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Stadt Leipzig
Merkblatt zur Einführung eines zentralen Rechnungseingangs bei der Stadt Leipzig
- Zentrale Rechnungsanschrift
Mit der Einführung eines zentralen Rechnungseinganges in der Stadtverwaltung Leipzig wird eine einheitliche Rechnungsanschrift für alle Rechnungsdokumente umgesetzt. Dies ermöglicht es uns, Ihre Rechnungen schneller und kanalisiert der zuständigen Stelle zuzuordnen. Für diesen Zeitgewinn sind sowohl beim Rechnungsempfänger, als auch beim Rechnungsersteller gewisse Grundvoraussetzungen zu schaffen.
Die richtige Adressierung
Ab sofort gilt für ausnahmslos alle Rechnungsdokumente grundsätzlich folgende neue Rechnungsanschrift: Zentraler Rechnungseingang c/o Stadt Leipzig <OE-Nr.> Postfach 10 05 51 04005 Leipzig
Bitte verwenden Sie für Rechnungsdokumente nicht mehr die Ihnen bekannten Anschriften. Dokumente, welche keine Rechnungen sind, versenden Sie bitte auch weiterhin an die Ihnen bekannten Adressen.
Rechnungen für Dritte
Rechnungen die durch das zuständige Baufachamt für Dritte geprüft werden, sind wie folgt zu adressieren:
Im Falle, dass der Dritte stadtinterner Kostenträger ist, lautet die Adresse: Zentraler Rechnungseingang c/o Stadt Leipzig <OE-Nr. Bauherrenamt> über <OE-Nr. Baufachamt> Postfach 10 05 51 04005 Leipzig
Im Falle, dass der Dritte ein externer Kostenträger (z.B. KWL, HL Komm, LVB) ist, lautet die Adresse wie folgt:
Rechnungsempfänger: <Adresse des externen Kostenträgers>
über Zentraler Rechnungseingang c/o Stadt Leipzig <OE-Nr.> Postfach 10 05 51 04005 Leipzig
Zuordnung zu einer Organisationseinheit (OE) In den oben genannten Anschriften ist ein Platzhalter <OE-Nr.> aufgeführt. Dieser dient bei der Postbearbeitung als Zuordnungskriterium. Ersetzen Sie bei der Adressierung Ihrer Rechnungen bitte die <OE-Nr.> durch die Ihnen bekannten OE- Nummern der Adressatenämter. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche OE-Nummer Sie angeben sollen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner. Dort erhalten Sie auch die Anschriften der ggf. externen Kostenträger.
- Anforderung an eine Rechnung
Gesetzliche Anforderungen
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Stadt Leipzig
Bitte beachten Sie auch weiterhin strikt die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz. Rechnungsnummern dürfen keinesfalls doppelt vergeben werden. Auch wenn eine Rechnung von der Stadt Leipzig abgelehnt und anschließend eine korrigierte Rechnung an die Stadt Leipzig übersandt wird, ist die korrigierte Rechnung stets mit einer neuen beziehungsweise abgeänderten Rechnungsnummer zu versehen.
Fachliche Anforderungen Rechnungen an die Stadt Leipzig müssen einen Bezug zur Beauftragung enthalten. Bitte geben Sie mindestens einer der folgenden zusätzlichen Angaben im Rechnungstext an, da dies die Rechnungszuordnung beschleunigt: • Bestellnummer der Stadt Leipzig • Vertragsnummer des zugrunde liegenden Vertrages • Von der Stadt Leipzig mitgeteilte Kontierungsobjekte (zum Beispiel PSP-Element) • Name des Bestellers bzw. Ansprechpartners • gegebenenfalls andere Rechnungskennzeichen, welche Ihnen von der Stadt Leipzig genannt wurden (z.B. Vergabenummer, Bezeichnung der Baumaßnahme, Objekt)
Rechnungsdokumente sollen nicht geklammert werden.
Weitere Informationen, insbesondere auch zur geplanten Umstellung auf die elektronische Rechnungslegung finden Sie unter www.leipzig.de/rechnungseingang .
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