Datenschutzerklärung

Für die AOK-Bundesverband eGbR - Arbeitsgemeinschaft von Körperschaften öffentlichen Rechts und der/die in der Auftragsbekanntmachung aufgeführten Auftraggeberin/Auftraggeberinnen (im Folgenden „Auftraggeberin“ genannt) hat der Schutz personenbezogener Daten einen hohen Stel- lenwert.

Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Da- ten durch die AOK-Bundesverband eGbR und der in der Auftragsbekanntmachung aufgeführten Auftraggeberin und Ihre diesbezüglichen Rechte informiert, wenn Sie bzw. das Unternehmen, dem Sie angehören (im Folgenden auch „Ihr Unternehmen“ oder „Bieter“) im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren mit der Auftraggeberin und der AOK-Bundesverband eGbR in geschäftlichem Kontakt stehen. Dazu kann es auch kommen, wenn nicht Ihr Unternehmen, sondern lediglich ein Unternehmen, mit dem Ihr Unternehmen zusammenarbeitet, an dem Vergabeverfahren teilnimmt. Diese Datenschutzerklärung umfasst auch den Abschluss und die Durchführung der ausgeschrie- benen Verträge.

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe der geltenden Datenschutzgesetze, ins- besondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – „DSGVO“), des Bun- desdatenschutzgesetzes („BDSG“), des für die Auftraggeberin anwendbaren Landesdatenschutz- gesetzes und der anwendbaren Vorschriften des Fünften und Zehnten Buchs Sozialgesetzbuch („SGB V“ und „SGB X“) verarbeitet.

I. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Die AOK-Bundesverband eGbR, Rosenthaler Straße 31, 10178 Berlin führt das Vergabever- fahren namens und im Auftrag der Auftraggeberin durch. Die AOK-Bundesverband eGbR ist Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die im Rahmen des Vergabeverfahrens von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Auch die Auftraggeberin verarbeitet personenbezogene Daten als Verantwortliche, die sie im Zusammenhang mit dem Teilnahmeantrag oder der Angebotsabgabe von Unternehmen erhält.

II. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden im Zusammenhang mit dem Verga- beverfahren verarbeitet:

1.1 Angaben zu Ansprechpartnern, Kontaktpersonen und sonstigen Personen, die für einen Be- werber/Bieter am Vergabeverfahren mitwirken oder von einem Bewerber/Bieter im Zusam- menhang mit dem Vergabeverfahren mitgeteilt werden, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Stellenbezeichnung, Branchen- und Unternehmenszugehörigkeit, dienstliche Ad- resse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, und

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Datenschutzerklärung der Auftraggeberin/Vergabestelle zum Vergabeverfahren

1.2 sonstige personenbezogenen Angaben in PZN-Meldungen und weiterer geschäftlicher Kom- munikation im Rahmen der Vertragsdurchführung (inklusive E-Mails) mit Bewerbern/Bietern und in von Bewerbern/Bietern erstellten Arbeitsprodukten,

1.3 sonstige personenbezogene Angaben der die Bewerber/Bieter im Rahmen des Vertragsab- schlusses vertretenden Personen.

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen oder von Ihrem Un- ternehmen erhoben. In Einzelfällen besteht die Möglichkeit, dass die AOK-Bundesverband eGbR und die Auftraggeberin personenbezogene Daten über Sie im Rahmen der Einholung der Auskunft aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 Abs. 1 WRegG vom Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Str. 16, 53113 Bonn erhalten.

III. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezoge- nen Daten verarbeitet?

Die AOK-Bundesverband eGbR und die Auftraggeberin verarbeiten die unter II.1. genannten Daten, um das Vergabeverfahren durchzuführen und den ausgeschriebenen Vertrag durch- zuführen.

Zudem verarbeitet der AOK-Bundesverband eGbR sowie die Auftraggeberin Ihre personen- bezogenen Daten, wenn dies erforderlich ist, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Rechts- grundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die AOK- Bundesverband eGbR ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Sollte das Vergabeverfahren zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben nach dem SGB durch- geführt werden, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogen Daten durch die AOK-Bundesverband eGbR sowie der Auftraggeberin Art. 6 Abs. 2 DS-GVO i.V.m. §§ 284 SGB V, 67b Abs. 1 S. 1 SGB X, 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X.

IV. Weitergabe von Daten

Für bestimmte technische Prozesse der Datenanalyse, -verarbeitung oder -speicherung be- dient sich die AOK-Bundesverband eGbR und die Auftraggeberin der Unterstützung externer Dienstleister. Diese Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und erfüllen hohe Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Sie sind zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet und verar- beiten Daten nur im Auftrag und nach den Weisungen der AOK-Bundesverband eGbR und der Auftraggeberin. Die Rechtsgrundlage für die Einbindung dieser Dienstleister ist Art. 28 DS-GVO i.V.m. § 80 SGB X.

Die AOK-Bundesverband eGbR und die Auftraggeberin arbeiten mit Unternehmen und an- deren Stellen zusammen, welche über eine besondere Expertise auf einzelnen Gebieten oder zu bestimmten Fachthemen verfügen (z.B. Steuerprüfer, Rechtsanwälte, Beratungsge- sellschaften, Logistikdienstleister, Ingenieurbüros). Diese Stellen unterliegen entweder einer Berufsverschwiegenheitspflicht oder wurden von der AOK-Bundesverband eGbR und der Auftraggeberin auf die Verschwiegenheit verpflichtet. Soweit eine Weitergabe personenbe- zogener Daten an diese Stellen im Hinblick auf die öffentlichen Aufgaben der AOK- Bundesverband eGbR und der Auftraggeberin erforderlich sein sollte, ist Rechtsgrundlage

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Datenschutzerklärung der Auftraggeberin/Vergabestelle zum Vergabeverfahren

hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. §§ 284 SGB V, 67b Abs. 1 S. 1, 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X.

Außer in den in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Fällen gibt die AOK-Bundesverband eGbR oder die Auftraggeberin Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche Ein- willigung nur an Dritte weiter, wenn sie dazu durch Gesetz oder eine behördliche oder ge- richtliche Anordnung verpflichtet sind.

V. Speicherdauer

Die oben genannten Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn deren Kenntnis für die beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen eine längere Speicherung vorschreiben (z.B. § 8 Abs. 4 VgV: Aufbewahrung von Vergabe- unterlagen bis zum Ende der Vertragslaufzeit, mindestens 3 Jahre ab Zuschlag; § 35 SRVwV: Aufbewahrung von Unterlagen für das Rechnungswesen für mindestens 6 bzw. 10 Jahre) oder zu Beweissicherungszwecken im Rahmen von Verjährungsfristen erlau- ben.

VI. Ihre Rechte

Wenn Sie eine detaillierte Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender personenbezoge- nen Daten wünschen, können sich jederzeit an die oben genannten Verantwortlichen wen- den. Wenn Sie feststellen, dass zu Ihrer Person gespeicherte Daten fehlerhaft oder unvoll- ständig sind, können Sie jederzeit die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung dieser Daten verlangen. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen kann auch die Lö- schung oder Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt werden. Sie haben außerdem das Recht, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbe- hörde zu wenden.

VII. Kontaktinformationen

Bei allen Fragen rund um die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie bei der Aus- übung der Ihnen gegen die Verarbeitung zustehenden Rechte können Sie sich jederzeit an die AOK-Bundesverband eGbR wenden. Hierzu reicht ein Hinweis an den Datenschutzbe- auftragten des AOK-Bundesverbandes, erreichbar unter: E-Mail: datenschutz@bv.aok.de

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Anlage_Datenschutzerklaerung.pdf

Datenschutzerklärung