Anleitung für die elektronische Angebotsabgabe über das Bietertool
Die elektronische Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich über das Bietertool der Vergabeplattform „vergabe.niedersachsen.de“ bzw. „dtvp.de“.
Eine kostenlose Registrierung ist bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb, Freihändigen Vergaben oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb bereits für das Herunterladen der Angebotsunterlagen notwendig. Bei allen anderen Verfahrensarten müssen Sie sich spätestens für die Abgabe Ihres Angebotes kostenlos registrieren.
Nach der Freischaltung des Projektes unter „Jetzt teilnehmen“, gelangen Sie zu diesem. Sie finden es außerdem jederzeit in Ihrem Account unter „Projekte“ -> „Freigeschaltet“.
Sobald Sie das Projekt öffnen, finden Sie dort links fünf Reiter (Übersicht, Vergabeverfahren, Vergabeunterlagen, Kommunikation und Angebote). Hier sind alle relevanten Informationen zur Vergabe zu finden, die Kommunikation mit der Vergabestelle findet hier statt und Angebote können abgegeben werden. Unter dem Reiter „Angebote“ gelangen Sie zum Bietertool und somit zur Angebotsabgabe.
Bietertool herunterladen
Hier können Sie das Bietertool herunterladen und installieren sowie anschließend die Projektdatei herunterladen oder, falls das Bietertool bereits vorhanden ist, direkt die Projektdatei herunterladen.
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Bietertool
Im Bietertool fügen Sie das neue Projekt hinzu, indem Sie die soeben heruntergeladene Projektdatei in Ihrer Dateistruktur auswählen, die Projektinfos anschließend herunterladen und das Projekt öffnen.
Sobald Sie ein Projekt im Bietertool öffnen, finden Sie nachfolgende Module an der linken Seite, die Sie am besten nacheinander in dieser Reihenfolge durchgehen.
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Allgemeine Informationen Hier erhalten Sie gesammelte Informationen zu der Vergabe, wie beispielsweise die Abgabefrist. Sie müssen an dieser Stelle keine Eintragungen etc. vornehmen.
Dokumente aus den Vergabeunterlagen Hier erhalten Sie die Vergabeunterlagen zu der Vergabe. Diese sind nach Kategorien (Anschreiben, Leistungsbeschreibung etc.) sortiert und unter dem entsprechenden Reiter zu finden. Auch an dieser Stelle müssen Sie keine Eintragungen etc. vornehmen.
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Basisdaten zum Angebot Hier sind die ersten Eintragungen durch Sie erforderlich. Unter dem Reiter „Allgemeine Angaben“ sind Angaben zum Ansprechpartner für diese Vergabe zu tätigen. Unter dem Reiter „Preisangaben“ ist der Angebotstyp anzukreuzen (falls Nebenangebote zugelassen sind) sowie die Eintragungen zum Preis vorzunehmen. Bei losweisen Vergaben sind die Eintragungen zum Preis für jedes Los vorzunehmen.
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Dokumente zum Angebot Es gibt zwei Möglichkeiten, die Dokumente für das Angebot zusammenzustellen. Die Vorgehensweisen der Bearbeitung/Erklärung ist Schritt für Schritt jeweils unter dem blauen „I“ im Bietertool aufgeführt.
- Variante: Reiter „Auszufüllende Dokumente“ In dieser Rubrik werden Ihnen die auszufüllenden Dokumente bereitgestellt. Hier füllen Sie die Dokumente (z. B. Angebotsformular) direkt im Bietertool aus. Sie müssen die Dokumente nicht separat herunterladen und zwischenspeichern. Bitte öffnen Sie nacheinander jedes Dokument und füllen es entsprechend der Vorgaben aus. Händische Unterschriften sind nicht erforderlich. Lediglich die Vorgaben der Textform nach § 126b BGB sind einzuhalten, d. h. Firmenname mit Rechtsform und Name der Person, die das Angebot abgibt, müssen an den entsprechenden Stellen erkennbar sein. Bitte beachten Sie, dass Sie Eintragungen jeweils speichern, wenn Sie die einzelnen Dokumente direkt im Bietertool bearbeitet haben. Weitere Dokumente wie Produktbeschreibungen, Zertifikate etc. können Sie in dem Reiter „Eigene Dokumente“ hochladen.
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- Variante: Reiter „Eigene Dokumente“ Sie können die auszufüllenden Dokumente (z. B. Angebotsformular) bei sich auf der Festplatte zwischenspeichern und ausfüllen. Alternativ können Sie die Dokumente ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und einscannen. Ihre ausgefüllten Dokumente können Sie dann unter „Eigene Dokumente“ hochladen. Weitere Dokumente wie Produktbeschreibungen, Zertifikate etc. können Sie dort ebenfalls hochladen.
Alle Dokumente müssen bei beiden Varianten einmal geöffnet werden. So wird sichergestellt, dass die einzureichenden Dokumente auch nicht übersehen wurden. Füllen Sie die Dokumente nicht direkt im Bietertool aus, sondern laden alle Dokumente unter „Eigene Dokumente“ hoch (2. Variante), verbleiben die Dokumente unter „Auszufüllende Dokumente“ mit dem Status „geöffnet“. Sie können an der Stelle nicht gelöscht werden. Dass die Dokumente dort ohne weitere Eintragungen von Ihnen verbleiben, ist unschädlich. Sie haben die Dokumente (z. B. Angebotsformular) ausgefüllt unter „Eigene Dokumente“ hochgeladen. Ein doppeltes Ausfüllen in beiden Rubriken ist nicht erforderlich.
Bitte prüfen Sie unbedingt, ob alle Dokumente ausgefüllt entweder unter „Auszufüllende Dokumente“ oder „Eigene Dokumente“ vorliegen und ob die übrigen von Ihnen hochgeladenen Dokumente unter „Eigene Dokumente“ vollständig sind!
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Abgabe Nachdem Sie die Basisdaten zum Angebot ausgefüllt und die Dokumente zum Angebot hochgeladen haben, starten Sie den Abgabeassistenten und lassen sich von diesem durch die Abgabe des Angebotes leiten.
Nach der Prüfung, ob alle notwendigen Angaben gemacht und alle notwendigen Dokumente geöffnet wurden, folgt eine Übersicht mit Ihren getätigten Angaben. Anschließend folgt die Authentifizierung. Dort sind Ihre Anmeldedaten der Vergabeplattform einzutragen. Nun folgt die Signierung. Für die Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die Textform nach § 126b BGB ausreichend. In diesem Zusammenhang müssen der Firmenname mit Rechtsform sowie der Name der Person angegeben werden, die das Angebot abgibt. Eine zusätzliche händische Unterschrift ist nicht notwendig. Es folgt anschließend die Erstellung des Angebotes, die mit „Abgabe starten“ zu starten ist, daraufhin folgt die Abgabe. Sobald Sie diese mit „weiter“ bestätigen ist der letzte Punkt des Abgabeassistenten erreicht und das Angebot an den Server übermittelt.
Auf der Internetseite https://support.cosinex.de/unternehmen/ finden Sie verschiedene Video- Tutorials zum Vergabemarktplatz. Hier wird unter anderem im Video Nr. 6 das Bietertool an sich sowie die elektronische Angebotsabgabe näher erläutert. Zudem erfahren Sie hier auch, wie Sie bei auftretenden Problemen den Support der cosinex GmbH erreichen.
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