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Neubau+Sanierung Laborgebäude | Landschulheim Marquartstein Staatliches Bauamt Traunstein

Projektorganisationshandbuch

(inkl. AIA)

Neubau + Sanierung Laborgebäude

Landschulheim Marquartstein

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Inhaltsverzeichnis 4.3 BIM-Koordination ............................................................................. 17 4.4 Modellbasiertes Aufgabenmanagement .......................................... 18

Inhaltsverzeichnis .............................................................................................. 1 4.5 Schriftverkehr – Funktions-E-Mail-Adresse ..................................... 18

Abkürzungsverzeichnis .................................................................................. 3 4.6 Strukturvorgaben ............................................................................. 18

1 Vorbemerkung ........................................................................................... 4 4.7 Planmanagement ............................................................................ 19

1.1 Staatliches Bauamt Traunstein (StBATS) ......................................... 5 4.8 Planungsschnittstellen ..................................................................... 19

1.2 Aufgaben und Handhabung des Projektorganisationshandbuchs .... 5 4.9 Besprechungen ............................................................................... 20

2 Projektdefinition ......................................................................................... 6 4.10 Protokolle......................................................................................... 22

2.1 Projektdaten ....................................................................................... 7 4.11 Berichtswesen ................................................................................. 23

2.2 Projektbeschreibung, Ziele, Bedarf ................................................... 8 5 Kosten, Termine und Qualitäten ..................................................... 24

2.3 Projektstruktur, Bauabschnitte, Gebäudeteile ................................... 9 5.1 Kosten ............................................................................................. 25

3 Projektorganisation .................................................................................. 10 5.2 Kostenstruktur ................................................................................. 25

3.1 Projektleitung (PL) ........................................................................... 11 5.3 Kostenkontrolle und Kostensteuerung ............................................ 25

3.2 Projektleitungsteam Bauamt (PLT) .................................................. 11 5.4 Mittelabfluss und Finanzierung........................................................ 25

3.3 Externe Unterstützung PLT Bauamt ................................................ 12 5.5 Risikomanagement .......................................................................... 26

3.4 Entscheidungskompetenzen und Vollmachten................................ 12 5.6 Terminplanung ................................................................................ 26

3.5 Nutzer .............................................................................................. 12 5.7 Qualitätssicherung ........................................................................... 26

3.6 Entfällt .............................................................................................. 12 5.8 BIM-Qualitätssicherung ................................................................... 27

3.7 Projektorganigramm ........................................................................ 12 6 Entscheidungsmanagement .................................................................... 29

3.8 Projektbeteiligte ............................................................................... 12 6.1 Entscheidungsmanagement ............................................................ 30

3.9 Projektorganisation BIM ................................................................... 13 6.2 Änderungsmanagement .................................................................. 30

3.10 BIM-Anwendungsfälle ...................................................................... 14 7 Ablauforganisation ................................................................................... 31

4 Information, Kommunikation und Dokumentation.................................. 15 7.1 Haushaltsrechtliches Verfahren ...................................................... 32

4.1 Projektkommunikationssystem / Gemeinsame Datenumgebung .... 16 7.2 Ausschreibung und Vergabe ........................................................... 32

4.2 Rollen und Rechte ........................................................................... 16 7.3 Baudurchführung ............................................................................. 33

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7.4 Rechnungsprüfung .......................................................................... 36

7.5 Übergabe ......................................................................................... 38

8 Impressum ............................................................................................... 39

8.1 Anlagenverzeichnis .......................................................................... 40

8.2 Tabellenverzeichnis ......................................................................... 41

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Abkürzungsverzeichnis

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1 Vorbemerkung

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Ziel des POHB ist es, die Prozesse für Planung und Objektüberwachung 1.1 Staatliches Bauamt Traunstein (StBATS) transparent und verständlich zu beschreiben, die Anforderungen der Staats- bauverwaltung zu dokumentieren und zu verdeutlichen sowie Arbeitshilfen be- reitzustellen und Standards für Kommunikation, Dokumentation und Arbeits- Das Staatliche Bauamt Traunstein (StBA TS) ist zuständig für die Hochbau- abläufe zu beschreiben und festzulegen. maßnahmen des Freistaates Bayern und des Bundes in den Landkreisen Traunstein, Altötting und Berchtesgaden. Die Abteilung L3 des StBA TS erfüllt Das POHB orientiert sich an den vorgegebenen Verfahrensregelungen wie unter anderem die Bauaufgaben des Bayerischen Staatsministeriums für Un- der RLBau 2026, aktuelle Ausgabe: terricht und Kultus. Für dieses Ressort führt das Bauamt das Projekt Neubau http://www.stmb.bayern.de/buw/hochbau/planen/

• Sanierung Laborgebäude in Marquartstein aus. dem Handbuch für die Vergabe und Durchführung von Bauleistungen durch Das StBA TS berät seine Bauherren und Nutzer in allen baulichen und bau- Behörden des Freistaates Bayern (VHB), dem Handbuch für die Vergabe und rechtlichen Fragen. Das Spektrum reicht dabei von der Projektentwicklung Durchführung von Freiberuflichen Leistungen durch die Staatsbauverwaltung über die schlüsselfertige Erstellung von Gebäude bis hin zum Bauunterhalt. des Freistaates Bayern (VHF) sowie dem Handbuch für die Vergabe von Lie- Bei allen Bauaufgaben vertritt das StBA TS den Freistaat Bayern als Bauherrn fer- und Dienstleistungen ist durch Behörden des Freistaats Bayern das für und nimmt Planungs-, Objektüberwachungs- und Projektmanagementaufga- Lieferungen und Leistungen (VHL Bayern) aktuelle Ausgabe: ben in derselben Weise wahr. Im Zuge des Art. 73 (1) BayBO ist das StBA TS http://www.stmb.bayern.de/buw/bauthemen/vergabeundvertragswesen/ die bauordnungsrechtliche Genehmigungsbehörde für seine Baumaßnahmen. sowie der Vergabeplattform Das StBA TS ist Teil der Bayerischen Staatsbauverwaltung, die auf ministeri- https://www.vergabe.bayern.de/ eller Ebene vom Bayerischen Staatsministerium für Wohnen, Bauen und Ver- kehr geleitet wird. Die Regelungen des POHB sind verbindlich von allen Projektbeteiligten anzuwenden. Jegliche Informationen und Veröffentlichungen zur Baumaßnahme an Dritte dürfen ausschließlich durch den Bauherrn, namentlich die Pressestelle oder Das POHB versteht sich als Konkretisierung der vertraglich geschuldeten Amtsleitung des Staatlichen Bauamts Traunstein erfolgen. Leistungen. Im Falle von Widersprüchen oder Erweiterungen gelten allein die vertraglichen Vereinbarungen.

Das POHB wird durch die Projektleitung des StBA TS erstellt und aktualisiert.

1.2 Aufgaben und Handhabung des Projektorganisati-

onshandbuchs

Das Projektorganisationshandbuch (POHB) ist eine für alle Projektbeteiligten verbindliche Richtlinie für die Zusammenarbeit im Projekt und dessen Umfeld.

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2 Projektdefinition

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2.1 Projektdaten

Tabelle 2 Projektdaten

Tabelle 3 ergänzende Projektdaten BIM

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vom 15.11.2024 geprüft. Das „Neue Laborgebäude“ soll abgebaut, separiert, wo sinnvoll und wirtschaftlich vertretbar recycelt und durch einen Neubau er- setzt werden. Der Flächenmehrbedarf wird durch die Verlängerung des Ge- bäudes hin zur westlichen Baukante der neuen Sporthalle sowie durch 4 an- statt bisher 3 Geschosse erreicht.

Sanierung „Altes Laborgebäude“ Es sollen Lehrsäle und Unterrichtsräume für Physik, Chemie, Biologie, Kunst, Werken und Musik mit notwendigen Nebenräumen entstehen. Überarbeitung Dachstuhl Zwischenbau Das Gebäude setzt im Hinblick auf Ökologie und Nachhaltigkeit hohe bauliche Rück- und Neubau „Neues Laborgebäude“ Maßstäbe.

Zusätzlich soll der Dachstuhl des „Zwischenbaus“ baulich angepasst, sowie das „Alte Laborgebäude“ saniert werden

Oberste Ziele des Bauherrn sind eine möglichst wirtschaftliche Planung bei Berücksichtigung der Entwurfsansprüche und bestmögliche, innovative Nach- haltigkeit des Gebäudes.

Die Bedarfsplanung definiert die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer in eindeutiger Weise. Diese Bedürfnisse und Anforderungen wurden zu Beginn der Projektbearbeitung festgelegt. Eine dynamische Fortschreibung der Be- dürfnisse der Bedarfsplanung erfolgt nicht. Änderungen der Bedürfnisse wer- den ausschließlich über das Änderungswesen dokumentiert.

Die Planungs- und Ausführungsprozesse sind auf der Grundlage der Bedarfs-

2.2 Projektbeschreibung, Ziele, Bedarf

planung auszuführen. Die Ergebnisse werden mit Hilfe der Bedarfsplanung auf die Einhaltung der Projektziele überprüft. Dabei sollen die Bedarfsanforde- rungen im Hinblick auf Nutzen, Funktionen, Flächen und Raumbedarf, Gestal- Der Freistaat Bayern, vertreten durch das Staatliche Bauamt TS, tung und Ausstattung losgelöst von konkreten Geometrien formuliert werden. plant in Zusammenarbeit mit dem Gymnasium Landschulheim Marquartstein, das Projekt Neubau+Sanierung der Laborgebäude.

Aufgrund des drängenden Mangels an Fachräumen am Landschulheim Mar- quartstein und aufgrund erheblicher funktionaler, technischer, bautechnischer, ökologischer und pädagogischer Anspruchsdefizite des „Neuen Laborgebäu- des“ aus den 1960er Jahren ist aus Nutzersicht ein Rückbau und ein vergrö- ßerter Neubau unumgänglich und wurde mit dem baufachlichen Gutachten

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2.3 Projektstruktur, Bauabschnitte, Gebäudeteile

Dieses Projektorganisationshandbuch bezieht sich auf den Rück- und Neubau des „Neuen Laborgebäude“, auf die Überarbeitung des Dachstuhles im vorde- ren Teil des „Zwischenbau“ und auf die Sanierung „Altes Laborgebäude“.

Die Maßnahme „Neubau+Sanierung Laborgebäude, Landschulheim Marqaurtstein“ setzt sich zusammen aus den folgenden Bauabschnitten / Ge- bäudeteilen:

1. Bauabschnitt (BA1): Errichtung Interimsbau, Schadstoffsanierung, Abbruch und Baugru- benherstellung „Neues Laborgebäude“, Verlegung der Sparten, (evtl. versetzen Trafohaus)

2. Bauabschnitt (BA2): Neubau „Neues Laborgebäude“, Überarbeitung Dachstuhl „Zwischen- bau“, Sanierung „Altes Laborgebäude“

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3 Projektorganisation

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3.1 Projektleitung (PL)

Aufgaben:

− Die federführende PL hat die Titel- und Budgetverantwortung und wird Laut RLBau 2026 ist die Staatsbauverwaltung dafür verantwortlich, den Bau- durch das Projektleitungsteam (PLT) unterstützt und fachlich beraten. bedarf der gesamten Staatsverwaltung zu decken. Sie nimmt die Projektver- Weitere Querschnittsabteilungen unterstützen bezüglich Beschaf- antwortung und Projektleitung durch Projektmanagement wahr und kann in al- fungswesen, Vertragsbearbeitung und Buchhaltung. len Projektphasen freiberuflich tätige Architekten und Ingenieure beteiligen. − Die PL integriert und kontrolliert die Beiträge der Fachbereiche Für die Maßnahme Neubau+Sanierung Laborgebäude, LSH MQ, vertritt das − Für die BIM-Gesamtkoordination erfolgt eine Unterstützung des Pro- StBA TS den Freistaat Bayern als Bauherr und ist somit Auftraggeber für alle jektleitungsteams durch den Objektplaner. Leistungen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Das StBA TS trifft − Die PL ist für die Eskalation in Richtung nächsthöherer Instanz (Abtei- alle Entscheidungen gegenüber den anderen Beteiligten, insbesondere in Be- lungsleitung bzw. Bereichsleitung) verantwortlich. zug auf Projektziele, architektonisch-funktionale Aspekte, Kosten und Finan- − Das PLT ist für die Sicherstellung des Informationsflusses und dessen zierung, Termine sowie die Vergabe von Leistungen. Dokumentation verantwortlich Die Projektleitung des StBA TS wird durch ein Projektleitungsteam, bestehend − Das PLT ist für den Zahlungsfluss (Rechnungs- und Auftragsprüfung) aus einer Federführung und unterstützenden und beratenden Positionen be- verantwortlich reitgestellt. − Das PLT bereitet die Beschaffungsverfahren für die Einbindung von Freiberuflich Tätigen (FBT) ins Projekt vor.

3.2 Projektleitungsteam Bauamt (PLT)

− Das PLT erteilt Aufträge und übernimmt Abnahmen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen nach der Geschäftsordnung des Bauamts. Die Projektleitung liegt beim StBA TS. − Das PLT erteilt Aufträge und übernimmt Abnahmen von Planungsleis- tungen nach der Geschäftsordnung des Bauamts. Das Projektleitungsteam (PLT) besteht aus folgenden Ansprechpartnern: − Das PLT gibt Vorplanung und Entwurf frei und ist übergeordnet für die

− Das PLT gibt Vorplanung und Entwurf frei und ist übergeordnet für die Gesamtgestaltung verantwortlich. Dabei bleibt sie jedoch unbeschadet der Verantwortung der freiberuflich Tätigen für die ordnungsgemäße Erfüllung der Bauaufgaben insgesamt verantwortlich.

Eine detaillierte Darstellung der Aufbauorganisation

E de in s e S d t e a t a a tl i i l c lie h r e te n D Ba a u rs a t m el t lu s n T g r a d u e n r s A te u i f n b a fi u n o d r e g t a s n ic is h a i t n io O n r ganigramm Bauamt. Die entsprechenden Kontaktdaten sind der Projektbeteiligtenliste zu entnehmen.

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3.3 Externe Unterstützung PLT Bauamt 3.5 Nutzer

Zur Unterstützung des Projektleitungsteams in der Wahrnehmung ihrer Aufga- Das Schulgebäude wird zukünftig durch das Gymnasium Landschulheim ben ist ein BIM Gesamt- und Fachkoordinator und eine technische Projekt- Marqaurtstein genutzt. steuerung beauftragt. Die Aufgabe des Baubeauftragten zur Koordinierung der zukünftigen Nutzer Die entsprechenden Kontaktdaten sind der Projektbeteiligtenliste übernimmt für dieses Bauvorhaben: Herr Robert Wagner. Die entsprechenden zu entnehmen. Kontaktdaten sind der Projektbeteiligtenliste zu entnehmen.

3.4 Entscheidungskompetenzen und Vollmachten 3.6 Entfällt

Die für den Projektablauf notwendigen Kompetenzen und Vollmachten sind 3.7 Projektorganigramm folgendermaßen festgelegt:

Im Organigramm Projekt ist die Organisation des Projektes in Bezug auf die Beteiligten dargestellt. Die Leitung des Projektes obliegt dem Bauherrn, vertreten durch das Projektleitungsteam (PLT) des Staatlichen Bauamts Traunstein. Die einzelnen Nutzergruppen werden durch den Baubeauftragten koordiniert. Das Planungsteam wird durch den Objektplaner koordiniert. Der Baubeauftragte und der Objektplaner stehen in direktem Kontakt mit der Projektleitung. Bei fachlichen Belangen besteht ein direkter Austausch zwischen den Fachbereichen des StBA und den Fachplanern der Planergruppe.

Tabelle 4 Entscheidungskompetenz Verträge

3.8 Projektbeteiligte

3.8 Projektbeteiligte

Zu Beginn der Maßnahme wird eine Projektbeteiligtenliste erstellt. Diese wird seitens des StBA TS kontinuierlich fortgeschrieben und den Beteiligten regel- mäßig übergeben. Änderungen der Kontaktdaten sind dem StBA TS durch die

Beteiligten kurzfristig mitzuteilen.

Tabelle 5 Entscheidungskompetenz Rechnungen Beteiligten kurzfristig mitzuteilen.

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Die in der Projektbeteiligtenliste veröffentlichten Kontaktdaten dürfen gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von den Beteiligten ausschließlich Strategieebene: zum Zweck der projektinternen Abwicklung genutzt werden. Die Nutzung für

zum Zweck der projektinternen Abwicklung genutzt werden. Die Nutzung für einen anderen Zweck oder die Weitergabe der Daten an Dritte ist ohne Einwil- ligung der Betroffenen nicht gestattet.

Tabelle 6 Verantwortliche Rollen Strategieebene

3.9 Projektorganisation BIM

Anwenderebene:

In der Projektabwicklung mit der BIM-Methode übernehmen Projektbeteiligte auf Auftraggeber- und auf Auftragnehmerseite entsprechend der Beauftra- gung, BIM-spezifische Leistungen.

Die übergeordnete BIM-Organisation im Projekt gliedert sich in eine Strategie- und eine Anwenderebene.

Tabelle 7 Verantwortliche Rollen Anwenderebene Die Strategieebene wird durch das BIM-Management vertreten. Sie steuert und optimiert die organisatorische, methodische und technische Umsetzung Die konkreten Aufgabenfelder der verschiedenen BIM-spezifischen Rollen werden der BIM-Anwendung, überprüft die BIM-Ziele und gibt die abgestimmten Vor- im BIM-Abwicklungsplan (BAP) beschrieben. Dieser wird federführend vom BIM- gaben an die Anwenderebene weiter. Gesamtkoordinator (Objektplanung) und unter Zuarbeit der BIM-Koordinatoren er- stellt und während des Projektes fortgeschrieben. Die Anwenderebene besteht aus der beauftragten Gesamtkoordination sowie den modellbasiert beauftragten Fachplanern und deren BIM-Koordinatoren. Sie stellt die operative Umsetzung der BIM-Anforderungen sicher, koordiniert die Fachmodelle, führt Modellprüfungen durch und gewährleistet die Einhal- tung der definierten BIM-Anforderungen und Qualitätsstandards.

BIM - Rollenbild

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3.10 BIM-Anwendungsfälle

Nach den Vorgaben für Basis-BIM des Staatlichen Hochbaus werden fol- gende Anwendungsfälle beauftragt:

• 000 Grundsätzliches

• 050 Koordination der Fachgewerke

• 060 Planungsfortschrittskontrolle und Qualitätsprüfung

• 080 Ableitung von Planunterlagen

• 190 Projekt- und Bauwerksdokumentation

Zusätzlich werden für die digitalen Anforderungen des Bauherrn/Nutzers fol- gende digitalen Anforderungen und Anwendungsfälle notwendig:

• 010 Bestandserfassung und -modellierung

• 040 Visualisierung

Im Folgenden werden die von den jeweiligen Fachbereichen im Projekt umzu- setzenden BIM-Anwendungsfälle dargestellt. Die Beschreibung der Anwen-

dungsfälle sowie die Zuordnung zu Leistungsphasen erfolgt im BAP.

dungsfälle sowie die Zuordnung zu Leistungsphasen erfolgt im BAP. Tabelle 8 Übersicht der BIM-Anwendungsfälle Die damit verbundenen Lieferleistungen sind dem Dokument BIM - Lieferleis- tungen zu entnehmen.

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4 Information,

Kommunikation und

Dokumentation

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4.1 Projektkommunikationssystem / Gemeinsame Da- Der AN muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter die nötigen Kompetenzen für die Datenumgebung und Datenschutz haben. Der AG stellt allgemeine In-

tenumgebung

formationen bereit und bietet einen kostenfreien Einführungsworkshop zur Da- tenumgebung an, ohne Lizenzkosten für den AN. Das Staatliche Bauamt Traunstein stellt zur Optimierung der Kommunikation Die Nutzung der CDE beinhaltet für alle Projektbeteiligten eine Hol- und Bring- und Informationsbereitstellung zwischen allen internen und externen Beteilig- schuld sämtlicher relevanten Projektinformationen (Pläne, Modelle, Doku- ten im Projekt, sowie als Projektarchiv eine gemeinsame Datenumgebung mente). Dabei wird das Konzept der sog. „Single Source of Truth“ (SSoT) ver- CDE (Common Data Environment) zur Verfügung. Diese gemeinsame Daten- folgt. Die Datenumgebung und die darin abgelegten Planungsstände gelten umgebung übernimmt die Aufgaben eines Projektkommunikationssystems als verbindliche, singulär gültige Informationsquelle. Alle relevanten Projektin- (PKS). formationen stehen den Beteiligten auf der Plattform jederzeit transparent und Die fachlichen Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und konsistent zur Verfügung. die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Auftragnehmern unterei- Weiterführende Anforderungen werden im BAP beschrieben. nander erfolgen anhand der digitalen Liefergegenstände, die in der gemeinsa- men Datenumgebung (CDE) abzulegen sind.

4.2 Rollen und Rechte

Alle Projektbeteiligten werden vertraglich verpflichtet diese Plattform für die projektrelevante Kommunikation zu nutzen. Die gemeinsame Datenumgebung (CDE) wird vom Auftraggeber bereitgestellt. Projektbeteiligte erhalten individuelle Benutzerkonten mit fachspezifischem Zugang zur Datenumgebung.

Im Projekt wird die folgende gemeinsame Datenumgebung (CDE) zur zentra- len Verwaltung der digitalen Liefergegenstände verwendet:

Catenda Hub

Der Betrieb des Programms erfolgt über Catenda AS.

Zugang (URL): https://hub.catenda.com

Ansprechpartner AG: Armstorfer Stefanie

Telefon Support AG: +49 (861) 57-501

Email-Adresse Support AG: stefanie.armstorfer@stbats.bayern.de

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4.3 BIM-Koordination

Vorgaben zum Testlauf

Um die projektweite Umsetzung der BIM-Methodik in Bezug auf die entspre- Die einzelnen Fachmodelle und ggf. auch deren Teilmodelle werden über die chenden Anforderungen, der IT-Lösungen sowie den reibungslosen disziplin- CDE bereitgestellt, im Koordinationsmodell zusammengeführt, auf Über- übergreifenden Datenaustausch sicherzustellen, sind in der Startphase des schneidungen geprüft und in Koordinierungsrunden besprochen und abge- Projekts entsprechende Testläufe durchzuführen. stimmt. Details werden im BAP beschrieben. Das Fortschreiben der Fachmodelle erfolgt auf Grundlage der Ergebnisse der

Abstimmungen, den Anforderungen der jeweiligen Leistungsphase sowie den

Abstimmungen, den Anforderungen der jeweiligen Leistungsphase sowie den fachspezifisch zugewiesenen Aufgaben und mündet in einem neuen Revisi- onsstand.

Mithilfe des BIM Collaboration Format (BCF) erfolgt eine transparente Kom- munikation und Kollaboration. Modellbasierte Abstimmungsbedarfe (z.B. Kolli- sionen) werden mit ergänzenden Anmerkungen und einer Verortung zentral bereitgestellt und als „Issues“ den Verantwortlichen zugewiesen. Die CDE bie- tet allen Projektbeteiligten Zugriff auf die erstellten BCF-Dateien.

Neue Revisionsstände werden zu den vereinbarten Meilensteinen über die CDE bereitgestellt.

Vorgaben Koordinationsmodell

Die Basis der modellgestützten Koordination ist das Koordinationsmodell. Ver- antwortlich für die Zusammenstellung des Koordinationsmodells ist die BIM- Gesamtkoordination. Es dürfen nur qualitätsgesicherte digitale Liefergegen- stände für den Aufbau von Koordinationsmodellen verwendet werden. Für die Qualitätssicherung der Fachmodelle ist die jeweilige BIM-Koordination verant- wortlich. Der Auftragnehmer dokumentiert, welche digitalen Liefergegen- stände in welcher Version zu einem Koordinationsmodell zusammengeführt wurden, und archiviert diese.

Details werden im BAP beschrieben.

Tabelle 9 Beschreibung von Testläufen

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4.4 Modellbasiertes Aufgabenmanagement 4.6 Strukturvorgaben

Die Kommunikation im Projekt erfolgt über verschiedene Kommunikationska- Einheitliche Struktur-, Prozess- und Dokumentationsvorgaben, wie Dateina- näle (sog. Themenboards) innerhalb der CDE. Diese sollen die herkömmliche menskonventionen und Plan- und Modellcodierungen, dienen als Grundlage Kommunikation über Emails weitestgehend ersetzen. für den Austausch von Daten und Informationen und sind entscheidend, um eine klare und effiziente Kommunikation innerhalb eines Bauprojektes sicher- Die im Prüfprozess dokumentierten Konflikte und Issues werden anhand des zustellen. Koordinationsmodells zwischen der BIM-Gesamtkoordination und der jeweili- gen BIM-Koordination besprochen. Die Verantwortung für die Behebung der jeweiligen Issues wird der für das betroffene Fachmodell zuständigen Rolle Es werden folgende Dateinamenskonventionen vom AG festgelegt zugewiesen und entsprechend protokolliert. Projektbezeichnung: Für die strukturierte Erfassung, Bearbeitung, Überprüfung und Nachverfol- gung von Aufgaben, Planungsänderungen, Kommentaren und Issues ist ein Neubau+Sanierung Laborgebäude, LSH MQ Aufgabenmanagementsystem auf Basis von Koordinationsmodellen einzuset- zen, das über eine BCF-Schnittstelle verfügt. Projektkürzel: (5-stelliges -Buchstaben) Die Einrichtung des Systems wie die Festlegung der Meilensteine, Issue-Ty- pen und die Administration des Aufgabenmanagementsystems erfolgt durch LSHMQ den BIM-Manager.

E-Mail Schriftverkehr:

4.5 Schriftverkehr – Funktions-E-Mail-Adresse

Aus dem Freitext soll das Thema der E-Mail hervorgehen. Bei mehrfach wei- tergeleiteten E- Mails ist zu überprüfen, ob der Betreff noch zum Inhalt passt. Die Funktions-E-Mail-Adresse Eine Verteilung von Schriftverkehr über die CDE ist nicht vorgesehen. lshmq@stbats.bayern.de

ist die alleinige E-Mail-Adresse zur Kommunikation. Sollten Direkt-E-Mails (etwa zu Querschnittsabteilungen) notwendig sein, ist die Funktions-E-Mail- Adresse jederzeit in cc zu führen. Diese Adresse wird fachabteilungsübergrei- fend von den Abteilungen L3, M, E und I gleichermaßen eingesehen. Eine zu- sätzliche individuelle Verteilung beim Bauherrn kann daher entfallen.

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Dokumente: StBA TS erfolgt nur stichprobenartig. Die Objektplanung ist für das fachliche Ineinandergreifen aller Fachentwürfe verantwortlich. Datum Planer_Gebäude_Dokumentenart_Freitext Der Planaustausch erfolgt über die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte 2026-08-26 ARC_01_PRO_Freitext CDE.

Alle Planunterlagen sind in kopier-/ druckfähiger Ausführung auszugeben. Sie Pläne: müssen das Format A4 aufweisen oder in dieses Format gefaltet werden kön- nen. Auf größeren Plänen sind am Rand entsprechende Falzmarken anzuge- Leistungsphase_Planer_Gebäude_Ebene_Planart_Lfd-Nr_Index Freitext ben. Inhaltsangaben, Stempel, Unterschriften, wichtige Hinweise, Vermerke, LP2_ARC_01_EG_GR_003_A Freitext Indexierung, Datum und dergleichen sind in der unteren rechten Ecke anzu- bringen, so dass sie auch nach Faltung lesbar bleiben.

Modelle:

4.8 Planungsschnittstellen

LOIN_Fachmodell_Gebäude_Teilmodell

200_ELT_01_ELT-Durchbrüche Für eine lückenlose Planung und Ausschreibung bedarf es einer detaillierten Definition der Schnittstellen im Projekt und im Projektablauf. Alle Planer sind verpflichtet, die in der Planungsschnittstellenmatrix aufgeführten Listen bezüg- Die digitalen Liefergegenstände werden gemäß der Anlage Nomenklatur lich der Schnittstellendefinition auszufüllen und unter Federführung des Ob- CDE bezeichnet. jektplaners zu koordinieren. Es ist darauf zu achten, dass sämtliche relevante Änderungswünsche sind in Absprache mit der Projektleitung einzubringen. Schnittstellen widerspruchsfrei in nur einer Schnittstellenmatrix abgebildet werden. Neben dem POHB sind die im Dokument BIM-Lieferleistung benannten Struk- turvorgaben/Anhänge zu beachten.

4.7 Planmanagement

Die Organisation der Planungsunterlagen und des Datenaustauschs (z.B. Plankopf, Layerstruktur, Pflichtenheft, CDE-Plattform, AIA, BAP, etc.) ist ge- mäß der ZVB zur Datenverarbeitung, zum Erstellen von Unterlagen und Da- tenaustausch zu führen.

Die Verantwortung für die fachliche Richtigkeit von Plänen liegt bei der Objektplanung bzw. den Fachplanungen. Eine Prüfung der Pläne durch das

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4.9 Besprechungen

Die folgende Matrix stellt dar, welche Besprechungsarten existieren, wo diese stattfinden, wer diese leitet, wer daran teilnimmt und wer die Protokolle und Einladung erstellt:

Tabelle 10 Besprechungen

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Die im Projekt vorgesehenen BIM-Besprechungen mit dem Auftraggeber sowie zwischen den Auftragnehmern sind durch die Einbeziehung der BIM-Methode zu unterstützen. BIM ist integraler Bestandsteil der Planungs- und Bauherrenbesprechungen. Digitale Liefergegenstände sind bei den Planungs- und Bauherrenbespre- chungen zwingend zu nutzen.

Folgende Besprechungen in Zusammenhang mit BIM sind im Projektverlauf vorgesehen:

BIM-Besprechungen:

Tabelle 11 BIM-Besprechungen

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Grundsätzlich ist festgelegt, dass Besprechungen statt Präsenzterminen vor 4.10 Protokolle Ort auch als Videokonferenz (VK) über ein geeignetes Konferenzsystem statt- finden können – sofern sich Inhalt und Tagesordnung dafür eignen. Die Fest- In jeder Besprechung ist ein Protokoll zu führen. Der Inhalt einer Besprechung legung erfolgt im Einzelfall und ist in der Einladung kenntlich zu machen. Die ist als Ergebnisprotokoll festzuhalten. Eine abweichende Festlegung ist zu Be- Termine und Einwahldaten werden durch die Besprechungsleitung fristge- ginn der Besprechung zu vereinbaren. recht verteilt.

Termine zu Regelbesprechungen sind ca. 1 Jahr im Voraus als Serientermin über Outlook als führendes System durch die Besprechungsleitung an alle In den Protokollen müssen angegeben sein: vorgesehenen Teilnehmer einzustellen. − Art der Besprechung, Besprechungsort, Besprechungsdatum Der Besprechungskalender zeigt in graphischer Darstellung das Bespre- − Teilnehmer, Verteiler chungswesen im Gesamtprojekt inkl. flankierender Projekte.

Zu jeder Besprechung wird durch die Besprechungsleitung der Besprechung Zu jedem Tagesordnungspunkt (TOP) ist aufzuführen: eine Einladung verschickt, diese verantwortet auch die Protokollführung. Die Projektbeteiligten müssen alle Punkte, die nach ihrer Auffassung in der Be- − Nummer des Tagesordnungspunkts, Überschrift, Inhalt sprechung behandelt werden sollen, bis spätestens drei Tage vor der jeweili- − Status (Beschluss, Info, offen, in Arbeit, abgeschlossen) gen Sitzung per E-Mail bei der Besprechungsleitung als Tagesordnung einrei- chen. Die Verteilung der Tagesordnungspunkte erfolgt vorab durch die Be- − bei Status „offen“ oder „in Arbeit“: sprechungsleitung. Der Teilnehmerkreis ist auf die erforderlichen Teilnehmer zu erledigen bis [Datum] durch [Verantwortlicher / Verantwortliche] zu beschränken. Bei 14-tägigen Besprechungen ist die Einladung eine Woche vor dem Termin und sind die Tagesordnungspunkte (TOP) spätestens drei Tage vorher zu verteilen. Bei sonstigen Besprechungen ist ein angemessener Vorlauf zu berücksichtigen.

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4.11 Berichtswesen

Die Projektbeteiligten berichten (ggf. auch formlos) über den aktuellen Status aus ihrem Aufgabenbereich an das StBA TS.

In jedem Quartal erfolgt die Meldung des Projektstatus mittels Quartalsbericht vom StBA TS an die vorgesetzte Dienststelle bzw. das StMB.

Der Monatsbericht ist in der 1. Woche des Monats vorzulegen. Die Zuarbeit der Projektbeteiligten ist in der letzten Woche des Monats bei der Objektpla- nung einzureichen.

Berichte der Planer:

Tabelle 12 Berichte

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5 Kosten, Termine und

Qualitäten

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5.3 Kostenkontrolle und Kostensteuerung

5.1 Kosten

Die Kostenkontrolle erfolgt projektbegleitend durch alle Projektphasen und Die Planungsbüros erbringen ihre Leistungen so, dass die vertraglich verein- alle Kostengruppen durch die koordinierende Objektplanung, die die Zuarbeit barte Kostenobergrenze für die Baumaßnahme sowie die Vorgaben aus den aller Beteiligten koordiniert. Haushaltsunterlagen (Projektantrag, Projektunterlage, Projektentwurf, Projekt- Die Kostenstandsberichte werden von der koordinierenden Objektplanung, planung) nicht überschritten wird. Die genannten Kosten umfassen i.d.R. die abhängig von Projektart und Umfang, erstellt und dem StBA TS vorgelegt. Kostengruppen 200 bis 600 nach DIN 276: 2018-12. Bei Projektstart werden die Berichtsintervalle der Kostenkontrolle vom StBA Gemäß RLBau 2026 bzw. DIN 276 werden insbesondere folgende Kategorien TS festgelegt. In den Kostenstandsberichten werden die Ergebnisse der ein- bei der Kostenplanung unterschieden: zelnen Kostenverfolgungen sowie die Kostenprognosen für das gesamte Pro- − (Basis)Kosten und Besondere Kosten (nach DIN 276:2018-12) jekt ausgewiesen. − besondere Risikokosten Im Rahmen der fortlaufenden Kostensteuerung und Kostenkontrolle ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Kosten bis zum Abschluss der Entwurfspla- − Indexkosten nung in der Gliederung gemäß DIN 276: 2018-12 und ab der Ausführungspla- Diese sollen über die Projektphasen vollumfänglich dargestellt, sowie eindeu- nung parallel auch nach Vergabeeinheiten / vergabeorientierte Kostenkontrol- tig zugeordnet und nachverfolgt werden. leinheiten (KKE) zu erfassen und kontinuierlich fortzuschreiben.

Die buchhalterische Kostenkontrolle erfolgt unter Nutzung des EDV-Pro-

5.2 Kostenstruktur

gramms HaSta durch das StBA TS.

Für die Kostenermittlung ist die Kostenstruktur getrennt für folgende Bauab- 5.4 Mittelabfluss und Finanzierung schnitte / Gebäudeteile zu ermitteln:

1. Bauabschnitt (BA1): Das Projekt wird gemäß den Richtlinien für die Durchführung von Hochbau- Errichtung Interimsbau, Schadstoffsanierung, Abbruch und Baugrubenher- aufgaben des Freistaates Bayern (RLBau 2026) umgesetzt. stellung „Neues Laborgebäude“, Verlegung der Sparten, (evtl. versetzen Trafohaus) Die Mittelbedarf- und Mittelabflussplanung erfolgt durch das StBA TS.

Die Mittelabflussprognosen werden durch das StBA TS unter Zuarbeit der 2. Bauabschnitt (BA2): FBT erstellt und regelmäßig (vierteljährlich) aktualisiert. Neubau „Neues Laborgebäude“, Überarbeitung Dachstuhl „Zwischenbau“, Sanierung „Altes Laborgebäude“

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5.5 Risikomanagement 5.6 Terminplanung

Das Risikomanagement soll zunächst die Risiken und Chancen im Projekt of- Aufbauend auf dem Übersichtsterminplan des Gesamtprojektes werden an- fenlegen, damit einhergehend die Kommunikation, das Überwachen und das schließend über alle Projekt- und Leistungsphasen Ablaufpläne in unter- stetige Überprüfen ermöglichen, um die Bedrohungen mit ihren Auswirkungen schiedlichen Detaillierungstiefen erstellt. Die Planer haben sich entsprechend im Rahmen unterschiedlicher Risikostrategien zu behandeln - mit dem Ziel, ihrer vertraglichen Verpflichtung dazu, federführend durch die Objektplanung, eine Ausgewogenheit zwischen den Faktoren Zeit, Kosten und Qualität fort- untereinander und mit den übrigen Planungsbeteiligten zu koordinieren und während sicherzustellen und die gesetzten Vorgaben auch wirklich zu realisie- abzustimmen. ren. Die Projektleitung (PL) bzw. die Projektsteuerung (PS) geben die terminlichen Grundlage der Führung des Risikomanagements ist die gründliche Beschrei- Randbedingungen auf Basis des Übersichtsterminplans, der Rahmen- und bung durch die planenden Projektbeteiligten sobald ein Risiko im Rahmen von Steuerungsterminpläne für das Planungsteam vor. Die Objektplanung detail- Besprechungen oder im Rahmen der Planung identifiziert wird. Die Grundla- liert auf Basis dieser terminlichen Vorgaben und Meilensteine die Terminpläne gen eines Risikos werden durch die planenden Projektbeteiligten erfasst und in Form von Detailterminplänen für die Planung und Bauausführung weiter an das Projektmanagement zur weiteren Bewertung übermittelt. aus und koordiniert und integriert die Inhalte der Projektbeteiligten.

Bis zum Abschluss des Bauvorhabens wird das Risikomanagement aktiv Terminpläne werden grundsätzlich in Balkenform erstellt. Dabei sind neben durch das Projektmanagement gesteuert. Die Risiken sind vom Projektteam Vorgangsbezeichnung, Dauer, Anfang und Ende und Verknüpfungen mit Vor- gemeinsam im Rahmen des Risikomanagementprozesses zu erarbeiten und gänger- bzw. Nachfolgeleistungen aufzuführen. Abhängig vom Status des geeignete Maßnahmen zur aktiven Gegensteuerung festzulegen. Ein regel- Projektes werden die Zeitskalen definiert. In jeder Stufe ist der kritische Pfad mäßiges Monitoring soll die Risiken prüfen und ggf. neu bewerten und Maß- gesondert auszuweisen. nahmen anpassen.

Ein wesentlicher Faktor ist die enge Verknüpfung des Risikomanagements (RM) mit dem Änderungsmanagement (ÄM). Sowohl im ÄM als auch im RM

5.7 Qualitätssicherung

werden miteinander verknüpfte Themen und Sachverhalte identifiziert und be- schrieben. Sollte beispielhaft ein Änderungsantrag aus einer Maßnahme zur Risikominimierung entstehen, so ist dieses jeweils im Risikomanagement und Qualitätssicherung umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Bau- im Änderungsmanagement mit den jeweiligen Nummern zu bezeichnen und projekte, die Planung und die Prozesse den festgelegten Qualitätsstandards, somit die Verbindung herzustellen technischen Vorgaben und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ziel ist es, Mängel frühzeitig zu erkennen, Fehler zu vermeiden und die Bau-, Pla- Alle Risiken werden in der Risikomatrix inklusive aktueller Status vom Projekt- nungs- und Prozessqualität dauerhaft zu gewährleisten. management geführt und dem Bauherrn in verschiedenen grafischen Darstel- lungen als Bericht zur Verfügung gestellt. Das Projektleitungsteam übernimmt in diesem Zusammenhang die Koordina- tion und Überwachung aller Qualitätsprozesse. Zu ihren Aufgaben gehören

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unter anderem die Planung der Qualitätssicherung, die Überprüfung der Ein- Projekt eingesetzt). Ziel ist die Sicherstellung einer konsistenten und projekt- haltung von Qualitätsstandards, die Organisation von Abnahmen sowie die spezifisch konformen Modellqualität. Dabei werden unter anderem Dokumentation der Qualitätssicherungsergebnisse.

• die korrekte Nutzung der CDE-Struktur, Die Planer sind verantwortlich entsprechend den vertraglichen Vorgaben für - die vereinbarte Aufteilung in Teilmodelle, die technische Planung und die Erstellung der Bauunterlagen. Zu ihren Aufga- - die Lagerichtigkeit, ben zählen die Entwicklung und Überprüfung der technischen Konzepte, die - die visuelle Plausibilität und Vollständigkeit der Modelle geprüft. Einhaltung der Vorgaben aus den Planungsunterlagen, die Abstimmung mit Ein besonderer Fokus liegt auf der allgemeinen Modellqualität, insbesondere anderen Fachplanern sowie die Unterstützung bei der Qualitätssicherung durch die Kontrolle der Ausführung im Hinblick auf die Planungsdetails. - auf Datensparsamkeit,
• der Vermeidung von Duplikaten und Überschneidungen,
• der korrekten Einstellung der IFC-Exportparameter,
• der Einhaltung von Namens- und Benennungskonventionen sowie der 5.8 BIM-Qualitätssicherung Einhaltung der festgelegten Standards zur Informationsbedarfstiefe (LOIN).

Gesamtprozess der Qualitätssicherung Qualitätsprüfung der Koordinationsmodelle Der Gesamtprozess der Qualitätssicherung besteht grundsätzlich aus den fol- Die Qualitätssicherung der Koordinationsmodelle wird durch die BIM-Gesamt- genden drei Schritten: koordination (ARC) durchgeführt. Dabei sind die angewendeten Prüfregeln sowie die Prüfergebnisse entsprechend zu dokumentieren. Für jeden digitalen • interne Qualitätsprüfung der Fachmodelle seitens der BIM-Koordina- Liefergegenstand sind separate „Qualitätsberichte„ zu erstellen und in der ge- tion meinsamen Datenumgebung abzulegen. Inhaltlich umfasst die Qualitätsprü- • Qualitätsprüfung der Gesamtplanung seitens der BIM-Gesamtkoordi- fung insbesondere nation und je nach Beauftragung der BIM-Fachgesamtkoordination

• die Bewertung des Zusammenspiels aller Fachmodelle im Koordinati- • stichprobenartige Überprüfung der Liefergegenstände auf die Einhal- onsmodell, tung der BIM-Anforderungen des Auftraggebers durch das BIM-Ma-
• die fachmodellübergreifende Einhaltung der Namens- und Benen- nagement nungskonventionen, Die Qualitätssicherung der angeforderten digitalen Liefergegenstände ist im - die korrekte Modellgliederung, BAP entsprechend den vertraglichen Vorgaben zu konkretisieren. - die fachliche und räumliche Umsetzung der Planungsschnittstellen,
• Leistungsphasenadäquate Kollisionsfreiheit gemäß den Festlegungen Qualitätsprüfung der Fachmodelle zur Kollisionsprüfung sowie den fortgeschriebenen Festlegungen im Die Qualitätsprüfung erfolgt durch die BIM-Koordination in enger Abstimmung BAP mit der BIM-Gesamtkoordination (bzw. BIM-Fachgesamtkoordination wenn im

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BIM-Prüfberichte BIM-Statusberichte

Der BIM-Prüfbericht dokumentiert das aktuelle Ergebnis einer Modellprüfung Der BIM-Statusbericht ist eine Zusammenfassung der BIM Qualitätssiche- auf planungsrelevante Kollisionen und Vollständigkeit der Modelle, die von rungsberichte (planungsspezifische Probleme) und der Projektdokumentation den jeweiligen Projektbeteiligten durchzuführen ist. Er wird im PDF- und BCF- (allgemeine Probleme im Umgang mit BIM). Dieser stellt den aktuellen Stand Format auf der CDE abgelegt. Zusätzlich ist eine Bündelung und Reduktion der BIM-Implementierung auf Grundlage der Anforderungen des AG im Pro- der BIM-Prüfberichte auf kosten- und planungsrelevante Kollisionen zu liefern. jekt dar und wird vom BIM-Management je nach Projektanforderung 1-3 mal pro Leistungsphase dem AG bereitgestellt. BIM-Qualitätssicherungsberichte Überprüfung und Freigabe des AG Der BIM-Qualitätssicherungsbericht enthält das aktuelle Ergebnis aus der stichprobenartigen Modellprüfung durch den BIM-Manager. Für den Auftrag- Erst nach erfolgter Qualitätssicherung durch den Auftragnehmer und exempla- geber werden im Abstand von 4-8 Wochen die BIM-Prüfberichte in reduzierter rischer Überprüfung durch den BIM-Manager werden die digitalen Liefergegen- Form aufbereitet (projektrelevante / kostenintensive Faktoren). stände durch den Auftraggeber freigegeben. Die Ergebnisse der Überprüfung werden in einem BIM-Qualitätssicherungsbericht dokumentiert. Am Ende der Projektdokumentation Leistungsphase werden Freigabeempfehlungen als Maßnahmen für die Frei- Die Projektdokumentation enthält einen Erfahrungsbericht der jeweiligen Pro- gabe der Fachmodelle durch den BIM-Manager erarbeitet. jektbeteiligten zur BIM-Anwendung im Projekt, der eine regelmäßige Samm- lung allgemeiner, organisatorischer oder softwarespezifischer Probleme im Umgang mit BIM beinhaltet.

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6 Entscheidungsmanagement

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6.1 Entscheidungsmanagement Änderungen, die von anderen Parteien vorgegeben werden, ohne dass dafür eine freigegebene Entscheidungsvorlage vorliegt, dürfen nicht umgesetzt wer- den. Wird dies trotzdem umgesetzt, so liegt das volle Kosten- und Terminri- Die Entscheidungsvorlage ist ein Instrument zur Freigabe aller grundsätzli- siko aus der Umsetzung bei der umsetzenden Partei. chen Entscheidungen im Projekt und gilt für alle Beteiligten. Alle Entscheidun- Die Entscheidungsvorlagen werden durch das Projektmanagement mit einer gen, gleich welcher Art (ob gestalterisch, funktionell, technisch, kostenmäßig laufenden Nummer versehen und in einer Liste erfasst. oder terminlich), dürfen nur durchgeführt werden, wenn dazu eine vom Auf- traggeber freigegebene Entscheidungsvorlage vorliegt. Die Zustimmungen der zuständigen Ministerien sind (sofern die Bedarfsplanung betreffend) vor 6.2 Änderungsmanagement finaler Festlegung der Entscheidung einzuholen.

Planerische Maßnahmen, bei welchen eine Entscheidung ausstehend ist und Bei Projektänderungen (auch bei Abweichungen vom genehmigten Bedarf) ist ohne freigegebene Entscheidungsvorlage durchgeführt werden, gehen bei von der jeweils auslösenden Stelle unter der Federführung des Planer bzw. entsprechenden Auswirkungen zu Lasten der verursachenden Partei. Sie hat Fachplaners ein vollständig erstellter Änderungsantrag vorzulegen und unver- alle evtl. anfallenden Kosten- und Terminkonsequenzen selbst zu tragen. Der züglich dem Bauamt zur Prüfung, Bewertung und Weiterleitung an den Bau- Initiator einer Veränderung muss das Formular Entscheidungsprozess Ände- herrn zu übergeben. rungsantrag erstellen und beim Projektmanagement einreichen. Dieses prüft und verteilt die Entscheidungsvorlage an die betroffenen Beteiligten und erteilt Das Änderungsmanagement richtet sich nach den Vorgaben der RLBau 2026. eine anschließende Empfehlung. Nach Freigabe durch den Bauherrn, kann Das Änderungsmanagement ist ab dem genehmigten Projektantrag durchzu- die Änderung vorgenommen werden. führen. Während der Projektdurchführung ist dabei zusätzlich zu prüfen, ob Änderungen einen haushaltsrechtlichen Nachtrag erforderlich machen. Alle Die Entscheidungsvorlage dient der Verschriftlichung und Dokumentation der ins Gewicht fallenden Änderungen, die nach der Genehmigung des Projektan- zu treffenden Entscheidung über die gesamte Projektlaufzeit. Ziel ist es, aus trages umgesetzt werden sollen, sind vom Verursacher in Textform im Rah- mehreren Varianten inkl. deren Bewertung, eine Vorzugsvariante zu bestim- men des Änderungsmanagements zu beantragen. Die Änderungsanträge men. Jeder Beteiligte gibt dabei eine dokumentierte Empfehlung für eine der (ÄA) (siehe Formular Änderungsantrag RLBau) sind in der jeweiligen Phase Varianten ab. fortlaufend zu nummerieren und beziehen sich jeweils auf die vorangegan- Durch die Varianten-Untersuchung grenzt sich das Entscheidungsmanage- gene Genehmigung oder Freigabe. Ob eine Änderung (Änderung am Bedarf ment vom Änderungsmanagement ab. oder baufachliche Änderung) ins Gewicht fallend ist, entscheidet das StBA TS. Hinsichtlich der Entscheidungsvorlage besteht Bring- und Holschuld. Wenn eine Partei feststellt, dass zur weiteren Projektbearbeitung durch den Bau- Die Änderungen werden durch das Projektmanagement mit einer laufenden herrn Entscheidungen zu treffen sind, dann ist dies sofort dem Projektma- Nummer versehen und in einer Liste erfasst (Übersichtsliste Änderungsmel- nagement mitzuteilen und Sorge dafür zu tragen, dass eine Entscheidungs- dungen). vorlage erstellt wird.

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7 Ablauforganisation

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einem geschätzten Auftragswert von 25.000 € netto sind in allen Verfahrens- 7.1 Haushaltsrechtliches Verfahren schritten über die Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de abzuwickeln.

Die Baumaßnahme unterliegt den Richtlinien für die Durchführung von Leistungen der Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge sind generell eindeu- Hochbauaufgaben des Freistaates Bayern (RLBau 2026). Die RLBau 2026 ist tig und so erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber die Beschreibung somit Grundlage für die haushaltsrechtliche Projektabwicklung. im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Für Große Baumaßnahmen ist der Abschnitt E anzuwenden (siehe RLBau Vorarbeiten berechnen können (§ 7 Nr. 1 Abs. 1 VOB/A). Abschnitt E). Die haushaltsrechtliche Genehmigung wird auf Basis der Haus- Die Vergabe und Abwicklung ist rechtssicher zu dokumentieren. Sie erfolgen haltsunterlage-Bau (HU-Bau) erteilt. in zeitlicher Übereinstimmung mit dem Ausschreibungs- und Vergabetermin- Die HU-Bau wird mit unterschiedlichen Durcharbeitungsgraden für die zwei plan. Bauabschnitte erstellt. Der 1. Bauabschnitt (vorgezogenen bzw. flankierende Zur Abnahme sind sämtliche wesentlichen Verwendbarkeitsnachweise vorzu- Maßnahmen) wird bis einschließlich LPh 5 + 6 bearbeitet. Der 2. Bauabschnitt legen, die für die Inbetriebnahme des Gebäudes (für Bescheinigung Brand- (Hauptmaßnahmen) wird bis einschließlich LPh 3 + 4 bearbeitet. schutz II o.ä.) erforderlich sind. Ein Hinweis dahingehend muss von den Pla- Ziel ist die Vorlage einer HU-Bau. nern in die Leistungsbeschreibung eindeutig aufgenommen werden. Ebenso sind Pflege-, Reparatur- und Wartungsanleitungen vom Auftragnehmer zu übergeben. 7.2 Ausschreibung und Vergabe Die Vergaben sind in einer Ausschreibung- und Vergabeliste zu führen und in einem Vergabeplan darzustellen.

Die Vergabe und Abwicklung von öffentlichen Bauaufträgen sowie Liefer- Dienstleistungs- und Planungsaufträgen erfolgt nach den einschlägigen Erstellung von Vergabeunterlagen Vergabevorschriften (wie VgV, UVgO, VOB, VOL/B, VVöA) in Verbindung mit Die Vergabeunterlagen sind nach den Vorgaben der Vergabehandbücher zu den Vergabehandbüchern des Freistaates Bayern (VHB Bayern, VHL Bayern erstellen. und VHF Bayern). (siehe Checkliste Ausschreibung) Nähere Informationen sind hier abrufbar:

http://www.stmb.bayern.de/buw/bauthemen/vergabeundvertragswesen/in- Vergabearten, Wertgrenzen, Schwellenwerte dex.php http://www.vergabe.bayern.de Leistungen sind in der Regel öffentlich auszuschreiben bzw. im offenen Ver- fahren zu vergeben (§ 3 Nr. 2, 3EG Nr. 2 VOB/A). Das StBA TS stimmt mit

Alle Verfahren für die Vergabe von Bau- Liefer-, Dienst- und Planungsleistun- gen der Bayerischen Staatsbauverwaltung einschließlich Direktaufträgen ab

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den Planern die jeweilige Vergabeart unter Berücksichtigung der aktuell gülti- 7.3 Baudurchführung gen Wertgrenzen, Festlegungen im Vergabeplan, geschätztem Auftragswert, und Zulässigkeit ab. Die Baudurchführung erfolgt auf Grundlage der freigegebenen Planung, Leis- tungsbeschreibungen, der einschlägigen Vorschriften und der Vorgaben des Versand und Öffnung / Eröffnung VHB. Sofern sich Änderungen im Bauprozess zur Planung / Ausschreibung Der Prozess des Versands, der Öffnung und Eröffnung erfolgt ausschließlich ergeben, ist nach Kapitel 6.2 Änderungsmanagement zu verfahren. in elektronischer Form auf der Vergabeplattform des Freistaates Bayern unter (http://www.vergabe.bayern.de). Verantwortlichkeit / Vollmachten Direkte Auskünfte gegenüber Bewerbern und Bieter kann nur das StBA TS er- Von dem beauftragten Planungsbüro ist ein verantwortlicher Objektüberwa- teilen. Der Planer / Ausschreibende hat hierzu unverzüglich dem StBA TS auf cher / Bauüberwacher zu benennen. Dieser vertritt das StBA TS vor Ort wäh- Anfrage In Textform eine Stellungnahme zur Verfügung zu stellen (Bieteran- rend der Baumaßnahme im beauftragten Umfang. Bei Gefahr im Verzug be- fragen). sitzt er volle Weisungsbefugnis. Das StBA TS stellt eine Bewerber- und Bieterliste auf, führt die Öffnung bzw. Sämtliche VOB-Schreiben (Fristsetzung, Mängelrüge, etc.) werden vom StBA Eröffnung durch, erstellt einen Preisspiegel und prüft die Leistungsverzeich- TS unter Zuarbeit des jeweiligen Planungsbüros erstellt und versandt (nur nisse rechnerisch. dann sind diese rechtsbindend). Die geprüften Angebote sind vom Planer zeitnah zur Wertung einzuholen.

Objektüberwachung (OÜW) Wertung der Angebote, Vergabevorschlag Zu Beginn der Baumaßnahme wird durch das StBA TS die Projektbeteiligten- Der Planer führt im Zuge der Wertung die Prüfung der Eignung der Bieter, die liste um die ausführenden Firmen ergänzt und auf aktuellem Stand gehalten. Angemessenheit der Angebotspreise der zugelassenen Angebote durch. Die Die Objektüberwachung führt den Soll- / Ist-Vergleich für Kosten und Termine. Kommunikation mit den Bietern bei Nachforderungen für die Wertung erfolgt ausschließlich über die VGP durch das STBA TS. Aufklärungsgespräche mit Bietern ohne das StBA TS sind nicht gestattet. Baubesprechungen Die Objektüberwachung ist verpflichtet, kontinuierliche Baubesprechungen durchzuführen. Dem StBA TS ist die Teilnahme freigestellt. Die Besprechun- Auftragserteilung, Absagen gen sind zu protokollieren und die Teilnehmer per „Unterschriftenliste“ zu do- Das StBA TS prüft den Vergabevorschlag auf Plausibilität und beauftragt die kumentieren. Das Protokoll ist dem StBA TS vorzulegen. Die Baubespre- entsprechenden Unternehmen. Der Planer erhält eine Kopie des Auftrags- chungsprotokolle beinhalten Verantwortlichkeiten und Termine. Getroffene schreibens vom StBA TS per E-Mail. Die Kommunikation (Zuschlag, Absa- und seitens des StBA TS genehmigte Festlegungen aus vorangegangenen gen) erfolgt über die Vergabeplattform (VGP) durch die Vergabestelle des Baubesprechungen sind auf ihre Umsetzung zu kontrollieren. Die Bauleitung StBA TS.

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überwacht den Baustellenbetrieb unter Berücksichtigung der geltenden Nor- − Einweisung in das Thema „Risikobaustoffe“ (gem. Fachplanung ee- men sowie den anerkannten Regeln der Technik. Festgestellte Mängel und Concept) Leistungsstörungen sind unverzüglich dem StBA TS zu melden. − Das Besprechungsergebnis wird von der zuständigen Objektüberwachung protokolliert. Der Teilnehmerkreis besteht aus:

o Objektüberwachung / (Fach-) Planer Baustellenstartgespräch mit ausführenden Unternehmen Mit jedem Auftragnehmer (AN) wird zusammen mit dem StBA TS (AG) ein o Ausführende Firma Startgespräch nach Auftragsvergabe durchgeführt (siehe Baustellenstartge- o StBA TS spräch). o andere (Fach-) Planer (nach Bedarf) Das Startgespräch beinhaltet: − Die Einladung erfolgt, nach Abstimmung mit dem zuständigen Bear- − Übergabe der vollständigen geschuldeten Ausführungsunterlagen beiter des StBA TS, durch die Objektüberwachung des (Fach-)Pla- ners. − Fixierung des Termins zur Übergabe der fortgeschriebenen Ausfüh- rungsplanung − Zum Startgespräch sind mit 6 Werktagen Vorlauf von den Planern die vollständigen Ausführungsunterlagen vorzulegen und im PKS bekannt − Fixierung der Fristen zur Prüfung der Ausführungsunterlagen auf Ba- zu geben. sis der vertraglichen Verpflichtungen

− Fixierung eines Übergabetermins für die Werk- und Montageplanung Nachtragsangebote − Fixierung des Termins zur Mitteilung und Durchsprache der Ergeb- Nachtragsangebote sind nach den Vorgaben des VHB, Leitfaden zur Vergü- nisse der Sichtung der M+W-Planung, ggf. Wiederholungstermin für tung bei Nachträgen, zu erstellen. Vorlage der M+W-Planung Die Nachtragsangebote sind stets in der fortlaufenden Kostenkontrolle aufzu- − Einweisung der Firmen in die Baustelle nehmen. − Klärung der Vorgehensweise bei Leistungsfeststellungen, Messungen und Prüfungen, Freigaben, Vorleistungsprüfungen, Vorlage von Nach- weisen (z. B. allg. bauaufsichtliche Prüfzeugnisse / Zulassungen) Regieleistungen /Stundenlohnarbeiten Nachträgen, Regiearbeiten, Mängeln, Inbetriebnahme und Abnahme Die Beauftragung von Stundenlohnarbeiten erfolgt nach den Vorgaben des − Klärung der Vorgehensweise bei Aufmaß VHB.

− Klärung der Methodik der Rechnungsstellung Für die Beantragung von Regieleitungen ist das Formular Antrag auf Regie- leistungen zu verwenden. − Klärung des Datenaustauschs über (Fach-)Bauleitung mit anderen Unternehmen Die zuständige Objekt- bzw. Fachplanung prüft die Notwendigkeit und spricht − Durchsprache der Bauphasen und Terminplans eine Empfehlung aus. Regiearbeiten dürfen nur ausgeführt werden, wenn sie seitens des StBA TS dem Grunde nach freigegeben worden sind.

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Nach Ausführung der Leistung wird der Regieantrag seitens der Objekt- bzw. Fachplanung rechnerisch, fachtechnisch und wirtschaftlich ge- Bautagebuch prüft, mit Unterschrift dokumentiert und als Original dem StBA TS übergeben. Durch die Objektüberwachung ist der Baufortschritt in Form eines Bautagebu- Regieleistungen sind stets in der fortlaufenden Kostenkontrolle aufzunehmen. ches festzuhalten. Form und Inhalt sind mit dem StBA TS abzustimmen. Das Bautagebuch ist regelmäßig vorzulegen. Bei Bedarf sind Bauzustände foto- grafisch zu dokumentieren. Erforderliche Absprachen und Baustellenbege- Behinderung und Bedenken hungen während der Baudurchführung mit den Nutzern sind unter Hinzuzie- Behinderungsanzeigen (s. VOB/B §6) hat der Auftragnehmer unverzüglich, in hung des StBA TS durchzuführen. Textform beim Auftraggeber anzuzeigen. Rückwirkende Anzeigen sind somit hinfällig. Die Anzeige erfolgt formlos auf dem Wege des üblichen Schriftver- kehrs (d.h. per E-Mail an die Projektadresse des Auftraggebers und in cc an Inbetriebnahme die zuständige Objektüberwachung). Eine Inbetriebnahme dient dazu, die bestimmungsgemäße Funktion eines Werkes umfassend zu simulieren, zu kontrollieren, nachzuweisen und von ei- Die Behinderungsanzeige wird von der OÜW fachlich geprüft und dem Auf- ner zuständigen Stelle abnehmen zu lassen. Dies ermöglicht die frühzeitige traggeber zur Entscheidung vorgelegt. Erkennung und Beseitigung von Mängeln vor der Nutzung des Gebäudes. Behinderungsanzeigen sind unverzüglich zu bearbeiten – ebenso wie nach Eine geordnete Inbetriebnahme reduziert auch den Aufwand für die Nachbes- Wegfall der Behinderung diese auch unverzüglich wieder abgemeldet werden serung von Mängeln während der Gewährleistungsfrist, was sowohl für die müssen. ausführenden Unternehmen als auch für die Auftraggeber vorteilhaft ist.

Die Anzeige und Prüfung von Bedenkenanzeigen (s. VOB/B §4, Abs. 3) er- Die Inbetriebnahme stellt die Phase zwischen der mechanischen Fertigstel- folgt analog zu vor. Bedenkenanzeigen müssen durch den Auftragnehmer in lung der einzelnen technischen Anlagen und der Funktionsfähigkeit des Ge- jedem Fall vor Ausführung zur Kenntnis gebracht werden. samtsystems dar. Die Inbetriebnahme der einzelnen technischen Anlagen er- folgt in Eigenverantwortung durch die ausführenden Unternehmen.

Die Objektüberwachungen sind dafür verantwortlich, dass die Möglichkeiten Schadensanzeigen für einen Probebetrieb oder Testbetrieb rechtzeitig geschaffen werden. Die Kommt es im Zuge der Baumaßnahme zu einer Beschädigung (Gebäude, Anforderungen, einschließlich der Gewerke übergreifenden Abstimmungen, Bauteile, Vegetation, andere Gewerke, etc.), die einem Verursacher zuzuord- müssen rechtzeitig vor der Fertigstellung der jeweiligen Leistungen festgelegt nen sind, ist das StBA TS zu informieren und es sind vom AG Regressansprü- werden. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Termine für die Probebetriebspha- che zu prüfen. sen im Vorfeld geklärt sein müssen.

Arbeits- und Gesundheitsschutz Abnahmen Die Belange der Einhaltung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sind in Zu- Das StBA TS nimmt grundsätzlich an allen Abnahmen teil. Die Objektüberwa- sammenarbeit mit dem SIGEKO zu überwachen. chung organisiert die Abnahme mit Auftraggeber und Behörden, indem sie

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u.a. Mängel feststellt und die erforderlichen Unterlagen einholt. Die Objekt- überwachung stellt die fachtechnische Abnahmereife fest und spricht eine Ab- Ablauf / Hinweise Rechnungen der ausführenden Unternehmen nahmeempfehlung an den Auftraggeber aus. Die Objektüberwachung nimmt Rechnungsstellendes Unternehmen - Versand der Rechnung am von ihr organisierten Abnahmetermin teil und erstellt das Abnahmeproto- koll gem. VHB sowie sonstiges Feststellungsniederschriften. Die Gewährlei- − im Original ohne Anlagen per Post an das StBA TS tungsfrist nach Abnahme wird seitens des StBA überprüft. − als PDF (ggf. zusätzlich mit GAEB-Datei) sowie allen Anlagen per E- Mail an die zuständige Objektüberwachung Siehe Abnahmeprotokoll − Versand des Rechnungsrücklaufes spätestens zum Ende Um den jeweils aktuellen Stand der Abnahmen, der übergebenen Schlussdo- der Zahlungsfrist kumentationen des Auftragnehmers und der Schlussrechnungslegung darzu- stellen, ist die Statusliste Abnahmen / Schlussrechnungen durch die FBT zu Objektüberwachung bearbeiten. − fachliche Prüfung der Rechnung (in „grün")

− Versand der geprüften Rechnung als PDF per E-Mail an

7.4 Rechnungsprüfung das StBA TS

StBA TS Die Rechnungsprüfung erfolgt nach den Vorgaben des VHB und getrennt Plausibilisierung, Buchung und Anweisung der Rechnung nach Rechnungen der planenden und der ausführenden Unternehmen. (das StBA TS ändert die Freigabeergebnisse der OÜW nicht – falls Korrektu- Die Rechnungen von Planern bzw. Beratern werden sachlich und fachtech- ren notwendig sind wird durch OÜW ein neues Prüfdokument vorgelegt). nisch von der PL des StBA TS geprüft und freigegeben.

Rechnungen der ausführenden Unternehmen sind grundsätzlich durch die Prüfhinweise OÜW zu prüfen, freizugeben und an die Projektleitung zur weiteren Veranlas- − digitaler Eingangsstempel der Objektüberwachung bzw. Fachplaner sung weiterzuleiten. − Prüfungsergebnisse werden in grün durch Korrekturen oder Haken Jede Rechnung muss zwingend die Projektbezeichnung, die Projekt-ID sowie dokumentiert (ohne „Tipp-Ex“, ggf. nur mit Streichung, dokumenten- die jeweilige Auftragsnummer enthalten. Ohne diese Angaben kann eine echt). Rechnung nicht in den Prüflauf gegeben werden! − Pauschale à-conto-Zahlungen sind nicht vorgesehen, jeder Forde- rungsbetrag muss mit einem detaillierten Aufmaß belegt werden. Wesentliche Elemente der Dateibezeichnung sind: − Am Schluss der Rechnung ist diese mit dem Vermerk „fachtechnisch

• die Vertragsnummer auf welche sich die Rechnung bezieht und rechnerisch richtig“ zu versehen, bei Abweichungen des Rech-
• das Kürzel des Unternehmens nungsbetrages mit „fachtechnisch und rechnerisch richtig mit ... €“.
• eine fortlaufende Rechnungsnummer − Geprüfte Rechnung ist zu unterschreiben, das Prüfdatum ist zu
• der Freitext für einfachere Identifizierung vermerken.

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− Die Rechnungen sind entsprechend dem Leistungsstand kumuliert aufzustellen und zu prüfen. Um einen fortlaufenden Überblick zu ge- währleisten, ist jeder Rechnung ein Rechnungsbegleitblatt beizufü- gen.

Rechnungsunterlagen Bestandteile der geprüften Rechnungsunterlagen für Teilrechnungen sind:

− Rechnungsbegleitblatt der OÜW

− geprüfte Rechnung

− begründende Unterlagen (geprüftes Aufmaß, Regieberichte, Liefer- scheine, etc.)

Bestandteile der geprüften Rechnungsunterlagen für Schlussrechnungen sind:

− Rechnungsbegleitblatt der OÜW

− geprüfte Rechnung

− begründende Unterlagen (geprüftes Aufmaß, Regieberichte, Liefer- scheine, etc.)

− das Original des Abnahmeprotokolls gemäß VOB/B mit Mängelproto- koll

− Fachunternehmererklärungen

− Produktnachweise / Übereinstimmungserklärungen

− Pflege-, Reparatur-, Wartungsempfehlungen

Siehe Checkliste Rechnungsprüfung

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7.5 Übergabe − Prüfbücher einschl. der Inbetriebnahme und Abnahmeprüfung − Betriebsanweisungen, inkl. Bedienungs- und Instandhaltungsanleitun- gen der Anlagenhersteller Bestandsunterlagen / Übergabeordner Die Übergabe der Baumaßnahme findet gemäß RLBau Abschnitt F statt. Vor − Fristenpläne für Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten der Bauübergabe sind dem StBA TS die in der RLBau 2026 beschriebenen In jedem Ordner ist als Deckblatt ein Inhaltsverzeichnis zu hinterlegen. Unterlagen in Papierform bzw. digital zu übergeben. Folgende Unterlagen Im ersten Ordner ist das vollständige Inhaltsverzeichnis über müssen enthalten sein: alle Ordner beizufügen. − Systematische Zusammenstellung der zeichnerischen Darstellung der Baumaßnahme Ablauf der Gewährleitungsfristen − Öffentlich-rechtliche Abnahmebescheinigungen (TÜV etc.) Das StBA TS führt gemeinsam mit dem Nutzer vor Ablauf der Gewährlei- − Energieausweise tungsfrist eine Begehung durch.

− Nachweis über Schadstoffe in Baustoffen

− Ausrüstungs-, Inventar- oder Geräteverzeichnisse

− Zusammenstellung von Vorschriften für Arbeitsschutz und Unfallver- hütungsvorschriften (SIGEKO).

− Wartungs-, Pflege- und Reparaturhinweise (z. B. bei Automatiktüren, Sonnenschutz, etc.)

− Brandschutzkonzept und SVPrüf

− Gutachten

Für die technischen Anlagen sind zusätzlich der Schlussakte folgende Unterlagen beizufügen:

− auf Stand der Bauausführung fortgeschriebener Wartungsvertrag

− Auflistung aller Technischen Anlagen

− Anlagen- und Funktionsbeschreibungen

− Liste der Anlagen, die einer Überwachungspflicht auf Grund öffentlich-rechtlicher Vorschriften unterliegen, einschl. der vorgeschriebenen Prüftermine

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8 Impressum

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8.1 Anlagenverzeichnis

Anlagen BIM

Abnahmeprotokoll BIM – Lieferleistungen Auszug RLBau Abschnitt E BIM – Rollenbild

Baustellenstartgespräch LOIN Definition Hochbau Besprechungskalender

Nomenklatur CDE Checkliste Ausschreibung Checkliste Rechnungsprüfung VI.21.2 Info BAP Strukturdokument VI.21.3 Modellierungsrichtlinie Formular Änderungsantrag RLBau VI.21.5 Info BIM Qualitätssicherung Formular Antrag auf Regieleistungen VI.21.6 Info BIM Glossar Formular Entscheidungsprozess Änderungsantrag VI.21.7 Info AWF Steckbriefe VI.21.8 Info Rollen und BIM Leistungen Organigramm Projekt VI.4.2.h Layerstruktur Organigramm Bauamt

Vorlage BIM Projektdokumentation Planungsschnittstellenmatrix Vorlage Objektkatalog Bundesbau Projektbeteiligtenliste

Risikomatrix Rechnungsbegleitblatt

Übersichtsliste Änderungsmeldungen

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8.2 Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 Abkürzungsverzeichnis

Tabelle 2 Projektdaten

Tabelle 3 ergänzende Projektdaten BIM

Tabelle 4 Entscheidungskompetenz Verträge

Tabelle 5 Entscheidungskompetenz Rechnungen

Tabelle 6 Verantwortliche Rollen Strategieebene

Tabelle 7 Verantwortliche Rollen Anwenderebene

Tabelle 8 Übersicht der BIM-Anwendungsfälle

Tabelle 9 Beschreibung von Testläufen

Tabelle 10 Besprechungen

Tabelle 11 BIM-Besprechungen

Tabelle 12 Berichte

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