260910 - Bieterfragen und Antworten.pdf

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Aktenzeichen: 04513-8/4(2026)

Fragen- und Antwortkatalog zur Ausschreibung des Dienstleistungsauftrages

„Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR)“

Stand: 10.09.2026

1. Frage: Wir bitten um Aufklärung, welche Erwartung das BMFTR an die Unternehmensgröße der Bieter/Bietergemeinschaften hat. In der Ausschreibung wird die Frage, ob diese Auftragsvergabe auch für KMU geeignet ist, mit "nein" beantwortet. In den Besonderen Bewerbungsbedingungen wird dagegen nur ein durchschnittlicher Mindestumsatz von 3 Mio. Euro und eine Mindestmitarbeiteranzahl von 20 genannt, was einem kleinen Unternehmen entspräche.

Antwort zu Frage 1: Jedes Unternehmen, welches die Mindestanforderungen nach den Besonderen Bewerbungsbedingungen erfüllt, kann ein Angebot abgeben. Dies umfasst auch KMU, sofern sie diese Mindestanforderungen erfüllen.

2. Frage: Im Angebotsschreiben und im Bieterbogen ist das Aktenzeichen 04513-8/4(2026) angegeben, während in der Leistungsbeschreibung und im Preisblatt 01801- 5/123 verwendet wird. Welches Aktenzeichen ist für das Angebot maßgeblich? Bitte bestätigen Sie, ob sämtliche Angebotsunterlagen einheitlich unter dem Aktenzeichen 01801-5/123 einzureichen sind, beziehungsweise stellen Sie bitte korrigierte Vordrucke bereit.

Antwort zu Frage 2: Das im Angebotsschreiben und dem Bieterbogen angegebene Aktenzeichen (04513-8/4(2026)) ist das im Vergabeverfahren und für die Angebotserstellung maßgebliche Aktenzeichen, welches verwendet werden soll. In der Leistungsbeschreibung (Lang- sowie Kurzfassung) und dem Preisblatt wurde die Angabe des Aktenzeichens jeweils angepasst. Sämtliche Angebotsunterlagen sind unter dem AZ 04513-8/4(2026) einzureichen.

Die angepasste Leistungsbeschreibung (Lang- sowie Kurzfassung) und das Preisblatt wurden zusammen mit den Bieterfragen und Antworten auf der e- Vergabeplattform des Bundes veröffentlicht.

3. Frage: Das Preisblatt verweist für den jährlichen Pauschalpreis auf II. 3. Leistungsbeschreibung. Bitte benennen Sie die maßgeblichen Leistungspositionen bzw. bestätigen Sie, ob damit ausschließlich die Pauschalleistungen gemäß B.1 der Leistungsbeschreibung gemeint sind.

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Antwort zu Frage 3: Die Verweise auf den relevanten Abschnitt für den Pauschalpreis wurden im Preisblatt angepasst. Es wird bestätigt, dass für die Pauschalleistungen grds. der Abschnitt B.1 der Leistungsbeschreibung relevant ist. Dabei sind alle Leistungen und Bezüge in der Leistungsbeschreibung bei der Kalkulation der Pauschalleistung zu berücksichtigen.

Das angepasste Preisblatt wurde zusammen mit den Bieterfragen und Antworten auf der e-Vergabeplattform des Bundes veröffentlicht.

4. Frage: Zum Aktenzeichen: Im Preisblatt ist ein abweichendes Aktenzeichen „01801-5/123“ hinterlegt, während die übrigen Vergabeunterlagen das Aktenzeichen „04513- 8/4(2026)“ verwenden. Welches Aktenzeichen ist für das Angebot und die Kommunikation über die eVergabe-Plattform verbindlich zu verwenden?

Antwort zu Frage 4: Das angegebene Aktenzeichen, welches verwendet werden soll, lautet „04513-8/4(2026)“ Es wird auf die Antwort auf Frage 2 verwiesen.

5. Frage: Können Sie präzisieren, was in dem Bieterbogen für die Referenzen mit "Umfang für Produkte“ gemeint ist?

Antwort zu Frage 5: Wir gehen davon aus, dass Sie mit „Umfang für Produkte“ „Umfang /Aufwand“ meinen (Ziffer VIII, Nr. 3 des Bieterbogens). Hier sind bei Dienstleistungen die Personentage, bei Produkten/Systemen die Liefermengen bei Dienstleistungen sowie ggf. das Auftragsvolumen in Euro gefragt. Es wird darauf hingewiesen, dass alle geforderten Mindestanforderungen sich abschließend aus dem Dokument Besondere Bewerbungsbedingungen ergeben. Angaben, die nicht für die Mindestanforderungen heranzuziehen sind, sind fakultativ.

6. Frage: Zu den Bestehende Rahmenverträge für Fremdgewerke: Für die Kalkulation und die Planung der Leistungserbringung ist relevant, welche Fremdgewerke bzw. Dienstleistungen bereits über bestehende Rahmenverträge oder anderweitige vertragliche Bindungen des Auftraggebers abgedeckt sind.

Frage 6a): Für welche Fremdgewerke bzw. Leistungsbereiche, z. B. Veranstaltungstechnik, Zelt-/Messebau, Mobiliar, Catering, Logistik oder Druck-/Produktionsleistungen, bestehen bereits solche vertraglichen Bindungen, auf die im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen zurückgegriffen werden muss?

Antwort zu 6a): Die Fremdgewerke, die derzeit über entsprechende Rahmenvereinbarungen abgedeckt sind, sind dem Abschnitt C.6.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Konkret handelt es sich um die folgenden Rahmenvereinbarungen/Gewerke:  Erstellung von Gebärdensprachfilmen,  Erstellung von Webinhalten in Leichter Sprache,  Durchführung von Fotografendienstleistungen (Portraitfotografie, Werbe- und Produktfotografie, Fotografische Veranstaltungsdokumentation),  Erstellung von Pressespiegeln,  Lieferung von bedruckten Werbemitteln,  Mediaplanung und -einkauf für crossmediale Kampagnen,  Mediaplanung und –einkauf für digitale Kampagnen,  Druck und Lieferung von Standard-Printprodukten  Rahmenvertrag für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen und die im Vorfeld damit zusammenhängende Beratung

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Dabei sind die Hinweise im Abschnitt C.6.1 zu beachten.

Derzeit ist beispielsweise die Rahmenvereinbarung „Druck- und Lieferung von Standard- Printprodukten“ für die in der Bieterfrage genannten Gewerke einschlägig.

Frage 6b): Ist der Auftragnehmer verpflichtet, bei entsprechenden Leistungen auf diese bestehenden Rahmenvertragspartner bzw. Dienstleister zurückzugreifen?

Antwort zu 6b): Bestehende Rahmenvereinbarung sind vorrangig zu nutzen. Die Entscheidung, welche Leistungen über bestehende Rahmenvereinbarungen abgewickelt werden, liegt beim AG (vgl. Abschnitt C.6.1 der Leistungsbeschreibung). Eine generelle Verpflichtung kann daraus nicht abgeleitet werden.

7. Frage: Zur Erbringung von Leistungen durch eigene Ressourcen:

Frage 7a): Dürfen Leistungen bzw. Gewerke, die in den Vergabeunterlagen als Fremdleistungen bzw. gesondert zu beauftragende Leistungen vorgesehen sind, durch den Auftragnehmer mit eigenen Ressourcen bzw. eigener technischer Ausstattung erbracht werden, sofern der Auftragnehmer hierfür fachlich und technisch geeignet ist?

Antwort zu Frage 7a): Bei den Einheitsleistungen bei denen der Einkauf von Fremdleistungen ausdrücklich vorgesehen ist gemäß der Leistungsbeschreibung (Langfassung, Seite 58 und S.59.):

Veranstaltungskonzept (Seite 24) Messestand-/Ausstellungskonzept (Seite 26) Locationkonzept (Seite 28) Raum- und Möblierungskonzept (Seite 29) Technikkonzept (Seite 30) Bewirtungskonzept (Seite 31) Sicherheits- und Hygienekonzept (Seite 32) Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital) (Seite 32) Aktiven-Management (Seite 36) Veranstaltungstrailer (Seite 45) Interview (Seite 45)

Hier ist eine Erbringung der ausdrücklich über den Einkauf von Fremdleistungen abzudeckenden Leistung durch eigene Gewerke nicht vorgesehen. Leistungen, die der Auftragnehmer mit eigenen Ressourcen bzw. eigener technischer Ausstattung erbringt, sofern der Auftragnehmer hierzu geeignet ist, und die Bestandteil der Leistungsbeschreibung sind, sind keine Fremdleistungen (siehe Abschnitt 6.2.a der Leistungsbeschreibung).

Frage 7b): Dürfen insbesondere Leistungen der Veranstaltungs- und Medientechnik durch den Auftragnehmer selbst erbracht bzw. im Rahmen einer Ausschreibung des jeweiligen Gewerks mit angeboten werden?

Antwort zu Frage 7b): Siehe Antwort zu Frage 7a.

Frage 7c): Nach welchem Preismodell und auf welcher Grundlage werden solche Eigenleistungen vergütet, sofern deren Erbringung zulässig ist?

Antwort zu Frage 7c): Siehe Antwort zu Frage 7a.

8. Frage: Zum Gesamtvolumen des Rahmenvertrages: In den Vergabeunterlagen wird ein Gesamtvolumen des Rahmenvertrages von ca. 14,2 Mio. € netto genannt.

Frage 8a): Bezieht sich dieses Gesamtvolumen ausschließlich auf die zweijährige

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Grundlaufzeit oder auf die maximale Vertragslaufzeit einschließlich der vorgesehenen Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre, also insgesamt vier Jahre?

Antwort zu Frage 8a): Bei der genannten Summe handelt es sich um einen Referenzwert der vorhergehenden Rahmenvereinbarung vom 01.01.2023 bis einschließlich zum 30.06.2026 (vgl. Abschnitt A.3 der Leistungsbeschreibung). Der genannte Betrag stellt nicht das Auftragsvolumen der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung dar.

Die jeweils bei den Einheitsleistungen und Stundensätzen angegebenen Schätzwerte und Höchstabnahmemengen beziehen sich hingegen auf die maximale Vertragslaufzeit von vier Jahren. Die Höchstabnahmemengen stellen den maximalen Abruf über den gesamten Vertragszeitraum dar (vgl. Abschnitt A.3 der Leistungsbeschreibung).

Die Rahmenvereinbarung beinhaltet keinen Anspruch des AN auf Erteilung von Einzelaufträgen oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen. Es besteht keine Garantie dafür, dass das Auftragsvolumen tatsächlich ausgeschöpft wird.

Frage 8b): Welches ungefähre Volumen ist für die zweijährige Grundlaufzeit zugrunde gelegt, sofern sich die 14,2 Mio. € auf die maximale vierjährige Vertragslaufzeit beziehen?

Antwort zu Frage 8b): Siehe Antwort zu Frage 8a).

9. Frage: Zu Beginn der Pauschalleistungen: In den Vergabeunterlagen wird einerseits der Zeitraum der Leistungserbringung mit 01.01.2027 bis 31.12.2028 angegeben, andererseits wird bei den Pauschalleistungen auf einen Beginn „mit Vertragsschluss“ Bezug genommen. Ab welchem Zeitpunkt sind die beauftragten Pauschalleistungen tatsächlich zu erbringen – ab Zuschlagserteilung bzw. Vertragsschluss oder erst ab dem 01.01.2027?

Antwort zu Frage 9: Ab dem 01.01.2027 sind die beauftragten Pauschalleistungen tatsächlich zu erbringen.

10. Frage.: Zu Nachweise zur Befähigung und Berufsausübung: Reichen für die geforderten Angaben zur Befähigung und Berufsausübung ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister sowie die eingereichten Referenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter aus oder sind darüber hinaus weitere Dokumente einzureichen?

Antwort zu Frage 10: Es reichen für die geforderten Angaben zur Befähigung und Berufsausübung ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister.

Die geforderten Mindestanforderungen zu den einzureichenden Referenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter ergeben sich aus den Besonderen Bewerbungsbedingungen.

11. Frage: Ist es zulässig die Referenzen in einer eigenen Vorlage darzustellen, unter Beachtung der vorgegebenen Parametern aus dem Bieterbogen?

Antwort zu Frage 11): Nein, dies ist nicht zulässig. Es ist das Dokument Bieterbogen, wie veröffentlicht, zu verwenden.

12. Frage Zu Konzept K2 – Exponat [B.2.1.f]. Bezieht sich die Ausarbeitung des Zuschlagskonzeptes K2 ausschließlich auf die in den Ziffern 5.1 und 6.1 beschriebenen Anforderungen an die Auswahl bzw. Entwicklung des Exponats oder sind sämtliche unter B.2.1.f genannten Teilleistungen eines vollständigen Messestand-/Ausstellungskonzeptes, z. B. vollständiges Standdesign, 3D-Visualisierung, 2D-Flächenplanung, Platzierung, Ausstellungsversicherung, Vorfeldkommunikation und Marktrecherche von Fremdleistungen, ebenfalls im Konzept auszuarbeiten?

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Antwort zu Frage 12): Es werden nur die in Ziffer 5.1 und 6.1 beschriebenen Teilaspekte der jeweiligen Einheitsleistung (B.2.1.f) zur Wertung herangezogen.

13. Frage. Zu Fragen zu den Referenzen:

Frage 13a): Zu Angabe der Auftragsvolumen: Sind die Auftragsvolumen der einzureichenden Referenzprojekte als Brutto- oder Nettobeträge anzugeben?

Antwort zu Frage 13a): Sämtliche Auftragsvolumina sind als Nettobeträge auszuweisen.

Frage zu 13b): Zu Rundung der Auftragsvolumen: Ist es aufgrund von Vertraulichkeits- bzw. Datenschutzverpflichtungen gegenüber den Referenzauftraggebern zulässig, die Auftragsvolu- men der Referenzprojekte auf beispielsweise 50.000 € zu runden?

Antwort zu Frage 13b): Eine Rundung ist zulässig. Es können ca. Nettoauftragswerte angegeben werden.

Frage 13c): Zu Anzahl der Referenzprojekte je Veranstaltungskategorie: Können je Veranstaltungskategorie bis zu drei Referenzprojekte eingereicht werden?

Antwort zu Frage 13c): Ja, dies ist zulässig. Eine Maximalzahl für einzureichende Referenzen gibt es nicht.

14. Frage: Zum Verteiler (B.2.1.r) - Neuerstellung und Aktualisierung von Datensätzen

Frage 14a): Stellen die Neuerstellung und die Aktualisierung eines Kontaktdatensatzes jeweils dieselbe Einheitsleistung dar?

Antwort zu Frage 14a): Die Einheitsleistung B.2.1.r stellt eine gesamtheitliche Einheitsleistung dar, in der sowohl die Neuerstellung als auch die Aktualisierung, Zusammenfassung, Pflege und Aufbereitung von Verteilern abgedeckt werden sollen.

Frage 14b): Wie wird bei einer einheitlichen Abrechnung berücksichtigt, dass die vollständige Recherche und Neuerstellung eines Kontaktdatensatzes einen erheblich höheren Aufwand als die Aktualisierung eines bereits vorhandenen Datensatzes verursachen kann?

Antwort zu Frage 14b): Wie bei Frage 14a) dargestellt, sollen sowohl die Neuerstellung als auch die Aktualisierung, Zusammenfassung, Pflege und Aufbereitung über diese Einheitsleistung abgedeckt werden. Die Entscheidung zur Preiskalkulation obliegt dem Bieter.

15. Frage: Zu Reisezeiten: Abrechnung von Reisezeiten

Frage 15a): Sind erforderliche Reisezeiten des für einen Einzelabruf eingesetzten Personals als Leistungszeit über die jeweiligen Stundensätze abrechenbar?

Antwort zu Frage 15a): Nein. Erforderliche Reisezeiten des für einen Einzelabruf eingesetzten Personals sind nicht über die jeweiligen Stundensätze abrechenbar.

Frage 15b): Erfolgt die Abrechnung der Reisezeit vollständig oder anteilig und welche besonderen Voraussetzungen gelten hierfür?

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Antwort zu Frage 15b): Eine Abrechnung von Reisezeiten erfolgt nicht. Reisezeiten gelten im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung nicht als Arbeitszeit.

16. Frage: Zu Reise- und Übernachtungskosten - Erstattungsfähige Reisekosten

Frage 16a): Sind bei erforderlichen Dienstreisen neben Fahrt- und Übernachtungskosten auch Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Tagegelder für die eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers erstattungsfähig?

Antwort zu Frage 16a): Ja. Es besteht die Möglichkeit, Tagegelder nach den Regelungen aus § 6 des Bundesreisekostengesetzes geltend zu machen.

Die Leistungsbeschreibung wurde dahingehend im Abschnitt C.11 konkretisiert. Die aktualisierte Leistungsbeschreibung wurde mit dieser Bieterfrage hochgeladen

Frage 16b): Nach welchen Sätzen bzw. auf welcher Grundlage werden diese Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Tagegelder erstattet?

Antwort zu Frage 16b): Die Sätze richten sich nach den Regelungen aus § 6 des Bundesreisekostengesetzes.

17. Frage: Zu den Einheitspreisen: Grundsätzlich zu Einheitsleistungen und Faktoren - Bezugs- größe des Faktors 1,0:

Frage 17a): Welcher konkrete Leistungsumfang bildet bei den jeweiligen Einheitsleistungen die Grundlage für den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 17a): Der Faktor 1,0 bildet den in der Leistungsbeschreibung für die jeweilige Einheitsleistung definierten üblichen und erwarteten Leistungsrahmen ab. Ein hiervon abweichender Faktor kann angesetzt werden, wenn der im konkreten Einzelabruf tatsächlich erforderliche Aufwand von diesem Leistungsrahmen abweicht. Maßgeblich sind hierbei die in der Leistungsbeschreibung für die jeweilige Einheitsleistung beschriebenen Anforderungen.

Frage 17b): Nach welchen konkreten Kriterien sind die Faktoren 0,25; 0,5; 0,75; 1,25; 1,5 und 1,75 zu bestimmen?

Antwort zu Frage 17b): Die Faktorisierung erfolgt auf Grundlage des in der Leistungsbeschreibung für die jeweilige Einzelleistung festgelegten Leistungsrahmens (Faktor 1,0, wie bei Antwort zu Frage 17a) beschrieben). Sofern im Rahmen der Konzepterstellung der jeweiligen Einheitsleistung im Einzelfall Abweichungen in Form von Minder- oder Mehraufwand ergeben, sind diese durch eine entsprechende Anpassung des Faktors im Angebot zur Einheitsleistung transparent und prüfbar darzustellen.

Frage 18: Zur Preisgestaltung / zum Preisblatt:

Frage 18a): Zu Netto- oder Bruttopreise: Sind sämtliche im Preisblatt anzugebenden Preise, Pauschalpreise und Tagessätze als Nettobeträge ohne Umsatzsteuer anzugeben, sodass die gesetzliche Umsatzsteuer zusätzlich berücksichtigt wird?

Antwort zu Frage 18a): Sämtliche Preisangaben im Preisblatt sind als Nettobeiträge anzugeben.

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Frage 18b): Zur Preisanpassung bei Verlängerungsoptionen: Die angebotenen Preise sollen für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich der Grundlaufzeit und der möglichen Verlängerungsoptionen von insgesamt bis zu vier Jahren gelten. Ist für die Verlängerungszeiträume eine Preisanpassungsklausel, beispielsweise in Form einer Lohn- oder Kostengleitklausel, vorgesehen oder tragen die Bieter das vollständige Kalkulationsrisiko einer Festpreisbindung über die gesamte mögliche Vertragslaufzeit von vier Jahren?

Antwort zu Frage 18b): Nein, eine Preisanpassungsklausel ist nicht vorgesehen.

Frage 18c): Zu Pauschalpreise P1, P2 und P3: Sind die Positionen P1, P2 und P3 jeweils als Jahrespauschalpreise anzugeben und für die zweijährige Grundlaufzeit entsprechend mit dem Faktor 2 in die Wertung einzubeziehen?

Antwort zu Frage 18c): Die Pauschalleistungen sind jährlich anzugeben. Auch für die Grundvertragslaufzeit ist somit der Preis pro Jahr anzugeben. Dieser wird mit dem Faktor 2 in die Wertung mit einbezogen (siehe Ziffer 6.2 der Besondere Bewerbungsbedingungen).

Frage 18d): Zur Projektsteuerung und Projektleitung: Worin liegt die qualitative bzw. personenbezogene Differenzierung zwischen den Positionen „Projektsteuerung“ und „Projektleitung“?

Antwort zu Frage 18d): Es wird davon ausgegangen, dass sich die Frage auf die in den erläuternden Angaben zum jährlichen Pauschalpreis aufgeführten Mitarbeiterkategorien „Projektsteuerung“ und „Projektmanagement“ (siehe Preisblatt: Pauschalleistung, Tagessätze) bezieht. Die qualitative Unterscheidung ergibt sich aus den in den Pauschalleistungen aufgeführten Leistungen. So sollen z. B. die Vertragsmanagementgespräche von Personen übernommen werden, die in der Lage sind, bei einzelnen Vertragsfragen Entscheidungen zu treffen bzw. herbeizuführen. Die für das „Projektmanagement“ jeweils eingesetzten Personen sollen bei der Erbringung der Pauschalleistungen in der Lage sein, eigenständig die geforderten Übersichten (z.B. Auftragsübersichten, Unterstützung bei Anfragen, etc.) zu erstellen und dem AG zur Verfügung zu stellen.

Frage 18e): Zur Projektsteuerung und Projektleitung: Welche konkreten Qualifikations- bzw. Erfahrungsanforderungen werden den Kategorien „Projektsteuerung“ und „Projektleitung“ zugrunde gelegt?

Antwort zu Frage 18e): Es wird davon ausgegangen, dass sich die Frage auf die in den erläuternden Angaben zum jährlichen Pauschalpreis aufgeführten Mitarbeiterkategorien „Projektsteuerung“ und „Projektmanagement“ (siehe Preisblatt: Pauschalleistung, Tagessätze) bezieht. Zu den Anforderungen an die Eignung wird auf die Besonderen Bewerbungsbedingungen verwiesen Das eingesetzte Personal muss geeignet sein, die bei den Pauschalleistungen aufgeführten Leistungen zu erbringen. Weitere Qualifikations- bzw. Erfahrungsanforderungen werden für diese Mitarbeiterkategorien nicht vorgegeben

Frage 18f): Zur Zuordnung zu Senior / Medior / Junior / Assistenz Welcher der im Preisblatt bzw. in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Kategorien sind die Funktionen Senior Projektleitung, Medior Projektleitung, Junior Projektleitung und Assistenz jeweils zuzuordnen?

Antwort zu Frage 18f): Hierbei handelt es sich dem Verständnis nach um eine interne Organisationsfrage, die im Verantwortungsbereich des Bieters liegt. Wichtig ist, dass die in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungspakete durch entsprechend geeignetes Personal

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umgesetzt werden. Zu den Anforderungen an die Eignung wird auf die Besonderen Bewerbungsbedingungen verwiesen.

Frage 19: Zu den Einheitspreisen: Grundsätzlich zu Einheitsleistungen und Faktoren: Bestimmung der Komplexität und Faktorisierung: Wer bestimmt bzw. definiert bei einem Einzelabruf die Komplexität einer Einheitsleistung und damit den anzuwendenden Faktor – das BMFTR oder die ausführende Agentur in Abstimmung mit dem BMFTR?

Antwort zu Frage 19): Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor richtet sich nach dem konkret erforderlichen Leistungsaufwand im Verhältnis zu dem in der Leistungsbeschreibung definierten Leistungsrahmen der jeweiligen Einheitsleistung. Der anzuwendende Faktor wird im Rahmen des jeweiligen Einzelabrufs zwischen AG und AN abgestimmt. Dies gilt sowohl für die Anwendung eines geringeren als auch eines höheren Faktors. Bei einem Faktor größer als 1 ist entsprechend der Leistungsbeschreibung der entstehende Mehraufwand durch den AN im Angebot zu begründen.

Frage 20: Zum Veranstaltungskonzept (B.2.1.b): Referenzgröße für Faktor 1,0

Frage 20a): Welche Referenzgröße bzw. welche Komplexität ist bei der Kalkulation eines Veranstaltungskonzeptes mit dem Faktor 1,0 zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 20a): Die Referenzgröße und Komplexität des Veranstaltungskonzeptes ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Sämtliche in der genannten Einheitsleistung definierten Leistungsbestandteile sind im Zuge der Auftragserfüllung im Bedarfsfall umzusetzen. Dabei ist vom üblichen Leistungsrahmen auszugehen, die für eine Konzeption der definierten Anforderungen mit Blick auf eine Veranstaltung, die bis zu drei Veranstaltungstage andauert.

Frage 20b): Welche Teilnehmerzahl, Anzahl von Veranstaltungsräumen bzw. Bühnen, Anzahl von Programmpunkten und einzubeziehenden Gewerken sind hierfür anzusetzen?

Antwort zu Frage 20b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien bzw. Vorgaben hinsichtlich bestimmter Teilnehmerzahlen, der Anzahl von Veranstaltungsräumen bzw. Bühnen, Programmpunkten oder einzubeziehenden Gewerken ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 21: Zum Messestand-/Ausstellungskonzept (B.2.1.f) - Referenzgröße für Faktor 1,0

Frage 21a): Welche Größe und Komplexität eines Messestandes bzw. einer Ausstellung ist bei Faktor 1,0 zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 21a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Messestandsgrößen, Komplexitätsgrade oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 21b): Welche Fläche in m², Anzahl der Aussteller, Anzahl der Exponate bzw. Exponatgeber und Anzahl der Funktionsbereiche sind hierfür anzusetzen?

Antwort zu Frage 21b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Flächengrößen, der Anzahl der Aussteller, der

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Anzahl der Exponate bzw. Exponatgeber oder der Anzahl der Funktionsbereiche, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 22: Zum Locationkonzept (B.2.1.g) - Referenzveranstaltung für Faktor 1,0

Frage 22a): Welche Referenzveranstaltung ist für die Kalkulation eines Locationkonzeptes mit Faktor 1,0 zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 22a): Die Angabe einer Referenzveranstaltung oder die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Die Bedarfsermittlung ist Teil der jeweils erforderlichen Konzeption

Frage 22b): Welche Teilnehmerzahl, welcher Raum- bzw. Flächenbedarf und welcher geografische Suchradius sind hierfür anzusetzen?

Antwort zu Frage 22b): Die Festlegung allgemeingültiger Vorgaben hinsichtlich der Teilnehmerzahl, des Raum- bzw. Flächenbedarfs ist nicht vorgesehen. Der Suchradius ergibt sich aus Abschnitt C.1.4. Darüber hinaus sind die Anforderungen des jeweiligen Einzelabrufs maßgeblich. Im Übrigen wird auf die Antwort zu Frage 22a) verwiesen.

Frage 23: Zum Raum- und Möblierungskonzept (B.2.1.h) - Veranstaltungsgröße für Faktor 1,0

Frage 23a): Welche Veranstaltungsgröße bildet beim Raum- und Möblierungskonzept den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 23a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand von Veranstaltungsgrößen oder vergleichbaren Einzelparametern, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Die entsprechende Bedarfsermittlung ist Teil der jeweils erforderlichen Konzeption.

Frage 23b): Welche Gesamtfläche, Anzahl von Räumen bzw. Funktionsbereichen und Teilneh- merzahl sind hierfür zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 23b): Feste Vorgaben hinsichtlich der Gesamtfläche, der Anzahl von Räumen bzw. Funktionsbereichen und der Teilnehmerzahl sind nicht vorgesehen. Die Ermittlung dieser Größen erfolgt im Rahmen der Bedarfsermittlung unter Berücksichtigung des jeweiligen Veranstaltungskonzepts, Messekonzepts bzw. Ausstellungskonzepts. Im Übrigen wird auf die Antwort zu Frage 23a) verwiesen.

Frage 24: Zur Aufplanung: Bezugsgröße der Aufplanung:

Frage 24a): Bezieht sich eine Einheit bei der Aufplanung jeweils auf einen einzelnen Raum bzw. eine einzelne umgrenzte Fläche?

Antwort zu Frage 24a): Wie in der Leistungsbeschreibung dargestellt, kann sich eine Aufplanung sowohl auf einen Raum als auch auf eine umgrenzte Fläche beziehen.

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Abrechnungseinheit ist der Preis pro Aufplanung. Bei der Kalkulation ist die Möglichkeit der Faktorisierung zu berücksichtigen

Frage 24b): Welche maximale Fläche bzw. welche Komplexität bildet bei der Aufplanung den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 24b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand von Flächengrößen oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 25: Zum Technikkonzept (B.2.1.j): Technische Größenordnung für Faktor 1,0

Frage 25a): Welche technische Größenordnung bildet beim Technikkonzept den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 25a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand technischer Größenordnungen oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass die Bedarfsermittlung Bestandteil der jeweiligen Konzeption ist.

Frage 25b): Welche Anzahl von Räumen bzw. Bühnen, Teilnehmerzahl sowie welcher Umfang an Licht-, Ton-, Video-, Streaming-, Software- und Medientechnik sind hierfür zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 25b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand der Anzahl an Räumen bzw. Bühnen, der Teilnehmerzahl oder des Umfangs der einzusetzenden Licht-, Ton-, Video-, Streaming-, Software- und Medien- technik, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass die Ermittlung dieser Bedarfe Bestandteil der jeweiligen Konzeption ist.

Frage 26: Zum Bewirtungskonzept (B.2.1.k): Referenzgröße für Faktor 1,0: Welche Teilnehmerzahl, Veranstaltungsdauer und Anzahl von Bewirtungssituationen bilden beim Bewirtungskonzept den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 26): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Teilnehmerzahlen, der Veranstaltungsdauer, der Anzahl von Bewirtungssituationen oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass die Bedarfsermittlung Bestandteil der jeweiligen Konzeption ist.

Frage 27: Zum Hotelmanagement (B.2.1.n): Referenzgröße für Faktor 1,0: Welche Anzahl von Zimmern, Übernachtungen und welcher Betreuungszeitraum bilden beim Hotelmanagement den Faktor 1,0?

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Antwort zu Frage 27): Für den Faktor 1,0 ist keine feste Referenzgröße anhand einer bestimmten Anzahl von Hotelzimmern oder Übernachtungen bzw. eines bestimmten Betreuungszeitraums vorgegeben. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Hinweis: Fremdleistungen (z.B. Kosten der Übernachtung) sind nicht Bestandteil der Einheitsleistung.

Frage 28: Fragen zu den Konzepten K1 und K2: Bezugsgröße des Faktors bei den Einheitsleistungen. Für die Erstellung der Veranstaltungskonzepte wird eine Einheitsleistung mit einem Einheitspreis ausgeschrieben. Gleichzeitig können bestimmte Einheitsleistungen je Auftrag mit einem Faktor von 0,25; 0,5; 0,75; 1; 1,25; 1,5 oder 1,75 abgerufen werden.

Frage 28a: Besteht zwischen dem für die Einheitsleistung anzuwendenden Faktor und dem im Rahmen von K1 bzw. K2 einzureichenden Konzept eine direkte Korrelation?

Antwort zu Frage 28a): Es besteht keine direkte Korrelation zwischen einzureichenden Konzepten und den Einheitsleistungen dahingehend, dass die fiktiven Vorgaben einen Standard für die Faktorisierung darstellen.

Frage 28b: Welcher Faktor ist für die Kalkulation bzw. den Leistungsumfang des im Rahmen von K1 bzw. K2 einzureichenden Konzeptes zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 28b): Siehe Frage 28a). Für die im Rahmen von K1 bzw. K2 einzureichenden Konzepte ist kein Faktor zugrunde zu legen. Die fiktiven Vorgaben der Konzepte stellen keinen Standard für die Faktorisierung der jeweiligen Einheitsleistungen dar. Für die Faktorisierung im Rahmen der späteren Leistungserbringung gelten die Vorgaben gemäß Abschnitt B.2 der Leistungsbeschreibung.

Frage 29: Zum Sicherheits-/Hygienekonzept (B.2.1.l): Veranstaltungsgröße und Risikostruktur:

Frage 29a): Welche Veranstaltungsgröße und welche Risikostruktur bilden beim Sicher- heits/Hygienekonzept den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 29a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Veranstaltungsgrößen, Risikostrukturen oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 29b): Sind behördlich abzustimmende bzw. genehmigungsrelevante Sicherheitskonzepte Bestandteil dieser Einheitsleistung?

Antwort zu Frage 29b): Die Einheitsleistung B.2.1.l umfasst die Erstellung des Sicherheits- und Hygienekonzepts im in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Umfang einschließlich der Abstimmung mit der Location und dem AG. Darüber hinausgehende Abstimmungen bzw. Freigaben mit Dritten sind nicht Bestandteil dieser Einheitsleistung. Soweit im Zusammenhang mit besonderen Sicherheitsanforderungen Abstimmungen oder Freigaben mit bzw. von Dritten erforderlich sind und vom AG beauftragt werden, können die entsprechenden Aufwände nach Maßgabe von B.3.1.a abgerechnet werden. Die Einholung erforderlicher behördlicher Genehmigungen wird wiederrum über den Stundensatz B.3.1.e abgebildet

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Frage 30: Zum Teilnehmenden-/Einladungsmanagement (B.2.1.o) Abrechnungszeitraum je 50 Teilnehmende: Welcher Zeitraum vor und nach der Veranstaltung ist mit dem Einheitspreis je 50 Teilnehmende beim Teilnehmenden-/Einladungsmanagement abgegolten?

Antwort zu Frage 30): Ein fester Zeitraum vor bzw. nach der Veranstaltung ist nicht vorgegeben. Der mit dem Einheitspreis je 50 Teilnehmende abgegoltene Leistungsumfang richtet sich nach den in B.2.1.o der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen und umfasst die erforderliche Betreuung im Vorfeld, während und nach der Veranstaltung. Ein hiervon abweichender Leistungsaufwand kann im Rahmen der vorgesehenen Faktorisierung berücksichtigt werden.

Frage 31: Zum Journalistischer Text (B.2.2.j): Rechercheaufwand bei journalistischen Texten: Wie wird ein überdurchschnittlicher bzw. fachlich besonders aufwendiger Rechercheaufwand berücksichtigt, wenn dieser nicht proportional zur Anzahl der erstellten Zeichen ist?

Antwort zu Frage 31): Feste allgemeingültige Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand des Rechercheaufwands oder vergleichbarer Einzelparameter, sind nicht vorgesehen. Ein über den üblichen und erwarteten Leistungsrahmen der Einheitsleistung hinausgehender Rechercheaufwand, der nicht bereits durch die Anzahl der abzurechnenden Zeicheneinheiten abgebildet wird, kann im Rahmen der Faktorisierung im Einzelfall berücksichtigt werden. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor richtet sich nach dem konkret erforderlichen Leistungsaufwand nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung und ist entsprechend zu begründen. Im Übrigen wird auf die Antwort zu Frage 19 verwiesen.

Frage 32: Die Veranstaltung findet in Präsenz in Bremen statt und erstreckt sich über zwei Veranstaltungstage, wobei am zweiten Veranstaltungstag ein Programm von min. drei Stunden Dauer vorzusehen ist. Die Teilnahme der Ministerin am ersten Veranstaltungstag ist auf eine Stunde begrenzt, das Programm der Veranstaltung soll darüber hinaus gehen."

Bedeutet diese Aussage, dass die Ministerin ausschließlich am ersten Tag eine Stunde zur Verfügung steht, oder dass die Ministerin an beiden Tagen zur Verfügung steht aber am ersten nur für eine Stunde?

Antwort zu Frage 32: Die Ministerin steht ausschließlich am ersten Tag für eine Stunde zur Verfügung, es findet keine Teilnahme an beiden Veranstaltungstagen statt (Ziff. 5.1. der Besonderen Bewerbungsbedingungen).

Frage 33: Darf die Referenz eines Messestandes (200–350 m2) auch größer als 350 qm sein?

Antwort zu Frage 33: Der als Referenz genannte Messestand muss für die Wertung die in den Besonderen Bewerbungsbedingungen genannte Größe (zwischen 200-350 qm) aufweisen (siehe Besondere Bewerbungsbedingungen, Ziff. 4.4). Messestände, die diesen Werten nicht entsprechen, werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt

Frage 34: Zum Versand von Materialien als Paket (B.2.1.t)

Frage 34a): Welche Kalkulationsgrundlage ist für den Einheitspreis je kg zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 34a): Für die Kalkulation des Einheitspreises je kg sind die in B.2.1.t der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen sowie der ausgewiesene Schätzwert

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zugrunde zu legen. Für die Kalkulation des Versandaufwands ist zudem von dem in der Antwort zu Frage 34b genannten durchschnittlichen Paketgewicht auszugehen.

Frage 34b): Welches durchschnittliche Paketgewicht bzw. welche durchschnittliche Anzahl von Paketen je versendetem kg ist für die Kalkulation anzusetzen?

Antwort zu Frage 34b): Für die Kalkulation ist von einem durchschnittlichen Gewicht von 15 kg je Paket auszugehen. Der Versand umfasst in der Regel Pakete mit Maßen von bis zu 120 × 60 × 60 cm.

Die Leistungsbeschreibung wurde entsprechend konkretisiert und mit der Bieterfragen hochgeladen.

Frage 34c): Welcher Umfang der Konfektionierung ist im Einheitspreis enthalten, beispielsweise die Zusammenstellung unterschiedlicher Materialien je Empfänger?

Antwort zu Frage 34c): Der Einheitspreis umfasst die für den Versand erforderlichen Konfektionierungsleistungen. Hierzu kann auch die Zusammenstellung unterschiedlicher Materialien je Empfänger gehören. Der konkrete Umfang richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Einzelabrufs im Kontext der Veranstaltung, Messe oder Ausstellung.

Frage 34d): Sind Verpackungsmaterial, Versandhandling und Porto vollständig mit dem Einheitspreis je kg abgegolten?

Antwort zu Frage 34d): Ja. Verpackungsmaterial, Versandhandling und Porto sind vollständig mit dem Einheitspreis je kg abgegolten.

Frage 35: BF 1 – Paketversand / Kalkulationsgrundlage B.2.1.t - Zu B.2.1.t „Versand von Materialien als Paket“

Nach der Leistungsbeschreibung erfolgt die Abrechnung nach Gewicht in Kilogramm; zugleich sind die Portokosten in den angebotenen Einheitspreis einzukalkulieren. Das Preisblatt weist hierfür eine erhebliche Abrufmenge aus.

Da die tatsächlich entstehenden Versandkosten wesentlich von der Anzahl der einzelnen Sen- dungen sowie deren jeweiligem Gewicht abhängen, bitten wir um Mitteilung, welche Sendungs- struktur der Kalkulation zugrunde gelegt werden soll.

Bitte teilen Sie hierzu – soweit entsprechende Erfahrungswerte aus der bisherigen Rahmenvereinbarung vorliegen – die ungefähre Anzahl der Sendungen pro Jahr sowie deren durchschnittliches Gewicht bzw. die typische Verteilung auf unterschiedliche Gewichtsklassen mit.

Hilfsweise bitten wir um Vorgabe einer einheitlichen kalkulatorischen Annahme hinsichtlich Anzahl und durchschnittlichem Gewicht der Sendungen, die alle Bieter ihrer Preisbildung zugrunde legen können.

Antwort zu Frage 35): Hinsichtlich des Versandes von Materialien innerhalb Deutschlands soll von einem durchschnittlichen Gesamtgewicht von 15 Kilo pro Paket ausgegangen werden, mit Maximalmaßen bis 120 x 60 x 60 cm.

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Die Leistungsbeschreibung wurde zu Klarstellung der Anforderungen bei dieser Einheitsleistung konkretisiert. Siehe hierzu auch Antwort zu Frage 34

Frage 36: Zur Fremdleistungen — Vorfinanzierung

Im Vorgängervertrag lagen die Fremdleistungen bei rund 8,1 Mio. Euro von insgesamt 14,2 Mio. Euro. Nach § 3 Absatz 3 der Besonderen Vertragsbedingungen sind Vorschüsse nur für einzelne Fremdleistungen über 50.000 Euro vorgesehen, und auch dann bis maximal 70 Prozent. Alles darunter strecken wir in voller Höhe vor. Nach § 12 Absatz 1 der AGB brauchen wir für eine Abtretung Ihre Zustimmung, ein Zurückbehaltungsrecht ist nach Absatz 2 ausgeschlossen. In der Summe entsteht daraus ein Liquiditätsbedarf, den wir sonst über die Preise abdecken müssten. Uns wäre lieber, das auf anderem Weg zu lösen.

Frage 36a): Bezieht sich die 50.000-Euro-Schwelle auf die einzelne Fremdleistung oder auf alle Fremdleistungen eines Einzelauftrags? Falls Ersteres: Wäre es möglich, hier auf die Summe je Einzelauftrag abzustellen?

Antwort zu Frage 36a): Die in der Bieterfrage genannte Wertgrenze bezieht sich auf die einzelne Fremdleistungen und nicht auf alle Fremdleistungen eines Einzelauftrags. Eine Änderung hier auf die Summe je Einzelauftrag abzustellen, ist nicht möglich.

Frage 36b): Wären Sie bereit, einer Abtretung von Vergütungsansprüchen aus Fremdleistungen an ein Kreditinstitut grundsätzlich zuzustimmen — entweder allgemein im Vertrag oder auf Anfrage im Einzelfall?

Antwort zu Frage 36b): Eine Zustimmung zu einer Abtretung nach § 12 Absatz 1 der AGB würde nur auf Anfrage und nach Prüfung im Einzelfall erteilt. Eine Abtretung lässt die vertraglichen Verpflichtungen des AN unberührt; der AN bleibt für deren ordnungsgemäße Erfüllung verantwortlich.

Frage 36c): Mit welchem Zahlungsziel dürfen wir nach § 8 Absatz 7 der AGB rechnen?

Antwort zu Frage 36c): Das Zahlungsziel richtet sich entsprechend den in § 1 II lit. G der AGB benannten Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführungen von Leistungen (VOL/B) – Ausgabe 2003, soweit es sich bei der vertraglichen Leistung nicht um eine freiberufliche Leistung handelt. Entsprechend der Regelungen aus § 17 I der VOL/B hat die Zahlung des Rechnungsbetrages binnen 30 Tagen nach Eingang einer prüfbaren Rechnung zu erfolgen.

Die genannten VOL/B können über die Veröffentlichung BMV - ARS Nr. 32/2003 eingesehen werden.

Frage 37: 3. Zum Pauschalpreis P1 — Jahresbetrag oder Zweijahresbetrag?

Hier möchten wir nur sichergehen, dass wir es richtig verstanden haben. Ziffer 6.2 der Bewerbungsbedingungen beschreibt P1 als „Pauschalpreis für die Grundvertragslaufzeit von 2 Jahren“ und rechnet ihn anschließend mit dem Faktor 2. Das Preisblatt bezeichnet dasselbe Feld dagegen als „jährlichen Pauschalpreis“. Auch § 3 Absatz 3 der Besonderen Vertragsbedingungen (Jahrespauschale, davon je Quartal ein Viertel) und § 8 Absatz 6 der AGB gehen von einem Jahresbetrag aus.

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Je nachdem, wie man es liest, unterscheidet sich unser Angebotspreis an dieser Stelle um das Doppelte. Tragen wir bei P1, P2 und P3 jeweils einen Jahresbetrag ein? Falls ja, wäre eine kurze Information an alle Bieter über die Plattform aus unserer Sicht hilfreich, damit die Angebote vergleichbar bleiben.

Antwort zu Frage 37): Im Preisblatt ist bei P1, P2 und P3 der jährliche Pauschalpreis (Preis pro Jahr) einzutragen. Die Multiplikation mit 2 für den Pauschalpreis P1 erfolgt vor dem Hintergrund, dass dieser Jahrespreis für die komplette Grundvertragslaufzeit (2 Jahre) zu zahlen ist. Im Übrigen wird auf die Antwort zu Frage 18c). verwiesen.

Frage 38: Zu C.6.2 „Kalkulation und Abrechnung von Fremdleistungen“ sowie § 3 der Besonderen Vertragsbedingungen:

Nach C.6.2 der Leistungsbeschreibung sind Fremdleistungen auf Grundlage des tatsächlichen Aufwands und der tatsächlichen Höhe ohne Aufschlag als „durchlaufender Posten“ an den Auftraggeber weiterzureichen. Gleichzeitig wird der Vertrag über die jeweilige Fremdleistung zwischen dem Auftragnehmer und dem Drittunternehmen geschlossen und die Rechnung des Drittunternehmens entsprechend an den Auftragnehmer gestellt.

Wir bitten um Klarstellung, wie diese Fremdleistungen vom Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber umsatzsteuerlich abzurechnen sind.

Antwort zu Frage 38: Wir gehen davon aus, dass sich die Frage auf Abschnitt C.6.4 der Leistungsbeschreibung bezieht. In Abschnitt C.6.4 wird vorgegeben, dass Fremdleistungen in tatsächlicher Höhe und ohne Aufschlag an den AG weiterzureichen sind. Die Bezeichnung „durchlaufender Posten“ bezieht sich nicht auf das Umsatzsteuergesetz (UStG) sondern beschreibt die aufschlagsfreie Weitergabe der Fremdleistungskosten.

Frage 39: Nach C.6.2 der Leistungsbeschreibung sind Fremdleistungen auf Grundlage des tatsächlichen Aufwands und der tatsächlichen Höhe ohne Aufschlag als „durchlaufender Posten“ an den Auftraggeber weiterzureichen. Gleichzeitig wird der Vertrag über die jeweilige Fremdleistung zwischen dem Auftragnehmer und dem Drittunternehmen geschlossen und die Rechnung des Drittunternehmens entsprechend an den Auftragnehmer gestellt.

Wir bitten um Klarstellung, wie diese Fremdleistungen vom Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber umsatzsteuerlich abzurechnen sind.

Die Unklarheit ergibt sich insbesondere bei Fremdleistungen, die beim Drittunternehmen einem anderen Umsatzsteuersatz unterliegen als die Leistung des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber.

Beispiel: Ein vom Auftragnehmer beauftragter Caterer stellt seine Leistung mit einem Nettobetrag von 10.000,00 EUR zuzüglich eines ermäßigten Umsatzsteuersatzes von 7 % in Rechnung. Der Auftragnehmer kann den vom Caterer angewandten Umsatzsteuersatz jedoch nicht allein aufgrund dessen Eingangsrechnung unverändert in seiner eigenen Rechnung gegenüber dem Auftraggeber ausweisen, da er selbst nicht dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt. Gleichzeitig soll die Fremdleistung nach C.6.2 ohne Aufschlag und in tatsächlicher Höhe an den Auftraggeber weitergereicht werden.

Wir bitten daher um Klarstellung, welcher Betrag in einem solchen Fall als Fremdleistung gegenüber dem Auftraggeber abzurechnen ist und wie die darauf entfallende Umsatzsteuer in der Rechnung des Auftragnehmers auszuweisen ist.

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Insbesondere bitten wir um Mitteilung, ob mit der Weiterberechnung „ohne Aufschlag“ gemeint ist, dass ausschließlich der Nettobetrag der Eingangsrechnung des Drittunternehmens ohne Aufschlag weiterberechnet wird und der Auftragnehmer hierauf die für seine eigene Leistung gegenüber dem Auftraggeber gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer berechnet (19%).

Weiterhin bitten wir um Klarstellung, ob die Bezeichnung „durchlaufender Posten“ in C.6.2 lediglich im Sinne einer aufschlagsfreien Weiterberechnung der tatsächlichen Fremdleistungskosten verwendet wird oder ob damit ein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne des § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG gemeint ist.

Sofern Letzteres gemeint ist, bitten wir um Erläuterung, wie dies mit der Vorgabe vereinbar ist, dass der Vertrag über die Fremdleistung zwischen dem Auftragnehmer und dem Drittunternehmen geschlossen wird. Antwort zu Frage 39: Es wird auf die Antwort zu Frage 38 verwiesen. Mit der Beantwortung von Frage 38 erübrigt sich die erbetene Klarstellung zu dem in der Bieterfrage genannten Beispiel.

Die Prüfung und Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften liegt in der Verantwortung des Bieters.

Hinweis: Weitere eingegangene Bieterfragen werden noch fristgerecht beantwortet.