Leitfaden zur Teilnahme an einem

Vergabeverfahren auf dem

Vergabeportal der Deutschen eVergabe

Um an einem Vergabeverfahren auf dem Vergabeportal teilnehmen zu können, müssen Sie Ihr Unternehmen zunächst registrieren. Sollten Sie bereits registiert sein, können Sie die Seite 1 dieses Leitfadens überspringen. Eine Registrierung auf dem Portal ist einmalig erforderlich und kostenfrei. Der Leitfaden wurde durch den Kreis Lippe erstellt. Er verwendet die von der Deutschen eVergabe zur Verfügung gestellten Leitfäden in abgewandelter Form.

Registrieren als Unternehmen

Link zum Portal: www.deutsche-evergabe.de 1

Um sich als Unternehmen zu registrieren, wählen Sie bitte auf der Startseite im Bereich „Zum Portal“ für Unternehmen [1].

Um ein neues Benutzerkonto zu erstellen, wählen Sie bitte 2 neu registrieren [2].

Füllen Sie bitte die erforderlichen Stammdaten aus, akzeptieren Sie die AGB sowie die Datenschutz- erklärung, bestimmen Sie Benutzernamen und Kennwort und klicken Sie anschließend auf speichern.

Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit den Informationen zu Ihrem Unternehmen.

Wählen Sie in der E-Mail bitte Meine Registrierung bestätigen um den Prozess abzuschließen und Ihr Unternehmen freizuschalten. 1

Leitfaden 'Registrieren als Unternehmen' von der Deutschen eVergabe in einer durch den Kreis Lippe abgewandelten Form.

Sollten Sie bereits registiert sein, melden Sie sich auf dem Portal an.

Anmeldung als Unternehmen

Wählen Sie unter www.deutsche-evergabe.de das Portal für Unternehmen aus.
Wenn Sie schon ein Konto auf dem Vergabeportal besitzen, melden Sie sich über das Feld ‚jetzt anmelden‘ mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort auf dem Portal an.
Bei freihändigen Vergaben/ Verhandlungsvergaben und beschränkten Ausschreibungen werden S ie vonseiten der Vergabestelle direkt zu einem Verfahren eingeladen. Die Verfahren, zu denen Sie eingeladen werden, finden sie unter:
Sollten Sie sich bereits in Vergangenheit auf dem Portal registriert haben, erscheinen hierunter alle aktuellen Verfahren, zu denen Sie eingeladen sind.

Sollten Sie sich jedoch das erste Mal registriert und angemeldet haben, müssen Sie zunächst nach dem Verfahren, zu welchem Sie eingeladen wurden, suchen. Dafür müssen Sie den Einladungscode für das Verfahren verwenden. Den Einladungscode finden Sie in der Einladungsmail vom Vergabeportal:

Nun erscheint das Verfahren, zu welchem Sie eingeladen worden sind:

Klicken Sie auf (+), um die Teilnahme an dem Vergabeverfahren zu bestätigen.

Sollten Sie kein Interesse an dem Verfahren haben, klicken Sie auf (-). Damit informieren Sie die Vergabestelle darüber, dass Sie an dem Verfahren nicht teilnehmen möchten und erhalten somit auch keine Erinnerungen zur Teilnahme diesem Verfahren.

Nach Bestätigung Ihrer Interesse finden Sie das Verfahren unter:
Klicken Sie auf das , um allgemeine Informationen und die Bekanntmachung zu dem Verfahren zu erhalten.

Um das Verfahren in der ‚Angebotsphase‘ bearbeiten zu können, klicken Sie auf das Feld ‚bearbeiten‘.

Es öffnen sich folgende ‚Workflow-Übersicht‘. Ist die Abgabe von elektronischen Angeboten nicht zugelassen, sind weniger Verfahrensschritte in der Übersicht enthalten

Um das Verfahren vollständig abschließen zu können und ein elektronisches Angebot abgeben zu können, müssen alle Punkte 3 bearbeiten bzw. ‚nach rechts geschoben‘ werden.

Um die Vergabeunterlagen zu erhalten, klicken Sie auf:
Hier können Sie die Vergabeunterlagen durch Anklicken herunterladen oder die Dokumente über das Info-Symbol 'i' ansehen. Bevor Sie fortfahren können müssen alle Dokumente als „gelesen“ markiert worden sein.
Um den ZIP-Ordner herunterladen zu laden, klicken Sie auf das dunkelblaue Symbol ‚Ordner mit Reißverschluss‘.
Um zu den Vergabeunterlagen zu gelangen, müssen Sie den ZIP-Ordner entpacken. Ein ZIP-Ordner dient dazu, Unterlagen zu komprimieren, um diese Versenden zu können. Sollte Ihr Computer die ZIP-Datei nicht entpacken können, besitzen Sie wahrscheinlich nicht ein entsprechendes Programm. Diese sind kostenfrei im Internet erhältlich.

Die Vergabeunterlagen gliedern sich in der Regel auf in Vergabeunterlagen und . Die Vergabeunterlagen sind für Ihre Unterlagen bestimmt und sind nicht erneut auf dem Portal hochzuladen bzw. mit dem Angebot zurückzusenden. Während die Vergabeunterlagen auszufüllen und auf dem Portal hochzuladen sind bzw. in einem verschlossenem Umschlag bei der Zentralen Vergabestelle einzureichen sind. (Je nachdem, welche Abgabeform zugelassen ist.)

Um zurück zur ‚Workflow-Übersicht‘ zu gelangen, klicken Sie auf das Feld ‚zur Übersicht‘.

Damit haben Sie den ersten Verfahrensschritt abgeschlossen und diesen in der Übersicht abgeschlossen / 'nach rechts geschoben'. Sollten Sie noch einmal zu diesem Punkt zurückkehren wollen, entfernen Sie bitte den Haken unter 'Schritt als erledigt markieren?'.

Die Kommunikation mit der Vergabestelle erfolgt über das Nachrichtenmodul. Sollten sich bei der Sichtung der Vergabeunterlagen Fragen ergeben, können Sie diese im Rahmen einer Bieterfrage über das Nachrichtenmodul an die Vergabestelle versenden. Um ein Angebot abgeben zu können, muss auch dieser Verfahrensschritt ‚nach rechts geschoben werden‘. Auch, wenn im Laufe des Verfahrens keine Kommunikation statt- gefunden hat.
Sollten die Vergabeunterlagen Formulare enthalten, die elektronisch ausfüllbar sind, sind diese unter folgendem Verfahrensschritt zu finden:

Diese sind entsprechend auszufüllen und abzuspeichern. Dieser Verfahrensschritt ist in der ‚Workflow-Übersicht‘ ebenfalls 'nach rechts zu schieben'. Auch, wenn keine elektronisch ausfüllbaren Formulare hinterlegt sind.

Die weitere Beschreibung bezieht sich nur auf Verfahren, bei denen die elektronische Angebotsabgabe erlaubt ist.

Im Schritt Angebot/Preisblatt erstellen wählen Sie „neues Angebot erstellen“ [8]. Im sich öffnenden Fenster geben Sie bitte 8 einen Angebotsnamen ein (ohne Sonder- oder Leerzeichen), wählen den Typ (Haupt-oder Nebenangebot), den Leistungsbereich und anschließend Angebot erstellen.

Klicken Sie anschließend auf Angebotsschreiben [9] und laden Sie das formale Angebotsanschreiben als pdf 9 11 hoch. [10].

Geben Sie das Anschreiben frei.

Klicken Sie danach auf Preisblatt [11], es öffnet sich eine Excel-Ansicht. Füllen Sie online das Preisblatt aus. Nur die grau hinterlegten Felder in der Spalte EP lassen sich befüllen, sowie das Feld Rabatt absolut in der Spalte GB in €. Die resultierenden Gesamtbeträge werden automatisch ermittelt. WICHTIG: Tragen Sie in das Preisblatt die Angebotssumme ohne Mehrwert- steuer (netto) ein! Ansicht LV mit mehreren Positionen

In einigen Fällen finden Sie nur die Position Gesamtsumme. [12]

Tragen Sie in dem Fall nur Ihren Gesamtangebotspreis netto ein. 12 Eine Übersicht Ihrer Einheitspreise laden Sie in Ansicht LV nur mit Gesamtsummen diesem Fall im nächsten Schritt hoch. (z.B. als GAEB oder Excel) 6

Leitfaden 'Teilnahme an einer Ausschreibung' von der Deutschen eVergabe in einer durch den Kreis Lippe abgewandelten Form.

Geben Sie bitte auch das Preisblatt frei und gehen Sie in den nächsten Schritt.

In dem Verfahrensschritt ‚zusätzliche Dokumente für die Vergabestelle‘ sind alle Unterlagen aus dem ZIP-Ordner ‚mit dem Angebot zurücksenden‘ bzw. weitere zugehörige Dokumente (wie Eignungsnachweise, Referenzen, Excel- / GAEB-Dateien oder Ähnliches) hochzuladen. Sollte bei der Erstellung des Preisblattes im vorherigen Schritt lediglich die Gesamtsumme (netto) abgefragt worden sein, und nicht das gesamte Leistungsverzeichnis mit den einzelnen Positionen, muss das Leistungsverzeichnis ausgefüllt in diesem Verfahrensschritt hochgeladen werden. Das formale Angebotsschreiben und eventuell beizufügende Formulare sind ebenfalls in diesem Schritt hochzuladen.

Im letzten Schritt Verifizierung/Signatur finden Sie eine Zusammenfassung des Angebots. Bitte tragen Sie Ihren Namen ein und wählen Sie Angebot jetzt einreichen [13].

Wurde das Angebot erfolgreich eingereicht, öffnet sich eine Angebotsquittung, die Sie herunterladen können.

In der Übersicht können Sie einen zip-Container zum Verfahren laden [14] oder Ihr eingereichtes 14 15 Angebot zurückziehen [15], um es zu korrigieren und neu einzureichen.

Sollten Sie dennoch Probleme mit der Abgabe eines Angebots haben, wenden Sie sich bitte an den Support des OWL-Vergabeportals:

Oder an: z.vergabestelle@kreis-lippe.de 7 04.01.2019 Tel. 05231/62 5021