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Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle
Teilnahmeunterlagen
Öffentlicher Teilnahmewettbewerb Dienststelle: Zentrale Vergabestelle Nr.: 2026/337-AK Verwaltungsgebäude: Am Marschiertor Ablauf der Teilnahmefrist: 25.09.2026 Auskunft erteilt: Frau Krieger Aktenzeichen: FB 60/320-2026/337-AK Durchwahl (0241) 432 - 60321 Abgabeort: ausschließlich über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen
Vergabe von Leistungen nach der UVgO Teilnahmeunterlagen für: Nutzung einer Kita-App zur Unterstützung in den Bereichen Information, Kommunikation und Organisation
Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie die Teilnahmeunterlagen zur v. g. Maßnahme mit der Bitte um Teilnahme.
Folgende Anlagen sind beigefügt:
(Zum Verbleib beim Unternehmen) (Zurück an die Zentrale Vergabestelle)
Bewerbungsbedingungen der Stadt Aachen (UVgO bzw. VgV) Teilnahmeantrag Zusätzliche Vertragsbedingungen der Stadt Aachen (VOL / B) Einzureichende Nachweise / Erklärungen Besondere Vertragsbedingungen Tariftreue und Mindestarbeitsbe- dingungen ggfs. weitere Vertragsbedingungen ggfs. Pläne / Zeichnungen / Erläuterungen zur Ausschreibung Hinweis: Die Teilnahmeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen als kosten- loser Download zur Verfügung. Die Weitergabe der Teilnahmeunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Teilnahmeunterlagenunterlagen ist nicht gestattet.
Auskünfte über die Teilnahmeunterlagen sind schriftlich über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen zu beantragen!
Ausführungsfrist: Vertragslaufzeit 36 Monate, ab nächstmöglich, voraussichtlich Winter 2026
Die Stadt Aachen verfährt bzgl. der Nichtberücksichtigung von Angeboten gem. § 46 UVgO.
Als Sicherheit wird gefordert: ☐ 5 v.H. der Auftragssumme zur Sicherung der ordnungsgemäßen Erfüllung des Vertrages ☐ 3 v.H. der Abrechnungssumme zur Sicherung von Mängelansprüchen ☒ Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert
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Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Nachweise und Erklärungen einzureichen: ☒ Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB (s. Teilnahmeantrag) ☒ allgemeine Unternehmensdarstellung (max. 4 DIN A4 Seiten): Beschreibung des Unternehmensprofils mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, zu Partnerschaf- ten/Kooperationen und zur Organisations- und Finanzstruktur. Außerdem soll daraus hervorgehen, wie lange das Un- ternehmen bereits am Markt vertreten ist, wie lange die Produkte bereits bestehen und wie viel Personal in welchen Tätigkeitsbereichen beschäftigt ist. ☒ Referenzliste mit der Angabe der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leis- tungen: Angabe des Umfangs der Leistung/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adressdaten und Trägergröße (Anzahl der Einrichtungen und Gesamtzahl der KiTa-Plätze). [Auf Anforderung sind Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie zur Konkretisierung des Auftrages die Auftrags-, Rechnungs- oder Kunden- nummer zu benennen.] ☒ Kurzbeschreibung von mind. 3 vergleichbaren Referenzprojekten (max. 1 DIN A4 Seite/Projekt) ☒ Angaben zur KiTa-spezifischen Produktnutzung: Anzahl registrierter aktiver Gesamtnutzenden, Anzahl aktiver Datensätze in Trägern, Einrichtungen, Plätzen/Kindern, Eltern ☒ Angaben zur Weiterentwicklung: Kurze Beschreibung der Arbeitsweise, Updatehistorie und Ausblick der KiTa-spezifischen Produkte hinsichtlich neuer Funktionen und Module ☒ ausgefüllte BSI-Checkliste (s. Anlage 3) ☒ schriftliche Bestätigung/Eigenerklärung, dass für die Auftragsdurchführung ausreichend geeignetes Perso- nal zur Verfügung steht/gestellt wird, um den Auftrag im geplanten Zeitrahmen ordnungsgemäß abzuwickeln ☒ schriftliche Bestätigung Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung (s. Anlage 4)
Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein: ☒ mind. 10 fest angestellte Mitarbeitende ☒ davon arbeiten mind. 4 fest angestellte Personen mit entsprechender Qualifikation im Tätigkeitsbereich der Ent- wicklung, Programmierung (IT) ☒ bereits seit mind. 3 Jahren bzw. seit 2023 bestehendes KiTa-spezifisches Produkt ☒ mind. 3 vergleichbare Referenzkunden in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 v.a. hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen wie z.B. KiBiz ☒ mind. 21000 registrierte aktive Gesamtnutzende ☒ konstante Weiterentwicklungshistorie: mind. 4 Updates pro Jahr sowie mind. halbjährlich in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 ☒ Erfüllung der BSI-Checkliste (Anlage 3)
Alle Bewerbenden, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der anschließenden Verhandlungsver- gabe zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Falls Sie bereit sind, die Leistungen zu übernehmen, werden Sie gebeten, anliegenden Teilnahmeantrag nebst An- lagen bis zum o. a. Ablauf der Teilnahmefrist über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen elektronisch einzureichen.
| ☐ | Nebenangebote sind nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zugelassen. Soweit an die Nebenangebote Mindestanforderungen gestellt sind, müssen diese erfüllt werden; im Übrigen müssen sie im Vergleich zur Leistungsbeschreibung sowohl qualitativ als auch quantitativ gleichwertig sein. Die Erfüllung der Mindestan- forderungen bzw. die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen. |
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| ☒ | Nebenangebote sind nicht zugelassen. |
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Hinweis zur Wertung der Angebote im zweiten Schritt (Verhandlungsvergabe) des Verfahrens: Die Wertung der Angebote erfolgt durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden aus Verwaltung und KiTas mit Hilfe eines Punktesystems. Es werden folgende Wertungskriterien berücksichtigt (näheres siehe Anlage 5 „Wertungsmatrix“): • Fachliche Bewertung (35%) • Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit (35%) • Gesamtpreis (30%)
Weitere Informationen bezüglich der Wertungen und des Präsentationstermins, entnehmen Sie der Bekanntmachung und Vergabeunterlagen.
Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf ein Erstangebot zu erteilen, ohne zuvor verhandelt zu haben.
Bevorzugte Unternehmen Bevorzugte Unternehmen sind anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen (§ 219 des Neunten Buches Sozialge- setzbuch) und Blindenwerkstätten (§ 226 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch) sowie Inklusionsbetriebe im Sinne der §§ 215, 224 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch. Gleiches gilt für Einrichtungen in ande- ren Staaten, die nach den dort geltenden rechtlichen Bestimmungen mit den vorgenannten Einrichtungen vergleichbar sind.
Das Unternehmen muss seine Eigenschaft als bevorzugtes Unternehmen mit Angebotsabgabe durch Beifügen eines der folgenden Nachweise belegen: a) Vorlage der von der Bundesagentur für Arbeit ausgesprochenen Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen gemäß § 225 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch, b) Vorlage der von der zuständigen Ordnungsbehörde ausgesprochenen Anerkennung als staatlich anerkannte Blinden- werkstatt nach § 5 Blindenwarenvertriebsgesetz vom 9. April 1965 (BGBl. I S. 311), das durch Art. 30 des Gesetzes vom 7. September 2007 (BGBl. I S. 246) aufgehoben worden ist. Blindenwerkstätten, die am 13. September 2007 staatlich aner- kannt waren, genießen gemäß § 226 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch bei der Auftragsvergabe durch die öffentliche Hand Bestandsschutz, c) für Inklusionsbetriebe nach § 215 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch: Vorlage der Anerkennung als Inklusionsbe- trieb in der Regel durch den ersten Förderbescheid des Integrationsamtes und einer schriftlichen Bestätigung des Integrati- onsamtes, die zum Zeitpunkt der Vorlage im Verfahren nicht älter als ein Jahr alt sein darf, d) bei ausländischen Unternehmen: Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ur- sprungs- oder Herkunftslandes der Einrichtung, aus der die Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen oder Blin- denwerkstatt oder Inklusionsbetrieb hervorgeht. Sofern eine solche Bescheinigung im betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann der Nachweis durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die eine vertretungsberechtigte Person der betreffenden Einrichtung vor einer befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige eidesstattliche Erklärung nicht gibt, kann diese durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar stellen eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder feierlichen Erklärung aus.
Ist das spätere Angebot eines Unternehmens, der seine Eigenschaft als bevorzugtes Unternehmen wie vorstehend belegt hat, ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines Unternehmens, der nicht bevorzugt ist, so ist Ersterem der Zuschlag zu erteilen.
Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den Unternehmen, die ihre Eigenschaft als bevorzug- tes Unternehmen wie vorstehend belegt haben, angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 Prozent berücksichtigt. Vo- raussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem we- sentlichen Teil durch die bevorzugten Unternehmen erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 Prozent des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt.
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Hinweise
Mit dem Teilnahmeantrag sind ausschließlich die o. g. Nachweise / Erklärungen einzureichen. Ein Angebot ist in die- ser Stufe des Verfahrens nicht einzureichen.
Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen einzureichen und mittels Textform nach § 126b BGB oder mittels elektronischer Signatur bzw. elektronischem Siegel zu signieren.
Hierbei ist zu beachten, dass nach § 126b BGB neben der Angabe der Firma auch die Nennung der natürlichen Person des Erklärenden bei Einreichung des Teilnahmeantrags erfolgen muss, da sonst die Bestimmungen des § 126b BGB nicht erfüllt sind und ein Ausschluss des Teilnahmeantrags erfolgt.
Für den Fall, dass der Auftragnehmer vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund Kündigung, Rücktritts, einer Vertragsaufhebung, einer einvernehmlichen Einigung oder Insolvenz endgültig ausfällt, behält sich die Auftraggeberin vor, die verbleibenden Arbeiten/Leistungen den übrigen Bietern, die im Vergabeverfahren ein wertbares Angebot ab- gegeben haben, in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Rang 5 auf der Grundlage ihrer Angebote an- zutragen. Die Auftraggeberin behält sich in diesem Fall vor, die Eignung der Bieter entsprechend der im Vergabever- fahren bekannt gemachten Eignungskriterien erneut zu prüfen.
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Zentrale Vergabestelle der Stadt Aachen
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