[Seite 1]
Bewerbungsbedingungen
im Verhandlungsverfahren
des Landesverbandes Lippe
„Erlebniswelt Externsteine“
Inhalt
- 31.1. Abgabefrist 3 1.2. Formale Vorgaben für die Abgabe von Teilnahmeanträgen 3
- 32.1. 32.2. 42.3. 42.4. 42.5. 4 4 2.6.1 42.6.2 6 5 2.6.3 Betriebshaftpflichtversicherung 6 2.6.4 Umsatzangaben 6 2.6.5 Eignungsleihe 6 2.7. Weitere Eigenerklärungen 6
-
- Ausblick auf das Vergabeverfahren in Phase 2: Angebots- und Verhandlungswettbewerb74.1. Überblick auf die Zuschlagskriterien 7 4.2. Gegenstand und Gewichtung der der Zuschlagskriterien 7 4.2.1 7 7 4.2.2 Qualität des Projekt- und des Umsetzungskonzeptes 8 4.2.2.1. Inhaltliche Erwartungen an das Projekt- und das Umsetzungskonzept 8 4.2.2.2 Erwartete Darstellungsweise und formale Anforderungen 8 4.2.2.3 Bewertung der Konzepte zum Projekt und zur Umsetzung 9 4.2.3 Zusatzleistungen und Erreichbarkeit von Support und Service 9 4.3. Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen im Angebot 10
-
-
- 10
-
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 1 von 10
[Seite 2]
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 2 von 10
[Seite 3]
- Formale Anforderungen an die Teilnahmeanträge
1.1. Abgabefrist
Für die Einreichung des Teilnahmeantrags gilt die in der Anfrage (Vergabeunterlage A00) angegebene Frist. Verlängert der Auftraggeber diese Frist nachträglich durch eine entsprechende Bewerber- /Bewerberinformation, so ist die verlängerte Frist maßgeblich.
Zur Wahrung der Angebotsfrist kommt es auf den vollständigen Eingang des Teilnahmeantrags an, soweit der Auftraggeber nicht fehlende oder unvollständige Unterlagen und Erklärungen nachfordert (§ 56 Abs. 2 VgV).
1.2. Formale Vorgaben für die Abgabe von Teilnahmeanträgen
Teilnahmeanträge können nur elektronisch über die Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal“ (DTVP) (www.dtvp.nrw.de) eingereicht werden.
Die elektronischen Teilnahmeanträge sind zwingend in dem eigens hierfür vorgesehenen Bereich „Teilnahmeanträge“ im Projektraum der Vergabeplattform einzustellen. Sie dürfen auf keinen Fall über den Bereich „Kommunikation“ hochgeladen werden, da sie sonst unverschlüsselt abgespeichert werden und sofort einsehbar sind, was zwingend zum Angebotsausschluss führt.
Bitte beachten Sie, dass zum Hochladen der Teilnahmeanträge eine erstmalige Registrierung auf DTVP erfolgen muss. Insbesondere beim erstmaligen Hochladen über die Vergabeplattform kann es zu Schwierigkeiten kommen, die eine Einschaltung des bewerbereigenen IT-Administrators oder der Support-Hotline der Vergabeplattform erfordern. Sie sollten daher so rechtzeitig mit dem Hochladen der Dateien beginnen, dass Sie notfalls noch vor Ablauf der Abgabefrist eine entsprechende Hilfe in Anspruch nehmen können.
Der Teilnahmeantrag muss vollständig in deutscher Sprache abgefasst sein.
- Inhaltliche Anforderungen an die Teilnahmeanträge
2.1. Einzureichende Unterlagen im Überblick
Als Bestandteile des Teilnahmeantrags sind insgesamt folgende Unterlagen einzureichen (siehe auch die „Checkliste“ in der Anfrage zur Abgabe der Teilnahmeanträge):
☒ Teilnahmeantrag* (Formular der Anlage A00), mit ausgefüllten Vordrucken* für Eigenerklärungen: ▪ zur Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Vordruck 1) ▪ zu Umsätzen aus vergleichbaren Leistungen (Vordruck 2) ▪ zum Versicherungsschutz (Vordruck 3) ▪ zur fachlichen Qualifikation und Erfahrung von Mitarbeitenden (Vordruck 4)
☒ Referenzliste* (Formular der Anlage B00-1)
☒ Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen* (Formular der Anlage B00-2)
☒ Eigenerklärung Russland-Sanktionen* (Formular der Anlage B00-3)
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 3 von 10
[Seite 4]
☒ Handelsregisterauszug (kein Vordruck, als Anlage A2)
☒ Jahresabschlüsse der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (kein Vordruck, als Anlage A3)
- Die vorstehend mit einem Sternchen gekennzeichneten Unterlagen sind vom Auftraggeber vorgegeben und stehen im Projektraum der Vergabeplattform zusammen mit diesen Bewerbungsbedingungen elektronisch zum Herunterladen bereit. Bitte prüfen Sie zunächst umgehend die Vollständigkeit und Lesbarkeit dieser Unterlagen. Sollten versehentlich nicht alle genannten Unterlagen abrufbar oder lesbar sein, teilen Sie dies bitte unverzüglich auf dem unter Abschnitt 3 beschriebenen Kommunikationsweg mit.
Änderungen an den vom Auftraggeber vorgegebenen Unterlagen sind nicht zulässig und können zum Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags führen.
2.2. Formular Teilnahmeantrag
Soll der Teilnahmeantrag (namens des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft) nicht von der natürlichen Person, die in den allgemeinen Unternehmensdaten des Bewerbers (bzw. des Vertreters der Bewerbergemeinschaft) auf der Vergabeplattform als dessen Vertreter bzw. Ansprechpartner benannt ist, sondern von einer oder mehreren anderen natürliche(n) Person(en) abgegeben werden, ist bzw. sind die entsprechenden natürliche(n) Person(en) am Ende des Teilnahmeantrags (Seite 2 unten) anzugeben. Der Teilnahmeantrag ist allerdings auch ohne diese Angabe formwirksam und gilt dann von der natürlichen Person abgegeben, die in den Unternehmensdaten auf der Vergabeplattform benannt ist.
2.3. Vertrag
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs stellt der Auftraggeber noch keinen Vertragsentwurf für die ausgeschriebenen Leistungen bereit. Erst mit der Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten erhalten die ausgewählten Bewerber Entwürfe der Vertragsvereinbarungen. Änderungsvorschläge können die Bewerber mit ihrem Erstangebot unterbreiten. Diese Vorschläge sind Gegenstand der Bewerbergespräche. Mit der darauf folgenden Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote werden die finalen Fassungen der Vertrages mitgeteilt.
2.4. Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung muss weder mit dem Teilnahmeantrag noch mit dem Angebot eingereicht werden. Sie wird in der folgenden Phase des Vergabeverfahrens durch Einreichung des Angebotsformulars als Bestandteil des Angebotes anerkannt. Enthält die Leistungsbeschreibung aus Sicht des Bewerbers Widersprüche, Lücken oder andere Mängel, kann der Bewerber hierauf durch eine Bewerberfrage (siehe Abschnitt 3) hinweisen. Der Auftraggeber behält sich bei entsprechenden Mängeln eine Korrektur der Leistungsbeschreibung vor.
2.5. Eignungskriterien und -nachweise
Kriterien für die Prüfung der Eignung der Bewerber sind
● Eintrag in Berufs- und Handelsregister (Näheres siehe Unterabschnitt 2.6.1),
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 4 von 10
[Seite 5]
● vergleichbare Bewerber-Referenzen für vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren (Näheres siehe Unterabschnitt 2.6.2),
● das Vorliegen einer Betriebshaftplichtversicherung mit bestimmten Mindestdeckungssummen (Näheres siehe Unterabschnitt 2.6.3),
● die Jahresgesamtumsätze in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Näheres siehe Unterabschnitt 2.6.4)
Zum Nachweis der Eignung haben die Bewerber die nachfolgend aufgeführten Unterlagen einzureichen.
2.6.1. Eintragung Berufs- und Handelsregister
Der Bewerber muss in das Berufs- und Handelsregister eingetragen sein. Bewerber, die keinen Sitz in Deutschland haben, müssen eine Eintragung in einem vergleichbaren Register des Mitgliedsstaates ihres Sitzes vorweisen. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung des Bewerbers im Formular für den Teilnahmeantrag (Anlage A00).
Dies ist eine Mindestanforderung an die Eignung.
2.6.2. Bewerber-Referenzliste
Der Bewerber hat zum Nachweis seiner beruflichen Leistungsfähigkeit geeignete Referenzen zu vergleichbaren Leistungen zu benennen. Hierzu ist das mit den Vergabeunterlagen bereitgestellte Formular B00-1 Bewerber-Referenzliste auszufüllen und mit dem Angebot über die Vergabeplattform hochzuladen.
Folgende (kumulative) Mindestanforderungen an die Referenzleistungen gelten:
a) Gefordert werden mindestens zwei Referenzen über Konzeptionierungen und vollumfängliche Umsetzungen einer digital immersiven Ausstellung und/oder Erlebniswelt mit AR-Elementen in historischem oder touristischem Kontext.
b) Der mit den Referenzen nachgewiesene Support und die Wartung der jeweilig genutzten Softwares muss mindestens über ein Jahr erfolgt sein.
c) In den Referenzleistungen muss erfolgreich eingebundene Hardware beschafft und angeschlossen worden sein.
d) Die Projektumsetzung den Referenzleistungen muss unter strengen Datenschutzauflagen (DSGVO) und mit der Integration von Verschlüsselungstechnologien (z.B. Enterprise-Cloud- Lösungen) stattgefunden haben.
e) Das Ende der Leistungserbringung in den Referenzleistungen darf nicht vor dem 01.01.2023 liegen.
Bewerbergemeinschaften haben anzugeben, welches Mitglied die jeweilige Referenzleistung bzw. welche konkreten Teilleistungen bearbeitet hat.
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 5 von 10
[Seite 6]
2.6.3. Betriebshaftpflichtversicherung
Eignungsvoraussetzung ist das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung für die von der Leistungsbeschreibung umfassten Tätigkeiten mit folgenden Mindestdeckungssummen (siehe Vordruck 3 in Anlage A00):
● Personenschäden: 3.000.000 € ● Sach- und Vermögensschäden: 5.000.000 €
Die Mindestdeckungssummen gelten jeweils pro Schadensfall, maximiert auf 2 Schadensfälle pro Jahr. Die genannten Mindestdeckungssummen müssen spätestens bei Leistungsbeginn vorliegen.
Ein Nachweis der bestehenden Versicherung ist nur auf Verlangen des Auftraggebers nachzureichen. Die Versicherung ist spätestens im Auftragsfall abzuschließen.
Für den Fall, dass die vorgeschriebenen Deckungssummen derzeit noch nicht erreicht werden, ist eine Erklärung des Bewerbers vorzulegen, dass eine Anpassung rechtzeitig zum Leistungsbeginn erfolgt.
2.6.4. Umsatzangaben
Der Bewerber hat für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre den jeweiligen Jahresgesamtumsatz anzugeben (Vordruck 2 in Anlage A00). Bewerbergemeinschaften haben entsprechende Umsatzangaben für alle Mitglieder zu machen; es genügt die entsprechende Summenangabe für alle Mitglieder zusammen.
2.6.5. Eignungsleihe
Einzelbewerbern und Bewerbergemeinschaften steht die Möglichkeit der Eignungsleihe unter den gesetzlichen Voraussetzungen (vgl. § 47 VgV) offen. Zum Nachweis, dass die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, kann beispielsweise eine Verpflichtungserklärung entsprechend dem mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Muster verwendet werden (Anlage B00-5).
Bei der Berufsqualifikation und den Referenzen ist eine Eignungsleihe nur möglich, wenn das Drittunternehmen, dessen Ressourcen insoweit in Anspruch genommen werden, die entsprechenden Leistungen (z.B. Leistungsphasen) auch im Auftragsfall selbst (z.B. als Nachunternehmer) bearbeitet, vgl. § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV.
2.7. Weitere Eigenerklärungen
Es sind folgende weitere Eigenerklärungen abzugeben, für die jeweils die genannten, vom Auftraggeber vorgegebenen Formblätter zu verwenden sind:
⮚ Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formblatt B00-2)
⮚ Eigenerklärung zum Russland-Sanktionspaket nach Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014 (Formblatt B00-3)
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 6 von 10
[Seite 7]
Bei Bewerbergemeinschaften ist die Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formblatt B00-2) von jedem Mitglied einzureichen; die Eigenerklärung zum Russland-Sanktionspaket (B00-3) muss nur einmal für die Bewerbergemeinschaft abgegeben werden.
Macht der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft von der Möglichkeit der Eignungsleihe (siehe oben Abschnitt 2.6.5) Gebrauch, ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formblatt B00-2) auch von allen Drittunternehmen, auf deren Kapazitäten sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft beruft, einzureichen.
- Bewerberfragen
Fragen zu den Unterlagen oder zum Verfahren im Übrigen sind ausschließlich über den Bereich „Kommunikation“ der Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten.
Die Fragen werden wegen der vorgeschriebenen Transparenz des Verfahrens in der Form beantwortet, dass für alle Bewerber ein Bewerberinformationsschreiben unter anonymisierter Wiedergabe der Fragestellung zur Verfügung gestellt wird. Bitte beachten Sie dies, soweit Fragestellungen Rückschlüsse auf Inhalte Ihres Angebotes enthalten könnten.
Einen Hinweis auf neue Bewerberinformationsschreiben erhalten nur diejenigen Interessenten, die bei der Vergabeplattform registriert sind und sich für dieses Vergabeverfahren freischalten lassen, was dringend empfohlen wird. Alle anderen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig die Vergabeplattform aufzusuchen, um dort die Bewerberinformationsschreiben abzurufen.
Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
- Ausblick auf das Vergabeverfahren in Phase 2: Angebots- und Verhandlungswettbewerb
4.1 Überblick auf die Zuschlagskriterien
Bei der Auftragsentscheidung werden die in der Zuschlagsmatrix (A03) aufgeführten Zuschlagskriterien mit der dort aufgeführten Bepunktung berücksichtigt.
Gegenstand und Methodik der Bewertung zu den einzelnen Kriterien sind im folgenden Abschnitt 4.2 näher erläutert.
4.2. Gegenstand und Gewichtung der der Zuschlagskriterien
4.2.1. Preis
Unter diesem Kriterium und mit einer Gewichtung von 35 (von maximal 100) Punkten wird die im Preisblatt ausgewiesene Brutto-Gesamtpreis plus optionaler Kosten gewertet. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte Ziff. 1 der als Anlage A03 beigefügten Zuschlagsmatrix.
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 7 von 10
[Seite 8]
4.2.2. Qualität des Projekt- und des Umsetzungskonzeptes
Im Rahmen der Zuschlagskriterien gem. Ziff. 2 und 3 der Zuschlagsmatrix werden die von den ausgewählten Bietern zu erstellenden Konzepttexte bewertet.
Dem Angebot soll zum einen ein eigenes didaktische und szenographisches Konzept des Bewerbers (Projektkonzept) und zum anderen ein eigenes Konzept des Bewerbers für die Herangehensweise an die Aufgabenstellung (Umsetzungskonzept) beigefügt werden (die jeweilige Gewichtung ist A03 Zuschlags-/Wertungsmatrix zu entnehmen. Es wird im Auftragsfall Vertragsbestandteil, d. h. der Auftragnehmer ist an seine Aussagen im Projektkonzept gebunden.
4.2.2.1. Inhaltliche Erwartungen an das Projekt- und das Umsetzungskonzept
Der Auftraggeber erwartet in den Konzepten Aussagen des Bewerbers zu verschiedenen Teilaspekten der beabsichtigten Herangehensweise an die Auftragsbearbeitung. Dies betrifft sowohl fachlich- inhaltliche als auch organisatorische und methodische Aspekte.
Konkret erwartet werden Aussagen zu den Fragestellungen, die in der Zuschlagsmatrix (Vergabeunterlage A03) zusammengefasst sind. Es handelt sich hierbei rein um Konzepte, welche darlegen, wie die Umsetzung der Aufgabenstellung aus der Leistungsbeschreibung erfolgen wird.
4.2.2.2 Erwartete Darstellungsweise und formale Anforderungen
Die Konzepttexte sind frei, d. h. ohne Verwendung eines vom Auftraggeber vorgegebenen Formulars zu verfassen.
Die Konzepttexte sollen möglichst anschaulich und plausibel strukturiert und formuliert sein. Der Bewerber soll auf allgemeine Ausführungen möglichst verzichten und sich auf konkrete Aussagen zu den in der Zuschlagsmatrix (A03) formulierten Fragestellungen konzentrieren. Dabei genügt auch eine kompakte Darstellung, sofern die jeweils wesentlichen Aspekte (auch vermeintliche Selbstverständlichkeiten) vollständig behandelt werden. Eine schlechte Nachvollziehbarkeit der Darstellungsweise kann ebenso wie inhaltliche Schwächen zu einer niedrigeren Punktbewertung führen.
Die Konzepttexte sind auszuformulieren. Ein Fließtext ist nicht zwingend erforderlich. Zur Veranschaulichung können ergänzend Muster und sonstige Abbildungen verwendet werden. Der Umfang des Konzepttexts (Seitenanzahl) ist nicht begrenzt, sollte aber ein dem Auftragsumfang angemessenes, noch überschaubares Maß nicht überschreiten. Eine Übersendung umfangreicher Musterunterlagen ohne konkreten Bezug zu den formulierten Fragestellungen ist unerwünscht. Das Konzept soll im Format DIN A4 mit einer Schriftgröße von mind. 10 pt. dargestellt werden. Die Seiten müssen nummeriert werden.
Die Vorlage vollständiger Konzepttexte ist keine formale Mindestanforderung an die Vollständigkeit des Angebotes. Enthalten die Konzepttexte zu einzelnen oder mehreren Fragestellungen keine Aussagen, führt dies nicht zum Angebotsausschluss. Die Unvollständigkeit führt aber ggf. zu einer schlechteren Punktbewertung.
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 8 von 10
[Seite 9]
4.2.2.3 Bewertung der Konzepte zum Projekt und zur Umsetzung Die Aussagen des Bewerbers in den eingereichten Konzepttexten werden für jedes Unterkriterium (entspricht den jeweils genannten Teilaspekten) unter Berücksichtigung der dort jeweils angegebenen Höchstpunktzahl für dieses Unterkriterium wie folgt bewertet:
| Maximale Punktzahl | Die Aussagen des Bewerbers zur jeweiligen Fragestellung überzeugen uneingeschränkt. |
|---|---|
| 80 % der maximalen Punktzahl | Die Aussagen des Bewerbers zur jeweiligen Fragestellung überzeugen ganz überwiegend, weisen aber vereinzelt geringfügige Schwächen bzw. Kritikpunkte auf. |
| 60 % der maximalen Punktzahl | Die Aussagen des Bewerbers zur jeweiligen Fragestellung überzeugen überwiegend. Sie weisen aber Schwächen bzw. Kritikpunkte auf, die zwar für sich genommen nicht schwerwiegend sind, aber zumindest in Summe auch nicht mehr nur als vereinzelt und geringfügig angesehen werden können. |
| 40 % der maximalen Punktzahl | Die Aussagen des Bewerbers zur jeweiligen Fragestellung sind alles in allem noch überzeugend, weisen aber einzelne deutliche Schwächen bzw. Kritikpunkte auf. |
| 20 % der maximalen Punktzahl | Die Aussagen des Bewerbers zur jeweiligen Fragestellung überzeugen nur teilweise bzw. eingeschränkt. Sie weisen entweder einzelne besonders schwerwiegende Schwächen bzw. Kritikpunkte auf oder mehrere deutliche Schwächen bzw. Kritikpunkte. |
| 0 Punkte | Die Aussagen des Bewerbers zur jeweiligen Fragestellung überzeugen in Gänze nicht oder entsprechende Aussagen fehlen gänzlich. |
Als Schwäche werden dabei – neben inhaltlichen Schwächen – auch die Unvollständigkeit und die mangelhafte Darstellungsweise (Nachvollziehbarkeit) von Aussagen gewertet.
Die vom jeweiligen Bewerber zu jedem Unterkriterium erzielten Punkte werden addiert.
4.2.3. Zusatzleistungen und Erreichbarkeit von Support und Service
Enthält ein Angebot bestimmte zusätzliche, d. h. in der Leistungsbeschreibung nicht geforderten Anforderungen, werden Zusatzpunkte vergeben, auf die eine Gewichtung von 10 (von maximal 100) Punkten entfällt. Mit dem Angebot darzustellen ist die Erreichbarkeit von Support und Service, soweit die über die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Zeiten hinausgehen.
Näheres hierzu entnehmen Sie bitte Ziff. 4 und 5 der als Anlage A03 beigefügten Zuschlagsmatrix.
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 9 von 10
[Seite 10]
4.3 Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen im Angebot
Enthält das Angebot nach Einschätzung des Bewerbers Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, so sind die hiervon betroffenen Teile des Angebotes deutlich sichtbar entsprechend zu kennzeichnen.
- Abschließende Angebotswertung und Zuschlagsentscheidung
Die Bieter werden nach Abschluss der Angebotswertung zeitnah gemäß § 134 GWB über die beabsichtigte Zuschlagserteilung vorab informiert. Die Auftragserteilung ist unmittelbar nach Ablauf der gesetzlichen Wartefrist gemäß § 134 GWB vorgesehen.
Nach der auf die Bietergespräche folgenden Angebotsüberarbeitung und Abgabe der finalen Angebote besteht keine Gelegenheit mehr für eine weitere Überarbeitung der Angebote.
- Datenschutzinformationen
Ausführliche Informationen zum Datenschutz finden Sie in der Unterlage A06 „Datenschutzhinweise“.
Der Datenschutzbeauftragte der GmbH ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar: Marc Meierkord
Tel.: 05261-250218 E-Mail: datenschutz@landesverband-lippe.de
- Zuständige Vergabekammer
Zuständig für etwaige Nachprüfungsanträge ist die Vergabekammer Westfalen, Albrecht-Thaer-Str. 9, 48147 Münster (Telefax: 0251/411-2165).
A02 Bewerbungsbedingungen Stand: 12.08.2026 Seite 10 von 10