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Allgemeine Verfahrenshinweise zum Verhandlungsverfahren mit
Teilnahmewettbewerb
1 Übersicht über den Ablauf des Vergabeverfahrens
1.1 Ablaufbeschreibung
1.1.1 Das vorliegende Vergabeverfahren wird nach den Regelungen des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Sektorenverordnung (SektVO) sowie des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) durchgeführt. Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren nach Durchführung eines Teilnahmewettbewerbes gemäß § 119 Abs. 1 und 5 GWB sowie § 15 SektVO nach entsprechender Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Das Verhandlungsverfahren nach Teilnahmewettbewerb ist ein zweistufiges Verfahren. D.h. es werden über den Teilnahmewettbewerb, in dem die Eignungsprüfung der Bieter stattfindet, zunächst die Bieter ermittelt, mit denen die BVG in Verhandlungen tritt, um am Ende auf das gemäß mitgeteilten Bewertungs-/Zuschlagskriterien wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag zu erteilen.
1.1.2 Die Vergabeunterlagen sind grundsätzlich uneingeschränkt über die Vergabeplattform unter (https://vergabekooperation.berlin), nachfolgend „Vergabeplattform“ genannt, verfügbar, es sei denn die BVG fordert ausnahmsweise die Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung vor Einsichtnahme in die vollständigen Unterlagen bzw. stellt die Unterlagen nur Bietern zur Verfügung, die den Teilnahmewettbewerb für die ausgeschriebene Leistung bzw. das betreffende Los gewonnen haben und eine Vertraulichkeitserklärung abgegeben haben, was nur in absoluten Ausnahmefällen geschieht. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Interesse am Verfahren frühzeitig auf der Vergabeplattform zu registrieren, damit Sie über eventuelle Änderungen oder Ergänzungen der Unterlagen bzw. Änderungen im Verfahren automatisch benachrichtigt werden.
1.1.3 Die Abgabe des Teilnahmeantrags und später des Angebots ist ausschließlich elektronisch möglich. Wenn Sie einen Teilnahmeantrag abgeben möchten, müssen Sie diesen über die Vergabeplattform einreichen, indem Sie ihn dort hochladen. Dafür müssen Sie sich zunächst als Teilnehmer auf der Vergabeplattform registrieren und die erforderliche Software (das AI-Bietercockpit) downloaden und installieren. Sollten Sie die Software bereits zu einem früheren Zeitpunkt installiert haben, überprüfen Sie bitte, ob sie noch auf dem neuesten Stand ist, und führen Sie ggf. ein Update durch. Es ist immer die aktuelle Version des AI-Bietercockpit zu nutzen. Jegliche Kommunikation zwischen Ihnen als Teilnehmer/Bieter und der BVG als Auftraggeber muss elektronisch über die Vergabeplattform durchgeführt werden.
1.1.4 In der ersten Stufe des Verfahrens, dem Teilnahmewettbewerb, müssen Sie anhand der bekanntgegebenen Kriterien die Eignung Ihres Unternehmens bzw. der von Ihnen gebildeten Bewerbergemeinschaft sowie sofern zutreffend der von Ihnen in Anspruch genommenen eignungsleihgebenden Unternehmen zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung belegen. Zum Nachweis der Eignung müssen Sie mit Ihrem Teilnahmeantrag die in der Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise auf der Vergabeplattform hochladen, sofern und soweit Sie sich nicht bereits über ein Qualifizierungssystem qualifiziert haben, siehe Ziff. 1.1.7.. Die erklärende natürliche Person ist im Teilnahmeantrag und den Formblättern sowie später auch im Angebotsschreiben und den dort beigefügten Formblättern jeweils an der vorgesehenen Stelle in Druckschrift namentlich zu benennen. Bei
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der Auswahl der teilnehmenden Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, werden nur Unternehmen berücksichtigt, die für die Leistungserbringung geeignet sind und die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Die Eignungsprüfung erfolgt anhand der eingereichten Unterlagen des Bewerbers nach Maßgabe der in der Bekanntmachung genannten Eignungskriterien.
1.1.5 Für den Fall, dass Zweifel an der Eignung der Bewerber bestehen, behält sich die BVG insoweit vor, von dem Bewerber amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen zu fordern bzw. weitere, für die Eignungsprüfung und -bewertung erforderliche Nachweise und Erklärungen zu fordern.
1.1.6 Sofern nicht abweichend in der Bekanntmachung geregelt, werden alle geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
1.1.7 Für manche häufig wiederkehrenden Leistungen hat die BVG ein Qualifizierungssystem eingerichtet bzw. plant dies. Sofern und soweit Sie sich bereits über unser Qualifizierungssystem für die hier zu vergebende Leistung qualifiziert haben, müssen Sie als Bewerber, die in 1.1.4 genannten Unterlagen nicht nochmals beibringen. Mit der Aufnahme in unserem Qualifizierungssystem gelten die auftragsunabhängigen Eignungsnachweise über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Grundsatz als erbracht. Ggf. geben Sie bitte im Teilnahmeantrag insoweit die entsprechende Nummer aus unserem Qualifizierungssystem an. Sie müssen dann lediglich noch die für die vorliegende Vergabe spezifisch geforderten Erklärungen abgeben und Nachweise erbringen.
1.1.8 Können Sie aus einem berechtigten Grund die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so können Sie Ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der BVG als geeignet angesehener Unterlagen belegen.
1.1.9 Die BVG kann als Auftraggeber verlangen, dass Sie die vorzulegenden Unterlagen erläutern, insbesondere zur Eignung sowie über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen (Eigenerklärung zur Eignung).
1.1.10 Alle Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise des Teilnahmeantrags-/Angebots müssen Sie in deutscher Sprache einreichen. Sofern und soweit Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, müssen Sie insoweit eine Übersetzung in die deutsche Sprache beifügen.
1.1.11 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsverzerrungen haben Sie als Bewerber/Bieter auf Verlangen der BVG Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art Sie wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden sind.
1.1.12 Die BVG behält sich vor, Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Bei Referenzangaben behält sich die BVG vor, telefonische Auskünfte bei den im Teilnahmeantrag als Referenzgeber angegebenen Auftraggebern einzuholen. Ein Anspruch des Bewerbers besteht hinsichtlich dieses Vorgehens jedoch nicht.
1.1.13 Es ist geplant, die Verhandlungen in einer Verhandlungsrunde durchzuführen. Die
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BVG behält sich jedoch vor, auf das erste Angebot den Zuschlag zu erteilen sowie bei Bedarf eine oder mehrere weitere Verhandlungsrunden durchzuführen und optimierte Angebote von den Bietern abzufordern. Dabei behält sich die BVG vor, den Zuschlag auf ein optimiertes Angebot zu erteilen, auch wenn die BVG hierauf nicht explizit in der Aufforderung zur Abgabe des optimierten Angebots hingewiesen hat. Weiter behält sich die BVG vor, ausschließlich über die Preise zu verhandeln.
1.1.14 Von der Wertung ausgeschlossen werden Angebote von Bietern, die aufgrund nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs der BVG bekannt gewordener Umstände die Eignungskriterien nicht erfüllen, sowie Angebote, die nicht den folgenden Erfordernissen genügen:
1.1.14.1 Angebote, die nicht form- und fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,
1.1.14.2 Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
1.1.14.3 Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind,
1.1.14.4 Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen,
1.1.14.5 und nicht zugelassene Nebenangebote.
1.1.15 Darüber hinaus ist Folgendes zu beachten: Ist in der Leistungsbeschreibung (auch “Leistungsverzeichnis”) zur Beschreibung einer Teilleistung ein bestimmtes Fabrikat mit dem Zusatz "oder gleichwertiger Art" oder “oder gleichwertig” verwendet worden, und macht der Bieter insoweit keine Angabe zum von ihm angebotenen Fabrikat, gilt das im Leistungsverzeichnis genannte Fabrikat als angeboten.
1.1.16 Für Ihre Preisangaben müssen Sie Folgendes beachten:
1.1.16.1 Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend.
1.1.16.2 Bei Preisen/Honoraren, die einer Preisverordnung unterliegen, ist diese zu beachten.
1.1.16.3 Alle Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind in Euro mit höchstens zwei Nachkommastellen und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des bei Angebotsabgabe geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
1.1.16.4 Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen gewährt werden, sind diese an der bezeichneten Stelle aufzuführen; anderenfalls dürfen sie bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt werden.
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1.1.16.5 Preisnachlässe, die an Bedingungen geknüpft sind, wie etwa die Zahlungsfrist (Skonti) werden bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt.
1.1.16.6 Angebotene, aber für die Angebotsbewertung nicht zu beachtende Preisnachlässe (da nicht an der vorgegebenen Stelle angegeben oder an Bedingungen geknüpft) bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.
1.1.17 Sind Muster, Proben, Modelle oder andere, nicht zusammen mit dem (elektronisch einzureichenden) Angebot einzureichende Angebotsbestandteile gefordert, müssen Sie diese getrennt vom übrigen Angebot unter Einhaltung der Angebotsfrist einsenden oder abgeben. Entsprechende Angebotsteile müssen Sie in verschlossener Verpackung eindeutig als zum Angebot gehörig kennzeichnen (beispielsweise unter Angabe des Aktenzeichens des Vergabeverfahrens) und sie müssen den sie betreffenden Teilen des Angebotes eindeutig zuordenbar sein. Bitte bringen Sie außen den Hinweis “Nicht öffnen vor Angebotsfristablauf” an.
1.1.18 Mit Angebotsabgabe müssen Sie angeben, falls für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder ob Sie oder andere dies beantragt haben oder ob Sie erwägen, Angaben aus Ihrem Angebot für die Anmeldung gewerblicher Schutzrechte zu verwerten.
1.1.19 Sofern nicht ausdrücklich in der Bekanntmachung anders geregelt, darf jeder Bieter/jede Bietergemeinschaft nur ein Hauptangebot abgeben.
1.1.20 Sofern nicht ausdrücklich in der Bekanntmachung anders geregelt, sind Nebenangebote nicht zugelassen.
1.1.21 Die Bewertung der Angebote erfolgt gemäß den mitgeteilten Bewertungs- /Zuschlagskriterien.
1.1.22 Sofern in der Bekanntmachung nicht anders geregelt, werden alle Bieter, die Erstangebote angeboten haben, zur/m Angebotspräsentation/Verhandlungsgespräch eingeladen. Andernfalls werden die Bieter der besten Erstangebote gemäß Bewertungsmatrix bis zu der in der Bekanntmachung genannten Anzahl zur/m Angebotspräsentation/Verhandlungsgespräch eingeladen. Die übrigen Bieter werden über die Auswahl informiert. Die Auswahlentscheidung der BVG ist nicht endgültig. Wir behalten uns vor, zunächst nicht ausgewählte Bieter als Nachrücker in das weitere Verhandlungsverfahren einzubeziehen, insbesondere dann, wenn ein zunächst ausgewählter Bieter aus dem Verfahren ausscheidet; ein Anspruch auf Nachrücken bei Ausscheiden eines Bieters besteht jedoch nicht. Die Auswahl für die Nachrücker erfolgt anhand der bekannt gemachten Bewertungs-/Zuschlagskriterien. Ein Nachrücker hat keinen Anspruch auf Nachholung bereits durchgeführter Verhandlungsschritte; er tritt in das Verhandlungsverfahren in dem dann aktuellen Verfahrensstand ein; der Nachrücker wird über alle relevanten abgeschlossenen Verfahrensschritte informiert.
1.1.23 Die BVG informiert gemäß § 134 Abs. 1 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über die Namen des/r Bieter/s, dessen/deren Angebot/e angenommen werden sollen, den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.
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1.1.24 Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Bewertungs-/Zuschlagskriterien erteilt. Mit Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande.
1.2 Termine
Alle für die Bewerber/Bieter relevanten Termine werden rechtzeitig über die Vergabeplattform mitgeteilt.
Die angegebenen Fristen/Termine geben den Zeitplan nach den aktuellen Planungen an. Die Angaben sind nicht verbindlich, d. h. die BVG behält sich eine Anpassung der Termine vor, soweit die BVG dies für erforderlich bzw. sachgerecht erachtet.
Zum voraussichtlichen Terminplan:
• Die Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge ist der Bekanntmachung zu entnehmen.
• Die Frist zur Abgabe der Erstangebote wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe bekanntgegeben.
• Sofern Verhandlungen/Angebotspräsentationen durchgeführt werden, sind diese der Bekanntmachung zu entnehmen.
1.2.1 Unklarheiten/Fehler
Bitte überprüfen Sie die Vergabeunterlagen unmittelbar nach Erhalt auf Vollständigkeit, Unklarheiten und Fehler. Sind die Unterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Ihrer Auffassung Unklarheiten oder Fehler, so weisen Sie uns bitte unverzüglich, jedenfalls vor Angebotsabgabe darauf hin.
1.2.2 Frist für Bewerberfragen
Nachfragen zum Teilnahmewettbewerb (Bewerberfragen) sind unverzüglich, spätestens bis zu dem in der Bekanntmachung genannten Termin über die Vergabeplattform einzureichen. Die BVG behält sich vor, später eingegangene Bewerberfragen nicht zu beantworten.
1.2.3 Frist für Bieterfragen
Nachfragen zu den übrigen Vergabeunterlagen / zur Angebotsabgabe (Bieterfragen) sind unverzüglich, bis spätestens zum in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Termin, unter Einhaltung der in der Bekanntmachung genannten Kalendertage, über die Vergabeplattform einzureichen. Die BVG behält sich vor, später eingegangene Bieterfragen nicht zu beantworten.
2 Teilnahmeantrag
2.1 Erforderliche Unterlagen
Die in der Auftragsbekanntmachung genannten Unterlagen zur Eignungsprüfung sind mit dem Teilnahmeantrag vollständig fristgemäß bis zum Ablauf der Teilnahmefrist ausgefüllt hochzuladen. Bitte planen Sie für das Hochladen ausreichend Zeit ein. Die BVG wird nach Ablauf der Teilnahmefrist die Eignung der Bewerber prüfen, die fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sofern nicht anders in der Bekanntmachung geregelt, stellt der AG eine Checkliste zur Verfügung, aus der die einzureichenden Unterlagen zusätzlich hervorgehen.
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Der Teilnahmeantrag ist vollumfänglich über die Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.
Berücksichtigt werden nur Bewerber, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind und die in der Bekanntmachung genannten Eignungskriterien erfüllen.
3 Angebot
3.1 Erforderliche Unterlagen
Die in der Auftragsbekanntmachung genannten Unterlagen sowie im Aufforderungsschreiben zum Angebot genannten spezifischen Unterlagen sind von Ihnen bei Angebotsabgabe bis zum Ablauf der Angebotsfrist ausgefüllt über die Vergabeplattform einzureichen. Sofern nicht anders in der Bekanntmachung geregelt, stellt der AG eine Checkliste zur Verfügung, aus der die einzureichenden Unterlagen zusätzlich hervorgehen.
Das Angebot ist vollständig fristgemäß in digitaler Form über die Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen (hochzuladen). Bitte planen Sie für das Hochladen auf der Plattform ausreichend Zeit ein. Fehlt eine der geforderten Unterlagen (ggf. nach Nachforderung), führt dies zum Ausschluss.
Sofern ein Proof of Concept gefordert wird, ist dies der Bekanntmachung zu entnehmen.
3.2 Zuschlags-/Bindefrist
Die Bieter sind bis zum Ablauf der Bindefrist an ihre Angebote gebunden (Bindefrist). Die Bindefrist ist der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen.
Der Zuschlag erfolgt planmäßig innerhalb dieser Bindefrist (Zuschlagsfrist).
Für den Fall der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens verlängert sich die Zuschlags- /Bindefrist, für die am Nachprüfungsverfahren beteiligten Bieter bis zum rechtskräftigen Abschluss des Nachprüfungsverfahrens zzgl. 2 Wochen.
4 Weitere allgemeine Verfahrenshinweise, Verfahrensregelungen zum Verhandlungsverfahren
4.1 Veränderungen in der Bieterstruktur
Die Bieter haben im Teilnahmewettbewerb ihre Eignung für die Beauftragung nachgewiesen. Nachträgliche Veränderungen in der Bieterstruktur sind grundsätzlich unzulässig und nur im Ausnahmefall möglich, soweit die BVG einer Änderung zustimmt.
4.2 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen
Ein Kostenersatz für die Beteiligung am Vergabeverfahren wird nicht gewährt. Die eingereichten Unterlagen werden Eigentum der BVG und werden nicht an den Bieter zurückgesandt.
4.3 Personenbezogenen Daten
Als Bewerber und als Bieter erklären Sie sich damit einverstanden, dass die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und
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gespeichert werden und nicht berücksichtigten Bietern der Name der erfolgreichen Bieter (unter den Voraussetzungen des § 134 GWB) sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots bekannt gegeben werden. Mit Angebotsabgabe erklären Sie sich für den Fall des Zuschlags mit der Veröffentlichung der Auftragserteilung im Amtsblatt einverstanden.
4.4 Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse
Geben Sie bitte in Ihrem Angebot klar an, welche Teile Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse enthalten. Kennzeichnen Sie diese Teile bitte deutlich und begründen Sie, warum sie als vertraulich behandelt werden müssen.
4.5 Eigene Unterlagen des Bieters:
Fügen Sie dem Angebot Unterlagen bei, die nicht in den Vergabeunterlagen vorgesehen sind, insbesondere Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen, AGB‘s Ihres Unternehmens, werden diese nicht Vertragsbestandteil.
4.6 Bieter aus sog. Drittstaaten
Vorbehaltlich weitergehender Regelungen in der Bekanntmachung gilt für Bewerber/Bieter, die ihren Sitz in einem Drittstaat haben, also einem Land, das kein Mitglied der Europäischen Union ist und mit dem die Europäische Union keine internationale Übereinkunft zum gegenseitigen Zugang zum öffentlichen Beschaffungsmarkt geschlossen hat Folgendes: Sie haben keinen Anspruch auf Einhaltung der Vergabegrundsätze wie insbesondere Transparenz und Gleichbehandlung, und auf Einhaltung von die Vergabegrundsätze konkretisierenden Regelungen. Insbesondere werden sie nicht nach § 134 GWB benachrichtigt.
4.7 Regelungen des § 55 SektVO
Auf die Regelungen des § 55 SektVO wird hingewiesen. Die BVG behält sich vor, bei Lieferaufträgen Angebote gem. § 55 Abs. 1 SektVO zurückzuweisen, bei denen der Warenanteil zu mehr als 50 % des Gesamtwerts aus Ländern stammt, die nicht Vertragsparteien des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftraum sind und mit denen auch keine Vereinbarungen über gegenseitigen Marktzugang besteht (sog. Drittstaaten“). Die BVG behält sich vor, zu diesem Zweck und zur Einhaltung ihrer Pflicht nach § 55 Abs. 2 SektVO die Herkunft der Waren entsprechend abzufragen.
4.8 Umgang mit Widersprüchen
Bei Widersprüchen zwischen der im EU-Amtsblatt veröffentlichten Bekanntmachung und anderen Bekanntmachungen oder diesem Verfahrensbrief ist die im EU-Amtsblatt veröffentlichte Bekanntmachung maßgeblich.
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