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Stand: 07/2023

Datenschutzhinweise wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung für die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren

Namen und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen:	Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) Der Direktor des Landschaftsverbandes Freiherr-vom-Stein-Platz 1 48147 Münster Telefon: 0251/591-211 E-Mail: lwl@lwl.org Verantwortliche Fachabteilung: LWL-Personal- und Hauptabteilung Referat Zentrale Einkaufskoordination Karlstraße 11 48147 Münster Telefon: 0251/591-3312 E-Mail: zek@lw.org
Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:	Datenschutzbeauftragter des LWL für die LWL-Kernverwaltung Karlstraße 11 48147 Münster Telefon: 0251/591-3336 E-Mail: datenschutz@lwl.org Gesundheitsdatenschutzbeauftragter und Datenschutzbeauftragter des LWL für die Einrichtungen des LWL-Psychiatrieverbundes Westfalen und den LWL- Maßregelvollzugskliniken Hörsterplatz 2 48147 Münster Telefon: 0251/591-5834 E-Mail: datenschutz.gesundheit@lwl.org
Art der personenbezogenen Daten	Die Verantwortliche erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die Sie als Bieter bzw. Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere: - Persönliche Kontaktdaten und Namen des Bieters bzw. Bewerbers, soweit es sich um natürliche Personen und Personengesellschaften handelt und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen der Bieter bzw. Bewerber; - Daten zur Qualifikation / Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters bzw. Bewerbers; - Ansprechpartnerinnen bei Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen; - Persönliche Daten des Bieters bzw. Bewerbers (Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort). Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern die Verantwortliche dazu rechtlich verpflichtet ist oder Sie eingewilligt haben.
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten	Die Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren und im Rahmen des Vertragsmanagements der geschlossenen Verträge.

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Empfänger von personenbezogenen Daten

Empfänger der Daten sind insbesondere: - in das Vergabeverfahren eingebundene Dritte (z.B. Berater, Rechtsbeistand); - interessierte Bieter und Bewerber; - externe Auftraggeber, für die der LWL Vergaben durchführt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten und Empfänger im Detail

a) Rechtsgrundlage zur Erfüllung vertraglicher Pflichten und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO: Zwischen den Parteien wird ein Vertrag über die Auftragsausführung geschlossen. Die Datenverarbeitung erfolgt durch die Vergabestelle im Vorfeld des Vertragsschlusses im Vergabeverfahren (Eignung siehe lit. b) sowie im Zuge der Durchführung von im Rahmen des Vergabeverfahrens geschlossenen Verträgen. Im Rahmen des Vertragsmanagements werden neben den im Angebot angegebenen Preisen auch personenbezogene Daten (Ansprechpartner) von der Vergabestelle erhoben und in Datenbanken (Warenwirtschaftssystem, internes Intranet) gespeichert, so dass berechtigte Mitarbeiterinnen für den internen Gebrauch darauf zugreifen können. Im Rahmen der Vertragserfüllung können personenbezogene Daten erhoben werden. Sie sind erforderlich zur Überprüfung vertraglicher Pflichten des Auftragnehmers - auch in Bezug auf die von ihm eingesetzten Mitarbeiterinnen. Sofern der Auftraggeber nicht der LWL ist und es sich nicht um einen öffentlichen Auftraggeber handelt, basiert die Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens auf einem Vertrag zwischen dem LWL und dem externen Auftraggeber. In diesem Vertrag ist vereinbart, dass die Vergabeverfahren nach Maßgabe der §§ 97 GWB vom LWL durchzuführen sind. Sofern der LWL für andere öffentliche Auftraggeber im Rahmen einer interkommunalen Kooperation Vergaben durchführt, liegt eine Kooperationsvereinbarung oder eine Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zugrunde. In dieser Vereinbarung ist festgelegt, dass der LWL für das Vergabeverfahren nach Maßgabe der §§ 97 GWB für den anderen öffentlichen Auftraggeber durchführt. b) Rechtsgrundlage zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die Verantwortliche unterliegt gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) i.V.m. Abs. 3 DSGVO: Die Verantwortliche ist nach § 26 KomHVO NRW i.V.m. den kommunalen Vergabegrundsätzen des Landes NRW, § 6 UVgO (bei unterschwelligen Vergaben) bzw. nach § 8 VgV (bei oberschwelligen Vergaben) sowie nach § 6 KonzVgV (bei Konzessionsvergaben) als

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Vergabestelle verpflichtet, Vergabeverfahren durchzuführen und zu dokumentieren. Dies geschieht insbesondere im Hinblick auf die Erfordernisse des GWB (vgl. u.a. § 97 GWB) und der VgV (vgl. u.a. § 42 VgV).

Im Vergabeverfahren werden personenbezogene Daten insbesondere im Rahmen der Eignungsprüfung bei unterschwelligen Vergaben nach § 26 Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO NRW) i.V.m. den Kommunalen Vergabegrundsätzen des Landes NRW, §§ 31 ff UVgO bzw. bei oberschwelligen Vergaben nach § 122 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) i.V.m. §§ 44 ff Vergabeordnung (VgV) bzw. bei Konzessionsvergaben nach § 25 Konzessionsvergabeordnung (KonzVgV) i.V.m. §§ 152, 122 GWB, zudem im Rahmen der Prüfung von Ausschlussgründen und Selbstreinigungsmaßnahmen nach §§ 123 ff GWB herangezogen.

Nach §§ 6 ff. Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW meldet die Vergabestelle der/dem im Land Nordrhein-Westfalen eingerichteten zentralen Informationsstelle/Vergaberegister beim Ministerium der Finanzen des Landes NRW solche Bieter, die wegen schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren zeitlich befristet ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger Verfehlungen auf einen Ausschluss verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt bei Aufträgen ab 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer bei der v. g. Informationsstelle an, ob hinsichtlich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen im Vergaberegister vorliegen.

Nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz fordert die Vergabestelle bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung an. Für die Abfragen ist die Angabe von Geburtsdatum, Geburtsort und Geburtsname erforderlich.

Vor der Erteilung des Zuschlags ist der Vergabestelle im Rahmen der Eignungsprüfung gem. $ 36 Abs. 5 VgV der Name des Unterauftragnehmers bekannt zu geben. Gem. § 36 Abs. 3 VgV (bei Dienstleistungsaufträgen) bzw. gem. § 26 Abs. 4 UVgO sind spätestens bei Beginn der Auftragsausführung die Namen, die Kontaktdaten und die gesetzlichen Vertreter der Unterauftragnehmer zu benennen, sofern diese eingesetzt werden sollen.

Nach § 134 GWB werden die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, von der Vergabestelle über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

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Nach § 39 Vergabeverordnung (VgV) wird spätestens 30 Tage bzw. nach § 21 KonzVgV spätestens nach 48 Tagen nach Zuschlagserteilung von der Vergabestelle eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt. Hierin wir der Name des erfolgreichen Bieters veröffentlicht. Nach Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (jeweils ab 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer) werden gem. § 30 UVgO für die Dauer von drei Monaten über jeden so vergebenen Auftrag der Name des Bieters auf der Vergabeplattform der Vergabestelle veröffentlicht (www.lwl.org/eVergabe). Unterlegene Bieter haben ein Recht auf Information gem. § 62 Abs. 2 VgV bzw. § 46 Abs. 1 UVgO u.a. über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters. Im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens gem. § 155 GWB sind der zuständigen Vergabekammer die Vergabeakten gem. § 163 Abs. 2 GWB zur Verfügung zu stellen. Die Verfahrensbeteiligten haben gem. 165 GWB ein Recht auf Akteneinsicht. Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist. Der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente sowie die abgeschlossenen Verträge sind gem. § 8 Abs. 5 VgV der Europäischen Kommission sowie den zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden auf deren Anforderung hin zu übermitteln. Gem. § 103 Abs. 1 Nr. 8 GO NRW prüft die örtliche Rechnungsprüfung Vergaben. Dazu sind der Rechnungsprüfung die Vergabeunterlagen nebst allen Anlagen etc. vollständig vorzulegen.

Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 59 KomHVO, LWL Dienstanweisung zur Finanzbuchhaltung), d.h. maximal 10 Jahre für zahlungsbegründende Unterlagen. Sonstige Daten sind gem. § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mind. jedoch für 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlags.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten

Diese Rechte ergeben sich aus Artikel 15 bis 18 DSGVO i. V. m. §§ 12-14 DSG NRW. Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten.

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Recht auf Berichtigung: Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden. Recht auf Löschung Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s. a. Dauer der Speicherung). Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen, sofern nicht ein wichtiges öffentliches Interesse dem entgegensteht (z. B. wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln). Recht auf Widerspruch Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht (z. B. Durchführung des Vergabeverfahrens).

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde:

Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf Telefon: 0211/38424-0 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de Etwaige Beschwerden sind an die v. g. Behörde zu richten, sofern die Verantwortliche ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.

Pflicht / Erforderlichkeit zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, Folgen der Nichtbereitstellung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b), lit. c) und lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW). Als Bewerber bzw. Bieter sind Sie verpflichtet, die geforderten Angaben zu machen. Falls Sie diese Angaben (u.a. personenbezogene Daten) nicht machen, kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden (§ 42 UVgO, § 57 VgV).

Eine Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten bei Dritten (bspw. Eignungsnachweise dritter Personen) besteht nach Artikel 14 Abs. 5 Buchstabe c) DSGVO nicht, da die Datenerhebung im Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt ist und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten vorgesehen ist (§§ 97 ff. GWB, §§ 5, 8 VgV, §§ 3, 6 UVgO).

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10_Information Datenschutzhinweise.pdf