b)_Handout_Rechnungssteller.pdf

AUSRÜ̈STUNG

DAS BUNDESAMT FÜR AUSRÜSTUNG,

INFORMATIONSTECHNIK UND NUTZUNG

DER BUNDESWEHR

Handout E-Rechnung für Rechnungssteller

RECHTLICHE EINORDNUNG

Warum E-Rechnung?

 Seit dem 27.November 2019 haben Sie die Möglichkeit eine E-Rechnung

an die Auftraggebenden des Bundes und die einzelnen Dienststellen

zu versenden.

 Ab dem 27.November 2020 müssen Sie gemäß § 11 Absatz 3 der

E-Rech-VO, als Dienstleistende oder Lieferfirma der öffentlichen

Verwaltung, ihre Rechnung elektronisch übermitteln.

Ausnahmen:

 Nach diesem Datum ist das Einreichen einer Rechnung in Papierform

weiter möglich, sofern die vertragliche Grundlage aus einem Direktvertrag

resultiert und die monetäre Grenze von 1000 Euro nicht überstiegenwird.

 WeitereAusnahmenfindensich im § 3Absatz 3 Nr. 3 der E-Rech-VO

Rechtsgrundlage:

E-Rechnungs-Verordnung(E-Rech-VO)

EU-Richtlinie 2014/55/EU

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ZENTRALE RECHNUNGSEINGANGS-

PLATTFORM DES BUNDES (ZRE)

Registrierung bei ZRE

Für die Dienststellen des Bundes hat das BMF eine Zentrale Rechnungs-

eingangsplattform des Bundes (ZRE) eingerichtet, über die Sie Ihre

elektronisch erstellten Rechnungen im gesetzlich vorgegebenen Format

einreichen können. Die Nutzung dieser Plattform ist kostenfrei, Sie müssen

sich jedoch über die ZRE registrieren lassen. Die Registrierung erfolgt in

einem Online-Verfahren, es ist kein persönlichesErscheinennotwendig.

Zur Registrierung besuchenSie die Seite xrechnung.bund.de.

Für die Registrierungmüssen Sie folgende Informationen hinterlegen:

• Vorname und Nachname

• Benutzername

• Kennwort

• eine KontaktE-Mail-Adresse

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ZENTRALE RECHNUNGSEINGANGS-

PLATTFORM DES BUNDES (ZRE)

Übertragungskanäle bei ZRE

Einmal registriert, können Sie einen für sich optimalen Übertragungskanal

über die Benutzerverwaltung auswählen. Die drei Möglichkeiten sind:

• Weberfassung: Geführtes Webformular, welches die Möglichkeit bietet die

Angaben manuell zu erfassen und zu übermitteln. Die erstellte Rechnung

könnenSie für Ihre eigeneAblage herunterladen.

• Uploaden: Ihre selbst erstellte elektronische Rechnung können Sie

hochladenund übermitteln.

• Via E-Mail senden: Sie können Ihre elektronische Rechnung an

xrechnung@portal.bund.desenden.

BEACHTE: Sie müssen diesen Übertragungskanal bei der Verwaltung Ihrer

Nutzerdaten in der ZRE freischalten undIhre E-Mail-Adresse hinterlegen.

Achtung: Der Übertragungskanal Upload oder E-Mail ist lediglich zu nutzen, wenn Sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen im Standard XRechnung selbst zu erzeugen.

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WIE SENDEN SIE EINE ELEKTRONISCHE

RECHNUNG?

Rechnungsstellung einer E-Rechnung über die ZRE:

Nach der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit eine der vier folgenden Bear-

beitungsoptionenzu wählen:

• Extern erstellte Rechnungeinreichen:

 Bereits erstellte Rechnungim XRechnung-Format einreichen.

• Neue Rechnungerfassen:

 Rechnungmithilfe eines Webformulars erfassen(s. Folie 6).

• BearbeitungsstatuseingereichterRechnung:

 Den Bearbeitungsstatus einer bereits eingereichten Rechnung

abfragen.

• Rechnungseingabefortsetzen:

 AbgespeichertenZwischenstand weiterbearbeiten

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WIE SENDEN SIE EINE ELEKTRONISCHE

RECHNUNG?

Wichtige Angaben, der beauftragenden Dienstelle, für den

Rechnungsstellenden:

Leitweg-ID:

Durch die Leitweg-ID ist es möglich, die zentral eingelieferten Rechnungen

der jeweiligen rechnungsbearbeitenden Dienststelle zuzuordnen. Die

Leitweg-ID wird Ihnen mit dem Auftrag mitgeteilt.

Bundeswehr-Bestellnummer (45XXXXXXXX):

Wird beim Bestellausdruck der Bundeswehr auch als Auftragsnummer

geführt. Diese Bestellnummer ist bei der Rechnungsstellung über ZRE

wichtig, da durch sie eine schnelle Bearbeitung und Zuordnung gewährleistet

wird. Geben Sie diese Nummer im ZRE in das Feld „Bestellnummer“ ein.

Kreditorennummer:

Diese Nummer finden Sie, beim Bestellausdruck der Bundeswehr, meist als

Lieferanten-Nr. Geben Sie diese Nummer im Feld „Kennung“, ohne die

führenden Nullen, in der ZRE ein.

Weitere Angaben finden sich auf dem Bestellausdruck. Wurde dieser

vollständig übermittelt, sollten Sie erfolgreich eine E-Rechnung erstellen

können.

Bei Problemen können Sie sich stets an die beauftragende Dienststelle

wenden.

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WIE SENDEN SIE EINE ELEKTRONISCHE

RECHNUNG?

Wenn Sie eine neue Rechnung erfassen, erscheint ein Eingabe- dialog, der wie folgt abzuarbeiten ist:

*Wichtig: Nur eine der beiden Eingaben tätigen, da es sonst bei der Bearbeitung zu Fehlern führt.

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TIPPS FÜR RECHNUNGSSTELLER

Wenn Sie für die Rechnungsstellung nicht die Weberfassung

wählen, müssen Sie folgendes beachten:

 Geben Sie die Pflichtangaben nach § 5 der E-Rechnungsverordnung des

Bundes (E-Rech-VO) an.

 Beachten Sie die Anforderungen an eine E-Rechnung nach dem Standard

XRechnungin der jeweils aktuellen Fassung.

Mit Rechnungsvorlagen arbeiten

Es bietet sich an, eine bereits erstellte Rechnung nach der Eingabe der

kundenspezifischen Daten zu speichern, um diese zu einem späteren

Zeitpunkt als Kopiervorlage zu nutzen. Diese vorerfassten Rechnungen,

können über die Eingabefläche „Rechnungseingabe fortsetzen“ erneut

aufgerufenwerden.

Gesamtrechnungsbetrag, bei manueller Eingabe, als einzelne

Position erfassen

Um den Aufwand der manuellen Rechnungsstellung möglichst gering zu

halten, bietet es sich an, lediglich den Gesamtrechnungsbetrag als Position

zu erfassen. Die Einzelpositionen können in einer klassischen Rechnung, als

PDF-Datei unterAnhänge hochgeladen und übermittelt werden*.

*BEACHTE: Um dies zu nutzen, werden in der Regel gleiche Skonto- und

Umsatzsteuersätze für die einzelnen Rechnungspositionenvorausgesetzt.

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FRAGEN UND ANTWORTEN ZUR E-RECHNUNG

Welche technischen Voraussetzungen müssen vorliegen?

Der Rechnungssteller muss sich bei der zentralen Rechnungseingangs-

plattform des Bundes (ZRE) registrieren lassen und kann dann Rech-

nungen in einem bestimmten elektronischen Rechnungsformat

(XRechnung) elektronischversenden.

Wird meine eingereichte E-Rechnung auf Richtigkeit geprüft?

Ja, nach Übermittelung ihrer E-Rechnung prüft die ZRE die

Verarbeitungsfähigkeit der Rechnungsdaten hinsichtlich der formellen

Richtigkeit und Vollständigkeit.

Die Leitweg-ID fehlt, was muss ich jetzt tun?

Sollte ihnen die beauftragende Dienststelle der Bundeswehr die Leitweg-

ID nicht auf der Bestellung mitgeteilt haben, wenden Sie sich an diese

und erfragen die Leitweg-ID. Alternativ kann die Leitweg-ID auch über

eine spezielle Suchfunktion(im ZRE-Portal) ermittelt werden.

Ich brauche weiterführende Informationen zur Erstellung einer

E-Rechnung. Was muss ich tun?

Wenden Sie sich bitte an Ihre beauftragende Dienststelle, diese wird

Ihnen weitere Informationen zur Verfügungstellen.

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FRAGEN UND ANTWORTEN ZUR E-RECHNUNG

Wie werden rechnungsbegründende Unterlagen eingereicht?

Rechnungsbegründende Unterlagen können als Anlage eingereicht

werden. Es dürfen maximal 200 Anlagen angehängt werden, die

insgesamt 15 MB nicht überschreiten.

Folgende Formate sind zulässig:

• PDF-Dokumente

• Bilder (PNG, JPG)

• Textdateien (CSV)

• Excel-Tabellendokumente (XLSX)

• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Achtung: Wenn Sie Ihre Rechnung per E-Mail (xrechnung@portal.bund.de)

einreichen, darf die Rechnung inklusive rechnungsbegründender Anlagen

10MB nicht überschreiten.

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ANSPRECHPARTNER UND LINKS

Ansprechpartner für allgemeine Fragen zur ZRE:

Bundesministerium der Finanzen (BMF) Wilhelmstraße 97, 10117 Berlin Postanschrift: 11016 Berlin Telefon.: 030 18682-0 Fax: 030 18682-3260 E-Mail: poststelle@bmf.bund.de

Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) Alt-Moabit 140, 10557 Berlin Telefon: 030 18 681-0 Fax: 030 18 681-12926 E-Mail: poststelle@bmi.bund.de

Rechnungssteller und Rechnungssender können sich an die Support-Hotline der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes wenden: Telefon: 0228 99681-10101 Montag bis Freitag: 8:00 bis 16:00 Uhr

Internet-Adressen

Startseite ZRE: https://www.beta.bund.de/SharedDocs/DE/Meldungen/Unternehmen/201 8-11-20-ZRE-Rechnungseingangsplattform-Bund.html

Informationen zum Standard XRechnung: https://www.xoev.de/de/xrechnung

E-Rechnung bei der Bundeswehr: https://www.bwbm.de/beschaffungsorganisation/xrechnungen/faq.html

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