabeplattform kom- munizierten Termine.
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Aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung und der Teil- nehmer am Verfahren sowie Gewährleistung eines reibungslosen Ver- fahrensablaufes können Bewerber- und Bieterfragen lediglich bis 8 Kalendertage vor Fristende zur Einreichung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote gestellt werden. Die Beantwortung – aller fristgerecht gestellter Fragen – wird allen Bewerbern bzw. Bietern zeitnah; jedoch bis spätestens 6 Kalendertage vor Fristende zur Einreichung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote über die Vergabeplattform zur Ver- fügung gestellt. Bewerberfragen bzw. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen.
4.2 Teilnahmewettbewerb
Die Prüfung der Eignung der Bewerber erfolgt anhand der in der Auf- tragsbekanntmachung benannten Mindestanforderungen und gefor- derten Teilnahmeunterlagen vollständig objektiv in Bezug auf die Er- füllung der gestellten Anforderungen (vgl. Anlage 02 und 03). Die Auftraggebende behält sich – im Rahmen des vergaberechtlich Zuläs- sigen – vor, fehlende oder unklare Nachweise oder Eintragungen nachzufordern bzw. aufzuklären.
Sollten mehr als die in der Auftragsbekanntmachung vorgesehenen Bewerber ihre Eignung für das Verhandlungsverfahren nachgewiesen haben, erfolgt eine Bewertung der eingereichten Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb gemäß der beigefügten Matrix zum Teilnahme- wettbewerb (vgl. Anlage 03). Die erforderlichen Angaben zur Bewer- tung der vergleichbaren Leistungen sind in den Formblättern vollstän- dig und nachvollziehbar anzugeben.
Die drei bis fünf Bewerber, die ihre Eignung nachgewiesen und in der Bewertung die höchsten Punktzahlen gem. Rangfolge erzielt haben, werden zur Abgabe eines verbindlichen und zuschlagsfähigen Er- stangebotes aufgefordert. Die viert- und fünfplatzierten Bewerber werden nur dann zur Angebotsabgabe aufgefordert, wenn sie mind. 80 % der Punktzahl des Drittplatzierten gem. Rangfolge erzielt haben. Bei Punktgleichheit auf einem Rang, welcher für die Teilnahme am weiteren Verfahren relevant ist, entscheidet zunächst die höhere Punktzahl des Unterkriteriums Nr. 01 der 01. wertungsfähigen Refe- renz und nachfolgend, falls weiterhin eine Punktgleichheit vorliegt, die höhere Punktzahl des Unterkriteriums Nr. 02 der 01. wertungsfähigen Referenz usw. Sofern auch danach Punktgleichheit herrscht, ent- scheidet das Los.
Die Bewerber, welche nicht zum Verhandlungsverfahren eingeladen werden, erhalten diesbezüglich – nach erfolgter Auswertung – umge- hend eine Mitteilung.
4.3 Verhandlungsverfahren
4.3.1 Erstangebote
Den Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wird die Möglichkeit zur Ortsbesichtigung eingeräumt. Über den Kommunikati- onsbereich der Vergabeplattform können Ortsbesichtigungen ange- fragt werden. Die Besichtigungen erfolgen in Begleitung eines Zu- ständigen seitens der UKA. Es werden keine das Verfahren betreffen-
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den Fragestellungen während den Besichtigungen behandelt. Die Be- sichtigung dient rein der Erlangung der erforderlichen Ortskenntnisse und des aktuellen Standes der zu begleitenden Maßnahmen für die Kalkulation der anzubietenden Leistungen.
Eine konkrete Terminvorgabe zur Einreichung der Erstangebote er- folgt mittels einer separaten Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die gelb eingefärbten Felder des Honorarformblattes (vgl. Anlage 04) sind durch den Bieter bzw. durch die Bietergemeinschaft vollständig auszufüllen.
Mit dem Erstangebot ist zwingend das Konzept einzureichen, welches sich an den Zuschlagskriterien der Anlagen 05 orientieren soll. Dieses Konzept ist in gleicher Form in den Verhandlungsge- sprächen vorzustellen, sofern diese stattfinden. Von der Erstellung verschiedener Fassungen (Berichtsform / Präsentationsform) ist ab- zusehen.
Als Bestandteil des vg. Konzept ist auch eine plausible Personal- einsatzplanung (vgl. Anlage 05, Ziff. 2.4) für die Dauer der Leis- tungserbringung einzureichen, aus die vorgesehenen Mitarbeitenden mit Angabe der jeweiligen Personenstunden bzw. prozentualen An- sätze der verfügbaren Arbeitszeit im Projekt ersichtlich wird.
Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. Hierzu wird die Auftraggeberin in der Aufforderung zur Angebotsabgabe bereits konkrete Daten für die Durchführung der Verhandlungsgespräche je Bieter benennen. Für den Fall, dass nach Sichtung der eingereichten Konzepte auf eine Durchführung von Ver- handlungsgesprächen verzichtet werden soll, informiert die Auftrag- geberin alle Bieter umgehend über die Vergabeplattform, dass die Beauf- tragung auf Grundlage der Erstangebote erfolgt und keine Verhand- lungsgespräche durchgeführt werden.
4.3.2 Verhandlungsgespräche
Im Rahmen der Verhandlungsgespräche haben die Bieter die Mög- lichkeit die Herangehensweise zur Leistungserbringung an das Pro- jekt der Auftraggeberin vorzustellen und mit ihr über das vorgelegte (Erst-)Angebot, das vorgelegte Konzept und den zugrundeliegenden Leistungsumfang verhandelt.
4.3.3 Finale Angebote
Sofern Verhandlungsgespräche stattgefunden haben, werden alle Bie- ter im Anschluss der letzten / finalen Verhandlungsgespräche zur Ab- gabe finaler Angebote aufgefordert.
Sofern Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden bzw. sich potenziell kalkulationsrelevante Änderungen am Leistungs- umfang oder der Leistungserbringung aus einzelnen Verhandlungsge- sprächen ergeben, werden die neu bzw. ergänzend zu berücksichti- genden Bedingungen an alle Bieter im Verfahren parallel übermittelt.
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Auf dieser Grundlage werden die Bieter sodann zur Abgabe eines fi- nalen Angebotes aufgefordert. Die konkrete Frist zur Einreichung der finalen Angebote wird mit den Bietern in den Verhandlungsgesprä- chen vorabgestimmt und kann auch < 10 Kalendertage betragen. Maßgeblich sind die Fristen, welche über die Vergabeplattform an die Bieter kommuniziert werden. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages be- stätigen die Bewerber, dass sie sich mit einer Angebotsfrist von auch unter 10 Kalendertagen einverstanden erklären. Die Auftraggeberin wird die Frist unter Berücksichtigung der Komplexität / des Aufwandes zur Erstellung der finalen Angebote festlegen.
4.4 Gesamtauswertung
Die Bewertung aller Angebote erfolgt anhand der beigefügten Bewer- tungsmatrix (vgl. Anlage 05) durch das Auswahlgremium, welches sich aus Vertreter/innen der Auftraggeberin zusammensetzt. Die ein- zelnen Kriterien der Bewertungsmatrix werden durch das Bewer- tungsgremium mit einer Punktzahl von 1 bis 4 Punkten bewertet (= Leistungspunkte). Die einzelnen Kriterien sind entsprechend ihrer Relevanz für das Projekt zur Bewertung der Bieter hinsichtlich ihrer fachlichen Leistungsfähigkeit gewichtet. Aus der Multiplikation der Bepunktung mit der Wichtung je Kriterium ergeben sich die gewichte- ten Leistungspunkte je Kriterium.
Die Bewertung (max. 400 Punkte) der Bieter im Verfahren erfolgt un- ter Zuhilfenahme der Bewertung der eingereichten Konzepte und Ho- norarangebote gem. der nachfolgend aufgeführten Formel:
-
Die Leistungsbewertung (max. 240 Punkte) des Büros fließt zu 60 % in die Gesamtwertung ein.
-
Das eingereichte Honorarangebot (max. 160 Punkt) fließt zu 40 % in die Gesamtauswertung ein und wird wie folgt bewertet:
Niedrigstes Gesamthonorar /
Gesamthonorar des Bieters * 160 Punkte
Beispiel:
Leistungsbewertung:
➔ Bieter A = 240 Punkte
➔ Bieter B = 200 Punkte
Honorarbewertung:
Bieter A; Honorar = 1.000.000 €; Bieter B, Honorar = 850.000 €
➔ Bieter A = 136,00 Punkte
➔ Bieter B = 160,00 Punkte
Gesamtbewertung:
➔ Bieter A = 240,00 + 136,00 = 376,00 Punkte
➔ Bieter B = 200,00 + 160,00 = 360,00 Punkte
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Die Bewertung des Gesamthonorars wird in der Bewertungsmatrix zu den Verhandlungen dargestellt und mit einer Wichtung nach Relevanz für das Projekt versehen (vgl. Anlage 05).
Die Gesamtbewertung der Angebote erfolgt durch gemeinschaftliche Bewertung des Bewertungsgremiums.
In die Bewertung des Honorars fließen alle Angebotsbestandteile (un- abhängig davon, ob optional oder nicht) als (Gesamt-)Wertungs- honorarsumme ein.
Der Zuschlag wird an den Bieter mit der höchsten Wertungskennzahl als Gesamtbewertung des Gremiums und des Gesamthonorars ent- sprechend der zuvor beschriebenen Systematik erteilt.
Sämtliche Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, erhalten mindestens 10 Kalendertage vor der geplanten Auftragsertei- lung eine Information gemäß § 134 GWB über den Grund der Nichtbe- rücksichtigung ihrer Angebote.
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