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Leistungsbeschreibung
Vorbereitung und Durchführung Mieterratswahl 2027 – Projektmanagement, Grafikleistungen, Druck und Lettershop
Hintergrund
Degewo ist gemäß des Wohnraumversorgungsgesetzes verpflichtet, alle 5 Jahre einen Mieterrat zu wählen. Die Wahl erfolgt im gesamten Berliner Eigenbestand von degewo. Die Wahl ist zeitlich streng getaktet, da alle 6 landeseigenen Wohnungsgesellschaften zeitgleich wählen und daher der Zeitplan abgestimmt wurde. Zielsetzung
• datumsgenauer Versand des Kandidaturaufruf an alle Haushalte • Aufbereitung der Kandidaturen in Steckbriefen inkl. Fotos • Erstellung von Kandidaturbroschüre • fristgerechter Versand der Wahlaufrufe an alle Haushalte für die digitale Wahl • Erstellung von Briefwahlunterlagen inkl. eines fälschungssicheren Stimmzettel fristgerechter Versand von Briefwahlunterlagen
Folgende Grundprämissen sind zu beachten: • fristgerechter Versand • fälschungssichere Wahlunterlagen
Pos. 1 Leistungsbeschreibung
1.1.1 Projektmanagement Briefing und Abstimmung mit allen Beteiligten (Grafikagentur, Druckerei, Lettershop, Wahldienstleister, Übersetzer, degewo) , Abstimmungen Druckerei zum Material und Auflagen und Datenversand sowie Überwachung Produktion und Lieferung, Erstellung und Überwachung Terminpläne Teilnahme an 14-tägigen Jour Fixe zur Abstimmung Wahl ab Januar 2027 bis Juli 2027 einschließlich, max. Dauer 1 Stunde Datenübernahme und -aufbereitung, Mieterdaten für Kandidaturaufruf und Wahlaufruf werden zur Verfügung gestellt zur Serienbrieferstellung für personalisierte Mieteranschreiben 1.1.2 Lektorat: Lektorat für alle Printprodukte 1.1.3 Layout, Text, Reinzeichnung und Satz der Printprodukte: Plakat Kandidaturaufruf, personalisiertes Anschreiben Kandidaturaufruf, Datenschutzblatt, Kandidaturerklärung, Plakate und Postkarten (optional) Aufruf Wahlkommission, Versandumschlag 1.1.4 Druck der Printprodukte an 82.000 Haushalte 1.1.5 Lettershop: Konfektionierung des Kandidaturaufruf und Übergabe an Versanddienstleister
1.2. Steckbriefe und Kandidaturbroschüre
1.2.1 Layout, Text, Reinzeichnung und Satz der Steckbriefender Kandidierenden nach Rücksendung der Kandidaturerklärungen – für Druck und Website inkl. Fotos 1.2.2 Layout, Reinzeichnung und Satz der Kandidaturbestätigungen für 4 Wahlkreise 1.2.3 Druck der Kandidaturbestätigung inkl. der Steckbriefe 1.2.4 Konfektionierung und Übergabe an Versanddienstleister: Kandidaturbestätigungen inkl. Steckbriefe zur Prüfung an die Kandidierenden
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1.2.5 Anpassung der Steckbriefe nach Prüfung und Korrekturen der Kandidierenden 1.2.6 Layout, Reinzeichnung, Satz und Produktionsvorbereitung Kandidierendenbroschüre DINA4, ca. 50 Seiten, Heftung 4 farbig Bilderdruck 1.2.7 Druck Kandidierendenbroschüre DINA4, ca. 50 Seiten, Heftung 4 farbig Bilderdruck 1.2.8 Druck Steckbriefe DINA5 1-seitig, farbig 100 Stck pro Kandidierenden für Wahlkampf
Wahlaufruf
2.1.1 Projektmanagement Druckerzeugnisse Projektmanagement Briefing und Abstimmung mit allen Beteiligten (Grafikagentur, Druckerei, Lettershop, Wahldienstleister, Übersetzer, degewo), Abstimmungen Druckerei zum Material und Auflagen und Datenversand sowie Überwachung Produktion und Lieferung, Erstellung und Überwachung Terminpläne Teilnahme an 14-tägigen Jour Fixe zur Abstimmung Wahl ab Januar 2027 bis Juli 2027 einschließlich, max. Dauer 1 Stunde Datenübernahme und -aufbereitung, Mieterdaten für Kandidaturaufruf und Wahlaufruf werden zur Verfügung gestellt zur Serienbrieferstellung für personalisierte Mieteranschreiben 2.1.2 Lektorat: Lektorat für alle Printprodukte 2.1.3 Mieterdaten pauschale Datenübernahme und -aufbereitung 2.1.4 Layout, Text, Reinzeichnung und Satz der Printprodukte: Plakat Wahlaufruf für 4 Wahlkreise – Wahlkreis West, Wahlkreis Süd, Wahlkreis Nordost, Wahlkreis Südost, personalisiertes Anschreiben Wahlaufruf für 4 Wahlkreise, fälschungssichere Stimmzettel für 4 Wahlkreise, Rückumschläge „Porto zahlt Empfänger“ für 4 Wahlkreise, Versandumschlag, Wahlumschlag, personalisiertes Anschreiben Versand Briefwahlunterlagen 2.1.5 Druck der Printprodukte gem. 2.1.4 und Versand an den jeweiligen Wahlbezirk 2.1.6 Lettershop: Konfektionierung der Printprodukte gem. 2.1.4 Übergabe an Versanddienstleister
Nach der Wahl
3.1.1 Layout, Reinzeichnung und Satz Plakat A4 vorläufiges Wahlergebnis zum Selbstausdruck – digitaler Versand 3.1.2 Plakat endgültiges Wahlergebnis Layout, Reinzeichnung, Satz 3.1.3 Plakat endgültiges Wahlergebnis Druck und Versand paketweise a 500 Stück. an 4 Wahlbezirke
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Zeitplan ist zwingend einzuhalten:
15.03.2027 Versand Kandidaturauf 15.03.2027
13.04.2027 Versand der eingegangenen Steckbriefe an Dienstleister
27.04.2027 Versand Kandidaturbestätigungen inkl. der Steckbriefe zur Prüfung
21.06.2027 Versand Wahlaufruf
16.07.2027 Versand Liste der Briefwähler an Dienstleiser
26.07.2027 Versand Briefwahlunterlagen
27.08.2027 Stimmauszählung / Info Auszählungsergebnis an Agentur
31.08.2027 Druck vorläufiges Wahlergebnis und digitaler Versand an degewo
Vom Kandidaturaufruf bis zum Versand Druck des vorläufigen Wahlergebnisses ist der Zeitplan datumsgenau vorgegeben, eine Abweichung davon ist nicht möglich.