C405_Handbuch_Dokumentenmanagementsystem+AAC001_01.pdf

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HANDBUCH

DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM

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INHALTSVERZEICHNIS 1 Dokumentenmanagementsystem PIRS ........................................................... 3 2 Projektspezifische Einstellung von PIRS ........................................................ 4 2.1 Korrespondenz – Schriftverkehrsnummer ........................................................... 4 2.2 Dokumentennummerierung ................................................................................. 4 Erstellung eines Meta Dokuments ....................................................................... 4

2.2.1.1 Kennzeichnung mit Klartext .......................................................................................................................... 5

2.2.1.2 Kennzeichnung mit KKS ................................................................................................................................. 6 2.3 Versenden von Dokumenten mit Transmittal ....................................................... 7 3 Workflow Dokumentenprüfung ........................................................................ 8 3.1 Prüfschritt 1: Formale Prüfung ............................................................................. 9 3.2 Prüfschritt 2: Inhaltliche Prüfung .......................................................................... 9 3.3 Letzter Prüfschritt durch Projektleitung: ............................................................. 10 3.4 Zusammenfassung Prüfergebnis und Feedback: .............................................. 10 3.5 Überwachung von Workflows ............................................................................ 11 Filtereinstellung in der Dokumentablage ............................................................ 11

Freigabeprozessreports ..................................................................................... 11

4 Anlage 1: Handbuch PIRS ............................................................................... 13

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1 Dokumentenmanagementsystem PIRS

Im Projekt ZRE kommt das Dokumentenmanagementsystem PIRS von der Firma SOBIS zum Einsatz. Mit Hilfe dieses Software-Produktes wird die komplette Projekt-Korrespondenz sowie das Dokumenten-Management abwickelt.

Dieses Handbuch gibt einleitend Auskunft über die Projektspezifischen Anpassungen. Weiterhin ist die Hersteller-Bedienungsanleitung diesem Dokument angehängt.

In Abbildung 1 ist die Infrastruktur von PIRS dargestellt. Die Pfeile zeigen auf, wie die Korres- pondenz und der Dokumentenaustausch geregelt ist.

Abbildung 1: PIRS Infrastruktur

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2 Projektspezifische Einstellung von PIRS

2.1 Korrespondenz – Schriftverkehrsnummer

In Ergänzung zum PIRS-Handbuch (ANHANG 1) Kapitel 4.1.1.

Für das Projekt ZRE wird die Gesamtbetreffzeile aus der Ref.Nr. und dem Betreff gebildet.

Die im PIRS verankerte Schriftverkehrsnummer besteht aus 3 Teilen:

• Erstellerkürzel • Empfängerkürzel • Laufende nur einmal vergebene fünfstellige Nummer

Die Vergabe der Absender- und Empfängercodes erfolgt automatisch mittels hinterlegter Rol- lenzuordnung im Adressbuch. Bei mehreren unterschiedlichen Empfängern wird der Empfän- gercode des ersten ausgewählten Empfängers gesetzt.

Vor der Referenznummer wird noch das Projektkürzel ZRE automatisch vorangestellt.

Beispiel einer Gesamtbetreffzeile:

ZRE_SRH_ECN_00005_Fertigstellung und Inbetriebnahme von PIRS

2.2 Dokumentennummerierung

Erstellung eines Meta Doku- ments

Die Ablage von Dokumenten in PIRS beginnt mit der Erstellung eines Metadokumentes. In Er- gänzung zu PIRS Handbuch (Anlage 1) Kapitel 4.2.1.2 wird hier die projektspezifische Doku- mentennummerierung gezeigt.

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2.2.1.1 Kennzeichnung mit Klartext

Mit der Auswahl der Buttons entscheiden Sie, ob Sie eine Kennzeichnung mit KKS-Nummer oder mit Klartext vornehmen wollen. Beide Möglichkeiten gibt die WIM-Richtlinie vor:

Beispiel:

Fortschrittsbericht 211008

Weiterhin tragen Sie das Dokumentenartenkennzeichen (DCC) mit Klick auf den Pfeil nach un- ten am Zeilenende ein.

Es öffnet sich folgender Dialog:

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Über die Baumstruktur gelangen Sie so zum gewünschten Dokumentenartenkennzeichen (DCC) und bestätigen mit „Wählen“-Button.

Sollte das Dokument mehrere DCCs abdecken, so gibt im Feld „Weitere DCC“ die Möglichkeit diese einzutragen. Sollten Sie einmal Ihr benötigtes Kennzeichen nicht finden, so kann die Ad- ministration von Envi Con Ihnen diese im Drop-Down Menü ergänzen.

Im Feld „Datei-Info“ geben Sie an, welche Dateiformen sie dem Metadokument anhängen möch- ten. Sollte Ihnen einmal eine benötigte Dateiendung in der Auswahl fehlen, so wenden Sie sich bitte an die Administration von Envi Con.

Weitere einzutragende Metadaten erkennen Sie daran, wenn Sie auf den „Speichern“-Button rechts oben klicken.

Dadurch werden alle Felder rot umrahmt die mindestens auszufüllen sind.

Sind alle Felder gefüllt und klicken Sie anschließend auf „Speichern“-Button, dann wird die Do- kumentennummer aus den Feldern generiert und die eindeutige laufende Nummer vergeben.

2.2.1.2 Kennzeichnung mit KKS

Mit Auswahl des Buttons Kennzeichnung mit KKS öffnet sich folgende Maske:

Für die erste Stelle (G) im KKS öffnen Sie das Drop-Down Menü mit dem Pfeil nach unten am Ende der Zeile und treffen Sie Ihre Auswahl.

Ebenso verfahren Sie mit der Stelle 2 der KKS (F0)

Das Feld KKS kann mit den nachfolgenden 11 Stellen gefüllt werden, für beschreibende Doku- mente übergeordneter KKS Struktur können auch eine geringere Anzahl an Stellen gefüllt wer- den. In der automatischen Dokumentennummernvergabe werden Leerstellen nicht aufgefüllt.

Alle weiteren Meta-Daten-Felder füllen Sie ebenfalls, wie in Kapitel 2.1.1 beschrieben.

Das Hochladen der Dateien wird im PIRS Handbuch (Anlage 1) Kapitel 4.2.1.3 beschrieben.

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2.3 Versenden von Dokumenten mit Transmittal

Das Versenden von Dokumenten incl. Transmittal wird im PIRS Handbuch (Anlage 1)

Kapitel 4.2.3 ff beschrieben.

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3 Workflow Dokumentenprüfung

Sie haben ein Transmittal von einer einreichenden Stelle empfangen deren Dokument den Sta- tus „zur Prüfung an ZRE“ trägt?

➔ In diesem Fall besitzen Sie die Rolle „Dokument-Controlling“.

Öffnen Sie hierzu das Metadokument durch Klicken auf die „Dokumentennr.“ Oder den Titel.

Es öffnet sich das Metadokument. Und mit Klick auf gelangen Sie in die Doku- mentenebene.

Mit der Auswahl des Reiters „Freigabeprozess“ erscheint unterhalb das Auswahlmenü „Frei- gabekonfiguration“ in der Sie per drop-down-Menü die für diese Dokumentenart passenden Konfiguration auswählen.

Danach erscheint die vorkonfigurierte serielle Abarbeitung des Prüfprozesses. Der Dokumen- tenstatus ändert sich auf „interner Prüflauf“

Typischerweise sind die Prüfer darin bereits festgelegt – kommt es zu Änderungen können die

Prüfer hier auch noch durch Klick auf das Symbol in der Folgenden Maske geändert wer- den.

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3.1 Prüfschritt 1: Formale Prüfung

Der erste Prüfschritt erfolgt vom Dokument-Controlling. Die Prüfung umfasst die formalen Punkte, ohne deren Bestehen eine weitere Prüfung nicht sinnvoll erscheint:

• Richtigkeit der Metadaten in Titel und Dateinamen • Qualitätsprüfung des Dokumenteninhalt (Platzhalter?, passend zum Titel, lesbar, …)

Gibt es bereits hier Abweichungen, erhält die einreichende Stelle das Feedback Mithilfe der „vordefinierten Dokumentenaktion“ über den Dokumentenstatus: „abgelehnt“.

Nach erfolgtem und bestandenen Prüfschritt 1 wird der Freigebeprozess gestartet.

3.2 Prüfschritt 2: Inhaltliche Prüfung

Um die angehängte Datei im File Viewer zu öffnen, klicken Sie das nebenstehend Augensymbol an:

Im File Viewer erhalten Sie alle Möglichkeiten zur Kommentierung, die ein pdf-Reader bietet.

Nach erfolgten Eintragungen speichern Sie dies über das Diskettensymbol:

Um das Metadokument zu aktualisieren, klicken Sie auf Speichern des Metadokumentes, oder schließen und öffnen es erneut. Damit erscheinen beim Ersten Mal neue Buttons neben dem Augensymbol.

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Diesen Prüfschritt 2 führen alle involvierten Personen durch, bis der letzte Prüfschritt erreicht ist.

3.3 Letzter Prüfschritt durch Projektleitung:

Der Workflow sieht vor, dass zuletzt eine Aktion durch die Projektleitung erfolgt. Diese hat ebenso alle Möglichkeiten des Prüfschritt 2 und entscheidet mit den Buttons rot oder grün den finalen Status des Dokuments.

3.4 Zusammenfassung Prüfergebnis und Feedback:

Diesen allerletzten Schritt führt wieder das Dokument-Controlling (der Empfänger des Transmit- tals / der Workflow-Starter) durch:

Bei eindeutigem Status „abgelehnt“ oder „akzeptiert“ erhält die einreichende Stelle das Feed- back Mithilfe der „vordefinierten Dokumentenaktion“ über den Dokumentenstatus.

Sollen erstellte Kommentare an die einreichende Stelle zurückgemeldet werden, kann im Meta Dokument eine sogenannte „annotated Version“ im pdf-Format erstellt werden, die alle abge- gebenen Kommentare und Einträge enthält. Dazu klickt das Dokument-Controlling den Button:

Es öffnet sich eine Maske mit dem gleichlautenden Dateinamen und dem Suffix:

annotated[DATUM]_[UHRZEIT].pdf

Mit OK wird diese Datei, welche alle Kommentare und Einträge enthält, unter Anhänge im Me- tadokument angelegt.

Das Feedback an die einreichende Stelle erfolgt mittels Vordefinierte Dokumentenaktion. In die- sem Falle durch Auswahl „Kommentiert“ und mitsenden der annotated pdf-Datei.

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➔ Der Workflow ist damit abgeschlossen.

3.5 Überwachung von Workflows

Filtereinstellung in der Dokumentablage

Mit dem Einreichen von Dokumenten zur Prüfung wird zum einen der Status „zur Prüfung an XYZ“ gesetzt sowie das Feld „gefordertes Antwortdatum“.

Über die Filtereinstellung im der Dateiübersicht lässt sich eine Abfrage erstellen, die aufzeigt, ob noch Dokumente zur Prüfung in der Warteschlange sind und der Freigabeprozess noch nicht gestartet ist.

Mit Hinzunahme der Spalten „Freigabeprozess“, „Nächster Freigabeverantwortlicher“ und nächste Freigabefunktion und entsprechender Filterung lässt sich weiterer Informationsgehalt über die Verantwortlichen und den Verbleib/Fortschritt der Prüfung ermitteln.

Freigabeprozessreports

Die Freigabeprozessreports finden Sie in der linken Leiste mit Klick auf das Fach „Ansichten“:

Nach Aufklappen der Ansichten erscheint etwa in der Mitte der Ordner „Freigabeprozess“:

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Darunter befinden Sich 3 Reports:

1. Meine Dokumente im Freigabeprozess

Hier sehen Sie eine Auflistung aller Dokumente die Sie in der Rolle des „Dokumenten Con- trollings“ angestoßen haben.

2. Meine Freigabe erforderlich

Hier sehen Sie alle Dokumente in der Sie aktuell verantwortlich zur Prüfung stehen

3. Alle ausstehende Dokumente im Freigabeprozess

Dies ist die globale Ansicht über alle aktuell ausstehenden Dokumente im Freigabeprozess

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4 Anlage 1: Handbuch PIRS

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