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Informationen zur Datenverarbeitung
für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen
durch die Landeshauptstadt Potsdam
(Stand: 28.05.2026)
Die nachfolgenden Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden Ihnen gemäß Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz- Grundverordnung, DS-GVO) zur Verfügung gestellt.
- Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Landeshauptstadt Potsdam innerorganisatorisch zuständige Vergabestelle Die Oberbürgermeisterin Bereich: Vergabemanagement Friedrich-Ebert-Str. 79/81 Telefon: 0331 / 289 - 0 14469 Potsdam Fax: 0331 / 289 - 843492 E-Mail: zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
- Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragte Telefon: 0331 / 289 – 1082 der Landeshauptstadt Potsdam Fax: 0331 / 289 – 841082 Friedrich-Ebert-Str. 79/81 E-Mail: datenschutz@rathaus.potsdam.de 14469 Potsdam
- Datenverarbeitung
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:
• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und
• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
- Zwecke und Grundlagen der Datenverarbeitung
Die Vergabestelle hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 5 Abs. 1 BbgDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DS-GVO.
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Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.
Sofern die Landeshauptstadt Potsdam gesetzlichen Pflichten unterliegt, werden Ihre Daten im erforderlichen Umfang verarbeitet und bei Bestehen gesetzlicher Melde- und Auskunftspflichten an die betreffenden Stellen weitergegeben, Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls zur Klärung von Ansprüchen, etwa im Fall eines Rechtsstreits, wenn dies hierfür erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
- Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Die personenbezogenen Daten werden erforderlichenfalls folgenden Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern zugänglich gemacht:
a) innerhalb des allen mit dem Vergabeverfahren befassten Organisationsein- Verantwortlichen heiten; sonstigen mit zentralen Aufgaben betrauten Organisationseinheiten (u.a. Rechnungsprüfungsamt, Bereich Recht und Versicherung);
b) Auftragsverarbeitern, sorgfältig ausgewählten Dienstleistern, die nur im Rahmen Art. 28, 29 DS-GVO der strengen Auflagen einer Datenverarbeitung im Auftrag für die Landeshauptstadt Potsdam tätig werden;
c) Dritten unterlegenen Bietern, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. die gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind; bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einholen; der Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer); sonstigen Dritten im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Aufsichtsbehörden) oder berechtigter Interessen (z.B. Gerichte, Rechtsanwälte, Versicherer)
Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
- Dauer der Speicherung
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Speicherung erfolgt mindestens bis zum Ablauf der landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen und höchstens so lange, wie berechtigte Interessen der Landeshauptstadt Potsdam dies notwendig machen.
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- Betroffenenrechte
Jede von der Datenverarbeitung betroffene Person hat bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:
☒ Im Falle einer erteilten Einwilligung zur Datenverarbeitung: ein jederzeitiges Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO) (Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.); ☒ Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO); ☒ Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO);
☒ Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DS-GVO); ☒ Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO zutrifft (Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Art. 17 Abs. 3 DS-GVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO.); ☒ Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 Abs. 1 lit. b, c und d DS-GVO) (Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.); ☒ Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DS- GVO).
- Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden. Die Beschwerde kann gerichtet werden an:
Die Landesbeauftragte Telefon: 033203 / 356 - 0 für den Datenschutz und Fax: 033203 / 356 – 49 für das Recht auf Akteneinsicht E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de Stahnsdorfer Damm 77 14532 Kleinmachnow
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