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Vergabenummer: VI.16 (ZVB Kostenkontrollinstrument)

Zusätzliche Vertragsbestimmungen zur Verwendung des Formulars „Kostenprognose FBT Hochbau“ (HaSta) durch Freiberuflich Tätige (FBT)

Inhalt: 1 Anzeige der exportierten Daten des Bauamts 2 Bearbeitung durch FBT 3 Weiterverarbeitung der Daten

Folgende Vorgaben sind bei der Verwendung des Formulars “Kostenprognose FBT Hochbau“ (HaSta) zu beachten:

Anzeige der exportierten Daten vom Bauamt Die bereitgestellte Tabelle zeigt die in HaSta (Haushaltsverfahren für die Staatsbauverwaltung = Projektbuchhaltung/Kostenverfolgung) zum Zeitpunkt des Datenexports erfassten Kostenkontrollein- heiten (KKE), Leistungen, Verträge, Aufträge, Zahlungen und Kostenprognosen für ein Projekt. Dar- stellt wird das an den FBT beauftragte Leistungsbild (Gebäude, Technische Ausrüstung und Ingeni- eurbauwerke (Planungsebene 2 = G0, M0/E0, I0).

1.1 Exportdatum und Stammdaten Im Tabellenkopf sind die Daten der Maßnahme aufgeführt. Das Datum „Erstellung in HaSta“ zeigt den Stand der aus HaSta exportierten Daten an.

1.2 Bisherige Kostendaten Die grauen Spalten (links der roten Linie) zeigen die Kostenprognosen in HaSta zum Zeitpunkt des Datenexports. Die Daten wurden im Rahmen der Kostenverfolgung vom Bauamt im Reiter „Kosten“ in den HaSta-Anwendungen „Maßnahmen“ und „Verträge“ gepflegt.

Ein Vertrag für eine Leistung an einer KKE kann verschiedene Status haben, auch vor der Beauftra- gung im Status geplant können Prognosen gepflegt werden.

Der Prognosewert Bedarf (B) wird im Projektverlauf immer konkreter und setzt sich zusammen aus:

• Rückstellungen (B0): für Unvorhergesehenes (zu Beginn ca. 10% der genehmigten Kosten pro KKE) • Einplanungen (B1): vor und nach der Auftragserteilung (vor Auftrag = für spätere Vergaben auf Grundlage von z. B. bepreisten LVs etc.; nach Auftrag = für Bedarfsänderungen zur Einplanung von Nachträgen etc.) • Bereitstellungen (B2): für geplante Vergaben (noch nicht beauftragt, aber bereits bekannt gemacht) • Offene Festlegungen (B3): bisher beauftragte Summe abzüglich Zahlungen • Zahlungen (B4)

Bearbeitung durch den FBT Sofern keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden, ist wie folgt vorzugehen:
Die Projektleitung des Bauamts schickt die Formulare (z. B. als bearbeitbares PDF) für alle Leistungsbilder an die koordinierende Objektplanung.
Diese verteilt die entsprechenden Dateien an die jeweiligen Fachplanungen.

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Vergabenummer: VI.16 (ZVB Kostenkontrollinstrument)

Die Fachplanungen senden die ausgefüllten Dateien an die koordinierende Objektplanung zurück.
Die Objektplanung koordiniert die Dateien und sendet sie für alle Leistungsbilder sowie eine entsprechende Gesamtübersicht an die Projektleitung des Bauamts.

2.1 Datum und Name Das Datum „Erstellung in HaSta“ zeigt den Stand der exportierten Daten aus HaSta an. Der FBT ergänzt folgende Angaben:

• Datum der Eintragung der Prognosedaten in die Tabelle • Namen des Bearbeiters im Unternehmen des FBT

2.2 Kosten-Prognose-Werte In den hellblauen Spalten (rechts der roten Linie) sind die Prognosewerte B0 und B1 vom FBT einzu- tragen. Jeder Prognosewert bezieht sich auf die Endabrechnung und enthält angemessene Rückstel- lungen und Einplanungen für spätere Vergaben und mögliche Nachträge.

Folgende Spalten sind auszufüllen: B0 = Rückstellungen pro KKE (Planungsebene 3) für die Maßnahme B1 = Einplanung für künftige Aufträge B1 = Einplanung für bekannte, noch nicht beauftragte Nachträge der ausführenden Unternehmen B1 = Einplanung für Unvorhergesehenes

Je nach Status des Vertrages werden unterschiedliche Eingabefelder aktiviert. Die aktivierten Felder können durch die Schaltfläche “Felder hervorheben“ im PDF angezeigt werden.

Vertragsstatus: O = geplant, beauftragt S = schlussgerechnet, abgeschlossen

2.3 Fertigstellungsgrad Die Angabe des Fertigstellungsgrads des Auftrags dient zur Abschätzung der verbleibenden Kosten- risiken und zur Überprüfung der Höhe der Rückstellung.

2.4 Bemerkungsspalte Hier ist eine Begründung für die aktuelle Prognose einzutragen.

3 Weiterverarbeitung der Daten 3.1 Berechnung der Einsparungen und Überschreitungen Die Einsparungen und Überschreitungen (K-B = genehmigte Kosten minus Bedarf) werden für jede KKE aus den Werten der vorherigen Spalte berechnet und summiert.

3.2 Rückimport nach HaSta Das Bauamt überprüft die Daten und gibt sie in HaSta ein. Dort fließen sie in die Kostenverfolgung ein. Die laufend aktualisierten Daten in HaSta bilden die Basis für die Kosten-Jour-Fixe zur Kosten- prognose zwischen Bauamt und FBT.

vi-16-zvb_kostenkontrollinstrument_0525_b.pdf