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Aktenzeichen: 04513-8/4(2026)
Fragen- und Antwortkatalog zur Ausschreibung des Dienstleistungsauftrages
„Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR)“
Stand: 01.09.2026
- Frage: Wir bitten um Aufklärung, welche Erwartung das BMFTR an die Unternehmens- größe der Bieter/Bietergemeinschaften hat. In der Ausschreibung wird die Frage, ob diese Auftragsvergabe auch für KMU geeignet ist, mit "nein" beantwortet. In den Besonderen Bewerbungsbedingungen wird dagegen nur ein durchschnittli- cher Mindestumsatz von 3 Mio. Euro und eine Mindestmitarbeiteranzahl von 20 genannt, was einem kleinen Unternehmen entspräche.
Antwort zu Frage 1: Jedes Unternehmen, welches die Mindestanforderungen nach den Beson- deren Bewerbungsbedingungen erfüllt, kann ein Angebot abgeben. Dies umfasst auch KMU, sofern sie diese Mindestanforderungen erfüllen.
- Frage: Im Angebotsschreiben und im Bieterbogen ist das Aktenzeichen 04513-8/4(2026) angegeben, während in der Leistungsbeschreibung und im Preisblatt 01801- 5/123 verwendet wird. Welches Aktenzeichen ist für das Angebot maßgeblich? Bitte bestätigen Sie, ob sämtliche Angebotsunterlagen einheitlich unter dem Ak- tenzeichen 01801-5/123 einzureichen sind, beziehungsweise stellen Sie bitte korrigierte Vordrucke bereit.
Antwort zu Frage 2: Das im Angebotsschreiben und dem Bieterbogen angegebene Aktenzeichen (04513-8/4(2026)) ist das im Vergabeverfahren und für die Angebotserstellung maßgebliche Aktenzeichen, welches verwendet werden soll. In der Leistungsbe- schreibung (Lang- sowie Kurzfassung) und dem Preisblatt wurde die Angabe des Aktenzeichens jeweils angepasst. Sämtliche Angebotsunterlagen sind unter dem AZ 04513-8/4(2026) einzureichen.
Die angepasste Leistungsbeschreibung (Lang- sowie Kurzfassung) und das Preisblatt wurden zusammen mit den Bieterfragen und Antworten auf der e- Vergabeplattform des Bundes veröffentlicht.
- Frage: Das Preisblatt verweist für den jährlichen Pauschalpreis auf II. 3. Leistungsbe- schreibung. Bitte benennen Sie die maßgeblichen Leistungspositionen bzw. be- stätigen Sie, ob damit ausschließlich die Pauschalleistungen gemäß B.1 der Leis- tungsbeschreibung gemeint sind.
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Antwort zu Frage 3: Die Verweise auf den relevanten Abschnitt für den Pauschalpreis wurden im Preisblatt angepasst. Es wird bestätigt, dass für die Pauschalleistungen grds. der Abschnitt B.1 der Leistungsbeschreibung relevant ist. Dabei sind alle Leistungen und Bezüge in der Leistungsbeschreibung bei der Kalkulation der Pauschalleis- tung zu berücksichtigen.
Das angepasste Preisblatt wurde zusammen mit den Bieterfragen und Antworten auf der e-Vergabeplattform des Bundes veröffentlicht.
- Frage: Zum Aktenzeichen: Im Preisblatt ist ein abweichendes Aktenzeichen „01801-5/123“ hin- terlegt, während die übrigen Vergabeunterlagen das Aktenzeichen „04513- 8/4(2026)“ verwenden. Welches Aktenzeichen ist für das Angebot und die Kom- munikation über die eVergabe-Plattform verbindlich zu verwenden?
Antwort zu Frage 4: Das angegebene Aktenzeichen, welches verwendet werden soll, lautet „04513-8/4(2026)“ Es wird auf die Antwort auf Frage 2 verwiesen.
- Frage: Können Sie präzisieren, was in dem Bieterbogen für die Referenzen mit "Umfang für Produkte“ gemeint ist?
Antwort zu Frage 5: Wir gehen davon aus, dass Sie mit „Umfang für Produkte“ „Umfang /Auf- wand“ meinen (Ziffer VIII, Nr. 3 des Bieterbogens). Hier sind bei Dienstleistungen die Personen- tage, bei Produkten/Systemen die Liefermengen bei Dienstleistungen sowie ggf. das Auftrags- volumen in Euro gefragt. Es wird darauf hingewiesen, dass alle geforderten Mindestanforderun- gen sich abschließend aus dem Dokument Besondere Bewerbungsbedingungen ergeben. An- gaben, die nicht für die Mindestanforderungen heranzuziehen sind, sind fakultativ.
- Frage: Zu den Bestehende Rahmenverträge für Fremdgewerke: Für die Kalkulation und die Planung der Leistungserbringung ist relevant, welche Fremdgewerke bzw. Dienstleistungen bereits über bestehende Rahmenverträge oder anderweitige vertragliche Bindungen des Auftraggebers abgedeckt sind.
Frage 6a): Für welche Fremdgewerke bzw. Leistungsbereiche, z. B. Veranstaltungstechnik, Zelt-/Messebau, Mobiliar, Catering, Logistik oder Druck-/Produktionsleistungen, bestehen bereits solche vertraglichen Bindungen, auf die im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen zurückgegriffen werden muss?
Antwort zu 6a): Die Fremdgewerke, die derzeit über entsprechende Rahmenvereinbarungen ab- gedeckt sind, sind dem Abschnitt C.6.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Konkret han- delt es sich um die folgenden Rahmenvereinbarungen/Gewerke: Erstellung von Gebärdensprachfilmen, Erstellung von Webinhalten in Leichter Sprache, Durchführung von Fotografendienstleistungen (Portraitfotografie, Werbe- und Produkt- fotografie, Fotografische Veranstaltungsdokumentation), Erstellung von Pressespiegeln, Lieferung von bedruckten Werbemitteln, Mediaplanung und -einkauf für crossmediale Kampagnen, Mediaplanung und –einkauf für digitale Kampagnen, Druck und Lieferung von Standard-Printprodukten Rahmenvertrag für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveran- staltungen und die im Vorfeld damit zusammenhängende Beratung
Dabei sind die Hinweise im Abschnitt C.6.1 zu beachten.
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Derzeit ist beispielsweise die Rahmenvereinbarung „Druck- und Lieferung von Standard-Print- produkten“ für die in der Bieterfrage genannten Gewerke einschlägig.
Frage 6b): Ist der Auftragnehmer verpflichtet, bei entsprechenden Leistungen auf diese beste- henden Rahmenvertragspartner bzw. Dienstleister zurückzugreifen?
Antwort zu 6b): Bestehende Rahmenvereinbarung sind vorrangig zu nutzen. Die Entscheidung, welche Leistungen über bestehende Rahmenvereinbarungen abgewickelt werden, liegt beim AG (vgl. Abschnitt C.6.1 der Leistungsbeschreibung). Eine generelle Verpflichtung kann daraus nicht abgeleitet werden.
- Frage: Zur Erbringung von Leistungen durch eigene Ressourcen:
Frage 7a): Dürfen Leistungen bzw. Gewerke, die in den Vergabeunterlagen als Fremdleistungen bzw. gesondert zu beauftragende Leistungen vorgesehen sind, durch den Auftragnehmer mit eigenen Ressourcen bzw. eigener technischer Ausstattung erbracht werden, sofern der Auftragnehmer hierfür fachlich und technisch geeignet ist?
Antwort zu Frage 7a): Bei den Einheitsleistungen bei denen der Einkauf von Fremdleistungen ausdrücklich vorgesehen ist gemäß der Leistungsbeschreibung (Langfassung, Seite 58 und S.59.):
Veranstaltungskonzept (Seite 24) Messestand-/Ausstellungskonzept (Seite 26) Locationkonzept (Seite 28) Raum- und Möblierungskonzept (Seite 29) Technikkonzept (Seite 30) Bewirtungskonzept (Seite 31) Sicherheits- und Hygienekonzept (Seite 32) Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital) (Seite 32) Aktiven-Management (Seite 36) Veranstaltungstrailer (Seite 45) Interview (Seite 45)
Hier ist eine Erbringung der ausdrücklich über den Einkauf von Fremdleistungen abzudecken- den Leistung durch eigene Gewerke nicht vorgesehen. Leistungen, die der Auftragnehmer mit eigenen Ressourcen bzw. eigener technischer Ausstat- tung erbringt, sofern der Auftragnehmer hierzu geeignet ist, und die Bestandteil der Leistungs- beschreibung sind, sind keine Fremdleistungen (siehe Abschnitt 6.2.a der Leistungsbeschrei- bung).
Frage 7b): Dürfen insbesondere Leistungen der Veranstaltungs- und Medientechnik durch den Auftragnehmer selbst erbracht bzw. im Rahmen einer Ausschreibung des jeweiligen Gewerks mit angeboten werden?
Antwort zu Frage 7b): Siehe Antwort zu Frage 7a.
Frage 7c): Nach welchem Preismodell und auf welcher Grundlage werden solche Eigenleistungen vergütet, sofern deren Erbringung zulässig ist?
Antwort zu Frage 7c): Siehe Antwort zu Frage 7a.
- Frage: Zum Gesamtvolumen des Rahmenvertrages: In den Vergabeunterlagen wird ein Ge- samtvolumen des Rahmenvertrages von ca. 14,2 Mio. € netto genannt.
Frage 8a): Bezieht sich dieses Gesamtvolumen ausschließlich auf die zweijährige Grundlaufzeit oder auf die maximale Vertragslaufzeit einschließlich der vorgesehenen Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre, also insgesamt vier Jahre?
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Antwort zu Frage 8a): Bei der genannten Summe handelt es sich um einen Referenzwert der vorhergehenden Rahmenvereinbarung vom 01.01.2023 bis einschließlich zum 30.06.2026 (vgl. Abschnitt A.3 der Leistungsbeschreibung). Der genannte Betrag stellt nicht das Auftragsvolumen der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung dar.
Die jeweils bei den Einheitsleistungen und Stundensätzen angegebenen Schätzwerte und Höchstabnahmemengen beziehen sich hingegen auf die maximale Vertragslaufzeit von vier Jahren. Die Höchstabnahmemengen stellen den maximalen Abruf über den gesamten Vertrags- zeitraum dar (vgl. Abschnitt A.3 der Leistungsbeschreibung).
Die Rahmenvereinbarung beinhaltet keinen Anspruch des AN auf Erteilung von Einzelaufträgen oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen. Es be- steht keine Garantie dafür, dass das Auftragsvolumen tatsächlich ausgeschöpft wird.
Frage 8b): Welches ungefähre Volumen ist für die zweijährige Grundlaufzeit zugrunde gelegt, sofern sich die 14,2 Mio. € auf die maximale vierjährige Vertragslaufzeit beziehen?
Antwort zu Frage 8b): Siehe Antwort zu Frage 8a).
- Frage: Zu Beginn der Pauschalleistungen: In den Vergabeunterlagen wird einerseits der Zeit- raum der Leistungserbringung mit 01.01.2027 bis 31.12.2028 angegeben, andererseits wird bei den Pauschalleistungen auf einen Beginn „mit Vertragsschluss“ Bezug genommen. Ab welchem Zeitpunkt sind die beauftragten Pauschalleistungen tatsächlich zu erbringen – ab Zuschlagsertei- lung bzw. Vertragsschluss oder erst ab dem 01.01.2027?
Antwort zu Frage 9: Ab dem 01.01.2027 sind die beauftragten Pauschalleistungen tatsächlich zu erbringen.
- Frage.: Zu Nachweise zur Befähigung und Berufsausübung: Reichen für die geforderten An- gaben zur Befähigung und Berufsausübung ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister sowie die eingereichten Referenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter aus oder sind darüber hinaus weitere Dokumente einzureichen?
Antwort zu Frage 10: Es reichen für die geforderten Angaben zur Befähigung und Berufsaus- übung ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister.
Die geforderten Mindestanforderungen zu den einzureichenden Referenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter ergeben sich aus den Besonderen Bewerbungsbedingungen.
Hinweis: Weitere eingegangene Bieterfragen werden noch fristgerecht beantwortet.