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Besondere Bewerbungsbedingungen (Offenes Verfahren) EU BMFTR

Muster-Vordruck Stand 05/2026

Besondere Bewerbungsbedingungen

zum Offenen Verfahren zur Erbringung der folgenden Leistung

Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

(Anpassung der Besonderen Bewerbungsbedingungen unter Ziffer 2. „Verfahrensablauf“– Ände- rungen sind im Änderungsmodus ersichtlich, Stand: 26.08.2026)

(Zum Verbleib beim Bieter bestimmt, nicht mit dem Angebot einzureichen)

Aktenzeichen:

04513-8/4(2026)

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Inhalt:

1 ALLGEMEINE HINWEISE ZUM VERGABEVERFAHREN ............................... 3 1.1 ZIELSETZUNG DIESER UNTERLAGE ............................................................................... 3 1.2 DARSTELLUNG DES AUFTRAGSGEGENSTANDES ........................................................... 3 1.3 AUFTRAGGEBER .......................................................................................................... 4 1.4 VERTRAGSLAUFZEIT ..................................................................................................... 4

2 VERFAHRENSABLAUF ........................................................................... 4

3 ÜBERSICHT EINZUREICHENDE ANGEBOTSUNTERLAGEN ........................ 4

4 AUSSCHLUSSGRÜNDE, EIGNUNGSKRITERIEN UND BELEG DER EIGNUNG 5 4.1 AUSSCHLUSSGRÜNDE, §§ 123, 124 GWB I. V. M. § 42 VGV SOWIE § 19 ABS. 1 MILOG, § 21 AENTG, § 21 SCHWARZARBG, § 98C AUFENTHG, § 22 LKSG UND ART. 5K SANKTIONS-VO ........................................................................................................... 5 4.2 BEFÄHIGUNG UND ERLAUBNIS ZUR BERUFSAUSÜBUNG, § 44 VGV................................ 6 4.3 ANGABEN ZUR WIRTSCHAFTLICHEN UND FINANZIELLEN LEISTUNGSFÄHIGKEIT, § 45 VGV6 4.4 ANGABEN ZUR TECHNISCHEN UND BERUFLICHEN LEISTUNGSFÄHIGKEIT, § 46 VGV ....... 6

5 ZUSCHLAGSKRITERIEN UND BELEG DER WIRTSCHAFTLICHKEIT ............ 9 5.1 KONZEPTE ................................................................................................................... 9

6 WERTUNG DER ANGEBOTE ................................................................... 11 6.1 ERMITTLUNG DER LEISTUNGSPUNKTZAHL (L) .............................................................. 11 6.2 ERMITTLUNG DES PREISES (P) ................................................................................... 15

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1 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren

1.1 Zielsetzung dieser Unterlage

Diese besonderen Bewerbungsbedingungen ergänzen und konkretisieren die in der Auftragsbekanntmachung genannten Festlegungen und Vorgaben, fassen die Erklä- rungen und Unterlagen zusammen, die ein Bieter seinem Angebot beizufügen hat und erläutern die individuellen Vorgaben für das vorliegende Vergabeverfahren. Re- gelungen zum Verfahrensablauf, die für alle Offenen Verfahren des BMFTR einheit- lich geregelt sind, finden Sie in dem Dokument „Allgemeine Bewerbungsbedingun- gen“. Bei Abweichungen gehen diese besonderen Bewerbungsbedingungen den all- gemeinen Bewerbungsbedingungen vor.

Die Bieter sind aufgefordert, die Festlegungen und Vorgaben einzuhalten. Eine Miss- achtung kann zum Ausschluss vom Verfahren führen.

Sofern die vorliegenden Unterlagen nicht ausdrücklich etwas Anderes bestimmen, sind mit „Bieter“ sowohl einzelne Unternehmen als auch Bietergemeinschaften ge- meint.

1.2 Darstellung des Auftragsgegenstandes

Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) fördert Forschung, Technologien und Raumfahrt in Deutschland. Wissenschaft und For- schung, Innovationen und neue Technologien sind die Basis künftigen Wohlstands Gemeinsam bilden sie die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg und Fortschritt, für Wachstum und Beschäftigung. Raumfahrttechnologien und ihre Anwendungen sind wichtige Instrumente der modernen Informations- und Industriegesellschaft.

Die regierungsamtliche Öffentlichkeitsarbeit und Fachinformation des BMFTR ist im Rahmen ihres verfassungsrechtlich anerkannten Auftrags auf eine gezielte und ver- ständliche Information über die Arbeit, Vorhaben und Ziele des Ministeriums ausge- richtet. Staatliches Handeln soll nachvollziehbar dargestellt werden und den öffentli- chen Diskus zu diesem ermöglichen. Hierfür werden Veranstaltungen, Messebeteili- gung und Ausstellungen genutzt, die Gegenstand dieses Auftrages sind. Dabei fallen nur diejenigen Veranstaltungen, Messebeteiligungen und Ausstellungen unter diesen Auftrag, die als öffentlichkeitswirksame Maßnahme erkennbar ist. Zu den erkennba- ren öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen zählen diejenigen, die sich an eine breite bzw. allgemeine Öffentlichkeit oder an klar definierte externe Zielgruppen (z. B. Fachöffentlichkeit, Verbände, Multiplikatoren, Medien oder interessierte Bürgerinnen und Bürger) richten und der Erfüllung des verfassungsrechtlich anerkannten Auftrags der Bundesregierung dienen, die Öffentlichkeit über politische Vorhaben, Maßnah- men und Programme zu informieren und diese zu erläutern.

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1.3 Auftraggeber

Auftraggeber des Verfahrens ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt, Dienstsitz Berlin, Ka- pelle-Ufer 1, 10117 Berlin.

1.4 Vertragslaufzeit

Der Vertrag wird mit Zuschlag wirksam geschlossen. Die Leistungszeit ist vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2028 vorgesehen. Es besteht die Option einer Verlänge- rung des Vertrages durch den Auftraggeber um zweimalig um 1 Jahr.

2 Verfahrensablauf

Nach aktueller Planung soll das gegenständliche Vergabeverfahren folgendem Ter- minplan folgen:

 Frist für Rückfragen: 08.25.098.2026, 12 Uhr  Beantwortung der Fragen: 1510.09.2026, 15 Uhr  Ende der Angebotsfrist: 22.09.2026, 12 Uhr  Bekanntgabe der beabsichtigten Zuschlagsentscheidung (Information an un- terlegene Bieter gem. § 134 GWB): voraussichtlich 03.11.2026  Zuschlagserteilung: voraussichtlich 19.11.2026  Angebotsbindefrist: 31.12.2026

Der Auftraggeber behält sich vor, den vorstehenden Termin- und Ablaufplan bei Be- darf zu modifizieren. Entsprechende Änderungen werden über die e-Vergabeplatt- form des Bundes kommuniziert. Die Bieter sind verpflichtet, sich auf der e-Vergabe- plattform des Bundes regelmäßig über Anpassungen des Terminplans zu informieren.

3 Übersicht einzureichende Angebotsunterlagen

Die Bieter haben ihren elektronisch eingereichten Angeboten die folgenden Doku- mente und Erklärungen in Textform nach § 126b BGB beizufügen. Entsprechende Vordrucke werden den Bietern vom Auftraggeber über die e-Vergabeplattform des Bundes in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

1. Angebotsschreiben (ausgefüllt und unterschrieben in Textform gemäß § 126b BGB)
2. Bieterbogen (ausgefüllt, s. nachfolgende Ziffern 2.1 bis 2.8) 2.1. Angaben zum Bieter, Ziffer I des Bieterbogens (ausgefüllt) 2.2. Ggf. Erklärung zum Einsatz von Unterauftragnehmern, Ziffer II des Bieterbogens (ausgefüllt) 2.3. Ggf. Verpflichtungserklärung im Rahmen der Eignungsleihe, Ziffer III des Bieter- bogens (ausgefüllt); zusätzlich sind die Erklärung/en zur wirtschaftlichen und fi- nanziellen (Bieterbogen, Ziffer VII) und/oder technischen und beruflichen Leis- tungsfähigkeit (Bieterbogen, Ziffer VIII) sowie die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG (Bie- terbogen, Ziffer V) durch das sich verpflichtende Unternehmen auszufüllen

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2.4. Ggf. Erklärung der Bietergemeinschaft, Ziffer IV des Bieterbogens (ausgefüllt) 2.5. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG Ziffer V des Bieterbogens (ausgefüllt) 2.6. Angaben zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, Ziffer VI des Bieter- bogens (ausgefüllt) (samt Auszug aus einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbaren Register; s. Ziffer 3) 2.7. Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, Ziffer VII des Bieterbogens (ausgefüllt) 2.8. Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, Ziffer VIII des Bie- terbogens (ausgefüllt) 3. Auszug aus einem Berufs- oder Handelsregister oder anderen Register (Kopie) 4. Verpflichtungserklärung Scientology Schutzklausel (ausgefüllt) 5. Eigenerklärung Umsetzung des 5. EU-Sanktionspakets (ausgefüllt); auch für ei- nen möglichen Unterauftragnehmer bzw. Unternehmen, deren Kapazitäten mög- licherweise im Rahmen der Eignungsleihe in Anspruch genommen werden, ein- zureichen, sofern dieser mehr als 10 % des Auftragsvolumens umsetzt (Art. 5k Sanktions-VO) 6. Eigenerklärung zur Einhaltung des Tariftreueversprechens gemäß § 3 BTTG 7. Eigenerklärung zur Beachtung des Mindeststandards des BSI sowie des „Kriteri- enkatalogs des BSI zur Integration von extern bereitgestellten generativen KI- Modellen in eigene Anwendungen“ (Selbstauskunft ausreichend) 8. Konzepte 9. Preisblatt (ausgefüllt)

4 Ausschlussgründe, Eignungskriterien und Beleg der Eignung

Zur Abfrage etwaiger Ausschlussgründe sowie zum Beleg der Eignung wird von den Bietern die Vorlage folgender Erklärungen und Dokumente erwartet.

4.1 Ausschlussgründe, §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG und Art. 5k Sankti- ons-VO

1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG (Angabe im Bieterbogen Ziffer V), Erklärung zum Nichtvorliegen des Ausschlussgrundes nach Art. 5k Sanktions-VO (Eigenerklä- rung „Umsetzung des 5. EU-Sanktionspakets“), Eigenerklärung zur Einhaltung des Tariftreueversprechens gemäß § 3, § 4 Absatz 1, 3, § 9 BTTG und ggfs. Eigenerklärung zum Nachweis der Zuverlässigkeit trotz Vorliegens von Aus- schlussgründen – Selbstreinigung nach § 125 GWB.

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4.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, § 44 VgV

2. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleich- bares Register (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet), soweit die Eintragung für den jeweiligen Leistungserbringer nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vor- geschrieben ist (Auszug in Kopie beizufügen) (Angabe im Bieterbogen Ziffer VI).

4.3 Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, § 45 VgV

3. Es wird ein Mindestumsatz von 3.000.000 Euro (netto) pro Jahr im Schnitt der letzten drei Jahre gefordert. Dies ist nachzuweisen durch Angabe unter Ziffer VII des Bieterbogens.

4. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern ent- sprechende Angaben verfügbar sind (Angabe im Bieterbogen Ziffer VII.1). Sollte ein Unternehmen erst seit weniger als drei Jahren bestehen, sind die entspre- chenden Angaben für die Geschäftsjahre seit Unternehmensgründung zu ma- chen. Es ist zudem gesondert und unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass das betreffende Unternehmen seit weniger als drei Jahren be- steht.

5. Erklärung darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Gesamthaftungs- summe im jeweiligen Versicherungsjahr in Höhe von mindestens 3.000.000,00 Euro verfügt und dem Auftraggeber entsprechende Nachweise der Versicherung nach Zuschlag unverzüglich vorlegt (Angabe im Bieterbogen Ziffer VII.2). Dabei muss die Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung die folgenden Mindestde- ckungssummen für die genannten Fälle aufweisen:

 Deckungssumme von mind. 2.000.000 Euro (netto) je Schadensereignis für Personenschäden,  Deckungssumme von mind. 1.000.000 Euro (netto) je Schadensereignis für Sachschäden,  Deckungssumme von mind. 1.000.000 Euro (netto) je Schadensereignis für Vermögensschäden.

4.4 Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, § 46 VgV

6. Erklärung zu möglichen Interessenkonflikten gemäß § 46 Abs. 2 VgV (Angabe im Bieterbogen Ziffer VIII.1).

7. Es wird eine Mindestmitarbeiterzahl von 20 Mitarbeitern gefordert. Dies ist nach- zuweisen durch:

Erklärung, aus der die Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Beschäftig- tenzahl im projektrelevanten Umfeld hervorgehen (Angabe im Bieterbogen Ziffer VIII.2)

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8. Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge innerhalb der letzten drei Jahre (maßgeblich für die Berechnung ist der Tag, an dem die Ange- botsfrist endet) mit Angabe des Kunden, des Auftragsgegenstandes, des Auf- tragswerts und des Zeitraums der Leistungserbringung (Angaben im Bieterbogen Ziffer VIII.3). Geeignet sind Referenzen, die folgende Gesichtspunkte nachwei- sen:

 Es ist mind. ein Messestand (200–350 m2) als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Durchführung von großen Messeständen hat. Hierzu gehört auch die Koordination und gegebenen- falls Beauftragung aller für die Erstellung der Messestände notwendigen Gewerke (u. a. Messebau, Licht, Ton, Statik, Medientechnik) und die tech- nische und logistische Betreuung von Mitausstellern auf dem Messestand (mind. drei Aussteller pro Messestand). Aus der Referenz müssen mindes- tens drei Aussteller pro Messestand eindeutig hervorgehen. Der Messe- stand sollte zwischen 200m2 und 350m2 groß (exklusive Servicefläche) und für eine Messe innerhalb Deutschlands erstellt worden sein. Es handelt es sich dabei um einen Individualstand. Die Referenz soll insbesondere auch darüber Auskunft geben, mit welchen Dienstleistern der Bewerber o- der die Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Konzeption, Organisation und Durchführung der Messe zusammengearbeitet hat. Auch soll die Re- ferenz darüber Aufschluss geben, in welchem Zeitraum der Messestand realisiert wurde.

 Es ist mind. ein (System-)Messestand (bis 100m²) als Referenz nach- zuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Durchführung von klei- nen Messeständen hat. Hierzu gehört auch die Koordination und gegebe- nenfalls Beauftragung aller für die Erstellung der Messestände notwendi- gen Gewerke (u. a. Messebau, Licht, Ton, Statik, Medientechnik). Die Mes- sestände sollten maximal 100 m2 groß (exklusive Servicefläche) und für eine Messe innerhalb Deutschlands erstellt worden sein. Die Referenz soll insbesondere auch darüber Auskunft geben, mit welchen Dienstleistern der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Konzeption, Or- ganisation und Durchführung der Messe zusammengearbeitet hat. Auch soll die Referenz darüber Aufschluss geben, in welchem Zeitraum der Mes- sestand realisiert wurde.

 Es ist mind. eine Präsenzveranstaltung als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung einer Veranstaltung hat. Eine Referenz ist nur gültig, wenn der Bewerber oder die Bewerbergemein- schaft die maßgeblich für die Konzeption und Durchführung der Veranstal- tung verantwortliche Agentur war. Die Veranstaltung soll mindestens zwei Tage gedauert haben, wobei ein Tag erst dann als Veranstaltungstag gilt,

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wenn mindestens für drei Stunden Programm angeboten wurden. Die Ver- anstaltung soll für mindestens 250 Teilnehmende ausgelegt gewesen sein.

 Es ist mind. eine digitale oder hybride Veranstaltung als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung einer digitalen oder hyb- riden Veranstaltung hat. Eine Veranstaltung gilt dann als digital, wenn alle Zuschauenden das Programm nur digital verfolgen konnten und maximal die aktiv am Programm beteiligten (Aktive) vor Ort (bspw. in einem Studio) waren. Eine Veranstaltung gilt dann als hybrid, wenn Zuschauende das Programm bzw. einzelne Programmpunkte sowohl live digital als auch vor Ort verfolgen konnten. Eine Referenz ist nur gültig, wenn der Bewerber o- der die Bewerbergemeinschaft die maßgeblich für die Konzeption und Durchführung der Veranstaltung verantwortliche Agentur war. Die Veran- staltung soll mindestens ein Programm von drei Stunden Länge umfassen.

Eine Referenz kann mehrere Erfahrungsbereiche abdecken. Es sind jedoch ins- gesamt mindestens zwei verschiedene Referenzen zu benennen.

9. Angaben zu den Qualifikationen und den fachbezogenen Erfahrungen der zum Einsatz gelangenden verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen (Anga- ben im Bieterbogen Ziffer VIII.4 / Qualifikationsprofil).

10. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusam- menhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig da- von, ob sie dem Unternehmen angehören oder nicht (Angaben im Bieterbogen Ziffer VIII.5 / Qualifikationsprofil).

Zu 9: Verantwortliche bzw. leitende Mitarbeiter/innen

Ausführliche Darstellung der Qualifikationen und fachbezogenen Erfahrungen der für die Leistungserbringung vorgesehenen verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen des Bieters. Für die vorgesehenen verantwortlichen bzw. lei- tenden Mitarbeiter/innen müssen folgende Qualifikationen anhand der Qualifika- tionsprofile jeder bzw. jedes Einzelnen der einzusetzenden Mitarbeiter/innen nachgewiesen werden, wobei für jede der im Folgenden genannten Qualifikatio- nen Referenzen vorzulegen sind:

 Für einen leitenden Mitarbeiter bzw. eine leitende Mitarbeiterin der Nach- weis über jeweils mindestens 2 Jahre Berufserfahrung bei der strategi- schen Leitung der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Die Berufserfahrung ist für mindestens einen Mitarbeiter bzw. für eine Mit- arbeiterin mit mindestens einer Referenz nachzuweisen.

 Für einen leitenden Mitarbeiter bzw. eine leitende Mitarbeiterin der Nach- weis über jeweils mindestens 2 Jahre Berufserfahrung bei der strategi- schen Leitung der Planung und Umsetzung von Messen. Die Berufserfahrung ist für mindestens einen Mitarbeiter bzw. für eine Mit- arbeiterin mit mindestens einer Referenz nachzuweisen. 8

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Zu 10: Sonstige Mitarbeiter/innen

Ausführliche Darstellung der Qualifikationen der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung einge- setzt werden sollen. Für die Erbringung des Auftrags müssen mindestens Mitar- beiter/innen mit den folgenden Qualifikationen verfügbar sein und die Qualifika- tion muss anhand der Qualifikationsprofile jeder bzw. jedes Einzelnen der einzu- setzenden Mitarbeiter/innen nachgewiesen werden:

 Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Projektmanagement von Veranstaltungen der Nachweis über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Projektmanagement in diesem Bereich. Die Berufserfahrung ist für mindestens zwei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin- nen nachzuweisen.

 Für Mitarbeiter im Bereich Projektmanagement von Messen der Nachweis über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Projektmanagement in die- sem Bereich. Die Berufserfahrung ist für mindestens zwei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin- nen nachzuweisen.

 Für Mitarbeiter/innen im Bereich Erfahrung Buchführung und Controlling in einem Unternehmen der Nachweis über mindestens 2 Jahre Berufserfah- rung in diesem Bereich. Die Berufserfahrung ist für mindestens einen Mitarbeiter bzw. für eine Mit- arbeiterin nachzuweisen.

 Für Mitarbeiter/innen im Bereich Grafikgestaltung als Mediengestalter/Gra- fiker der Nachweis einer abgeschlossenen Ausbildung und/oder Studium in diesem Bereich. Die Qualifikation ist für mindestens zwei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen nachzuweisen.

5 Zuschlagskriterien und Beleg der Wirtschaftlichkeit

Zuschlagskriterien für die Beauftragung der ausgeschriebenen Leistungen sind die in der Folge abgefragten Konzepte sowie der im gesamten veranschlagte Angebots- preis.

5.1 Konzepte

Die Bieter sind aufgefordert, zu folgenden Leistungsbereichen Konzepte vorzulegen (Zahlenangaben in Klammern beziehen sich auf die Leistungsbeschreibung):

 Konzept K 1 – Veranstaltung [B.2.1.b]  Konzept K 2 – Exponat [B.2.1.f]

Bei der Erstellung der Konzepte soll von folgenden fiktiven Voraussetzungen ausge- gangen werden:

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Konzept 1: Veranstaltung [B.2.1.b]

Das BMFTR plant 2027 die Durchführung einer Veranstaltung zum Thema Raum- fahrt. Zusammengeführt werden sollen ca. 250 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus den Bereichen Forschung, Wissenschaft, Wirtschaft und Politik. Ziel der Veranstal- tung ist die Vernetzung untereinander, um Forschung und Entwicklung im Bereich der deutschen Raumfahrt zu stärken. Die Veranstaltung findet in Präsenz in Bremen statt und erstreckt sich über zwei Veranstaltungstage, wobei am zweiten Veranstaltungs- tag ein Programm von min. drei Stunden Dauer vorzusehen ist. Die Teilnahme der Ministerin am ersten Veranstaltungstag ist auf eine Stunde begrenzt, das Programm der Veranstaltung soll darüber hinaus gehen. Ziel ist es, miteinander in den Dialog zu treten und sich untereinander zu vernetzen.

Konzept 2: Exponat [B.2.1.f]

Das BMFTR plant die Teilnahme an der Bonner Wissenschaftsnacht. Die Bonner In- nenstadt bietet voraussichtlich im Mai 2028 eine Bühne für Forschung und Ideen. Zielgruppe sind insbesondere Schülerinnen und Schüler ab Jahrgangsstufe 4. Für einen Stand in der „Zeltstadt des Wissens“ soll ein Exponat ausgewählt bzw. entwi- ckelt werden. Der Stand befindet sich in einem Zelt und hat eine Größe von ca. 3x4m.

Im Rahmen des Auftritts soll mithilfe eines interaktiven Exponats das Interesse für Themen aus Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik (MINT) geweckt und gleichzeitig über Förderschwerpunkte bzw. Leuchtturmprojekte des BMFTR aus diesen Bereichen informiert werden.

Formelle Hinweise:

Für alle Konzepte gelten alle Rahmenbedingungen der Leistungsbeschreibung. Die Konzepte sind in deutscher Sprache abzufassen und sollen möglichst klar erkennen lassen, wie bzw. in welcher Qualität die Bieter die betreffenden Aufgaben im Falle der Zuschlagserteilung bewältigen werden. Insbesondere muss der Bieter eindeutig zu verstehen geben, sich im Falle der Zuschlagserteilung zur Einhaltung des dargestell- ten Qualitätsniveaus und zu den dargestellten Arbeitsschritten bzw. Verhaltenswei- sen zu verpflichten. Die Vergabestelle bittet die Bieter daher, besonders darauf zu achten, eindeutige Formulierungen zu verwenden. Unklarheiten gehen zu Lasten des Bieters.

Die Darstellung des Konzepts 1 soll einen Umfang von max. 7 DIN A4-Seiten, Schrift- art Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,15 nicht überschreiten.

Die Darstellung des Konzepts 2 soll einen Umfang von max. 3 DIN A4-Seiten, Schrift- art Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,15 nicht überschreiten.

Grafische Darstellungen und Visualisierungen sind nicht erforderlich. Es ist jedoch möglich, diese als Anlage beizufügen (ohne Anrechnung auf die maximal erlaubte Seitenzahl), sofern sie der Konkretisierung der Konzepte dienen.

Darstellungen, die über die vorgegebene Seitenzahl hinausgehen, können nach pflichtgemäßem Ermessen der Vergabestelle unberücksichtigt bleiben oder – soweit dies für den Bieter günstiger erscheint - mit einem Punktabzug versehen werden.

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6 Wertung der Angebote

Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird das Verhältnis von Preis und Leis- tung als Quotient zu einer Kennzahl „Z“ errechnet. Hieraus ergibt sich die folgende Formel:

Z = L (Leistung) / P (Preis)

Die Formelparameter werden wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für Preis-Leistungsverhältnis

L = Leistungspunktzahl

P= Preis

Die so ermittelte Kennzahl wird mit dem Faktor 100.000.000 skaliert und auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet.

Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und ist somit das wirtschaftlichste Angebot und für den Zuschlag vorgesehen.

6.1 Ermittlung der Leistungspunktzahl (L)

Die Ermittlung der Leistungspunktzahl (L) erfolgt auf Grundlage folgender Kriterien und Unterkriterien sowie deren Gewichtung:

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Die Konzepte werden in Bezug auf jedes Unterkriterium (UK) anhand des folgenden Wertungssystems bewertet:

0 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Unterkriteriums nicht den Anforderungen.

Ein Konzept wird in Bezug auf das Unterkriterium mit 0 Punkten bewertet, wenn die unter Ziffer 5.1 und 6.1 genannten und in Bezug genommenen Anforderungen bzw. Erwartungen nicht erfüllt sind oder die Herangehens- weise des Bieters inhaltlich nicht schlüssig dargestellt wurde. Dies gilt auch, wenn die Anforderungen bzw. Erwartungen lediglich stichpunktartig ohne weitere Ausführungen wiederholt werden.

1 Punkt: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Unterkriteriums nur mit erheblichen Einschränkungen den Anforderungen.

Ein Konzept wird in Bezug auf das Unterkriterium mit 1 Punkt bewertet, wenn die unter Ziffer 5.1 und 6.1 genannten und in Bezug genommenen Anforderungen bzw. Erwartungen nur mit erheblichen Einschränkungen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters inhaltliche Unschärfen

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aufweist, das Konzept in Bezug auf das Unterkriterium also nur eine un- zureichende Durchführung der Leistungen erwarten lässt.

2 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Unterkriteriums mit Einschränkungen den Anforderungen.

Ein Konzept wird in Bezug auf das Unterkriterium mit 2 Punkten bewertet, wenn die unter Ziffer 5.1 und 6.1 genannten und in Bezug genommenen Anforderungen bzw. Erwartungen mit Einschränkungen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters inhaltlich größtenteils schlüssig dar- gestellt ist sowie im Hinblick auf die Zielsetzung der Maßnahme eine zu- mindest ausreichende Umsetzung verspricht.

3 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Unterkriteriums im Wesentlichen den Anforderungen.

Ein Konzept wird in Bezug auf das Unterkriterium mit 3 Punkten bewertet, wenn die unter Ziffer 5.1 und 6.1 genannten und in Bezug genommenen Anforderungen bzw. Erwartungen im Wesentlichen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters inhaltlich schlüssig dargestellt ist sowie im Hinblick auf die Zielsetzung der Maßnahme lediglich mit kleinen Ein- schränkungen Erfolg verspricht.

4 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Unterkriteriums vollumfänglich den Anforderungen.

Ein Konzept wird in Bezug auf das Unterkriterium mit 4 Punkten bewertet, wenn die unter Ziffer 5.1 und 6.1 genannten und in Bezug genommenen Anforderungen bzw. Erwartungen vollumfänglich erfüllt sind und die Her- angehensweise des Bieters in jeder Hinsicht schlüssig dargestellt ist so- wie im Hinblick auf die Zielsetzung der Maßnahme Erfolg verspricht.

5 Punkte: Das Konzept des Bieters ist hinsichtlich dieses Unterkriteriums der Ziel- erreichung in besonderer Weise dienlich.

Ein Konzept wird in Bezug auf das Unterkriterium mit 5 Punkten bewertet, wenn die unter Ziffer 5.1 und 6.1 genannten und in Bezug genommenen Anforderungen bzw. Erwartungen vollumfänglich erfüllt sind und die Her- angehensweise des Bieters der Zielerreichung in besonderer Weise (z.B. kreative Ideen) dienlich ist und dies in dem Konzept in jeder Hinsicht schlüssig dargestellt ist und daher eine über den Erwartungen liegende Leistungserfüllung verspricht.

Die bei einem Unterkriterium erreichte Punktzahl wird mit der Gewichtung des jewei- ligen Unterkriteriums multipliziert. Die so ermittelten Punktzahlen bei den einzelnen Unterkriterien werden addiert und ergeben eine Punktzahl für das jeweilige Konzept (Qualitätskriterien K1 bis K2). Die Punktzahlen der Qualitätskriterien werden anschlie- ßend jeweils mit ihrem Gewichtungsfaktor multipliziert. Zur Ermittlung der Leistungs- punkte werden die errechneten Punktzahlen je Konzept schließlich addiert.

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Hieraus ergeben sich folgende Formeln:

K1 = (0,7 x UK1.1) + (0,3 x UK1.2)

K2 = (0,1 x UK2.1) + (0,6 x UK2.2) + (0,3 x UK2.3)

Leistungspunktzahl = (0,65 x K1) + (0,35 x K2)

Mindestanforderung:

Angebote, die bei einem Konzept (Qualitätskriterien K1 bis K2) weniger als 2 Punkte erhalten, kommen für den Zuschlag nicht in Betracht und werden aus- geschlossen.

6.2 Ermittlung des Preises (P)

Rahmenvereinbarung mit Vertragsverlängerungsoption

Der Preis (P) ergibt sich aus der Summe der abgefragten Pauschalpreise bezogen auf die Grundvertragslaufzeit, den Verlängerungszeitraum und den Einheitspreisen und Stundensätzen bezogen auf die mittlere Abrufmenge und den im Falle von Auf- tragsänderungen für die Mitarbeiter/innen der Kategorien 1 bis 5 anzusetzenden Ta- gessätzen.

Hieraus ergibt sich folgende Formel:

Preis =

2 x P1 + 1 x P2 + 1 x P3 + 2.700 x B.2.1.a. + 138 x B.2.1.b + 225 x B.2.1.c + 275 x B.2.1.d + 25 x B.2.1.e + 75 x B.2.1.f + 100 x B.2.1.g + 153 x B.2.1.h + 575 x B.2.1.i + 150 x B.2.1.j + 170 x B.2.1.k + 93 x B.2.1.l + 175 x B.2.1.m + 40 x B.2.1.n + 550 x B.2.1.o + 100 x B.2.1.p + 875 x B.2.1.q + 37.350 x B.2.1.r + 970 x B.2.1.s + 97.325 x B.2.1.t + 1.500 x B.2.1.u + 35.550 x B.2.1.v + 100 x B.2.2.a + 83 x B.2.2.b + 400 x B.2.2.c + 2.675 x B.2.2.d + 2.050 x B.2.2.e + 875 x B.2.2.f + 175 x B.2.2.g + 5.553 x B.2.2.h + 675 x B.2.2.i + 23.600 x B.2.2.j + 6.200 x B.2.2.k + 20.245 x B.2.2.l + 50.045 x B.2.2.m + 125 x B.2.3.a + 25 x B.2.3.b + 27.635 x B.3.1.a + 15.400 x B.3.1.b + 18.975 x B.3.1.c + 13.850 x B.3.1.d + 13.675 x B.3.1.e + 60 x [T1 + T2 + T3 + T4 + T5]

Dabei sind:

P1 angegebener Pauschalpreis für die Grundvertragslaufzeit von 2 Jahren

P2 angegebener Pauschalpreis für den Verlängerungszeitraum von 1 Jahr

P3 angegebener Pauschalpreis für den Verlängerungszeitraum von 1 Jahr

B.2.1.a – B.2.3.b Einheitspreise pro Einheit

B.3.1.a – B.3.1.e (Stundensätze) Einheitspreise pro Stunde

T1 = Tagessatz für Mitarbeiter/innen der Kategorie Geschäftsführung

T2 = Tagessatz für Mitarbeiter/innen der Kategorie Projektleitung

T3 = Tagessatz für Mitarbeiter/innen der Kategorie Projektmanagement

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Besondere Bewerbungsbedingungen (Offenes Verfahren) EU BMFTR

T4 = Tagessatz für Mitarbeiter/innen der Kategorie Grafik

T5 = Tagessatz für Mitarbeiter/innen der Kategorie Kaufmännische Projektbegleitung (Buchhaltung, Controlling u.ä.)

Die mittlere Abrufmenge ermittelt sich nach der folgenden Formel:

(Höchstabnahmemenge – unverbindlichem Orientierungswert1 (Schätzwert) / 2 + un- verbindlichen Orientierungswert (Schätzwert))

Die konkreten mittleren Abrufmengen ergeben sich aus der Excel-Tabelle, die als Preisblatt auszufüllen ist. Auch die Berechnung des Angebotspreises erfolgt in dieser Excel-Tabelle.

1 Der unverbindliche Orientierungswert setzt sich aus den bisherigen Erfahrungswerten der derzeit laufenden Rahmenvereinbarung und den gemeldeten Bedarfen einzelner Fachreferate des BMFTR zusammen und stellt demzufolge eine Mischkalkulation dar. Dieser Wert dient lediglich als ein unverbindlicher Orientierungswert und begründet keinen Anspruch auf Seiten des AN. 16