Leitfaden_Webinar.pdf

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Leitfaden für das Modul

Webinar

im Rahmen der Exportinitiative Energie 2027

Stand: Mai 2026

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Inhalt

1 Hintergrund und Zielsetzung der Maßnahme .................................................................................... 3

2 Aufgaben der Durchführungsgesellschaft (DFG) ................................................................................ 3

3 Übersicht der Projektfristen ............................................................................................................... 3

4 Kommunikation mit der GSt. und dem BAFA ..................................................................................... 4

5 Außendarstellung ............................................................................................................................... 4

6 Vorbereitung des WEB ....................................................................................................................... 5 6.1 Terminabstimmung ....................................................................................................................... 5 6.2 Bewerbung und Teilnehmerakquise ............................................................................................. 5

7 Durchführung des WEB ...................................................................................................................... 6 7.1 Fachreferentinnen und -referenten .............................................................................................. 7 7.2 Teilnahmeunterlagen .................................................................................................................... 7

8 Nachbereitung .................................................................................................................................... 7

9 Evaluierung ......................................................................................................................................... 8

Kontakt ............................................................................................................................................ 8

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1 Hintergrund und Zielsetzung der Maßnahme

Das Ziel der Exportinitiative Energie (EIE) des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) ist es, deutsche Unternehmen (UN), die klimafreundliche Energielösungen anbieten, beim Markteintritt im Ausland zu unterstützen und deutsche Produkte und Dienstleistungen international zu positionieren.

Das Webinar (WEB) ist ein interaktives, online durchgeführtes Fachseminar. Es richtet sich an kleine und mittlere deutsche Unternehmen (KMU), die neue Auslandsmärkte erschließen möchten – insbesondere solche mit geringer oder noch keiner Exporterfahrung im Zielland. Im Fokus des WEB stehen aktuelle Marktinformationen, konkrete Geschäftschancen sowie die politischen und wirtschaftlichen Rahmenbe- dingungen vor Ort. Durch den Einsatz von Umfragen, Chatfragen und kurzen Diskussionsimpulsen wird ein aktiver Dialog zwischen den Fachreferentinnen und -referenten sowie den Teilnehmerinnen und Teil- nehmern (TN) gefördert. So können die Inhalte praxisnah und bedarfsorientiert vermittelt werden. Das WEB soll Unternehmen gezielt auf Chancen und Herausforderungen im Zielmarkt vorbereiten, Orientie- rung bieten und zur Teilnahme an der geplanten Energie-Geschäftsreise (GR) motivieren. Darüber hinaus dient es der Generierung qualifizierter Leads für die weitere Ansprache.

Der Leitfaden soll der Durchführungsgesellschaft Klarheit über den Rahmen, die Abläufe und die Zielset- zung eines Webinars geben. Innerhalb dieses Rahmens sind adressatenspezifische Lösungen zulässig und erwünscht. In Zweifelsfällen sollte eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit der Geschäftsstelle der EIE er- folgen.

2 Aufgaben der Durchführungsgesellschaft (DFG)

Zur Erreichung der oben genannten Zielsetzung wird die DFG mit Aufgaben in den Bereichen Vorberei- tung, Durchführung und Nachbereitung beauftragt. Diese Aufgaben werden nachfolgend beschrieben:

1. Erstellung der Unterlagen zur Bewerbung des WEB inkl. Weberfassung für die Website der EIE.
2. Ansprache und Gewinnung von TN aus der definierten Zielgruppe.
3. Programmerstellung, einschließlich technischer Ausstattung und – falls erforderlich – Bereitstellung von Dolmetscherinnen und Dolmetschern
4. Durchführung und Moderation des WEB
5. Koordination und Gewinnung von Fachreferentinnen und -referenten
6. Nachbereitung der Veranstaltung

3 Übersicht der Projektfristen

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4 Kommunikation mit der GSt. und dem BAFA

Die persönliche Kommunikation und enge Abstimmung mit der Geschäftsstelle der Exportinitiative Ener- gie (GSt.) und dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ist im Projektverlauf wichtig. Mit Auftragsvergabe erfolgt die Einladung zu einem Durchführerbriefing mit BAFA und GSt. Die Teil- nahme wird der DFG dringend empfohlen.

Im Projektverlauf sind abrechnungsrelevante Fragen an das BAFA zu richten. Handreichungen mit grund- legenden Informationen sind im internen Bereich hinterlegt. Bei allen Fragen zur fachlich-inhaltlichen und organisatorischen Umsetzung der Projekte, der Qualitätssicherung und Leitfäden kann sich die DFG an die Regionalmanager der GSt. wenden. Im Rahmen der Auftragsvergabe sendet das BAFA eine Kon- taktübersicht mit zuständigen Ansprechpartnern der GSt. an die beauftragte DFG.

Die DFG ist zur Zusammenarbeit mit der GSt. verpflichtet und informiert diese unaufgefordert über die aktuelle Projektplanung und den Projektstand sowie erzielte Fortschritte. Die GSt. behält sich Anpassun- gen zum Ablauf des Programms und der Veranstaltungsformate, zu Referierenden und zum zeitlichen Ablauf unter Berücksichtigung der Ausschreibung vor.

5 Außendarstellung

Die DFG ist verpflichtet, die Vorgaben des Leitfadens zur Außendarstellung einzuhalten und damit einen einheitlichen Außenauftritt zur gewährleisten. Der Leitfaden sowie alle entsprechenden Dokumenten- vorlagen* sind im internen Bereich der Website zu finden (Zugangsdaten werden im Rahmen der Auf- tragsvergabe durch das BAFA mitgeteilt). Dokumentenvorlagen dürfen nicht verändert werden (auch nicht, durch das Hinzufügen externer Logos). Die DFG kommuniziert in der Außendarstellung deutlich, dass es sich bei allen Angeboten um Veranstaltungen der EIE des BMWE handelt. Die EIE wird im Ausland stets mit German Energy Solutions Initiative übersetzt; der deutsche Claim „Auf in neue Märkte!“ wird im Ausland durch “energy solutions – made in Germany“ ersetzt. Alle Maßnahmen sollen unter der Dach- marke „Mittelstand Global“ des BMWE durchgeführt werden.

Sponsoring durch externe Partner ist bei Veranstaltungen der EIE nicht zulässig.

Die Website der EIE bietet ein umfassendes Informationsangebot für Unternehmen. Hier werden unter anderem alle ZMAs veröffentlicht sowie die Veranstaltungen beworben. Zur Bewerbung aller Veranstal- tungen und Marktinformationen werden auch die sozialen Medienkanäle der EIE genutzt, insbes. Linke- dIn. Bei Rückfragen steht das Redaktionsteam der GSt. zur Verfügung.

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6 Vorbereitung des WEB

6.1 Terminabstimmung

Der Termin des WEB wird mit der GSt. nach Auftragsvergabe abgestimmt. Das in der Ausschreibung an- gegebene Quartal ist für die Durchführung bindend und kann nur in begründeten Ausnahmefällen ange- passt werden. Die DFG hat sicherzustellen, dass sie in dem vorgesehenen Quartal genügend Kapazitäten zur Verfügung stellen kann.

Bei der Terminplanung sollte die DFG nationale Feiertage, Ferienzeiten sowie parallel stattfindende De- legationsreisen anderer Förderprogramme mit ähnlichem Technologieschwerpunkt und Zielregion be- rücksichtigen. Um Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu vermeiden, ist zudem darauf zu achten, dass der Termin des WEB mit ausreichend zeitlichem Abstand zu bedeutenden und thematisch verwandten Messen und Events in Deutschland liegt. Auch weitere Aktivitäten wie die Auslandsmesse- beteiligungen oder Konsortialprojekte der Exportinitiative Energie sowie der Energiepartnerschaften des BMWE sind in der Terminauswahl zu berücksichtigen.

Die Terminfreigabe erfolgt nach dem Prinzip „first come, first served“ durch die Geschäftsstelle. Dabei achtet die GSt. darauf, Kollisionen mit weiteren Veranstaltungen der EIE zu ähnlichen Themen und in vergleichbaren Zielregionen zu vermeiden.

6.2 Bewerbung und Teilnehmerakquise

Die DFG ist für die Bewerbung des WEB zuständig. Unmittelbar nach der Terminfreigabe ist der vollstän- dig ausgefüllte Weberfassungsbogen* zur Ankündigung auf der Internetseite und im Newsletter der EIE einzureichen.

Zusätzlich werden die Veranstaltungen auf den eigenen Kommunikationskanälen der DFG veröffentlicht und mit dem entsprechenden Eintrag auf der Webseite der EIE verlinkt. Grundsätzlich erfolgt die Bewer- bung aller Veranstaltungen immer über den Eintrag auf der Webseite der EIE.

Darüber hinaus kann die DFG über die Mitglieder des Strategiebeirats und des Koordinierungskreises der EIE– insbesondere über relevante Fachverbände –, bei Fachveranstaltungen, auf Fachmessen im Inland sowie in (Branchen-)Medien und Newslettern für das WEB werben.

Da die WEB als Akquise-Tool für die GR dienen, handelt es sich hierbei nicht um eine Sonderakquise, sondern um einen integrierten Bestandteil der Gesamtakquise für die GR.

Die GSt. stellt auf der Website der EIE die Möglichkeit zur Online-Anmeldung für das WEB bereit. Einge- hende Anmeldungen werden an den hinterlegten Kontakt der DFG automatisch übermittelt.

Teilnahmeberechtigt sind deutsche KMU aus der Zielgruppe mit Interesse an einem Markteinstieg im jeweiligen Zielland. Die Mindestteilnehmerzahl beträgt 12 verschiedene Unternehmen. Bei der Anspra- che ist auf die aufbauende GR hinzuweisen.

Andere Unternehmen, Institutionen, Verbände o.ä. sind nicht ausgeschlossen, werden jedoch nicht ge- zielt angeworben und zählen nicht zur Mindestteilnehmerzahl. Falls Unternehmen oder Organisationen,

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die nicht der Zielgruppe zuzurechnen sind, an der Veranstaltung teilnehmen, sind diese in der finalen Teilnehmerliste gesondert aufzulisten.

Spätestens zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn schickt die DFG die Teilnehmerliste (inkl. Unterneh- mensname, Name und Stellenbezeichnung des Teilnehmers/der Teilnehmerin, Webauftritt des UN) so- wie die Anmeldeformulare an das BAFA und die GSt. Unternehmen aus der Zielgruppe werden in der Teilnehmerliste gekennzeichnet. Sollte zu diesem Zeitpunkt die Mindestteilnehmeranzahl erreicht sein, wird das WEB durch die GSt. freigegeben.

Unabhängig davon soll das WEB weiterhin z.B. über soziale Medien beworben werden, um weitere An- meldungen zu erzielen.

7 Durchführung des WEB

Die DFG ist für die Konzeption, Organisation und Bewerbung des WEB in Deutschland verantwortlich. Die Veranstaltung dient auch der Stärkung der Dachmarke „Mittelstand Global“ und ist durchgängig im ein- heitlichen Außenauftritt der EIE gemäß dem Leitfaden zur Außendarstellung zu gestalten.

Die empfohlene Dauer beträgt 60 bis maximal 90 Minuten. Diese Zeitspanne erlaubt die Vermittlung relevanter Inhalte, eine strukturierte Diskussion sowie interaktive Beteiligung, ohne die Aufmerksam- keitsspanne der TN zu überfordern.

Die DFG ist verantwortlich für die Zusammenstellung des Programms sowie die Akquise der Fachreferen- tinnen und -referenten. Ferner übernimmt sie die technische Abwicklung des WEB, die Moderation und Leitung der Diskussion. Die Moderation kann auch durch eine externe Person übernommen werden.

Die Veranstaltungssprache ist grundsätzlich Deutsch. Vorträge sollen nach Möglichkeit in deutscher Sprache gehalten werden. Englischsprachige Vorträge können in Ausnahmefällen nach vorheriger Ab- sprache mit der GSt. zugelassen werden. In diesem Fall ist dies deutlich im Programm zu kennzeichnen. Sind Beiträge in anderen Sprachen vorgesehen, müssen Simultandolmetscher eingesetzt werden, um die Verständlichkeit für alle TN sicherzustellen.

Das WEB muss inhaltlich entsprechend dem Thema ausgestaltet sein und folgende Programmpunkte ab- decken:  Kurze Begrüßung inkl. kurzer Vorstellung der EIE (ohne Folien) durch die DFG.  Vorstellung des Zielmarkts und der Marktchancen im Zielland der anknüpfenden GR. Keine allgemeine Vorstellung des Landes (max. 10 Minuten).  Mind. zwei zusätzliche Kurzvorträge: Fachvorträge und Expertenrunde bestehend aus Beiträgen deut- scher und ausländischer Fachreferentinnen und -referenten (max. 10 Minuten pro Beitrag). Gut ge- eignet ist ein Best Practice-Vortrag eines deutschen Unternehmens, das bereits im Zielmarkt aktiv ist.  Diskussions-, Austausch- und Fragemöglichkeiten sind grundlegend, daher sind diese technisch und organisatorisch zu gewährleisten.

Spätestens sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn sendet die DFG das Vortragsprogramm gemäß Pro- grammvorlage* zur Prüfung und Freigabe an das BAFA und die GSt. Aktualisierungen des Programms sind unaufgefordert an die GSt. zu senden.

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7.1 Fachreferentinnen und -referenten

Die Auswahl der Fachreferentinnen und -referenten ist entscheidend für den Erfolg des WEB. Sie sollten über fundiertes Fachwissen und praktische Erfahrung im jeweiligen Zielland und Themenbereich verfü- gen. Idealerweise bringen sie folgende Eigenschaften mit:  Fachliche Expertise: Tiefgehende Kenntnisse zu Marktchancen, regulatorischen Rahmenbedingungen und Branchentrends.  Erfahrung mit der Zielgruppe: Verständnis für die Bedürfnisse und Herausforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).  Kommunikationsfähigkeit: Klare, verständliche und motivierende Präsentation der Inhalte.  Interaktion: Fähigkeit, aktiv mit dem Publikum zu interagieren und den Dialog zu fördern.  Offenheit für Austausch: Bereitschaft, auf Fragen einzugehen und eigene Erfahrungen zu teilen.

Die DFG ist verantwortlich für die Akquise, Auswahl und Vorbereitung der Fachreferentinnen und -refe- renten und stellt sicher, dass ein aussagekräftiges Briefing erfolgt.

Bei der Auswahl wird auf eine ausgeglichene Geschlechterparität geachtet, um vielfältige Perspektiven und Erfahrungen einzubringen.

7.2 Teilnahmeunterlagen

Die folgenden Unterlagen sind den TN in digitaler Form bereitzustellen:  Vor der Veranstaltung: Programm und Kurzprofile der Fachreferentinnen und -referenten  Nach der Veranstaltung: Präsentationen der Beiträge, Reisesteckbrief und Zielmarktanalyse (sofern bereits verfügbar) der dazugehörigen GR.

Die DFG ist dafür verantwortlich, eine geeignete und niedrigschwellige Bereitstellungsmöglichkeit zu or- ganisieren (z. B. über einen QR-Code, einen Download-Link oder per E-Mail-Versand nach der Veranstal- tung).

8 Nachbereitung

Zum Nachweis der erbrachten Leistungen sind der GSt. spätestens am Folgetag des Webinars folgende Unterlagen digital zu übermitteln:  Finale Teilnehmerliste  Endgültiges Veranstaltungsprogramm  Präsentationen der Fachreferentinnen und -referenten  Anmeldeformulare

Aufgrund des automatisierten Versands der Feedbackumfrage über das CRM der GSt. ist die kurzfris- tige Zulieferung insbesondere der finalen Teilnehmerliste zwingend erforderlich.

Es muss kein gesonderter Ergebnisbericht zum WEB angefertigt werden. Stattdessen ist ein entsprechen- der Absatz mit den wichtigsten Erkenntnissen in den Ergebnisbericht der folgenden GR aufzunehmen.

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9 Evaluierung

Die TN haben mit ihrer Anmeldung ihr Einverständnis erklärt, sich an einer Evaluierung im Nachgang des WEB zu beteiligen. Die Befragungen erfolgten durch die GSt. Die Ergebnisse werden mit der DFG in anonymisierter Form geteilt.

Kontakt

Geschäftsstelle der Exportinitiative Energie Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkon- Wallstraße 15, 10179 Berlin trolle Telefon +49 (0)30 5408 793-00 Referat 414 E-Mail office@german-energy-solutions.de Frankfurter Straße 29 – 35, 65760 Eschborn Internet www.german-energy-solutions.de Telefon +49 (0) 6196 908-2313 Fax +49 (0) 6196 908 1500 E-Mail eee@bafa.bund.de Internet www.bafa.de

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