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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 0

„EDB“ Einnahmendatenbank

für den WestfalenTarif

Benutzerhandbuch zur Einführung und als Nachschlagewerk inklusive Checkliste für die Einnahmenmeldung

Stand: 08.02.2021 | Version 1.0.0

Benutzerhandbuch EDB | Version 1.0.0 | 08.02.2021

1 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Erstellt durch:

Stefan List | Markus Frühauf

Kontakt: edb@westfalentarif.de

i.A. für die WestfalenTarif GmbH, Willy-Brandt-Platz 2, 33602 Bielefeld

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Dokumenthistorie

Systematik

Benutzerhandbuch EDB | Version 1.0.0 | 08.02.2021

3 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

1 Inhalt

2 Vorwort ........................................................................................................................................... 5

3 Begriffe ............................................................................................................................................ 6

4 Allgemeine Grundlagen der EDB ..................................................................................................... 7

5 Anmeldung .................................................................................................................................... 12

5.1 Erstmaliges Anmelden ........................................................................................................... 12

5.2 Reguläres Anmelden ............................................................................................................. 13

5.3 Abmelden .............................................................................................................................. 13

6 Überblick: Die Anwendung der Oberfläche ................................................................................... 14

7 Die Module der EDB ...................................................................................................................... 16

7.1 Modul Verwaltung ................................................................................................................. 17

7.2 Modul: Tarife & Tickets ......................................................................................................... 20

7.2.1 Tarifversion .................................................................................................................... 20

7.2.2 Ticketarten..................................................................................................................... 21

7.2.3 Ticketsortiment ............................................................................................................. 21

7.2.4 Tickets ............................................................................................................................ 22

7.2.5 Haltestellen-Übersicht ................................................................................................... 22

7.2.6 Tarif-Abfrage .................................................................................................................. 23

7.3 Modul: Einnahmenmeldungen .............................................................................................. 24

7.3.1 Grundlagen der Einnahmenmeldung ............................................................................ 25

7.3.2 Einnahmen melden ....................................................................................................... 32

7.3.3 Prüfvorgänge ................................................................................................................. 33

7.3.4 Checkliste für die erfolgreiche Einnahmenmeldung ..................................................... 35

7.3.5 Teilmeldungen: Teilmeldungsübersicht ........................................................................ 36

7.3.6 Einnahmendetails - für schnelle Auswertungen ........................................................... 41

7.3.7 Abbildung von Korrekturen, Erstattungen u.ä. ............................................................. 41

7.3.8 Monatsabschlüsse ......................................................................................................... 43

7.3.9 Schülereinnahmen OWL V ............................................................................................. 47

7.4 Validierungen und Fehlermeldungen in der EDB .................................................................. 47

7.4.1 Umgang mit dem Fehlerprotokoll ................................................................................. 47

7.4.2 Validierungen der EDB ................................................................................................... 48

7.4.3 Fehlermeldungen und -behebung im Allgemeinen ....................................................... 50

7.4.4 Fehlermeldung und -behebung zu Ticketsortimenten .................................................. 56

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7.5 Korrekturen von Produktnummern mit und ohne Abo-JVZ .................................................. 59

7.6 Modul EAV – Einnahmenaufteilungsverfahren ..................................................................... 61

7.6.1 Einnahmefilter ............................................................................................................... 61

7.6.2 Teilabrechnungen .......................................................................................................... 61

7.6.3 Besonderheiten der W-EAV (Tariffenster W) ................................................................ 62

7.6.4 Sammelabrechnung ....................................................................................................... 62

7.7 Modul FiBu – Finanzbuchhaltung OWL V .............................................................................. 63

7.8 Modul: Reporting .................................................................................................................. 63

7.8.1 Grundlagen: Report zusammenstellen .......................................................................... 64

7.8.2 Schritte zum Erstellen eines Reports ............................................................................. 65

7.8.3 Reporting Abfrage erstellen, mit Standardreport (Vorlage) zu verwenden.................. 68

7.8.4 Beispiel EDB: Report mit allen Daten aus dem Einnahmendatensatz........................... 70

7.8.5 Beispiel: EDB: Report für die Testatserstellung ............................................................. 72

7.8.6 Felder in der Reporting Abfrage und ihre Bedeutung ................................................... 76

7.8.7 Reporting Ticketfilter ..................................................................................................... 83

7.9 Modul Tarifsimulation ........................................................................................................... 87

7.9.1 Beförderungsstatistik .................................................................................................... 87

7.9.2 Einnahmenprognose Schüler und MM .......................................................................... 87

7.9.3 Mehrstufige Simulation (Einnahmen und ticketverkaufszahlen) .................................. 88

7.9.4 Tarifkalkulation .............................................................................................................. 88

7.9.5 Szenario der Preiserhöhung .......................................................................................... 88

8 FAQ – häufig gestellte Fragen ....................................................................................................... 89

9 Glossar ........................................................................................................................................... 96

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5 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

2 Vorwort

Dieses Handbuch dient dem Anwender der Einnahmendatenbank („EDB“) des WestfalenTarifs als Hil- festellung und Nachschlagewerk. Die Zielgruppe ist in erster Linie der Anwender eines Verkehrsun- ternehmens, welcher Einnahmenmeldungen in die EDB lädt und sich Auswertungen erzeugen lassen möchte. Gleichzeitig dient es auch den Benutzern der Meldestellen und Tarifgemeinschaften als Un- terstützung; diesen werden darüber hinaus zusätzlich ergänzende Informationen bereitgestellt.

Das Handbuch soll dabei helfen, das „Werkzeug“ EDB erfolgreich verwenden zu können. Es kann da- bei von vorne nach hinten „durchgearbeitet“ werden, um sich mit der EDB vertraut zu machen, oder es kann als gezieltes Nachschlageinstrument incl. Volltextsuche verwendet werden. Weitere Doku- mente – wie beispielsweise der aktuellste Stand der Einnahmenmelderichtlinie – sind aber unbedingt mit zu Rate zu ziehen, um die Prozesse der Einnahmenmeldung korrekt vornehmen zu können. Die jeweils aktuellsten Versionen aller relevanten Dokumente und Formulare werden zentral im Mitar- beiterportal (https://mitarbeiterportal.westfalentarif.de) bereitgestellt. Darüber hinaus wird das Do- kument nach jeder Funktionserweiterung oder –anpassung der Software angepasst.

Es wurde bei der Entwicklung der EDB auf eine anwenderfreundliche und intuitive Oberfläche geach- tet; jedoch kann es an manchen Stellen hilfreich und nötig sein, ein Nachschlagewerk zur Hand zu ha- ben - gerade, wenn man sich in etwas völlig Neues einzuarbeiten beginnt.

Die Ersteller sind jederzeit für Anregungen oder Kritik dankbar – nur so ist es möglich, dieses Doku- ment und die Anwendung kontinuierlich zu verbessern. Vielen Dank für Ihr Feedback!

Wir wünschen Ihnen einen guten Start mit der EDB und hoffen auf ein

GUTES GELINGEN!

Das Team der EDB

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3 Begriffe

Zur erfolgreichen Anwendung der EDB sollte sich der Anwender mit folgenden Gegebenheiten bzw. Begriffsverständnissen vertraut machen:

Anwender | Benutzer | Ansprechpartner In diesem Dokument werden die beiden Begriffe „Anwender“, „Nutzer“ und „Benutzer“ als Syno- nyme verwendet. Anwender loggen sich in die Anwendung ein und können gemäß Ihrer Organisati- onsrolle die für sie freigegebenen Systemfunktionen durchführen – sowohl als „aktiver“ Einnahmen- Melder als auch als „passiver“ Auswerter.

„Ansprechpartner“ ist ein Stammdaten-Menüeintrag benannt. Einem (zuerst informatorisch) ange- legten Ansprechpartner kann optional auch ein Log-in zur EDB erstellt werden, so dass er zu einem Anwender & Benutzer wird.

Zu Zwecken der Einfachheit wird in diesem Dokument von „Anwender“, „Nutzer“ und „Benutzer“ ge- sprochen, wenngleich sowohl die weibliche als auch die männliche Form gemeint sind.

Organisation | Unternehmen In diesem Benutzerhandbuch werden die Begriffe „Organisation“ und „Unternehmen“ synonym ver- wendet, wobei eine Organisation/ein Unternehmen ein verkaufendes und meldendes Unternehmen (Kürzel: VUMO), eine Meldestelle (MST), ein Aufgabenträger (AT)oder eine Tarifgemeinschaft (TG) sein kann. Die Organisation ist die höchste Hierarchieebene in der EDB.

VU-ID (= Abrechnungseinheit) Die VU-ID wird zentral durch den Geschäftsbereich Erlösmanagement der WestfalenTarif GmbH ver- geben. Die VU-ID stellt nicht die eindeutige Nummer eines Verkehrsunternehmens dar, sondern identifiziert eine Abrechnungseinheit, in der ein Linienbündel, eine Vorverkaufsstelle oder eine Ein- zellinie abgerechnet wird. Ein Verkehrsunternehmen kann mehrere oder auch nur eine VU-ID haben bzw. auch melden. Sie steht in der Hierarchie innerhalb der EDB unterhalb der Organisationen und oberhalb der „Linie“, welche auch im Einnahmenmeldedatensatz im Feld „Linie“ gemeldet werden kann. Eine VU-ID kann als Ausprägung nur eine Vertragspartnerrolle (bspw. „AVP VU brutto“) haben.

Westfälische Tarifdatenbank | Produkt- und Kontrollmodul PKM Auf Basis der Westfälischen Tarifdatenbank (WTB) wird vom Geschäftsbereich Datenmanagement der WestfalenTarif GmbH in festgesetzten Abständen ein Produkt- und Kontrollmodul (PKM) mit dem aktuellen Stand der WTB erstellt und anschließend von den Verkehrsunternehmen in die Vertriebs- systeme eingespielt. Das PKM enthält die vertrieblichen Basisdaten des WestfalenTarifs. Jedes neue PKM wird parallel in die EDB eingespielt, damit die durch die Verkehrsunternehmen verkauften Ti- ckets anhand des westfälischen Einnahmenmeldedatensatzes in der Einnahmendatenbank geprüft werden können. Eine Validierung der Meldung erfolgt im Wesentlichen an den tariflichen Informatio- nen des PKM. Die Datengrundlage der EDB richtet sich daher nach den Spezifika des PKM´s.

Nähere Informationen zum Aufbau des PKM finden sich in der Dokumentation „Abbildung und Kon- trolle von (((eTickets im Westfalen-Tarif“.

(Melde-)Datei & (Melde-)Datensatz Der Begriff „Datei“ wird hier in Bezug zur Meldedatei verwendet, die einen oder (i.d.R.) mehrere Ein- nahmendatensätze – sprich Verkaufsdatensätze – enthalten. Auch können mehrere VU-IDs in einer Datei enthalten sein und gemeldet werden. Dem gegenüber ist der „Datensatz“ nur eine einzelne Zeile in der Meldedatei.

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7 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

4 Allgemeine Grundlagen der EDB

Zur erfolgreichen (!) Anwendung der EDB sind vom Anwender folgende Punkte zu berücksichtigen:

Bandbreite der Internetanbindung Empfehlung zur Bandbreite: 100Mbit/s Download und 20Mbit/s Upload

Web-Browser Die Anwendung ist ausschließlich mit den folgenden Web-Browsern kompatibel und voll funktionsfä- hig:

 Mozilla Firefox (neueste Version)  Google Chrome (neueste Version)

Der Internet Explorer wird nicht mehr unterstützt; Microsoft Edge wird nicht empfohlen. Es kommt bei beiden Browsern von Microsoft zu Problem in der Bedienbarkeit und einige Funktionen können in der EDB nicht ausgeführt werden. Auch Anzeigeprobleme (bspw. unvollständige Anzeige von Tabel- len) sind in den Tests sowie in der Praxis aufgetreten.

Empfohlene Auflösung: 1280x1024 oder besser

Zugangsdaten Jeder Benutzer erhält als Person auf Antrag hin Zugangsdaten zur EDB. Diese umfassen Benutzerna- men und Passwort. Er kann sich einloggen und dann wählen, unter welcher Organisation er arbeiten möchte, soweit ihm mehrere Organisationen zugeordnet wurden. Um zwischen verschiedenen Orga- nisationen zu wechseln, ist ein nochmaliges Einloggen notwendig. Ein Wechsel zwischen verschiede- nen VU-ID mit nochmaligen einloggen wie in der Start-EDB entfällt.

Browser-Session / Benutzersitzung Die Anwendung kann pro Browser nur einmal (mit einem erfolgreichen Log-in) aufgerufen werden, da jede Session eine ID erhält. Das Arbeiten mit mehreren Tabs je Browser funktioniert nicht. Falls gewünscht, können vom Benutzer unterschiedliche Browser verwendet werden, um zwei parallele Log-in zu ermöglichen.

Bei Inaktivität eines Benutzers läuft die Session aus Sicherheitsgründen nach 60 Minuten ab. Der Be- nutzer wird automatisch ausgeloggt.

Ein mehrmaliges An- und Abmelden hintereinander in der EDB mit darauffolgendem Öffnen einer be- liebigen Internetseite (im gleichen Browserfenster) und anschließendem Zurücknavigieren auf die Seite der EDB, führt zu einer sicherheitsbedingten Fehlermeldung. Die EDB ist dann für den Anwen- der mit dem Browser nicht erreichbar.

Hierfür gibt es 3 Lösungsmöglichkeiten.

1. Lösung: Schließung und erneutes Öffnen des aktuellen Browsers.

2. Lösung: Öffnen eines privaten Fensters zur Nutzung der EDB (z.B. in Mozilla Firefox über die Tastenkombination Strg + Umschalt + P)

3. Lösung: Löschung des Browser- Cache (z.B. in Mozilla Firefox über Strg + Umschalt + Entf und wählen Sie „Cookies und Cache“ aus der Liste).

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 8

Runden von Dezimalzahlen Allgemein gilt, dass alle Dezimalzahlen kaufmännisch gerundet werden und immer mit zwei Nach- kommastellen angezeigt/eingelesen werden.

Die Aufteilungsschlüssel der Einnahmen werden mit 4 Nachkommastellen gespeichert. Die berechne- ten Felder „Erlöse“, „Zuscheidung“ und „Ausgleichsbetrag“ werden in der EDB ebenfalls mit 4 Nach- kommastellen gespeichert, in den Abrechnungsexporten und den Abrechnungsübersichten in der EDB auf 2 Nachkommastellen gerundet.

Wenn ein Report im Reporting-Modul erzeugt wird, werden die berechneten Felder ebenfalls mit 4 Nachkommastellen angezeigt. Diese können dann bei Bedarf vom Benutzer mithilfe von Excel auf 2 Nachkommastellen gerundet werden.

Das Tausendertrennzeichen ist immer ein Punkt, das Dezimaltrennzeichen ist ein Komma. Spalten in CSV-Dateien sind immer mit Semikolon getrennt. Datumsformat Das allgemeine Datumsformat in der Anwendung ist deckungsgleich zur Melderichtlinie tt.mm.jjjj – z.B. 20.10.2017.

Verhalten von Tabellen (angezeigte Daten) innerhalb der Anwendung

Sortierung

• Beim Öffnen einer Übersicht ist die angezeigte Tabelle automatisch in der Regel nach der ers- ten Spalte absteigend sortiert. In einigen Tabellen wird nach anderen Spalte als der ersten Spalte sortiert. Die neusten Werte stehen in der Regel oben, „neuste zuerst“

• Fast alle Tabellenspalten in der Anwendung können vom Benutzer alphabetisch oder nach Größe sortiert werden, indem der Benutzer die Überschrift der Spalte anklickt. Nach dem ersten Klick wird die Spalte aufsteigend sortiert, nach dem zweiten Klick absteigend; mit je- dem Klick wird die Sortierung wieder umgekehrt.

• Eine Tabelle ist jeweils nach nur einer Spalte sortierbar; eine Sortierung nach mehreren Spal- ten ist nicht möglich.

Filterung

• Beim Öffnen einer Übersicht sind automatisch, ohne Suche, alle Datensätze sichtbar. Nach einer Suche sind nur die relevanten Datensätze sichtbar. Nach dem Zurücksetzen der Filter sind wieder alle Datensätze sichtbar.

Menge angezeigter Daten

• Sind auf einer Übersicht mehr als 50 Datensätze vorhanden, dann kann der Benutzer über die Blätterfunktion im unteren Abschnitt zu den nachfolgenden Seiten navigieren und sich die nicht auf der ersten Seite sichtbaren Datensätze anzeigen lassen. Die Anzahl der angezeigten Datensätze auf einer Seite kann der Benutzer einstellen. Die mögliche Anzahl von Datensät- zen auf einer Übersicht ist 50, 100 oder 200, voreingestellt sind 50 Datensätze.

Exportdateien Eine exportierte Datei aus der Anwendung hat immer das Tagesdatum + den Namen der exportierten Übersicht als Name. Importe und Protokolle werden in der Anwendung zum Download als CSV-Datei (.csv) bereitgestellt; Exporte von Reports und Detailansichten werden im Format Excel (.xlsx) ausge- geben und sind aus nahezu jeder Übersicht durch den Button „Übersicht exportieren“ generierbar.

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Wartungszustand In unregelmäßigen Abständen kann es systembedingt zu Wartungszuständen der EDB kommen. Dann werden beispielsweise Updates an der Datenbank durchgeführt oder Sicherungen vorgenommen. Über Wartungszustände werden alle Benutzer zeitgerecht vorab durch den westfälischen Administra- tor per E-Mail informiert. Beim Aufrufen der Internetseite erscheint dann die Meldung, dass die EDB temporär nicht verfügbar ist. Die Wartungszustände werden bevorzugt in Nebenzeiten wie Wochen- enden, in der Nacht oder Abends durchgeführt.

Zeitlicher Versatz des Datenstandes zwischen Einnahmen und Reports Der Import der Einnahmenmeldungen sowie die Datengrundlage für Reports werden in der EDB in zwei unterschiedlichen Datentabellen vorgehalten. Grund dafür ist die Sicherstellung der Perfor- manz bei großen Datenabfragen. Die zwei Datentabellen werden täglich automatisiert um Mitter- nacht abgeglichen; d.h. dass Einnahmendaten, die am Tag 1. eingemeldet werden, erst am Tag 2 im Reporting auftauchen (!). Zur sofortigen (tagesgleichen) Kontrolle der Einnahmenmeldungen ist die Seite „Teilmeldungsübersicht“ oder „Einnahmendetails“ zu nutzen.

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3. Benutzerrechte nach Organisationsrollen

Die EDB ist die zentrale Sammelstelle der Einnahmendaten des Westfalentarifs. Zugang zur EDB er- hält ein neuer Benutzer durch Antrag beim zentralen Administrator. Durch die Vergabe von Benut- zeraccounts mit entsprechenden Rechten wird ein Zugriff auf diese Daten ermöglicht. Je nach zuge- teilter Rolle und Recht können so diese Daten für das eigene Unternehmen oder für beteiligte Dritte gemeldet, editiert, freigegeben und ausgewertet werden.

Organisationsrollen Jede Organisation besitzt eine bestimmte Rolle. Anwender gehören einer Organisation an. Für jeden Anwender werden auf Antrag durch den Admin der WestfalenTarif GmbH Rechte vergeben, damit der Anwender die EDB entsprechend seiner Aufgaben nutzen kann.

Jede Organisation in der EDB ist einer Organisationsrolle zugeordnet. Die Organisationsrolle legt fest, welche Rechte die Organisation in der EDB hat. Da sich ein Benutzer unter verschiedenen Orga- nisationen anmelden kann, wenn ihm mehrere Organisationen zugeordnet wurden, kann es sein, dass ein Nutzer unter verschiedenen Organisationen unterschiedliche Benutzerrechte hat.

Folgende Organisationsrollen gibt es in der EDB:

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Nutzerrolle Nachfolgend sind zur Auswahl stehende Rechte aufgeführt, die typische Anwenderaufgaben bün- deln. Noch detaillierte abgestufte Benutzerrechte sind nach Absprache mit der Administration der EDB über die WestfalenTarif GmbH erhältlich.

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5 Anmeldung

Die EDB ist über das Internet zu erreichen unter:

https://edb.westfalentarif.de

Der Benutzername mit einem initialen Passwort ist bei den Administratoren der EDB bzw. über die Support-E-Mail-Adresse

edb@westfalentarif.de

zu erhalten.

Hinweis: Sollte der Benutzer seinen Benutzernamen oder das Passwort vergessen haben und ein Log-in nicht mehr funktionieren, so ist über den Admin bzw. die Support-E-Mail-Adresse der Be- nutzername zu erfragen oder ein neues Passwort zu beantragen.

5.1 Erstmaliges Anmelden Das initial vergebene Passwort berechtigt zum einmaligen Log-in. Danach erscheint die Anmelde- maske erneut und der Benutzer wird aufgefordert, erneut seinen Benutzernamen einzugeben und dabei ein neues Passwort zu vergeben. Zur Sicherheit ist es erforderlich, das Passwort zweimal einzu- geben. Das Passwort muss 8 bis 24 Zeichen umfassen und dabei einen Großbuchstaben und einen Kleinbuchstaben beinhalten.

Anschließend erscheint wiederum die Anmeldemaske, und der Benutzer wird aufgefordert, erneut seinen Benutzernamen und sein selbst vergebene Passwort einzugeben.

Achtung: Bitte notieren Sie sich ihr selbst vergebenes Passwort. Die Administratoren kennen die Passwörter nicht und die Passwörter sind auch nicht durch den Administrator in der EDB abrufbar. Nach dem erstmaligen Ändern des Passwortes ist ein erneutes Ändern durch den Benutzer nicht möglich, sondern nur nach Rücksprache mit den Admins.

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5.2 Reguläres Anmelden In der Anmeldemaske sind der Benutzername und das vergebene Passwort einzutragen. Das Pass- wort wird bei der Eingabe automatisch maskiert.

Wenn ein Anwender in der EDB mehreren Organisationen zugeordnet ist, ist beim Log-in von ihm auszuwählen, als welche Organisation er die EDB verwenden möchte. Dazu wird der Benutzer nach dem ersten Log-in auf eine Auswahlseite geleitet, in der er auswählt, unter welcher Organisation er arbeiten und eingeloggt werden möchte. Nach der Auswahl wird dem Benutzer die Startseite ange- zeigt.

Log-in Auswahlliste Organisation

Ein Anwender, der nur einer Organisation zugeordnet ist, wird sofort auf die Startseite weitergeleitet.

Startseite & Log-in-Informationen

Der aktuell eingeloggte Benutzer wird in der Anwendung oben rechts angezeigt. Der Nachname und die Organisationsrolle (bspw. „verkaufende und meldende Organisation“ oder „Meldestelle“ oder „Tarifgemeinschaft“) werden direkt darunter angezeigt.

5.3 Abmelden Will sich ein Benutzer aus der EDB abmelden, um die Arbeit in der EDB zu beenden so ist dies von je- der Seite aus durch den Button „Abmelden“ (rechts oben) möglich.

Der Benutzer wird bei Inaktivität automatisch nach 60 Minuten abgemeldet.

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6 Überblick: Die Anwendung der Oberfläche

Die EDB bietet als Anwendung verschiedene Eingabe- und Interaktionsmöglichkeiten, um Informatio- nen einzugeben, zu verarbeiten und auszugeben. Die Logik dieser Möglichkeiten ist über mehrere Unterseiten bzw. Masken gleich, so dass die Eigenschaften der EDB unabhängig von Benutzerrechten und Modulen zu verstehen sind.

Filtermöglichkeit

Auf den meisten Oberflächen befindet sich direkt unterhalb der Haupt-Menüleiste die Filterleiste. Diese ist standardmäßig eingeklappt, um die Bildschirmgröße für die Anzeige der Informationen aus- zunutzen. Nach Klick auf das Dreieck-Symbol klappt der Filter aus. Anschließend lassen sich Angaben machen, die die anschließend auszugebenden Daten filtert.

Eingabefelder bzw. Auswahlfelder in der EDB haben immer eins der folgenden Formate:

Textfeld

In ein Textfeld (Freitextfeld) kann ein Text mit Zahlen eingegeben werden. Der eingegebene Wert wird genau wie eingegeben gesucht. Daher kann es bei Tippfehlern in Suchfiltern zu leeren Sucher- gebnissen kommen. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Es können auch keine Teilsuchen, wie bspw. mit * oder ähnliches ausgeführt werden. Im Reporting Modul werden die Textfelder mit dem Zusatz „[Text]“ versehen.

Zahlenfeld

Zahlenfelder sind optisch nicht von Textfeldern zu unterscheiden; ihre Befüllungslogik versteht sich mit der Beschriftung wie z.B. „Flächennummer“ (s.u.). In ein Zahlenfeld können nur Zahlen und keine Buchstaben eingegeben werden.

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Dropdown-Auswahl

Durch Klicken auf das kleine Dreieck am Rand des Feldes wird ein Auswahlmenü ausgeklappt, in dem ein oder mehrere Werte ausgewählt werden können. Zusätzlich kann in dem Freitextfeld eine Ein- gabe gemacht werden, die die Auswahlmöglichkeit filtert. Auch lassen sich alle Einträge markieren bzw. eine getroffene Auswahl über die Schaltfläche „Markierung entfernen“ wieder rückgängig ge- macht werden. Eine Mehrfachauswahl ist bis auf wenige Ausnahmen möglich.

Listenauswahl

Nachdem man auf das Feld geklickt hat, öffnet sich eine Liste mit vielen Einträgen, in der man ggf. auch filtern kann. Anschließend wählt man die gewünschten Werte aus, indem man auf der linken Seite einen oder mehrere Haken setzt.

Kalender-Auswahl

Nachdem man auf das Feld geklickt hat, öffnet sich eine Kalenderansicht. Wählen Sie bitte zuerst das Jahr, dann den Monat und anschließend den Tag durch Klicken auf das Datum des Tages aus. An- schließend wird das Datum übernommen.

Durch Verwendung der Kalenderfunktion wird die manuelle Eingabe eines ungültigen Datums (z.B. „30.02.“) verhindert.

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7 Die Module der EDB

Die Anwendung EDB ist modular aufgebaut. Module stehen dem Anwender entsprechend seiner ihm zugeordneten Rechte zur Verfügung. Die Oberfläche passt sich an die vergebenen Rechte des Anwen- ders an. Daher kann es sein, dass einzelne Module nicht oder nur mit eingeschränkten Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Die generell vorhandenen Module werden im Menü der Startseite der EDB deutlich:

Die drei gelb markierten Bereiche sind nicht für alle Benutzer sichtbar. „FiBu“ ist ein Modul, welches nur von der OWL Verkehr genutzt wird. Hier werden Daten mit der Finanzbuchhaltung ausgetauscht. Das Modul EAV und Tarifsimulation wird von OWL Verkehr sowie von der WestfalenTairf GmbH für das Einnahmenaufteilungsverfahren der Einnahmen aus den Tariffenstern „T“ und „W“ benutzt.

Der Bereich „Verwaltung“ dient dazu, Stammdaten von Organisationen, Anwendern oder auch der Anwendung EDB einzusehen und zu bei entsprechender Berechtigung ändern.

„Tarife & Tickets“ bildet die Informationen ab, die in der Westfälischen Tarifdatenbank (WTB) über die Produkt- und Kontrollmodule (PKM) an alle Partner des Westfalentarifs ausgegeben werden.

„Einnahmenmeldungen“ ermöglicht es den Verkehrsunternehmen, meldepflichtige Daten des West- falenTarifs für alle Tariffenster in die EDB zu melden und freizugeben, Monatsabschlüsse anzugeben oder Teilmeldungen zu suchen.

„EAV“ gibt dem Verkehrsunternehmen die Möglichkeit, Einsicht in Abrechnungen von Einnahmen zu erhalten, die in der EDB für die Tariffenster „T“ und „W“ vorgenommen wurden. Hier gibt es ver- schiedene Einnahmearten, die eingesehen werden können wie bspw.

 Jedermann Einnahmen (OWL V)  Semester Tickets (OWL V)  Kombi Tickets (OWL V)

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17 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

 Fremdeinnahmen (OWL V)  NRW-Tickets  W-EAV (WTG) westfälische EAV, Tariffenster W

Jede VUMO sieht nur die Abrechnungen, an denen Sie mit Ihrer VU-ID beteiligt ist. Nur die Tarifge- meinschaf OWL Verkehr (T) und die Tarifgemeinschaft WestfalenTarif (W) wird Abrechnungen in die- sem Modul erstellen.

Im Bereich FiBu“ können die Mitarbeiter der OWL V sich zahlungsrelevante Einnahmen anzeigen las- sen (= Einnahmen auf dem Treuhand Bankkonto der OWL V), Rechnungen zur Abrechnung von Schul- trägern erzeugen und Zahlungsanordnungen für Schülereinnahmen OWL V erstellen lassen. Dieses Modul ist nur einigen OWL V VUMO freigegeben, welche zahlungsrelevante Einnahmen haben oder für die Schülereinnahmen OWL V in der EDB abgerechnet werden.

Im Bereich „Reporting“ kann man anhand verschiedener Vorlagen und konfigurierbarer Berichte Da- tenauswertungen zu Einnahmenmeldungen durchführen oder eigene individuelle Reports aus einer Vielzahl von Einzelelementen zusammenstellen.

Im Modul „Tarifsimulationen“ können Prognosen für die zukünftige Entwicklung von Einnahmen / Verkaufszahlen erstellt werden. Während das Reporting Werte aus der Vergangenheit zusammen- stellt können diese Werte in der Tarifsimulation in die Zukunft weiterberechnet werden.

Beispiele:

• Berechnung von Preisentwicklungen

• Prognosen zur Entwicklung von Ticketmengen

• Kombinierte Berechnung von Preisentwicklung + Ticketmengen

• Gleichzeitig Filterung von bestimmten Tickets oder Ticketarten möglich

• Ermittlung von Beförderungsfällen anhand von Multiplikatoren auf die Anzahl der Tickets

7.1 Modul Verwaltung Im Modul Verwaltung können die Informationen aus den Stammdaten der eigenen Organisation so- wie die allgemeinen Stammdaten eingesehen werden, die für alle Benutzer gelten. Folgende Anga- ben können aufgerufen werden:

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 18

Organisationen

Hier werden die Organisationen angezeigt, die in der EDB angelegt sind. Die VU-IDs, die den Organi- sationen zugeordnet sind, können hier eingesehen werden.

Die Sichtbarkeiten regeln sich wie folgt:

VUMO = sieht nur die eigene Organisation TG = sieht nur die eigene Organisation MST = sieht nur die eigene Organisation AT / LEO = sieht nur die eigene Organisation

Linien

In der EDB angelegte Linien können hier eingesehen werden. Die einem Unternehmen zugeordneten Linien sind bei der Angabe im Meldedatensatz zu berücksichtigen, sofern die „Linie“ gemeldet wer- den.

Die Sichtbarkeiten regeln sich wie folgt:

VUMO = sieht eigenen Linien aus der EDB-Werteliste TG = sieht alle Linien aus der EDB-Werteliste MST = sieht Linien der VU-ID´s, die als Meldestelle zugeordnet sind AT / LEO = sieht in der Übersicht Linien der VUMO´s, die ihr als AT / LEO zugeordnet sind

VU-ID (Abrechnungseinheiten)

Hier werden die VU-IDs angezeigt, die in der EDB angelegt sind.

VUMO = sieht nur die eigene VU-ID Abrechnungseinheiten TG = sieht diese Übersicht nicht MST = sieht VU-ID´s, die Ihnen als Meldestelle zugeordnet sind AT / LEO = sieht die VU-ID´s der Organisationen, die ihr als AT / LEO zugeordnet sind

Ansprechpartner

Alle Organisationen sehen jeweils die Ansprechpartner der eigenen Organisation.

Benutzerrechte

Jeder Benutzer sieht seine Benutzerrechte für alle ihm zugeordneten Organisationen.

Adressen

Jeder Benutzer sieht alle Adressen, die in der EDB gespeichert sind. Die Adressen werden separat Or- ganisationen zugewiesen; dort können sie eingesehen werden.

Allgemeine Stammdaten

Jeder Benutzer sieht alle Einträge in den jeweiligen Übersichten des Menüs Allgemeine Stammdaten, die in der EDB gespeichert sind. Diese können nicht bearbeitet werden.

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19 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Unter „Verkaufstechnik“ können beispielsweise die Werte nachgesehen werden, welche Sie für die Meldung der Verkaufstechnik im Einnahmenmeldedatensatz benötigen.

EAV-Stammdaten

Nur die Benutzer einer Tarifgemeinschaft (TG) sehen dieses Menü und die Übersichten in diesem Menü.

Unter „Verträge“ und „Vertragsrichtlinien“ finden Sie Links zu allen Verträgen rund um die Einnah- menaufteilung. Diese können jeweils bei den erstellten Abrechnungen verlinkt werden.

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 20

7.2 Modul: Tarife & Tickets Die EDB verfügt über alle Tarifdaten, die in den veröffentlichten PKM der WTB enthalten sind. Zusätz- lich werden die Tarifdaten optional in der EDB durch die Tarifgemeinschaften (TG) gepflegt bzw. er- weitert.

Die Tarifdaten können durch jeden Benutzer im Menü „Tarife & Tickets“ eingesehen werden. Somit entfällt unter Umständen auch eine Recherche im PKM, um Fehlermeldungen bei der Einnahmen- datenvalidierung auszuräumen.

Die folgende Abbildung zeigt die Gruppen von Tarifdaten in absteigender Hierarchie. Das Menü in der EDB ist ebenfalls in dieser Reihenfolge aufgebaut. Da sich die in der EDB angezeigten tariflichen Informationen auf die Datenstrukturen des westfälischen PKM beziehen, ist das Dokument „Abbil- dung und Kontrolle von eTickets im Westfalentarif noch detaillierter dazu aussagefähig.

Einige der Masken aus dem Modul „Tarife & Tickets“ werden nachfolgend beispielhaft dargestellt.

7.2.1 Tarifversion In dieser Maske kann man nachsehen, zu welchem Zeitpunkt (=Tarifstand) eine Tarifversion gültig wurde. Dies ist hilfreich, wenn man in der Einnahmenmeldung Fehler in den Feldern „Tarif“ + „Tarif- version“ + „Tarifstand“ auftreten.

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21 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

In der Übersicht können Sie schnell und einfach nachsehen, welche Tarifversion zu welchem Tarif- stand gültig war.

7.2.2 Ticketarten In dieser Maske kann man sehr gut nach einer Kombination aus Produktnummer/ Ticketart und einer Preisstufe suchen.

7.2.3 Ticketsortiment Die Maske Ticketsortimente ermöglicht Ihnen eine schnelle Übersicht darüber, ob eine Kombination aus Ticketart/Produktnummer + Preisstufe + Relation + EAV-Code existiert – also plausibel ist – oder nicht. Dies ist bei der Fehlerbehebung im Zuge der Einnahmenmeldung sehr hilfreich, weil hier alle wichtigen Felder auf einer Maske in einem Filter gemeinsam vorhanden sind.

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 22

7.2.4 Tickets Die Maske „Tickets“ ermöglicht einen schnellen Überblick über das Ticketsortiment auf der Ebene der Tickets. Hier kann neben dem Preis „von“ – „bis“ auch die Preisstufe und das Tariffenster im Fil- ter abgefragt werden.

7.2.5 Haltestellen-Übersicht Alle in der EDB gespeicherten Haltestellen können eingesehen werden unter Tarif & Tickets / Fläche & Relationen / Haltestellen.

Die Haltestellen können im Einnahmendatensatz gemeldet werden. In den meisten Tariffenstern ist diese freiwillig, vereinzelt ist dies eine Pflichtangabe. Die EDB identifiziert eine Haltestelle anhand der globalen ID. Diese muss exakt so gemeldet werden, wie sie in der EDB gespeichert ist. Man kann auf der Übersicht der Haltestellen einen Filter „Flächen“ wählen, in dem man dort eine Fläche auswählt und nach Haltestellen sucht, die dieser Fläche zugeordnet sind. Hierbei ist zu beachten, dass nicht jeder Fläche eine Haltestelle zugeordnet ist. Eine Haltestelle ist immer nur den Teiltarifgebieten TTG / Tarifzone zugeordnet. Somit führt dieser Filter zu einer leeren Anzeige, wenn nach Tarifgebieten TG gefiltert wird. Grund dafür ist, dass es keinen direkten Bezug zwischen Tarifgebieten und einer Halte- stelle gibt, sondern eine Haltestelle den Teiltarifgebieten / Tarifzone zugeordnet ist. In der Hierarchie bzw. der Genauigkeit der Flächen wird die Beziehung nur auf der genaueren Ebene gepflegt, nicht aber auf der übergeordneten Ebene. Es wird darüber hinaus empfohlen, die Fläche nicht über den

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23 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Namen zu suchen, sondern durch Eingabe der ersten beiden oder ersten drei Ziffern der Flächen- nummer. So kann gezielt nach lokalen Flächennummern gesucht werden, ohne dass ein Text einge- geben werden muss. Die Schreibweise bei der Bezeichnung der Flächen ist nicht immer eindeutig und führt häufig zu falschen Ergebnissen bzw. dazu, dass nicht alle relevanten Ergebnisse angezeigt wer- den.

Hierzu ein Beispiel: Sie möchten sich alle Flächen in „Paderborn“ anzeigen lassen. Hier ist es besser nach „77“ zu suchen als das Wort „Paderborn“ einzugeben, weil bei der „77“ alle relevanten Flächen angezeigt werden.

7.2.6 Tarif-Abfrage Diese Maske kombiniert die Felder der Filter aus den Masken „Ticketsortiment“, „Tickets“ und „Rela- tion“. Diese Maske bietet über alle Masken im Modul Tarif & Tickets hinweg die meisten Filtermög- lichkeiten. Sie ist darüber hinaus am schnellsten zu erreichen, weil diese Maske einen eigenen Menü- punkt in der höchsten Ebene des Menüs „Tarife & Tickets“ hat.

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 24

7.3 Modul: Einnahmenmeldungen

Im Kapitel „Einnahmenmeldungen“ geht es zuerst um die grundlegende Aufbereitung der Daten nach Anlage 7 und 7a des Einnahmenaufteilungsvertrags (EAV-Vertrag) für den WestfalenTarif. Dabei wer- den einige vom Anwender zu beachtende Punkte näher betrachtet. Danach wird auf den Import von Dateien eingegangen und abschließend werden wichtige Themen wie die Monatskorrekturmeldung, Erstattungen und Einnahmenbehalt gesondert erläutert.

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25 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.3.1 Grundlagen der Einnahmenmeldung

7.3.1.1 Datenvorbereitung / Einnahmenmeldedatensatz

Voraussetzung für den erfolgreichen Import von Einnahmen ist die richtige Aufbereitung der Daten nach einheitlicher vorgegebener Struktur. Im Folgenden wird auf die Rahmenstruktur einer Meldung und einzelne zu beachtende Thematiken eingegangen.

Rahmenstruktur der CSV-Datei

Hinweis: Die Datenbank erwartet eine Meldung im CSV-Format mit einer Größe von max. 99 MB. Zusätzlich sollte die maximale Zeilenanzahl auf 300.000 – 400.000 Zeilen begrenzt werden. Die Codierung der Datei muss „CSV, Trennzeichen getrennt“ sein. Bei einer anderen Codierung wie bspw. „UTF-8“, „UTF-8BOM“ oder „ANSI“ wird die Datei teilweise nicht fehlerfrei eingelesen. Es kam hier in der Praxis zu Problemen, da ältere Excel Versionen standardmäßig in einer anderen Co- dierung speichern. Entweder schlägt der Import fehl oder es kommt zu fehlerhaften Datenprüfun- gen, wenn bspw. das Feld „Linie“ eine Linienbezeichnung mit ü oder Sonderzeichen enthält.

Standardeinstellung für die Codierung in Excel 2016 ändern:

Codierung beim Speichern der Datei ändern

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 26

oder falls in der Auswahl nicht angezeigt, über das Auswahlfeld „Tools“

Die Prüfung von Dateien mit hoher Zeilenanzahl verursacht eine hohe Systemlast. Bitte bedenken Sie, dass auch mehrere große Dateien gleichzeitig von mehreren Nutzern hochgeladen werden kön- nen. Um die Wartezeiten ggf. zu verkürzen, bietet es sich an, mehrere kleinere Dateien hochzuladen anstatt einer großen Datei.

Der Dateiname ist beliebig zu vergeben; eine interne Systematik ist dem Verkehrsunternehmen je- doch zu empfehlen. Darüber hinaus verarbeitet die Datenbank keine Titelzeilen innerhalb der Datei. Diese können zur Unterstützung beim Erstellen der Daten Anwendung finden, müssen aber vor ei- nem Import entfernt werden.

Ein Datensatz muss aus mind. 25 Feldern in einer bestimmten Reihenfolge (siehe westfälischer Ein- nahmenmeldedatensatz; Tabelle 1) bestehen. Alle darüber hinaus gehenden Felder werden beim Im- port in die Datenbank abgeschnitten und können nur internen Zwecken der Unternehmen dienen.

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Sofern Felder bei Ihrer Meldung nicht mit Inhalt gefüllt werden, muss die Reihenfolge dennoch beste- hen bleiben und an dieser Stelle ein leeres Feld – also ; – gemeldet werden. Nur beim letzten Feld „Bemerkung“ MUSS ein Leerzeichen gemeldet werden, falls hier keine Einträge enthalten sind, da- mit der Datensatz akzeptiert wird. Wird für die Meldung vom Benutzer eine Excel-Datei in eine CSV- Datei umgewandelt und das Feld Bemerkungen nicht gefüllt, ist also zumindest ein Leerzeichen in diesem Feld zu hinterlegen. CSV erkennt das weitere Feld anhand des Leerzeichens. Beim Fehlen die- ses Leerzeichens erkennt CSV die weitere Spalte nicht und ein Datensatz mit nur 24 Feldern verletzt die vorgegebene Struktur, die die Datenbank erwartet.

Für jedes Feld sind bestimmte Längen und Feldtypen in der Datenbank hinterlegt.

Es können derzeit nur Einnahmen aus dem WestfalenTarif gemeldet werden. Einnahmen aus ande- ren Tarifen, z.B. NRW-Pauschalpreistickets, verarbeitet die Datenbank nicht. Die angeschlossenen Ta- rifgemeinschaften können prinzipiell jedoch eigene Tarifprodukte des regionalen Bereichs in der EDB anlegen, die dann auch meldbar sind.

Pflichtfelder Laut westfälischem Einnahmenmeldekonzept und dem im EAV-Vertrag definierten Meldedatensatz sind Pflichtfelder und optionale (lokal benötigte) Felder vorgesehen. Wenn in diesem Handbuch Pflichtfelder betrachtet werden, dann handelt es sich immer um Pflichtfelder aus Sicht der Daten- bank; d.h. das Minimum, welches die EDB beim Melden eines Einnahmendatensatzes erwartet. Dar- über hinaus können in den einzelnen Tarifräumen weitere meldepflichtige Felder für Verkaufende Unternehmen vorgesehen sein. Diese sind in den jeweiligen Verträgen bzw. Richtlinien zur EAV der Tarifräume geregelt. Die EDB nimmt jedoch nur eine Pflichtfeldprüfung gem. dem westfälischen Ein- nahmenmeldekonzept vor.

Pflichtfelder der EDB sind die in der Tabelle 1 angekreuzten Felder in der Spalte Pflichtfeld.

VU-Datensatz-ID (gemeint ist hier nicht die VU-ID Abrechnungseinheit) Die VU-Datensatz-ID muss immer (nicht nur je Meldedatei!) eindeutig sein je VU-ID. Sie darf aus max. 20 Stellen (Buchstaben und Zahlen) bestehen. Die Systematik obliegt jedem Verkehrsunternehmen selbst.

ACHTUNG: In manuell erstellten Meldungen mit Excel oder in überarbeiteten Meldungen mit Excel wird die VU-Datensatz-ID nicht korrekt angezeigt, wenn diese über 15 Stellen besitzt.

Dafür werden im Folgenden zwei Lösungsvarianten vorgestellt:

Lösung 1 Die Meldungen können mit OpenOffice bearbeitet werden. OpenOffice erkennt, dass die erste Spalte keine Zahl ist und wandelt diese in einen Text um (diese Lösung funktioniert nicht 1 zu 1 in MS Excel).

Lösung 2 Wenn Sie eine bestehende CSV-Datei mit Excel öffnen, dann machen Sie die folgenden Schritte bevor Sie die Datei öffnen:

1. Ändern Sie die Dateierweiterung der relevanten Datei von .csv zu .txt
2. Öffnen Sie eine neue Excel-Datei
3. Gehen Sie zur Datei
4. Klicken Sie auf Öffnen und dann wählen Sie die relevante Datei aus
5. Excel wird eine Dialogbox anzeigen:

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„EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif 28

a. Markieren Sie den Radiobutton "Getrennt" und klicken "Weiter" b. In Schritt 2 markieren Sie die Checkbox "Semikolon" und klicken "Weiter" c. In Schritt 3 markieren Sie den Radiobutton "Text" und klicken "Fertig stellen"

Art der Meldung Es können Monats- und Monatskorrekturmeldungen (M, MK) in die EDB gemeldet werden. Jahres- meldungen und Quartalsmeldungen (QM) werden in der EDB nicht mehr gemeldet.

Werden vorhandenen Datensätze korrigiert, z.B. auf Grund einer vorherigen Falschangabe, dann wird die gleiche VU-Datensatz-ID verwendet bzw. erwartet. Die VU-Datensatz-ID behält seine Eindeutig- keit durch das Ersetzen der bereits getätigten Monatsmeldung (M) durch den neuen Datensatz (MK). Details finden Sie unter: der Überschrift „Abbildung von Korrekturen, Erstattungen u.ä.“

VU-ID Abrechnungseinheit Es können mehrere VU-ID´s je Teilmeldung angegeben werden. Alle VU-ID müssen zu der Organisa- tion gehören, unter der sich der Benutzer eingeloggt hat.

Die VU-IDs werden von dem Geschäftsbereich Einnahmenaufteilung der WestfalenTarif GmbH (WTG) im Rahmen der Fortschreibung der Linienliste (Anlage 3 zum westfälischen Einnahmenaufteilungsver- trag) im Bedarfsfall vergeben (z. B. bei einem Betreiberwechsel bei bestehenden Linienbündeln, Än- derungen der Erlösverantwortung oder bei Aufnahme neuer Linienbündel o.ä.). Änderungen zur Li- nienliste sind der WT GmbH, Geschäftsbereich Erlösmanagement gemäß Anlage 3a (Änderungsmit- teilung) und Anlage 3b (leere Linienliste) anzuzeigen.

Anzahl und Einnahmen Ticketverkäufe können sowohl durch Einzeldatensätze als auch aggregiert gemeldet werden. Ein Ticket wird mit einem bestimmten Preis oder mehrere Tickets mit dem aufsummierten Preis in einem Datensatz gemeldet. Weiterhin können beide Felder negative Beträge beinhalten. Auf diesem Wege können z.B. Erstattungen gemeldet werden.

Monat, Jahr, Datum Hier gibt es verschiedenen Möglichkeiten der Füllung. Einerseits können alle Felder ausgefüllt wer- den, sofern die Angaben inhaltlich stimmig sind. Andererseits ist es ausreichend, dass der Monat und das Jahr angegeben wird oder alternativ ausschließlich das Datum.

In beiden Fällen füllt die EDB beim Import die leeren Felder automatisch, wobei das automatisch an- gelegte Datum dann immer der 1. des Monats ist. Bei Auswertungen ist dies zu berücksichtigen.

In der Start-EDB waren diese Felder noch mit Meldemonat, Meldejahr und Meldedatum benannt. Entsprechend der Beschlusslage sind diese Felder in der EDB umbenannt worden. Die Meldesystema- tik des Verkehrsunternehmens ist mit der Aussage des Testats in Übereinstimmung zu bringen.

Tarif, Tarifversion, Tarifstand Die Felder werden in Kombination von der Datenbank validiert. D.h. sollte der gemeldete Tarif nicht zur Tarifversion oder zum Tarifstand passen, dann meldet die Datenbank einen Fehler. Weitere Prü- fungen können dann nicht vorgenommen werden, da weitere Prüfungen nach den hier gemachten Angaben erfolgen. Die Kennzeichnung des Tarifs lautet immer „77“ und bildet den WestfalenTarif ab. Die Tarifversion wird vom Benutzer bzw. seinem Vertriebshintergrundsystem mit der zum Ver- kaufszeitpunkt gültigen PKM-Version gefüllt. Der Tarifstand gibt die Gültigkeit des angegebenen PKMs wieder (Beim PKM 2 ist dies z.B. der 01.08.2017. Für das PKM 3 gilt der 01.01.2018 usw.). Die

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Tarifversionen mit dem passenden Tarifstand können in der EDB eingesehen werden unter Menü: Tarife & Tickets / Tarifversionen.

In einer Meldedatei können Datensätze aus verschiedenen Tariffenstern gemeldet werden sowie mit verschiedenen PKM-Versionen und zugehörigen Tarifständen.

Relationsnummer Eine Angabe der Relationsnummer ist in der EDB ab 2021 für manche Tariffenster Pflicht. Wird dieses Feld gefüllt, wird die angegebene Relationsnummer auf Richtigkeit bzw. Vorhandensein im gemelde- ten PKM (Tarif, Tarifversion, Tarifstand) geprüft.

Prüfsummendatensatz Abschließend in der letzten Zeile der Datei, die gemeldet werden soll, ist der Prüfsummensatz abzu- bilden. Hier validiert die Datenbank, ob angegebene Summen der Anzahl und der Einnahmen mit den Gesamtsummen der Ticketangaben konsistent sind. Die Prüfsummenzeile wird in den ersten drei Spalten der Zeile erwartet. Alle darüber hinaus ausgefüllten Felder werden beim Import abgeschnit- ten. Wird die Prüfsummenzeile nicht angegeben oder nicht richtig angegeben, meldet die Datenbank einen Fehler.

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30 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.3.1.2 Einnahmenmeldedatensatz

Die näher erläuterten Felder und weiter Informationen für das Format der Datensätze finden sich in folgender Tabelle übersichtlich zusammengefasst.

• Kennzeichnung Pflichtfeld „x*“: Meldung entweder mit „Monat“ & „Jahr“ (dann Befüllung „Datum“ durch das System) oder mit „Datum“ (dann Füllung „Monat“ & „Jahr“ durch das System)
• Kennzeichnung „xx*“: Diese Daten werden in der Werteliste in Kombination mit der gemeldeten Tarifversion validiert. Beispielsweise prüft das System, ob eine Preisstufe in Kombination mit der gemeldeten Tarifversion in der Datenbank existiert. Andere Tabellen werden in den Wertelisten unabhängig von der Tarifversion validiert.

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Tabelle 1: Format der Einnahmenmeldung

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32 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.3.1.3 Verarbeitung von Zusatztabellen

Tarifliche Informationen werden in erster Linie zentral über das PKM der WTB verteilt. Produkte, die zwischen dem Ausliefern von zwei PKM-Versionen vertrieben werden sollen und demnach auch in die EDB meldbar sein müssen, werden in der EDB durch den GB Datenmanagement der WT GmbH zentral eingepflegt

Die Produkte sind in den Vertriebshintergrundsystemen einzupflegen bzw. die Datensystematik ist auf die Einnahmenmeldung der Produkte anzuwenden. Somit sind bei korrekter Zuordnung zur Tarif, Tarifversion und Tarifstand auch diese Produkte in die EDB meldbar.

Die PKM-Tarifdaten der zum Verkaufszeitpunkt gültigen PKM-Version sind für die Einnahmenmel- dung zu verwenden. Die Verkehrsunternehmen sind dafür verantwortlich, dass die Einnahmenmel- dungen nur Daten enthalten, die im jeweils gültigen PKM bzw. der jeweils gültigen Zusatztabelle ent- halten sind und damit dem genehmigten Tarif entsprechen. Wenn die Einnahmenmeldungen fehler- hafte Tarifdaten liefern, welche nicht im PKM enthalten sind und auch nicht im PKM vorgesehen sind, müssen diese Daten in der Einnahmenmeldung und im System des Verkehrsunternehmens kor- rigiert werden.

Wenn es sich um Tarifdaten handelt, die in der zum Verkaufszeitpunkt gültigen PKM-Version fehlen, jedoch tariflich korrekt sind und vom Verkehrsunternehmen bereits in die aktuellen PKM-Version ih- rer Vertriebssysteme hinzugefügt wurden, so können diese in die EDB gespeichert werden. So wird die Meldung dieser nicht im PKM enthaltenen Daten ermöglicht.

7.3.2 Einnahmen melden Im Menü Einnahmenmeldung / Monatsmeldungen / Einnahmen melden können die VU Importda- teien mit Einnahmendatensätzen hochladen.

Dazu klicken Sie bei dem Punkt „Datei auswählen“ auf das Lupensymbol „Durchsuchen“. Es öffnet sich ich ein neues Fenster in Ihrem Browser. Wählen Sie jetzt bitte auf Ihrem Computer das lokale Verzeichnis aus, in dem Sie die Datei abgelegt haben, welche Sie hochladen möchten.

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33 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Klicken Sie anschließend auf Öffnen. In der EDB startet jetzt der Importvorgang und Sie sehen eine Fortschrittsanzeige mit einem farbigen Balken und einer Prozentanzeige. Zusätzlich wird ein Feld ein- geblendet, in der Sie sehen, welchen Arbeitsschritt die EDB gerade ausführt. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, können Sie mit der Schaltfläche „zurück“ diese Maske verlassen. Die Validierung wird als Hintergrund-Job in der EDB weitergeführt. Wenn der Validierungsvorgang (= Anwendung der Prüfregeln) abgeschlossen ist, finden Sie das Ergebnis in der Teilmeldungsübersicht.

Hinweis: Sie können Einnahmenmeldungen in die EDB hochladen, auch wenn die Validierung vo- rangegangener Importe noch nicht abgeschlossen wurde (blaue Ampel). Im Hintergrund prüft die EDB parallel mehrere Meldungen; die Anwendung muss dazu auch nicht aufgerufen werden.

Ein Abbruch des Imports ist nur über das Fenster des Imports möglich. Dieses Fenster kann verlassen und ggfs. weitere Importe gestartet werden, sobald der Balken erscheint. Zu diesem Zeitpunkt ist die Datei in die Datenbank geladen (zwischengespeichert) und das System beginnt im Hintergrund zu va- lidieren. Das System prüft die Datei weiter, wenn der Benutzer sich zwischenzeitlich abmeldet oder den Computer herunterfährt.

Prozessschaubild „Import“:

Achtung: Es findet keine aktive (separate) Benachrichtigung über einen abgeschlossenen Import statt. Es empfiehlt sich, die Statusseite zum Import oder auch die Teilmeldungsübersicht zwischen- durch zu aktualisieren, damit die Übersicht den aktuellen Importstatus wiedergibt. Bei einer Viel- zahl an gleichzeitig eingehenden Einnahmenmeldungen kann es durchaus zu einer gewissen War- tezeit kommen, bis eine Datei vollständig validiert wurde.

7.3.3 Prüfvorgänge Im Menü Einnahmenmeldung / Prüfvorgänge können von jedem Nutzer die Prüfvorgänge eingese- hen werden, die bei einem Import einer Einnahmendatei oder bei einer manuellen Einnahmenmel- dung (Eingabe eines einzelnen Datensatzes in der EDB) stattfinden.

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34 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Zu unterscheiden sind systemseitige Prüfregeln, welche immer stattfinden sowie konfigurierbare Prüfregeln, welche an- oder ausgeschaltet werden können. Jede Tarifgemeinschaft kann individuell für Ihr Tariffenster entscheiden, ob eine Regel aktiv ist oder nicht. Es kann somit zu Unterschieden bei der Prüfung der Einnahmendatensätze (auch innerhalb einer Datei) kommen. Welcher Katalog von Prüfregeln für den einzelnen Datensatz angewendet wird, entscheidet die EDB an der ersten Stelle des in der Spalte 14 gemeldeten EAV- Codes. Dieses Feld muss immer gefüllt sein.

Die Prüfregeln werden immer für einen bestimmten Zeitraum und für ein bestimmtes Tariffenster in der EDB gepflegt. Die aktuellen Prüfregeln pro Tariffenster können Sie in der EDB im Menü einsehen unter: Einnahmenmeldungen / Prüfvorgänge

Das Stiftsymbol öffnet den Prüfregelkatolog eines Tariffensters, den Sie dann einsehen können.

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35 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.3.4 Checkliste für die erfolgreiche Einnahmenmeldung

Für einen schnellen Überblick des Benutzers über die möglichen „Stolperfallen“ beim Aufbereiten und erfolgreichen Melden einer Meldedatei empfiehlt es sich, folgende Checkliste zu nutzen.

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36 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.3.5 Teilmeldungen: Teilmeldungsübersicht

Sobald Einnahmenteilmeldungen vorliegen, zeigt die Teilmeldungsübersicht eine Liste aller Importe mit zugehörigen Importdaten, Protokollen und weiteren Statusinformationen sortiert nach Aktualität an.

Zuerst wird in diesem Abschnitt auf die einzelnen Spalten der Teilmeldungsübersicht eingegangen und dann werden die verschiedenen Icons sowie ihre Bedeutung erklärt. Abschließend werden die Funktionen der Detailansicht erläutert.

Benutzer mit der Organisationsrolle VERKAUFENDES UNTERNEHMEN sehen in der Teilmeldungsübersicht und der Detailansicht alle Daten Ihres Unternehmens, unabhängig von der Freigabe der Importda- teien.

Benutzer mit der Organisationsrolle MELDESTELLE sehen in der Teilmeldungsübersicht und der De- tailansicht alle an sie gemeldeten Daten der zugeordneten Unternehmen, d.h. nur freigegebene Da- ten.

Benutzer mit der Organisationsrolle TARIFGEMEINSCHAFT sehen in der Teilmeldungsübersicht und der Detailansicht nur Daten Ihres Tariffensters, welche auch freigegeben wurden. Der Logik folgend sind bestimmte Funktionen, wie u.a. der Zugriff auf die Ursprungsdatei oder die Protokolle nicht möglich.

7.3.5.1 Filter in der Teilmeldungsübersicht

Der Benutzer hat die Möglichkeit, verschiedene Filter zu setzten, um sich die gewünschte Teilmel- dung oder Teilmeldungen in der Übersicht anzeigen zu lassen. Die Filter können allein/separat ge- nutzt werden oder in Kombination.

VUMO Organisation Hat der Benutzer die Organisationsrolle VUMO, ist dieses Feld vorbelegt mit der Organisation des an- gemeldeten Benutzers.

Bei der Organisationsrolle Meldestelle ist über dieses Feld eine Auswahl über alle an die Meldestelle meldende VUMO Organisationen möglich.

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37 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Bei der Organisationsrolle Tarifgemeinschaften ist eine Auswahl nach allen VUMO Organisationen möglich, die Tickets zum Tariffenster der eingeloggten Tarifgemeinschaft gemeldet haben; unabhän- gig von der Meldestelle.

Importdatum – von/Importdatum – bis In diese Filter können durch eine Datumsauswahl über die Kalenderfunktion Zeiträume festgelegt werden, über die der Benutzer sich Importe anzeigen lassen möchte. Beide Felder können unabhän- gig voneinander befüllt oder leer gelassen werden.

Importstatus Über dieses Feld können alle importierten Dateien nach dem ausgewählten Importstatus angezeigt werden.

Freigegeben Über diesen Filter kann der Benutzer die Importe nach freigegebenen und nicht-freigegeben Dateien- anzeigen lassen.

Dateiname Das Feld dient dazu, um über den Dateinamen nach einzelnen Dateien zu suchen. Es können auch nur Teile aus dem Namen der gesuchten Datei eingegeben werden.

Freigabedatum – von/Freigabedatum – bis Hier kann der Benutzer Zeiträume der Freigabe festlegen, über die sich der Benutzer Importe anzei- gen lassen möchte.

Manuell Hier wird angezeigt, ob die Meldung manuell über die Detailansicht angelegt wurde oder ob die Mel- dung durch einen Import in die EDB hochgeladen wurde.

7.3.5.2 Oberfläche der Teilmeldungsübersicht

Icons der Teilmeldungsübersicht

Beim Mausklick auf die Lupe gelangt der Benutzer in die Detailansicht. Diese erscheint nur, wenn der Import erfolgreiche war und keine fehlerhaften Datensätze in der hochgeladenen Datei enthalten sind.

Über das Disketten-Icon lassen sich die Protokolle der fehlerhaften und korrekten Datensätze herunterladen. Sollte der Importstatus „gelb“ sein, so können die Warnungen/Hinweise zur Teilmeldungen unter den erfolgreichen Teilmeldungen einsehen.

Der Benutzer kann über dieses Download-Icon die von ihm oder einem anderen Benutzer aus seinem Verkehrsunternehmen hochgeladene Originaldatei herunterladen.

Das Drücken des Freigabe-Icons ist gleichzusetzen mit einer Meldung an die Meldestelle. Die Option wird erst angezeigt, wenn die Datei erfolgreich importiert wurde und bisher noch nicht freigegeben ist.

Über das X-Icon lassen sich einzelne Dateien löschen. Dateien können nur solange gelöscht werden, bis diese freigegeben wurden. Danach ist ein Löschen nicht mehr möglich. Einzelne Datensätze aus den Dateien können nicht gelöscht werden.

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Importstart und -ende Der Importstart und das Importende zeigen das Datum und somit auch die Dauer des Imports an.

Dateiname Der Dateiname der Meldedatei kann vom der VUMO Organisation selbst bestimmt werden und wird von der EDB nicht validiert. Ein Dateiname sollte so gewählt sein, dass Dateien vom Benutzer schnell wiedergefunden werden können. Es empfiehlt sich also, nach einer gewissen internen Systematik vorzugehen (z.B. Datum, VU-ID, Meldemonat etc.).

Importiert von „Importiert von“ zeigt den hinterlegten Benutzernamen des Benutzers an, der die Datei importiert hat.

Importstatus Es kann zu vier verschiedenen Importsituationen kommen. Diese werden in drei Farbkategorien farb- lich unterschieden.

Rot – Der Import ist a) gescheitert oder b) vom Benutzer abgebrochen worden.

Grün – Der Import war erfolgreich.

Blau – Der Importprozess läuft noch.

Gelb – Der Import war erfolgreich, es werden jedoch informatorisch Warnungen angezeigt

Tipp: Wenn der Benutzer mit dem Cursor über den farbigen Punkt fährt (Mouseover), erscheint der entsprechende Text des Importstatus.

Über die Icons (s.u.) am Anfang der Zeile gelangen Sie zu den Protokollen der erfolgreichen Teilmel- dungen (ggf. mit Angabe von Warnungen/Hinweisen) bzw. zu den fehlerhaften Teilmeldungen.

Freigabestatus und Freigabedatum Ist der Import erfolgreich gewesen, dann ist eine Freigabe des Imports vom Benutzer notwendig, um diese für die Meldestellen und die Tarifgemeinschaften sichtbar zu machen und somit als ein- nahmenaufteilungsrelevant zu melden. Ohne Freigabe ist die Teilmeldung nur für das Verkaufende Unternehmen intern sichtbar!

Ist die Datei freigegeben, dann erscheint ein Kreuz in der Spalte und das Freigabedatum wird gefüllt. Solange keine Freigabe erfolgt ist, kann die Datei gelöscht werden. Eine Freigabe kann nicht rückgän- gig gemacht werden. Freigegebene Daten können nur durch Korrekturmeldungen korrigiert werden.

Anzahl korrekter und fehlerhafter Datensätze Die Spalten geben einen schnellen Überblick über das Validierergebnis der Datensätze in der Datei. Der Anwender erhält Kenntnis darüber, welche/wie viele die Datenstruktur erfüllen und wie viele nachbearbeitet werden müssen, weil diese Fehler enthalten.

Merke: Eine Datei ist erst in der Datenbank abgelegt, wenn sie insgesamt erfolgreich (ohne jegli- che Fehlermeldungen) importiert wurde. D.h. Sie können die gleichen Datensätze erneut hoch la- den, bis die Datei grün angezeigt wird. Eine Meldedatei ist für Meldestellen und TARIFGEMEINSCHAF-

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39 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

TEN erst sichtbar, wenn sie vom VERKAUFENDEN VERKEHRSUNTERNEHMEN freigegeben wurde. Eine ein- mal gemeldete VU-Datensatz-ID darf nicht erneut gemeldet werden, es sei denn, es handelt sich um einen Korrekturdatensatz.

7.3.5.3 Detailansicht der Einnahmen

Die Detailansicht ist über das Icon „Lupe“ ansteuerbar. Sie gibt einen schnellen Überblick über einzelne gemeldete Ticketinformationen in einer Datei und bildet den hinterlegten Einzelpreis in der WTB im Vergleich zu den gemeldeten Einnahmen ab. Damit kann es sich der Benutzer u.U. erparen, einen Report zu erzeugen oder die Ursprungsdatei herunterzuladen.

Die Detailansicht kann vollständig oder nach gesetzten Filterkreterien exportiert werden.

Jederzeit kann der Benutzer über den Button Zurück zu Teilmeldungen zur Teilmeldungsübersicht na- vigieren.

Die Anwendung selektiert nur die relevanten Daten für den eingeloggten Benutzer gemäß der Rolle seiner Organisation.

7.3.5.3.1 Spaltenbeschreibung der Detailansicht

VU-Datensatz-ID Die in der gemeldeten Datei vergebene VU-Datensatz-ID findet sich an dieser Stelle wieder.

EDB-ID Bei jedem Import wird systemseitig für jeden Datensatz eine eindeutige EDB-ID generiert. Über diese ID referenziert die EDB die VU-Datensatz-ID. Zwecks Nachvollziehbarkeit der Datensatzhistorie (Revisionssicherheit) wird die EDB-ID informatorisch angezeigt, hat aber für die Meldepraxis keine Bedeutung.

EAV-Code Der gemeldete EAV-Code für das entsprechende Ticket (oder aggregierte Tickets) wird in dieser Spalte abgebildet.

Freigegeben und Freigabedatum In diesen Spalten ist ersichtlich, ob die Datensätze der Datei bereits freigegeben wurden oder nicht. Das System füllt die Spalte Freigegeben mit einem Kreuz, wenn eine Freigabe auf der Teilmeldungsübersicht erfolgt. Weiter wird in der Spalte Freigabedatum das Datum der Freigabe hinterlegt. Diese Spalten werden nur bei einer Freigabe der Datei in der Teilmeldungsübersicht gefüllt.

Gültig Diese Spalte wird erst gefüllt, wenn der Datensatz freigegeben wurde. Die Spalte „Gültig“ zeigt an, das der Datensatz aktuell gültig ist, wenn er mit einem Kreuz gefüllt ist. Sollte der Datensatz durch einen anderen Datensatz ersetzt worden sein, z.B. durch eine Korrekturmeldung (siehe Abschnitt 7.3.7.1) dann ist das Feld leer.

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40 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Ticketart Bei der Ticketart wird die Produktnummer und die Art des gemeldeten Tickets angezeigt

(Bsp. 10002 – EinzelTicket).

Preisstufe Hier wird dem Benutzer die gemeldete Preisstufe mit der Preistufennummer und der Bezeichnung angezeigt.

Anzahl/Einzelpreis und Einnahmen In der Spalte „Anzahl“ ist die Anzahl der vom Benutzer gemeldeten Tickets angezeigt und in der Spalte Einzelpreis der informatorische Einzelpreis, der in der WTB für dieses Ticket hinterlegt ist. Unter „Einnahmen“ findet der Benutzer die gemeldeten Einnahmen für dieses Ticket/die Tickets, falls er aggregiert gemeldet hat.

Die Formel: „Einzelpreis“ x „Anzahl“ = „Einnahmen“ auf diese Anzeige bezogen ist daher nicht zwingend korrekt. Relevant sind die gemeldeten Einnahmen.

Relationsnummer Sofern der Benutzer seine Datei mit Relationsnummern übermittelt, ist die Spalte mit der zum Ticket gehörenden Relationsnummer gefüllt.

Korrigiert durch Die Spalte „Korrigiert durch“ wird immer dann gefüllt, wenn eine Korrekturmeldung mit der gleichen VU-Datensatz-ID gemeldet wurde (siehe Abschnitt 7.3.7.1).

Vom System wird die EDB-ID des Datensatzes hinterlegt, der diesen Datensatz ersetzt. Der ursprüngliche Datensatz wird damit ungültig und überschrieben.

7.3.5.3.2 Filter der Detailansicht Dem Benutzer stehen verschiedene Filter zur Verfügung, mit denen er nach bestimmten gemeldeten Tickets gemäß seiner Organisationsrolle suchen kann. Zu beachten ist dabei, dass die Übersicht immer die Datensätze einer einzelnen Teilmeldung anzeigt; auch die Suchkriterien suchen nur in der Teilmeldung, die der Benutzer beim Öffnen der Seite gewählt hat.

Gefiltert werden kann nach Datum, nach Ticketart, Preisstufe und Gültigkeit.

Über den Button Filter zurücksetzen kann der Benutzer seine Auswahl rückgängig machen.

Solange die Freigabe nicht erfolgt ist, hat keine Meldung an die zuständige Meldestelle stattgefunden. Zusätzlich ist der betreffende Monat anschließend ggf. als „abgeschlossen“ zu kennzeichnen.

Eine Teilmeldung kann solange gelöscht werden, bis eine Freigabe der Datei erfolgt ist.

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7.3.6 Einnahmendetails - für schnelle Auswertungen

Die Einnahmendetails erreichen Sie über das Hauptmenü unter Einnahmenmeldungen / Monatsmel- dungen / Einnahmendetails. Hier können Sie direkt nach einzelnen oder einer kleineren Gruppe von Einnahmendatensätzen suchen Um eine Angabe von Teilmeldungen zu erhalten, sind zuvor Filteran- gaben einzugeben. Die Eingabe der Filter „Datum von“ und „Datum bis“ ist Pflicht.

Für größere Datenmengen bzw. Auswertungen ist das Reporting-Modul vorgesehen. Die Ausgabe auf der Seite „Einnahmendetails Übersicht“ ist zur Sicherung der Performance auf eine gewisse Daten- menge eingeschränkt (Datensätze aus max. 6 Meldungen + max. Zeitraum 6 Monate).

Es steht ein Filter zur Verfügung, in dem sich nach vielen Merkmalen filtern lässt wie bspw. nach

• Datum von – bis (Pflichtangabe)
• VU-ID Abrechnungseinheit
• Importdatum von sowie bis
• Tariffenster
• Ticketart
• Preisstufe

7.3.7 Abbildung von Korrekturen, Erstattungen u.ä.

7.3.7.1 Monatskorrekturmeldungen

Wenn Datensätze fehlerhafte Informationen enthalten, aber bereits gemeldet und somit freigegeben sind, dann kann ein VERKAUFENDES UNTERNEHMEN eine sogenannte Monatskorrekturmeldung ab- geben, d.h. die ursprüngliche Meldung wird durch diese Meldung korrigiert. Dazu muss der Benutzer in einem Datensatz die gleiche VU-ID verwenden, die der ursprünglich falsche Datensatz besitzt. Wei- terhin ist vom Benutzer im Feld Art der Meldung ein MK anstatt eines M zu melden. So kann die Da- tenbank eine Monatskorrekturmeldung erkennen und auf den ursprünglichen Datensatz referenzie- ren. Anschließend muss die Datei mit der Monatskorrektur freigegeben werden.

Achtung: Der ursprüngliche Datensatz wird erst ungültig, wenn die Monatskorrekturmeldung frei- gegeben wurde. Bis zur Freigabe kann die Monatskorrekturmeldung in der EDB gelöscht werden; deshalb gilt der ursprüngliche Datensatz trotz Korrektureintrag zu diesem Zeitpunkt noch als gül- tig.

Merke: „Korrigiert“ bedeutet nicht unbedingt „ungültig“!

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Beachtet werden sollte auch, wie eine Korrektur genau eingegeben wird. Gehen wir davon aus, dass Sie in einer Zeile nur das Feld Einnahme ändern wollen. Sie haben mit der ursprünglichen Mel- dung „M“ eine Einnahme von 100 € gemeldet, richtig ist aber 50 €.

Die Frage ist jetzt, welche Zahl ist in das Feld „Einnahme“ einzutragen.

Möglichkeit 1:

Man könnte eine „-50“ eintragen, weil man davon ausgeht, dass die Datenbank die 100 gespeichert hat und durch Eingabe der -50 verrechnet die EDB die beiden Eingaben (100-50 = 50).

Möglichkeit 2:

Man könnte eine „50“ eintragen, weil man davon ausgeht, dass die Datenbank den ursprünglichen Wert von 100 überschreibt (vorher 100, nachher 50).

Die EDB verhält sich so, wie in Möglichkeit 2 beschrieben und überschreibt die bisherigen Eingaben komplett. Daher muss darauf geachtet werden, dass keine Differenzen in der Korrekturmeldung MK gemeldet werden, sondern der tatsächliche neue Wert dieses Feldes.

Meldet man nach Möglichkeit 1, dann wird es voraussichtlich beim Testat zu großen Abweichungen kommen, die dann vermutlich in der EDB wieder korrigiert werden müssen. Dies wäre ein vermeid- barer Arbeitsaufwand.

Generell kann man alternativ den ursprünglichen Datensatz mithilfe einer MK Meldung auf 0 setzen, also stornieren. Den richtigen Wert kann man dann unter einer neuen VU-Datensatz ID melden. Dies ist möglich, aber etwas mehr Aufwand, als wenn man die Zeile direkt ändert.

Es ist in der Praxis vorgekommen, das ein MK Datensatz in einer Meldung mit der identische VU-Da- tensatz-ID 2x in einer Datei enthalten war und das in beiden Zeilen bei „Art der Meldung“ mit dem Wert MK gefüllt war. Was passiert in diesem Fall?

Die EDB akzeptiert nur den ersten Eintrag in der Datei und überschreibt den Eintrag, der bisher in der EDB unter dieser VU-Datensatz-ID gespeichert war. Der zweite Eintrag in dieser Datei wird von der EDB einfach ignoriert.

Hierzu ein Beispiel:

Erstmalige Meldung wird importiert:

VU-Datensatz-ID = 1, Art der Meldung = M, im Feld Einnahme steht der Wert 100

Korrekturdatei wird importiert:

Zeile 1: VU-Datensatz-ID = 1, Art der Meldung = MK, im Feld Einnahme steht der Wert 99

Zeile 2: VU-Datensatz-ID = 1, Art der Meldung = MK, im Feld Einnahme steht der Wert 97

In der EDB wird im Feld Einnahme der Wert 99 gespeichert.

7.3.7.2 Umgang mit Erstattungen

Um Erstattungen über die EDB abzubilden, gibt es in Übereinstimmung mit dem Einnahmenmelde- konzept mehrere Möglichkeiten. Eine Erstattung kann über eine neue Ticketmeldung mit negativer

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Anzahl und negativen Einnahmen gemeldet werden. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn die Er- stattung direkt einer Ticketart zugeordnet werden kann. Dies sollte im eigenen Interesse des Unter- nehmens erfolgen, damit die Aussagekraft der statistischen Auswertungen beim Tarifcontrolling er- halten bleibt.

Kann eine Erstattung keiner Ticketart direkt zugeordnet werden, dann gibt es die Möglichkeit einer pauschalen Erstattung. Eine pauschale Erstattung kann eine negative Anzahl und negative Einnah- men haben, aber auch eine positive Anzahl mit positiven Einnahmen enthalten. Die entsprechende Produktnummer und weitere Daten kann der Benutzer über die Zusatztabellen, bei seiner zuständi- gen Meldestelle oder aus den Tarifdaten der EDB in Erfahrung bringen (siehe Anlage 7 des EAV-Ver- trages).

Besonderheiten bei der Erstattung von Monats-ABOs und Jahresvorauszahlungen Die Besonderheit bei Jahresvorauszahlungen und Erstattung von Monatstickets im ABO ergibt sich daraus, dass diese dem Kunden bei einer Bindung von einem Jahr vergünstigt angeboten werden. Kündigt der Kunde vor Ablauf des vollen Jahres, verliert er das Recht auf diese Vergünstigung und es wird nachträglich der volle Betrag für jedes bisher genutzte Monatsticket fällig.

In beiden Fällen werden diese Tickets über eine neue Ticketmeldung mit negativer Anzahl und nega- tiven Einnahmen quasi herausgebucht aus der EDB. Dafür werden anschließend die tatsächlich in Rechnung gestellten Monatstickets/Referenztickets zum Normalpreis gemeldet. Beides geschieht in dem Monat, in dem die Kündigung erfolgt.

Ist diese Erstattungsart nicht möglich, muss die Meldung der Differenz über pauschale Erstattungen erfolgen. Dies kann positiv oder negativ erfolgen.

7.3.7.3 Umgang mit Zahlungsausfall

In der EDB sind immer die rechnerischen Einnahmen zu melden. Es kann zu Differenzen zwischen rechnerischen und kassentechnischen Einnahmen kommen. D.h., dass VERKAUFENDE UNTERNEHMEN trägt das Risiko und muss die volle Einnahme melden.

7.3.8 Monatsabschlüsse

Damit die Meldestellen und die Tarifgemeinschaften einen schnellen Überblick haben, welche Ver- kehrsunternehmen/VU-ID Abrechnungseinheiten ihre Monatsmeldungen vollständig in die EDB ab- gegeben haben, steht die Funktion der „Monatsabschlüsse“ zur Verfügung.

Dadurch ist es möglich, dass ein Verkehrsunternehmen einen Monat als „abgeschlossen gemeldet“ kennzeichnen kann. Die Erfassung der Monatsabschlüsse in der EDB erleichtert den Meldestellen die Verfolgung der Vollständigkeit der Einnahmenmeldungen. In Folge können dann Prozesse der Ein- nahmenaufteilung und des Tarifcontrollings über den betreffenden Zeitraum durchgeführt werden.

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Durch die Funktion soll die Unklarheit der Meldestellen und Tarifgemeinschaften vermieden werden, ob ein Unternehmen ggf. gar keine Verkäufe in einem Monat erzielt hat (und den Monat im Sinne einer „aktiven Nullmeldung“ als abgeschlossen kennzeichnet) oder beispielsweise ob der Monat aus Sicht des Verkehrsunternehmens noch mit Einnahmenmeldungen ergänzt werden wird. Die Über- sicht der Monatsabschlüsse dient als Gesamtbild darüber, welche VERKAUFENDEN UNTERNEHMEN ihre Einnahmen abschließend gemeldet haben oder keine Einnahmen melden werden.

Die Kennzeichnung eines Monats durch ein Verkehrsunternehmen als „abgeschlossen“ ist – auch im Sinne der Melderichtlinie – zwingend notwendig, damit die Einnahmenmeldungen weiterverarbeitet werden. Auch wenn ein Monat so gekennzeichnet wurde, sind weiterhin Nachmeldungen und Kor- rekturmeldungen für diesen Monat möglich. Es sind jedoch keine systemseitig programmierten Ab- hängigkeiten mit einem „Monatsabschluss“ in der EDB vorhanden.

Sollte ein Monat durch das Verkehrsunternehmen als „abgeschlossen“ gemeldet gekennzeichnet sein und es kommt im Nachgang zu Korrekturmeldungen und/oder Nachmeldungen, so ist im Optimalfall die Meldestelle separat darüber zu informieren.

Ein als „abgeschlossen“ gekennzeichneter Monat kann durch das Verkehrsunternehmen, eine Melde- stelle oder eine Tarifgemeinschaft nicht wieder auf „nicht abgeschlossen“ zurückgesetzt werden. Dies ist nur dem Administrator möglich (über die Support-E-Mail-Adresse zu erreichen).

Achtung: Wenn ein Monat nicht als „abgeschlossen“ gekennzeichnet wurde, dann zählt die Mel- dung u.U. im Sinne der Meldefrist als nicht als abgegeben

Merke: Nach Kennzeichnung eines „abgeschlossenen“ Monats sind weiterhin Korrekturen und Nachmeldungen möglich.

7.3.8.1 Übersicht der Monatsabschlüsse

Um die Monatsabschlüsse nachzuhalten und zu verfolgen, gelangt der Anwender über den Menü- punkt „Monatsabschlüsse“ zur Übersichtsseite. Diese zeigt die angelegten Monatsabschlüsse auf Ba- sis der VU-ID des eingeloggten VERKAUFENDEN UNTERNEHMENs bzw. bei Log-in als Meldestelle aller VU- IDs an.

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Die Übersicht kann nach VU-ID Abrechnungseinheit, VUMO Organisation, Monat und Jahr gefiltert werden. Benutzer einer Tarifgemeinschaft oder einer Meldestelle können den Meldestatus von meh- reren VUMO Organisationen sehen. Benutzer eines VERKAUFENDEN UNTERNEHMENS können nur Daten ihres eigenen Unternehmens sehen.

Die Übersicht enthält zusätzlich die sortierbaren Informationen, welcher Benutzer welchen Monat wann als „abgeschlossen“ gesetzt hat.

Export der Übersicht Der Benutzer kann die Übersicht als Excel-Datei exportieren. Die exportierte Datei enthält alle einge- gebenen Filterkriterien (gezeigt im Dateikopf) und alle Spalten, die auf der Übersicht angezeigt sind. Dazu ist die Schaltfläche „Übersicht exportieren“ zu verwenden.

7.3.8.2 Meldemonat anlegen & abschließen

Wenn aus Sicht des Verkehrsunternehmens keine weiteren Einnahmenmeldungen für einen Monat importiert werden, muss dieser Monat als „abgeschlossen“ markiert werden.

Das Abschließen eines Monats geschieht über die Übersichtsseite aller Monatsabschlüsse (s. o.). Um einen Monat abzuschließen, muss er zunächst vom Benutzer angelegt werden. Dazu klickt man auf den Button „Meldemonat anlegen“. Das System öffnet die Anlagemaske eines Monats. Der Be- nutzer selektiert den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr. Anschließend aktiviert man die Checkbox „Meldemonat abschließen“ und speichert die Oberfläche. Beim Speichern validiert das Sys- tem, dass der angelegte Monat für diese VU-ID eindeutig ist und nicht in der Zukunft liegt.

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Das System legt keinen Monat automatisch an, das geschieht nur durch den Anwender. Der An- wender kann einen Monat im gleichen Schritt der Anlage abschließen, oder in einem weiteren sepa- raten Schritt nach der Anlage. Dies gibt dem Benutzer die Flexibilität, je nach Wunsch die Monate vor dem Import anzulegen und sie erst nach dem vollständigen Import der Einnahmen abzuschließen. Die Übersicht der Monatsabschlüsse zeigt an, ob ein Monat als abgeschlossen markiert wurde oder nicht.

Dieses Feld zeigt die VU-ID des eingeloggten Benutzers. Die Felder „Abschlussdatum“ und „Abge- schlossen von“ sind ebenfalls nicht editierbar; diese werden durch das System automatisch gesetzt, wenn der Monat abgeschlossen und gespeichert ist.

Das Abschließen eines Monats ist nur informatorisch und hat keine Auswirkung auf andere Funkti- onalitäten im System. Der Benutzer darf jederzeit Einnahmenmeldungen importieren, korrigieren und freigeben. Der Monatsabschluss beeinflusst auch nicht die existierenden Reports (aggregierter und detaillierter Report).

Achtung: Sind einer Organisation mehrere VU-IDs zugeordnet, so sind für jede VU-ID Monate als abgeschlossen zu melden/zu kennzeichnen.

Features des Benutzers „Stammdatenverwaltung (SV)“ Ein Anwender mit der Rolle „Stammdatenverwaltung“ kann als einziger Anwender Meldemonate für alle Verkehrsunternehmen (alle VU-ID Abrechnungseinheiten) anlegen, abschließen und löschen. Meldemonate für Meldestellenlassen sich systemseitig nicht anlegen.

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7.3.9 Schülereinnahmen OWL V

7.3.9.1 Meldung Schülereinnahmen OWl V

Die Meldung von Schülereinnahmen OWL V erfolgt ausschließlich durch das Programm FreeRide, welches die SchülerTickets im Bereich der OWL V verwaltet. Die gemeldeten Einnahmen können hier eingesehen werden, soweit die systemseitige Berechtigung dafür in der EDB vom Admin vergeben wurde.

7.3.9.2 Details Schülereinnahmen OWL V

Die Funktion ist hier identisch zu der Maske „Monatsmeldungen Einnahmendetails“ aber eben bezo- gen auf die Schülereinnahmen OWL V.

7.4 Validierungen und Fehlermeldungen in der EDB Es kann vorkommen, dass Fehler in den vom Benutzer hochgeladenen Dateien enthalten sind. Des- halb soll dieses Kapitel praktische Hilfestellung beim Lesen von Fehlerprotokollen und einen Über- blick über die stattfindenden Validierungen der EDB gegeben. Darüber hinaus werden einige Fehler- meldungen benannt und Lösungen angeboten.

Ist der Fehler in diesem Kapitel nicht genannt oder nicht durch den Benutzer selbst behebbar, kann er sich jederzeit an die für ihn zuständige Meldestelle wenden.

7.4.1 Umgang mit dem Fehlerprotokoll Ist ein Import gescheitert, kann in den meisten Fällen über das Fehlerprotokoll der Grund für das Scheitern ermittelt werden.

Im oberen Teil des Fehlerprotokolls (Kopfdaten) findet der Benutzer zuerst allgemeine Angaben zur importierten Datei, wie z. B Importzeitpunkt und -status oder auch die Anzahl an Datensätzen, die Fehler enthalten.

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Dort findet der Benutzer auch Angaben zu allgemeinen Fehlern, die in der Datei gefunden wurden (z.B.: „Die Prüfsummenzeile ist nicht korrekt“). Diese allgemeinen Fehler können keinem einzelnen Datensatz (=Zeile) zugeordnet werden, sondern müssen grundsätzlich vom Anwender behoben wer- den.

Darunter werden die einzelnen Datensätze mit der Zeile in der Ursprungsdatei, der VU-Datensatz-ID, VU-ID, Art der Meldung, EAV-Code, der Produktnummer, der Preisstufe, der Anzahl und den Einnah- men angezeigt. Hinter jedem Datensatz – in der Spalte Fehler – sind hintereinander alle den jeweili- gen Datensatz betreffenden Fehler aufgelistet – getrennt durch einen Trennstrich. Eine Filterung nach bestimmtem Fehler kann in der Spalte „Fehler“ durch Texteingabe und dem Filter „enthält“ er- folgen. Es gibt Fehlercodes, durch die Fehler mit aussagefähigen Fehlerbeschreibungen verknüpft werden.

Der Benutzer kann nun die zurückgemeldeten Fehler in der Ursprungsdatei beheben und einen neuen Import starten. Die Datei mit den fehlerhaften Daten kann dann im Anschluss durch den Be- nutzer gelöscht werden.

Auf Validierungen, die das Format oder die Länge eines Feldes betreffen, wird in diesem Kapitel nicht näher eingegangen. Die Datenbank gibt dazu verständliche und ausreichende Rückmeldungen. Glei- ches gilt für das „Vergessen“ von Pflichtfeldern.

7.4.2 Validierungen der EDB Um die einheitliche und vollständige Datenmeldung entsprechend des Meldestandards zu gewähr- leisten, sind in der EDB Prüfungen zu jedem Datensatz und Datenfeld vorgesehen. Hervorzuheben ist, dass es allgemeine Validierungen gibt und übergeordnete Validierungen, denen einige nachgelagerte Validierungen anhängen. D.h., dass es trotz Behebung von allen zurückgemeldeten Fehlern beim ers- ten Importversuch zu erneuten Fehlermeldungen kommen kann durch Validierungen, die beim ers- ten Import systemseitig gar nicht stattfinden konnten. Erst nach einem erfolgreichen Import sind die Daten in der EDB abgelegt. Im Folgenden sind die Validierungen genannt.

Beispiele für Allgemeine Validierungen

VU-ID

 VU-ID existiert in der Datenbank.  VU-ID ist der Organisation des eingeloggten Benutzer zugeordnet.

VU-ID, VU-Datensatz-ID, Art der Meldung

 VU-Datensatz-ID ist eindeutig für die eingeloggte VU-ID, wenn Art der Meldung gleich M  VU-Datensatz-ID existiert bereits für eingeloggte VU-ID, wenn Art der Meldung gleich MK

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Prüfsummenzeile

 Prüfsummenzeile ist angegeben.  Summe der Anzahl stimmt mit dem systemseitig errechneten Ergebnis aus der Spalte Anzahl überein.  Summe der Einnahmen stimmt mit dem systemseitig errechneten Ergebnis aus der Spalte Einnahmen überein.

Beispiele für übergeordnete Validierungen Tarif, Tarifversion, Tarifstand

 Tarif ist ausgefüllt und existiert in der Datenbank.  Tarifversion ist ausgefüllt und existiert in der Datenbank.  Tarifstand ist ausgefüllt und existiert in der Datenbank  Die Kombination von Tarif, Tarifversion und Tarifstand existiert in der Datenbank.

Ticketart: Produktnummer, Preisstufennummer

 Produktnummer existiert in der Datenbank.  Preisstufennummer existiert in der Datenbank.

Die Kombination aus Produktnummer und Preisstufennummer existiert in der Datenbank.

Beispiele für Abhängige Validierungen Ticketsortiment: Produktnummer, Preisstufe, EAV-Code

 Die Produktnummer existiert in der Datenbank.  Die Preisstufe existiert in der Datenbank.  Der EAV-Code existiert in der Datenbank.  Die Kombination aus Produktnummer, Preisstufe und EAV-Code existiert in der Datenbank.

Ticketsortiment: Produktnummer, Preisstufe, Relation

 Die Produktnummer existiert in der Datenbank.  Die Preisstufe existiert in der Datenbank.  Die Relationsnummer existiert in der Datenbank.  Die Kombination aus Produktnummer, Preisstufe und Relationsnummer existiert in der Da- tenbank.

Grundsätzlich wird jede Angabe in einem Feld gegen Werteliste geprüft, d.h. ob der Wert für die an- gegebene Tarifversion in der Datenbank hinterlegt ist oder in den Stammdaten vorhanden ist. Dies dient dazu, dass nur gültige Daten in die Datenbank gemeldet werden.

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7.4.3 Fehlermeldungen und -behebung im Allgemeinen An dieser Stelle sind die wesentlichen Fehlermeldungen, die dem Benutzer durch die EDB zurückgemeldet werden können, in einer Tabelle zusammengefasst. Es wurde auf Fehlermeldungen verzichtet, die das Format, die Länge oder die Gültigkeit der Daten betreffen. Ebenso ignoriert die Tabelle Fehlermeldungen zu nicht gefüllten Pflichtfeldern.

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Wenn Sie eine Übersicht Ihrer Fehler aus der Einnahmenmeldedatei benötigen, können Sie hierzu einen „SVerweis“ in Excel verwenden (=SVERWEIS(„Zelle mit der VU-Datensatz-ID;“ Tabelle des Fehlerprotokolls ab Spalte B bis Spalte G“;10)). Sie filtern in der Spalte C nach allen gefundenen Fehlern und kopieren die Werte der Spalten M bis Q in eine neue Excel-Tabelle. Diese markieren Sie und verwenden die Excel-Funktion Daten->Duplikate entfernen. So erhalten Sie eine aggregierte Übersicht über alle Fehler.

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7.4.4 Fehlermeldung und -behebung zu Ticketsortimenten Einige Fehlerrückmeldungen im Fehlerprotokoll können das Ticketsortiment betreffen. Das Ticketsor- timent enthält die Kombination aus Produktnummer, Preisstufennummer, EAV-Code und ggfs. Re- lationsnummer für jedes Ticket. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie ein Benutzer das in der WTB hinterlegte Ticketsortiment hinsichtlich seines gemeldeten Tickets überprüfen oder ergänzen kann bei falschen/fehlenden Informationen. Für eine Überprüfung werden die „fehlerhafte“ Einnah- menmeldedatei, das Fehlerprotokoll und der Excel-Export der Tarifdaten (erhalten Sie über ihre Tarif- gemeinschaft) benötigt.

Mögliche Fehlermeldungen zum Ticketsortiment

(falsche oder fehlende Daten zum Ticketsortiment des Tickets):

 Es wurde kein Ticketsortiment für die eingegebene Produktnummer, Preisstufe, Relation und EAV-Code in der Datenbank gefunden.  Es wurde kein Ticketsortiment für die eingegebene Produktnummer, Preisstufe und EAV- Code in der Datenbank gefunden.  Preisstufennummer: Die Preisstufennummer ist ein Pflichtfeld, bitte füllen Sie das Feld aus.  EAV-Code: Der EAV-Code ist ein Pflichtfeld, bitte füllen Sie das Feld aus.  Produktnummer: Die Produktnummer ist ein Pflichtfeld, bitte füllen Sie das Feld aus.

Zunächst filtert der Benutzer im Fehlerprotokoll die Fehler, die er bereinigen möchte und sucht ent- sprechende Datensätze anhand der Spalte „Zeile“ in der Einnahmenmeldedatei heraus.

Abbildung 1: Fehlerprotokollbeispiel für Fehler zum Ticketsortiment

Entsprechender Datensatz in der Meldedatei:

EAV-Code/ Relationsnr./Produktnr./Preisstufennr.

Abbildung 2: Datensatzbeispiel für Fehler zum Ticketsortiment

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57 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Anschließend öffnet der Benutzer in der EDB unter dem Modul „Tarife & Tickets“ das Ticketsortiment.

Abbildung 3: EDB Tarifmodul Ticketsortiment

Nun filtert man nach der gemeldeten Tarifversion, Produktnummer und Preisstufennummer. Im Bei- spiel ist es die Tarifversion 2 und Produktnummer 10016 und Preisstufennummer 30.

Abbildung 4: EDB Tarifmodul Ticketsortiment Filter

Nun sieht der Nutzer, dass der EAV-Code in der gemeldeten Datei T-ZEQ ist und im Ticketsortiment der EAV-Code T-ZEB ist.

Hier stellt sich nun die Frage, ob der EAV-Code falsch ist, oder die Preisstufe. Denn wenn man nach dem EAV-Code T-ZEQ sucht, findet man, dass die Preisstufennummer 27, 28 und 29 unter diesem EAV- Code zu finden ist.

Anhand der Einnahmenmeldedatei und dem Tarifmodul kann der Benutzer zwei verschiedene Lö- sungsmöglichkeiten erkennen, um ein gültiges Ticketsortiment für diesen Beispiel-Datensatz zu hinter- legen. Die Höhe der Einnahmen oder die Daten zu aufgedrucktem Preisstufentext zu diesem Ticket können sicherlich unterstützend herangezogen werden, falls gleiche Kombinationen von Preisstufen- nummer und EAV-Code für eine Produktnummer existieren.

1. Lösung: Der Benutzer ändert die Preisstufennummer von 30 in 28,29 oder 27.
2. Lösung: Der Benutzer ändert den EAV-Code von T-ZEQ in T-ZEB.

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58 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Hier liegt die Verantwortung beim Benutzer, die richtige Lösung anzuwenden und die Daten des tat- sächlich verkauften Tickets für diesen Datensatz zu hinterlegen. Für das Beispiel ist die richtige Lösung eine Anpassung der Preisstufennummer, denn wie die Einnahme im Datensatz ebenso erkennen lässt, handelt es sich um ein 9 UhrAbo-Ticket, welches für 39,70 € verkauft wurde und den Preisstufen- Drucktext 1LI besitzt. Diese Information können Sie unter dem Modul „Tarife & Tickets“ -> „Tickets“ finden.

Genauso können Sie bei Fehlermeldungen zu fehlenden Pflichtfeldern in den Spalten Preisstufe, Pro- duktnummer oder EAV-Code verfahren.

Darüber hinaus kann es in wenigen Fällen vorkommen, dass für das Ticket kein Ticketsortiment in der WTB hinterlegt wurde oder, dass die Angaben vom Benutzer korrekt waren, aber ein Import trotzdem fehlschlägt. Beide Varianten werden im Folgenden näher erläutert.

Variante 1: Es existiert kein Ticketsortiment für das gemeldete Ticket

Sofern der Benutzer die gesuchte Ticketkombination nicht unter den Ticketsortimenten in der EDB (siehe Abbildung 4) findet, ist davon auszugehen, dass in der WTB keine Verknüpfung dieser Daten in der Tabelle Ticketsortiment existiert und folglich kein Ticketsortiment existiert. Dies ist von der zuge- hörigen Meldestelle zu prüfen und ggfs. weitere Schritte zur Beantragung (Berichtigung in der WTB/nachträglich in die EDB hinzufügen) einzuleiten.

Variante 2: Die Kombination aus Produktnummer, Preisstufe und EAV-Code ist korrekt für das gemel- dete Ticket; Fehler bleibt

Sofern die gemeldeten Einnahmendaten zu Produktnummer, Preisstufe und EAV-Code mit dem Ti- cketsortiment in der EDB übereinstimmen und der Benutzer zusätzlich eine Relationsnummer gemel- det hat, muss nun geprüft werden, ob die gemeldete Relationsnummer zu der Kombination passt.

Dazu muss die gemeldete Relationsnummer unter Relationen in der EDB gesucht werden, um die Re- lationsbezeichnung zu finden.

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59 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Die Relationsbezeichnung kann im Ticketsortiment (siehe Abbildung 4) in das Feld Relationsbezeich- nung als zusätzliche Information eingegeben werden. Existiert für die gesuchte Relationsbezeichnung kein Eintrag, dann ist für dieses Ticket keine Relati- onsnummer bzw. kein Ticketsortiment hinterlegt in der WTB. Das weitere Vorgehen findet dann, wie unter Variante 1 beschrieben statt.

7.5 Korrekturen von Produktnummern mit und ohne Abo-JVZ Produktnummern werden in der EDB in zwei verschiedenen Datenbanktabellen gespeichert. Produkt- nummern mit Abo JV und Produktnummern ohne Abo JV

Als Folge daraus resultiert, dass eine Korrektur nur innerhalb der gleichen Datenbanktabelle erfolgen kann, in welche der ursprüngliche Datensatz liegt. Das EDB System gibt keine Warnung oder Fehler aus. Die Nutzer müssen daher darauf achten, dass Korrekturen:

• Für nicht Abo-JV Produktnummern nur mit nicht Abo JV Produktnummern erfolgt
• Für Abo-JV Produktnummern nur mit Abo JV Produktnummern erfolgt

Es kann ein Report erzeugt werden, aus dem ersichtlich ist, ob eine falsche Korrektur durchgeführt wurde.

Um eine fehlerhafte Korrektur rückgängig zu machen, muss der Korrekturdatensatz auf ungültig ge- setzt werden. Der ursprüngliche Datensatz ist dann im System vorhanden und auch dieser muss stor- niert werden. Danach muss die neue Produktnummer unter einer neuen Datensatz ID ins System hochgeladen werden. Die Schritte nochmal kurz zusammengefasst:

Ausgangssituation:

1. Ursprüngliche Meldung unter Datensatz Nr. 1
2. Korrekturmeldung (Art der Meldung M) mit falscher Produktnummer unter Datensatz Nr. 2

Lösung:

3. Korrektur mit der Datensatz ID 2 stornieren (Einnahme gleich 0 setzen).
4. Ursprüngliche Meldung unter Datensatz ID 1 stornieren (Einnahme gleich 0 setzen).
5. Neue Produktnummer unter Datensatz ID 3 melden

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60 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Ausgangssituation:

1. Ursprüngliche Meldung unter der Datensatz-ID 1
2. Korrekturmeldung (Art der Meldung MK) mit falscher Produktnummer unter der Datensatz- ID 1

Lösung:

3. Korrektur mit der Datensatz-ID 1 stornieren (Einnahme gleich 0 setzen).
4. Neue Produktnummer unter der Datensatz-ID 2 melden

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61 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.6 Modul EAV – Einnahmenaufteilungsverfahren Das EAV Modul wird von den Tarifgemeinschaften OWL V und WTG genutzt. Es werden also nur Ein- nahmen der Tariffenster „T“ und „W“ in der EDB abgerechnet.

7.6.1 Einnahmefilter Rufen Sie das Menü EAV/Einnahmenfilter auf.

Sie sehen eine Übersicht über in der EDB gespeicherte Einnahmenfilter. Oben auf der Seite finden Sie einen Filter, der Sie dabei unterstützt, nur die relevanten Einnahmefilter anzeigen zu lassen.

Um eine Abrechnung in der EDB zu erstellen, wird als erster Schritt ein Einnahmefilter benötigt. Der Einnahmefilter filtert aus allen Einnahmendatensätzen in der EDB die Einnahmendatensätze heraus, welche für die Abrechnung verwendet werden sollen. Wenn Einnahmendatensätze für eine Ab- schlagsabrechnung bzw. eine Endabrechnung verwendet wurden, werden diese als „abschlagsabge- rechnet“ bzw. „endabgerechnet“ in der EDB gekennzeichnet. Diese Eigenschaft kann auch über das Reporting gefiltert und exportiert werden.

Indem Sie vor einen Einnahmenfilter auf den Stift drücken, öffnen Sie die Details des Einnahmenfil- ters und können sehen, nach welchen Parametern die relevanten Einnahmen gefiltert wurden.

Parameter können bestimmte Produktnummern / Tickets sein, sowie bestimmte VU-ID Abrechnungs- einheiten (unter denen die Einnahmenmeldung erfolgte) und auch bestimmte Relationen, die in der Einnahmenmeldung gemeldet wurden. Es ist auch eine Kombination aus mehreren Parametern mög- lich, bspw. Einzel-Tickets, alle VU-ID aus Tariffenster „T“ + Relation Bielefeld – Gütersloh.

Als zweiter Schritt wird ein EAV-Schlüssel benötigt, nachdem die gefilterten Einnahmen aufgeteilt werden. Diesen Schlüssel können Sie in der jeweiligen Abrechnung sehen.

7.6.2 Teilabrechnungen Wechseln Sie bitte ins Menü EAV/Teilabrechnungen.

Hier sehen Sie eine Übersicht aller von der TG freigegebener Teilabrechnungen, an denen eine VU-ID Abrechnungseinheit Ihres Unternehmens beteiligt ist. Beteiligt bedeutet entweder als Zahler, Emp- fänger oder als Zahler und Empfänger.

Teilabrechnungen umfassen einen Teil der abzurechnenden Einnahmen, bspw. eine Ticketgruppe oder bei Betreiberwechsel innerhalb eines Kalenderjahres einen Zeitraum, der kleiner als 12 Monates ist. Teilabrechnungen werden immer in einer Sammelabrechnung übernommen. In einer Sammelab- rechnung muss mindestens eine Teilabrechnung enthalten sein, es können aber auch mehr sein.

Drücken Sie vor einer Teilabrechnung auf das Lupen-Symbol. Sie sehen jetzt eine Übersicht über die Teilabrechnung. In den Spalten werden die Abrechnungsnummer (systemweit einmalig) sowie die Bezeichnung und die Art der Abrechnung (Abschlag-/Endabrechnung) angezeigt Weiterhin sehen Sie, die Zahler VU-ID Abrechnungseinheit, die Empfänger VU-ID Abrechnungseinheit, die gemeldeten Ein- nahmen der Zahler VU-ID Abrechnungseinheit und Zuscheidung (Zahler an Empfänger).

Unten auf der Seite sehen Sie mehrere orangene Schaltflächen, die Ihnen weitere Details zu der Teil- abrechnung zeigen.

Einnahmenfilterdetails öffnen zeigt den angewendeten Einnahmenfilter an

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62 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.6.3 Besonderheiten der W-EAV (Tariffenster W) Der EAV-Schlüssel besteht bei der W-EAV aus insgesamt 4 Dateien. Zuerst wird die Einnahme auf die Teilstrecken – Vorlauf, Hauptlauf, Nachlauf – mithilfe des Teilstreckenschlüssel aufgeteilt. Der Relati- onsschlüssel teilt danach die Einnahmen pro Relation auf die einzelnen VU-ID Abrechnungseinheiten auf, die Erlösanteile an der Relation haben.

7.6.4 Sammelabrechnung Wechsel Sie ins Menü EAV/Sammelabrechnung

Die angezeigte Tabelle bietet eine Übersicht über alle Sammelabrechnungen, an denen eine VU-ID Abrechnungseinheit Ihrer Organisation beteiligt ist. Das Stift-Symbol zeigt Ihnen allgemeine Daten, die enthaltenen Teilabrechnungen, die angerechneten Abschlagsabrechnungen bei Endabrechnun- gen sowie den relevanten EAV-Vertrag + Richtlinien an, die Grundlage der Einnahmenaufteilung sind.

Durch einen Klick auf das Lupen-Symbol wird die in der EDB gespeicherte Abrechnung exportiert und heruntergeladen. Das Exportformat orientiert sich vom Inhalt her an den bisherigen Abrechnungen, die auf Papier verschickt wurden. Da der Aufbau teilweise etwas unterschiedlich war, wurde hier ein einheitliches Format gewählt, um die technische Umsetzung zu erleichtern.

Die Abrechnungen der W-EAV (Tariffenster W) haben das gleiche Layout wie die Abrechnungen der T-EAV (Tariffenster T). An der W-EAV sind deutlich mehr VU-ID beteiligt, wodurch die Komplexität der Abrechnung stark zunimmt.

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63 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.7 Modul FiBu – Finanzbuchhaltung OWL V Das Modul wird nur von den Organisationen OWL VUMO + OWL V TG genutzt. Es dient dazu, Ab- schlagsabrechnungen für Einnahmen vorzunehmen, die auf dem OWL V Treuhand Bankkonto einge- hen. VUMO Organisationen können die Buchungssätze aus den Abrechnungen im EAV Modul unter dem Menüpunkt EAV/EAV-Zahlungsanordnungen sehen.

7.8 Modul: Reporting Über das Reporting-Modul kann der Anwender gespeicherte Einnahmendatensätze entsprechend seiner Rolle und der verbundenen Berechtigung selektieren, mit einer anderen Datenbasis außerhalb des Einnahmendatensatzes kombinieren und das Ergebnis anzeigen und exportieren.

Die Datensätze aus Einnahmenmeldungen können erst am Folgetag nach der Meldung erfolgreich im Reporting-Modul abgefragt werden, da die beiden Module auf verschiedenen Servern laufen. Nachts gleichen sich die Server ab, um die Einnahmenmeldung des Tages an den Reporting-Server zu übertragen. Dann werden auch andere Daten aktualisiert, wie bspw. Umbenennung einer VU-ID Be- zeichnung.

Falls Sie direkt nach der Meldung einen Export über die erfolgreich gemeldeten Einnahmen erzeugen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Laden Sie das Erfolgsprotokoll herunter. Sie finden es im Einnahmenmodul auf der Ansicht Teilmeldungen direkt neben er Schaltfläche des Fehlerprotokolls. Dieses Protokoll wird pro Meldedatei erzeugt und steht sofort nach Verarbeitung der Meldung bereit. Es enthält die wichtigsten Spalten aus der Einnahmenmeldung.

2. Filtern Sie die Einnahmendetails und exportieren Sie die Übersicht. Hier können Sie sich di- rekt nach dem Hochladen der Datei die Datensätze aus mehreren Teilmeldungen anzeigen lassen und exportieren. Zudem werden alle Spalten aus den Meldungen angezeigt

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64 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.8.1 Grundlagen: Report zusammenstellen

Die Oberfläche der Anwendung erlaubt es, Suchkriterien einzustellen und so die in der Datenbank gespeicherten Datensätze entsprechend zu filtern. Das Ergebnis kann dann als Excel-Datei (.xlst) her- unterladen werden.

Bei der Erstellung des Reports werden die Organisationsrollen [VUMO, LEO, AT, TG, MST] beachtet. Jede Organisation sieht gemäß Rollenmodel nur die ihr zugehörigen Daten. Verkaufende Unterneh- men haben Einsicht in nicht-freigegebene und freigegebene Daten; alle anderen Organisationen se- hen nur freigegebene Daten.

Grundsätzliche Einschränkung: Der maximale Datenumfang der Reports ist systemseitig mit 800.000 Datensätzen beschränkt. Reports, die mehr als 800.000 Datensätze umfassen würden, führen zu einem Abbruch des Exports und zu einer entsprechenden Fehlermeldung.

Warnung: Wenn kein Filter gesetzt wird, werden ALLE verfügbaren Einnahmendaten im Reporting (bis zu einer maximalen Menge von 800.000 Datensätzen) geladen. Dies führt bei großen Daten- mengen zu sehr langen Ladezeiten.

Einbezogene Daten: Gehört der Benutzer zu einer TARIFGEMEINSCHAFT oder zu einer MELDESTELLE, so werden ausschließlich vom VERKEHRSUNTERNEHMEN freigegebene Daten ausgewertet. Benutzer ei- nes VERKEHRSUNTERNEHMENS können jedoch sowohl nicht freigegebene wie auch freigegebene Da- ten sehen.

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65 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.8.2 Schritte zum Erstellen eines Reports

1. Ausgabeformat erstellen
2. Abfrage erstellen
3. Ergebnisse ansehen und speichern

Datenbasis auswählen

Bei der Anlage eines Ausgabeformates und bei der Anlage eine Abfrage wählen Sie als ersten Schritt eine Reporting Datenbasis aus.

Die Reporting Datenbasis muss bei „Ausgabeformat“ und „Abfrage“ übereinstimmen, um ein Report- ing Ergebnis zu erhalten.

Auch der Ausgabeformattyp (Auswahlmöglichkeiten sind: aggregierter Report / detaillierter Report) muss übereinstimmen, damit die EDB einen Report erstellen kann.

Reporting Datenbasis:

Der Standardwert ist die Datenbasis „Einnahmendaten Monatsmeldungen“. In dieser Datenbasis laufen die monatlichen Einnahmenmeldungen der VUMO ein. Möchten Sie einen Report über von Ihnen gemeldete Einnahmen erzeugen, wählen Sie diese Reporting Datenbasis aus.

Das Programm FreeRide, welches die SchülerTickets im Raum OWL verwaltet, meldet die Schülerein- nahmen OWL V in die EDB relationsscharf ein. Um diese Daten mithilfe eines Reports auszuwerten – soweit die entsprechende Berechtigung dafür vom Admin erteilt wurde – wählen Sie bitte die Daten- basis „Schülereinnahmen OWL V“ aus.

Es ist - bei entsprechender Berechtigung - möglich, einen Report zu erstellen, der die beiden vorge- nannten Datenbasen kombiniert. In diesem Fall wählen Sie bitte die kombinierte Reporting Daten- basis „Einnahmendaten Monatsmeldungen + Schülereinnahmen OWL V“ aus.

Es ist in der EDB auch möglich, Daten aus Abrechnungen auszuwerten, welche in der EDB erstellt wurden. Hierfür stehen 2 Reporting Datenbasen zur Verfügung. Unter „Erlösdaten/EAV – Einnah- mendaten“ kann man unter anderem auswerten, welche Einnahmendaten in einer Abrechnung ab- gerechnet also auf der Zahler-Seite der Abrechnung (= aufgeteilt) wurden.

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66 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Um die Empfänger-Seite (= Erlöse) der Abrechnung auszuwerten, wählen Sie die Reporting Datenba- sis „Erlösdaten/EAV – Abrechnungsdaten“ aus.

Um Zahlungsanweisungen (= Ausgleich) auszuwerten, welche als Folge einer Abrechnung in der EDB erzeugt wurden, wählen Sie die Reporting Datenbasis „FiBu Zahlungsanordnungen“ aus.

Schritt 1: Ausgabeformat erstellen

Das Ausgabeformat gibt an, wie die herunterladbare CSV-Datei aufgebaut werden soll. Das heißt,

1. ob der Report ein detaillierter oder ein aggregierter Report sein soll,
2. welche Spalten angezeigt werden sollen,
3. über welche Spalte aggregiert werden soll
4. und welche Spalten bei einer Aggregation gruppiert werden. Ein Ausgabeformat kann einmalig erstellt werden und für zukünftige Verwendungen gespeichert wer- den. Ein Ausgabeformat ist unabhängig von der Abfrage. Es kann unter jeder Abfrage ausgeführt wer- den. Als Aggregation kann man die Summe, Anzahl oder den Mittelwert wählen.

Wählen Sie als erstes ein Ausgabeformat und bestimmen Sie so, die einzelnen Felder, welch in ihrem Exportdokument enthalten sein sollen.

Gehen Sie im Menü auf Reporting / Ausgabeformate

Für Standardreports stehen bereits Vorlagen für Ausgabeformate zur Verfügung, beispielsweise das bereits vorhandene Ausgabeformat „Aggregierter Report auf Einnahmen“ kann ohne weitere Anpas- sungen für eine gleichartige Abfrage verwendet werden.

Weitere, neue Ausgabeformate können hinzugefügt werden. Diese neu hinzugefügten Ausgabefor- mate sind für alle Benutzer der eigenen Organisation sichtbar und verwendbar. Das Ausgabeformat kann allerdings nur vom Ersteller editiert und gelöscht werden. Voraussetzung ist, dass unter dem zu bearbeitenden / zu löschendem Ausgabeformat kein Ergebnis in der EDB gespeichert ist, weder temporär (4-Tage) oder dauerhaft.

Bei der Anlage sind folgende Pflichtangaben notwendig:

1. Datenbasis = als Regellfall „Monatsmeldungen“ wählen
2. Abfragetyp = als Regelfall „Reports mit VU-ID
3. Ausgabeformattyp = frei wählbar: „detailliert“ oder „aggregiert“

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67 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Anschließend öffnet sich die Maske, in der Sie die einzelnen Ausgabefelder des Ausgabenformates wählen können.

Schritt 2: Abfrage erstellen

Gehen Sie im Menü auf Reporting / Abfragen

Die Funktion Abfrage wird dazu genutzt, um die Daten für einen Report einzuschränken (= relevante Daten zu filtern) und stellt damit den Report an sich dar. Die Einschränkung der Daten wird durch Fil- ter gesetzt. Es besteht die Möglichkeit bspw. nach Daten einer Einnahmenmeldung und nach allen Tarifdaten zu filtern.

Abfragen können nur gelöscht oder verändert werden (bspw. Abfragezeitraum ändern), wenn keine Ergebnisse zu dieser Abfrage in der EDB weder vorübergehend (4 Tage) noch dauerhaft gespeichert sind. Die Übersicht der Abfragen finden Sie im Menü unter Reporting / Abfragen. Dort wird eine Liste mit allen Standardreports (Vorlagen) sowie denen von Ihnen zusätzlich gespeicherten Abfragen an- gezeigt. Nur die selbst gespeicherten Abfragen können bearbeitet werden. Drücken Sie hierzu bitte auf das „Stift Symbol“.

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7.8.3 Reporting Abfrage erstellen, mit Standardreport (Vorlage) zu verwenden

Zu Anfang gibt es vordefinierte Abfragen mit vordefinierten Filtern, welche geändert werden können:

Zu den Standartfiltern aus dem Einnahmendatensatz der EDB (Datum, Monat, Verkaufsjahr, Frei- gabedatum, Ticketart, Preisstufe, Verkaufendes Unternehmen, Gültig, Tarifversion, Tariffenster, Rela- tion, Tarifstand, TVR) und den Ticketfiltern werden bei den Standartreports noch folgende Filter vo- rausgewählt.

 Abo Jahresvorauszahlung: Rechnerische Einnahmen vs. Kassentechnische Einnahmen Es wird ein aggregierter Report mit den Summen der rechnerischen Einnahmen und den gemel- deten Einnahmen im Vergleich erstellt. Zusätzlich zu den oben genannten Spalten sind folgende Filter vordefiniert: Art der Meldung, SAG, Startzone, Meldelinie, Verkaufstechnik, EAV-Code, Mel- decode, Start- und Ziel-HST.

 Aggregierte Einnahmenanteile nach Reporting-Ticketfilter Folgende Filter stehen sind vordefiniert: Monat, Jahr, Datum, Preisstufennummer, Tariffenster, Gültig, Tariffenster, Freigegeben, VU-ID Typ, VU-ID Bezeichnung.

 Aggregierte Reporte auf Einnahmen Zusätzlich zu den oben genannten Spalten sind folgende Filter vordefiniert: Art der Meldung, SAG, Startzone, Zielzone, Meldelinie, Verkaufstechnik, EAV-Code, Meldecode, Start- und Ziel- HST.

 Aggregierte Reporte nach VU-ID, Relation Folgende Filter sind vordefiniert: Monat, Jahr, Datum, Relation, Gültig, Tariffenster, Freigegeben, VU-ID Typ, VU-ID Bezeichnung.

 Aggregierter Report: Einnahmen nach Kalenderjahr, Ticketart und VU-ID Folgende Filter sind vordefiniert: Monat, Jahr, Datum, Produktnummer, Gültig, Tariffenster, Frei- gegeben, VU-ID Typ, VU-ID Bezeichnung.

 Aggregierter Report: Einnahmen nach Relation ohne VU-ID Dieser Report ersetzt die Quartalsmeldung der Start-EDB. Die WTG hat die Möglichkeit alle Einnah- men ohne VU-ID auszuwerten. Alle Filtermöglichkeiten, welche die VU-Daten betreffen, können nicht ausgewählt werden. Als Ausgabeformat können nur Formate mit dem Abfragetyp „Reports ohne VU-ID und mit Relation“ ausgewählt werden, sodass sichergestellt ist, dass nichtautorisierte Nutzer kein Zugriff auf VU-spezifische Daten erhalten.

 Detaillierter Report auf Einnahmen Zusätzlich zu den oben genannten Spalten sind folgende Filter vordefiniert: Art der Meldung, VU-ID Typ, Einnahmen zahlungsrelevant, SAG, Startzone, Zielzone, Meldelinie, Verkaufstechnik, EAV-Code, Meldecode, Start- und Ziel-HST

 Neu hochgeladene Einnahmen Folgende Filter sind vordefiniert: Datum, Importdatum, Freigegeben, VU-ID Typ, VU-ID Bezeich- nung, VUMO Organisation,

Nach der Auswahl der Filter und dem Speichern der Abfrage, kann die Abfrage ausgeführt werden. Dazu muss immer das Ausgabeformat neu ausgewählt werden.

Anschließend läuft ein Hintergrund-Job, welcher den Report erstellt.

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Generell bestimmen die einzelnen gewählten Felder in der Abfrage, welche Daten bei der Reporting Abfrage berücksichtigt werden. Dies ist Voraussetzung um sie in ihrem Exportdokument (= im Ausga- beformat) auswählen zu können und anzeigen zu lassen.

Für Standardreports stehen bereits Vorlagen für Abfragen zur Verfügung, die kopiert und ausgefüllt werden können. Sie können sich jedoch auch selbst individuelle Reporting Abfragen zusammenstel- len. Ausgewählt werden kann aus ca. 150 Feldern / Abfrage Parametern. Fügen Sie die gewünschten Abfrage Parameter aus den Gruppen auf der linken Seite hinzu und machen Sie Angaben in den Fel- dern. Zusätzlich können Ticketfilter für die Abfrage verwendet werden. Angaben aus den Ticketfiltern können mit spezielleren Abfrage Parametern kombiniert werden, aber es wird immer nur die Schnitt- menge beider Angaben angezeigt. Zusätzlich wird die Performance verschlechtert. Pflichtfelder, Gruppen, erweiterte Gruppen bei der Reporting Abfrage:

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7.8.4 Beispiel EDB: Report mit allen Daten aus dem Einnahmendatensatz

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72 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.8.5 Beispiel: EDB: Report für die Testatserstellung

7.8.5.1 Erstellung eines Ausgabeformates:

Zunächst wählen Sie im Menü das Ausgabeformat aus:

Dann wählen Sie unten links den Button „+ Neu hinzufügen“ aus:

Im nächsten Fenster treffen Sie die unten abgebildete Auswahl für die Felder „Reporting Datenbasis“, „Abfragetyp“ und „Ausgabeformattyp“:

Wählen Sie einen Namen unter dem Feld „Name“. Zum Beispiel „Testat“. Wählen Sie nun auch die unten abgebildeten Spalten aus dem linken Menü aus. Beachten Sie, dass Sie bei den Feldern „An- zahl“ und „Einnahmen gemeldet in €“ die Funktion „Summe“ ausgewählt ist. Speichern Sie anschlie- ßend das Ausgabeformat mit dem Button „speichern“, welcher sich unten links befindet:

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73 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Das Ausgabeformat kann nun für einen Report der Testatserstellung verwendet werden.

Dieses können Sie nun in einer Abfrage nutzen.

7.8.5.2 Abfrage erstellen:

Zunächst wählen Sie im Menü die Abfrage aus:

Dann wählen Sie unten links den Button „+ Neu hinzufügen“ aus:

Im nächsten Fenster treffen Sie die unten abgebildete Auswahl für die Felder „Reporting Datenbasis“ und „Abfragetyp“:

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74 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Wählen Sie einen Namen unter dem Feld „Name“. Zum Beispiel „Testat 2019“. Wählen Sie nun auch die unten abgebildeten Felder. Die Felder „Jahr“, „Monat“ und „Einnahmen gültig?“ reichen für die- sen Report aus.

Tragen Sie in die Felder „Jahr“ und „Monat“ die Werte ein, für welchen Zeitraum Sie das Testat er- stellen möchten.

Im Feld „Einnahmen gültig?“ muss immer „Ja“ stehen.

Anschließend speichern Sie die Abfrage.

7.8.5.3 Ausführen des Reports

Um nun einen Report über die aktuellen gemeldeten Einnahmen für die Testierung zu erstellen, ge- hen Sie wieder über das Menü auf „Abfrage“ und führen über den „Play-Button“ die Abfrage aus:

In diesem Fenster wählen Sie das zuvor erstellte Ausgabeformat aus und klicken unten links auf „Durchführen“:

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75 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Anschließend wird der Report erstellt. Wenn dieser fertig ist, können Sie unter „Ergebnisse“ sich den fertigen Report herunterladen. Dieser wird vier Tage gespeichert:

Um ein aggregiertes Ergebnis über die Felder VU-ID und Tariffenster für die Testatvorlage erstellen zu könne, können Sie in dem heruntergeladenen Report in Excel eine Pivot-Tabelle erstellen.

Wählen Sie dazu in Excel unter „Einfügen“ „PivotTable“ aus und wählen im Bereich die Daten in der Excel aus:

Anschließend wählen Sie die unten abgebildeten Felder aus. Dann erhalten Sie einen Tabelle, wie sie in der neuen Testatvorlage benötigt wird:

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76 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Teil der neuen Testatvorlage (Anlage 9a V2.6):

7.8.6 Felder in der Reporting Abfrage und ihre Bedeutung

Gruppe Datum (Pflichtfeld)

Entweder ist das Feld Datum mit Beginn und Ende zu füllen oder die Kombination aus Monat und Jahr anstatt des Feldes Datum (analog zur Einnahmenmeldung).

Gruppe Einnahmendetails

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Einnah- mendetails im Menü der EDB auf: Einnahmenmeldungen / Monatsmeldungen / Einnahmendetails

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77 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

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78 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Gruppe Systemdaten Teilmeldungen

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Teilmel- dungsübersicht im Menü der EDB auf: Einnahmenmeldungen / Monatsmeldungen / Teilmeldungen

Gruppe Einnahmendetails erweitert

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79 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Gruppe Linien

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Linienan- sicht im Menü der EDB auf: Verwaltung / Linien

Gruppen Organisationen & Organisationen erweitert

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Organisati- onsansicht im Menü der EDB auf: Verwaltung / Organisationen

Auszug aus den Gruppen mit den relevantesten Felder

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80 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Gruppe Räumliche Daten & Räumliche Daten erweitert

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Übersich- ten über die räumlichen Daten im Menü der EDB auf: Tarife & Tickets / Flächen & Relationen

Auszug aus den Gruppen mit den relevantesten Felder

Gruppe Tarifdaten & Tarifdaten erweitert

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Übersich- ten über die Tarifdaten im Menü der EDB auf: Tarife & Tickets / Ticketdaten

Auszug aus den Gruppen mit den relevantesten Felder

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81 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Gruppe VU-ID Daten & VU-ID Daten erweitert

Um die Felder und deren Funktionen besser nachvollziehen zu können, rufen Sie bitte die Übersicht über die VU-ID im Menü der EDB auf: Verwaltung / VU-ID

Auszug aus den Gruppen mit den relevantesten Felder

Gruppen Schülereinnahmen OWL V & Schuljahr in der Reporting Datenbasis Schülereinnahmen OWLV

Gruppe EAV-Schlüssel

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Gruppe Teilabrechnung

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Gruppe EAV-Erlösdaten

Gruppe EAV-Zahlungsmatrix

Gruppen VU-ID Daten Empfänger / VU-ID Daten Zahler

Hinter den Felder steht in Klammern je nach Gruppe immer entweder (Empfänger) oder (Zahler). Die Bezeichnung sagt aus, ob die VU-ID in der Abrechnung höhere Erlöse als gemeldete Einnahmen hatte (= Empfänger) oder ob die Einnahmen höher waren als die Erlöse ( Zahler). Die Aussagekraft der Fel- der ist immer identisch, egal ob Zahler oder Empfänger VU-ID. In der nachfolgenden Tabelle wird aus Vereinfachungsgründen auf den Zusatz Zahler / Empfänger verzichtet, die Felder im Reporting Filter gibt es immer für beide.

7.8.7 Reporting Ticketfilter

Es gibt übergeordnete und untergeordnete Ticketfilter. (UT / ÜT)

Ein Ticketfilter ist eine Gruppe von Tarifdaten bspw. Tickets (= Produktnummern), die bereits vor der Reporting Abfrage zusammengestellt wird. Dies hat den Vorteil, dass man den Filter jedes Mal wie- derverwenden kann, anstatt ihn bei jeder Reporting Abfrage neu anzulegen. „Mehrweg statt Einweg“

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84 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Es handelt sich um die Gruppierung von Tarifdaten, die bei der benutzerfreundlichen und zielge- nauen Auswertung von Tarifprodukten unterstützt.

Ein untergeordneter Ticketfilter besteht aus der Auswahl mehrerer Produktnummern und oder Preis- stufennummern.

Zusätzlich können noch folgende Filter angegeben werden:

EAV-Code, Relation, Tarif, Tariffenster, TicketartCode, Ticketart Bezeichnung, eTicket, Ticket, Gültig von, Preisstufe Code, Preisstufen Name, Preis.

Bei der Auswahl der Filter wird am Ende die Schnittmenge als Ergebnis geliefert.

Die untergeordneten Ticketfilter können z.B. die Ticketgattungen zusammenfassen, welche unab- hängig von der Preisstufe und der Produktnummer ergeben, bspw. EinzelTicket, KinderTicket etc.

Ticketfilter werden von der Stammdatenverwaltung SV oder von den Tarifgemeinschaften TG ange- legt. Bei der Anlage von untergeordneten Ticketfiltern kann die erstellende Organisation bestimmen, ob nur eine TG oder alle Organisationen den Ticketfilter sehen und für Auswertungen benutzen dür- fen.

Ein übergeordneter Ticketfilter kombiniert (ist die Summe) mehrere(r) untergeordnete Ticketfilter. Übergeordnete Ticketfilter fassen also mehrere untergeordnete Ticketfilter zusammen. So können unterschiedliche Ticketgruppen gebildet werden. Bei allen Ticketfiltern muss bei einem Release eines neuen PKM die Tarifversion im Filter selbst aktualisiert werden. Ansonsten werden Einnahmen, wel- che mit der neuen Tarifversion gemeldet werden im Reporting nicht berücksichtigt.

Beispiel untergeordnete und übergeordnete Ticketfilter: UT1 alle Einzeltickets + UT2 alle 4er Tickets + UT alle Abos

ÜT alle Einzeltickets, 4er Tickets und Abos

Man kann in einer Reporting Abfrage mehrere Ticketfilter kombinieren.

Jeder Benutzer kann alle in der EDB angelegten Ticketfilter sehen und für seine Reports benutzen, soweit der Ersteller die Freigabe für alle beim Erstellen erteilt hat.

Hinweise zur Performance des Reporting Moduls:

Das Reporting-Modul der EDB bietet viel mehr Funktionalitäten und Flexibilität an als das Reporting- Modul der Start-EDB. Es können mehr Anwendungsfälle mit dem Reporting-Modul der EDB erreicht werden. Die Gestaltung, die Architektur und der Ablauf der Reports ist deshalb in beiden Systemen sehr unterschiedlich. Mit dieser Hintergrundinformation ist die Dauer der Reports in beiden Syste- men nicht vergleichbar.

Im Reporting-Modul der EDB können:

 Generische (individuell erstellte) Abfragen erstellt und abgefragt werden

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85 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

 Die Ausgabeformate beliebig mit unterschiedlichen Rechenfunktionen konstruiert werden (Anzahl, Summe, Mittelwert)

 Ein oder mehrere voreingestellte Ticketfilter (übergeordnet und untergeordnet) in einer Ab- frage benutzt werden.

Der Aufbau des Moduls ist in der EDB komplexer und umfangreicher. Es gibt in der EDB mehr Daten- abhängigkeiten (z.B. Referenzen zu Linien, VU-ID u. Organisationen, usw.). Das System führt mehrere Schritte bei einem Report durch, welche die Dauer des Reports verlängern können.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu steigern, wurden folgende Maßnahmen ergriffen:

1. In der Start-EDB musste der Benutzer auf der Erstellungsseite des Reports warten bis der Re- port beendet ist. Nach dem Start eines Reports in der EDB sieht der Benutzer eine Fort- schrittsanzeige und der Report wird im Hintergrund ausgeführt. Der Benutzer kann in der EDB weiterarbeiten und das Reportergebnis und den Status im Menü: Reporting -> Ergeb- nisse aufrufen. Ampelanzeige: rot = fehlerhaft, grün = erfolgreich, blau = laufend

2. Es können mehrere Reports für einen Benutzer parallel ausgeführt werden.

3. Gleichzeitig laufende Reports blockieren sich selbst und andere Jobs im System nicht.

4. Einnahmenmeldungen und Report Abfragen können gleichzeitig ohne Beeinträchtigung aus- geführt werden.

7.8.7.1 Checkliste: schnelle und zielgenaue Reports erstellen (smarte Abfragen)

Benutzerfreundlichkeit: • Gibt es einen „eigenen Report, den ich verwenden und ggf. aktualisieren kann? • Gibt es einen Standardreport, aus dem ich eine Kopie als Vorlage für meinen Report erstellen kann? (Arbeitserleichterung)

Performance: • Je weniger Filter gesetzt werden, desto schneller erhalte ich das Ergebnis • Je mehr Filter ich setze, desto zielgerichteter ist mein Ergebnis Tipp: So viele Filter wie nötig, so wenig Filter wie möglich • Wenn ich alle Merkmale auswerten möchte, besser keinen Filter setzen, statt einen Filter mit allen Merkmalen zu setzen: Tipp: keine Produktnummern filtern statt alle Produktnummern filtern • Detaillierte Reports gehen schneller als aggregierte Reports, da die Daten nicht aggregiert werden müssen (Summen können ggf. auch via Excel im exportierten Dokument gezogen werden) • Vergleich Ticketfilter vs. einzelne Produktnummern hinzufügen. Tipp: Ticketfilter sollte schneller gehen

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86 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

• Reports, die Ticketfilter und weitere Filter für Produktnummern enthalten, werden schnell langsamer. Daher entweder im Ticketfilter schon eine genaue Auswahl treffen oder nur mit dem Filter der Abfrage selber filtern; nicht doppelt.

Zusammenfassung – so kurz wie möglich

 Vorlagen für Abfragen und Ausgabeformate nutzen  Standardreports für alle Mitarbeiter anlegen  Bestehende Reports aktualisieren statt neu anlegen  Detaillierte Reports sind wesentlich schneller als aggregierte Reports  Je mehr Filter, desto genauer das Ergebnis  Je weniger Filter, desto schneller das Ergebnis  Sind Ticketfilter und Parameter nötig?  Widersprüchliche Filter vermeiden  Doppelte Datenerfassung in einer Anfrage vermeiden  Nur Schnittmenge aus Filtern wird abgefragt  Nur Schnittmenge aus Ticketfiltern und zusätzlichen Parameter Filtern wird angezeigt  Gemeinsame Verwendung von Ticketfilter + eigenen Filtern bremst die Reporterstellung, be- sonders bei Tickets  Passen Abfrage und Ausgabeformat zusammen?  Weiterbearbeitung in Excel prüfen  Ergebnisse werden nach 4 Tagen automatisch gelöscht, wenn nicht dauerhaft gespeichert wird  Ergebnisse in der EDB nur speichern, wenn nötig

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87 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

7.9 Modul Tarifsimulation Im Menü Tarifsimulation / Tarifsimulation finden Sie eine Übersicht über alle von Ihnen selbst ange- legten Tarifsimulationen. Die Tarifsimulationen anderer Benutzer Ihrer Organisation können nicht eingesehen werden.

7.9.1 Beförderungsstatistik

Das Feld Simulationstyp ist bereits vorausgefüllt und kann nicht verändert werden.

Wählen Sie im Feld VU-ID die Abrechnungseinheit aus, die sie auswerten wollen, auch eine Mehr- fachauswahl ist möglich.

Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die Tarifsimulation ein, den es in der EDB bisher noch nicht gibt.

Das Feld Reporting Datenbasis ist bereits vorausgefüllt und kann nicht verändert werden.

In die Felder Zeitraum von und Zeitraum bis tragen Sie bitte den Zeitraum ein, für den die Tarifsimu- lation erstellt werden soll.

Im Auswahlmenü Ticketfilter wählen Sie einen (untergeordneten) Ticketfilter aus. Dieser gibt an, wel- che Produktnummern / Tickets in die Beförderungsstatistik berücksichtigt werden sollen. Ticketfilter werden von den Tarifgemeinschaften angelegt und verwaltet. Eine VUMO / ein VU kann keinen eige- nen Ticketfilter anlegen.

Drücken Sie anschließend auf die orangene Schaltfläche durchführen, um die Tarifsimulation zu star- ten. Gehen Sie anschließend in die Tarifsimulation Übersicht (Menü Tarifsimulation / Tarifsimulation) dort wird der Status angezeigt, ähnlich wie im Modul Reporting.

7.9.2 Einnahmenprognose Schüler und MM

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88 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

Das Feld Simulationstyp ist vorausgefüllt und kann nicht geändert werden.

Wählen Sie einen Ticketfilter aus.

Geben Sie eine Bezeichnung für die Tarifsimulation ein. Der Name muss einzigartig sein, es dürfen keine anderen Tarifsimulationen mit gleichem Namen in der EDB vorhanden sein. Sie erhalten einen Fehlerhinweis, wenn der Name bereits in der EDB existiert.

Wählen Sie eine Abrechnungsbereich oder mehrere Abrechnungsbereiche im Feld VU-ID aus, deren Daten für die Prognose verwendet werden sollen.

Zeitraum von und bis geben den Gesamtzeitraum der Tarifsimulation an. Das Feld Startmonat der Prognose gibt an, ab welchem Monat die Prognose Berechnung beginnt. Sie können bspw. 4 Jahre insgesamt berechnen, davon 2 Jahre mit bereits in der EDB existierenden Daten hinterlegen und die anderen 2 Jahre von der EDB als Prognose (Fortschreibung der gespeicherten Daten) berechnen las- sen.

Als Reporting Datenbasis können Sie zwischen den monatlichen Meldungen der VU (ihren Meldun- gen) und diesen Meldungen zuzüglich der Schülereinnahmen OWL V wählen.

Anzahl der Vergleichszeiträume gibt an, wie viele Zeiträume verglichen werden sollen, also bspw. 1 Jahr, 2 Jahre, 3 Jahre usw.

Im Feld Wert wählen Sie, welche Angabe / welches Feld aus den Einnahmedatensätzen für die Prog- nose verwendet werden sollen. Einnahmen oder Anzahl (der verkauften Tickets) kann verwendet werden.

Ebenso gibt es die Möglichkeit, rechnerische Einnahmen / Anzahl als Wert zu wählen. Diese beziehen sich auf ABO Jahresvorauszahler Abos, die im Meldemonat durch 12 geteilt werden und in Ihrem Gül- tigkeitszeitraum gleichmäßig verteilt werden. Der Regelfall wird der Wert Anzahl oder Einnahmen ohne die rechnerischen Werte sein.

Drücken Sie anschließend unten links auf die orangene Schaltfläche „durchführen“. Die Erstellung wird gestartet, Sie können das Ergebnis auf der Tarifsimulationen Übersicht (oberster Menüunter- punkt unter Tarifsimulationen ansehen.

7.9.3 Mehrstufige Simulation (Einnahmen und ticketverkaufszahlen) Die auszufüllenden Felder sind exakt gleich wie in der Tarifsimulation Beförderungsstatistik.

7.9.4 Tarifkalkulation Die auszufüllenden Felder sind gleich wie in der Tarifsimulation Beförderungsstatistik. Hinzu kommt lediglich die Eingabe einer Tariferhöhung über alle Preisstufen hinweg, einzugeben in % oder alterna- tiv die Auswahl eines Szenarios der Preisstufenerhöhung. Hier kann pro Preisstufe ein Wert der Erhö- hung eingegeben werden, anstatt ein Wert für alle.

7.9.5 Szenario der Preiserhöhung Legen Sie ein neues Szenario an, welches Sie später in der Tarifsimulation mehrstufige Simulation“ nutzen können. Drücken sie unten links auf die orangene Schaltfläche „neu hinzufügen“.

Geben Sie im ersten Reiter eine Bezeichnung für das Szenario ein und optional eine Bemerkung. Wählen Sie dann ein Tarifkürzel (einen Tarif) aus. Wechseln Sie dann in den zweiten Reiter und geben Sie die Erhöhung je Preisstufe ein. Drücken Sie anschließend unten auf die grüne Schaltfläche „spei- chern“ um das Szenario zu speichern.

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89 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

8 FAQ – häufig gestellte Fragen

Hier werden die häufig gestellten Fragen der Benutzer („frequently asked questions“) beantwortet.

Zugangsdaten

Ich habe mein Passwort vergessen. Wie erhalte ich ein neues?

Sollte der Benutzer seinen Benutzernamen vergessen haben und ein Log-in nicht mehr klappen, so ist über den Admin bzw. die Support-E-Mail-Adresse edb@westfalentarif.de ein neuer Account zu erhal- ten.

Ich möchte einen Benutzer grundsätzlich als berechtigte Person abmelden oder seine Zugangs- rechte verändern.

Dies ist nur durch einen Admin der Anwendung durchführbar. Kontakt kann über die Support-E-Mail- Adresse aufgenommen werden.

Ich möchte einem Benutzer aus einem dritten Unternehmen (z.B. einem Aufgabenträger) Zugriff auf meine Daten ermöglichen.

Hierzu gibt es ein Antragsformular, auf dem beide Unternehmen verzeichnet sind und eine entspre- chende Freigabe dokumentiert wird. Das Formular ist über die Support-E-Mail-Adresse sowie beim Geschäftsbereich Datenmanagement der WestfalenTarif GmbH oder dem Mitarbeiterportal zu erhal- ten. Anschließend wird die entsprechende Datenfreigabe eingerichtet.

Datensicherheit

Wer kann meine Daten sehen?

Der Benutzerzugang und die Rechteverwaltung basiert auf der VU-ID. Die zentral für Westfälische Verkehrsunternehmen vergebene VU-ID kennzeichnet eine Linie, ein Linienbündel oder auch ein gan- zes Verkaufendes Verkehrsunternehmen. Jeder Benutzer, der der gleichen VU-ID zugeordnet ist, hat auch Datenzugriff auf alle Daten dieser VU-ID. Weitere Benutzer (z.B. Aufgabenträger oder Subunter- nehmen) können auf Antrag (s.o.) Datenzugriff auf diese VU-ID erhalten.

Tarifgemeinschaften haben Dateneinsicht in alle Einnahmendaten, die dem eigenen Tariffenster (W/T/H/M/S) zugeordnet sind und freigegeben sind.

Meldestellen haben Dateneinsicht in alle Einnahmendaten der Verkehrsunternehmen (VU-IDs), die der eigenen Meldestelle zugeordnet sind.

Werden die Daten gesichert?

Sobald die Einnahmendaten in die EDB gemeldet werden, werden diese systemseitig (mehrfach) ge- speichert. Verschiedene Absicherungen sorgen dafür, dass die Daten auch bei einem Serverausfall tagesaktuell wiederhergestellt werden können. Die Prozesse der Einnahmenmeldung samt Korrektu- ren und Datenfreigaben werden systemseitig protokolliert und sind nachvollziehbar. Protokollbe- richte stehen auch dem Anwender zum Download bereit und können so zum zusätzlichen Nachweis von Meldungen und Fristen für interne und externe Zwecke verwandt werden.

Wo befindet sich der Server der EDB?

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Die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet. Das Rechenzentrum wird regelmäßig nach ISO-27001 zertifiziert. Damit genügt es auch den Anforderungen zum Betrieb einer Anwendung nach den SAGA-Empfehlungen des BSI.

Welche Sicherheitskonzepte gibt es?

Ein tägliches Backup der ganzen Datenbank ist gewährleistet und kann ggf. wiederhergestellt wer- den. Neben dem Produktivsystem wird ein zusätzliches System zur Qualitätssicherung verwendet. Dadurch ist sichergestellt, dass Erweiterungen jederzeit konfiguriert, getestet und freigeschaltet wer- den können. Die Systemlast wird über ein Monitoring kontinuierlich gemessen und bei Bedarf ange- passt. Weitere Details können über die Support-E-Mail angefragt werden.

Warum kann meine Meldestelle oder Tarifgemeinschaft meine hochgeladenen Daten nicht sehen?

Die Meldestelle oder Tarifgemeinschaft kann nur freigegebene Datensätze sehen. Um eine Datei frei- zugeben muss das Häkchen bei der gemeldeten Datei angeklickt werden. Erst dann kann Ihre Tarifge- meinschaft mit Ihren Daten arbeiten.

Support

An wen wende ich mich, wenn die EDB nicht erreichbar ist?

Sollte die EDB über den Browser nicht erreichbar sein, kann man sich über die Support-E-Mail edb@westfalentarif.de melden. Eine zeitnahe Antwort wird durch die WTG sichergestellt. Als erste Lösungsmöglichkeit sollte versucht werden, die Webadresse über einen anderen Browser zu errei- chen oder den Cache beim verwendeten Browser zu löschen und den Browser neu zu starten.

Neben technischen Schwierigkeiten kann es u.U. auch durch regelmäßige Wartungsarbeiten zu einer zeitweisen Nichtverfügbarkeit der Anwendung kommen. I. d. R. wird aber über anstehende War- tungsfenster vorab informiert.

Warum ist die EDB zeitweise nicht erreichbar?

Sollte die EDB nicht erreichbar sein, sollte zunächst ausgeschlossen werden, dass es an der eigenen Internetverbindung oder am Browser liegt (s.o.). Ggf. hilft bereits ein Update der eigenen Systeme. Weitere Gründe für eine Nichterreichbarkeit können Wartungsfenster der EDB sein, zu denen die An- wendung planmäßig „vom Netz“ genommen wird. Die Support-E-Mail-Adresse hilft hierzu weiter.

An wen wende ich mich mit Lob oder Kritik?

Für jedwede Anregungen ist das Team der EDB dankbar, seien es Verbesserungsmöglichkeiten der Anwendung selber, Hinweise zu diesem Handbuch oder auch Prozessverbesserungen beim Vertriebs- und Meldeprozess. Neben den westfälischen fachspezifischen Gremien ist die Support-E-Mail-Ad- resse zentrale Anlaufstelle für diese Punkte: edb@westfalentarif.de

Importvorgang

Nach dem Auswählen einer Importdatei ändert sich der Fortschrittsbalken nicht mehr.

Der Fortschrittsbalken richtet sich nach den Prozessen, die die Anwendung im Hintergrund abarbei- tet. Nach dem Speichern eines Meldedatensatzes in der Datenbank wird die Datei auf verschiedene Kriterien hin geprüft. Der Fortschrittsbalken wandert aber nur nach dem vollständigen Ende eines dieser Prozesse weiter. Werden große Dateien hochgeladen oder befinden sich mehrere Dateien in der parallelen Abarbeitung dieser Prozesse, kann es mitunter länger (Stunden) dauern, bis sich der

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Balken verändert. Während dieser Schritte kann sich der Benutzer aber jederzeit abmelden oder an- dere Arbeiten in der Datenbank vornehmen; die Prozesse im Hintergrund werden nicht beeinflusst.

Der Import meiner Dateien dauert ungewöhnlich lange.

Siehe vorige Antwort.

Die EDB ist nicht erreichbar. Wie wirkt sich dies auf meine Meldefristen aus?

Das Team der EDB bemüht sich zusammen mit dem Applikationsersteller und Hostinganbieter, eine umgehende Lösung bzw. eine Wiedererreichbarkeit der Anwendung zu ermöglichen. Ein mehrtägiger Ausfall sollte (auch im Rahmen der Garantie- und Gewährleistungsverträge) nicht vorkommen. Sollte es dennoch zu einem größeren Ausfall kommen, wird sich die WestfalenTarif GmbH unverzüglich mit einer Prozesslösung an die meldepflichtigen Unternehmen wenden.

VU-ID (nicht Nummer eines VU, sondern Nummer einer Abrechnungseinheit)

Wie erhalte ich eine VU-ID?

Die VU-ID wird für westfälische Unternehmen/Organisationen zentral über den Geschäftsbereich Ein- nahmenaufteilung vergeben. Durch direkte Kontaktaufnahme oder über die Support-E-Mail-Adresse ist eine VU-ID zu erhalten.

Wo beantrage ich eine neue VU-ID?

s.o.

Wo ändere ich Daten zu meiner VU-ID?

Dies geht nicht in der EDB selber, sondern nur über die zentrale Stelle (s.o.).

Wie kann ich Einsicht in Einnahmendaten mehrerer VU-IDs erhalten? Reports können Sie immer nur je VU-ID vornehmen. Allerdings gibt es die Möglichkeit Daten aus mehreren VU-IDs in einer Excel-Tabelle zusammenzuführen. Dies leistet das System selber nicht.

VU-Datensatz-ID (Nummer des Einnahmendatensatzes, wird vom VU selbst gewählt)

Wie kann ich meine zuletzt gemeldete VU-Datensatz-ID finden?

Sie können sich über die Teilmeldungsübersicht ihre zuletzt importierte Datei anzeigen lassen und herunterladen. In der Datei finden Sie alle VU-Datensatz-IDs, die Sie zuletzt importiert haben.

Meldecode (T)

Welcher Meldecode muss für den Bereich T bei einer pauschalen Erstattung (=Produktnummer 96001) verwendet werden?

Der Meldecode hängt immer nur an der Relationsnummer. Es muss also immer der Meldecode der entsprechenden Relation gemeldet werden.

Beispiel: Die Relation 60000-60000 hat der Meldecode T60000.

Folglich muss zu jedem Ticket mit der Relation der oben genannte Meldecode gemeldet werden.

Bei der „pauschalen Erstattung“ lautet die Relation 69999-69999 TeutoOWL-TeutoOWL und der Mel- decode lautet T.

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Eine Übersicht über alle vorhandenen Meldecodes und den dazugehörigen Relationen können Sie über Tarife & Tickets / Flächen & Relationen / Relationen

Relationsnummer

Welche Relationsnummer soll bei Stornos angegeben werden?

Es soll die Relationsnummer angegeben werden, welche verkauft wurde bzw. die im Ursprungsdaten- satz (soweit vorhanden) bereits gemeldet wurde. Diese sollte anhand des Tickets bekannt sein.

Prüfregeln / Prüfung der eingegebenen Werte

Bei welchen Datenfeldern werden die eingegebenen Werte gegen Wertelisten auf richtige Schreib- weise geprüft?

Eine Übersicht über alle Datenfelder des Einnahmendatensatzes und auch die dafür in der EDB zuge- lassenen Eingabewerten finden Sie im Menü unter Verwaltung -) Stammdaten -) Allg. Stammdaten, soweit es sich nicht um Tarifdaten handelt.

Dort können Sie unter folgenden Untermenüpunkten die im System hinterlegten Eingabewerte anse- hen

• Linie (= Meldelinie, freiwillige Angabe)
• Teilverkehrsräume (für das Tariffenster T, wenn die erste Stelle des EAV-Codes 0 „T“ ist)
• Verkaufstechnik, freiwillige Angabe)

Eine Übersicht über die für den Einnahmendatensatz benötigten Tarifdaten finden Sie im Menü Ta- rife & Tickets wie folgt:

• Tarif = Tickets & Tarife -) Tarifdaten -) Tarife
• Tarifversion & Tarifstand = Tickets & Tarife -) Tarifdaten -) Tarifversion

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93 „EDB“ Einnahmendatenbank für den WestfalenTarif

• Tariffenster = Tickets & Tarife -) Tarifdaten -) Tariffenster
• Relationsnummer = Tickets & Tarife -) Flächen & Relationen -) Relationen (nicht Relationsnummern)
• Produktnummer = Tickets & Tarife -) Ticketdaten -) Ticketsortimente
• Preisstufennummer = Tickets & Tarife -) Ticketdaten -) Preisstufen
• Haltestellennummern = Tickets & Tarife -) Flächen & Relationen -) Haltestellen

Preis

Wird der Preis geprüft? Nein, in der EDB findet keine Preisprüfung statt. Die technische Möglichkeit ist in der EDB vorhanden und durch die Aktivierung eines konfigurierbaren Prüfvorgangs könnte die Preisprüfung umgesetzt werden. Hierzu ist jedoch ein Gremiumsbeschluss Voraussetzung.

Protokolle & Berichte (Reports)

Wie kann ich prüfen, welche Daten die Meldestelle als meine Monatsmeldung verarbeitet? Die Meldestelle verarbeitet alle freigegebenen und gültigen Daten für diesen Monat. Sie können die gleiche Auswertung über die Filter des Reporting Moduls vornehmen und sichten.

Wie kann ich als Verkehrsunternehmen prüfen, welche Monate ich als „abgeschlossen“ gemeldet habe? Über den Menüpunkt „Monatsabschlüsse“ gelangt man auf die Übersichtsseite der Monate, die im System für die entsprechende VU-ID (Verkehrsunternehmen) angelegt sind. Hier lässt sich feststellen, welche Monate wann vom Verkehrsunternehmen als „abgeschlossen“ gekennzeichnet werden. Mel- destellen und Tarifgemeinschaften verwenden diese Informationen, um Prozesse der Einnahmenauf- teilung und des Tarifcontrollings vorzunehmen.

Wie kann ich bereits „abgeschlossene Monate“ wieder auf „nicht abgeschlossen“ umstellen/än- dern? Dies ist nicht möglich. Bitte wenden Sie sich dazu an die Administratoren bzw. die zentrale Support-E- Mail-Adresse.

Wie kann ich alle Einnahmen eines Jahres in einen Report einfügen, auch die nachträglich ( erst im Folgejahr ) gemeldeten Einnahmen?

Sie können das Datum und das Freigabedatum in unterschiedlichen Filtern auswählen. Somit können Sie das Freigabedatum deutlich länger setzen als das Datum und somit auch alle Tickets erfassen, die später nachgemeldet wurden.

Beispiel für einen Filter: Datum 01.012018 – 31.12.2018

Freigabedatum 01.01.2018 – 30.06.2019

Es gibt einen Datenunterschied zwischen meinen Einnahmenmeldungen und einem erzeugten Re- port.

Die Einnahmendaten werden in einer anderen Tabelle innerhalb der EDB vorgehalten als die Report- ingdaten. Aus Performanzgründen synchronisieren sich beide Tabellen automatisch jede Nacht. Da- her kann es vorkommen, dass Einnahmendaten erst einen Tag später im Reporting auswertbar sind. Zur schnellen Kontrolle kann jedoch die stets aktuelle Teilmeldungsübersicht verwendet werden.

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Wie kann ich ein selbst angelegtes Ausgabeformat bearbeiten oder löschen?

Das neu hinzugefügte Ausgabeformat ist für alle Benutzer der eigenen Organisation sichtbar und ver- wendbar. Das Ausgabeformat kann allerdings nur vom Ersteller selbst editiert und gelöscht werden. Voraussetzung ist, dass unter dem zu bearbeitenden / zu löschendem Ausgabeformat kein Ergebnis in der EDB gespeichert ist, weder temporär (4-Tage) oder dauerhaft.

Was bedeutet "Einnahmen gültig?" wenn Einnahmen trotz Freigabe nicht gültig sind?

Stellen Sie sich vor, Sie melden einen Datensatz erstmalig in die EDB und dieser wird ohne Fehler im- portiert und Sie geben diesen anschließend frei. Dann ist dieser Datensatz gültig und freigegeben.

Wenn Sie jetzt diesen Datensatz mit einer Korrekturmeldung „MK“ überschreiben, dann ist der ur- sprüngliche – also der überschriebene – Datensatz weiterhin in der EDB gespeichert.

Der ursprüngliche Datensatz hat dann den Status freigegeben und ungültig.

Der Datensatz, welcher MK enthält, hat den Status gültig + freigegeben, nachdem Sie die MK Mel- dung freigegeben haben.

In den meisten Praxisfällen müssten Sie also nur „Einnahmen gültig“ im Filter auswählen, denn Sie wollen ja nur den aktuellsten Stand der korrigierten Einnahmendaten in Ihrer Abfrage sehen.

Wenn ich die im Einnahmendatensatz gemeldete Relation bzw. die Startzone / Zielzone TG / TZ zu- sammen mit den Flächen aus der WTB in einen Report auswerte, sieht es so aus, als wenn in man- chen Zeilen Angaben vertauscht sind. Warum ist dies so?

Da die WTB die Relation nur in eine Richtung kennt, Ihr Fahrgast aber in der anderen Richtung gefah- ren ist – was Sie richtig gemeldet haben – wirkt es so, als wären die Felder vertauscht.

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Tickets, Ticketsortiment:

Abo-Jahresvorauszahler

Einnahmen mit Ticketarten, die vom Benutzer in den Stammdaten als „Abo-Jahresvorauszahler“ per Checkbox (manueller Prozess, spätestens nach jedem PKM-Import) gekennzeichnet sind, werden durch zwölf geteilt und mit 11 zusätzlichen Datensätzen angelegt.

Verkäufe von Tickets bzw. Ticketsortimente (Kombination: Ticketart + Preisstufe + Relation), die auf diese TICKETART referenzieren, werden als ABO-JV behandelt. Die Preisstufe oder die Relation haben keine Auswirkung auf die Kaskadierung. Im Datenfeld „Anzahl“ des Meldedatensatzes wird 1 Ticket je Jahresvorauszahlung gemeldet (in Übereinstimmung mit dem Westfalen-Meldekonzept).

Es sind 11 Datensätze für die Folgemonate angelegt, die die rechnerischen Einnahmen enthalten.

Einnahmen rechnerisch bei Folgemonate: Kassentechnische Jahreseinnahmen des Monats werden durch 12 Tickets dividiert und als rechnerische Einnahmen angelegt. (Verkaufsmonat + 11 Folgemo- nate).

Die kassentechnische Anzahl wird bei den Folgemonaten auf die gemeldete kassentechnische Anzahl gesetzt.

Anzahl rechnerisch bei Folgemonate: Bei Datensätze mit Anzahl = 1, wird die Anzahl rechnerisch 1 auf die folgenden Monate gesetzt als rechnerische Anzahl geschrieben. Bei Datensätzen mit Anzahl größer 1, wird die gleiche Anzahl auch in den Folgemonaten geschrieben.

Automatische Freigabe der Folgemonate (rechnerische Einnahmen und Anzahl) bei Freigabe der Teil- meldung.

Die 11 Datensätze für die Folgemonate bekommen die gleiche VU-DS-ID wie der ursprüngliche Da- tensatz. Sie bekommen auch ein Kennzeichen, dass sie automatisch vom System angelegt wurden.

Prüfregel wird angewandt: Rechnerische Einnahmen dürfen in der Zukunft liegen

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9 Glossar

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