260909_Coesfeld_LS_OPL_Aufforderung TNA.pdf

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Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Opernplatz 1, 45128 Essen

Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – Opernplatz 1 45128 Essen

Dr. Stefan Mager Rechtsanwalt Fachanwalt für Vergaberecht stefan.mager@luther-lawfirm.com

Sekretariat: Melina Liedmeier Telefon +49 201 9220 24014 Telefax +49 201 9220 110 melina.liedmeier@luther-lawfirm.com

Essen, 9. September 2026 www.luther-lawfirm.com

Stadt Coesfeld Objektplanungsleistungen für den Umbau und die Erweiterung der Laurentiusschule

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Hinweise zur Erstellung und Einreichung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Interesse an der oben genannten Ausschreibung.

Falls Sie bereit sind, einen Teilnahmeantrag abzugeben, werden Sie gebeten, diesen bis zum Ablauf der Teilnahmefrist,

23. September 2026, 12:00 Uhr,

ausschließlich elektronisch über die Plattform des Deutschen Vergabeportals unter:

https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D6VMPMD

einzureichen.

Die Übermittlung der Teilnahmeunterlagen mittels Telefax oder E-Mail ist nicht zulässig. Verspä- tet eingehende Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt. Der Teilnahmeantrag ist elektro- nisch in Textform nach § 126b BGB abzugeben.

Geschäftsführer: Dr. Stefan Galla, Prof. Dr. Florian Schulz, M.B.A. (Nimbas) Die Gesellschaft ist eingetragen beim Registergericht Köln (Sitz der Gesellschaft) Nr. HRB 39853

Bangkok, Berlin, Brüssel, Delhi-Gurugram, Düsseldorf, Essen, Frankfurt a. M., Hamburg, Hannover, Ho-Chi-Minh-Stadt, Jakarta, Köln, Kuala Lumpur, Kyjiw, Leipzig, London, Luxemburg, München, Shanghai, Singapur, Stuttgart, Yangon

www.luther-lawfirm.com | www.luther-services.com | www.luther-solutions.com

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Die Anwesenheit der Bewerber oder ihrer Bevollmächtigten bei Öffnung der Teilnahmeanträge ist nicht zugelassen.

Wichtige Hinweise:

1. Das vom Auftraggeber durchgeführte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorge- schaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der Vergabeverordnung (VgV). Die verga- berechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bewerber werden im gesamten Verfahren streng beachtet.

2. Die veröffentliche Bekanntmachung hat den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb einge- leitet. In dieser Aufforderung finden Sie wichtige Hinweise, zur Einreichung des Teilnahme- antrages sowie zu einer möglichen Teilnahme am Angebotswettbewerb.

3. Wichtig ist, dass Sie die EU-Bekanntmachung sehr aufmerksam durchsehen. Die offizielle Fassung ist als pdf-Dokument ebenfalls auf der genutzten E-Vergabeplattform abrufbar. Bitte nehmen Sie sich dieses Dokument vor und lesen Sie sich die Bekanntmachung durch. Wir bitten ferner um Beachtung der in der Bekanntmachung genannten Mindestanforderun- gen.

4. Die beigefügten Formulare sind auszufüllen und fristgerecht einzureichen. Es ist noch kein Angebot einzureichen! Das gesamte Vergabeverfahren erfolgt grundsätzlich in deutscher Sprache. Auch die Projektsprache ist deutsch. Durch den Auftraggeber erfolgen keine Über- setzungen. Sie müssen die Eintragungen in deutscher Sprache vornehmen.

5. Folgenden Nachweis müssen Sie zusätzlich selbst beibringen und Ihrem Teilnahmeantrag beifügen: Aktueller Auszug aus Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvor- schriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht nebst Angaben zu vertretungsberechtigten Personen.

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10. Zur Nutzung der Vergabeplattform geben wir folgende Hinweise:

Teilnahmeanträge sind ausschließlich über die Vergabeplattform DTVP einzureichen. Bitte beachten Sie dazu die nachstehenden wichtigen Hinweise zur Nutzung der Vergabeplatt- form DTVP bei der Einreichung von Teilnahmeanträgen.

Es gibt derzeit zwei Möglichkeiten einen Teilnahmeantrag einzureichen:

a) Möglichkeit 1: Webbasierte Einreichung:

• Die webbasierte Abgabe steht aktuell nur bei Nutzung der Textform zur Verfü- gung. Für die Verwendung einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur nutzen Sie bitte weiterhin das Desktop-Bietertool.

• Wir möchten Sie auf die nachfolgend verlinkte «Schritt-für-Schritt-Anleitung» aufmerksam machen und empfehlen eine frühzeitige Durchsicht vor der web- basierten Abgabe, damit Sie die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig hochladen können.

• Den Link zur webbasierten Abgabe finden Sie hier: https://support.cosi- nex.de/unternehmen/display/company/webbasierte+Abgabe+-+Anleitung

b) Möglichkeit 2: Einreichung über das Bietertool [Wird bald eingestellt]

• Die elektronische Abgabe kann zudem über das Bietertool des DTVP-Beschaf- fungsportals (Deutsches Vergabeportal) erfolgen. Wir möchten Sie auf das nachfolgend verlinkte «Videotutorial 6: Bietertool» aufmerksam machen und empfehlen eine frühzeitige Durchsicht vor der Abgabe, damit Sie die erforder- lichen Unterlagen rechtzeitig hochladen können.

• Achten Sie diesbezüglich bitte auch darauf, ob etwaige Firewall-Einstellungen eine Abgabe behindern.

• Das Verfahren der Abgabe sowie die notwendigen Vorbereitungsarbeiten (Download Bietertool) werden im Video in einer detaillierten Schritt-für-Schritt- Anleitung erklärt.

• Den Link zum Video finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=na- n1IkXS80

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• Hinweis: Aktuell können noch beide Varianten genutzt werden, nach einer Über- gangsphase wird das Desktop-Bietertool außer Betrieb genommen.

• Bei technischen Fragen steht Ihnen das Support-Team des Deutschen Verga- beportals (DTVP) telefonisch unter +49 234 298796 0 oder per E-Mail: sup- port@cosinex.de zur Verfügung.

7. Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, wenn die Mitglieder im Falle der Zuschlagser- teilung gesamtschuldnerisch haften.

Bewerbergemeinschaften haben eine Bewerbergemeinschaftserklärung auf dem hierfür vorgesehenen Formular I des Auftraggebers einzureichen. Darin haben sie jeweils die Mit- glieder zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Ab- schluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Die Vollmacht des Vertreters der Bewerber-/Bietergemeinschaft muss von sämtlichen Mitgliedern unterschrieben sein und ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Die Gründe zur Bildung der Bewerbergemeinschaft sind auf Anforderung darzulegen.

8. Zur Einschaltung von Nachunternehmern bzw. Eignungsverleihern:

Ein Bewerber kann andere Unternehmen als Unterauftragnehmer und/oder Eignungsverlei- her einsetzen. Diese sind im Angebot unter Verwendung von Formular X zu benennen. Im Hinblick auf die Einreichung zusätzlicher Unterlagen sind 3 Fälle zu unterscheiden:

Fall 1: Für die Benennung eines Unterauftragnehmers ohne Eignungsleihe hat der Bewer- ber zusätzlich für jeden Unterauftragnehmer einzureichen: die zum Nachweis der Zuverläs- sigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein re- levantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV.

Fall 2: Für die Benennung eines Unternehmens als Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe bezogen auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt 5.1.9 "Eignungskriterien", dort unter "Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen" bezeichnete Unterlage (Formular VIII "Eigenerklärung zu den Unternehmens-Referenzen") für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, (ii) die in Ab- schnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung

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aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV auch von diesem benannten Dritten, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular X.

Hinweis zu Fall 2: Ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung, für die diese Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen werden.

Fall 3: Für die Benennung eines Unternehmens als Eignungsverleiher bezogen auf die wirt- schaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt 5.1.9 "Eignungskriterien", dort unter "Durchschnittlicher Jahresumsatz" bezeichnete Unterlage (Formular VI "Eigenerklärung zum vergleichbaren Umsatz") für die- sen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, (ii) die in Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Aus- nahme der Formulare I und IV auch von diesem benannten Dritten, (iii) eine Verpflichtungs- erklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular XI.

Hinweis zu Fall 3: Das Unternehmen wird in haftungsrechtlicher Hinsicht mit dem Zuschlags- empfänger als Gesamtschuldner behandelt. Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Un- ternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unter- nehmen zu verstehen ist.

9. Der Auftraggeber erstattet keine Kosten für die Bearbeitung und Einreichung der Teilnah- meunterlagen.

10. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand für den Auftraggeber. Daher wird die Zahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen auf fünf Bieter beschränkt. Es wird ggf. erforderlich sein, aus einem größeren Bewerberkreis abzuschichten.

Die Reduzierungskriterien sind in der EU-weiten Bekanntmachung genannt. Es handelt sich hierbei um objektive Kriterien, die sich allein anhand bestimmter Kapazitätsgrößen oder Er- fahrungswerte bemessen.

Die Reduzierungskriterien lauten:

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• Umsatz des Unternehmens im Bereich der Objektplanung in den letzten drei abge- schlossenen Geschäftsjahren im Mittel (Gewichtung: 20 %; insgesamt können maxi- mal 100 Punkte erreicht werden).

• Anzahl der eingereichten Unternehmens-Referenzen, die die festgelegten Mindestan- forderungen ((i) - (iv)) erfüllen (Gewichtung: 80 %; insgesamt können maximal 400 Punkte erreicht werden).

Die vorgenannten Kriterien werden jeweils anhand einer Skala von 0-5 Punkten bewertet (0 Punkte = ungenügend, 1 Punkt = mangelhaft, 2 Punkte = ausreichend, 3 Punkte = befriedi- gend, 4 Punkte = gut, 5 Punkte = sehr gut). Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bewertung wird sodann mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert. Dar- aus ergeben sich die für das jeweilige Kriterium erzielten Leistungspunkte.

a) Umsatz des Unternehmens im Bereich der Objektplanung in den letzten drei ab- geschlossenen Geschäftsjahren im Mittel

Im Rahmen des Formulars VI „Eigenerklärung zum vergleichbaren Umsatz“ hat jeder Bewerber den Umsatz des Unternehmens im Bereich der Objektplanung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben.

Dabei können maximal 100 Leistungspunkte erreicht werden. Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Wertungsmaßstäbe:

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b) Anzahl der eingereichten Unternehmens-Referenzen, die die festgelegten Min- destanforderungen ((i) - (iv)) erfüllen

Im Rahmen der mit Formular VIII „Eigenerklärung zu den Unternehmens-Referenzen“ einzureichenden Referenzen hat jeder Bewerber zunächst mindestens zwei Unter- nehmensreferenzen einzureichen, die die nach Ziff. 5.1.9 der EU-weiten Bekanntma- chung, dort unter dem Abschnitt „Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen“, auf- geführten Mindestanforderungen (i) bis (iv) erfüllen.

Neben den zwei einzureichenden Referenzen, kann jeder Bewerber im Rahmen des Formulars VIII weitere Referenzen einreichen, die einer Bewertung zugeführt werden. Zusätzlich ist die Einreichung von vier weiteren Referenzen, sodass insgesamt sechs Referenzen eingereicht werden können.

Sofern der Bewerber mehr als sechs Referenzen einreicht, wird der Auftraggeber stets diejenigen Referenzen zur Wertung heranziehen, die für den Bewerber das beste Wertungsergebnis im Rahmen der Reduzierungskriterien ergeben.

Dabei können maximal 400 Leistungspunkte erreicht werden. Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Wertungsmaßstäbe:

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c) Die jeweiligen Wertungspunkte werden zu einer Gesamtpunktzahl addiert. Die fünf bestplatzierten Bewerber, die im Rahmen ihrer Teilnahmeanträge die höchste Gesamtpunktzahl erhalten, werden vom Auftraggeber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Insgesamt können im Rahmen der Reduzierungsentscheidung maximal 500 Leis- tungspunkte erreicht werden.

Bei Punktgleichstand des Rangs 5 qualifizieren sich 6 Unternehmen. Im Übrigen er- folgt ein Losentscheid.

11. Wir machen darauf aufmerksam, dass die weiteren abrufbaren Unterlagen mit der Bezeich- nung „Angebotswettbewerb“ für die erste Stufe des Verfahrens, den Teilnahmewettbewerb, noch nicht relevant sind. Es mag geboten sein, sich bereits auch mit diesen Unterlagen zu befassen. Eine Bearbeitung und/oder Einreichung ist jedoch nicht erforderlich und wird auch

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nicht gewünscht. Vielmehr wird der Auftraggeber im Rahmen der Angebotsaufforderung ggf. Anpassungen an den zur Verfügung gestellten Unterlagen vornehmen.

Die Veröffentlichung erfolgt allein nach Maßgabe der Regelung des § 41 Abs. 1 VgV, wo- nach die Bereitstellung sämtlicher Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, voll- ständig und direkt erfolgen muss.

Sofern sich aus der EU-weiten Bekanntmachung und den Unterlagen zum Teilnahmewett- bewerb, insbesondere diesem Aufforderungsschreiben, nichts anderes ergibt, gelten die An- gebotsbedingungen für den Teilnahmeantrag entsprechend.

12. Auf die Checkliste zur Einreichung eines vollständigen Teilnahmeantrags wird hingewiesen (Anlage).

13. Fragen sind möglichst bis zum 16. September 2026 und ausschließlich über die Verga- beplattform DTVP an den öffentlichen Auftraggeber zu richten. Nutzen Sie dazu bitte den zuvor genannten Link.

Fragen und Antworten, sofern sie von allgemeinem Interesse sind, werden allen Bewerbern zugänglich gemacht.

14. Im Übrigen gelten die beigefügten Angebotsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb ent- sprechend.

Mit freundlichen Grüßen

Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Dr. Stefan Mager Rechtsanwalt Fachanwalt für Vergaberecht