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Bewerbungs- und Vergabebedingungen des

Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL)

für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen

(ausgenommen Bauleistungen)

1 Allgemeines

1.1 Der Auftraggeber bzw. die Vergabestelle verfährt nach den Vorschriften des 4. Teils des Ge- setzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bzw. der Vergabeverordnung (VgV), bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte (sog. nationale Verfahren) nach der Unterschwellen- vergabeordnung (UVgO).

Der Bieter hat einen Rechtsanspruch auf Anwendung dieser Bestimmungen. Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen kann sich der Bieter an die unter Nr. 8 genannte Vergabekammer wenden.

1.2 Sofern der LWL als Vergabestelle für andere Auftraggeber im Auftrag tätig wird, gelten diese Bestimmungen ebenso.

1.3 Die Zentrale Einkaufskoordination des LWL als Vergabestelle veröffentlicht die Vergabeverfah- ren in der Regel auf der LWL-eigenen Vergabeplattform. Diese ist unter folgendem Link er- reichbar: www.lwl.org/eVergabe.

2 Angebotsbedingungen

2.1 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle für das Vergabeverfahren zur Verfügung ge- stellten Formulare zu nutzen.

2.2 Die Vergabeunterlagen können von der Vergabestelle geändert oder ergänzt werden. Sofern die Vergabe über die Vergabeplattform abgewickelt wird, ist ein verbindlicher und je- weils aktueller Stand der Informationen zu den Vergabeverfahren dort hinterlegt.

Durch eine freiwillige Registrierung wird der Bieter über Änderungen des Vergabeverfahrens (z. B. aktualisierte Unterlagen) automatisch per E-Mail informiert. Ohne Registrierung ist der Bieter verpflichtet, sich selbst über eventuelle Änderungen im Vergabeverfahren zu informieren und unterliegt somit der sogenannten „Holschuld“.

Für die Angebotserstellung ist jeweils die aktuellste Version der Vergabeunterlagen zu ver- wenden.

Weitere Informationen zur Vergabeplattform (z. B. Registrierung) sind unter folgendem Link erhältlich: www.lwl.org/eVergabe.

2.3 Angebote müssen vollständig sein und sämtliche geforderte Unterlagen, (Eigen-)Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise enthalten. Der Auftraggeber bzw. die Vergabestelle behält sich unter den Voraussetzungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV bzw. § 41 Abs. 2,

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3 UVgO vor, unter Fristsetzung dazu aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigun- gen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervoll- ständigen. Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten, werden von der Wertung ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV bzw. § 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO).

2.4 Der Bieter kann sein Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist berichtigen, ändern oder zu- rückziehen. Preisänderungen sind sowohl nach oben als auch nach unten zulässig. Die Angebotsfrist ist eine Ausschlussfrist und endet mit der angegebenen Uhrzeit des festge- setzten Tages.

Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Verhandlungen gem. § 17 VgV bzw. § 12 UVgO bleiben hiervon unberührt.

2.5 Nebenangebote können nur abgegeben werden, wenn sie in der Auftragsbekanntmachung bzw. Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen wurden. Sie müssen die festgelegten Min- destanforderungen erfüllen.

Die Nebenangebote müssen als solche deutlich gekennzeichnet werden.

2.6 Die Abgabe von mehreren Hauptangeboten ist nur zulässig, wenn sie in der Auftragsbekannt- machung bzw. in den Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen werden.

2.7 Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot beigefügt werden.

Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein.

Auf Anlagen ist im Angebot hinzuweisen.

2.8 Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

2.9 Die Angebotserstellung samt den erforderlichen Vorarbeiten und Kalkulationen, die Erstellung etwaiger Alternativangebote sowie die Anfertigung sonstiger in diesen Bedingungen ange- führten Beilagen und Nachweise werden nicht vergütet.

2.10 Entwürfe und Ausarbeitungen, sowie Muster und Proben, die bei der Prüfung der Angebote nicht verbraucht werden, gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Land- schaftsverbandes Westfalen-Lippe über, soweit in den Vergabeunterlagen nichts Gegenteili- ges festgelegt ist oder der Bieter im Angebot bzw. bis zum Ablauf der Bindefrist nicht ihre Rückgabe verlangt. Die Kosten der Rückgabe trägt der Bieter.

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3 Hinweise zur Abgabe eines Angebotes

3.1 In welcher Form das Angebot abgegeben werden kann – schriftlich, elektronisch, per E-Mail – ist aus den Vergabeunterlagen und/oder der Bekanntmachung zu entnehmen.

3.2 Elektronische Abgabe

3.2.1 Für die Abgabe eines elektronischen Angebots muss der Bieter auf der Vergabeplatt- form registriert und Teilnehmer des Verfahrens sein.

3.2.2 Die elektronische Abgabe eines Angebots erfolgt mit Hilfe des AI-Bietercockpits, wel- ches kostenlos auf der LWL-Vergabeplattform zur Verfügung steht.

3.2.3 In welcher Form Angebote elektronisch gesichert und verschlüsselt im Sinne des Sig- naturgesetzes eingereicht werden müssen, ist aus den Vergabeunterlagen zu entneh- men.

3.2.4 Detaillierte Informationen zur elektronischen Angebotsabgabe stehen auf der LWL-Vergabeplattform unter der Rubrik „Info eVergabe“ zur Verfügung.

3.3 Schriftliche Abgabe

Sofern die schriftliche Abgabe zugelassen ist, ist das Angebot in einem verschlossenen Um- schlag, an eine der folgenden Abgabestellen zu übersenden:

3.3.1 Postadresse

3.3.2 Kurierdienst oder persönliche Abgabe gegen Empfangsquittung

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3.3.3 Der Umschlag ist mit dem in den Vergabeunterlagen beiliegenden Kennzettel zu kenn- zeichnen.

3.3.4 Das Angebot muss dort bis zum Ende der Angebotsfrist eingegangen sein. Der Um- schlag ist mit dem beigefügten Kennzettel zu kennzeichnen.

3.3.5 Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebots sind bis zum Ende der ge- nannten Frist in entsprechender Form einzureichen. Nur die Zurückziehung von Ange- boten (ohne Ersatzangebot) kann auch auf elektronischem Wege erfolgen.

3.4 Abgabe per E-Mail

3.4.1 Bei zugelassener Angebotsabgabe per E-Mail kann das Angebot elektronisch in Textform nach § 126b BGB bis zum Ende der Angebotsfrist abgegeben werden, d. h. aus der E-Mail muss der Name der abgebenden Person und ggf. des Unternehmens erkennbar sein.

3.4.2 Die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren wird in diesen Fällen per E-Mail durchge- führt.

4 Zusätzliche Informationen

4.1 Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Unvollständigkei- ten oder Fehler, so hat der Bieter die Vergabestelle rechtzeitig vor Angebotsabgabe bzw. Ab- lauf der Angebotsfrist darauf hinzuweisen.

4.2 Fragen zur Vergabe sind in elektronischer Form zu stellen. Die Fragen müssen konkreten Be- zug auf die Vergabeunterlagen nehmen. Wesentliche Aufklärungen z.B. über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung werden allen Bietern gleichzeitig mitgeteilt.

5 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen/Mittelstandskartelle

5.1 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen ver- bunden ist.

5.2 Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vertrags-/Vergabeverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.

5.3 Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen bzw. die Bildung von Mittelstandskartellen von § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) freigestellt. Die Voraussetzungen können in §§ 2, 3 GWB nachgelesen werden. Eine ent- sprechende Erklärung ist dem Angebot beizufügen oder auf Verlangen nachzureichen.

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6 Bevorzugte Bieter

Sofern in nationalen Vergabeverfahren das Angebot einer anerkannten Werkstatt für Menschen mit Behinderungen und Blindenwerkstätten sowie von Inklusionsbetrieben (nachfolgend bevorzugte Bie- ter) ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht bevorzug- ten Bieters ist, so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung der Wirt- schaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Ab- schlag von 15 % berücksichtigt. Voraussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem wesentlichen Teil durch die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt.

Dem Angebot ist ein entsprechender Nachweis als bevorzugter Bieter beizufügen oder nach Auffor- derung nachzureichen.

7 Sonstiges

7.1 Die Preise sind in Euro anzugeben.

7.2 Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multipli- kation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist in der Regel der Einheitspreis maßgebend.

7.3 Der Auftraggeber behält sich vor, das Angebot eines Skontos bei der Wertung nur dann zu berücksichtigen, wenn eine Skontofrist von mindestens 14 Kalendertagen eingeräumt wird.

7.4 Das Angebot und die Kommunikation mit dem Auftraggeber bzw. der Vergabestelle sind in deutscher Sprache zu führen.

Dieses gilt ebenso für Bescheinigungen, Prüfzeugnisse und sonstige einzureichende Unterla- gen, soweit in den Vergabeunterlagen nichts Gegenteiliges festgelegt ist. Werden fremdspra- chige Nachweise oder Antragsunterlagen eingereicht, sind auf Verlangen beglaubigte Über- setzungen vorzulegen. Die Kosten hierfür trägt ausschließlich der Bieter selbst. Fehler in der Übersetzung muss sich der Bieter zuschreiben lassen.

7.5 Ergänzend zu den Vergabeunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

7.6 Bieter aus anderen EU-Mitgliedstaaten haben die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Rege- lungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten.

7.7 Sofern nach Abschluss eines nationalen Vergabeverfahrens durch Zuschlag bis zum Ablauf der Bindefrist keine entsprechende Information der Bieter gem. § 46 UVgO erfolgt ist, wurde das Angebot nicht berücksichtigt. Auf § 46 Abs. 1 UVgO wird verwiesen.

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8 Vergabekammer

Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen kann der Bewerber bzw. Bieter einen Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens an die Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster, Albrecht-Thaer-Straße 9, 48147 Münster stellen.

9 Abfragen aus Zentralregistern

Ab einer Auftragssumme von 30.000 € (netto) holt der Auftraggeber vor Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister und Wettbewerbsregister ein.

10 Teilnahmeanträge

Die oben genannten Bewerbungs- und Vergabebedingungen finden für Teilnahmeanträge bzw. Bewerber entsprechende Anwendung.

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