260805_Anlage 3_Vertrag (Postdienstleistungen)_4.pdf

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Landkreis Schwarzwald-Baar-Kreis Europaweite Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV

Anlage 3 – Vertrag

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Vertrag über die Erbringung von Postdienstleistungen

zwischen

dem Landkreis Schwarzwald-Baar-Kreis, vertreten durch den Landrat Sven Hinterseh, Am Hoptbühl 2, 78048 Villingen-Schwenningen

• nachfolgend „Auftraggeber“ genannt -

und

[…]

• nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt -

• Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam nachfolgend auch „Parteien“ genannt -

Präambel

Bei dem Auftragnehmer handelt es sich um ein für die Erbringung von Postdienstleistungen lizenziertes Unternehmen. Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer nach vorheriger Durchführung eines Vergabeverfahrens mit der Abholung, Frankierung sowie der bundeswei- ten und internationalen Beförderung und Zustellung von Postsendungen aller Art des Auftrag- gebers (Physischer Postversand) bis zu einem Einzelgewicht von 2.000 Gramm (jeweils ohne PZU) sowie mit der Abholung der Eingangspost im Briefzentrum (Postfach des Auftraggebers) und deren Anlieferung in der Poststelle des Auftraggebers. Dies vorangestellt schließen die

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Anlage 3 – Vertrag

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Parteien folgenden Vertrag über die Erbringung von Postdienstleistungen (nachfolgend „Ver- trag“ genannt):

§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand dieses Vertrags ist die Erbringung von Postdienstleistungen durch den Auf- tragnehmer für den Auftraggeber. Postdienstleistungen in diesem Sinne sind die Abho- lung, Frankierung, Beförderung und die Zustellung von Postkarten und Briefen bis 2.000 g (jeweils ohne PZU) sowie die Abholung der Eingangspost im Briefzentrum (Postfach des Auftraggebers) und deren Anlieferung in der Poststelle des Auftragge- bers. Sämtliche Postkarten und Briefe bis 2.000 g werden gemeinsam nachfolgend „Postsendungen“ genannt. Postzustellungsaufträge (PZA, ePZA) sowie Expresssen- dungen sind keine Postsendungen im Sinne dieses Vertrags.

(2) Wesentliche Bestandteile dieses Vertrags sind – im Falle von Widersprüchen in der Rei- henfolge der nachfolgenden Aufzählung –

• die Bestimmungen dieses Vertrags,

• der Fragen-Antworten-Katalog mit Stand vom […] (Anlage […] zu diesem Vertrag),

• die Besonderen Vertragsbedingungen LTMG (Anlage […] zu diesem Vertrag),

• die weiteren Vergabeunterlagen (Anlage […]),

• das Angebot des Auftragnehmers vom […] (Anlage […]) einschließlich der angebo- tenen Konzepte („Konzept zu Logistik und Transport“, „Konzept zum Reklamations- und Bearbeitungsmanagement“, „Sozialkonzept“, „Nachhaltigkeitskonzept“) und der Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschut- zes.

Ergänzend gelten die Bestimmungen der Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Aus- führung von Leistungen („VOL/B“) in der Fassung vom 5. August 2003 sowie die allge- meinen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die des Bürgerlichen Gesetzbuchs („BGB“).

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(3) Entgegenstehende, zusätzliche oder von diesen Regelungen abweichende Bedingun- gen des Auftragnehmers (insbesondere Geschäfts-, Zahlungs- oder sonstige Allge- meine Geschäftsbedingungen) werden nicht Bestandteil dieses Vertrags, und zwar auch dann nicht, wenn der Auftragnehmer auf sie hinweist und der Auftraggeber nicht aus- drücklich widersprochen hat. Vorstehendes gilt entsprechend auch für die Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen 2017 („ADSp 2017“).

(4) Soweit der Auftragnehmer zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen Produkte oder Leistungen der Deutschen Post AG in Anspruch nimmt, sind die Bestimmungen dieses Vertrags unter Berücksichtigung der jeweils geltenden AGB BRIEF NATIONAL, AGB BRIEF INTERNATIONAL sowie der einschlägigen Produktbedingungen der Deutschen Post AG auszulegen.

Im Zweifel ist eine Bestimmung dieses Vertrags so auszulegen, dass sie nicht im Wider- spruch zu den für die jeweilige Leistung geltenden AGB BRIEF NATIONAL, AGB BRIEF INTERNATIONAL sowie den einschlägigen Produktbedingungen der Deutschen Post AG steht. Dieser Vertrag begründet insoweit keine Verpflichtungen des Auftragnehmers, die bei Inanspruchnahme entsprechender Leistungen der Deutschen Post AG durch den Auftragnehmer nicht vertragskonform erfüllt werden können.

(5) Rechte, die dem Auftraggeber nach den gesetzlichen Vorschriften oder nach den sons- tigen Vereinbarungen über diesen Vertrag hinaus zustehen, bleiben unberührt.

§ 2 Vertragsdurchführung

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ab dem 2. November 2026 alle Postsendungen des Auftraggebers an den vereinbarten Abholtagen am vereinbarten Abholort zu den verein- barten Abholzeiten abzuholen, zu frankieren, zu befördern und ordnungsgemäß zuzu- stellen sowie die Eingangspost im Briefzentrum (Postfach des Auftraggebers) abzuholen und in der Poststelle des Auftraggebers anzuliefern. Postsendungen werden in alle Ge- biete der BRD, die EU und das sonstige Ausland versandt.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er sowie von ihm beauftragte Nachunternehmer bei der Erbringung der nach diesem Vertrag geschuldeten Postdienstleistungen alle ein- schlägigen Gesetze, Rechtsverordnungen und Richtlinien einhalten.

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(3) Der Auftragnehmer ist zur Erfüllung der seinem Angebot (Anlage […] zu diesem Ver- trag) beigefügten Konzepte („Konzept zu Logistik und Transport“, „Konzept über Rekla- mations- und Beseitigungsmanagement“, „Sozialkonzept“ und „Nachhaltigkeitskon- zept“) verpflichtet.

(4) Der Auftragnehmer setzt zur Erbringung der Postdienstleistungen ausschließlich ausrei- chend qualifiziertes und zuverlässiges sowie ortskundiges Personal ein. Der Auftrag- nehmer ist verpflichtet, das zur Vertragsdurchführung eingesetzte Personal regelmäßig fortzubilden und hinsichtlich dieses Personals geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit zu ergreifen.

(5) Sämtliche vom Auftraggeber an den Auftragnehmer überlassenen Unterlagen bleiben Eigentum des Auftraggebers und sind als solches zu kennzeichnen.

§ 3 Abholorte, Abholzeit, Mindest- und Höchstmengen

(1) Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die Postsendungen lediglich nach Art der Postsendung sortiert zur Abholung bereit, also sortiert nach Briefen bis 2.000 g. Eine weitere Sortierung findet nicht statt. Insbesondere nimmt der Auftraggeber keine Sortie- rung nach Größe, Gewicht, PLZ-Bereich oder Ähnlichem vor. Die Postsendungen sind dabei größtenteils maschinenlesbar adressiert. Als maschinenlesbar gelten alle maschi- nell hergestellten Anschriften/Adressfelder, welche die folgenden Anforderungen erfül- len:

• Die Versalhöhe von Buchstaben und Ziffern liegt zwischen 2,5 mm und 4,7 mm. Dies entspricht bei vielen Schriftarten einer Schriftgröße von 10 bis 12 pt.

• Es werden möglichst serienlose Schriften wie z.B. Arial, Frutiger, Helvetica, Ta- homa verwendet. Grundsätzlich nicht maschinenlesbar sind u.a. Kursivschriften, Zierschriften, schattierte Schriften, gebrochene Schriften, ungleichmäßige Schrif- ten sowie Schriften, die von einer einheitlichen Schriftlinie abweichen. Die teilneh- menden Behörden sind angehalten, diese Schriftarten nicht zu verwenden.

• Die Anschrift wird in einem gleichmäßigen, kräftigen Druck angebracht. Die dunkle Schrift muss sich deutlich vom einfarbig hellen Hintergrund abheben.

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• Die Anschrift muss vollständig im Fenster erscheinen und mindestens 3 mm von allen Rändern entfernt bleiben.

• Das Fenster darf nicht spiegeln und muss so durchsichtig sein, dass die Anschrift problemlos lesbar ist.

Der Auftragnehmer erfasst und zählt die übergebenen Postsendungen und legt eine ta- gesgenaue nach Produkten und Abholstelle aufgeteilte Nachweisliste an, die der mo- natlichen Abrechnung beizufügen ist. Jede abgehende Postsendung wird am Einliefe- rungstag durch den Auftragnehmer mit dem aktuellen Datum versehen. Anzahl und Ge- wicht der durch den Auftragnehmer zu befördernden Postsendungen werden durch den Auftragnehmer ermittelt. Die tagesgenaue Erfassung und Ermittlung sind der monatli- chen Abrechnung beizufügen.

(2) Es erfolgt eine werktägliche (außer samstags) Anlieferung der Eingangspost (nachfol- gend auch „Übernahme“ genannt) und Abholung der ausgehenden Postsendungen an folgender Anlieferungs- bzw. Abholanschrift des Auftraggebers:

Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis, Poststelle, Am Hoptbühl 2, 78048 Villingen-Schwenningen

Bei dieser Adresse handelt es sich sowohl um die Anlieferungs- als auch Abholan- schrift. Der Auftraggeber ist berechtigt, mit einer Vorlaufzeit von vier Wochen weitere Stellen als Anlieferungs- und Abholorte festzulegen.

(3) Die Anlieferung der Eingangspost hat montags bis freitags zwischen 08:00 Uhr und 08:15 Uhr unmittelbar in die Poststelle des Landratsamts zu erfolgen. Die Abholzeiten sind Montag bis Donnerstag zwischen 15:45 Uhr und 16:00 Uhr und Freitag zwischen 11:45 Uhr und 12:00 Uhr. Die Anlieferungs- bzw. Abholzeiten sind zwingend einzuhal- ten. Der Auftraggeber ist berechtigt, Anlieferungs- bzw. Abholzeiten einmalig oder dau- erhaft zu ändern und eine frühere oder spätere Anlieferung bzw. Abholung zu verlangen. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn der Auftragnehmer durch Störungen, z.B. Verkehrsstörungen, die Anlieferungs- bzw. Abholzeiten nicht ein- halten kann. Der Auftragnehmer wird seine Leistungspflichten unverzüglich erfüllen, so- bald die Störung beseitigt ist. Kann der Auftraggeber die Postsendungen nicht rechtzei- tig zur Verfügung stellen, informiert der Auftraggeber den Auftragnehmer rechtzeitig. Der

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Auftragnehmer wird sich dann bemühen, die Postsendungen noch im Rahmen der be- stehenden Touren abzuholen.

(4) Die tatsächliche Anzahl der Postsendungen sowie deren Zusammensetzung unterliegen Schwankungen, die mitunter auch größer sein können. Der Auftraggeber sagt dem Auf- tragnehmer daher kein bestimmtes Auftragsvolumen und keine bestimmte Zusammen- setzung der Postsendungen zu. Der Auftragnehmer hat demzufolge keinen Anspruch auf bestimmte Mindest- oder Höchstmengen oder eine bestimmte regionale Verteilung der Adressaten. Des Weiteren bleibt der Auftraggeber berechtigt, Postsendungen im Wege des hybriden bzw. digitalen Briefversands zu versenden. Sofern sich der Auftrag- geber hierzu entscheidet, ist eine Reduzierung des physischen (vertragsgegenständli- chen) Postversands zu erwarten. Der hybride bzw. digitale Briefversand ist nicht von diesem Vertrag umfasst. Entscheidet sich der Auftraggeber zum digitalen Versand, ent- stehen auch insofern keine Ansprüche zu Gunsten des Auftragnehmers.

(5) Der Auftragnehmer wird nach kurzfristiger Voranmeldung auch größere Sendungsmen- gen (ggf. auch separat und ggf. samstags) abholen, frankieren, befördern und zustellen. Die Voranmeldung erfolgt spätestens bis 10:00 Uhr des Vortages (= Tag vor der Abho- lung, wobei Samstage, Sonn- und Feiertage nicht gerechnet werden). Der Auftragneh- mer erstellt über diese Sonderabholungen ein separates Einlieferungsprotokoll.

§ 4 Sendungsbeförderung, Frankierung, Einzusetzende Fahrzeuge

(1) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die zur Vor- und Nachbereitung der Beför- derung notwendigen Briefbehälter sowie die sonstigen Hilfsmittel, die zur Auftragsab- wicklung erforderlich sind, insbesondere Vordrucke und Etiketten, entsprechend dem Bedarf des Auftraggebers rechtzeitig und unentgeltlich zur Verfügung.

(2) Die Abholung und Beförderung der Postsendungen erfolgt in wetterfesten und stapelba- ren Transportbehältern (kleine Kisten passend für Standard- und Kompaktbriefe und große Kisten passend für Groß- und Maxibriefe), die ebenfalls vom Auftragnehmer auf seine Kosten zu stellen sind. Der Auftragnehmer hat jederzeit für den jeweiligen Ver- sandbedarf ausreichend Transportbehälter vorzuhalten und dem Auftraggeber ggf. auf Wunsch vorab zur Verfügung zu stellen. Die Transportbehälter verbleiben im Eigentum und in ausschließlicher Verantwortung des Auftragnehmers.

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(3) Soweit der Auftragnehmer Konsolidierungsleistungen erbringt, erfolgen diese im eige- nen Namen und auf eigene Rechnung. Eine Verpflichtung des Auftragnehmers zur Kon- solidierung sämtlicher oder bestimmter Postsendungen besteht nicht.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nach der Übernahme der Postsendungen alle Post- sendungen freizumachen, soweit dies erforderlich ist. Bei der Frankierung ist, soweit für eine Postsendung mehrere vertraglich zulässige und zur Erfüllung der Leistungsanfor- derungen gleichermaßen geeignete Versandarten in Betracht kommen, die für den Auf- traggeber wirtschaftlich günstigste Versandart zu wählen. Die vom Auftragnehmer vor- zunehmende Wahl der zur Vertragserfüllung eingesetzten Zustellstrukturen, Zustellpart- ner oder internen Beförderungswege bleibt hiervon unberührt. Werden Briefsendungen nicht ausreichend oder nicht frankiert, gehen eventuelle Nachentgelte zu Lasten des Auftragnehmers. Die Frankierung hat am Tag der Abholung zu erfolgen, sodass das Datum der Abholung und das Datum der Frankierung identisch sind. Ferner hat der Auf- tragnehmer das Frankieren in einer Art und Weise vorzunehmen, dass der Empfänger den Auftraggeber als Absender, den Auftragnehmer als Leistungserbringer und das Da- tum der Absendung zweifelsfrei erkennen kann. Hierzu verwendet der Auftragnehmer – soweit vom Auftraggeber gewünscht – ein Absenderklischee (Logo für die Frankierma- schine), welches er rechtzeitig mit dem Auftraggeber schriftlich abzustimmen hat. Die Erstellung dieses Absenderklischees ist für den Auftraggeber kostenpflichtig. Änderun- gen dieses Absenderklischees müssen ebenfalls mit dem Auftraggeber vorher schriftlich abgestimmt werden und sind für den Auftraggeber kostenfrei. Auch zu der Gestaltung und Einsatzzeit von weiteren Stempeln/Logos stimmt sich der Auftragnehmer rechtzeitig vor dem 2. November 2026 mit dem Auftraggeber ab.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Rahmen der Erbringung seiner Leistungen nach diesem Vertrag die in § 6 Abs. 1 Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz (SaubFahr- zeugBeschG) bezeichneten Anforderungen zu erfüllen. Demnach müssen mindestens 38,5 % der von ihm für die Leistungserbringung eingesetzten leichten Nutzfahrzeuge (Klasse M1, M2 oder N1 einschließlich Personenkraftwagen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a Unterbuchstabe i und ii, Buchstabe b Unterbuchstabe i der Verordnung (EU) 2018/858) saubere leichte Nutzfahrzeuge gemäß § 2 Nr. 4 SaubFahrzeugBeschG sein, deren Auspuffemissionen den in der Tabelle der Anlage 1 des SaubFahrzeug- BeschG angegebenen Wert in CO g/km nicht übersteigen und deren Luftschadstoff- 2 emissionen im praktischen Fahrbetrieb unterhalb des in der Tabelle der Anlage 1 des SaubFahrzeugBeschG festgelegten Prozentsatzes der anwendbaren Emissionsgrenz- werte liegen. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, den Auftraggeber im Hinblick auf dessen Dokumentationspflichten gemäß § 8 SaubFahrzeugBeschG zu un- terstützen und im erforderlichen Umfang mitzuwirken.

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§ 5 Zustellung der Postsendungen, Rückgabe unzustellbarer Postsendungen

(1) Die Zustellung der Postsendungen erfolgt an den auf der Postsendung genannten Emp- fänger unter der auf der Postsendung genannten Anschrift durch Einlegen in eine für den Empfänger bestimmte Empfangsvorrichtung, beispielsweise einen Briefkasten. Dies beinhaltet insbesondere auch die Zustellung zu innenliegenden Hausbriefkästen und an Postfachadressen. Die Zustellung kann auch durch Aushändigung an den Emp- fänger oder an einen durch schriftliche Vollmacht des Empfängers ausgewiesenen Emp- fangsberechtigten („Empfangsbevollmächtigter“) erfolgen. Soweit eine ordnungsge- mäße Zustellung / Auslieferung an den Adressaten nicht möglich ist, sind die Postsen- dungen an einen Ersatzempfänger auszuhändigen, soweit sie nicht mit einem Zusatz „Persönlich“ oder ähnlichen Vermerken versehen sind. Ersatzempfänger sind Angehö- rige des Empfängers, andere in den Räumen des Empfängers anwesende Personen sowie Hausbewohner und Nachbarn des Empfängers,

• sofern den Umständen nach angenommen werden kann, dass sie zur Annahme der Sendung berechtigt sind,

• der Zusteller den Empfänger unverzüglich mittels physischer oder elektronischer Mitteilung (z. B. Benachrichtigungskarte, E-Mail) an die dafür von ihm vorgesehene Empfangsvorrichtung (Hausbriefkasten bzw. elektronisches Postfach) über die Sen- dungen und die Person des Ersatzempfängers (Name und Anschrift des Hausbe- wohners bzw. Nachbarn) informiert,

• es sich nicht um Sendungen mit der Zusatzleistung „Einschreiben“ oder „Rück- schein“ handelt,

• der Absender – soweit zulässig – keine entgegenstehende Vorausverfügung erteilt und der Empfänger nicht durch Mitteilung in Textform eine derartige Ablieferung un- tersagt hat.

(2) Die Zustellung erfolgt an Werktagen (einschließlich samstags), sofern nicht ein gesetz- licher Feiertag auf diesen Tag fällt. Der Auftragnehmer hat entsprechend § 18 Abs. 1 PostG im Jahresdurchschnitt mindestens 95 % der inländischen Postsendungen mit Ausnahme von Dialogpost am dritten folgenden Werktag nach der Übernahme (E+3) und mindestens 99 % der inländischen Postsendungen mit Ausnahme der Dialogpost am vierten Werktag nach der Übernahme (E+4) ordnungsgemäß zuzustellen. Mindes-

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tens 95 % der grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Postsendungen mit Aus- nahme von Dialogpost hat der Auftragnehmer im Jahresdurchschnitt am dritten Werktag nach der Übernahme (D+3) und mindestens 97 % der grenzüberschreitenden innerge- meinschaftlichen Postsendungen mit Ausnahme von Dialogpost am fünften Werktag nach der Übernahme (D+5) ordnungsgemäß zuzustellen. Die Zustellung aller inländi- schen Postsendungen muss spätestens am fünften Werktag nach der Übernahme (E+5) erfolgt sein und die Zustellung aller innergemeinschaftlichen Postsendungen spätestens am sechsten Werktag nach der Übernahme (D+6). Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung dieser Vorgaben durch Testsendungen zu prüfen.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Postsendungen, deren Empfänger verzogen sind und die einen dem Auftragnehmer bekannten Nachsendeauftrag gestellt haben, an die neue Anschrift zuzustellen und den Auftraggeber über die Adressänderung unverzüglich schriftlich zu informieren, sofern der verzogene Empfänger in die Umzugsmitteilung und die Weitergabe der neuen Adressdaten eingewilligt hat. Der Auftragnehmer ist verpflich- tet, nicht zustellbare Postsendungen nach einem erfolglosen Zustellversuch bzw. nach erfolgloser Recherche einer neuen Adresse an den Auftraggeber kostenfrei zurückzu- geben. Postsendungen sind unzustellbar, wenn bei der Zustellung keine empfangsbe- rechtigte Person angetroffen wird und die Abholfrist fruchtlos verstrichen ist, die An- nahme durch den Empfänger oder Empfangsbevollmächtigten verweigert wird oder der Empfänger nicht ermittelt werden kann. Als Annahmeverweigerung gilt auch das Ver- hindern der Ablieferung über eine vorhandene Empfangseinrichtung (z. B. Zukleben / Einwurfverbot am Hausbriefkasten), die Weigerung zur Zahlung des Nachentgelts oder der Nachnahme oder die Weigerung zur Abgabe der Empfangsbestätigung. Die Gründe der Nichtzustellbarkeit (z.B. Empfänger unbekannt verzogen, Verweigerung der An- nahme durch den Empfänger, falsche oder unvollständige Adresse, Fehlen einer Emp- fangsvorrichtung, Tod des Empfängers, Firma erloschen, Empfänger unbekannt, Straße unbekannt, nicht abgeholt, ohne nähere Angaben nicht zu ermitteln) sind auf einem Be- arbeitungsvermerk anzugeben. Die Rückgabe nicht zustellbarer Postsendungen muss innerhalb von vier Werktagen ab Feststellung der Unzustellbarkeit erfolgen. Sofern dies für die Erbringung der vorgenannten Leistungen erforderlich ist, schließt der Auftragge- ber mit einem vom Auftragnehmer in die Leistungserbringung einbezogenen Nachunter- nehmer einen Vertrag über die Erbringung der vorgenannten Leistungen; die aus die- sem Vertrag entstehenden Kosten trägt der Auftragnehmer.

(4) Der Auftragnehmer kann die Leistung durch Eigenzustellung oder durch Einlieferung der Sendungen bei der Deutschen Post AG erbringen. Dies gilt auch für Auftragnehmer, die

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sämtliche Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG übergeben. Die Einliefe- rung hat frankiert und rechtzeitig zu erfolgen, so dass eine Zustellung gemäß den Vor- gaben nach § 5 Abs. 2 möglich ist.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, fehlgeleitete Postsendungen, die in den Besitz der Deutschen Post AG gelangt sind (sog. Fundbriefe), beim Briefzentrum der Deutschen Post AG, 78056 Villingen-Schwenningen, werktäglich abzuholen und an den Auftragge- ber unverzüglich zurückzuleiten.

(6) Der Auftragnehmer bearbeitet Nachforschungsaufträge (in telefonischer oder schriftli- cher Form) des Auftraggebers unverzüglich und gibt kostenlos Auskunft über das Er- gebnis der Nachforschung. Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber eine Kon- taktperson unter Angabe einer Telefon-, Faxnummer und E-Mail-Adresse, die für sämt- liche Angelegenheiten, insbesondere Nachforschungen, zuständig ist. Die Kontaktper- son muss Montag bis Freitag zu den üblichen Bürozeiten erreichbar sein. Sollte der Auf- tragnehmer ein EDV-gestütztes Auskunfts- und Nachforschungssystem anbieten kön- nen, sind dem Auftraggeber die Zugangsdaten hierzu zur Verfügung zu stellen. In die- sem Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Wirksamkeit der systemtechnischen Einrichtungen zum Schutz des Datenbestandes vor Einsichtnahme durch unbefugte Dritte sicher zu stellen.

(7) Soweit der Auftragnehmer andere lizenzierte Dienstleister (Nachunternehmer) oder Er- füllungs- oder Verrichtungsgehilfen mit der Zustellung beauftragt, gilt dennoch, dass die Verpflichtungen aus Abs. 2 ausschließlich den Auftragnehmer treffen. Der Auftragneh- mer ist alleiniger Ansprechpartner des Auftraggebers.

§ 6 Entgelt und Abrechnung

(1) Der Auftragnehmer erhält für die Erbringung der nach diesem Vertrag geschuldeten Postdienstleistungen ein Entgelt, welches sich nach seinem Angebot des Auftragneh- mers bemisst (Anlage […] zu diesem Vertrag), jeweils zuzüglich der gesetzlichen Um- satzsteuer. Mit diesem Entgelt sind alle Leistungen, wie sie in den Vergabeunterlagen, insbesondere diesem Vertrag, beschrieben sind, abgegolten. Die Preise enthalten mit- hin alle zu erbringenden Leistungen, die beim Auftragnehmer anfallen, insbesondere auch Konsolidierungsleistungen, Gestellung der erforderlichen Transportbehälter, Auf-

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bringen von Datum / Freimachung / Frankierung, Abholung und Zustellung der Postsen- dungen, Adressrecherche und Aktualisierung, Rücklauf bei Nichtzustellung, schriftliche Übermittlung korrigierter Adressangaben.

(2) Legt der Auftraggeber eine oder mehrere neue Anlieferungs- bzw. Abholorte nach § 3 Abs. 2 dieses Vertrags fest, so kann der Auftragnehmer eine Entgeltanpassung entspre- chend der hierdurch anfallenden zusätzlichen Kosten verlangen. Über die Höhe werden sich die Parteien verständigen.

(3) Die Abrechnung erfolgt monatlich bis zum 20. des Folgemonats für die im jeweiligen Vormonat erbrachten Leistungen. Zur besseren Übersicht erfolgt eine detaillierte Auflis- tung über das tägliche Sendungsaufkommen unter Aufschlüsselung nach den einzelnen Sendungsarten (nachfolgend „Nachweislisten“ genannt). Die Nachweislisten sind dem Auftraggeber im Rahmen der jeweiligen monatlichen Abrechnung zu übermitteln. Zu- sätzlich sind die Nachweislisten dem Auftraggeber bis spätestens zum 20. März für das gesamte Vorjahr zu überlassen. Alle Sendungsarten sind in den Nachweislisten separat auszuweisen. Steuerpflichtige und steuerfreie Produkte und Leistungen werden eben- falls separat ausgewiesen. Für Sonderübernahmen wird der Auftragnehmer eine sepa- rate Nachweisliste erstellen.

(4) Rechnungen sind elektronisch getrennt nach Postsendungen an folgende Stelle zu übersenden/adressieren:

poststelle@Lrasbk.de

Rechnungen sind nach den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung Baden-Württem- berg elektronisch einzureichen. In der Rechnung bzw. zur Rechnungserstellung ist die Leitweg-ID 08326-A1784-40 des Kunden anzugeben. Rechnungen sind ausschließlich digital zu stellen. Für die elektronische Rechnungsstellung ist aktuell ausschließlich der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) zu verwenden. Dieser ist zu- sammen mit weiteren Informationen unter https://service-bw.de/erechnung zu erreichen. Das Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld „Buyer Reference“ (BT-10) die Leitweg-ID 08326-A1784-40 aufweisen. Zudem ist die „Vertragsnum- mer/Kennung Auftraggeber“ dieses Vertrags auf der Rechnung im Feld „Bestellnummer“ anzugeben. Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungs- bedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.

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Alle Rechnungen sind über die Leitweg-ID digital an die oben genannte Anschrift des Auftraggebers zu stellen. Etwaige Änderungen des Rechnungseingangs teilt der Auf- traggeber dem Auftragnehmer rechtzeitig mit.

(5) Die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Kalendertagen nach Leistungserbringung und Zu- gang einer ordnungsgemäßen Rechnung oder – falls angeboten – gemäß Skontover- einbarung.

(6) Ändern sich nach Vertragsbeginn genehmigte oder regulierte Entgelte, Rabattbedingun- gen oder sonstige vergleichbare preisbildende Rahmenbedingungen eines vom Auftrag- nehmer zur Vertragserfüllung eingesetzten Postdienstleisters aufgrund einer gesetzli- chen, gerichtlichen oder regulierungsbehördlichen Entscheidung oder aufgrund einer von der zuständigen Regulierungsbehörde nicht beanstandeten Maßnahme des betref- fenden Postdienstleisters und hat dies unmittelbare Auswirkungen auf die Kosten der vertragsgegenständlichen Leistungserbringung, haben die Parteien Anspruch auf Preis- anpassungsverhandlungen. Voraussetzung ist, dass die geltend gemachte Mehr- oder Minderbelastung nachvollziehbar unter Bezugnahme auf die ursprüngliche Angebots- kalkulation nachgewiesen wird. Die Anpassung erfolgt ausschließlich in dem Um- fang, in dem die Änderung die vertragsgegenständlichen Leistungen tatsächlich betrifft. Die- jenige Partei, die eine Preisanpassung verlangt, trägt die Darlegungs- und Nachweis- last für die Voraussetzungen und die Höhe der geltend gemachten Kostenänderung.

§ 7 Haftung

(1) Die Haftung des Auftragnehmers richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, so- fern sich aus nachstehendem Absatz nichts anderes ergibt.

(2) In Abänderung des gesetzlichen Haftungshöchstbetrags für den Verlust oder die Be- schädigung einer Postsendung (§ 431 Abs. 1 HGB) gilt nachstehender Haftungshöchst- betrag:

Die Haftung des Auftragnehmers für den Verlust oder die Beschädigung ei- ner Postsendung ist der Höhe nach auf 39 Sonderziehungsrechte (SZR) je angefangenes Kilogramm des Rohgewichts der betroffenen Sendungen be- grenzt.

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(3) Für Schäden aus der Verletzung einer Garantie oder aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit haftet der Auftraggeber unbeschränkt. Dasselbe gilt für die Haf- tung für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit oder soweit der Auftraggeber ein Beschaf- fungsrisiko übernommen hat. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Auftraggeber nur, so- fern wesentliche Pflichten verletzt werden, die sich aus der Natur des Vertrags ergeben und die für die Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung sind. Bei Verletzung solcher Pflichten, Verzug und Unmöglichkeit ist die Haftung des Auftragge- bers auf solche Schäden begrenzt, mit deren Entstehung im Rahmen des Vertrages typischerweise gerechnet werden muss.

(4) Sowie die Haftung des Auftraggebers ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung der Angestellten, Arbeitnehmer, Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers.

§ 8 Vertragslaufzeit, Sonderkündigungsrecht

(1) Der Vertrag wird mit Zuschlagserteilung geschlossen. Der Auftragnehmer ist zur Leis- tungserbringung ab dem 2. November 2026 verpflichtet. Der Vertrag hat eine Laufzeit bis zum 1. November 2028. Der Vertrag kann vom Auftraggeber durch schriftliche Er- klärung gegenüber dem Auftragnehmer, die diesem spätestens sechs Monate vor jewei- ligem Laufzeitende zugehen muss, zweimal jeweils um ein weiteres Jahr, also bis zum

1. November 2029 bzw. zum 1. November 2030 verlängert werden. Spätestens nach einer Vertragslaufzeit bis zum 1. November 2030 endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Das Sonderkündigungsrecht nach nachfolgendem Ab- satz 2 bleibt unberührt.

(2) Das Recht jeder Partei, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündi- gungsfrist zu kündigen, bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund zur Kündigung liegt für den Auftraggeber insbesondere vor, wenn

• der Auftragnehmer seine Lizenz zur Erbringung der Postdienstleistungen ganz oder teilweise verliert, worüber der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu informieren hat;

• der Auftragnehmer einer wesentlichen Pflicht auch nach erfolglosem Ablauf einer ihm zur Abhilfe bestimmten angemessenen Frist oder trotz Abmahnung nicht ord- nungsgemäß nachkommt;

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• der begründete Antrag auf Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren Verfah- rens über das Vermögen des Auftragnehmers mangels Masse abgelehnt wird;

• der Auftragnehmer gegen die Vorgaben des § 10 (Postgeheimnis und Daten- schutz) dieses Vertrages verstößt.

(3) Die Kündigung dieses Vertrags bedarf der Schriftform.

(4) Die Pflicht des Auftragnehmers, diese Postdienstleistungen bis zum Zeitpunkt der Ver- tragsbeendigung ordnungsgemäß zu erbringen, bleibt von einer Kündigung unberührt.

(5) Reicht der Regelungsgehalt einzelner Regelungen dieses Vertrags über die Vertrags- laufzeit hinaus, bleiben diese Regelungen insoweit auch nach dem Ende der Vertrags- laufzeit wirksam. Dies gilt insbesondere für die Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschutzes.

§ 9 Geheimhaltung

(1) Die Parteien verpflichten sich, sämtliche ihnen zugänglich werdenden Geschäftsge- heimnisse unbefristet geheim zu halten und sie, soweit nicht für die Geschäftsbeziehung geboten, weder aufzuzeichnen noch weiterzugeben, zu nutzen oder zu verwerten. Der Geheimhaltungspflicht unterliegen auch Gegenstände, die Geschäftsgeheimnisse ver- körpern. Geschäftsgeheimnisse sind alle Informationen, die als vertraulich oder geheim bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als Geschäftsgeheimnis erkennbar sind, insbesondere sämtliche personenbezogene Daten entsprechend der DSGVO.

(2) Die Geheimhaltungspflicht entfällt, soweit die Informationen der empfangenden Partei nachweislich bereits vor Aufnahme der Vertragsbeziehung bekannt oder vor der Auf- nahme der Vertragsbeziehung allgemein bekannt oder allgemein zugänglich waren oder ohne Verschulden der empfangenden Partei allgemein bekannt oder zugänglich wer- den. Die Beweislast trägt die empfangende Partei.

(3) Die Parteien werden durch geeignete vertragliche Abreden mit den für sie tätigen Ar- beitnehmern und Beauftragten, insbesondere ihren freien Mitarbeitern und den für sie

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tätigen Werkunternehmern sowie Dienstleistern, sicherstellen, dass auch diese unbe- fristet zu entsprechender Geheimhaltung verpflichtet werden.

§ 10 Postgeheimnis und Datenschutz

(1) Die Postsendungen unterliegen dem Postgeheimnis und dem Datenschutz. Der Auftrag- nehmer verpflichtet sich insbesondere zur Wahrung des Postgeheimnisses nach § 64 Postgesetz, zur Wahrung des Datenschutzes nach § 67 Postgesetz sowie zur Wahrung aller auf Grundlage des Postgesetzes zum Schutz des Postgeheimnisses und zum Datenschutz erlassenen Rechtsverordnungen. Insbesondere ist der Auftragnehmer verpflichtet, firmen- und personenbezogene Daten aus den auf Postsendungen ange- brachten Adressen ausschließlich zum Zweck der Zustellung zu benutzen. Der Auftrag- nehmer verpflichtet sich, nur solche Mitarbeiter mit der Durchführung des Vertrags zu betrauen, die eine Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschutzes abgegeben haben. Der Auftragnehmer wird für die Einholung der Ver- pflichtungserklärung die in seinem Angebot (Anlage […]) beigefügte Erklärung (Teil E) verwenden. Der Auftragnehmer hat seine Mitarbeiter zur Wahrung des Postgeheimnis- ses sowie zur Einhaltung des Datenschutzes auch für die Zeit nach einer etwaigen Be- endigung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses schriftlich zu verpflichten und dies dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich nachzuweisen.

(2) Werden beim Auftragnehmer im Zuge der Aufgabenerfüllung Dateien mit personenbe- zogenen oder -beziehbaren Daten geführt, so ist eine Weitergabe dieser Daten an Dritte untersagt. Im Übrigen gilt § 9 (Geheimhaltung des Vertrages).

(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, evtl. Nachunternehmer ebenfalls zur Beachtung des Postgeheimnisses sowie des Datenschutzes sowie zur entsprechenden Verpflich- tung ihrer Mitarbeiter zu verpflichten.

(4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber von Schadensersatzansprüchen Dritter, insbesondere wegen der Verletzung von Datenschutzvorschriften freizustellen, es sei denn, er hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.

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§ 11 Reklamationsservice, Messung der Postsendungslaufzeit

(1) Die Verfügbarkeit einer zentralen Servicenummer für Reklamationen ist vom Auftrag- nehmer von Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 16.00 Uhr zu gewährleisten. Ein zen- traler Ansprechpartner auf Seiten des Auftragnehmers ist mit Namen, Telefon und E- Mail-Adresse zu benennen.

(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber zweimal jährlich zum 1. Februar und zum 1. August eine Auswertung der innerhalb des zurückliegenden Kalenderhalb- jahres erfolgten Reklamationen zu übersenden. Die Aufstellung muss mindestens Infor- mationen zu folgenden Aspekten enthalten:

• Adressat, Vorgangsnummer sowie Grund der Reklamation je Vorgang;

• soweit einschlägig Begründung zur Nichtzustellung von Postsendungen sowie zur Recherche hierzu;

• Anzahl der Reklamationen insgesamt.

Die Informationen sind dem Auftraggeber digital in allgemein verbreitetem Format (z.B. Excel, PDF) zur Verfügung zu stellen.

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§ 12 Vertragsstrafen

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Zahlung einer Vertragsstrafe an den Auftragge- ber

a. in Höhe von 100,00 EUR je monatlicher Abrechnung, die nicht den Vorgaben ge- mäß § 6 Abs. 3 dieses Vertrags entspricht, insbesondere tatsächlich nicht durch- geführte Postsendungen enthält,

b. in Höhe von 50,00 EUR für jede falsch zugestellte Postsendung, wenn innerhalb eines Kalendermonats mehr als fünf korrekt adressierte Postsendungen falsch zu- gestellt werden; die Strafe wird in diesem Fall für jede Falschzustellung fällig,

c. in Höhe von 50,00 EUR für jede nicht zugestellte sowie für jede nicht abgeholte Postsendung, pro Tag jedoch nicht mehr als insgesamt 1.000,00 EUR.

d. in Höhe von EUR 100,00 für jede Nichteinhaltung der in § 3 Abs. 3 bezeichneten Anlieferungs- bzw. Abholzeiten, wenn die Zeiten innerhalb eines Kalendermonats mehr als zweimal nicht eingehalten werden; die Strafe wird in diesem Fall für jede Nichteinhaltung ab der dritten Nichteinhaltung (einschließlich) fällig; es werden Ab- weichungen von bis zu 15 Minuten gegenüber den genannten Anlieferungs- bzw. Abholzeiten toleriert, so dass die Vertragsstrafe ab einer Abweichung von jeweils 16 Minuten verwirkt wird.

Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat.

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, eine angemessene, vom Auftraggeber nach billi- gem Ermessen festzusetzende Geldsumme als Vertragsstrafe zu zahlen, deren Höhe im Streitfall vom zuständigen Gericht auf ihre Angemessenheit überprüft werden kann, wenn der Auftragnehmer gegen eine wesentliche Pflicht aus seinen angebotenen Kon- zepten verstößt und auch nach Setzung einer angemessenen Frist durch den Auftrag- geber keine Abhilfe geschaffen hat. Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer die Pflicht- verletzung nicht zu vertreten hat.

(3) Nimmt der Auftraggeber die betreffende Leistung an, so muss sich der Auftraggeber die Vertragsstrafen nach Abs. 1 und Abs. 2 spätestens bei der Bezahlung des jeweiligen monatlichen Entgelts vorbehalten. Verwirkt der Auftragnehmer in einem Kalendermonat mehrere Vertragsstrafen nach Abs. 1 und Abs. 2, ist die Summe der insgesamt je Ka- lendermonat zu zahlenden Vertragsstrafe auf 5 % des monatlichen Netto-Auftragswer-

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tes, d.h. auf die im jeweiligen Monat abgerechnete Nettovergütung, begrenzt. Weiterge- hende Ansprüche des Auftraggebers bleiben unter Anrechnung der Vertragsstrafe auf etwaige Schadensersatzansprüche unberührt.

§ 13 Betriebshaftpflichtversicherung

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer für die vertragsgegenständlichen Leistungen angemessenen Deckungssumme von mindes- tens € 2 Mio. pro Personenschaden für jede einzelne Person, mindestens € 250.000,00 für Sachschäden und mindestens € 250.000,00 für Vermögensschäden, jeweils pro Schadensfall abzuschließen und für die Dauer dieses Vertrags aufrecht zu halten. Der Auftragnehmer tritt schon jetzt die Forderungen aus der Betriebshaftpflichtversicherung mit sämtlichen Nebenrechten an den Auftraggeber ab. Der Auftraggeber nimmt diese Abtretung schon jetzt an. Sofern nach dem Versicherungsvertrag eine Abtretung nicht zulässig sein sollte, weist der Auftragnehmer hiermit den Versicherer an, etwaige Zah- lungen nur an den Auftraggeber zu leisten. Weitergehende Ansprüche des Auftragge- bers bleiben hiervon unberührt. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber auf Verlangen den Abschluss und den Bestand der Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Der Auftragnehmer unterlässt jede Handlung und jedes Unterlassen, das den Versiche- rungsschutz gefährden könnte.

(2) Kommt der Auftragnehmer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht ordnungsgemäß nach, ist der Auftraggeber berechtigt, nicht aber verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung auf Kosten des Auftragnehmers abzuschließen.

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§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Der Auftragnehmer ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag zu übertragen oder Teile der Leis- tung durch Dritte ausführen zu lassen.

(2) Zahlungen erfolgen nur an den Auftragnehmer. Gegenansprüche des Auftragnehmers berechtigen ihn nur dann zur Aufrechnung, wenn sie rechtskräftig festgestellt oder un- streitig sind. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Auftragnehmer nur geltend machen, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

(3) Nachunternehmer des Auftragnehmers gelten als Erfüllungsgehilfen. Sie sind dem Auf- traggeber nach Aufforderung unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

(4) Der Vertrag enthält alle getroffenen Vereinbarungen. Weitere schriftliche oder mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Eine Änderung oder Ergänzung dieses Vertrags bedarf der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.

(5) Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Vertragssprache ist deutsch.

(6) Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Auftraggebers. Der Auftraggeber ist auch zur Klageerhebung am Sitz des Auftragnehmers sowie an jedem anderen zulässigen Gerichtsstand berechtigt.

(7) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam oder undurch- führbar sein oder werden oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke befinden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksa- men oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame oder durchführbare Bestimmung als vereinbart, die dem Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt. Im Falle einer Lücke gilt diejenige Bestimmung als vereinbart, die dem entspricht, was nach dem Zweck dieses Vertrags vereinbart worden wäre, sofern die Parteien die Angelegenheit von vornherein bedacht hätten.

Ort, Datum Ort, Datum

Auftraggeber Auftragnehmer