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Kommunikation (Auskünfte zu Fragen und zusätzliche Informationen)
Kommunikation
Maßnahme: Stadt Königs Wusterhausen, Rahmenvereinbarung Postdienstleistungen Leistung: Dienstleistung / hybrider Postversand (4 Lose) Vergabe-Nr.: 2026-051-OV
Hinweis: Nachfolgend werden unter Ziffer I. Auskünfte der Stadt Königs Wusterhausen zu eingegangenen Fragen erteilt und unter laufender Nummerierung aktualisiert. In Ziffer II. werden ggfs. zusätzliche Informationen der Stadt Königs Wusterhausen aufgeführt. Bei der Erstellung der Angebote sind die hier hinterlegten Auskünfte (Ziffer I.) und zusätzlichen Informationen (Ziffer II.) zu berücksichtigen.
I. Auskünfte zu eingegangenen Fragen
| Lfd. Nr. | Fragen und Antworten |
|---|---|
| 1. | Frage: Im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe bitten wir um Klarstellung zu den folgenden Punkten: Zur Preiswertung: Welche Preise werden für die Angebotsabgabe herangezogen? Erfolgt die Wertung auf Basis der Nettopreise oder der Bruttopreise, die im Preisblatt angegeben werden? |
| Antwort: Für die Angebotsabgabe sind die Einzelpreise und Gesamtpreise im jeweiligen Preisblatt netto anzugeben. Zusätzlich ist je Leistungsposition anzugeben, ob Umsatzsteuer anfällt und, falls ja, welcher Steuersatz zugrunde gelegt wird. Für die Angebotswertung wird die im jeweiligen Preisblatt ausgewiesene Gesamtsumme einschließlich Umsatzsteuer als Wertungssumme zugrunde gelegt. Maßgeblich ist somit nicht allein die Nettosumme, sondern die sich aus den Nettoangaben zuzüglich der jeweils anfallenden Umsatzsteuer ergebende Gesamtsumme. | |
| 2. | Frage: Zum Postversand im Hybrid-Los: Bezieht sich der Hybrid-Los geforderte Postversand auf einen bundesweiten Versand innerhalb Deutschlands oder ist der Leistungsumfang auf bestimmte Regionen beschränkt? |
| Antwort: Der Leistungsumfang des Loses 4 ist nicht auf bestimmte Regionen innerhalb Deutschlands beschränkt. Der im Hybrid-Los geforderte Postversand umfasst den bundesweiten Versand innerhalb Deutschlands. Darüber hinaus sind im Preisblatt zu Los 4 auch Versandpositionen für Auslandssendungen vorgesehen. Soweit entsprechende Auslandssendungen durch den Auftraggeber beauftragt werden, sind diese ebenfalls vom Leistungsumfang umfasst. Maßgeblich sind die im Preisblatt ausgewiesenen Sendungsarten und Kalkulationsmengen. |
Kalkulationsmengen.
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 1 von 9
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| 3. | Frage: Zum Postversand im Hybrid-Los: Aus der Leistungsbeschreibung zu Los 4 geht nicht hervor, innerhalb welches Zeitraums nach dem Druck und der Übergabe an den Postdienstleister, die Sendungen zugestellt sein sollen. Zudem fehlen Angaben zur Anzahl der Zustellversuche, zum Umgang mit nicht zustellbaren Sendungen und Reklamationen. Wir bitten Sie die Anforderungen in der Leistungsbeschreibung zu Los 4 zu ergänzen. |
|---|---|
| Antwort: Die bis 13:00 Uhr an einem Werktag übermittelten und freigegebenen Dokumente sind am selben Werktag zu produzieren und der postalischen Beförderung zuzuführen. Für inländische Briefsendungen ist bei der anschließenden Beförderung und Zustellung mindestens der Laufzeitstandard des § 18 PostG zugrunde zu legen. Danach sind im Jahresdurchschnitt mindestens 95 Prozent der an einem Werktag eingelieferten Briefsendungen spätestens am dritten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag und 99 Prozent spätestens am vierten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag zuzustellen. Gesonderte Anforderungen an eine bestimmte Anzahl von Zustellversuchen werden nicht festgelegt. Für die Zustellung sowie den Umgang mit nicht zustellbaren Sendungen gelten mindestens die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere § 12 PostG. Endgültig nicht zustellbare bzw. nach einer Hinterlegung nicht abgeholte Sendungen sind an den Absender zurückzuführen. Nicht zustellbare Sendungen sind im Rahmen des vorgesehenen Retourenmanagements zu bearbeiten. Reklamationen sind über die vom Auftragnehmer vorgesehenen Supportwege entgegenzunehmen und nachvollziehbar zu bearbeiten. | |
| 4. | Frage: Vor dem Hintergrund der branchenweit bekannten Ankündigung der Deutschen Post AG (DPAG), zum 01.01.2027 Anpassungen an den Gewichts- und Formatvorgaben der Basisprodukte im nationalen Briefversand vorzunehmen, möchten wir auf einen entsprechenden Aktualisierungsbedarf hinweisen. Insbesondere ist vorgesehen, die zulässigen Maße für großformatige Sendungen (Groß- und Maxibrief) zu ändern. Derzeit sind im Preisblatt die Produkte noch auf Basis der aktuell gültigen Spezifikationen ausgewiesen. Um eine Übereinstimmung mit den ab dem 01.01.2027 geltenden Anforderungen des Universaldienstleisters sicherzustellen, bitten wir um eine entsprechende Überarbeitung des Preisblatts/ der Vergabeunterlagen. |
| Antwort: Der Hinweis wird berücksichtigt. Die Vergabeunterlagen und Preisblätter werden hinsichtlich der ab dem 01.01.2027 geltenden Format- und Gewichtsvorgaben |
hinsichtlich der ab dem 01.01.2027 geltenden Format- und Gewichtsvorgaben
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 2 von 9
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| angepasst. Es sind ausschließlich die geänderten Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnis zu verwenden. | |
|---|---|
| 5. | Frage: Als Konsolidierungsunternehmen übergeben wir ausnahmslos alle Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG (DPAG). Die DPAG ist als Universaldienstleister seit dem 01.01.2025 an die Vorgaben des Postmodernisierungsgesetztes gebunden. Dieses gibt eine Laufzeit von E+3 zu 95 Prozent und E+4 zu 99 Prozent vor. Wir bitten daher um Bestätigung, dass bei einer 100%igen Zustellung der Sendungen durch die DPAG eine Sendungslaufzeit gemäß §18 PostG einzuhalten ist. |
| Antwort: Soweit die Sendungen – wie in Ihrer Frage beschrieben – zu 100 % an die Deutsche Post AG zur Beförderung und Zustellung übergeben werden, ist zunächst danach zu unterscheiden, in welcher Funktion die Deutsche Post AG eingesetzt wird. Erfolgt die Übergabe an die Deutsche Post AG im Rahmen der allgemein zugänglichen und zu den regulären Bedingungen angebotenen Postdienstleistungen, wird die Deutsche Post AG als Universaldienstanbieter in Anspruch genommen. In diesem Fall sind für die Beförderung und Zustellung die gesetzlichen Laufzeitvorgaben nach § 18 PostG maßgeblich und vom Bieter entsprechend den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses anzugeben. Wird die Deutsche Post AG dagegen aufgrund einer gesonderten vertraglichen Vereinbarung als Nachunternehmer mit der Erbringung eines Teils der ausgeschriebenen Leistung beauftragt, sind die zwischen dem Bieter und der Deutschen Post AG als Nachunternehmer vereinbarten bzw. für die konkrete Leistung zugesicherten Zustellzeiten maßgeblich. Diese können von den gesetzlichen Laufzeitvorgaben des § 18 PostG abweichen und sind vom Bieter entsprechend den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses anzugeben. Für die Lose 1 bis 3 werden die angebotenen Zustellzeiten als Zuschlagskriterium bewertet. Maßgeblich für die Wertung sind daher die vom Bieter im Leistungsverzeichnis verbindlich angegebenen Zustellzeiten, unabhängig davon, ob die Zustellung durch die Deutsche Post AG als Universaldienstanbieter oder aufgrund einer gesonderten vertraglichen Vereinbarung als Nachunternehmer erfolgt. | |
| 6. | Frage: Gemäß Vergabeunterlagen werden die Briefsendungen unsortiert an den Auftragnehmer übergeben. Wir bitten um Mitteilung darüber, ob dennoch eine Übergabe getrennt nach Briefformaten möglich ist (kleine und große Briefe getrennt voneinander)? |
| Antwort: |
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 3 von 9
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| Eine getrennte Übergabe nach Briefformaten erfolgt nicht. Grundlage der Angebotskalkulation ist die Übergabe der Briefsendungen in unsortierter Form. | |
|---|---|
| 7. | Frage: Auch die Frankierung gehört zum Leistungsbestandteil. Soll im Rahmen der Frankierung auch ein individuelles Klischee der Auftraggeberin auf die Sendungen aufgedruckt werden oder ist ein neutrales Klischee ausreichend? |
| Antwort: Ein individuelles Klischee wird nicht gefordert. Ein neutrales Klischee ist ausreichend. | |
| 8. | Frage: Wir gehen davon aus, dass die Briefsendungen zu weit überwiegenden Teilen mittels Computerdruck adressiert sind und dass der künftige Auftragnehmer somit vollständig oder fast vollständig maschinenlesbare Sendungen erhalten wird. Handschriftliche Adressierungen dürften allenfalls Ausnahmen bilden (weniger als 3% der Sendungen). Wir bitten um Bestätigung, anderenfalls um Mitteilung, was gelten soll. Eine genaue Angabe zum prozentualen Anteil maschinenlesbarer bzw. nichtlesbarere Sendungen ist zwingend erforderlich, sofern die Nichtlesbarkeit von weniger als 3% nicht zugesichert werden kann. Briefsendungen, die eine maschinenlesbare Adressierung tragen, können vollautomatisch und daher spürbar kostengünstiger verarbeitet werden als Briefsendungen, deren Adressierung nicht maschinenlesbar ist. Sendungen, die nicht maschinenlesbar sind, können im Rahmen der Konsolidierung nicht bei der DPAG aufgeliefert werden. Für diese Sendungen wäre das volle DPAG-Porto zu entrichten. |
| Antwort: Eine verbindliche Quote zur Maschinenlesbarkeit der Sendungen wird nicht zugesichert. Die Briefsendungen werden überwiegend maschinell beziehungsweise mittels Computerdruck adressiert. Handschriftliche oder nicht vollständig maschinenlesbare Adressierungen können im Einzelfall vorkommen und sind bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen. | |
| 9. | Frage: Die Vergabeunterlagen enthalten keine Hinweise auf die Anzahl der Nachkommastellen, die im Preisblatt anzugeben sind. Dementsprechend gehen wir davon aus, dass die Preise mit vier Nachkommastellen angegeben werden sollen und bitten diesbezüglich um Bestätigung. |
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 4 von 9
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| Antwort: Die Angabe der Preise mit vier Nachkommastellen wird nicht bestätigt. In den Teilnahmebedingungen für die Vergabe einer Rahmenvereinbarung (Formular 612 EU – VgV – Rahmenvereinbarung – Teilnahmebedingungen) ist unter Ziffer 3.7 ausdrücklich geregelt: „Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben.“ Daher sind die Preise im Preisblatt mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben. | |
|---|---|
| 10. | Frage: Die Vergabeunterlagen enthalten keinerlei Hinweise auf Möglichkeiten einer Preisanpassung während der Vertragslaufzeit. Gegenstand der Ausschreibung ist die bundesweite Postbeförderung. Ein bundesweit flächendeckendes Zustellnetz unterhält derzeit nur die Deutsche Post AG, sodass Wettbewerber, die ebenfalls eine bundesweite Postbeförderung anbieten wollen, sich der Leistungen der Deutschen Post AG bedienen müssen. Als marktbeherrschender Universaldienstleister unterliegt die Deutsche Post AG der regulierenden Aufsicht der Bundesnetzagentur. Für Wettbewerber der Deutschen Post AG besteht hinsichtlich der Portowerte und der Teilleistungsentgelte der Deutschen Post kein Verhandlungsspielraum. Sollten aufgrund einer Erhöhung/ Änderung des Portos oder der Teilleistungsentgelte die Kosten des Auftragnehmers steigen, kann die Leistung für diesen defizitär werden. Gleichermaßen haben die Bieter keinen Einfluss auf eine Änderung des gesetzlichen Mindestlohnes oder der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Wir ersuchen Sie daher ein Preisanpassungsrecht für den Fall, dass die Entgelte der Deutschen Post (Porto- und Teilleistungsentgelte) aufgrund einer gesetzlich oder regulierungsbehördlich nicht beanstandeten Entscheidung geändert werden in die Vergabeunterlagen mit aufzunehmen. Gleiche Bitte gilt für den Fall, dass sich der gesetzliche Mindestlohn oder der Mehrwertsteuersatz während der Zusammenarbeit erhöht. |
| Antwort: Die Vergabeunterlagen werden um eine Regelung zur Preisanpassung ergänzt. Die Leistungsbeschreibungen werden entsprechend angepasst. Für die Erstellung und Abgabe des Angebots ist ausschließlich die aktualisierte Fassung der Leistungsbeschreibung zu verwenden. Es wird folgende Anpassung aufgenommen: Preisanpassung Die angebotenen Preise gelten für die Dauer von 12 Monaten ab Vertragsbeginn als Festpreise. |
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 5 von 9
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| Eine Anpassung der Vergütung ist während der weiteren Vertragslaufzeit nur aufgrund folgender Änderungen zulässig: • Porto- und Teilleistungsentgelte: Ändern sich für die vertragsgegenständliche Leistung maßgebliche und vom Auftragnehmer tatsächlich zu zahlende Porto- oder Teilleistungsentgelte, insbesondere der Deutschen Post AG als Universaldienstleister, kann der hiervon betroffene Preisbestandteil entsprechend angepasst werden. Voraussetzung ist, dass die Änderung auf einer allgemein geltenden Entgeltänderung beruht. Änderungen, die auf individuellen vertraglichen Vereinbarungen oder Konditionen zwischen dem Auftragnehmer und dem jeweiligen Postdienstleister beruhen, insbesondere Änderungen oder der Wegfall von Rabatten, Mengenstaffeln oder sonstigen Vergünstigungen, bleiben unberücksichtigt. Entgeltminderungen sind entsprechend zu berücksichtigen. • Gesetzlicher Mindestlohn: Eine Anpassung ist möglich, soweit sich eine Änderung des gesetzlichen Mindestlohns nachweislich auf die für die Leistungserbringung anfallenden Personalkosten auswirkt. • Umsatzsteuer: Änderungen des gesetzlich geltenden Umsatzsteuersatzes werden ab ihrem Inkrafttreten entsprechend berücksichtigt. Der Auftragnehmer hat die Voraussetzungen und die Berechnung einer Preisanpassung nachvollziehbar nachzuweisen. Die Anpassung darf ausschließlich die tatsächlich von der jeweiligen Änderung betroffenen Kostenbestandteile umfassen. Allgemeine Kostensteigerungen oder sonstige unternehmerische Risiken begründen keine Preisanpassung. | |
|---|---|
| 11. | Frage: Für den ausgeschriebenen Dienstleistungsauftrag fordern Sie die Einhaltung des SaubFahrzeugBeschG. Mit Angebotsabgabe hat der Bieter Angaben zu den von ihm eingesetzten bzw. zu beschaffenden Fahrzeugen - unterschieden nach Fahrzeugklassen - zu machen. Als Konsolidierungsunternehmen verfügen wir über keinen eigenen Fuhrpark und übergeben ausnahmslos alle Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG. Die Deutsche Post AG verfügt als Universaldienstleister über eine Flotte von Fahrzeugen, die den Vorgaben des SaubFahrzeugBeschG entsprechen, und gewährleistet somit eine umweltfreundliche und gesetzeskonforme Zustellung. Wir bitten Sie daher darum, dass bei einer 100%igen Zustellung durch die DPAG diese Anforderung als erfüllt anzusehen und dies zu bestätigen. |
| Antwort: Hinsichtlich der Anforderungen des SaubFahrzeugBeschG ist zwischen der Inanspruchnahme der Deutschen Post AG als Universaldienstanbieter und deren Einsatz als Nachunternehmer zu unterscheiden. Erfolgt die Beförderung und Zustellung durch die Deutsche Post AG im Rahmen der allgemein zugänglichen und zu den regulären Bedingungen angebotenen |
der allgemein zugänglichen und zu den regulären Bedingungen angebotenen
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 6 von 9
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| Postdienstleistungen, begründet dies für sich allein kein Nachunternehmerverhältnis. Wird die Deutsche Post AG dagegen aufgrund einer gesonderten vertraglichen Vereinbarung mit der Erbringung eines Teils der ausgeschriebenen Leistung beauftragt, liegt ein Nachunternehmerverhältnis vor. Unabhängig von dieser Einordnung sind die für die ausgeschriebene Leistung eingesetzten Fahrzeuge des jeweiligen Postdienstleisters in den Vergabeunterlagen entsprechend an den dort vorgesehenen Stellen anzugeben. Dies gilt auch dann, wenn die Zustellung zu 100 % durch die Deutsche Post AG als Universaldienstanbieter erfolgt. Die entsprechenden Angaben sind nachvollziehbar und differenziert nach den vorgegebenen Fahrzeugklassen zu machen. Da die Angaben zu den eingesetzten Fahrzeugen in den Losen 1 bis 3 Bestandteil der Angebotswertung sind, werden diese Angaben entsprechend bei der Bewertung berücksichtigt. Werden keine Angaben zu den eingesetzten Fahrzeugen gemacht, können hierfür keine Bewertungspunkte vergeben werden. | |
|---|---|
| 12. | Frage: In der LS verlangen Sie eine Stornomöglichkeit der Briefe bis zum Druckzeitpunkt, reicht Ihnen eine Stornierungsmöglichkeit bis zur Übergabe an die Produktion aus? |
| Antwort: Ja, eine Stornierungsmöglichkeit bis zur Übergabe an die Produktion ist ausreichend. | |
| 13. | Frage: Beim Papier wird der Blaue Engel verlangt, wäre ein FSC Zertifiziertes Papier nutzbar? |
| Antwort: FSC-zertifiziertes Papier allein erfüllt die Anforderung nicht automatisch. Gefordert ist Papier mit dem Umweltzeichen Blauer Engel oder einem gleichwertigen Nachweis. Die Gleichwertigkeit ist durch den Bieter nachzuweisen. | |
| 14. | Frage: Zufügung von im Rahmen des Offsetdrucks erstellten und bereitgehaltenen Beilagen, dies kann bei der geringen Menge an Tagespost nicht angeboten werden, ist dies ein Ausschlusskriterium? |
| Antwort: Für das Los 4 ist dies kein Ausschlusskriterium. Die Zufügung von im Rahmen des Offsetdrucks erstellten und bereitgehaltenen Beilagen ist als Bewertungskriterium ausgestaltet. Wird diese Leistung nicht angeboten, werden hierfür keine Punkte vergeben. | |
| 15. | Frage: |
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 7 von 9
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| Briefpapier soll vorab gedruckt werden oder digital hinterlegt und mitgedruckt werden? | |
|---|---|
| Antwort: Das Briefpapier soll digital hinterlegt und im Rahmen der Produktion mitgedruckt werden. Ein vorab physisch gedrucktes Briefpapier wird nicht gefordert. | |
| 16. | Frage: Versandart Postkarte kann nicht angeboten werden, ist dies ein Ausschlusskriterium? |
| Antwort: Für das Los 4 ist die Versandart Postkarte kein Ausschlusskriterium. Die Versandart Postkarte ist als Bewertungskriterium ausgestaltet. Wird diese Versandart nicht angeboten, werden hierfür keine Punkte vergeben. | |
| 17. | Frage: Unser Papier verfügt anstatt dem Blauen Engel über das Eco Label und ist zusätzlich FSC zertifiziert. Ist dies für Sie ebenfalls akzeptabel? |
| Antwort: Ein anderes Umweltzeichen kann akzeptiert werden, sofern der Bieter die Gleichwertigkeit mit den geforderten Anforderungen nachweist. FSC- Zertifizierung allein ist hierfür nicht ausreichend. | |
| 18. | Frage: Generell ist unser Prozess so gestaltet, dass alle Dokumente welche bis 09.30 Uhr übermittelt werden, gedruckt werden und noch am gleichen Tag in die Zustellung gehen. Dokumente welche nach 09.30 Uhr übermittelt werden, werden zwar gedruckt und kuvertiert, aber erst am nächsten Tag in die Zustellung gebracht. Ist dies für Sie in Ordnung? |
| Antwort: Nein, für den taggleichen Versand bleibt die in der Leistungsbeschreibung vorgesehene Frist bis 13:00 Uhr maßgeblich. | |
| 19. | Frage: "Bei einem verzogenen Empfänger wird ermittelt, ob eine Nachsendeadresse hinterlegt worden ist. Diese wird auf dem Briefumschlag mitgeteilt". Hierbei handelt es sich um den "Premium Adress" Service, welchen wir gerne anbieten können, jedoch fällt für diesen Service eine extra Gebühr an. Ist dies für Sie in Ordnung? |
| Antwort: Beachte: Grundsätzlich gilt gemäß Ziffer 3.6 der Teilnahmebedingungen (Formblatt 612 EU): „Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne |
EU): „Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 8 von 9
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Kommunikation (Auskünfte zu Fragen und zusätzliche Informationen) Leistungspositionen geforderten Einheitspreise auf verschiedene Einheitspreise anderer Leistungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Deshalb werden Angebote, bei denen der Bieter die Einheitspreise einzelner Leistungspositionen in „Mischkalkulationen“ auf andere Leistungspositionen umlegt, von der Wertung ausgeschlossen.“
Aber soweit für das Retourenmanagement zusätzliche Kosten entstehen, sind diese in die angebotenen Preise einzukalkulieren. Eine gesonderte zusätzliche Position außerhalb des Preisblatts bzw. eine Änderung des Leistungsverzeichnisses / Preisblattes ist nicht zulässig. Es sind alle Positionen im Leistungsverzeichnis zwingend vom Bieter vollständig auszufüllen und alle Kosten einzukalkulieren.
II. Zusätzliche Informationen
Folgende Unterlagen wurden überarbeitet:
| vorherige Unterlagen | überarbeitete Unterlagen |
|---|---|
| LOS 1 - Leistungsbeschreibung Klassischer Briefpostversand Land Brandenburg (Stand 18.08.2026) | NEU_LOS 1 - Leistungsbeschreibung Klassischer Briefpostversand Land Brandenburg (Stand 09.09.2026) |
| LOS 2 - Leistungsbeschreibung Klassischer Briefpostversand Berlin (Stand 18.08.2026) | NEU_LOS 2 - Leistungsbeschreibung Klassischer Briefpostversand Berlin (Stand 09.09.2026) |
| LOS 3 - Leistungsbeschreibung Klassischer Briefpostversand Bundesweit und International (Stand 18.08.2026) | NEU_LOS 3 - Leistungsbeschreibung Klassischer Briefpostversand Bundesweit und International (Stand 09.09.2026) |
| LOS 4 - Leistungsbeschreibung Hybrider Postversand (Stand 18.08.2026) | NEU_LOS 4 - Leistungsbeschreibung Hybrider Postversand (Stand 09.09.2026) |
Die Verwendung der vorherigen Unterlagen kann zum Ausschluss Ihres Angebotes von der weiteren Wertung führen. Bieter, die bereits ein Angebot eingereicht haben, werden gebeten, ihr Angebot zu überarbeiten und erneut zu übersenden. Die Fristen werden beibehalten.
Stand: 09.09.2026 S E I T E | 9 von 9