Vertrag
zwischen der
degewo AG
Potsdamer Straße 60
10785 Berlin
– nachfolgend „Auftraggeber“ (AG) genannt –
und
[Firma]
[Anschrift]
– nachfolgend „Auftragnehmer“ (AN) genannt –
Präambel
Auf Grundlage des Wohnraumversorgungsgesetzes Berlin führt die degewo AG im fünfjährigen Turnus die Wahl des degewo-Mieterrats durch.
Dieser Vertrag regelt die Unterstützung der degewo AG durch den Auftragnehmer hinsichtlich Agenturleistungen, Projektmanagement, Grafikleistungen einschließlich Konzeption, Gestaltung, Reinzeichnung, Satz, Produktionsvorbereitung, Druck- und Produktionsabwicklung sowie Lettershop- Leistungen im Rahmen der Mieterratswahl 2027.
§ 1 Vertragsbestandteile
Folgende Unterlagen sind Bestandteil dieses Vertrages. Bei Widersprüchen gilt die nachfolgende Rangfolge:
- Dieser Vertrag
- Leistungsbeschreibung Mieterratswahl (Anlage 1)
- Preisblatt vom [Datum] (Anlage 2)
- Nachweise des Auftragnehmers, Arbeitsproben und Referenzen (Anlage 3)
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung AVV (Anlage 4)
- Anlagen A1-A5 sowie V1-V3 gemäß der NUN
§ 2 Vertragsleistungen
2.1 Gegenstand des Vertrages Der AN hat die AG bei der Wahl des Mieterrates umfassend organisatorisch und fristgerecht bei der Vorbereitung, Durchführung, ggf. Wiederholung der Wahl, Auswertung und Mitteilung des Wahlergebnisses des degewo Mieterrates zu unterstützen, u. a. durch Agentur- und Grafikleistungen: Briefing und Abstimmungen, Projektmanagement Gestaltung, Satz und Anpassungen der einzelnen Printprodukte der Mieterratswahl 2027 Ausführungen Autokorrekturen und Anpassungen, ggfs. Bildbearbeitung Reinzeichnungen, Erstellung Druckunterlagen Abstimmungen Druckerei und Datenversand Überwachung Produktion und Lieferung Letttershop-Leistungen (Konfektionierung der Printprodukte und Übergabe Versanddienstleister)
2.2 Einzelheiten der zu erbringenden Leistungen: Im Einzelnen nimmt der AN Aufgaben wie folgt vor: 2.2.1Projektmanagement: Der AN übernimmt Koordinations-, Planungs- und Organisationsaufgaben. Hierzu zählen u.a. Abstimmungen mit dem AG, Produktionsvorbereitungen, Abstimmungen mit Dienstleistern und Subunternehmen (Druckerei, Lettershop) 2.2.2 Beratung: Der AN berät den AG hinsichtlich geeigneter Formate, Layouts, Ziel – und Zielgruppenorientierung sowie Druckprozess 2.2.3 Entwerfen des Layouts für alle Druckerzeugnisse 2.2.4 Reinzeichnung: Der AN übernimmt die Reinzeichnung für die Produkte, sodass ein ordnungsgemäßer Druck sichergestellt werden kann. 2.2.6 Textentwicklung: Der AN übernimmt die Textentwicklung für das vom AG angefragte Kommunikationsmedium bzw. übernimmt Vorgaben des AG (Kandidatur- und Wahlaufrufe, Plakate und Postkarten für Wahl- und Kandidaturaufrufe, Wahlunterlagen, Kandidaturbroschüren, Handouts für den Wahlkampf der Kandidierenden, Aushänge für die Veröffentlichung der Wahlergebnisse) Lektorat: 2.2.6 Der AN übernimmt das Lektorat für die vom AG angefragten Kommunikationsmedien 2.2.7 Korrekturschleifen: Der AN übernimmt die Korrekturschleifern für alle angefragten Kommunikationsmedien 2.2.8 Druckabwicklung: Der AN beauftragt die Druckerei und überwacht die Produktionsprozesse in der Druckerei insbesondere hinsichtlich Termine und Qualität 2.2.9 Der AN erstellt die Druckvorlagen und digitalen Medien entsprechend den jeweils geltenden Anforderungen an die durch die Auftraggeberin zu wahrende Barrierefreiheit. Die Vorgaben des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG), der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) sowie anerkannte technische Standards zu berücksichtigen. 2.2.10 Der AN beauftragt den Lettershop und überwacht die Konfektionierung und termingerechte Übergabe an den Postdienstleister
- Fristenplan
Für den Auftrag zur Durchführung der Mieterbeiratswahlen gilt folgender Fristenplan:
3.1 Allgemeiner Fristenplan:
18.01.2027 Versand Aufruf Mitarbeit Wahlkommission (Postkarten) 01.03.2027 Wählerverzeichnis für Kandidaturaufruf geht an AN
15.03.2027 Versand Kandidaturaufruf 13.04.2027 Steckbriefe der Kandidierenden werden an AN übersandt zur Aufbereitung 27.04.2027 Druck und Versand der Kandidaturbestätigungen inkl. der Steckbriefe zur Prüfung an die Kandidierenden 12.05.2027 Korrekturschleife der Steckbriefe der Kandidierenden 01.06.2027 Wählerverzeichnis geht an AN 21.06.2027 Druck und Versand des Wahlaufrufs 16.07.2027 Liste der Briefwähler geht an AN 23.07.2027 Druck und Versand Briefwahlunterlagen 27.08.2027 Stimmauszählung 31.08.2027 Erstellung Aushang vorläufiges Wahlergebnis zum Selbstausdruck Erstellung und Druck endgültiges Wahlergebnis (Datum noch nicht bekannt)
3.2 Verbindliche Vertragsfristen
Von den o. g. Fristen sind folgende Fristen verbindliche Vertragsfristen:
18.01.2027 Versand Aufruf Mitarbeit Wahlkommission (Postkarten) 15.03.2027 Versand Kandidaturaufruf 27.04.2027 Druck und Versand der Kandidaturbestätigungen inkl. der Steckbriefe zur Prüfung an die Kandidierenden 12.05.2027 Korrekturschleife der Steckbriefe der Kandidierenden 21.06.2027 Druck und Versand des Wahlaufrufs 23.07.2027 Druck und Versand Briefwahlunterlagen 31.08.2027 Erstellung Aushang vorläufiges Wahlergebnis zum Selbstausdruck
3.3 Die Einhaltung der oben genannten verbindlichen Vertragsfristen ist vertragliche Hauptpflicht des AN. Die schuldhafte Überschreitung der o. g. verbindlichen Vertragsfristen führt zu Verzug. Soweit deshalb die Wahl nicht ausgeführt -, erfolgreich angefochten - oder unwirksam wird und wiederholt werden muss, führt der Verzug zur Unmöglichkeit der Vertragserfüllung (fristgemäß durchgeführte Mieterbeiratswahl).
§ 4 Vertragslaufzeit
4.1 Vertragsbeginn ist der 01.12.2026. Der Vertrag endet mit der Veröffentlichung des endgültigen Wahlergebnisses, spätestens aber zum 30.11.2027.
§ 5 Vergütung
Die Art und Höhe der Vergütung für erbrachte Leistungen richtet sich nach dem Preisblatt, das als Anlage dieses Vertrages beigefügt ist.
§ 6 Arbeitsergebnisse
6.3 Der AN verpflichtet sich, sämtliche Arbeitsergebnisse, die im Rahmen dieses Vertrages erstellt werden, unverzüglich nach Fertigstellung an den AG zu übergeben.
6.4 Der AN ist aufgrund der Besonderheit des Auftrages (fristgemäße Durchführung einer Mieterbeiratswahl) nicht berechtigt, an diesen ein Zurückbehaltungsrecht auszuüben.
§ 7 Erreichbarkeit
Der AN gewährleistet während der Vertragslaufzeit die Erreichbarkeit eines fachlich qualifizierten Ansprechpartners an Werktagen von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Anfragen der AG sind innerhalb von 48 Stunden zu beantworten.
§ 8 Folgen der Terminüberschreitung, Wahlwiederholung
8.1 Überschreitet der AN die o. g. verbindlichen Fristen gem. § 2 Nr. 2.2 schuldhaft oder nimmt er die Leistung nicht rechtzeitig auf, kann die AG den Auftrag aus wichtigem Grund kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
8.2 Wird die Wahl wegen schuldhafter, vom AN verursachter Überschreitung der o. g. Fristen erfolgreich angefochten oder wird sie aus anderen vom AN zu vertretenden Gründen unwirksam, ist der AN verpflichtet, die AG bei einer Wahlwiederholung in gleichem Umfang wie bei der Ausführung der Erst-Wahl zu unterstützen, sofern die AG das verlangt. Die AG ist bei Wahlwiederholung berechtigt, dem AN verbindliche Vertragsfristen nach Maßgabe der Fristen gem. § 3 Nr. 3.2 vorzugeben, die in einem angemessenen Verhältnis zwischen den Anforderungen, eine kurzfristige und rechtzeitige Wahlwiederholung durchführen - und dem AN Vorbereitungszeiten einräumen zu müssen, stehen.
8.3 Für den Fall der Unwirksamkeit der Wahl aufgrund vom AN zu vertretenden Fristüberschreitung hat die AG nur dasjenige zu vergüten, was im Rahmen einer Wahlwiederholung für die AG genutzt werden kann. Im Falle einer Überzahlung hat der AN den überzahlten Teil seiner Vergütung innerhalb von einem Monat zurückzuerstatten.
8.4 Der AN ist im Falle einer Kündigung (AN oder AG) oder bei nicht rechtzeitiger oder nicht vollständiger Zahlung durch die AG nicht berechtigt, Druckerzeugnisse oder anderweitige Arbeitsergebnisse zurückzubehalten, weil Streit zwischen den Vertragsparteien darüber besteht, ob der AN nicht oder nicht vollständig bezahlt worden ist. Der AN kann Zahlung an sich verlangen, wenn er zuvor Sicherheit in Höhe des von ihm beanspruchten streitigen Betrages sowie einer etwaigen von der AG behaupteten Überzahlung an die AG leistet.
Sicherheit kann durch Bargeld, selbstschuldnerische Bürgschaft einer Deutschen Bank oder eines Kreditversicherers geleistet werden. Sie ist zurückzugeben, wenn feststeht, in welcher Höhe der Vergütungsanspruch besteht und der AN nicht überzahlt – oder eine Überzahlung vom AN erstattet worden ist. Erstattet der AN nicht innerhalb eines Monats einen feststehenden Überzahlungsbetrag, ist die AG berechtigt, die Sicherheit u. a. durch Inanspruchnahme des Sicherungsgebers zu verwerten.
Einigen sich die Vertragsparteien nicht über die Höhe der Vergütung, hat der AN innerhalb eines Jahres nach Ausführung oder Beendigung des Auftrages eine gerichtliche Klärung über die Höhe der von ihm zu recht beanspruchten Vergütung in die Wege zu leiten. Die AG ist ihrerseits berechtigt, jederzeit den Überzahlbetrag gerichtlich zu verfolgen, wenn eine Einigung mit dem AN nicht zu erzielen ist.
8.5 Im Übrigen gelten die ZVB und VOL Teil B
§ 9 Leistungsänderungen
Änderungen, Ergänzungen oder Erweiterungen dieses Vertrages sind nur in gegenseitigem Einverständnis möglich und müssen als Nachtrag zu diesem Vertrag vereinbart werden.
§ 10 Leistungen und Pflichten des ANs
10.1 Der AN wird die von ihm zu erbringende Leistung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Berufsausübung innerhalb des jeweils vereinbarten Zeitrahmens und unter Berücksichtigung
der im Zeitpunkt des Abschlusses des Einzelvertrages allgemein veröffentlichten und anerkannten Standards erbringen. Er arbeitet eigenverantwortlich, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem AG und haftet für die Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit aller von ihm zu erstellenden Unterlagen, in der Form wie es in der Leistungsbeschreibung vereinbart ist. Der AN hat sich mit den im Hause des AGs geltenden Standards und festgelegten Methoden auf dem Vertragsgebiet vertraut zu machen. Standards und Methoden des AGs müssen berücksichtigt werden, es sei denn, einzelvertraglich wird etwas anderes vereinbart.
10.2 Der AN erbringt die Leistungen durch eigene, festangestellte Mitarbeiter. Die Hinzuziehung von Subunternehmern richtet sich nach den unter § 11 festgelegten Regelungen.
10.3 Der AN ist für die Steuerung, das Management und die Überwachung der Leistungserbringung sowie für die erzielten Ergebnisse verantwortlich.
10.4 Der AN stimmt sich in regelmäßigen Zeitabständen (wöchentlich) in digitalen JourFixes über den Fortgang der Vertragserfüllung sowie über die anstehenden Aufgaben ab. Der AG behält sich das Recht vor, die Einhaltung des Leistungsfortschrittes jederzeit zu überprüfen und vom AN jederzeit Auskunft über den Stand der Leistungserbringung zu verlangen.
§ 11 Einschaltung von Subunternehmen
11.1 Der AN ist berechtigt, Subunternehmen für die Durchführung der Druck- und Lettershop- Leistungen einzuschalten. Die Subunternehmen sind dem AG zu benennen.
11.2 Bei der Beauftragung von Subunternehmen sind diese vom AN ebenfalls auf die Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Bestimmungen sowie dieser Vertragsbestimmungen, der ZVB und der VOL Teil B sowie insbesondere dem AVV zu verpflichten.
§ 12 Rechnungsstellung
12.1 Die Rechnungsstellung erfolgt nach endgültiger und vertragsgemäßer Leistungserbringung durch den AN.
12.2 Zahlungsziel ist 30 Tage nach Rechnungseingang
12.3 Der AN ist berechtigt, Abschlagsrechnung nach Maßgabe der von ihm erbrachten und nachvollziehbar belegten Teilleistungen zu stellen.
§ 13 Geheimhaltung und Datenschutz
Die Parteien verpflichten sich zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien ergänzend einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
§ 14 Freiheit von Rechtsmängeln
14.1 Der AN gewährleistet, dass die vertragsgegenständlichen Leistungen frei von Rechten Dritter sind und durch deren vertragsgemäße Nutzung keine Urheber-, Marken-, Design-, Patent- oder sonstigen Schutzrechte verletzt werden.
14.2 Der AN stellt den AG hiermit von allen Ansprüchen frei, die von Dritten daraus abgeleitet werden, dass die auf Basis von diesem Vertrag erbrachten Leistungen deren Schutzrechte verletzen. Sollten Ansprüche wegen einer solchen Schutzrechtsverletzung gegen den AG geltend gemacht werden, umfasst diese Freistellung auch die Verpflichtung, dem AG Kosten jeder Art zu erstatten,
insbesondere sämtliche außergerichtlichen Kosten sowie sämtliche Gerichts- und Anwaltskosten, die ihm zur Abwendung des Anspruchs erwachsen. Weitergehende bzw. andere Ansprüche des AGs bleiben unberührt.
§ 15 Rechte an den Arbeitsergebnissen
15.1 Der AN räumt dem AG hinsichtlich sämtlicher Arbeitsergebnisse und Unterlagen (insbesondere an Entwürfe, offene Grafikdokumente, Reinzeichnungsdateien, Fotos, Videodateien, Audiodateien, Texte, Dokumentationen, Programmbeschreibungen, Zwischenergebnisse und sonstiger Aufzeichnungen), die er im Rahmen seiner Tätigkeit nach Maßgabe dieses Vertrages individuell für den AG erzielt, jeweils das ausschließliche, beliebig übertragbare, unbefristete, unwiderrufliche, weltweite und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht für alle bekannten Nutzungsarten ein. Dies gilt insbesondere für urheberrechtliche Nutzungsrechte, wettbewerbsrechtlich geschütztes Know-how und das Recht, Schutzrechte an den Arbeitsergebnissen oder ihren Bestandteilen anzumelden.
15.2 Der AG ist insbesondere berechtigt:
Die Arbeitsergebnisse dauerhaft oder vorübergehend, ganz oder teilweise mit jedem Mittel und in jeder Form zu vervielfältigen, auch durch Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen oder Speichern der Arbeitsergebnisse auf Computeranlagen.
Die Arbeitsergebnisse zu übersetzen, zu bearbeiten, zu arrangieren oder auf andere Weise umzuarbeiten, weiterzuentwickeln oder zu ergänzen sowie die dadurch erzielten Ergebnisse gemäß Absatz 1 dieser Ziffer zu vervielfältigen.
Das Original oder Vervielfältigungsstücke der Arbeitsergebnisse, auch in veränderter Form, in beliebiger Art und Weise zu verbreiten, auch durch Vermietung und Einräumung von Unterlizenzen.
Die Handlungen gemäß lit. § 15 Abs. 2.1. bis 2.3. durch Dritte vornehmen zu lassen.
15.3 Die AG ist nicht verpflichtet, den AN als Urheber oder Gestalter der Arbeitsergebnisse zu benennen, soweit gesetzlich zulässig.
15.4 Der AN übergibt der AG zu seinen Arbeitsergebnissen jeweils sämtliche Dateien und Dokumentationen zu von ihm erstellten oder bearbeiteten Dateien und Software, insbesondere Konzepte, Grafikdateien, Videodateien, Audiodateien, Texte, Quellprogramme,
§ 16 Korrekturen von Teilleistungen, Abnahme
16.1 Der Vertrag beinhaltet zwei Korrekturrunden der jeweils zu den verbindlichen Vertragsfristen geschuldeten Teilleistungen, diese sind im Angebotspreis enthalten.
16.2 Das Werk ist mit Beendigung der durchgeführten - oder wiederholten Wahl durch schriftliche Erklärung der AG abzunehmen, sofern es frei von abnahmeverhindernden Mängeln ist.
§ 17 Gewährleistung
17.1 Der AN gewährleistet, dass die vertragsgegenständlichen Arbeitsergebnisse und Leistungen frei von Mängeln sind und dass die im jeweiligen Einzelvertrag vereinbarten Leistungsmerkmale erfüllt sind und dem Leistungsumfang entsprechen.
17.2 Der AN übernimmt das Lektorat für alle Druckerzeugnisse aus diesem Vertrag.
17.3 Ein Mangel liegt vor, wenn die Arbeitsergebnisse und Leistungen nicht die vereinbarte Beschaffenheit haben oder dem AG nicht die vereinbarten Nutzungsrechte tatsächlich oder rechtlich gewährt werden können. Soweit eine Beschaffenheit nicht vereinbart ist, sind die Arbeitsergebnisse und Leistungen nur dann frei von Mängeln, wenn sie sich für die nach dem Vertragszweck vorausgesetzte Verwendung eignen.
17.4 Über das Auftreten von Mängeln bzw. das Fehlen oder den Wegfall garantierter Eigenschaften wird der AG den AN informieren. Da AN ist dann zur unverzüglichen Beseitigung des Mangels berechtigt und verpflichtet. Die Beseitigung des Mangels erfolgt durch Nacherfüllung, soweit dies terminlich möglich ist. Ist die Beseitigung des Mangels z.B. aus Zeitgründen nicht möglich, erfolgt eine angemessene Herabsetzung des Entgeltes.
§ 18 Vertraulichkeit gegenüber Wettbewerbern
Der AN verpflichtet sich jedoch, vertrauliche Informationen des AG weder unmittelbar noch mittelbar gegenüber Dritten offenzulegen oder zugunsten anderer Auftraggeber zu verwenden.
§ 19 Sonstiges
19.1 Dieser Vertrag enthält sämtliche Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien; Nebenabreden bestehen nicht. Allgemeine Geschäftsbedingungen beider Parteien sind ausgeschlossen.
19.2 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (§ 126b BGB), soweit gesetzlich keine strengere Form vorgeschrieben ist.
19.3 Auf diesen Vertrag findet deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und des internationalen Privatrechts Anwendung. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Berlin.
19.4 Erfüllungsort ist Berlin.
§ 20 Schlussbestimmung
Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien in Kraft.